Verbessern der Lesbarkeit von Zusammenfassungsdaten mithilfe einer Kreuztabellenabfrage

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wenn Sie die Zusammenfassungsdaten, um, damit es einfacher zu lesen und zu verstehen, bietet eine Kreuztabellenabfrage umstrukturieren möchten.

Eine Kreuztabellenabfrage einer Summe, Mittelwert oder andere Aggregatfunktion berechnet und dann gruppiert die Ergebnisse nach zwei Sätze von Werten – entlang der Seite des Datenblatts und entlang der oberen Seite.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Erstellen einer Kreuztabellenabfrage

Verwenden von Bereichen oder Intervallen für Überschriften

Auffordern zur Eingabe eines Parameters zur Einschränkung von Zeilenüberschriften

Ersetzen von Nullwerten durch Nullen

Tipps zu Kreuztabellenabfragen

Übersicht

Eine Kreuztabellenabfrage ist eine Art Auswahlabfrage an. Wenn Sie eine Kreuztabellenabfrage ausführen, zeigen die Ergebnisse in einem Datenblatt, die von anderen Arten der Datenblätter eine andere Struktur hat.

Die Struktur einer Kreuztabellenabfrage kann damit es einfacher zu lesen als eine einfache SELECT-Anweisung Abfrage, die die gleichen Daten angezeigt werden, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

Eine Auswahlabfrage und eine Kreuztabellenabfrage, die dieselben Daten anzeigen

1. Bei einer Auswahlabfrage werden zusammenfassende Daten vertikal nach Mitarbeiter und Kategorie gruppiert.

2. eine Kreuztabellenabfrage kann dieselben Daten anzeigen, aber die Daten gruppiert, horizontal und vertikal, damit das Datenblatt mehr komprimieren und leichter lesbar werden kann.

Erstellen von Kreuztabellenabfragen

Beim Erstellen einer Kreuztabellenabfrage geben Sie an, welche Felder Zeilenüberschriften und welche Spaltenüberschriften enthalten sollen und welches Feld Werte enthält, die zusammengefasst werden sollen. Für Spaltenüberschriften und zusammenzufassende Werte kann nur jeweils ein einziges Feld verwendet werden, während Sie zur Angabe von Zeilenüberschriften drei Felder verwenden können.

Zeilenüberschriften, Spaltenüberschriften und zusammenzufassende Werte können auch mithilfe von Ausdrücken erstellt werden.

Diagramm einer Kreuztabellenabfrage

1. Eine, zwei oder drei Spalten auf dieser Seite enthalten Zeilenüberschriften. Die Namen der Felder, die als Zeilenüberschriften verwendet werden, werden in der obersten Zeile dieser Spalten angezeigt.

2. Hier werden die Zeilenüberschriften angezeigt. Die Anzahl der Zeilen im Kreuztabellendatenblatt kann schnell anwachsen, wenn Sie mehrere Felder für Zeilenüberschriften verwenden, da jede Kombination von Zeilenüberschriften angezeigt wird.

3. Die Spalten auf dieser Seite enthalten Spaltenüberschriften und Zusammenfassungswerte. Beachten Sie, dass der Name des Spaltenüberschriftsfelds in dem Datenblatt nicht angezeigt wird.

4. Hier werden Zusammenfassungswerte angezeigt.

Methoden zum Erstellen der Kreuztabellenabfrage

Verwenden Sie die Kreuztabellenabfrage-Assistent    Die Kreuztabellenabfrage-Assistent wird in der Regel die schnellste und einfachste Möglichkeit zum Erstellen einer Kreuztabellenabfrage. Bedeutet die meisten Aufgaben für Sie, aber es gibt einige Optionen, die der Assistent keine bietet.

Der Assistent weist die folgenden Vorteile:

  • Es ist einfach zu verwenden.    Wenn Sie es verwenden möchten, starten Sie den Assistenten, und klicken Sie dann eine Reihe von schrittweisen Fragen beantworten.

  • sie können automatisch in Intervalle gruppieren.    Wenn Sie ein Feld verwenden, enthält Uhrzeitdaten Sie Datums-/für Spaltenüberschriften, der Assistent auch hilft, die Daten in Intervalle, wie etwa Monate oder Quartale zu gruppieren.

