Verwalten der E-Mail- und Kalenderelemente einer anderen Person

Dieses Feature erfordert ein Konto von Microsoft Exchange 2000, 2003 oder 2007. Für die meisten privaten und persönlichen Konten wird Exchange nicht verwendet. Weitere Informationen zum Ermitteln der Exchange-Version, mit der Sie verbunden sind, finden Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit den Microsoft Outlook-Ordnern einer anderen Person zu arbeiten: Ordnerfreigabe und Zugriffsrechte für Stellvertretung.

Sind Sie ein Stellvertreter und beantworten routinemäßig die E-Mail-Nachrichten und Besprechungsanfragen für einen anderen, können Sie dessen Exchange-Postfach Ihrem Konto hinzufügen, um schneller darauf zuzugreifen.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zum Arbeiten mit den Ordnern einer anderen Person

Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zu Ihrem Profil

Öffnen von Ordnern einer anderen Person

Antworten auf Besprechungsanfragen für eine andere Person

Erstellen von Besprechungsanfragen für eine andere Person

Erstellen einer E-Mail-Nachricht für eine andere Person

Beantworten einer E-Mail-Nachricht für eine andere Person

Speichern gesendeter Objekte im Ordner Gesendete Objekte eines anderen Benutzers

Ändern des Speicherorts für gelöschte Objekte

Informationen zum Arbeiten mit den Ordnern einer anderen Person

Bevor Sie mit den Outlook-Ordnern einer anderen Person arbeiten können, muss diese Person Ihnen die Berechtigung für diese Ordner erteilen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Zugriffsrechte für Stellvertretung ist ein Outlook-Feature, mit dem eine Person im Namen eines anderen Outlook-Benutzers handelt. Das gängigste Szenario für die Verwendung dieses Features ist ein Manager und sein Assistent. Der Assistent kann dafür zuständig sein, den Terminplan des Managers zu führen. Dazu zählt auch das Erstellen und Beantworten von Besprechungsanfragen. Manche Assistenten könnten auch den Posteingang des Managers überwachen.

Die Ordnerfreigabe ist eine Möglichkeit, Zugriff für zwei Personen zu gewähren. Sie unterscheidet sich von den Berechtigungen für Stellvertretung, da sie nicht die Berechtigungen umfasst, im Namen des anderen zu handeln. Die Ordnerfreigabe ist nützlich, wenn Sie einem anderen Benutzer Zugriff auf Ihre Ordner gewähren möchten, z. B. während Sie im Urlaub sind, Sie aber nicht möchten, dass der andere Benutzer für Sie auf Besprechungsanfragen oder E-Mail-Nachrichten antwortet.

Für diesen Artikel werden Zugriffsrechte für die Stellvertretung vorausgesetzt. Verweise zu weiteren Informationen zum Erteilen der Zugriffsrechte für Stellvertretung finden Sie unter Siehe auch.

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Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zu Ihrem Profil

Wenn Sie häufig mit dem Exchange-Ordner einer anderen Person arbeiten, möchten Sie das Exchange-Postfach der anderen Person unter Umständen Ihrem Outlook-Profil hinzufügen. Wenn Sie dies tun, wird das Postfach der anderen Person automatisch geöffnet, wenn Sie Outlook öffnen. Das Postfach der anderen Person wird im Navigationsbereich unter Ihren Exchange-Postfachordnern angezeigt.

Hinweis : Der Benutzer, der sein Postfach freigibt, muss Ihnen die Berechtigung Ordner sichtbar für den Stammordner des Exchange-Postfachs einräumen. Das freigegebene Postfach hat in der Regel folgenden Namen: Postfach - Benutzername.

Anweisungen für das Erteilen der Berechtigung Ordner sichtbar

Gehen Sie als Manager wie folgt in Outlook vor:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Exchange-Postfach, und klicken Sie dann auf Freigabeberechtigungen ändern.

    Das freigegebene Postfach hat in der Regel folgenden Namen: Postfach - Benutzername.

  2. Klicken Sie auf den Namen der Stellvertretung.

  3. Aktivieren Sie unter Berechtigungen, unter Andere das Kontrollkästchen Ordner sichtbar.

  4. Klicken Sie auf OK.

Gehen Sie als Stellvertreter wie folgt in Outlook vor:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen.

  2. Klicken Sie in der Liste auf den Exchange-Kontotyp und dann auf Ändern.

    Kontoeinstellungen

  3. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen und dann auf die Registerkarte Erweitert.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen, und geben Sie dann den Namen des Postfachs der Person ein, deren Postfach Sie Ihrem Benutzerprofil hinzufügen möchten. Wenn Sie den Postfachnamen der Person nicht kennen, fragen Sie die Person, die Ihnen die Zugriffsrechte für Stellvertretung erteilt hat.

    Registerkarte 'Erweitert'

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Öffnen von Ordnern einer anderen Person

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Öffnen, und klicken Sie dann auf Ordner eines anderen Benutzers.

    Tipp : Lesen Sie die Anweisungen zum Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zum Navigationsbereich im Abschnitt Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zu Ihrem Profil, um diesen Schritt zukünftig zu vermeiden.

