Verwenden von Formatvorlagen in Word

Verschieben von Text

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Da Sie mit Überschriftenformatvorlagen arbeiten, können Sie Ihr Dokument im Handumdrehen neu strukturieren. Sie können ganze Abschnitte per Drag&Drop verschieben, anstatt sie auszuschneiden und einzufügen.

Der Navigationsbereich

  • Klicken Sie auf Ansicht > Navigationsbereich, und aktivieren Sie den Navigationsbereich. Hier werden nur Wörter mit der Einstellung Überschrift angezeigt. Klicken Sie, und halten Sie die Maustaste gedrückt, um die Wörter zu verschieben. Unter dieser Einstellung wird der gesamte Text ebenfalls verschoben.

Sofortiges Inhaltsverzeichnis

  • Klicken Sie auf Verweise > Inhaltsverzeichnis, um Ihre Überschriften in ein sofortiges Inhaltsverzeichnis zu konvertieren. Weitere Verfahren zum Formatieren Ihres Inhaltsverzeichnisses finden Sie in den nachstehenden Schulungskursen.

Weitere Tipps gefällig?

Navigieren in einem Dokument mithilfe des Navigationsbereichs

Einführung in Inhaltsverzeichnisse

Optimieren von Inhaltsverzeichnissen

Eine weitere hilfreiche Option, die seit Word 2010 verfügbar ist, ist der Navigationsbereich. Den möchte ich Ihnen nun zeigen.

Öffnen Sie die Registerkarte 'Ansicht', und klicken Sie auf das Feld 'Navigationsbereich'. Nun werden auf der linken Seite des Dokuments alle Überschriften angezeigt.

Wie gesagt, es werden nur die Überschriften angezeigt.

Alle anderen Absätze, denen ein anderes Format zugewiesen wurde, werden nicht angezeigt, sondern nur die Überschriften.

Damit erhalten Sie im Wesentlichen einen Überblick über das Layout Ihres Dokuments.

Nehmen wir einmal an, dass der Dozent, der Astronomie unterrichtet, auch als Dozent für Deutsch tätig ist

und möchte, dass die Planeten in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt werden.

Zum Ersten sollten Sie das hinterfragen. Aber zum Zweiten, okay ...

Wenn ich das in meinem regulären Dokument machen müsste, müsste ich Merkur

und alles, was unter dieser Überschrift steht, markieren und sicherstellen, dass ich alles korrekt markiert habe ...

Im nächsten Schritte müsste ich die Markierung ausschneiden, dann schauen, wo ich sie einfügen muss,

nun im Dokument nach unten scrollen, die richtige Position finden und die Markierung dann einfügen.

Und wenn Sie das in einem langen Dokument machen müssen, dann auch noch überflüssige Leerräume markieren oder die Markierung wie ich hier an der falschen Position einfügen,

kann es sehr mühsam werden, das Dokument mit Ausschneiden und Einfügen neu zu strukturieren.

Aber schauen wir uns mal den Navigationsbereich an. Hier kann ich nämlich jeden Abschnitt per Drag&Drop verschieben.

Okay, sorgen wir mal für eine alphabetische Reihenfolge. Zuerst kommt die Erde, dann folgt Jupiter.

Ich klicke einfach auf die Überschrift und lasse die Maustaste los, wenn ich die korrekte Position erreicht habe.

Alle Monde von Jupiter werden nacheinander aufgeführt, also kann ich auch die schnell alphabetisch ordnen.

Jetzt kommt Neptun, und Saturn kommt vor Venus. U, V, Venus ist der letzte Planet, jedoch vor den Zwergplaneten.

Damit habe ich mein Dokument im Handumdrehen alphabetisch geordnet, und das gesamte Dokument wurde im Hauptbereich geändert.

Nun möchte ich noch einen Blick auf das Inhaltsverzeichnis werfen. Das Inhaltsverzeichnis wird nicht wie eine Live-Vorschau automatisch aktualisiert.

Sie müssen die Aktualisierung manuell vornehmen, aber das ist wirklich ein Kinderspiel. Ich klicke einfach auf das Inhaltsverzeichnis

und klicke dann auf 'Inhaltsverzeichnis aktualisieren'. Das geht übrigens auch über das Menüband. Sie können nur die Seitenzahlen aktualisieren. Das mache schon mal.

Und wie Sie hier sehen, befinden sich Merkur auf Seite 4 und Saturn auf Seite 6.

Ich sollte jedoch das gesamte Inhaltsverzeichnis aktualisieren, um es in die richtige Reihenfolge zu bringen.

Also klicke ich auf 'Inhaltsverzeichnis aktualisieren', dann auf 'Gesamtes Verzeichnis aktualisieren',

und nun sind die Planeten in alphabetischer Reihenfolge, und auch das Inhaltsverzeichnis spiegelt diese Reihenfolge wider.

Mit Formatvorlagen können Sie also das Erscheinungsbild Ihres Dokuments schnell und einheitlich ändern.

Sie können im Handumdrehen ein Inhaltsverzeichnis erstellen, das Dokument mithilfe des Navigationsbereichs neu strukturieren

und Formate schnell und einfach ändern.

Das sind drei der größten Vorteile von Formatvorlagen.

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