    Tipp : Wenn Sie Werte für Spaltenüberschriften aus einem Datum/Uhrzeit-Feld verwendet, aber die Daten in Intervalle gruppieren, die der Assistent nicht, wie etwa Geschäftsjahr oder Biennium, bietet möchten möchten verwenden Sie nicht den Assistenten zum Erstellen einer Abfrage. In diesem Fall erstellen Sie die Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht, und verwenden Sie einen Ausdruck zum Erstellen der Intervalle.

  • Als Ausgangspunkt verwendet werden.    Sie können mit dem Assistenten für die Kreuztabellenabfrage zu erstellen, die gewünschte und dann den Abfrageentwurf mithilfe der Entwurfsansicht optimieren.

Jedoch nicht deaktiviert werden mithilfe des Assistenten:

  • Verwenden Sie mehr als eine Tabelle oder Abfrage als eine Datenherkunft an.

  • Verwenden Sie eine Ausdruck, um Felder zu erstellen.

  • Hinzufügen einer Aufforderung an.

  • Geben Sie eine Liste mit festen Werten, die als Spaltenüberschriften verwendet.

    Im letzten Schritt des Assistenten können Sie festlegen, dass die Abfrage in der Entwurfsansicht ändern. So können Sie Designelemente Abfrage hinzufügen, die der Assistenten, wie z. B. zusätzliche Datensatzquellen nicht unterstützt.

Arbeiten in der Entwurfsansicht     Entwurfsansicht können Sie mehr Kontrolle über Ihre Abfrageentwurf. Unterstützt die Features, die nicht im Assistenten verfügbar sind.

Erwägen Sie die Verwendung der Entwurfsansicht Ihrer Kreuztabellenabfrage zu erstellen, wenn Sie möchten:

  • Haben Sie mehr Kontrolle über den Prozess. Mit dem Assistenten können Sie entscheiden.

  • Verwenden Sie mehr als eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle an.

  • Hinzufügen einer Aufforderung zu einer Abfrage an.

  • Verwenden von Ausdrücken als Felder in Ihrer Abfrage.

  • Geben Sie eine Liste mit festen Werten an als Spaltenüberschriften verwendet.

  • Üben Sie die Verwendung der Entwurfsbereich.

Schreiben einer Abfrage in SQL-Ansicht    Wenn Sie es vorziehen, können Sie eine Kreuztabellenabfrage in der SQL-Ansicht, schreiben. Sie können keine jedoch Parameterdatentypen angeben, mithilfe der SQL-Ansicht. Wenn Sie einen Parameter in der Kreuztabellenabfrage verwenden möchten, müssen Sie den Datentyp für Parameter angeben, indem Sie Ihre Abfrage in der Entwurfsansicht.

Tipp : Denken Sie daran, Sie sind nicht bei der Verwendung von nur eine Methode zum Erstellen einer Kreuztabellenabfrage beschränkt. Sie können verwenden Sie den Assistenten zum Erstellen der Abfrage, und klicken Sie dann mit der Entwurfsansicht den Abfrageentwurf ändern.

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Erstellen einer Kreuztabellenabfrage

Erstellen einer Kreuztabellenabfrage mit dem Kreuztabellenabfrage-Assistenten

Erstellen einer Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht

Erstellen einer Kreuztabellenabfrage in der SQL-Ansicht

Erstellen einer Kreuztabellenabfrage mit dem Kreuztabellenabfrage-Assistenten

Verwenden die Kreuztabellenabfrage-Assistent erfordert, dass Sie eine einzelne Tabelle oder Abfrage als Datensatzquelle für eine Kreuztabellenabfrage verwenden. Wenn Sie eine einzelne Tabelle keinen alle Daten, die in der Kreuztabellenabfrage enthalten sein sollen, starten Sie durch Erstellen einer Auswahlabfrage, die die Daten zurückgegeben werden, die sollen. Weitere Informationen zum Erstellen einer Auswahlabfrage finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrage-Assistent.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Abfrage auf Kreuztabellen-Abfrageassistent und dann auf OK.

    Der Kreuztabellen-Abfrageassistent wird aufgerufen.

  3. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten die Tabelle oder Abfrage aus, mit der Sie eine Kreuztabellenabfrage erstellen möchten.

  4. Wählen Sie auf der nächsten Seite das Feld aus, das die Werte enthält, die als Zeilenüberschriften verwendet werden sollen.

    Sie können maximal drei Felder auswählen, die als Quellen für Zeilenüberschriften fungieren sollen. Je weniger Zeilenüberschriften Sie jedoch verwenden, um so einfacher lesbar ist das Kreuztabellendatenblatt.

