Verkleinern von Bildern und Anlagen in Outlook-E-Mail-Nachrichten

Verkleinern von Bildern und Anlagen in Outlook-E-Mail-Nachrichten

Fotos und andere Arten von Anlagen können unterschiedliche Größen aufweisen. Viele E-Mail-Systeme wie Gmail, Yahoo! und Exchange haben Grenzwerte für die Größe von Nachrichten, die Sie senden können. Wenn Ihnen die Größe von E-Mail-Nachrichten Sorge bereitet oder wenn Sie eine Nachricht erhalten, dass Ihre E-Mail zu groß zum Senden ist, gibt es mehrere Schritte, die Sie unternehmen können, um die Größe von angefügten Anlagen und anderer Dokumente zu reduzieren. 

Neben dem Beschränken der Größe einzelner E-Mail-Nachrichten begrenzen einige E-Mail-Systeme auch die Gesamtgröße Ihres Postfachs. Da jede von Ihnen gesendete Nachricht im Ordner "Gesendete Elemente" gespeichert wird, können Sie mit der Verringerung der Größe von Anlagen auch dafür sorgen, dass Ihr Postfach nicht überläuft. 

Was möchten Sie tun?

Einfügen eines Bilds

Zum Einfügen eines Bilds in den Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht setzen Sie den Cursor in die E-Mail-Nachricht, wählen Sie das Menü Einfügen aus, und wählen Sie dann in der Gruppe Illustrationen im Menüband die Option Bilderaus. 

Wenn das Bild zu groß zu sein scheint (oder zu klein), können Sie die Ziehpunkte des Bilds verwenden, um dessen Größe zu ändern. 

Ändern der Größe eines Bilds

Sie können die sichtbare Größe eines Bilds ändern, beispielsweise, wie viel Platz es auf dem Bildschirm einnimmt, ohne die Dateigröße oder die Auflösung des Bilds zu ändern. Damit wird die Gesamtgröße der E-Mail-Nachricht, die Sie senden möchten, jedoch nicht reduziert. 

  1. Klicken oder tippen Sie auf das Bild, um einen kleinen, kreisförmigen Ziehpunkt an jeder Ecke des Bilds anzuzeigen.

    Das Bild befindet sich nun in Ihrer Nachricht.
  2. Klicken Sie auf einen der Ziehpunkte (oder drücken und halten Sie ihn gedrückt), und ziehen Sie dann den Ziehpunkt zur Mitte des Bilds, um dessen Größe zu verringern, oder vom Mittelpunkt weg, um die Bildgröße zu erhöhen.

Tipp : Es gibt weitere Größenziehpunkte in der Mitte jeder Seite des Bilds. Wenn Sie die Proportionen des Bilds beibehalten möchten, verwenden Sie nur die Ziehpunkte in den Ecken. Wenn Sie die Ziehpunkte in der Mitte jeder Seite verwenden, wird das Bild verzerrt.

Anpassen der Größe eines Bilds auf exakte Maße

  1. Wählen Sie das Bild aus, dessen Größe Sie ändern möchten.

  2. Geben Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Größe die erforderliche Höhe ein. Die Breite wird automatisch geändert, damit sie proportional zur Höhe erhalten bleibt.

    Screenshot mit den Höhen- und Breiteneinstellungen

Wenn Sie Höhe und Breite getrennt ändern möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Seitenverhältnis sperren, bevor Sie die erforderliche Höhe oder Breite in Schritt 2 ändern.

Komprimieren von Bildern zum Reduzieren der Dateigröße

Beim Komprimieren eines Bilds wird die Höhe und Breite des Bilds beibehalten, aber die Auflösung wird reduziert. Bilder mit geringerer Auflösung weisen eine geringere Dateigröße auf.

  1. Wählen Sie das oder die Bilder aus, deren Größe Sie reduzieren müssen.

  2. Wählen Sie unter Bildtools auf der Registerkarte Format in der Gruppe Anpassen die Option Bilder komprimieren  Komprimieren von Bildern aus. Je nach Ihrer Bildschirmauflösung wird ggf. nur das Symbol "Bilder komprimieren" angezeigt.

