Unterstützen der Project Online-Akzeptanz durch Project Management Office (PMO)

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

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Was ist ein Project Management Office (PMO)?

Sie planen also, Project Online in Ihrem Unternehmen einzuführen. Wie wollen Sie Project Online einsetzen oder optimal bereitstellen, welche geschäftlichen Probleme sollen damit gelöst werden? Hier einige Beispiele:

  • Meine leitenden Mitarbeiter wünschen sich einen besseren Überblick über den Projektstatus.

  • Ich benötige eine bessere Möglichkeit für die Verwaltung meiner Ressourcen und deren Zuweisung zu Projekten.

  • Ich möchte problemlos die Zeit verfolgen können, die Mitarbeiter für ihre Aufgaben benötigen.

  • Ich wünsche mir für die Verfolgung von Projektdaten eine robustere Möglichkeit, als das mit Excel-Arbeitsblättern der Fall ist.

Die Unternehmen, die mit Project Online bei der Lösung derartiger geschäftlicher Probleme besonders erfolgreich waren, haben einen Satz von Standards, Prozessen und bewährten Methoden für die Verwaltung von Projekten in ihren Organisationen erstellt. Die Person oder die Gruppe, die diese Projektmanagementregeln erstellt und verwaltet, wird hin und wieder als Project Management Office (PMO) bezeichnet.

Welche Funktion hat ein PMO?

In größeren Unternehmen kann das PMO eine Abteilung sein, die sich mit Fragen des Projektmanagements im gesamten Unternehmen beschäftigt. Dazu zählen beispielsweise Aufsicht, Steuerung und Kontrolle (Governance) des Projektmanagements, Implementierung und Schulung sowie die Ermittelung der Anforderungen an das Projektmanagement oder Bestimmung der besten Methode zum Erstellen aussagekräftiger Berichte. In kleinen oder mittelständischen Unternehmen besteht ein PMO häufig aus einer Einzelperson oder einer kleinen Personengruppe, kann aber auch größer sein, um dieselben Probleme zu lösen, die auch große Unternehmen haben. Allen PMOs sind jedoch folgende Ziele gemeinsam:

  • Werben für das Projektmanagementsystem und Fördern der Akzeptanz

  • Vereinfachen des Projektmanagements für die Benutzer im Unternehmen durch Automatisierung von Prozessen im Tool

  • Erstellen von Richtlinien, Verfahren und bewährten Methoden rund um Projektmanagementfunktionen

  • Fungieren als Experten – quasi als "Center of Excellence" – für alle Fragen und Bereiche des Projektmanagements sowie Schulung der Beteiligten hinsichtlich bewährter Projektmanagementmethoden und -tools

  • Entscheidungsbefugnis durch Unterstützung der Geschäftsleitung in Bezug auf die Durchführung und Durchsetzung von Änderungen nach deren Empfehlungen

Sind Sie immer noch verwirrt? Wir machen es noch etwas einfacher und nehmen ein Beispiel, mit dem sich nahezu jeder identifizieren kann – der Haushaltsvorstand, der sich um seine Familie kümmert:

Anforderung

PMO

Familie

PMO – Informationen

Das PMO hilft dabei, effiziente Methoden zur Bereitstellung von Informationen für alle Projektbeteiligten anhand von Projektstatus und Statusberichten festzulegen. Dies beinhaltet u. U. folgende Aufgaben: Ermitteln der Anforderungen an die Berichterstellung, Verschieben der erforderlichen Daten in das System und Festlegen von Workflows, um zu gewährleisten, dass die für periodische Berichte erforderlichen Daten rechtzeitig ins System eingespeist werden.

Der Haushaltsvorstand benötigt Informationen zu den Vorgängen in der Familie:

  • Vierteljährliche Berichte über den schulischen Ausbildungsstand seiner Kinder

  • Monatliche Kontoauszüge, die den Finanzstatus zeigen

  • Jährliche Arztbesuche, um die Gesundheit der Familienmitglieder zu gewährleisten

PMO-Informationen zur Aufgabenverteilung (wer macht was?)

