Verwalten der E-Mail- und Kalenderelemente einer anderen Person

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Es gibt zwei Methoden zum Arbeiten mit einer anderen Person Outlook Ordner – freigeben von Ordnern und anzuvertrauen einer Person an Ihrer Stelle zu agieren.

Hinweis :  Hierfür wird ein Office 365 Business- oder ein anderes auf Microsoft Exchange basierendes Konto benötigt. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist ein Microsoft Exchange Server-Konto?.

Ordnerfreigabe können andere Personen, die einen oder mehrere Ordner zugreifen. Es bietet jedoch keine Berechtigungen für diese an Ihrer Stelle zu agieren. Eine Person, die Ihren Ordnern zugreifen können nicht beispielsweise Beantworten von e-Mail-Nachrichten oder Beantworten von Besprechungsanfragen für Sie.

Verwenden die Zugriffsrechte für Stellvertretung , Sie können einem Benutzer geben über die Berechtigung zum in Ihrem Auftrag dienen. Angenommen, müssen Sie einen Assistenten an, den Sie erstellen und Beantworten von Besprechungsanfragen für Sie möchten. Einige Assistenten möglicherweise auch Überwachen eines Vorgesetzten Posteingang und e-Mail im Auftrag vertretene Auftrag senden.

Hinweis : Die Verfahren in diesem Artikel wird vorausgesetzt, dass Sie eine andere Person Zugriffsrechte für Stellvertretung erteilt haben. Weitere Informationen zu Zugriffsrechte für Stellvertretung finden Sie unter Zulassen Person Ihre e-Mail und Ihren Kalender verwaltet.

Inhalt dieses Artikels

Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zu Ihrem Profil

Öffnen von Ordnern einer anderen Person

Senden oder Beantworten von Besprechungsanfragen für eine andere person

Erstellen oder Beantworten einer E-Mail-Nachricht für eine andere Person

Senden einer E-Mail-Nachricht im Namen einer Gruppe

Speichern gesendeter Elemente im Ordner "Gesendete Elemente" einer anderen Person

Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zu Ihrem Profil

Wenn Sie häufig mit Exchange Ordnern einer anderen Person arbeiten, möchten Sie wahrscheinlich Exchange-Postfach der anderen Person zu Ihrem Profil Outlook hinzufügen. Auf diese Weise wird automatisch Postfach der anderen Person geöffnet, jedes Mal, wenn Sie Outlook öffnen. Die Ordnerbereich unterhalb Ihrer Exchange-Postfach-Ordner des anderen Postfachs wird angezeigt.

Hinweis :   Der Benutzer, der sein Postfach freigibt, muss Ihnen die Berechtigung Ordner sichtbar für den Stammordner des Exchange-Postfachs erteilen.

Anweisungen zum Erteilen der Berechtigung "Ordner sichtbar"

Gehen Sie als Manager wie folgt in Outlook vor:

  1. Mit der rechten Maustaste in des Stammordner des Exchange-Postfachs, und klicken Sie auf Ordnerberechtigungen.

  2. Klicken Sie auf den Namen der Stellvertretung.

  3. Aktivieren Sie unter Berechtigungen unter Andere das Kontrollkästchen Ordner sichtbar.

  4. Klicken Sie auf OK.

Gehen Sie als Stellvertretung wie folgt in Outlook vor:

  1. Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.

    Kontoeinstellungen in der Backstage-Ansicht

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail in der Liste auf den Typ des Exchange-Konto, klicken Sie auf Ändern, und klicken Sie dann auf Weitere Einstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert unter Zusätzlich diese Postfächer öffnen auf Hinzufügen, und geben Sie dann den Namen des Postfachs der Person ein, deren Postfach Sie Ihrem Benutzerprofil hinzufügen möchten. Wenn Sie den Postfachnamen der Person nicht kennen, fragen Sie die Person, die Ihnen die Berechtigung zur Stellvertretung erteilt hat.

Öffnen von Ordnern einer anderen Person

  1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen und exportieren > Ordner eines anderen Benutzers.

    Tipp :  Lesen Sie die Anweisungen zum Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zum Ordnerbereich im Abschnitt Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zu Ihrem Profil in diesem Artikel, um diesen Schritt zukünftig zu vermeiden.

  2. Geben Sie im Feld Name den Namen des Benutzers ein, der Ihnen Freigabeberechtigungen oder Zugriffsrechte für Stellvertretung erteilt hat, oder klicken Sie auf Name, um den Namen aus einer Liste auszuwählen.

