Umstieg auf Outlook Mail von Gmail

Wechseln Sie von Gmail zu Outlook Mail, und beginnen Sie die Zusammenarbeit anhand dieser schnellen Anleitungen. Darin erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails mit Outlook senden, lesen und organisieren können.

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Hinweis : Die Features und Informationen in diesem Leitfaden gelten für Outlook Mail, das über Office 365 zur Verfügung steht.

Unterschiede*

Die wichtigsten Unterschiede zwischen E-Mail in Outlook und Gmail sind die folgenden:

  • In Outlook organisieren Sie Ihre Nachrichten mithilfe von Ordnern. In Gmail verwenden Sie Beschriftungen.

  • In Outlook automatisieren Sie Aktionen an eingehenden Nachrichten, indem Sie Regeln anwenden (so geht's) sowie Ihre Nachrichten mithilfe von Filter (so geht's) sortieren und filtern. In Gmail automatisieren Sie Aktionen an eingehenden Nachrichten mit Filter.

  • Wenn Sie in Gmail eine Signatur oder Abwesenheitsnotiz eingerichtet haben, müssen Sie sie in Outlook neu erstellen und dazu die Features E-Mail-Signatur und Automatische Antworten verwenden (so geht's).

Aufgabe

Outlook

Gmail

Nachrichten organisieren

  • Nachrichten in Ordnern gruppieren

  • Aktionen an eingehenden Nachrichten mit Regeln automatisieren (so geht's)

  • Nachrichten mit "Filter" sortieren und filtern (so geht's)

  • Benutzerdefinierte Kategorien definieren und anwenden

  • Nachrichten mit Beschriftungen gruppieren

  • Aktionen an eingehenden Nachrichten mit "Filter" organisieren

  • Vordefinierte Kategorien

Zusammenarbeiten

  • Datei in einer Nachricht freigeben (so geht's)

  • @-Erwähnungen verwenden, um eine andere Person auf sich aufmerksam zu machen (so geht's)

  • Office 365-Gruppen sind in den Posteingang integriert.

  • Link zu Dateien senden, die auf Drive gespeichert sind

  • @-Erwähnungen verwenden, um eine andere Person auf sich aufmerksam zu machen

Übersichtlicher Posteingang

  • Nachrichten löschen

  • Nachrichten archivieren (so geht's)

  • Nachrichten löschen

  • Nachrichten archivieren

E-Mail auf jedes beliebige Gerät abrufen

  • Browser

  • Windows

  • Mac

  • iOS/Android

  • Browser

  • iOS/Android

*Unterschiede basieren auf G-Suite Basic Edition und dem Microsoft Office 365 E3-Plan ab Mai 2017.

Informationen zu den Unterschieden zwischen der Desktop-, Online- und mobilen Version von Outlook finden Sie unter Vergleichen von Outlook 2016, Outlook im Web und Outlook für iOS und Android.

Informationen zu den Unterschieden zwischen der Windows- und Mac-Version von Outlook finden Sie unter Vergleich von Outlook 2016 für Mac mit Outlook 2016 für Windows.

Eine Datei in einer Nachricht freigeben

  1. Wählen Sie Neu > E-Mail-Nachricht aus.

  2. Wählen Sie Ein Bild oder eine Datei anfügen aus.

  3. Wählen Sie die freizugebende Datei und dann Weiter aus.

  4. Wenn die Datei auf Ihrem Laufwerk C: gespeichert ist, wählen Sie Hochladen und als OneDrive-Link freigeben aus, um sie auf Ihr OneDrive hochzuladen und einen Link zu senden.

    Wenn die Datei auf Ihrem OneDrive gespeichert ist, wählen Sie Als OneDrive-Link freigeben aus, um einen Link zu senden.

Anfügen von Dateien an E-Mail-Nachrichten und Kalenderereignisse in Outlook.com oder Outlook im Web

Screenshot des Dialogfelds "Anlage" mit der Option "Hochladen und als OneDrive-Datei anfügen"

Verwenden von @-Erwähnungen, um eine andere Person auf sich aufmerksam zu machen

  1. Geben Sie im Textkörper der E-Mail-Nachricht oder der Kalendereinladung das Symbol @ und die ersten Buchstaben vom Vor- oder Nachnamen des Kontakts ein.

