Verbinden einer externen Liste mit Outlook

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Sie können eine externe Liste, die Kunden, Aufgaben, Termine oder Beiträge enthält, mit Microsoft Outlook 2013 verbinden. Sobald die Verbindung besteht, können Sie die Daten in den vertrauten Outlook-Benutzeroberflächen anzeigen, bearbeiten und drucken, als würde es sich um systemeigene Outlook-Informationen handeln. Handelt es sich bei den Daten um Kontaktinformationen, beispielsweise Kunden, können Sie diese sogar anrufen, ihnen E-Mails senden und Besprechungsanfragen erstellen. Die Synchronisierung der Daten erfolgt bidirektional. In Outlook 2013 vorgenommene Änderungen werden automatisch mit der externen Datenquelle synchronisiert. An der externen Datenquelle vorgenommene Änderungen werden mit den Elementen in Outlook 2013 synchronisiert, wofür jedoch ggf. eine Aktualisierung ausgeführt werden muss.

Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten.

Was möchten Sie tun?

Vorbemerkung

Allgemeine vorbereitende Aufgaben

Outlook-spezifische vorbereitende Aufgaben

Verbinden einer externen Liste mit Outlook 2013

Erste Schritte

Für das Arbeiten mit externen Daten müssen vorher mehrere Aufgaben ausgeführt werden, damit der sichere Zugriff auf die Daten möglich ist. Sie können die folgenden Informationen zur Planung der nächsten Schritte heranziehen. Bei Problemen bei der Arbeit mit externen Daten finden Sie hier ggf. auch Informationen zur Identifizierung des Problems. Für den Zugriff auf externe Daten müssen Sie oder ein Administrator folgende Schritte ausführen:

Allgemeine vorbereitende Aufgaben

Vorbereiten der externen Datenquelle    Ein Administrator muss eventuell ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle bereitstellen, sodass sichergestellt ist, dass die richtigen Personen auf die Daten zugreifen können und die Daten nicht in falsche Hände geraten. In einer externen Datenbank kann der Administrator zudem spezielle Tabellen, Ansichten, Abfragen usw. erstellen, um die Ergebnisse auf die Elemente zu beschränken, die benötigt werden, und um die Leistung zu verbessern.

Konfigurieren von SharePoint-Diensten und-Konten    Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Service aktivieren.

Konfigurieren von Secure Store Services    Ein Administrator muss gehen Sie folgendermaßen vor: Ermitteln der Zugriffsmodus für die externen Daten Datenquelle, eine Zielanwendung erstellen und die Anmeldeinformationen für die Zielanwendung festlegen.

Konfigurieren von Business Data Connectivity Services    Ein Administrator muss sicherstellen, dass den Benutzer, der das externe hat Typ über die Berechtigung zum Business Data Connectivity-Metadatenspeicher und erstellt die entsprechenden Benutzer auf den externen Inhaltstyp, die die externe Liste basiert zugreifen auf Inhalt.

Erstellen eines externen Inhaltstyps    Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen über Verbindungen, Zugriffsrechte, Arbeitsweisen, Spalten, Filter und andere Metadaten enthält, mit denen die Daten aus der externen Datenquelle abgerufen werden.

Erstellen einer externen Liste    Ein Benutzer muss eine externe Liste erstellen, die auf dem externen Inhaltstyp und je nach Bedarf mindestens einer Ansicht der externen Liste basiert.

Stellen Sie sicher, dass Office-Produkte zur Verwendung bereit sind.    Zum Synchronisieren von externer Daten mit Office-Produkten, benötigen Sie Windows 7 oder höher und die folgenden kostenlosen Softwareprodukte, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 und WCF Data Services 5.0 für OData V3 auf jedem Clientcomputer (falls erforderlich, Sie automatisch zum Herunterladen der Software aufgefordert werden). Vergewissern Sie sich außerdem die Option für die Office-Installation, Business Connectivity Services aktiviert ist (Dies ist die Standardeinstellung). Diese Option installiert die Business Connectivity Services Client Runtime die folgenden unterstützt: zwischengespeichert und synchronisiert mit externen Daten, ordnet Geschäftsdaten externe Inhaltstypen, zeigt das Auswahltool für externe Elemente in Office-Produkten und führt benutzerdefinierte Lösungen in Office-Produkten.

