Verknüpfen von E-Mail-Nachrichten mit Business Contact Manager-Datensätzen

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In Business Contact Manager für Outlook können Sie ein- und ausgehende E-Mail-Nachrichten mit beliebigen Firma-, Geschäftskontakt- oder GeschäftsprojektDatensatz verknüpfen. Sie können die Optionen der E-Mail-Verknüpfung so festlegen, dass vorhandene und künftige ein- und ausgehende E-Mail-Nachrichten ausgewählter E-Mail-Adressen automatisch mit einem Firmen-, Geschäftskontakt- oder Geschäftsprojektdatensatz verknüpft werden.

Hinweis: Anlagen an e-Mail-Nachrichten werden nicht mit Datensätzen zusammen mit der e-Mail-Nachrichten verknüpft. Sie können eine Anlage als Datei speichern und Sie können die Datei mit der Kommunikationshistorie des Business Contact Manager-Datensatzes verknüpfen.

Auch zugewiesene Aufgaben können Sie mit jedem beliebigen Firmen-, Geschäftskontakt-, Verkaufschancen- oder Geschäftsprojektdatensatz verknüpfen.

Wenn die Nachrichten und Aufgaben, die mit einem Datensatz verknüpft anzeigen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firmen, Geschäftskontakte, Verkaufschancen oder Geschäftsprojekte.

  2. Doppelklicken Sie auf den Datensatz, den Sie öffnen möchten.

  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie.

Was möchten Sie tun?

Verknüpfen eines einzelnen e-Mail-Nachricht oder einer Aufgabe mit einem Firmen-, Geschäftskontakt-, Verkaufschancen- oder Geschäftsprojekt

Automatisches Verknüpfen von e-Mail-Nachrichten mit einem Firmen-, Geschäftskontakt- oder Geschäftsprojekt

Ausgehende e-Mail-Nachrichten speichern

Aufheben der Verknüpfung mit einer e-Mail-Nachricht oder Aufgabe mit einem Datensatz

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Verknüpfen einer einzelnen E-Mail-Nachricht oder Aufgabe mit einem Firmen-, Geschäftskontakt-, Verkaufschancen- oder Geschäftsprojektdatensatz

Sie können eine einzelne E-Mail-Nachricht oder Aufgabe mit einem oder mehreren Datensätzen verknüpfen.

  1. Wählen Sie die E-Mail-Nachricht oder Aufgabe aus, die Sie mit einem Datensatz verknüpfen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Business Contact Manager-Symbolleiste auf Mit Datensatz verknüpfen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen in der Ordnerliste auf einen der folgenden Tabstopptypen des Datensatzes, der die e-Mail-Nachricht oder Aufgabe verknüpft werden soll:

    • Konten (Standard)

    • Geschäftskontakte

    • Verkaufschancen

    • Geschäftsprojekte

  4. Klicken Sie in der Liste der Datensätze, die angezeigt wird, klicken Sie auf die Datensätze, denen Sie die e-Mail-Nachricht verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Verknüpfen mit.

    Hinweis: Um aufeinander folgende Datensätze auswählen möchten, drücken Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, und klicken Sie dann auf den Eintrag vor- und Nachnamen. Um nicht zusammenhängende Datensätze auszuwählen, drücken Sie die STRG-Taste, und klicken Sie dann auf die einzelnen Datensätze.

Tipp: Verknüpfen Sie möchten warum manuell einzelne e-Mail-Nachrichten mit einem Datensatz, wenn Sie e-Mail-Nachrichten automatisch verknüpfenkönnen? Wenn Mitarbeitern verwenden, die ebenfalls mit Ihren Kunden, dass Ihnen e-Mail-Nachrichten über die Transaktion zu senden, können Sie manuell verknüpfen die e-Mail-Nachrichten auf den Firmen- oder Geschäftskontakt-Datensatz durch Klicken auf die Schaltfläche mit Datensatz verknüpfen zulassen, dass Sie alle Nachrichten speichern mit dem Kundendatensatz.