  2. Wählen Sie den Kontakt, den Sie erwähnen möchten, aus der Liste aus.

    Standardmäßig wird der volle Name einbezogen. Sie können einen Teil der Erwähnung löschen, beispielsweise alles außer dem Vornamen der Person.

  3. Der erwähnte Kontakt wird der Zeile "An" der E-Mail oder der Besprechungseinladung hinzugefügt.

Hinweis: @-Erwähnungen stehen nur Empfängern, die Exchange Server 2016, Exchange Online oder Outlook.com verwenden, zur Verfügung.

Screenshot des Outlook-Dialogfelds "Neue E-Mail", mit einer @Erwähnung im Text der Nachricht

Beginnen Sie mit Outlook Online im Browser. Wenn Sie weitere Outlook-Funktionen benötigen, öffnen Sie die Outlook-Desktopversion, und lesen Sie den Outlook 2016-Schnellstart.

Wenn Sie ein Mac-Benutzer sind, lesen Sie Outlook 2016 für Mac-Hilfe.

Anzeigen von Nachrichten in der Ansicht "Unterhaltungen" oder "Nachrichten"

  • Wählen Sie Filter > Anzeigen als > Unterhaltungen aus, um verwandte Nachrichten als eine einzelne Unterhaltung oder einen Thread anzuzeigen.

  • Wählen Sie Filter > Anzeigen als > Nachrichten aus, um verwandte Nachrichten einzeln anzuzeigen.

Screenshot des Posteingangs, "Filter" > "Anzeigen als" > "Unterhaltungen" ausgewählt

Verwenden von Filtern zum Sortieren und Anzeigen von Nachrichten

Gmail-Filter und Outlook-Filter führen etwas andere Aufgaben aus:

  • Wenn Sie Elemente in Outlook filtern, wählen Sie die anzuzeigenden Elemente selektiv aus, wenden aber keine Aktionen darauf an, z. B. die Elemente in einen anderen Ordner verschieben oder sie weiterleiten. Sie können Aktionen an eingehenden Nachrichten mit Outlook-Regeln automatisieren.

  • In Gmail verwenden Sie Filter zum Automatisieren von Aktionen an eingehenden Nachrichten.

So verwenden Sie einen Outlook-Filter:

  1. Wählen Sie Filter und dann die Filterkriterien, Kriterien für Sortieren nach sowie die Festlegung aus, ob Nachrichten in der Ansicht "Unterhaltungen" oder "Nachrichten" angezeigt werden sollen.

Screenshot des Posteingangs, "Filter" > "Sortieren nach" > "Von" ausgewählt

Erstellen einer Regel zum Verarbeiten und Filtern von eingehenden E-Mails

Gmail und Outlook verwenden beide ein Modell des Typs Bedingungen/Aktion,um eingehende E-Mails zu verarbeiten und Aktionen daran auszuführen. In Gmail wird diese Funktion als "Filter" und in Outlook als "Regel" bezeichnet.

  1. Erstellen Sie eine Regel:

    • Zum Erstellen einer Regel, die auf einer bestimmten E-Mail-Nachricht basiert, wählen Sie die Nachricht und dann Das Symbol "Weitere Aktionen" Weitere Aktionen > Regel erstellen aus.

    • Zum Erstellen einer neuen Regel oder zum Bearbeiten einer vorhandenen Regel wählen Sie Schaltfläche "Einstellungen" > Mail > Automatische Verarbeitung > Posteingangs- und Aufräumregeln und dann + in Posteingangsregeln aus.