    Falls Sie mehrere Felder zum Bereitstellen von Zeilenüberschriften auswählen, bestimmt die Reihenfolge, in der Sie die Felder auswählen, die Standardreihenfolge, in der die Ergebnisse sortiert werden.

  5. Wählen Sie auf der nächsten Seite das Feld aus, das die Werte enthält, die als Spaltenüberschriften verwendet werden sollen.

    Grundsätzlich sollten Sie ein Feld auswählen, das nur wenige Werte enthält, um eine gute Lesbarkeit der Ergebnisse zu gewährleisten. So ist beispielsweise ein Feld mit nur wenigen möglichen Werten (zum Beispiel das Geschlecht) unter Umständen einem Feld vorzuziehen, das viele unterschiedliche Werte enthalten kann (zum Beispiel das Alter).

    Falls das Feld, das Sie für Spaltenüberschriften gewählt haben, den Datentyp "Datum/Uhrzeit" aufweist, enthält der Assistent einen zusätzlichen Schritt, in dem Sie angeben können, wie die Daten in Intervalle (zum Beispiel Monate oder Quartale) gruppiert werden können.

  6. Wenn Sie ein Feld vom Typ "Datum/Uhrzeit" für Spaltenüberschriften ausgewählt haben, werden Sie auf der nächsten Seite des Assistenten zur Angabe des Intervalls aufgefordert, in dem die Datumswerte gruppiert werden sollen. Sie können Jahr, Quartal, Monat, Datum oder Datum/Uhrzeit angeben. Wenn Sie kein Feld vom Typ "Datum/Uhrzeit" für Spaltenüberschriften gewählt haben, wird diese Seite des Assistenten übersprungen.

  7. Wählen Sie auf der nächsten Seite ein Feld und eine Funktion aus, um die Zusammenfassungswerte zu berechnen. Der Datentyp des ausgewählten Felds bestimmt, welche Funktionen verfügbar sind.

  8. Aktivieren oder deaktivieren Sie auf derselben Seite das Kontrollkästchen Gesamtsumme jeder Zeile berechnen, um Zeilensummen ein- oder auszuschließen.

    Falls Zeilensummen berechnet werden, weist die Kreuztabellenabfrage eine zusätzliche Zeilenüberschrift auf, für die dasselbe Feld und dieselbe Funktion wie für den Feldwert verwendet werden. Bei Berechnung einer Zeilensumme wird eine zusätzliche Spalte eingefügt, in der die übrigen Spalten zusammengefasst sind. Wird mit der Kreuztabellenabfrage beispielsweise ein Durchschnittsalter nach Ort und Geschlecht errechnet (mit Spaltenüberschriften nach Geschlecht), wird in der zusätzlichen Spalte das Durchschnittsalter nach Ort für alle Geschlechter ermittelt.

    Die Funktion, mit der Zeilensummen berechnet werden, können Sie ändern, indem Sie die Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht bearbeiten.

  9. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten einen Namen für die Abfrage ein, und geben Sie dann an, ob Sie die Ergebnisse anzeigen oder den Abfrageentwurf ändern möchten.

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Erstellen einer Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht

Mithilfe von Entwurfsansicht die Kreuztabellenabfrage erstellen möchten, können Sie beliebig viele Datensatzquellen (Tabellen und Abfragen) werden soll. Sie können das Design weiter, einfache, indem Sie zuerst eine Auswahlabfrage, die alle Daten zurückgibt, dass die gewünschte erstellen und dann die Abfrage als nur Datensatzquelle für eine Kreuztabellenabfrage verwenden. Weitere Informationen zum Erstellen einer Auswahlabfrage finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Beim Erstellen einer Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht geben Sie in den Zeilen Summe und Kreuztabelle im Entwurfsbereich an, aus welchem Feld die Werte zu Spaltenüberschriften, zu Zeilenüberschriften und zu einer Summe, einem Mittelwert oder einer Anzahl werden oder anderweitig berechnet werden.

Teile einer Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht

1. Die Einstellungen in diesen Zeilen bestimmen, ob es sich bei dem Feld um eine Zeilenüberschrift, eine Spaltenüberschrift oder einen Zusammenfassungswert handelt.