  3. Wählen Sie die Komprimierungs- und Auflösungsoptionen aus, und wählen Sie dann OK aus. Bei Bildern, die nicht gedruckt werden sollen, ist Web (150 ppi die gängigste Auflösung.

Wichtig : Beim Komprimieren von Bildern zum Verringern der Dateigröße wird die Menge an Details, die im Quellbild vorhanden sind, verändert. Dies bedeutet, dass ein Bild nach der Komprimierung anders aussehen kann als davor. 

Wenn Sie ein Bild als Datei anfügen, wird es nicht direkt im Textkörper der E-Mail-Nachricht angezeigt. Stattdessen wird ein Symbol des Bilds unter dem Betreff der Nachricht angezeigt. Bei Bilddateien können Sie auch eine kleine Vorschau des Bilds zusammen mit dem Namen und der Größe der Datei anzeigen. 

Anzeigen einer Miniaturansicht Ihres Bilds

Wenn die Bildanlage zu groß ist, können Sie in Outlook festlegen, dass die Größe des Bilds beim Senden der Nachricht geändert werden soll. 

  1. Wählen Sie Datei aus.

  2. Wenn Ihr Bild groß ist, wird die folgende Meldung angezeigt: Einige Empfänger können diese E-Mail wegen Bildanlagen eventuell nicht empfangen. Das Anpassen der Größe großer Bilder kann dabei helfen, die Nachricht zuzustellen. Bilder mit angepasster Größe sind maximal 1024 x 768 Pixel groß. 

  3. Wählen Sie Größe von großen Bildern beim Senden der Nachricht anpassen aus.

  4. Wählen Sie den linken Pfeil in der oberen rechten Ecke des Bildschirms aus, um zu Ihrer Nachricht zurückzukehren. Verfassen Sie Ihre Nachricht, und wenn Sie nun Senden auswählen, wird die Größe aller Bildanlagen automatisch geändert. 

Hinweis :  Wenn Sie das Bild in den Nachrichtentext einbetten (sodass es in der Nachricht angezeigt wird), indem Sie in der Gruppe Illustrationen den Befehl Bild verwenden, ist das Feature zum Ändern der Größe von Bildanlagen nicht verfügbar.

Dokumente, Kalkulationstabellen, PDF-Dateien und andere Dateitypen können sehr unterschiedliche Größen aufweisen. Nachfolgend einige Methoden, die Sie verwenden können, um die Größe Ihrer E-Mail-Nachrichten und Anlagen klein zu halten, wenn Sie diese Dateien senden.

Hinweis : Weitere Informationen speziell zum Verringern der Größe von Bilddateien finden Sie im Abschnitt Einfügen und Ändern der Größe von Bildern im Textkörper einer E-Mail-Nachricht.

Senden eines Links zu der Datei

  1. Wählen Sie in Ihrer E-Mail-Nachricht im Menüband Datei anfügen aus.

  2. Wählen Sie Ihre Datei aus. 

  3. Wenn die Datei bereits in OneDrive, OneDrive for Business oder auf einer SharePoint-Website gespeichert ist, wählen Sie Links senden aus. Damit wird Ihrer E-Mail-Nachricht eine Verknüpfung zu der Datei, aber nicht die Datei selbst hinzugefügt. Empfänger können die Verknüpfung öffnen und die Datei herunterladen oder öffnen.

Kopieren eines Freigabelinks aus einem anderen Cloudspeicherdienst

Die meisten Cloudspeicherlösungen wie Dropbox oder Google Drive ermöglichen Ihnen, Ihrer Datei einen Link hinzuzufügen, der freigegeben werden kann. Informieren Sie sich in den Hilfedateien, wenn Sie weitere Informationen zum Erhalt eines Freigabelinks benötigen. Nachdem Sie einen Freigabelink erhalten haben, fügen Sie ihn in den Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht ein.