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Automatisches Verknüpfen von E-Mail-Nachrichten mit einem Firmen-, Geschäftskontakt- oder Geschäftsprojektdatensatz

Anstatt einzelne E-Mail-Nachrichten mit einem Datensatz zu verknüpfen, können Sie die automatische E-Mail-Verknüpfung verwenden, um alle künftigen ein- und ausgehenden E-Mail-Nachrichten von und an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu verknüpften.

  1. Wählen Sie eine E-Mail-Nachricht mit einer bestimmten E-Mail-Adresse aus, die automatisch mit einem Firmen-, Geschäftskontakt- oder Geschäftsprojektdatensatz verknüpft werden soll.

  2. Klicken Sie auf der Business Contact Manager-Symbolleiste auf Automatische E-Mail-Verknüpfung.

    • Um eine Verknüpfung mit einer Firma oder einem Geschäftskontakt herzustellen, wählen Sie im Dialogfeld Automatische E-Mail-Verknüpfung auf der Registerkarte E-Mail-Adresse eine oder mehrere E-Mail-Adressen aus, die in der Nachricht enthalten sind, und klicken Sie auf OK.

      Die ausgewählten e-Mail-Nachricht und alle zukünftigen e-Mail-Nachrichten – eingehenden und ausgehenden –, die enthalten den angegebenen e-Mail-Adresse sind nun mit diesem Firmen- oder Geschäftskontakt verknüpft. Die Verknüpfung wird im Abschnitt Kommunikationshistorie des Datensatzes angezeigt.

    • Wählen Sie eine Verknüpfung zu einem Geschäftsprojekt, klicken Sie im Dialogfeld Automatische E-mail - Verknüpfung klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager-Projekte ein oder mehrere Geschäftsprojekte aus.

      Hinweise: 

      • Um alle E-Mail-Adressen oder Geschäftsprojekte auszuwählen, klicken Sie auf Alles auswählen.

      • Um die Kontrollkästchen aller E-Mail-Adressen oder Ordner zu deaktivieren, klicken Sie auf Alles löschen.

      • Um beim Eingeben von Informationen in das Dialogfeld Hilfe zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe.

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Speichern ausgehender E-Mail-Nachrichten

Da Business Contact Manager für Outlook eine E-Mail-Nachricht nur dann automatisch mit einer Firma oder einem Geschäftskontakt verknüpfen kann, wenn die E-Mail-Nachricht in Ihrem Ordner Gesendete Objekte in Outlook gespeichert ist, wird empfohlen, Outlook so einzurichten, dass Kopien der gesendeten Nachrichten gespeichert werden, damit die gesendeten E-Mail-Nachrichten automatisch verknüpft werden können.

So wird's gemacht?

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen auf E-Mail-Optionen.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nachrichtenkopien im Ordner "Gesendete Objekte" speichern.

  4. Klicken Sie auf OK.

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Aufheben der Verknüpfung einer E-Mail-Nachricht oder Aufgabe mit einem Datensatz

Eine E-Mail-Nachricht oder Aufgabe wird beim Verknüpfung aufheben mit einem einzelnen Datensatz in Business Contact Manager für Outlook gespeichert, wenn die E-Mail-Nachricht oder Aufgabe noch mit einem anderen Datensatz verknüpft ist. Verknüpfungen mit der E-Mail-Nachricht oder Aufgabe in anderen Datensätzen bleiben bestehen. Wenn Sie beispielsweise die Verknüpfung einer Nachricht mit einem Verkaufschancendatensatz aufheben, bleibt die E-Mail-Nachricht auch weiterhin mit verbundenen Firmen- und Geschäftskontaktdatensätzen verknüpft.

  1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firmen, Geschäftskontakte, Verkaufschancen oder Geschäftsprojekte.

  2. Öffnen Sie den Datensatz, in dem Sie die Verknüpfung mit der E-Mail-Nachricht oder Aufgabe aufheben möchten.

  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht oder Aufgabe, deren Verknüpfung aufgehoben werden soll, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Löschen.

Hinweis: Wenn Sie auf eine Verknüpfung klicken und die ursprüngliche E-Mail-Nachricht oder Aufgabe gelöscht wurde, sehen Sie die ersten 4 KB (Kilobyte) der E-Mail-Nachricht oder den Titel und die Statusinformationen der Aufgabe in einem Geschäftsaktivitätsformular.

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