2. Mit dieser Einstellung werden die Werte des Felds als Zeilenüberschriften angezeigt.

3. Mit dieser Einstellung werden die Werte des Felds als Spaltenüberschriften angezeigt.

4. Mit diesen Einstellungen werden die Zusammenfassungswerte erstellt.

Erstellen Sie die Abfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf jede Tabelle oder Abfrage, die Sie als Datensatzquelle verwenden möchten.

    Wenn mehrere Datensatzquellen verwendet werden, müssen Sie sicherstellen, dass die Tabellen oder Abfragen über gemeinsame Felder verknüpft sind. Weitere Informationen zum Verknüpfen von Tabellen und Abfragen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  3. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Kreuztabelle.

  5. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf jedes Feld, das Sie als Quelle für Zeilenüberschriften verwenden möchten. Für Zeilenüberschriften können Sie maximal drei Felder auswählen.

  6. Wählen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kreuztabelle für jedes Zeilenüberschriftsfeld Zeilenüberschrift aus.

    Sie können in der Zeile Kriterien einen Ausdruck eingeben, um die Ergebnisse für dieses Feld einzuschränken. Darüber hinaus können Sie mithilfe der Zeile Sortieren eine Sortierreihenfolge für ein Feld angeben.

  7. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Feld, das Sie als Quelle für Spaltenüberschriften verwenden möchten. Für Spaltenüberschriften können Sie nur ein einziges Feld auswählen.

  8. Wählen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kreuztabelle für das Spaltenüberschriftsfeld den Eintrag Spaltenüberschrift aus.

    In der Zeile Kriterien können Sie einen Ausdruck eingeben, um die Ergebnisse für das Spaltenüberschriftsfeld einzuschränken. Durch die Verwendung eines Kriterienausdrucks zusammen mit dem Spaltenüberschriftsfeld wird jedoch die Anzahl der Spalten, die von der Kreuztabellenabfrage zurückgegeben werden, nicht eingeschränkt. Stattdessen wird eingeschränkt, welche Spalten Daten enthalten. Angenommen, für ein Spaltenüberschriftsfeld sind drei Werte möglich: rot, grün und blau. Wenn Sie das Kriterium ='blau' auf das Spaltenüberschriftsfeld anwenden, wird in der Kreuztabelle jedoch weiterhin eine Spalte für den Wert "grün" und eine für den Wert "rot" angezeigt. Nur die Spalte für den Wert "blau" enthält jedoch Daten.

    Wenn Sie die Werte einschränken möchten, die als Spaltenüberschriften angezeigt werden, können Sie mit der Eigenschaft Fixierte Spaltenüberschriften der Abfrage eine Liste fester Werte angeben. Weitere Informationen finden Sie unter Angeben fester Werte für Spaltenüberschriften.

  9. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Feld, das Sie zur Berechnung von Zusammenfassungswerten verwenden möchten. Für Zusammenfassungswerte können Sie nur ein einziges Feld auswählen.

  10. Wählen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Summe für das Zusammenfassungswertefeld eine Aggregatfunktion für die Berechnung der Werte aus.

  11. Wählen Sie in der Zeile Kreuztabelle für das Zusammenfassungswertefeld den Eintrag Wert aus.

    Sie können keine Kriterien für ein Zusammenfassungswertefeld angeben und nicht nach einem solchen Feld sortieren.

  12. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Angeben fester Werte für Spaltenüberschriften

Wenn Sie für Spaltenüberschriften feste Werte angeben möchten, können Sie die Eigenschaft Fixierte Spaltenüberschriften der Abfrage festlegen.

  1. Öffnen Sie die Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Wenn das Eigenschaftenblatt nicht sichtbar ist, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  3. Stellen Sie im Eigenschaftenblatt direkt über der Registerkarte Allgemein sicher, dass als Auswahltyp der Typ Abfrageeigenschaften festgelegt ist. Klicken Sie andernfalls auf eine leere Stelle über dem Abfrageentwurfsbereich.

  4. Geben Sie im Eigenschaftenblatt auf der Registerkarte Allgemein in der Eigenschaft Fixierte Spaltenüberschriften eine kommagetrennte Liste der Werte ein, die Sie als Spaltenüberschriften verwenden möchten.

    Einige Zeichen (wie zum Beispiel die meisten Satzzeichen) sind in Spaltenüberschriften nicht zulässig. Wenn Sie diese Zeichen in der Liste der Werte verwenden, ersetzt Access jedes dieser Zeichen durch einen Unterstrich (_).

