Verbessern der Effizienz der Dateneingabe durch Eingabefelder

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Durch das Erstellen eines Nachschlagefelds in Ihren Microsoft Office Access-Tabellen kann die Effizienz des Dateneingabevorgangs für die Datenbank gesteigert werden. Ein Nachschlagefeld kann einen benutzerfreundlichen Wert anzeigen, der an einen anderen Wert in der Quelldatentabelle oder der Werteliste gebunden ist. Das Nachschlagefeld kann z. B. einen Kontaktnamen anzeigen, der an eine entsprechende Kontakt-ID-Nummer in einer anderen Tabelle, einer Abfrage oder einer Liste gebunden ist.

In diesem Artikel werden die verschiedenen Typen von Nachschlagefeldern erläutert, und es wird gezeigt, wie und wann die einzelnen Typen erstellt werden.

Was möchten Sie tun?

Auswählen eines Nachschlagefeldtyps

Erstellen von Nachschlagefeldern

Kriterien für die Verwendung mehrerer Werte in einem Nachschlagefeld

Entfernen einer Nachschlageeigenschaft

Auswählen eines Nachschlagefeldtyps

Ein Nachschlagefeld zeigt eine Werteliste an, aus der der Benutzer eine Auswahl treffen kann. Dies kann die Dateneingabe beschleunigen und Fehler vermeiden. Wenn in ein Feld eingegebene Daten bereits in einer anderen Tabelle vorhanden sind, können Sie Duplikate und mögliche Fehler vermeiden, die ggf. durch die erneute Eingabe der Daten entstehen. Es gibt einfache und komplexe Nachschlagefelder. Einfache Nachschlagefelder speichern einen einzelnen Wert, komplexe oder mehrwertige Nachschlagefelder mehrere Werte, die in einem Kombinationsfeld- oder Listenfeldsteuerelement angezeigt werden. Für jeden Eintrag in einem Feld mit mehreren Werten wird ein Anzeigewert basierend auf dem dazugehörigen gebundenen Wert "nachgeschlagen". Wenn ein Nachschlagefeld in einem Datenblatt anzeigt wird oder ein Zugriff darauf erfolgt, wird es als Nachschlagespalte bezeichnet. Die beiden Typen von Nachschlagefeldern, die Sie erstellen können, sind Nachschlagelisten und Wertelisten.

Verwenden einer Nachschlageliste

Wenn ein Nachschlagefeld aus einer Nachschlageliste basiert, ruft das Feld seine Daten aus einer vorhandenen Tabelle oder Abfrage in der Datenbank ab. Bei dieser Art des Nachschlagevorgangs stehen die Tabellen in Beziehung zueinander. Ändern sich die Werte in der Datenquelle, stehen die aktuellen Daten im Nachschlagefeld zur Verfügung.

Verwenden einer Nachschlagewerteliste

Wenn ein Nachschlagefeld auf einer Nachschlagewerteliste basiert, ruft das Nachschlagefeld seine Daten aus einer Liste von Werten ab, die Sie eingeben, wenn Sie das Feld erstellen. Dieser Typ von Nachschlagefeld eignet sich optimal, wenn eine eingeschränkte Wertesammlung zur Verfügung steht, die sich nicht häufig ändert.

Erstellen von Nachschlagefeldern

Sie können Nachschlagefelder in der Entwurfs- oder in der Datenblattansicht erstellen. Wenn Sie ein vorhandenes Feld in ein Nachschlagefeld ändern möchten, verwenden Sie die Entwurfsansicht und ändern den Datentyp. Wenn Sie ein neues Nachschlagefeld hinzufügen möchten, verwenden Sie eine vorhandene Tabelle oder Abfrage als Datenquelle für das Nachschlagefeld, oder erstellen Sie Ihre eigene Werteliste. In den folgenden Abschnitten werden beide Verfahren zum Erstellen eines Nachschlagefelds erläutert.

Erstellen eines Nachschlagefelds basierend auf einer Tabellen- oder Abfragedatenquelle

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht, und klicken Sie dann auf die Spaltenüberschrift, in der das Nachschlagefeld erstellt werden soll.