Komprimieren von Dateien vor dem Senden

Die meisten Dateien können als ZIP-Dateien komprimiert werden, um die Größe zu verringern. Windows ermöglicht das Erstellen und Öffnen von ZIP-Dateien ohne zusätzliche Software. 

  1. Navigieren Sie zu dem Ordner, der die Datei enthält, die Sie senden möchten.

  2. Wählen Sie eine Datei aus. Wenn Sie mehrere Dateien auswählen möchten, halten Sie STRG gedrückt, während Sie auf die einzelnen Dateien klicken.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl, und wählen Sie Senden an > ZIP-komprimierten Ordner aus.

  4. Damit wird eine neue ZiP-Datei erstellt, die die Datei/en enthält, die Sie in Schritt 2 ausgewählt haben. Der Name der ZIP-Datei wird automatisch aus dem Namen der ursprünglichen Datei generiert. 

  5. Kehren Sie entweder zu Ihrer E-Mail-Nachricht zurück, und wählen Sie im Menüband Datei anfügen aus, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neue ZIP-Datei, und wählen Sie dann Senden an > E-Mail-Empfänger aus, um eine neue E-Mail-Nachricht zu öffnen, an die die Datei bereits angefügt ist. 

Was möchten Sie tun?

Einfügen eines Bilds

Zum Einfügen eines Bilds in den Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht setzen Sie den Cursor in die E-Mail-Nachricht, wählen Sie das Menü Einfügen aus, und wählen Sie dann in der Gruppe Illustrationen im Menüband die Option Bilderaus. 

Wenn das Bild zu groß zu sein scheint (oder zu klein), können Sie die Ziehpunkte des Bilds verwenden, um dessen Größe zu ändern. 

Ändern der Größe eines Bilds

Sie können die sichtbare Größe eines Bilds ändern, beispielsweise, wie viel Platz es auf dem Bildschirm einnimmt, ohne die Dateigröße oder die Auflösung des Bilds zu ändern. Damit wird die Gesamtgröße der E-Mail-Nachricht, die Sie senden möchten, jedoch nicht reduziert. 

  1. Klicken oder tippen Sie auf das Bild, um einen kleinen, kreisförmigen Ziehpunkt an jeder Ecke des Bilds anzuzeigen.

    Das Bild befindet sich nun in Ihrer Nachricht.
  2. Klicken Sie auf einen der Ziehpunkte (oder drücken und halten Sie ihn gedrückt), und ziehen Sie dann den Ziehpunkt zur Mitte des Bilds, um dessen Größe zu verringern, oder vom Mittelpunkt weg, um die Bildgröße zu erhöhen.

Tipp : Es gibt weitere Größenziehpunkte in der Mitte jeder Seite des Bilds. Wenn Sie die Proportionen des Bilds beibehalten möchten, verwenden Sie nur die Ziehpunkte in den Ecken. Wenn Sie die Ziehpunkte in der Mitte jeder Seite verwenden, wird das Bild verzerrt.

Anpassen der Größe eines Bilds auf exakte Maße

  1. Wählen Sie das Bild aus, dessen Größe Sie ändern möchten.

  2. Geben Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Größe die erforderliche Höhe ein. Die Breite wird automatisch geändert, damit sie proportional zur Höhe erhalten bleibt.

    Screenshot mit den Höhen- und Breiteneinstellungen

Wenn Sie Höhe und Breite getrennt ändern möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Seitenverhältnis sperren, bevor Sie die erforderliche Höhe oder Breite in Schritt 2 ändern.

Komprimieren von Bildern zum Reduzieren der Dateigröße

Beim Komprimieren eines Bilds wird die Höhe und Breite des Bilds beibehalten, aber die Auflösung wird reduziert. Bilder mit geringerer Auflösung weisen eine geringere Dateigröße auf.