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Erstellen einer Kreuztabellenabfrage in der SQL-Ansicht

SQL-Syntax für eine Kreuztabellenabfrage

Eine Kreuztabellenabfrage wird als eine TRANSFORMATION-Anweisung in SQL ausgedrückt. Eine TRANSFORMATION-Anweisung weist die folgende Syntax:

TRANSFORMATION Aggregatfunktion
SELECT-Anweisung
PIVOT Pivotfield [IN (Wert1[, Wert2[,...]])]

Die TRANSFORMATION-Anweisung besteht aus folgenden Teilen:

Teil

Beschreibung

Aggregatfunktion

Eine SQL-Aggregatfunktion, die für die ausgewählten Daten ausgeführt wird.

SELECT-Anweisung

Eine SELECT-Anweisung.

PivotField

Legen Sie das Feld oder die Ausdruck, den Sie zum Erstellen von Spaltenüberschriften im Resultset der Abfrage verwenden möchten.

Wert1; Wert2

Feste Werte, die zum Erstellen von Spaltenüberschriften verwendet werden.

SQL-Ansicht bedeutet keine Beschränkung die Anzahl von Tabellen oder Abfragen, die Sie als Datensatzquellen für eine Kreuztabellenabfrage verwenden können. Jedoch können Ihnen helfen, halten Sie das Design einfach durch Erstellen einer Auswahlabfrage, die alle Daten zurückgibt, die Sie in der Kreuztabellenabfrage verwenden möchten, und wählen Sie dann verwenden die Abfrage als Datensatzquelle. Weitere Informationen zum Erstellen einer Auswahlabfrage finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ansichten klicken Sie auf Ansicht, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

  4. Die Objektregisterkarte SQL Geben Sie oder fügen Sie die folgende SQL-Anweisung:

    TRANSFORM 
    SELECT
    FROM
    GROUP BY
    PIVOT
    ;
  5. Geben Sie in der ersten Zeile nach TRANSFORMIEREN, einen Ausdruck verwenden, um zusammenfassende Werte berechnen; beispielsweise Sum([Amount]).

    Beziehen Sie den Tabelle oder Abfrage Namen als Teil jeder Feldname ein, wenn Sie mehr als eine Tabelle oder Abfrage als Datensatzquelle verwenden, beispielsweise Summe ([Kosten]. [ Amount]).

  6. Geben Sie in der zweiten Zeile nach Wählen, einer Liste von Feldern oder Feldausdrücke, die Sie für Zeilenüberschriften verwenden möchten. Trennen Sie die Listenelemente durch Kommas; beispielsweise [Budget]. [Dept_ID], [Kosten]. [Typ].

  7. Klicken Sie auf der dritten Zeile nach aus, geben Sie eine Liste der Tabellen oder Abfragen, in denen Sie als Datensatzquellen verwenden; beispielsweise Budget, Ausgaben.

  8. Geben Sie in der vierten Zeile nach GROUP BY, derselben Liste der verwendeten Felder in der SELECT-Klausel, in Schritt 6.

  9. Geben Sie in der fünften Zeile nach PIVOT, einen Feldnamen oder Ausdruck, der für Spaltenüberschriften verwenden möchten; beispielsweise PIVOT [Budget]. [ Year].

Fügen Sie eine Sortierreihenfolge für eine zeilenüberschriftsfeld

Verwenden Sie eine ORDER BY-Klausel, um eine Kreuztabellenabfrage in der SQL-Ansicht eine Sortierreihenfolge hinzuzufügen.

  1. Einfügen einer Linie zwischen die GROUP BY-Klausel und die PIVOT-Klausel.

  2. Geben Sie in der neuen Zeile ORDER BY gefolgt von einem Leerzeichen ein.

  3. Geben Sie den Feldnamen oder den Ausdruck, der Sie sortieren möchten; beispielsweise ORDER BY [Kosten]. [Expense_Class]

    Standardmäßig wird eine ORDER BY-Klausel Werte in aufsteigender Reihenfolge sortiert. Wenn Sie in absteigender Reihenfolge sortieren möchten, geben Sie DESC nach den Feldnamen oder den Ausdruck.

  4. Wenn Sie auf ein weiteres Feld oder Ausdruck sortieren möchten, geben Sie ein Semikolon ein, und geben Sie dann den zusätzlichen Feldnamen oder Ausdruck. Sortierung erfolgt in der Reihenfolge, die die Felder oder Ausdrücke in der ORDER BY-Klausel angezeigt werden.

