Vereinfachen des Anzeigens und Druckens von Datenblättern

Wenn Sie eine Tabelle oder Ansicht im Ergebnis einer Abfrage öffnen, zeigt Microsoft Office Access 2007 die Tabelle oder Ansicht in der Datenblattansicht an. Sie können das Erscheinungsbild des Datenblatts, die Darstellung von Zeilen und Spalten in der Datenblattansicht, auf vielfältige Weise anpassen und sich so das Anzeigen und Drucken von oder Arbeiten mit Datenblättern erleichtern.

In diesem Artikel wird erläutert, wie die Darstellung von Datenblättern angepasst werden kann, um z. B. eine Spalte zu fixieren oder die Hintergrundfarbe für Zeilen abwechselnd zu ändern.

Inhalt dieses Artikels

Was ist ein Datenblatt?

Speichern von Layoutänderungen

Ändern der Größe von Spalten und Zeilen

Verschieben von Spalten

Ändern von Schriftart, Schriftgrad, Formatierung und Schriftfarbe

Ein- oder Ausblenden von Spalten

Fixieren von Spalten und Aufheben der Spaltenfixierung

Ändern der Art der Gitternetzlinien und der Hintergrundfarbe

Festlegen von Standardwerten für die Darstellung eines Datenblatts

Anzeigen der Spaltengesamtergebnisse

Ändern der Hintergrundfarbe von Zeilen im Wechsel

Was ist ein Datenblatt?

Ein Datenblatt zeigt die Felder für jeden Datensatz aus einer Tabelle, einem Formular oder Abfrageergebnis im tabellarischen Format (mit Zeilen und Spalten) an, wie nachfolgend dargestellt.

Tabelle 'Personal' in der Datenblattansicht

Sie können ein Formular in der Datenblattansicht auch mit dem Befehl Geteiltes Formular anzeigen. Dabei wird eine neue Objektregisterkarte geöffnet, auf der ein Formular zu sehen ist, das horizontal in zwei Ansichten geteilt ist: Layoutansicht und Datenblattansicht. Zum Teilen eines Formulars öffnen Sie ein Formular in einer beliebigen Ansicht und klicken dann auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Geteiltes Formular.

Seitenanfang

Speichern von Layoutänderungen

Wenn Sie an dem Layout und der Darstellung eines Datenblatts Änderungen vornehmen, sollten Sie diese Änderungen möglicherweise speichern, damit sie beim nächsten Öffnen des Datenblatts angewendet werden. Beim Schließen eines Datenblatts, nachdem Sie Änderungen am Layout vorgenommen haben, werden Sie aufgefordert, diese Änderungen zu speichern. Wenn Sie auf Ja klicken, werden die Änderungen gespeichert und beim nächsten Öffnen des Datenblatts angewendet. Wenn Sie auf Nein klicken, werden die Änderungen verworfen, und das Datenblatt wird mit den Standardlayouteinstellungen (bzw. mit den zuletzt gespeicherten Einstellungen) beim nächsten Öffnen geöffnet.

Seitenanfang

Ändern der Größe von Spalten und Zeilen

Manchmal passen nicht alle Spalten in einem Datenblatt auf den Bildschirm, oder einzelne Spalten nehmen mehr Platz als erforderlich ein. Außerdem möchten Sie u. U. die Höhe der Zeilen ändern. Nachdem Sie eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht geöffnet haben, können Sie die Größe für eine einzelne Spalte manuell ändern, oder Sie können die Größe einer Spalte automatisch ändern, damit der Inhalt hineinpasst. Sie können die Höhe von Zeilen in einem Datenblatt ändern, aber die neue Höhe gilt für alle Zeilen und nicht nur für einzelne Zeilen.

Manuelles Ändern der Größe von Spalten

  • Positionieren Sie den Zeiger am rechten Rand der Spalte, deren Größe geändert werden soll. Wenn der Mauszeiger zu einem Doppelpfeil wird, ziehen Sie daran, bis die Spalte die gewünschte Größe aufweist.

    Ändern der Größe einer Spalte auf dem Datenblatt

    - oder -

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spaltenbreite.

  • Geben Sie im Dialogfeld Spaltenbreite eine Spaltenbreite ein, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standardbreite, damit die Standardbreite verwendet wird, und klicken Sie dann auf OK.

Ändern der Größe von Spalten entsprechend dem jeweiligen Inhalt

  • Doppelklicken Sie auf den rechten Rand der Spaltenüberschrift.

    - oder -

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spaltenbreite.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Spaltenbreite auf Größe anpassen.

Ändern der Größe von Zeilen

Wenn Sie die Größe einer Zeile ändern, wird die Größe für alle Zeilen geändert. Die Größe einer einzelnen Zeile kann nicht geändert werden.

Ändern der Größe einer Zeile auf dem Datenblatt

  • Positionieren Sie den Mauszeiger zwischen zwei beliebigen Datensatzmarkierer auf der linken Seite des Datenblatts, und ziehen Sie, bis die Zeilen die gewünschte Größe aufweisen.

    - oder -

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Datensatzmarkierer, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zeilenhöhe.