  1. Wählen Sie das oder die Bilder aus, deren Größe Sie reduzieren müssen.

  2. Wählen Sie unter Bildtools auf der Registerkarte Format in der GruppeAnpassen die Option Bilder komprimieren aus. Je nach Ihrer Bildschirmauflösung wird ggf. nur das Symbol "Bilder komprimieren" angezeigt.

  3. Wählen Sie die Komprimierungs- und Auflösungsoptionen aus, und wählen Sie dann OK aus. Bei Bildern, die nicht gedruckt werden sollen, ist Web (150 ppi die gängigste Auflösung.

Wichtig : Beim Komprimieren von Bildern zum Verringern der Dateigröße wird die Menge an Details, die im Quellbild vorhanden sind, verändert. Dies bedeutet, dass ein Bild nach der Komprimierung anders aussehen kann als davor. 

Wenn Sie ein Bild als Datei anfügen, wird es nicht direkt im Textkörper der E-Mail-Nachricht angezeigt. Stattdessen wird ein Symbol des Bilds unter dem Betreff der Nachricht angezeigt.

Wenn die Bildanlage zu groß ist, können Sie in Outlook festlegen, dass die Größe des Bilds beim Senden der Nachricht geändert werden soll. 

  1. Wählen Sie Datei aus.

  2. Wenn Ihr Bild groß ist, wird die folgende Meldung angezeigt: Einige Empfänger können diese E-Mail wegen Bildanlagen eventuell nicht empfangen. Das Anpassen der Größe großer Bilder kann dabei helfen, die Nachricht zuzustellen. Bilder mit angepasster Größe sind maximal 1024 x 768 Pixel groß. 

  3. Wählen Sie Größe von großen Bildern beim Senden der Nachricht anpassen aus.

  4. Wählen Sie den linken Pfeil in der oberen rechten Ecke des Bildschirms aus, um zu Ihrer Nachricht zurückzukehren. Verfassen Sie Ihre Nachricht, und wenn Sie nun Senden auswählen, wird die Größe aller Bildanlagen automatisch geändert. 

Hinweis :  Wenn Sie das Bild in den Nachrichtentext einbetten (sodass es in der Nachricht angezeigt wird), indem Sie in der Gruppe Illustrationen den Befehl Bild verwenden, ist das Feature zum Ändern der Größe von Bildanlagen nicht verfügbar.

Dokumente, Kalkulationstabellen, PDF-Dateien und andere Dateitypen können sehr unterschiedliche Größen aufweisen. Nachfolgend einige Methoden, die Sie verwenden können, um die Größe Ihrer E-Mail-Nachrichten und Anlagen klein zu halten, wenn Sie diese Dateien senden.

Kopieren eines Freigabelinks aus einem Cloudspeicherdienst

Die meisten Cloudspeicherlösungen wie OneDrive, OneDrive for Business, Dropbox oder Google Drive ermöglichen Ihnen, Ihrer Datei einen Link hinzuzufügen, der freigegeben werden kann.

Informationen zu OneDrive oder OneDrive for Business finden Sie unter Freigeben von OneDrive-Dateien unf -Ordnern. Bei anderen Cloudspeicherlösungen finden Sie weitere Informationen zum Erhalte eines Freigabelinks in den Hilfedateien des Diensts. Nachdem Sie einen Freigabelink erhalten haben, fügen Sie ihn in den Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht ein.

Komprimieren von Dateien vor dem Senden

Die meisten Dateien können als ZIP-Dateien komprimiert werden, um die Größe zu verringern. Windows ermöglicht das Erstellen und Öffnen von ZIP-Dateien ohne zusätzliche Software. 

  1. Navigieren Sie zu dem Ordner, der die Datei enthält, die Sie senden möchten.

  2. Wählen Sie eine Datei aus. Wenn Sie mehrere Dateien auswählen möchten, halten Sie STRG gedrückt, während Sie auf die einzelnen Dateien klicken.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl, und wählen Sie Senden an > ZIP-komprimierten Ordner aus.

  4. Damit wird eine neue ZiP-Datei erstellt, die die Datei/en enthält, die Sie in Schritt 2 ausgewählt haben. Der Name der ZIP-Datei wird automatisch aus dem Namen der ursprünglichen Datei generiert. 