  2. Benennen Sie die Regel.

  3. Wählen Sie aus, welche Aktion die Regel ausführen soll, und wählen Sie OK aus.

Screenshot der E-Mail-Nachricht mit "Weitere Befehle" > "Regel erstellen" ausgewählt

Senden einer automatischen Antwort

  1. Wählen Sie Einstellungen Schaltfläche "Einstellungen" > Automatische Antworten aus.

  2. Wählen Sie Automatische Antworten senden aus.

  3. Geben Sie die Start- und Endzeiten ein, zu der Ihre Antwort gesendet werden soll, und geben Sie den Text für Ihre Antwort ein.

    Sie können auswählen, ob diese Zeitspanne während Ihrer Abwesenheit auf Ihrem Kalender automatisch blockiert und alle geplanten Besprechungen abgelehnt werden sollen.

  4. Wählen Sie OK aus.

Screenshot des Hilfebildschirms, "Automatisch antworten" ausgewählt

Erstellen einer Signatur

  1. Wählen Sie Einstellungen Schaltfläche "Einstellungen" > Mail > Layout > E-Mail-Signatur aus.

  2. Erstellen Sie die Signatur.

    Mithilfe der Schaltflächen oben im Nachrichtenfeld können Sie eine Formatierung anwenden oder einen Link und Grafiken hinzufügen.

  3. Wählen Sie Signatur automatisch in meine gesendeten Nachrichten einschließen aus.

  4. Wählen Sie Speichern aus.

Screenshot des Bildschirms "Signatur"

Priorisieren von wichtigen Nachrichten mit "Posteingang mit Relevanz"

Der Posteingang mit Relevanz unterteilt Ihren Posteingang in zwei Registerkarten: "Relevant" und "Sonstige". Die wichtigsten E-Mails befinden sich auf der Registerkarte "Relevant". Auch auf die übrigen E-Mails kann leicht zugegriffen werden – allerdings auf der Registerkarte "Sonstige".

  • Wählen Sie Schaltfläche "Einstellungen" > Anzeigeeinstellungen > Posteingang mit Relevanz aus, um den Posteingang mit Relevanz zu aktivieren.

  • Wenn Sie die Organisation Ihrer Nachrichten ändern möchten, wählen Sie in Ihrem Posteingang Relevant oder Sonstige aus. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die Sie verschieben möchten.

    Beim Verschieben aus Relevant in Sonstige wählen Sie In "Sonstige" verschieben aus, wenn nur die ausgewählte Nachricht verschoben werden soll. Wählen Sie Immer in "Sonstige" verschieben aus, wenn Sie möchten, dass alle zukünftigen Nachrichten von diesem Absender auf der Registerkarte Sonstige bereitgestellt werden sollen.

    Beim Verschieben aus Sonstige in Relevant wählen Sie In "Relevant" verschieben aus, wenn nur die ausgewählte Nachricht verschoben werden soll. Wählen Sie Immer in "Relevant" verschieben aus, wenn Sie möchten, dass alle zukünftigen Nachrichten von diesem Absender auf der Registerkarte Relevant bereitgestellt werden sollen.

Screenshot des Posteingangs, "Filter" > "Posteingang mit Relevanz anzeigen" ausgewählt

Archivieren einer Nachricht

Mithilfe von "Archivieren" können Sie dafür sorgen, dass Nachrichten, auf die Sie bereits geantwortet oder reagiert haben, aus Ihrem Posteingang entfernt, aber nicht gelöscht oder in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Archivierte Nachrichten sind über das Suchfeld oder durch Navigieren zu Ihrem Archivordner leicht zu finden und stehen über den Archivordner auf Ihrem Smartphone oder anderen Geräten weiterhin zur Verfügung.

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Nachrichten in Ihrem Posteingang und dann Archivieren auf der Symbolleiste aus.

Screenshot des Posteingangs mit dem Kontextmenü auf einer Nachricht, "Archivieren" ausgewählt

Aufrufen von Hilfe zu "Sie wünschen"

  1. Wählen Sie ? aus.

  2. Geben Sie im Feld Was möchten Sie tun? Ihre gewünschte Aktion ein.

Screenshot des Hilfebereichs in Outlook im Web mit dem Feld "Sie wünschen"
Ihre Fähigkeiten erweitern
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