  2. Klicken Sie auf den Datentyp Nachschlagen und Beziehung.

    Nachschlagefeldansicht

  3. Wählen Sie im Nachschlage-Assistenten die Option Das Nachschlagefeld soll die Werte aus einer Tabelle oder Abfrage abrufen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

Hinweis : Wenn ein Nachschlagefeld mit einer SharePoint-Liste verknüpft ist, müssen alle Bearbeitungsvorgänge der Daten in der SharePoint-Liste vorgenommen werden.

  1. Geben Sie die Quelle für den Nachschlagefeldwert an, indem Sie die Option Tabellen, Abfragen oder Beides aktivieren.

Wenn die Anwendung für das Web entwickelt wurde, sich die Quelltabelle jedoch im Clientmodus befindet, muss ein numerischer Primärschlüssel vorhanden sein. Andernfalls zeigt Access eine Fehlermeldung an. Ist dies der Fall, müssen Sie zuerst in der Entwurfsansicht einen numerischen Primärschlüssel für die Tabelle erstellen und dann in den Webmodus zurückkehren, um das Nachschlagefeld zu erstellen. Weitere Informationen zum Entwerfen einer Tabelle im Webmodus finden Sie unter Erstellen einer im Web freizugebenden Datenbank.

  1. Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  2. Wählen Sie in der Liste Verfügbare Felder das hinzuzufügende Feld aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche >, um dieses der Liste Ausgewählte Felder hinzuzufügen. Stellen Sie sicher, dass die ausgewählten Felder in der Liste Ausgewähltes Feld angezeigt werden, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Felder hinzuzufügen, bis alle erforderlichen Felder hinzugefügt wurden. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

  3. Wenn Sie mehrere Felder auswählen und Sie Sortieroptionen für das Nachschlagefeld angeben möchten, Wählen Sie den Dropdownpfeil neben dem ersten Sortierfeld aus, und klicken Sie dann auf den Namen des Felds, nach dem die Werte sortiert werden sollen.

  4. Klicken Sie zum Ändern der Sortierreihenfolge auf die Schaltfläche Aufsteigend und dann auf Weiter.

  5. Wenn Sie die Breite des Nachschlagefelds anpassen möchten, verwenden Sie die Maus, um die Spalte auf die Breite Ihrer Wahl aufzuziehen, und klicken Sie dann auf Weiter.

Hinweis : Sie können die Spaltenbreite des Nachschlagefelds anpassen. Wenn Sie jedoch die Breite so verkleinern, dass es nicht mehr sichtbar ist, wird es nicht angezeigt.

Tipp : Lassen Sie das Kontrollkästchen Schlüsselspalte ausblenden aktiviert, sodass allen Nutzern der Nachschlagespalte nur die Werte, die angezeigt werden sollen, und nicht die Werte im Primärschlüsselfeld angezeigt werden.

  1. Geben Sie einen Namen für das Nachschlagefeld ein.

  2. Aktivieren Sie zum Erstellen einer mehrwertigen Nachschlagespalte das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.

Hinweis : Mehrere Werte zulassen muss aktiviert sein, damit mehrere Werte gespeichert werden können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Kriterien für das Zulassen mehrerer Werte in einem Nachschlagefeld.

Auswählen der mehrwertigen Nachschlageoption im Nachschlage-Assistenten

  1. Klicken Sie auf Fertig stellen, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, und klicken Sie dann auf Speichern.

Tipp : Zum Überprüfen oder Ändern von Eigenschaften für ein Nachschlagefeld, öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht und der Eigenschaften klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen unter Feldeigenschaften verfügbar sind.

Verwenden einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle für ein Nachschlagefeld

Seitenanfang

Erstellen eines Nachschlagefelds basierend auf einer Werteliste

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, mit der Sie arbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf die Zelle in der Spalte Datentyp, die der Spalte, die Sie als eines Nachschlagefelds zu definieren entspricht, klicken Sie auf den Pfeil nach unten, und wählen Sie einen Datentyp möchten, und klicken Sie dann auf Nachschlage-Assistenten.