Das PMO erstellt Prozesse, damit die richtigen Daten in das Projektmanagementsystem gelangen und der Status auf Projektebene an die Projektmanager berichtet werden kann. Es stellt außerdem Anleitungen und bewährte Methoden für die Ressourcenverwaltung bereit.

Die Familienmitglieder müssen wissen, wer was tut. Dazu zählen:

  • Wer holt heute die Kinder von der Schule ab, geht abends mit dem Hund spazieren, bereitet das Essen usw.?

  • Wenn jemand seine übliche Aufgabe nicht erledigen kann, müssen Sie wissen, wer diese vertretungsweise übernehmen kann.

  • Dabei ist es hilfreich, Arbeitszeiten und Stundenpläne der einzelnen Mitglieder sowie deren Verfügbarkeit in einem zentralen Familienkalender zu notieren. Dadurch weiß jeder sofort, wer für welche Aufgaben verplant werden kann.

PMO – Foren für die Zusammenarbeit

Das PMO hilft dabei, Websites für die Projektzusammenarbeit zu erstellen und optimal an die Anforderungen der Websitebenutzer anzupassen.

Die Familienmitglieder benötigen ein Forum für ihre Zusammenarbeit, zum Beispiel:

  • Notieren wichtiger Ereignisse auf einem Wandkalender in der Küche

  • Tägliche Tischgespräche beim Abendessen

PMO – Bewerten und Entschärfen von Risiken

Das PMO ist verantwortlich für das Einrichten eines Systems für das Risikomanagement.

Der Haushaltsvorstand muss für eine Minimierung der Risiken sorgen:

  • Er ermittelt den Versicherungsbedarf für den Krankheitsfall.

  • Er erwirbt eine Mitgliedschaft in einem Fitnesscenter.

  • Er erhöht den Sparbetrag für die Altersvorsorge.

PMO - Festlegen von Regeln und Prozessen

Das PMO untersucht die aktuellen Prozesse und Workflows und ermittelt eine Methode, um diese mithilfe des implementierten Managementtools zu automatisieren. Zu einer solcher Methoden könnte die Ermittlung von Faktoren bei der Auswahl gehören, welche Projekte mit einem festgelegten Budget weiter zu verfolgen sind (Portfolioanalyse).

Der Haushaltsvorstand legt Regeln und Prozesse für die Familie fest, zum Beispiel:

  • Er erlässt ein Ausgehverbot für die Kinder oder legt deren Schlafenszeiten fest.

  • Er schaut sich Faktoren zur Ermittlung an, welche Anschaffungen gemacht werden müssen (Beispiel: "Sollen wir dieses Jahr ein Auto kaufen, das Dach reparieren oder in Urlaub fahren?").

  • Er stellt Rasensprenger mit automatischer Zeitschaltuhr auf.

  • Er wählt einen Zeitpunkt in der Woche für Einkäufe von Lebensmitteln und Besorgungen aus.

Das PMO sorgt durch Übernahme der folgenden Aufgaben für ein effizienteres Projektmanagement im Unternehmen:

  • Sammeln von Informationen, um die Anforderungen an das Projektmanagement im Unternehmen besser definieren zu können. Das PMO analysiert beispielsweise die geschäftlichen Anforderungen der Organisation, entwickelt Prozesse zur Erfüllung dieser Anforderungen und ordnet dann diese Prozesse Einstellungen oder Workflows in Project Online zu.

  • Festlegen der regelmäßig zu überprüfenden wichtigen Daten und enge Zusammenarbeit mit dem Projektadministrator, um diese Daten für die Beteiligten freizugeben. Das PMO legt beispielsweise die erforderlichen Daten und den Prozess für die Dateneingabe in das System fest, um einen wöchentlichen Bericht zum Projektstatus erstellen und den Beteiligten den aktuellen Status laufender Projekte bereitstellen zu können.