  3. Klicken Sie in der Liste Ordnertyp auf den zu öffnenden Ordner.

Senden oder Beantworten von Besprechungsanfragen für eine andere person

Wenn ein Manager der Stellvertretung ausreichende Berechtigungen erteilen möchte, um Besprechungsanfragen für ihn anzunehmen, muss er wie folgt vorgehen:

  1. Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen > Zugriffsrechte für Stellvertretung.

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen, geben Sie den Namen der Stellvertretung ein oder wählen Sie ihn aus, und klicken Sie dann erneut auf Hinzufügen.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Erteilen Sie im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung der Stellvertretung die Berechtigungen der Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für den Ordner Kalender des Managers.

    • Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung zu schließen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Nur meine Stellvertretungen, aber eine Kopie der Besprechungsanfragen und Antworten an mich senden oder Nur meine Stellvertretungen.

So beantworten Sie Besprechungsanfragen

  1. Öffnen Sie den Posteingang der anderen Person, wenn deren Besprechungsanfragen nicht direkt an Sie gesendet werden.

  2. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage.

  3. Klicken Sie auf Zusagen, Mit Vorbehalt oder Ablehnen.

So senden Sie eine Besprechungsanfrage

  1. Öffnen Sie den Kalender der anderen Person.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Besprechung.

  3. Geben Sie wie üblich Teilnehmer, Betreff, Ort sowie Beginn und Ende ein.

Erstellen oder Beantworten einer E-Mail-Nachricht für eine andere Person

  1. Klicken Sie in E-Mail auf Start > Neue E-Mail.

    Befehl 'Neue E-Mail' im Menüband

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Felder anzeigen auf Von.

  2. Geben Sie im Feld Von den Namen der Person ein, in deren Auftrag Sie die Nachricht senden.

    Klicken Sie zum Auswählen eines Namens aus der Liste im Adressbuch auf Von.

  3. Fügen Sie wie üblich Empfänger, Betreff und Inhalt der Nachricht hinzu.

So antworten Sie auf eine E-Mail-Nachricht

  1. Wählen Sie im Postfach der anderen Person die Nachricht aus, auf die Sie für Ihren Manager antworten möchten.

  2. Klicken Sie auf Start (auf Nachricht, wenn Sie die Nachricht geöffnet haben), und klicken Sie dann auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten.

    Gruppe 'Antworten' im Menüband

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Felder anzeigen auf Von.

  2. Geben Sie im Feld Von den Namen Ihres Managers ein. Klicken Sie zum Auswählen eines Namens aus einer Liste im Adressbuch auf Von. Wenn die Schaltfläche und das Feld Von nicht angezeigt werden, klicken Sie auf Optionen > Von.

  3. Fügen Sie wie üblich Empfänger, Betreff und Inhalt der Nachricht hinzu.

Senden einer E-Mail-Nachricht im Namen einer Gruppe

Wenn Ihnen die Berechtigung "Senden als" für eine Gruppe im Adressbuch Ihrer Organisation gewährt wurde, können Sie E-Mails im Namen der Gruppe senden, bei denen die Gruppe als Absender angezeigt wird.

  1. Klicken Sie in E-Mail auf Start > Neue E-Mail.

    Befehl 'Neue E-Mail' im Menüband

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Felder anzeigen auf Von.

  2. Geben Sie im Feld Von den Namen der Gruppe ein, in deren Auftrag Sie die Nachricht senden.

    Klicken Sie zum Auswählen einer Gruppe aus der Liste im Adressbuch auf Von.

  3. Fügen Sie wie üblich Empfänger, Betreff und Inhalt der Nachricht hinzu.

Speichern gesendeter Elemente im Ordner "Gesendete Elemente" einer anderen Person

Wenn E-Mail-Nachrichten und Besprechungsanfragen von einer Stellvertretung für einen Manager gesendet werden, wird eine Kopie aller gesendeten Elemente im Ordner Gesendete Elemente der Stellvertretung gespeichert.

Alternativ kann der Manager einer Stellvertretung Berechtigungen für den Ordner Gesendete Elemente erteilen. Die Stellvertretung kann die Elemente dann aus dem eigenen Ordner Gesendete Elemente in den Ordner Gesendete Elemente des Managers verschieben oder kopieren.

Der Manager sollte wie folgt vorgehen:

  1. Klicken Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner Gesendete Elemente.

  2. Klicken Sie auf Eigenschaften.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Berechtigungen auf den Namen der Stellvertretung.

  4. Klicken Sie unter Berechtigungen in der Liste Berechtigungsstufe auf Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern).

  5. Klicken Sie auf OK.

    Wenn Sie das Postfach des Managers zu Ihrem Profil hinzugefügt haben, wird der Ordner Gesendete Elemente des Managers im Ordnerbereich der Stellvertretung unter Postfach - Manager angezeigt.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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