Verwalten der E-Mail- und Kalenderelemente einer anderen Person

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit den Microsoft Outlook-Ordnern einer anderen Person zu arbeiten: Ordnerfreigabe und Zugriffsrechte für Stellvertretung.

Hinweis :  Hierfür ist ein Microsoft Exchange Server-Konto erforderlich.

Die Ordnerfreigabe ist eine Möglichkeit, einer anderen Person Zugriff auf einen Ihrer Ordner zu erteilen, weil Sie beispielsweise in Urlaub sind. Sie umfasst jedoch nicht die Berechtigungen, in Ihrem Namen zu handeln. So kann beispielsweise eine Person, die Zugriff auf Ihre Ordner hat, nicht für Sie auf Besprechungsanfragen oder E-Mail-Nachrichten antworten.

Zugriffsrechte für Stellvertretung ist ein Outlook-Feature, mit dem eine Person im Namen eines anderen Outlook-Benutzers handelt. Das gängigste Szenario für die Verwendung dieses Features ist ein Manager und sein Assistent. Der Assistent kann dafür zuständig sein, den Terminplan des Managers zu führen. Dazu zählt auch das Erstellen und Beantworten von Besprechungsanfragen. Manche Assistenten könnten auch den Posteingang des Managers überwachen.

Für diesen Artikel wird vorausgesetzt, dass der Manager der Stellvertretung bereits Zugriffsrechte für die Stellvertretung erteilt hat.

Inhalt dieses Artikels

Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zu Ihrem Profil

Öffnen von Ordnern einer anderen Person

Senden oder Beantworten von Besprechungsanfragen für eine andere Person

Erstellen oder Beantworten einer E-Mail-Nachricht für eine andere Person

Speichern gesendeter Elemente im Ordner "Gesendete Elemente" einer anderen Person

Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zu Ihrem Profil

Wenn Sie häufig mit dem Exchange-Ordner einer anderen Person arbeiten, möchten Sie das Exchange-Postfach der anderen Person unter Umständen Ihrem Outlook-Profil hinzufügen. Wenn Sie dies tun, wird das Postfach der anderen Person automatisch geöffnet, wenn Sie Outlook öffnen. Das Postfach der anderen Person wird im Navigationsbereich unter Ihren Exchange-Postfachordnern angezeigt.

Hinweis :  Der Benutzer, der sein Postfach freigibt, muss Ihnen die Berechtigung Ordner sichtbar für den Stammordner des Exchange-Postfachs erteilen. Das freigegebene Postfach hat in der Regel folgenden Namen: Postfach - Benutzername .

Anweisungen für das Erteilen der Berechtigung Ordner sichtbar

Gehen Sie als Manager wie folgt in Outlook vor:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Stammordner des Exchange-Postfachs, und klicken Sie dann auf Ordnerberechtigungen.

    Das freigegebene Postfach hat in der Regel folgenden Namen: Postfach - Benutzername.

  2. Klicken Sie auf den Namen der Stellvertretung.

  3. Aktivieren Sie unter Berechtigungen, unter Andere das Kontrollkästchen Ordner sichtbar.

  4. Klicken Sie auf OK.

Gehen Sie als Stellvertreter wie folgt in Outlook vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen und dann erneut auf Kontoeinstellungen.

    Kontoeinstellungen in der Backstage-Ansicht

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf den Exchange-Kontotyp. Klicken Sie dann auf Ändern und anschließend auf Weitere Einstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert unter Zusätzlich diese Postfächer öffnen auf Hinzufügen, und geben Sie dann den Namen des Postfachs der Person ein, deren Postfach Sie Ihrem Benutzerprofil hinzufügen möchten. Wenn Sie den Postfachnamen der Person nicht kennen, fragen Sie die Person, die Ihnen die Berechtigung zur Stellvertretung erteilt hat.

Seitenanfang

Öffnen von Ordnern einer anderen Person

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Öffnen.

  3. Klicken Sie auf Ordner eines anderen Benutzers.

Tipp : Lesen Sie die Anweisungen zum Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zum Navigationsbereich im Abschnitt Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zu Ihrem Profil in diesem Artikel, um diesen Schritt zukünftig zu vermeiden.

  1. Geben Sie im Feld Name den Namen des Benutzers ein, der Ihnen Freigabeberechtigungen oder Zugriffsrechte für Stellvertretung eingeräumt hat, oder klicken Sie auf Name, um aus einer Liste auszuwählen.