  • Erstellen von Regeln für Prozesse und Workflows. Das PMO legt beispielsweise einen Workflow für Projektideen fest, die erst einen Genehmigungsprozess durchlaufen müssen, bevor sie in Project Online zu Projekten werden.

  • Migrieren vorhandener Daten aus dem aktuellen Projektmanagementsystem in ein neues System. Das PMO sucht beispielsweise nach dem einfachsten Weg, Ressourcen- und Projektdaten von Microsoft Excel-Arbeitsblättern in Project Online oder von Project Professional auf Einzelrechnern in eine zentrale Project Online-Umgebung zu migrieren.

  • Unterstützen des Projektportfoliomanagements durch Hilfe bei der Priorisierung von Projekten und Prognosen. Wie bei den meisten Unternehmen gibt es sicher auch bei Ihnen viele Projekte, die Sie gerne ausführen möchten, aber nur begrenzte Geldmittel und Ressourcen, die nicht für alle reichen. Sie brauchen eine Methode, mit der Sie bestimmen, welche Projekte weiter zu verfolgen sind. PMOs können den Projekt- und Programmauswahlprozess steuern und sicherstellen, dass zukünftige Investitionen in Einklang mit den strategischen Zielen und Wachstumszielen des Unternehmens stehen.

  • Verwalten der emotionalen Auswirkungen auf die Benutzer durch den Umstieg von ihrem aktuellen vertrauten Projektmanagementsystem. Das PMO kann beispielsweise taktvoll Einfluss auf die Projektmanager nehmen und ihnen die Vorteile der Veröffentlichung in Project Online zeigen, damit diese von ihrem alten Prozess, bei dem sie die Projektdateien auf der Festplatte gespeichert und dann freigegeben haben, auf den neuen Prozess umsteigen. Das PMO widmet dazu zuerst den leitenden Projektmanagern mehr Zeit, um diese zu überzeugen, und hofft dabei, dass deren Einfluss auf die anderen Projektmanager den Wechsel schneller voranbringt.

  • Bewältigen der technischen Herausforderungen des Wechsels durch Bereitstellen umfassender Schulungsmöglichkeiten.

Wozu brauche ich ein PMO?

Beim Beispiel mit der Familie kann die Nichtbeachtung einer oder mehrerer Anforderungen erhebliche Folgen haben. Wird beispielsweise das Schulzeugnis eines Kindes bei seinem Eintreffen nicht überprüft, kann der Eindruck entstehen, dass alles in Ordnung ist, während eigentlich mehr Lernzeit oder Nachhilfe erforderlich wäre. In gleicher Weise kann auch die Bereitstellung von Project Online ohne das Schaffen eines Gebildes, das bei Standardisierung und Akzeptanz behilflich ist, gravierende Folgen haben. Die Einrichtung eines PMO erhöht bei einer Project Online-Bereitstellung die Erfolgsaussichten. Je nachdem, welche Ziele Sie verfolgen, kann sich dadurch die Effizienz des Projektmanagements erhöhen (z. B. mehr Projekte, die termingerecht fertiggestellt werden), was in der Regel mit geringeren Projektverwaltungskosten einhergeht (z. B. mehr Projekte, die im Rahmen des geplanten Budgets oder sogar günstiger fertiggestellt wurden).

Welche Schritte sind bei der Einrichtung eines PMOs zuerst zu tun?