  2. Geben Sie im Feld Name den Namen des Benutzers ein, der Ihnen Freigabeberechtigungen oder Zugriffsrechte für Stellvertretung eingeräumt hat, oder klicken Sie auf Name, um aus einer Liste auszuwählen.

  3. Klicken Sie in der Liste Ordnertyp auf den zu öffnenden Ordner.

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Antworten auf Besprechungsanfragen für eine andere Person

Wenn ein Manager das Kontrollkästchen Anfragen und Antworten nicht mir, sondern meiner Stellvertretung senden auf der Registerkarte Stellvertretungen (Menü Extras, Befehl Optionen) aktiviert, werden der Stellvertretung ausreichend Berechtigungen erteilt, um Besprechungsanfragen für den Manager anzunehmen.

Wird das Kontrollkästchen Anfragen und Antworten nicht mir, sondern meiner Stellvertretung senden auf der Registerkarte Stellvertretungen (Menü Extras, Befehl Optionen) jedoch nicht aktiviert, benötigt der Stellvertreter sowohl Berechtigungen der Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für den Kalender oder den Ordner Aufgaben eines Managers als auch mindestens die Berechtigung Stufe 1 (Elemente lesen) für den Posteingang des Managers. .

  1. Öffnen Sie den Posteingang der anderen Person, wenn deren Besprechungsanfragen nicht direkt an Sie gesendet werden.

    Tipp : Lesen Sie die Anweisungen zum Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zum Navigationsbereich im Abschnitt Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zu Ihrem Profil, um diesen Schritt zukünftig zu vermeiden.

  2. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage.

    Besprechungsanfrage

  3. Klicken Sie auf Zusagen, Mit Vorbehalt oder Ablehnen.

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Erstellen von Besprechungsanfragen für eine andere Person

  1. Öffnen Sie den Kalender der anderen Person.

  2. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie auf Besprechungsanfrage.

  3. Geben Sie im Feld An die Namen der Teilnehmer ein, oder klicken Sie auf An, um aus einer Liste auszuwählen.

  4. Geben Sie im Feld Betreff den Betreff der Besprechung ein.

  5. Geben Sie im Feld Ort den Ort der Besprechung ein.

  6. Geben Sie die Start- und Endzeiten in die Felder Beginnt um und Endet um für die Besprechung ein.

  7. Wählen Sie nach Wunsch weitere Optionen aus.

    Hinweis : Verweise zu Informationen zum Erstellen von Besprechungsanfragen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  8. Klicken Sie auf Senden.

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Erstellen einer E-Mail-Nachricht für eine andere Person

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf E-Mail-Nachricht.

    Tastenkombination  Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+M, um eine neue E-Mail-Nachricht zu erstellen.

  2. Geben Sie im Feld Von den Namen der Person ein, in deren Auftrag Sie die Nachricht senden.

    Klicken Sie zum Auswählen eines Namens aus der Liste im Adressbuch auf Von.

    Wenn die Schaltfläche oder das Feld Von nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Felder auf Anzeigen aus.

  3. Fügen Sie Empfänger, Betreff und Inhalt der Nachricht wie gewöhnlich ein.

  4. Klicken Sie auf Senden.

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Beantworten einer E-Mail-Nachricht für eine andere Person

  1. Wenn der Ordner Posteingang für die andere Person bereits geöffnet ist, fahren Sie mit Schritt 3 fort.

  2. Gehen Sie wie folgt vor, um den Ordner Posteingang einer anderen Person zu öffnen:

    • Öffnen als Ordner eines anderen Benutzers    

      1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Öffnen, und klicken Sie dann auf Ordner eines anderen Benutzers.

      2. Geben Sie den Namen der Person ein, für die Sie die Nachricht senden, oder klicken Sie auf Name, um den Namen aus der Globalen Adressliste auszuwählen.

      3. Klicken Sie auf OK.

    • Hinzufügen des Ordners des anderen Benutzers zu Ihrem Navigationsbereich    

      1. Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen.

      2. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf das Microsoft Exchange-Konto, und klicken Sie dann auf Ändern.

      3. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.

      4. Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert unter Postfächer unter Zusätzlich diese Postfächer öffnen auf Hinzufügen.

      5. Geben Sie im Dialogfeld Postfach hinzufügen den Namen des anderen Postfachs ein, und klicken Sie dann auf OK.

      6. Starten Sie Outlook erneut.

      7. Wählen Sie im Navigationsbereich den Ordner Posteingang des anderen Benutzers aus.

  3. Wählen Sie die Nachricht aus, auf die Sie für Ihren Manager antworten möchten.

  4. Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Antworten. Wenn Sie die Nachricht geöffnet haben, klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Antworten auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten.

    Tastenkombination  Drücken Sie zum Beantworten einer E-Mail-Nachricht auf STRG+R.

    Ein neues Nachrichtenfenster wird geöffnet.