  2. Klicken Sie in der Liste Ordnertyp auf den zu öffnenden Ordner.

Seitenanfang

Senden oder Beantworten von Besprechungsanfragen für eine andere Person

Wenn ein Manager der Stellvertretung ausreichende Berechtigungen erteilen möchte, um Besprechungsanfragen für ihn anzunehmen, muss er wie folgt vorgehen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie dann auf Zugriffsrechte für Stellvertretung.

  3. Geben Sie die Informationen der Stellvertretung ein, und klicken Sie auf Hinzufügen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Erteilen Sie im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung der Stellvertretung sowohl die Berechtigungen der Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für den Kalender oder den Ordner Aufgaben als auch mindestens die Berechtigung Stufe 1 (Elemente lesen) für den Posteingang des Managers.

    • Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung zu schließen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Nur meine Stellvertretungen, aber eine Kopie der Besprechungsanfragen und Antworten an mich senden oder Nur meine Stellvertretungen.

  5. Klicken Sie auf eine beliebige andere Registerkarte, um zu Ihrer Datei zurückzukehren.

So beantworten Sie Besprechungsanfragen

  1. Öffnen Sie den Posteingang der anderen Person, wenn deren Besprechungsanfragen nicht direkt an Sie gesendet werden.

  2. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage.

  3. Klicken Sie auf Zusagen, Mit Vorbehalt oder Ablehnen.

So senden Sie eine Besprechungsanfrage

  1. Öffnen Sie den Kalender der anderen Person.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Besprechung.

  3. Geben Sie wie üblich Teilnehmer, Betreff, Ort sowie Beginn und Ende ein.

Seitenanfang

Erstellen oder Beantworten einer E-Mail für eine andere Person

So erstellen Sie eine E-Mail

  1. Klicken Sie in E-Mail auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue E-Mail-Nachricht.

Tastenkombination    Drücken Sie STRG+N, um eine neue E-Mail-Nachricht zu erstellen.

  1. Geben Sie im Feld Von den Namen der Person ein, in deren Auftrag Sie die Nachricht senden.

    Klicken Sie zum Auswählen eines Namens aus der Liste im Adressbuch auf Von.

    Wenn die Schaltfläche oder das Feld Von nicht angezeigt wird, klicken Sie in der Nachricht auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Felder anzeigen auf Von.

  2. Fügen Sie wie üblich Empfänger, Betreff und Inhalt der Nachricht ein.

So beantworten Sie eine E-Mail

  1. Wählen Sie im Postfach der anderen Person die Nachricht aus, auf die Sie für Ihren Manager antworten möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start (wenn Sie die Nachricht auf der Registerkarte Nachricht geöffnet haben) in der Gruppe Antworten auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten.

    Gruppe 'Antworten' im Menüband

Tastenkombination    Drücken Sie zum Beantworten einer E-Mail-Nachricht STRG+R.

  1. Geben Sie den Namen des Managers im Feld Von ein. Klicken Sie zum Auswählen eines Namens aus der Liste im Adressbuch auf Von. Wenn die Schaltfläche oder das Feld Von nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Felder anzeigen auf Von.

  2. Fügen Sie wie üblich Empfänger, Betreff und Inhalt der Nachricht ein.

Seitenanfang

Speichern gesendeter Elemente im Ordner "Gesendete Elemente" einer anderen Person

Wenn E-Mail-Nachrichten und Besprechungsanfragen von einer Stellvertretung für einen Manager gesendet werden, wird eine Kopie aller gesendeten Elemente im Ordner Gesendete Elemente der Stellvertretung gespeichert. Hierbei handelt es sich um eine Standardfunktion.

Alternativ kann der Manager einer Stellvertretung Berechtigungen für den Ordner Gesendete Elemente erteilen. Die Stellvertretung kann die Elemente dann aus dem eigenen Ordner Gesendete Elemente in den Ordner Gesendete Elemente des Managers verschieben oder kopieren.

Hinweis :  Weitere Informationen zum Anzeigen der Ordner anderer Personen finden Sie unter Hinzufügen des Postfachs einer anderen Person zu Ihrem Profil.

Der Manager sollte wie folgt vorgehen:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner Gesendete Elemente.

  2. Klicken Sie auf Freigabeberechtigungen ändern.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Berechtigungen auf den Namen der Stellvertretung.

  4. Klicken Sie unter Berechtigungen in der Liste Berechtigungsstufe auf Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern).

  5. Klicken Sie auf OK.

    Der Ordner Gesendete Elemente des Managers wird im Navigationsbereich der Stellvertretung unter Postfach - Manager angezeigt.

Seitenanfang

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×