Die ersten Schritte zur Einrichtung eines PMOs haben Sie wahrscheinlich schon getan, indem Sie sich die Mühe gemacht und nach diesem Artikel gesucht haben. Wenn Sie an einem Umstieg auf Project Online interessiert sind, haben Sie sehr wahrscheinlich schon eine Idee von der Wirkungsweise in Bezug auf Effizienzsteigerungen oder die Lösung bestimmter Probleme in Ihrem Unternehmen. Bei der Entwicklung einer Vorgehensweise für die offizielle Einrichtung Ihres PMO sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

Definieren des Aufgabenbereichs des PMO

Geht das Hauptfenster Ziel von Ihrem PMO ein bestimmtes geschäftliches Problem behoben werden? Sie möchten beispielsweise möglicherweise Implementieren eines Arbeitszeittabellen-System, um eine genaue Kontrolle der Kosten Analyse zu erhalten. Oder möglicherweise müssen Sie Ihr Projekt Daten auf auch zwei oder drei verschiedenen Komponenten verteilt und Konsolidieren der Daten in einem einzigen System, verwendet die derer besseren Einblick in die Ausführung von Projekten bereitstellen möchten. Oder es möglicherweise, laufendes Projektmanagement Anleitungen bereitzustellen und Project Manager Schulung Anforderungen Adresse. Wenn Sie verstehen, warum der PMO erforderlich ist, werden viel einfacher Bereich was die Anforderungen einrichten und Verwalten der es sind.

Gewinnen von Unterstützung auf Geschäftsleitungsebene

Versichern Sie sich der Unterstützung einer Person in der Unternehmensleitung. Es ist wichtig, dass Ihr PMO von der Geschäftsleitung unterstützt wird, da fehlende Unterstützung in diesem Bereich einer der Hauptgründe für ein Scheitern des PMOs ist. Wenn Sie schon eine Führungskraft auf Ihrer Seite haben, welche die Vorteile und Bedeutung der angestrebten Ziele kennt, können Sie sich glücklich schätzen! Wenn das noch nicht der Fall ist, sollten Sie der Geschäftsleitung die Vorteile des Umstiegs auf ein Projektmanagementsystem wie Project Online verdeutlichen. Auf diese Weise lassen sich am besten Unterstützer gewinnen. Dabei können Sie die geschäftlichen Probleme darstellen, die mithilfe dieses Systems behoben werden. Das haben Sie möglicherweise in gewisser Weise schon getan, als sie Project Online zum ersten Mal ausgewertet haben. Wenn Sie jedoch demonstrieren können, wie das System mit den eigenen Daten in einer Pilotumgebung funktioniert, ist das der beste Weg, Verbündete auf Geschäftsleitungsebene zu finden. Das Erzielen von Vorteilen ist ein entscheidender Faktor, wenn Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung gewinnen möchten.

Eine starke Unterstützung auf Geschäftsleitungsebene kann besonders bei Widerständen hilfreich sein, die möglicherweise auftreten, wenn die Benutzer von dem, was sie kennen, auf ein neues Projektmanagementsystem wie Project Online umsteigen sollen. Preisen Sie die Vorteile auch bei anderen einflussreichen Beteiligten (z. B. leitenden Projektmanagern) und werben Sie für das neue System. Das kann Ihnen auch dabei helfen, die Akzeptanz der Benutzer zu gewinnen, die emotional noch mit dem abzulösenden System verhaftet sind.

Zusammenstellen des Teams

Die folgenden Zuständigkeiten müssen ungeachtet der Größe des Unternehmens, in dem Sie Ihr PMO planen, von den Rollen in Ihrem PMO übernommen werden:

Rolle

Beschreibung

Maßgebliche Umsetzung des Einführungsplans für Project Online

Wenn Sie gerade Project Online implementieren, benötigt der gesamte Plan mit einer Person zu es steuern. Genau wie jedes Projekt muss benötigt der Plan Annahme ein Besitzers, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Aufgaben Konferenztisch mit Personal und abgeschlossen sind.