Grenzwerte für Zeilen- oder Spaltenüberschriften verwendet

Die folgenden Verfahren können zu eine Liste mit Werten, die als Spaltenüberschriften verwenden, und fügen Kriterien, um Ihre Überschrift Zeilenfelder angeben. Diese Verfahren wird davon ausgegangen, dass Sie die Kreuztabellenabfrage in der SQL-Ansicht zu öffnen haben.

Geben Sie fester Werte als Spaltenüberschriften verwenden an

  • Geben Sie am Ende der PIVOT-Klausel, IN, gefolgt von einer durch Trennzeichen getrennte Liste mit Werten (in Klammern gesetzt), um die als Spaltenüberschriften verwenden. Beispielsweise IN (2007, 2008, 2009, 2010) vier Spaltenüberschriften erzeugt: 2007, 2008, 2009, 2010.

Wenn Sie einen festen Wert, der nicht auf einen Wert des Felds aus dem Feld Pivot entsprechen angeben, wird die fester Wert eine Spaltenüberschrift für eine leere Spalte aus.

Hinzufügen von Abfragekriterien zum Einschränkung von Zeilenüberschriften

  1. Einfügen einer neuen Zeile nach der FROM-Klausel.

  2. Geben Sie ein , gefolgt von einem Kriterium Feld.

    Wenn Sie weitere Kriterien verwenden möchten, können Sie das und und oder-Operatoren, um Ihre WHERE-Klausel zu erweitern. Sie können auch in der Gruppe Kriterien Klammern in logischen Gruppen verwenden.

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Verwenden von Bereichen oder Intervallen für Überschriften

Manchmal werden statt jeder Wert eines Felds für Zeilen- oder Spaltenüberschriften zu verwenden, die Werte eines Felds in Bereiche zu gruppieren, und verwenden Sie dann die betreffenden Bereiche für Zeilen- oder Spaltenüberschriften. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie ein Altersfeld "" für Spaltenüberschriften verwenden. Statt eine Spalte für jedes Alter zu verwenden, können Sie bevorzugen jeweils das Spalten, die ALTER Bereiche darstellen.

Mit der Wenn-Funktion in einem Ausdruck können Sie Bereiche für Zeilen- oder Spaltenüberschriften erstellen.

Tipp : Wenn Sie Intervalle mit einem Feld vom Typ "Datum/Uhrzeit" erstellen möchten, sollten Sie erwägen, hierfür den Kreuztabellen-Abfrageassistenten zu nutzen. Mit dem Assistenten können Sie Datumswerte in die Intervalle Jahr, Quartal, Monat, Datum oder Datum/Uhrzeit gruppieren. Wenn keines dieser Intervalle Ihren Vorstellungen entspricht, sollten Sie die Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht erstellen und die gewünschten Intervalle anschließend mit den in diesem Abschnitt erläuterten Verfahren erstellen.

Funktionsweise von "Wenn"

Die Wenn -Funktion funktioniert nach Auswertung eines Ausdrucks aus, und klicken Sie dann einen Wert, wenn der Ausdruck true ist oder einem anderen Wert zurückgeben, wenn der Ausdruck false ist. Sie können IIf -Anweisungen zum Erstellen einer logischen Reihenfolge Vergleiche schachteln. Daher können Sie IIf numerisches Feldwerte in Bereiche aufteilen.

Syntax der Wenn-Funktion

Wenn ( Ausdruck ; True-Teil ; False-Teil )

Die Syntax der Wenn-Funktion weist die folgenden Argumente auf:

Argument

Beschreibung

Ausdruck

Erforderlich. Der auszuwertende Ausdruck.

True-Teil

Erforderlich. Wert oder Ausdruck, der zurückgegeben wird, wenn Ausdruck auf Wahr festgelegt ist.

False-Teil

Erforderlich. Wert oder Ausdruck, der zurückgegeben wird, wenn Ausdruck auf Falsch festgelegt ist.

Erstellen von Bereichen mithilfe von Ausdrücken

  1. Öffnen Sie die Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Feld mit der rechten Maustaste auf eine leere Spalte, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zoom.

  3. Geben Sie im Feld Zoom einen Feldalias ein, gefolgt von einem Doppelpunkt (:).

  4. Geben Sie Wenn() ein.

  5. Geben Sie innerhalb der Klammern hinter Wenn einen Vergleichsausdruck ein, der den ersten Bereich der Feldwerte definiert.