Hinweis : Wenn Access eine Meldung anzeigt, dass der Nachschlage-Assistent nicht gestartet werden kann, sollten Sie den Datentyp des Felds ändern.

  1. Wählen Sie im Nachschlage-Assistenten die Option Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  2. Geben Sie auf der nächsten Seite die Anzahl der in der Nachschlageliste gewünschten Spalten ein.

Hinweis : Sie können die Spaltenbreite des Nachschlagefelds anpassen. Wenn Sie jedoch die Breite so verkleinern, dass es nicht mehr sichtbar ist, wird es nicht angezeigt.

  1. Geben Sie die gewünschten Werte in der Nachschlageliste angezeigt werden soll, und klicken Sie dann auf Weiter.

Sie können eine Werteliste direkt im Textfeld Datensatzherkunft aus den Eigenschaften des Nachschlagefelds bearbeiten.

  1. Wenn Sie in Schritt 4 mehrere Spalten angegeben haben, müssen Sie festlegen, welche Spalte zum eindeutigen Bestimmen jedes Werts verwendet werden soll. Doppelklicken Sie im Feld Verfügbare Felder auf die dafür gewünschte Spalte, und klicken Sie auf Weiter.

Hinweis : Dieser Schritt entfällt, wenn Sie in Schritt 4 nur eine Spalte angegeben haben.

  1. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten eine Beschriftung für das Nachschlagefeld ein.

  2. Aktivieren Sie zum Erstellen einer mehrwertigen Nachschlagespalte das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.

    Hinweis : Mehrere Werte zulassen muss aktiviert sein, damit mehrere Werte gespeichert werden können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Kriterien für das Zulassen mehrerer Werte in einem Nachschlagefeld.

  3. Klicken Sie auf Fertig stellen und dann auf Ja, um die Änderungen zu speichern.

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Kriterien für die Verwendung mehrerer Werte in einem Nachschlagefeld

Ziehen Sie in Erwägung, die Anzeige mehrerer Werte im Nachschlagefeld zuzulassen, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen auf die Verwendungsart Ihrer Datenbank zutrifft:

  • Sie verwenden eine aktuelle Werteliste, die dem Benutzer mehrere Dateneingabe-Auswahlmöglichkeiten erlaubt.

  • Ihre Datenbank greift regelmäßig auf eine SharePoint-Website zu.

  • Ihre Datenbank ist mit einer SharePoint-Website verknüpft.

Das Zulassen der Verwendung mehrerer Werte in einem Feld ist zwar sinnvoll, es kann jedoch auch die die Funktionalität der Datenbank verringern, wenn diese auf einen Server verschoben wird.

Achtung : Nachdem Sie ein mehrwertiges Nachschlagefeld erstellt haben, dessen Datenquelle eine vorhandene Tabelle ist, können Sie weder den Datentyp noch die Feldgröße des Nachschlagefelds ändern, ohne zuvor die Beziehungen zu löschen.

Festlegen oder Ändern von Nachschlagefeldeigenschaften

Bei Verwenden des Nachschlage-Assistenten werden die Nachschlagefeldeigenschaften automatisch festgelegt. Sie können diese Eigenschaften jedoch bearbeiten, um das Verhalten des Nachschlagefelds zu ändern.

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, mit der Sie arbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  • Wählen Sie das Feld aus, dessen Nachschlageeigenschaften Sie ändern möchten.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen.

  • Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil neben der zu ändernden Eigenschaft, und wählen Sie die gewünschte Option aus.

In der folgenden Tabelle finden sind die Nachschlagefeldeigenschaften, die Sie festlegen oder ändern können.

Eigenschaft

Aktion

Steuerelement anzeigen

Je nach Steuerelementtyp kann folgende Option gewählt werden:

Kontrollkästchen Nur Ja/Nein-Felder.

  • Textfeld     Zeigt den Inhalt, der von einem Benutzer eingegeben wurde.

  • Listenfeld     Zeigt in einem geöffneten Fenster eine Liste mit Werten.

  • Kombinationsfeld     Zeigt, falls geschlossen, ausgewählte Werte und, falls geöffnet, eine Liste verfügbarer Werte.