  5. Geben Sie den Namen des Managers im Feld Von ein. Klicken Sie zum Auswählen eines Namens aus der Liste im Adressbuch auf Von. Wenn die Schaltfläche oder das Feld Von nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Felder auf Anzeigen aus.

  6. Fügen Sie Empfänger, Betreff und Inhalt der Nachricht wie gewöhnlich ein.

  7. Klicken Sie auf Senden.

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Speichern gesendeter Objekte im Ordner Gesendete Objekte eines anderen Benutzers

Wenn E-Mail-Nachrichten und Besprechungsanfragen von einer Stellvertretung für einen Manager gesendet werden, wird eine Kopie aller gesendeten Objekte im Ordner Gesendete Objekte der Stellvertretung gespeichert. Hierbei handelt es sich um eine Standardfunktion.

Alternativ kann der Manager einer Stellvertretung Zugriffsrechte für den Ordner Gesendete Objekte erteilen. Die Stellvertretung kann die Objekte dann aus dem eigenen Ordner Gesendete Objekte in den Ordner Gesendete Objekte des Managers verschieben oder kopieren, nachdem die Stellvertretung das Postfach des Managers als zusätzliches Postfach geöffnet hat.

Hinweis : Zugriffsrechte für Stellvertretung werden hierbei vorausgesetzt.

  1. Der Manager sollte wie folgt vorgehen:

    1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner Gesendete Objekte.

    2. Klicken Sie auf Freigabeberechtigungen ändern.

    3. Klicken Sie auf der Registerkarte Berechtigungen auf den Namen der Stellvertretung.

    4. Klicken Sie unter Berechtigungen in der Liste Berechtigungsstufe auf Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern).

    5. Klicken Sie auf OK.

  2. Die Stellvertretung sollte wie folgt vorgehen:

    1. Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen.

    2. Wählen Sie das Exchange-Konto aus, und klicken Sie dann auf Ändern.

    3. Klicken Sie im Dialogfeld E-Mail-Konto ändern auf Weitere Einstellungen.

    4. Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert unter Postfächer auf Hinzufügen.

    5. Geben Sie den Namen des Managers ein, und klicken Sie auf OK.

    6. Klicken Sie auf Anwenden, klicken Sie auf OK, auf Weiter und dann auf Fertig stellen.

      Der Ordner Gesendete Objekte des Managers wird im Navigationsbereich unter Postfach - Manager angezeigt.

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Ändern des Speicherorts für gelöschte Objekte

Wenn Sie als Stellvertretung arbeiten und ein Objekt im Postfach Ihres Managers löschen, wird dieses in Ihren Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Über eine Registrierungseinstellung kann das Ziel für gelöschte Objekte geändert werden, sodass diese in den Ordner Gelöschte Objekte des Postfachbesitzers verschoben werden. Dieses Verfahren steht fortgeschrittenen Benutzern und Administratoren zur Verfügung.

Warnung : Wenn Sie den Registrierungs-Editor nicht ordnungsgemäß verwenden, können Sie schwerwiegende Probleme verursachen, die u. U. eine Neuinstallation des Betriebssystems erforderlich machen. Microsoft gibt keinerlei Garantien dafür ab, dass Probleme, die aus einer falschen Verwendung des Registrierungs-Editors hervorgehen, wieder behoben werden können. Das Risiko liegt allein bei Ihnen.

  1. Beenden Sie Outlook.

  2. Klicken Sie auf Start, und klicken Sie dann auf Ausführen.

  3. Geben Sie regedit ein, und klicken Sie auf OK.

  4. Suchen Sie den Registrierungsschlüssel unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Options\General

  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf DelegateWastebasketStylevalue, und klicken Sie auf Ändern.

    Wenn der Schlüssel nicht vorhanden ist, gehen Sie wie folgt vor, um diesen zu erstellen:

    1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Allgemein des Pfads, der in Schritt 4 beschrieben ist.

    2. Zeigen Sie auf Neu, und klicken Sie dann auf DWORD-Wert.

    3. Geben Sie DelegateWastebasketStyleein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

  6. Ändern Sie den Wert im Dialogfeld DWORD-Wert bearbeiten in einen der folgenden Werte.

Wert

Beschreibung

8

Speichert gelöschte Objekte in Ihrem Ordner

4

Speichert gelöschte Objekte im Ordner des Postfachbesitzers

  1. Hinweis : Stellen Sie sicher, dass die Stellvertretung mindestens über die Berechtigung Stufe 2 (Elemente lesen und erstellen) für den Ordner Gelöschte Objekte des Postfach des Managers verfügt. Wenn die Stellvertretung nicht über die Berechtigung verfügt, und die Registrierungsoption auf 4 gesetzt ist, wird das Objekt unwiderruflich gelöscht, oder der Stellvertretung wird eine der folgenden Meldungen angezeigt:

    1. Das Element konnte nicht gelöscht werden. Es wurde entweder verschoben oder bereits gelöscht, oder der Zugriff wurde verweigert.

    2. Fehler bei diesem Vorgang.

  2. Beenden Sie den Registrierungs-Editor.

  3. Starten Sie Outlook erneut.

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