    Angenommen, Sie erstellen Bereiche für ein Altersfeld und möchten Bereiche von jeweils 20 Jahren festlegen. Der Vergleichsausdruck für den ersten Bereich lautet dann [Alter]<21.

  6. Geben Sie nach dem Vergleichsausdruck ein Semikolon und danach einen Namen für den Bereich ein, den Sie in Anführungszeichen einschließen. Der angegebene Name ist die Kreuztabellenüberschrift für Werte, die innerhalb dieses Bereichs liegen.

    Geben Sie beispielsweise hinter [Alter]<21 ein Semikolon und dann "0-20 Jahre" ein.

  7. Geben Sie hinter dem Bereichsnamen ein Semikolon ein (außerhalb der Anführungszeichen), und führen Sie dann einen der folgenden Schritte durch:

    • Geben Sie zum Erstellen eines weiteren Bereichs Wenn() ein, und wiederholen Sie dann die Schritte 5, 6 und 7.

    • Geben Sie für den letzten Bereich lediglich einen Namen ein.

      Ein vollständig geschachtelter Wenn-Ausdruck, der ein Altersfeld in Bereiche von jeweils 20 Jahren aufteilt, kann beispielsweise folgendermaßen aussehen (die Zeilenumbrüche wurden zur Verbesserung der Lesbarkeit hinzugefügt):

      IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))

      Hinweis : Wenn Access den Ausdruck auswertet, wird der Vorgang angehalten, sobald eine der Wenn-Anweisungen als wahr ausgewertet wird. Sie müssen das untere Ende der einzelnen Bereiche nicht angeben, da jeder Wert, der niedriger ist als das untere Ende eines vorgegebenen Bereichs, bereits als wahr ausgewertet wurde.

  8. Wählen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Summe die Option Gruppieren nach aus.

  9. Geben Sie in der Zeile Kreuztabelle an, ob die Bereiche als Zeilenüberschriften oder Spaltenüberschriften verwendet werden sollen. Beachten Sie, dass Sie bis zu drei Zeilenüberschriften, aber nur eine Spaltenüberschrift angeben können.

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Auffordern zur Eingabe eines Parameters zur Einschränkung von Zeilenüberschriften

Es empfiehlt sich, eine Kreuztabellenabfrage so einzurichten, dass sie bei der erstmaligen Ausführung zur Eingabe von Daten auffordert. Angenommen, Sie verwenden verschiedene Spaltenüberschriften, von denen eine "Land/Region" lautet. Statt immer Daten für jedes Land anzuzeigen, kann es sinnvoll sein, dass die Abfrage zur Eingabe eines Namens auffordert, und dann Daten der Benutzereingabe entsprechend ausgibt.

Eine Aufforderung zur Eingabe von Parametern kann für jedes Zeilenüberschriftsfeld hinzugefügt werden.

Hinweis : Eine Aufforderung zur Eingabe von Parametern können Sie auch einem Spaltenüberschriftsfeld hinzufügen. Die angezeigte Spaltenanzahl wird hierdurch jedoch nicht eingeschränkt. Weitere Informationen zur Einschränkung der angezeigten Spalten finden Sie im Abschnitt Angeben fester Werte für Spaltenüberschriften.

  1. Öffnen Sie die Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Geben Sie in der Zeile Kriterien des Zeilenüberschriftsfelds, für das Sie Benutzer zur Eingabe auffordern möchten, die in eckige Klammern eingeschlossene Frage ein. Die Frage wird bei Ausführung der Abfrage als Eingabeaufforderung angezeigt.

    Wenn Sie beispielsweise in der Zeile Kriterien die Frage [Welches Land oder welche Region?] eingeben, wird bei Ausführung der Abfrage ein Dialogfeld mit der Frage "Welches Land oder welche Region", ein Eingabefeld und die Schaltfläche OK angezeigt.

    Tipp : Wenn Sie Ihr Parameter flexible sein möchten, verketten Sie den Ausdruck mit Platzhaltern, mit dem wie -Operator. Beispielsweise anstelle von [welchem Land oder region?] als das Kriterium verwenden, können Sie mit wie [welchem Land oder region?] & "*" , stellen Sie den Parameter, die einen größeren Bereich der Eingabe entsprechen. Mit wie ändert sich nicht auf die Darstellung der Aufforderung aus.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Parameter.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Abfrageparameter in der Spalte Parameter dieselbe Aufforderung zur Eingabe eines Parameters ein wie in der Zeile Kriterien. Fügen Sie die eckigen Klammern ein, jedoch weder verkettete Platzhalter noch den Operator Wie.

