Verfolgen der Versionen einer Datei in einer SharePoint-Bibliothek

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Sie können die Versionen einer Datei verfolgen, die Sie aus einer Dokumentbibliothek auf einer Windows SharePoint Services 3.0-Website oder einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website auschecken, wenn bei der Bibliothek die Versionsverwaltung aktiviert wurde.

Hinweis: Obwohl Sie die meisten dieser Verfahren in der SharePoint-Bibliothek ausführen können, befasst sich dieser Artikel schwerpunktmäßig mit den Verwendungsmöglichkeiten innerhalb des Programms 2007 Microsoft® Office System. Weitere Informationen zum Ausführen dieser Verfahren in der SharePoint-Bibliothek finden Sie unter den Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

Inhalt dieses Artikels

Arbeiten mit Haupt-und Nebenversionen

Aktivieren der versionsverwaltung in einer Bibliothek

Speichern einer Datei als eine neuere oder ältere version

Anzeigen der Eigenschaften einer vorherigen Version einer Datei

Anzeigen einer vorherigen Version einer Datei

Wiederherstellen einer vorherigen Version einer Datei

Arbeiten mit Haupt- und Nebenversionen

Wenn die Versionsverwaltung in einer SharePoint-Bibliothek aktiviert ist, werden frühere Versionen von einer Datei in der Bibliothek gespeichert. Damit können Sie Informationen zu früheren Versionen sowie die früheren Versionen selbst anzeigen und sogar die aktuelle Version durch eine ältere ersetzen, ohne das Programm 2007 Office Release zu verlassen. Durch das Verfolgen der Versionen Ihrer Datei in einer SharePoint-Bibliothek können Sie den Inhalt besser verwalten, während er überarbeitet wird. Die Versionsverwaltung ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen zusammen eine Datei erstellen oder wenn die Datei mehrere Phasen der Entwicklung und Prüfung durchläuft, da Sie die Änderungen zwischen verschiedenen Versionen vergleichen können.

Für die Arbeit mit Versionen einer Datei, die in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert ist, müssen Sie zuerst die Datei aus einer SharePoint-Bibliothek mit aktivierter Versionsverwaltung öffnen. Nachdem Sie die Datei aus der Bibliothek geöffnet haben, werden unter der Microsoft Office-Schaltfläche zusätzliche Server-Optionen angezeigt, einschließlich Versionsverwaltungsoptionen.

Eine Bibliothek mit aktivierter Versionsverwaltung kann eingerichtet werden zum Verfolgen nur der Hauptversionen von Dateien, oder sie kann zum Verfolgen sowohl der Haupt- als auch der Nebenversionen eingerichtet werden.

Das Verfolgen von Haupt- und Nebenversionen bietet die folgenden Hauptvorteile:

  • Die Benutzer können leicht sehen, wann erhebliche Änderungen an einer Datei vorgenommen werden.

  • Die Bibliothek kann so eingerichtet werden, dass nur bestimmte Personen die Nebenversionen anzeigen können, damit Sie an einem Entwurf arbeiten können, ohne dass alle Benutzer der Bibliothek diesen anzeigen können.

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Aktivieren der Versionsverwaltung in einer Bibliothek

Um frühere Versionen von Dateien beizubehalten, müssen Sie zuerst die Versionsverwaltung in der SharePoint-Bibliothek aktivieren.

Hinweis: Zum Aktivieren der Versionsverwaltung benötigen Sie die Berechtigung zum Entwerfen einer Liste oder einer Bibliothek.

  1. Öffnen Sie auf der SharePoint-Website die Bibliothek, für die Sie die Versionsverwaltung aktivieren möchten.

    1. Klicken Sie im Menü Einstellungen  Settings menu auf die Einstellungen für den Bibliothekstyp, den Sie öffnen möchten.

      Klicken Sie in einer Dokumentbibliothek beispielsweise auf Einstellungen für Dokumentbibliothek.

  2. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen.

  3. Wählen Sie unter Dokumentversionsverlauf den Typ der gewünschten Versionsverwaltung aus:

    • Zum Verfolgen nur der Hauptversionen klicken Sie auf Hauptversionen erstellen.

    • Zum Verfolgen von sowohl Haupt- als auch Nebenversionen klicken Sie auf Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen.

  4. Klicken Sie auf OK.

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Speichern einer Datei als Haupt- oder Nebenversion

Das folgende Verfahren beginnt mit dem Auschecken der Datei aus einer Bibliothek, weil Sie zum Zeitpunkt des Eincheckens der Datei in einer Bibliothek wählen, dass eine Datei entweder als Haupt- oder Nebenversion gespeichert werden soll. Wenn Ihre Bibliothek Haupt- und Nebenversionen verfolgt und Sie Änderungen an einer Datei vornehmen, ohne diese aus der Bibliothek auszuchecken, wird die Datei beim Speichern automatisch als Nebenversion gespeichert. Wenn Sie die Datei zuerst auschecken, haben Sie die Möglichkeit zu wählen, als welcher Versionstyp die Datei gespeichert werden soll. Außerdem können Sie Kommentare zur Version bereitstellen.

  1. Klicken Sie in der Bibliothek auf den Namen des Dokuments, um es im Programm 2007 Office Release zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche checken Sie die Datei, klicken Sie auf Server, und klicken Sie dann auf Auschecken.

