Vergleichen von Gruppen

Mitwirkende: Giselle Faber
Letzte Aktualisierung: 30. August 2017

Was erstellt werden muss: Office 365-Gruppen, freigegebene Postfächer, Sicherheitsgruppen und Verteilerlisten

Im Office 365 Admin Center können Sie im Bereich Gruppen die folgenden Gruppentypen erstellen und verwalten:

Option

Gründe für die Wahl

Office 365-Gruppe

Erstellen Sie eine Office 365-Gruppe, wenn Sie Personen einen Ort für die Zusammenarbeit bereitstellen möchten. Wenn Sie eine Gruppe erstellen, gewähren Sie den Mitgliedern automatisch Berechtigungen für ein freigegebenes Postfach, Kalender, Dateien, die SharePoint-Website und weiteres mehr. Weitere Informationen zu Office 365-Gruppen

Sie können auch eine Gruppe erstellen, wenn Sie über eine E-Mail-Adresse wie info@contoso.com verfügen möchten.

Vorteile von Gruppen:

  • Sie sind einfach zu erstellen! Benutzer können sie in Outlook erstellen. Administratoren erstellen sie im Admin Center.

  • Sie können Gästen von außerhalb Ihres Unternehmens Zugriff auf die Gruppen gewähren, z. B. einem Partner mit einer Gmail-Adresse. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Gastzugriff in Office 365-Gruppen.

  • Benutzer können ihr mobiles Gerät verwenden, um an die Gruppe gesendete E-Mail-Nachrichten zu verwalten und darauf zuzugreifen.

  • Personen von außerhalb der Organisation können E-Mails an die Gruppe senden. Damit verfügen Sie über eine Adresse wie info@contoso.com.

  • An die Gruppe gesendete Nachrichten werden für alle Benutzer selbst dann beibehalten, wenn eine Person die Nachricht "löscht", nachdem sie sie in ihrem Outlook-Posteingang gelesen hat. Nur ein Gruppenbesitzer Kann Nachrichten aus dem Posteingang der Gruppe löschen Weitere Informationen finden Sie unter Funktionsweise von Gruppen-E-Mail-Abonnements.

  • Benutzer können Gruppen-E-Mail, Benachrichtigungen usw. abonnieren oder das Abonnement stornieren. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionsweise von Gruppen-E-Mail-Abonnements.

Zwei Nachteile, zumindest im Vergleich zu freigegebenen Postfächern: Wenn Sie eine Gruppe für eine E-Mail-Adresse wie info@contoso.com verwenden möchten ...

  • Sie können den Sie Gruppenmitgliedern erlauben, Antworten unter der Gruppenadresse anstatt unter ihrer privaten E-Mail-Adresse zu senden. Dies ist jedoch NICHT die Standardeinstellung. Sie müssen die Benutzer daran erinnern, immer die Option zum Senden als Gruppenpostfach auszuwählen.

  • Nachdem Sie die Gruppe erstellt haben, müssen Sie sie aktivieren, um E-Mails von Personen anzunehmen, die sich außerhalb Ihres Unternehmens befinden.

Freigegebene Postfächer

Erstellen Sie ein freigegebenes Postfach, wenn Sie möchten, dass eine Personengruppe eine gemeinsame E-Mail-Adresse wie "info@contoso.com" überwacht und E-Mails unter dieser Adresse sendet.

Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzer.

Wichtige Vorteile freigegebener Postfächer:

  • Sie müssen keine Lizenzen für Postfächer zuweisen, die kleiner 50 GB sind.

  • Benutzer können unter der Adresse des freigegebenen Postfachs antworten und müssen nicht ihre private E-Mail-Adresse verwenden.

  • Freigegebene Postfächer enthalten einen freigegebenen Kalender. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und nachverfolgen müssen, welche Termine Ihre Mitarbeiter haben, stellt dies eine gute Möglichkeit dar, alle Benutzer auf dem gleichen Informationsstand zu halten.

  • Sie können Benutzerpostfächer in freigegebene Postfächer konvertieren.

Einige Nachteile:

  • Sie können aus Outlook für iPhone, Android oder Mac auf kein freigegebenes Postfach zugreifen. Wenn Sie von einem dieser Geräte aus auf ein freigegebenes Postfach zugreifen möchten, öffnen Sie einen Browser, und wechseln Sie zu Outlook im Web.

  • Im Gegensatz zu Office 365-Gruppen können nur Mitglieder innerhalb Ihrer Organisation E-Mails lesen oder beantworten, die an ein freigegebenes Postfach gesendet wurden. Sie können keinen Partner als Mitglied eines freigegebenen Postfachs hinzufügen, der z. B. eine Gmail-Adresse verwendet.

  • Angenommen, 5 Personen verwenden ein Postfach gemeinsam. Eine dieser Personen löscht eine E-Mail, nachdem sie sie gelesen hat. Sie ist nun auch für die vier andere Personen gelöscht, obwohl diese die Nachricht nicht gelesen haben.  Verwenden Sie stattdessen Gruppen, um dieses Szenario zu vermeiden. Lesen Sie den Abschnitt Wie das Abonnieren von Gruppen-E-Mails funktioniert.

Verteilerliste

Es ist besser, eine Office 365-Gruppe anstelle einer Verteilerliste zu erstellen. Der einzige Grund zum Erstellen einer Verteilerliste ist, wenn Ihre Organisation Gruppen deaktiviert hat.

Sie können ein Upgrade vorhandener Verteilerlisten auf Office 365-Gruppen in Outlook ausführen.

Sicherheitsgruppe

Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe, wenn Sie Zugriffsberechtigungen für eine Benutzergruppe zuweisen möchten. Sie könnten z. B. eine Gruppe von Designern für eine SharePoint Online-Website erstellen und dieser Gruppe anschließend Lese-/Schreibberechtigungen zuweisen. Jedes Mitglied der Gruppe kann die Website anzeigen und bearbeiten.

Ein weiteres Beispiel: Beim Einrichten der Verwaltung mobiler Geräte (MDM) wird eine Sicherheitsgruppe für die Sicherheitsrichtlinie erstellt. Das Zuweisen von Berechtigungen zu Gruppen ist schneller und effizienter als das Zuweisen von Berechtigungen zu einzelnen Benutzern.

Wenn Sie Hunderte oder Tausende von Benutzern verwalten müssen, ist für Sie möglicherweise die Verwendung einer Sicherheitsgruppe zum Zuweisen von Lizenzen interessant. Lesen Sie hierzu Zuweisen von Lizenzen zu Benutzern mithilfe der Gruppenmitgliedschaft in Azure Active Directory.

E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe

Wenn die Sicherheitsgruppe E-Mail-aktiviert ist, können Sie E-Mails an alle Gruppenmitglieder senden. Wenn Sie beispielsweise eine Sicherheitsgruppe erstellen, deren Mitglieder Zugriff auf die Computer in einem bestimmten Serverlabor haben, möchten Sie wahrscheinlich E-Mails an diese Gruppe senden, um sie über einen Stromausfall im Labor zu unterrichten.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen.

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