Hinweis : Wenn Sie das Steuerelement anzeigen-Eigenschaft auf Textfeld oder das Kontrollkästchen deaktiviert Suchvorgänge.

Herkunftstyp

Sie können ein Nachschlagefeld mit Werten aus einer Tabelle oder einer Abfrage bzw. aus einer Werteliste auffüllen, die Sie angeben. Sie können die Liste auch mit den Namen der Felder in einer Tabelle oder Abfrage auffüllen.

Datensatzherkunft

Geben Sie die Tabelle, Abfrage oder Werteliste an, der die Werte für das Nachschlagefeld entnommen werden. Wenn die Eigenschaft Herkunftstyp auf Tabelle/Abfrage oder Feldliste festgelegt ist, muss diese Eigenschaft auf den Namen der Tabelle, Abfrage, oder SQL-Anweisung festgelegt werden, die die Abfrage repräsentiert. Ist die Eigenschaft Herkunftstyp auf Werteliste eingestellt, muss diese Eigenschaft eine Liste mit Werten enthalten, die durch Semikolons getrennt sind.

Gebundene Spalte

Geben Sie in der Eigenschaft Datensatzherkunft die Spalte an, die den vom Nachschlagefeld gespeicherten Wert bereitstellt. Dieser Wert kann von 1 bis zur Anzahl der Spalten in der Eigenschaft Datensatzherkunft reichen.

Spaltenanzahl

Geben Sie die Anzahl der Spalten in der Datensatzherkunft an, die in der Nachschlagespalte angezeigt werden können. Diese Eigenschaft kann ein Ganzzahlwert von 1 bis 255 sein.

Spaltenüberschriften

Geben Sie, ob Spaltenüberschriften angezeigt werden sollen. Der Wert kann "Nein" (Standard) oder "Ja" sein.

Spaltenbreiten

Geben Sie die Spaltenbreite für jede Spalte an. Wenn Sie beispielsweise eine Spalte nicht anzeigen möchten, z. B. eine ID-Nummer, können Sie als Breite 0 angeben.

Zeilenanzahl

Geben Sie die Anzahl der Zeilen an, die angezeigt werden, wenn Sie das Nachschlagefeld öffnen.

Listenbreite

Geben Sie die Breite des Steuerelements an, das angezeigt wird, wenn Sie das Nachschlagefeld öffnen.

Nur Listeneinträge

Geben Sie an, ob ein Benutzer einen Wert eingeben darf, der nicht in der Liste enthalten ist.

Mehrere Werte zulassen

Geben Sie an, ob das Nachschlagefeld ein Feld mit mehreren Werten verwendet und die Auswahl mehrerer Werte zulässt. Diese Einstellung kann Nein (Standard) oder Ja lauten. Bei Wahl von Ja kann der Benutzer aus der Eigenschaft Datensatzherkunft mehrere Werte für jeden Datensatz auswählen. Weitere Informationen zum Verwenden dieser Option finden Sie unter Kriterien für das Zulassen mehrerer Werte in einem Nachschlagefeld.

Wertlistenbearbeitung zulassen

Geben Sie an, ob Elemente in einem Wertelistennachschlagefeld bearbeitet werden können. Wenn dieser Wert auf Ja festgelegt wird, wird die Menüoption Listenelemente bearbeiten angezeigt, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Nachschlagefeld klicken. Besitzt das Nachschlagefeld mehrere Spalten, wird die Eigenschaft ignoriert.

Bearbeitungsformular für Listenelemente

Geben Sie ein vorhandenes Formular an, das Sie zum Bearbeiten der Listenelemente in einem Nachschlagefeld verwenden können.

Nur Datensatzherkunftswerte anzeigen

Zeigen Sie nur Werte an, die der aktuellen Datensatzherkunft entsprechen, wenn Mehrere Werte zulassen auf Ja festgelegt ist.

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Entfernen einer Nachschlageeigenschaft

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, mit der Sie arbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie das Feld aus, dessen Nachschlageeigenschaften Sie entfernen möchten.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen.

  4. Klicken Sie in der Dropdownliste Steuerelement anzeigen auf Textfeld, und speichern Sie dann die Änderung.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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