  • Geben Sie im Dialogfeld Zeilenhöhe eine Zeilenhöhe ein, und klicken Sie dann auf OK.

Zurücksetzen der Zeilenhöhe auf den Standardwert

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Datensatzmarkierer, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zeilenhöhe.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Zeilenhöhe das Kontrollkästchen Standardhöhe, und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis : Die Änderungen an der Spaltenbreite oder Zeilenhöhe können nicht durch Klicken auf die Schaltfläche Rückgängig auf der Schnellzugriffsleiste rückgängig gemacht werden. Zum Rückgängigmachen der Änderungen schließen Sie das Datenblatt, und klicken Sie danach auf Nein, wenn Sie aufgefordert werden, die Speicherungen am Layout des Datenblatts zu ändern. Durch das Klicken auf Nein werden auch alle anderen, von Ihnen vorgenommenen Layoutänderungen rückgängig gemacht.

Seitenanfang

Verschieben von Spalten

Die Reihenfolge der Spalten in einem Datenblatt kann geändert werden. Hierzu ziehen Sie die Spalten an andere Positionen. Damit können Sie z. B. sicherstellen, dass sich eine Spalte immer ganz links befindet und somit immer sichtbar bleibt.

  1. Klicken Sie zum Markieren der Spalte auf die Spalte.

  2. Ziehen Sie die Spalte an ihre neue Position. Wenn der Cursor angezeigt wird, legen Sie die Spalte an dieser Position ab.

    Verschieben der Spalte 'Vorname' nach ganz links

Seitenanfang

Ändern von Schriftart, Schriftgrad, Formatierung und Schriftfarbe

Nachdem Sie eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht geöffnet haben, können Sie die Schriftart oder Eigenschaften der Schriftart, z. B. Größe, Formatierung und Farbe, ändern. Beachten Sie, dass die Änderungen auf das gesamte Datenblatt angewendet werden. Wenn die Änderungen gespeichert werden sollen, damit sie beim nächsten Öffnen des Datenblatts automatisch angezeigt werden, denken Sie daran, auf Ja zu klicken, wenn Sie beim Schließen des Datenblatts zum Speichern der Layoutänderungen aufgefordert werden.

Die folgende Abbildung zeigt die Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start. Mit den Befehlen in dieser Gruppe können Sie die Schrifteigenschaften auf dem Datenblatt ändern.

Gruppe 'Schriftart'

  • Führen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

    • Um die Schriftart zu ändern, geben Sie in das Feld Schriftart eine Schriftart ein, oder klicken Sie auf eine Schriftart.

    • Um den Schriftgrad zu ändern, geben Sie in das Feld Schriftgrad einen Schriftgrad ein, oder klicken Sie auf einen Schriftgrad.

    • Zum Ändern des Schriftschnitts klicken Sie auf die Schaltfläche Fett, Kursiv oder Unterstrichen (oder eine beliebige Kombination der drei Parameter).

    • Zum Anwenden einer anderen Schriftfarbe klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Schriftfarbe, und wählen Sie dann aus der Palette die gewünschte Farbe aus.

Seitenanfang

Ein- oder Ausblenden von Spalten

Beim Arbeiten in der Datenblattansicht können Spalten ausgeblendet werden, um sie aus der Ansicht zu entfernen. Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Hierfür wählen Sie die Option zum Anzeigen der ausgeblendeten Spalten. Angenommen, Sie möchten z. B. eine Spalte ausblenden, die zurzeit nicht benötigte Informationen enthält.

Hinweis : Zum Anzeigen oder Ausblenden von Spalten auf einem Datenblatt müssen Sie zuerst eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht öffnen.

Ausblenden einer Spalte oder von Spalten

  1. Markieren Sie die Spalte oder Spalten, die Sie ausblenden möchten.

    Um aneinander grenzende Spalten auszuwählen, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt und klicken auf die zusätzlichen Spaltenüberschriften.

    Hinweis : Es ist nicht möglich, nicht nebeneinander liegende Spalten auszuwählen. Wählen Sie zusätzliche Spalten aus, und blenden Sie diese separat aus.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spalten ausblenden.

Ausblenden von Spalten auf einem Datenblatt

Einblenden einer oder mehrerer ausgeblendeter Spalten

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Spalten einblenden.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden die Kontrollkästchen für die ausgeblendeten Spalten, die Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

Seitenanfang

Fixieren von Spalten und Aufheben der Spaltenfixierung

Manchmal möchten Sie bestimmte Spalten links an Ort und Stelle behalten, während Sie einen Bildlauf durchführen oder zu einer anderen Position auf dem Datenblatt navigieren. Angenommen, Sie möchten z. B. eine Spalte, die immer einen Titel oder eine ID anzeigt, an Ort und Stelle behalten, damit Sie einen Datensatz leicht identifizieren können. Hierfür können Sie eine oder mehrere Spalten an ihrem Ort fixieren.

Hinweis : Zum Fixieren von Spalten oder zum Aufheben der Spaltenfixierung auf einem Datenblatt müssen Sie zuerst eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht öffnen.