Ermitteln der Anforderungen an das Projektmanagement

Diese Person bewertet die Anforderungen Ihrer Organisation an das Projektmanagement. Sie muss mit den Benutzern im ganzen Unternehmen und in den einzelnen Abteilungen sprechen, um festzustellen, wie Projekte derzeit verwaltet werden, welche Anforderungen gestellt werden und wie diese durch die Implementierung von Project Online erfüllt werden. Diese Anforderungen müssen dem Projektadministrator mitgeteilt werden, damit sie ordnungsgemäß in Project Online implementiert werden können. Diese Person muss gute Projektmanagementkenntnisse besitzen, sollte aber auch über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Es ist durchaus wahrscheinlich, dass Mitarbeiter im Unternehmen mit dem Prozess, von dem sie abgezogen werden sollen, emotional verhaftet sind. Diese Person muss also in der Lage sein, dies zu berücksichtigen und den Mitarbeitern zu zeigen, welche Vorteile und Arbeitserleichterungen das neue System mit sich bringt.

Schulung, Dokumentation und Support

Diese Person muss den Kenntnisstand der Benutzer bewerten und ist verantwortlich für die Bereitstellung von Schulungsressourcen, die für die erfolgreiche Nutzung des Produkts erforderlich sind. Dazu gehört möglicherweise auch die Schaffung rollenbasierter Schulungen für Projektadministratoren, Projektmanager, Teamleiter und Teammitglieder. Während der Großteil der Arbeit wahrscheinlich darin besteht, Schulungen für Projektmanager oder Administratoren zusammenzustellen, finden Teamleiter und Teammitglieder meistens Kurzübersichtskarten, Spickzettel, Checklisten oder kurze Lernprogramme besonders effektiv. Sie müssen auch eine Möglichkeit für den hausinternen Benutzersupport finden und eine Methode für die Eskalation entlang festgelegter Eskalationswege definieren.

Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung

Die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung ist äußerst wichtig, um deren Unterstützung bei der Anmeldung, Einrichtung und Konfiguration von Project Online zu gewinnen. Wenn Sie Project Online nur evaluieren, kann diese Aufgabe in der Regel ohne großen Aufwand anhand der Dokumentation Erste Schritte mit Project Online von einem Mitarbeiter der IT-Abteilung übernommen werden.

Das PMO muss in den beiden folgenden Bereichen mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten:

  • Office 365-Administration: Das PMO muss bei der Zuweisung von Benutzern und Lizenzen mit dem Office 365-Administrator zusammenarbeiten.

  • Project Online-Administration: Das PMO muss bei speziellen Elementen wie der Konfiguration von benutzerdefinierten Feldern, Ressourcen und der Arbeitszeiterfassung mit einem Project Online-Administrator zusammenarbeiten. Die Zusammenarbeit mit dem PMO ist wahrscheinlich auch bei der Implementierung von Prozessen in Project Online durch Workflows erforderlich.

Bei einigen PMOs in größeren Unternehmen gibt es auch Projektmanager, die zugewiesen werden können, um bei bestimmten Projekten, die Unterstützung benötigen, Leitungsfunktionen zu übernehmen. Das kann sich je nach Projektumfang von einer Beratung des Projektbesitzers bis hin zur Besitzübernahme erstrecken.

Erstellen einer Zielsetzung für Ihr PMO

Alle PMOs sollten über eine Zielsetzung verfügen. Wenn Sie bereits die Notwendigkeit für Ihr PMO bewertet haben, ist eine solche Zielsetzung sehr viel einfacher zu erstellen. Schauen Sie sich die aktuelle Zielsetzung des Unternehmens an, und versuchen Sie, eine Zielsetzung zu erstellen, die darauf ausgerichtet ist. Sie muss nicht übermäßig komplex sein, aber ein grundlegendes Verständnis über den Zweck des PMO und seine Rolle im Unternehmen vermitteln.