  5. Wählen Sie in der Spalte Datentyp den Datentyp für den Parameter aus. Der Datentyp muss dem Datentyp des Zeilenüberschriftsfelds entsprechen.

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Ersetzen von Nullwerten durch Nullen

Falls das Feld, mit dem Zusammenfassungswerte in der Kreuztabellenabfrage berechnet werden, Nullwerte enthält, werden diese Werte von jeder verwendeten Aggregatfunktion ignoriert. Bei manchen Aggregatfunktionen kann sich dies auf die Ergebnisse auswirken. Um beispielsweise einen Mittelwert zu berechnen, fügen Sie sämtliche Werte hinzu und dividieren das Ergebnis durch die Anzahl der Werte. Wenn das Feld jedoch Nullwerte enthält, werden diese Nullwerte nicht in der Anzahl der Werte berücksichtigt.

Manchmal ist es unter Umständen vorzuziehen, alle gegebenenfalls vorhandenen Nullwerte durch Nullen zu ersetzen, sodass die Werte bei Aggregatberechnungen gezählt werden. Mit der Nz-Funktion können Nullwerte durch Nullen ersetzt werden.

Syntax der Nz-Funktion

Nz ( Variante [; WertWennNull ] )

Die Syntax der Nz-Funktion weist die folgenden Argumente auf:

Argument

Beschreibung

Variante

Erforderlich. Eine Variable vom DatentypVariante.

WertWennNull

Optional (außer bei Verwendung in einer Abfrage). Ein Wert vom Typ Variante, der einen Wert liefert, der zurückgegeben wird, wenn das Argument Variante gleich Null ist. Mit diesem Argument können Sie einen anderen Wert als Null oder eine Zeichenfolge der Länge Null zurückgeben.

Hinweis : Wenn Sie die Nz-Funktion in einem Ausdruck in einer Abfrage ohne das Argument WertWennNull verwenden, wird in den Feldern, die Nullwerte enthalten, als Ergebnis eine Zeichenfolge der Länge Null zurückgegeben.

  1. Klicken Sie bei in der Entwurfsansicht geöffneter Abfrage im Abfrageentwurfsbereich mit der rechten Maustaste auf das Feld Wert.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Zoom.

  3. Schließen Sie im Feld Zoom den Feldnamen oder den Ausdruck in Klammern ein, und geben Sie dann vor der Klammer Nz ein.

  4. Geben Sie direkt vor der rechten Klammer ; 0 ein.

    Wenn Sie beispielsweise "Nz" mit einem Feld namens "Zeitverlust" verwenden, um Nullwerte durch Nullen zu ersetzen, lautet der fertige Ausdruck wie folgt:

Nz([Hours Lost], 0)

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Tipps zu Kreuztabellenabfragen

  • In der Kürze liegt die Würze    Kreuztabellenabfragen sind bei steigender Anzahl der Zeilenkombination möglicherweise schwierig zu lesen. Verwenden Sie nicht mehr Zeilenüberschriften als nötig.

  • Schrittweiser Aufbau einer Kreuztabellenabfrage    Beschränken Sie sich nicht nur auf die Verwendung von Tabellen. Häufig können Sie damit beginnen, dass Sie zunächst eine Gesamtsummenabfrage erstellen, die Sie dann als Datensatzquelle für eine Kreuztabellenabfrage verwenden.

  • Sorgfältige Auswahl des Spaltenüberschriftsfelds    Kreuztabellendatenblätter sind meist einfacher lesbar, wenn die Anzahl der Spaltenüberschriften relativ klein bleibt. Nachdem Sie die Felder ermittelt haben, die Sie als Überschriften verwenden möchten, sollten Sie möglichst das Feld mit den wenigsten unterschiedlichen Werten zum Erstellen von Spaltenüberschriften verwenden. Beispiel: Wenn mit der Abfrage ein Wert nach Alter und Geschlecht berechnet wird, sollten Sie nicht das Alter sondern das Geschlecht als Spaltenüberschrift wählen, da für das Geschlecht in der Regel weniger Werte als für das Alter vorkommen.

  • Verwenden einer Unterabfrage in einer WHERE-Klausel    Sie können eine Unterabfrage als Teil einer WHERE-Klausel in einer Kreuztabellenabfrage verwenden.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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