Fixieren von einer oder mehreren Spalten

  1. Markieren Sie die Spalte oder Spalten, die Sie fixieren möchten.

    Zum Auswählen einer Spalte klicken Sie auf die Spaltenüberschrift für diese Spalte. Um aneinander grenzende Spalten auszuwählen, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, und klicken Sie auf die zusätzlichen Spaltenüberschriften. Es ist nicht möglich, nicht nebeneinander liegende Spalten auszuwählen. Wählen Sie zusätzliche Spalten aus, und fixieren Sie diese separat.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spalten fixieren.

    Hinweis : Alle fixierten Spalten werden auf die linke Seite neben die anderen Spalten verschoben. Wenn Sie diese Spalten wieder an ihre ursprüngliche Position bringen möchten, müssen Sie zuerst die Spaltenfixierung aufheben. Danach können Sie jede Spalte an die gewünschte Position ziehen.

Aufheben der Spaltenfixierung

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spaltenfixierung aufheben.

Seitenanfang

Ändern der Art der Gitternetzlinien und der Hintergrundfarbe

Durch Ändern der Art der Gitternetzlinien und der Hintergrundfarbe können Sie die Darstellung eines Datenblatts ändern. Außerdem können Sie die Hintergrundfarbe so festlegen, dass sie für jeden Datensatz wechselt. Informationen zur Vorgehensweise finden Sie im Abschnitt Ändern der Hintergrundfarbe von Zeilen im Wechsel.

Hinweis : Zum Festlegen der Art der Gitternetzlinien oder der Hintergrundfarbe auf einem Datenblatt müssen Sie zuerst eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht öffnen.

Festlegen der Art der Gitternetzlinien

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf den Pfeil neben der Schaltfläche Gitternetzlinien.

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Art der Gitternetzlinien.

    Schaltfläche 'Gitternetzlinien' in der Gruppe 'Schriftart'

Festlegen der Hintergrundfarbe

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf den Pfeil neben der Schaltfläche Füll-/Hintergrundfarbe.

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Hintergrundfarbe.

    Schaltfläche 'Füll-/Hintergrundfarbe' in der Gruppe 'Schriftart'

Seitenanfang

Festlegen von Standardwerten für die Darstellung eines Datenblatts

Die Standardwerte, die die anfängliche Darstellung eines Datenblatts festlegen, können angepasst werden. Durch Anpassen der Standardwerte kann allen neuen Datenblättern ein standardisiertes Erscheinungsbild verliehen werden. Diese Einstellungen können im Dialogfeld Access-Optionen geändert werden. Die von Ihnen vorgenommenen Layouteinstellungen gelten für alle Datenbanken und nicht nur für die aktuelle Datenbank.

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche .

  2. Klicken Sie auf Access-Optionen und anschließend auf Datenblatt.

  3. Legen Sie die gewünschten Optionen fest.

  4. Klicken Sie auf OK.

Seitenanfang

Anzeigen der Spaltengesamtergebnisse

Manchmal ist es praktisch, am Ende einer Spalte die Gesamtsumme anzuzeigen. Office Access 2007 verfügt über ein neues Tool, das als Ergebniszeile bezeichnet wird und das Addieren der Daten in einer Spalte vereinfacht. Sie können die Ergebniszeile auch zum Ausführen anderer Berechnungen verwenden, z. B. zum Berechnen von Durchschnittswerten, zum Zählen von Elementen in einer Spalte und zum Suchen von Minimal- und Maximalwerten in einer Datenspalte.

Summenzeilen in einem Datenblatt

Zum Anzeigen der Ergebniszeile beim Betrachten eines Datenblatts gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

    Am Ende des Datenblatts wird eine neue Zeile mit dem Wort Gesamt in der ersten Spalte angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Zelle, die das Wort Gesamt enthält.

    Beachten Sie, dass in der Zelle ein Pfeil angezeigt wird.

  3. Klicken Sie auf den Pfeil, um eine Aggregatfunktion auszuwählen.

    Welche Aggregatfunktionen zur Verfügung stehen, hängt vom Datentyp in der Spalte ab. Wenn die Spalte z. B. Währungsdaten enthält, sehen Sie eine Liste von Funktionen wie in der vorherigen Grafik.

Weitere Informationen zum Verwenden einer Ergebniszeile erhalten Sie, wenn Sie in diesem Artikel auf die Verknüpfung im Abschnitt Siehe auch klicken.

Seitenanfang

Ändern der Hintergrundfarbe von Zeilen im Wechsel

Die Hintergrundfarbe für Zeilen im Wechsel auf einem Datenblatt kann unabhängig von der regulären Hintergrundfarbe festgelegt werden. Durch eine wechselnde Hintergrundfarbe können benachbarte Zeilen besser voneinander unterschieden werden.

Hinweis : Zum Ändern der Hintergrundfarbe von Zeilen im Wechsel auf einem Datenblatt müssen Sie zuerst eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht öffnen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf den Pfeil neben der Schaltfläche Alternative Füllung/Hintergrundfarbe.

    Schaltfläche 'Alternative Füll-/Hintergrundfarbe' in der Gruppe 'Schriftart'

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Hintergrundfarbe für die jeweils zweite Zeile.

Seitenanfang

Ihre Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×