  5. Kehren Sie entweder zu Ihrer E-Mail-Nachricht zurück, und wählen Sie im Menüband Datei anfügen aus, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neue ZIP-Datei, und wählen Sie dann Senden an > E-Mail-Empfänger aus, um eine neue E-Mail-Nachricht zu öffnen, an die die Datei bereits angefügt ist. 

Was möchten Sie tun?

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Bilder zum automatischen Verringern der Größe auswählen und als Anlage an eine E-Mail-Nachricht anfügen können – in Microsoft Office Outlook oder in Windows-Explorer.

Hinweis : Das Originalbild wird nicht geändert. Es wird nur die Kopie des gesendeten Bilds verkleinert.

  1. Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail-Nachricht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Einschließen auf Datei anfügen.

    Tipp : Sie können auch ein Bild aus Windows-Explorer per Drag & Drop ablegen. Die Bilddatei wird an die E-Mail-Nachricht angefügt.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen auf das Startprogramm für das Dialogfeld Einschließen Schaltflächensymbol .

  4. Klicken Sie im Bereich Anlagenoptionen unter Bildoptionen in der Dropdownliste Bildgröße wählen auf die Größe des Bilds, das Sie senden möchten.

    Bereich 'Anlagenoptionen'

    Hinweis : Wenn Sie das Bild in den Nachrichtentext einbetten, indem Sie in der Gruppe Illustrationen den Befehl Bild verwenden, ist das Feature zum automatischen Ändern der Bildgröße nicht verfügbar.

  5. Klicken Sie auf Senden, wenn Sie Ihre E-Mail-Nachricht verfasst haben.

  1. Öffnen Sie Windows-Explorer, indem Sie auf Start klicken und dann auf Computer doppelklicken.

    Tastenkombination: Drücken Sie zum Öffnen von Windows-Explorer die WINDOWS-LOGO-TASTE+E.

  2. Navigieren Sie zu dem Ordner, der die Bilder enthält, die Sie senden möchten.

  3. Wählen Sie ein Bild aus. Wenn Sie mehrere Dateien auswählen möchten, halten Sie STRG gedrückt, während Sie auf die einzelnen Dateien klicken.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine ausgewählte Datei, zeigen Sie auf Senden an, und klicken Sie dann auf E-Mail-Empfänger.

    Das Dialogfeld Bilder in E-Mail senden wird angezeigt.

  5. Klicken Sie auf Alle Bilder verkleinern, und klicken Sie dann auf OK.

    Dialogfeld 'Bilder in E-Mail senden'

    Hinweis : Wenn Sie die genaue Größe für das Bild angeben möchten, klicken Sie auf Weitere Optionen anzeigen, und klicken Sie dann auf die gewünschte Größe.

    Es wird ein neues Outlook-Nachrichtenfenster mit dem angefügten Bild angezeigt.

  6. Geben Sie die Empfängerinformationen in die Felder "An", "Cc" und "Bcc" ein.

  7. Ändern Sie ggf. die Angaben im Feld Betreff.

  8. Wenn Sie möchten, können Sie die gewünschten Informationen im Nachrichtentext eingeben oder ändern.

  9. Klicken Sie auf Senden.

In der folgenden Liste finden Sie bewährte Methoden zum Senden von Bildern und Anlagen:

  • Bereitstellen oder Veröffentlichen von großen Anlagen   : Wenn Sie Anlagen oder Bilder an Personen senden, für die Sie einen Speicherort in der Cloud freigegeben haben oder die sich im Netzwerk Ihrer Organisation befinden, können Sie in Ihrer E-Mail-Nachricht einen Link zu diesem Speicherort angeben.