    Word-Dokumente werden standardmäßig oft in der Vollbildansicht geöffnet. Wenn dies der Fall für Ihr Dokument ist, klicken Sie auf Schließen, um zur Seitenlayoutansicht zu wechseln, bevor Sie diesen Schritt ausführen können.

  3. Bearbeiten Sie die Datei.

  4. Um die Datei einchecken, klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Server, und klicken Sie dann auf Einchecken.

  5. Wenn Sie zum Einchecken einer Haupt- oder Nebenversion aufgefordert werden, klicken Sie auf Nebenversion, wenn Sie eine geringfügige Änderung vorgenommen haben, oder auf Hauptversion, wenn eine wesentliche Änderung erfolgte.

    • Eine Hauptversion, die Sie sich als veröffentlichte Datei vorstellen können, ist für Benutzer mit Berechtigung zum Lesen der Datei sichtbar.

    • Eine Nebenversion, die Sie sich als Entwurf vorstellen können, ist möglicherweise nur für Benutzer mit Berechtigung zum Bearbeiten der Datei sichtbar.

      Hinweis: Wer die Entwürfe anzeigen kann, ist von den Einstellungen im Abschnitt Entwurfselementsicherheit der Versionierungseinstellungen in den Dokumentbibliothekseinstellungen abhängig.

  6. Fügen Sie bei Bedarf Versionskommentare hinzu, und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis: Wenn Ihre Bibliothek so eingerichtet wurde, dass vor dem Veröffentlichen einer Version eine Genehmigung erforderlich ist, können andere Benutzer der Bibliothek die Datei erst anzeigen, wenn diese genehmigt wurde. Möglicherweise wird auch ein Workflowformular angezeigt, nachdem Sie ausgewählt haben, wie Sie die Datei einchecken möchten. Weitere Informationen darüber, wer Entwürfe anzeigen kann, sowie Informationen zu Workflowformularen finden Sie unter den Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

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Anzeigen der Eigenschaften einer früheren Version einer Datei

Beim Anzeigen oder Bearbeiten einer Datei im Programm 2007 Office Release können Sie die Eigenschaften (Metadaten) von früheren Versionen der Datei anzeigen. Die Eigenschaften enthalten Informationen darüber, wann die Datei geändert wurde und von wem sie geändert wurde. In Bibliotheken kann der Versionsverlauf auch Kommentare enthalten, die von den Benutzern zu ihren Änderungen verfasst wurden.

Hinweis: Dieses Verfahren gilt nur für Dateien, die sich in Bibliotheken mit aktivierter Versionsverwaltung befinden.

  1. Mit der Datei im 2007 Office Release-Programm zu öffnen Sie, klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Server, und klicken Sie dann auf Versionsverlauf anzeigen.

    Klicken Sie im Dialogfeld Dateiname Versionen gespeichert zeigt eine Liste aller frühere Version der Datei, zusammen mit Informationen wie Versionsnummern, bei jeder Version geändert wurde, wer vorgenommenen Änderungen und Kommentare ein, die eingegeben wurden.

    Zum Anzeigen eines gesamten Kommentars klicken Sie in der Spalte Kommentare auf den Kommentar, um das Dialogfeld Kommentare zum Einchecken zu öffnen.

    Hinweis: Die Bibliothek Haupt-und Nebenversionen dürfen eingerichtet ist, verwendet die Spalte " Nr. " im Dialogfeld Versionen für Dateinamen gespeichert Nummerierung, um anzuzeigen, die Haupt- und welche Nebenversionen sind. Hauptversionen durch ganze Zahlen festgelegt ist und Nebenversionen von Dezimalzahlen benannt sind.

Sie können auch den Versionsverlauf in der Bibliothek anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter den Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

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Anzeigen einer früheren Version einer Datei

Beim Anzeigen oder Bearbeiten einer Datei im Programm 2007 Office Release können Sie eine frühere Version der Datei sehen, ohne dass dadurch die aktuelle Version überschrieben wird. Für ASPX-Dateien werden nur Informationen über die Änderungen an den Dateien angezeigt und nicht die tatsächlichen Seiten, die von den Dateien erstellt werden.

Hinweis: Dieses Verfahren gilt nur für Dateien, die sich in Bibliotheken mit aktivierter Versionsverwaltung befinden.

  1. Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Server, und klicken Sie dann auf Versionsverlauf anzeigen.

  2. Klicken Sie auf der vorherigen Version, die Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen, klicken Sie im Dialogfeld Versionen für Dateinamen gespeichert.

Sie können auch eine frühere Version in der Bibliothek anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter den Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

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Wiederherstellen einer früheren Version einer Datei

Haben Sie einen Fehler in der aktuellen Version gemacht? Oder müssen Sie einen Teil einer Datei wiederherstellen, den Sie gelöscht haben? Beim Anzeigen oder Bearbeiten einer Datei im Programm 2007 Office Release können Sie einfach Ihre aktuelle Version durch eine frühere Version ersetzen. Die aktuelle Version wird dann zum Bestandteil des Versionsverlaufs.

Hinweis: Dieses Verfahren gilt nur für Dateien, die sich in Bibliotheken mit aktivierter Versionsverwaltung befinden.

  1. Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Server, und klicken Sie dann auf Versionsverlauf anzeigen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Versionen gespeichert für Dateinamen klicken Sie auf der vorherigen Version, die Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie dann auf Wiederherstellen.

Sie können auch die aktuelle Datei durch eine frühere Version in der Bibliothek ersetzen. Weitere Informationen finden Sie unter den Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

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