Erstellen eines Plans für die Einrichtung des PMO

Nachdem Sie die für die Einrichtung des PMO notwendigen Aufgaben ermittelt haben, sollten Sie einen groben Projektplan erstellen. Betrachten Sie die Einrichtung Ihres PMO als ein großes Projekt mit entsprechenden Aufgaben, Bearbeitungszeiten und Zuweisungen. Ihr Projektplan wird genauer definiert, sobald Sie mit der schrittweisen Ausführung der ersten Aufgaben beginnen (z. B. Bewerten der Umgebung). Der Projektplan hilft Ihnen beim Erstellen eines Zeitplans für die PMO-Einrichtung, mit dem Sie verfolgen können, was Sie bereits erledigt haben, woran Sie gerade arbeiten und was noch zu erledigen ist. Aus dem nachstehenden Beispiel geht hervor, wie verschiedene Aufgaben für die PMO-Einrichtung in einem Project Online-Projektplan aussehen können:

PMO-Projektplan in Project Online

Weitere Informationen zu PMOs

Wenn Sie noch kein PMO haben, wirkt der Gedanke an den Aufbau eines PMO möglicherweise ein wenig furchterregend. Obwohl die Notwendigkeiten und Anforderungen im Unternehmen der Motor für Ihr PMO sind, müssen Sie lernen, ein passendes Rahmenwerk für Einrichtung und Weiterentwicklung Ihres PMO zu erstellen. Je nachdem, welche Ziele Sie verfolgen, möchten Sie vielleicht die verschiedenen PMO-Prozesse und Methoden in der Industrie untersuchen oder herausfinden, mit welchem PMO-Modell Sie sich am ehesten identifizieren können. Es gibt viele Bücher, Schulungen und Online-Ressourcen zum Thema "Erstellen und Verwalten von PMOs", die Ihnen bei der Arbeit helfen können.

Wenn Sie versuchen, ein PMO einzurichten und Hilfe brauchen, können Sie sich an einen Microsoft Certified Partner oder an die Microsoft-Beratungsdienste wenden. Wir bei Microsoft haben außerdem interne Berater mit umfangreichen Erfahrungen bei der Einrichtung von PMOs für kleine, mittlere und große Unternehmen.

Was nun?

Sind Sie bereit, Ihr PMO zu starten? Hoffentlich ist Ihnen nach der Lektüre dieses Artikel bewusst, dass die Einrichtung eines PMO eine Investition ist, die Zeit und Mühe lohnt. Sie erfordert eine rege Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen und setzt einen "Verfechter" auf Geschäftsleitungsebene als nahezu unverzichtbar voraus. Sie müssen auch Zeit in die Recherche investieren, um durch die vielen verfügbaren Ressourcen mehr über die Einrichtung eines PMO zu erfahren. Und wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie sich an Microsoft Certified Partner sowie an Microsoft-Beratungsdienste wenden.

In einem kleineren Unternehmen mag der Umfang dieses Projekts überwältigend erscheinen. Sie verfügen wahrscheinlich nicht über die Ressourcen, um Mitarbeiter für jede in der Tabelle "Zusammenstellen des Teams" aufgeführte PMO-Rolle abzustellen. Das müssen Sie auch nicht. Seien Sie sich nur bewusst, dass diese Zuständigkeiten – in einem für Ihre Anforderungen passenden Maß – an einem bestimmten Punkt im Zeitablauf voraussichtlich thematisiert werden müssen. Bedenken Sie auch, dass die notwendige Arbeit sich auf ein Maß beschränkt, das der Größe und den Zielen Ihres Unternehmens entspricht. Ein PMO in einem kleineren Unternehmen muss vielleicht nur mit ein paar leitenden Projektmanagern zusammentreffen, um deren Anforderungen zu bewerten, und hat nicht mit mehreren Abteilungen und unterschiedlichen Anforderungen wie in einem großen Unternehmen zu tun.

Die Einrichtung eines PMO kann den Erfolg von Project Online fördern, und der Einsatz von Project Online sorgt für den Erfolg des PMO. Viel Glück bei Ihrer Implementierung!

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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