  • Begrenzen der Größe Ihrer Anlagen   : Dies ist eine allgemeine Richtlinie. Bei langsameren Verbindungen, beispielsweise bei einem mobilen Gerät, sollten die Anlagen noch viel kleiner (z. B. 250 KB groß) sein. Wenn Sie größere Anlagen senden müssen, überprüfen Sie die zum Senden maximal zulässige Nachrichtengröße. Diese Informationen erhalten Sie vom Administrator des E-Mail-Servers oder von Ihrem E-Mail-Dienstanbieter. Fragen Sie auch die Empfänger nach der jeweils maximal zulässigen Größe. Und berücksichtigen Sie zudem die Geschwindigkeit der Internetverbindung des Empfängers. Das Herunterladen einer großen Anlage über eine mobile Internetverbindung kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

  • Senden mehrerer Anlagen in mehreren E-Mail-Nachrichten   : Mehrere kleinere Nachrichten werden mit einer größeren Wahrscheinlichkeit übermittelt als eine große Nachricht. Bei dieser Methode können Sie zwar die für einzelne Nachrichten geltenden Größenbeschränkungen umgehen, der Postfachgrenzwert des Empfängers kann jedoch trotzdem überschritten werden. Die nach Erreichen der für ein Benutzerpostfach geltenden Speicherbegrenzung empfangenen Nachrichten werden manchmal abgelehnt.

  • Verwenden komprimierter Grafikdateiformate   : Es gibt viel zu viele Grafikdateiformate, als dass alle hier aufgeführt werden könnten, aber unter den am häufigsten verwendeten Grafikdateiformaten sind JPG, PNG und GIF für E-Mail-Nachrichten am geeignetsten. Die größten Grafikdateiformate werden nicht in einem komprimierten Dateiformat gespeichert. Hierzu zählen beispielsweise TIF und BMP (das Standarddateiformat von Windows Paint).

  • Verwenden kleinerer Originaldateien   : Ein mit einem Mobiltelefon oder einer Digitalkamera aufgenommenes Foto ist in der Regel ziemlich groß, selbst wenn es in einem komprimierten Dateiformat wie JPG gespeichert wird. Nicht selten ist ein einzelnes Bild mehrere MB groß. Denken Sie daran, dass die Größe der E-Mail-Nachricht während der Übermittlung über das Internet um ca. ein Drittel zunimmt. Stellen Sie die Kamera beim Aufnehmen digitaler Fotos auf eine geringere Auflösung ein. Verwenden Sie komprimierte Dateiformate wie JPG. Schneiden Sie Fotos in einem Grafikprogramm auf den wesentlichen Inhalt zu.

  • Verwenden eines Komprimierungshilfsprogramms   : Zusätzlich zu Hilfsprogrammen von Drittanbietern umfasst Windows ein Komprimierungshilfsprogramm, das das komprimierte ZIP-Dateiformat verwendet. Viele Anlagendateiformate können mithilfe eines Komprimierungshilfsprogramms verkleinert werden. Bei einigen Dateiformaten, die bereits in einem komprimierten Format gespeichert sind, ist nur ein geringer Komprimierungsgrad möglich. Eine in Editor erstellte TXT-Datei kann beispielsweise erheblich komprimiert werden, ein JPG-Bild jedoch nicht. Beim JPG-Dateiformat handelt es sich bereits um ein komprimiertes Dateiformat.

  • Überprüfen des Ordners "Gesendete Elemente"   : Im Ordner Gesendete Elemente wird standardmäßig eine Kopie jeder gesendeten Nachricht gespeichert. Dadurch nimmt die Größe Ihrer Outlook-Datendatei (PST) zu. Dies kann wiederum bei einigen Konten dazu führen, dass dieser Speicherplatz zur Postfachgröße zählt, weil die gesendeten Elemente auf dem E-Mail-Server gespeichert werden.

Wichtig : Wenn Sie ein Bild komprimieren, um die Dateigröße zu verringern, werden im Bild weniger Details angezeigt als im Quellbild vorhanden sind. Dies bedeutet, dass ein Bild nach der Komprimierung anders aussehen kann als davor. Deshalb sollten Sie das Bild vor dem Anwenden eines künstlerischen Effekts komprimieren.

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