Outlook-spezifische vorbereitende Aufgaben

Aktivieren des Offlinesynchronisierung für Feature externe Listen    Das Feature Farm- und die Offlinesynchronisierung für externe Listen, muss auch aktiv sein. Dieses Feature ist standardmäßig Ebene der Farm aktiv, aber nicht aktiv ist standardmäßig auf Websiteebene.

Erstellen eines Outlook unterstützten externen Inhaltstyps     Wenn Sie einen externen Inhaltstyp erstellen, ein Benutzer aktivieren die Option Offline synchronisieren support und legen Sie im Feld Office-Elementtyp auf eine der folgenden muss: Kontakt, Termin, Aufgabe oder Beitrag.

Zuordnen entsprechender Felder    Ein Benutzer muss eine oder mehrere Felder für den externen Inhaltstyp den entsprechenden Outlook-Feldern zuordnen.

Beim Zuordnen eines externen Inhaltstyps wie Kunde zu einem Outlook-Elementtyp wie Kontakt müssen Sie die einzelnen Felder im externen Inhaltstyp, z. B. Vorname Kunde, Nachname Kunde, Kundenadresse und Kundentelefon, den entsprechenden Feldern für den Outlook-Elementtyp, z. B. Vorname, Nachname, AdresseGeschäftlich und TelefonGeschäftlich des Kunden, explizit zuordnen.

Es müssen zwar nicht alle entsprechenden Felder zugeordnet werden, auf jeden Fall aber die folgenden.

Outlook-Elementtyp

Outlook-Elementfeld

Kontakt

Nachname

Aufgabe

Betreff

Termin

Beginnt um, Endet um und Betreff

Beitrag

Betreff

Nicht zugeordnete Felder werden je nach Anzahl wie folgt als erweiterte Eigenschaften angezeigt:

  • Benachbart    Wird dem Formularbereich unten auf der Standardseite eines Outlook-Formulars angefügt (2 bis 5 Felder).

  • Separate    Als neue Seite hinzugefügt einem Outlook-Formular (mindestens 6 Felder).

Wenn der externe Inhaltstyp nicht direkt einem Outlook-Elementtyp zugeordnet werden kann, können Sie die Felder dem Outlook-Elementtyp "Beitrag" zuordnen, der den allgemeinsten Elementtyp darstellt.

Seitenanfang

Verbinden einer externen Liste mit Outlook 2013

  1. Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, die die externe Liste enthält.

  2. Klicken Sie auf Liste > Verbindung mit Outlook herstellen.

  3. Falls erforderlich, wird Outlook 2013 geöffnet und im Navigationsbereich eine neue Outlook-Datendatei (BCSStorage.pst) namens Externe SharePoint-Listen und dann ein Ordner mit dem Namen <Website> - <Externe Liste> erstellt.

Tipp :  Standardmäßig werden die Daten alle sechs Stunden automatisch aktualisiert, dieser Wert kann aber geändert werden. Um sicherzustellen, dass aktuelle Daten aus der externen Datenquelle angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie dann auf Jetzt synchronisieren.

Hinweis :  Standardmäßig zeigt Outlook 2013 nur Felder an, die vom Autor des externen Inhaltstyps explizit entsprechenden Outlook-Feldern zugeordnet wurden. Alternativ können Sie wie folgt vorgehen, um alle Felder aus der externen Liste, ob zugeordnet oder nicht, anzuzeigen:

  • Öffnen Sie ein Element in einem Formular. (Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Anzeigen auf <Name> Details.)

  • Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Outlook-Ansicht, und beziehen Sie in diesen alle Felder aus der externen Liste ein.

Weitere Informationen zum Anzeigen von Feldern und Erstellen benutzerdefinierter Ansichten finden Sie im Outlook-Hilfesystem.

Seitenanfang

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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