Umfassende Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback

Tipps für die Verwendung dieses Artikels

Die Informationen in diesem Artikel werden in zehn erweiterbaren Segmenten dargestellt.

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Wenn Sie nur noch eine Workflowaufgabe "Feedback sammeln" ausführen müssen    Scrollen Sie einfach nach unten zum Segment COMPLETE , und erweitern Sie es. Möglicherweise benötigen Sie derzeit keines der anderen Segmente.

Wenn Sie Workflows hinzufügen, starten, überwachen und verwalten möchten    Wenn Sie noch nicht mit diesen Aufgaben vertraut sind, kann es hilfreich sein, diesen Artikel segmentweise durchzuarbeiten, wenn Sie zum ersten Mal einen Workflow entwerfen und hinzufügen. Sobald Sie mit den Informationen und dem Artikellayout vertraut sind, können Sie direkt zu dem Segment wechseln, das Sie bei jedem Rückbesuch benötigen.

Ein Hinweis auf die Grafiken    Bildschirmbilder und konzeptionelle Diagramme in dieser Reihe von Workflowartikeln basieren im Allgemeinen auf dem Workflowtyp Genehmigung. Wo immer dies aus Gründen konzeptioneller oder anweisungsorientierter Klarheit erforderlich ist, wurden die Bilder und Diagramme in diesem Artikel jedoch für Workflows zum Sammeln von Feedback angepasst.

Ein Wort zum Drucken dieses Artikels    Dies ist ein langer Artikel. Wenn Sie nur ausgewählte Segmente drucken möchten, stellen Sie sicher, dass beim Drucken nur diese Segmente erweitert werden. (Wenn Sie die vollständigen Grafiken in Ihre gedruckte Kopie aufnehmen möchten, drucken Sie außerdem im Querformat und nicht im Hochformat.)

Und ein Wort über die Suche    Bevor Sie in diesem Artikel nach Text oder Begriffen suchen, stellen Sie sicher, dass alle Segmente, in denen Sie suchen möchten, erweitert sind.

Inhalt dieses Artikels

Weitere Informationen zu Feedback sammeln-Workflows

Ein Workflow zum Sammeln von Feedback ist ein SharePoint-Feature, das ein in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichertes Dokument oder ein anderes Element für ihr Feedback an eine oder mehrere Personen weitergibt. Der Workflow automatisiert, optimiert und standardisiert den gesamten Prozess.

Der grundlegende Workflow feedback sammeln, der in SharePoint-Produkten enthalten ist, fungiert als Vorlage. Mit dieser Vorlage können Sie Ihren Websites mehrere Workflows zum Sammeln von Feedback hinzufügen. Jeder Workflow, den Sie hinzufügen, ist eine eindeutige Version des grundlegenden Feedback-Workflows, die jeweils über eine eigene spezielle Arbeitsweise verfügen, basierend auf den Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen angeben.

Abschnitte in diesem Segment

1. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback für mich tun?

2. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback nicht tun?

3. Wer kann diese Art von Workflow verwenden?

4. Wie planen, hinzufügen, ausführen und verwalten Sie diese Art von Workflow?

1. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback für mich tun?

• Wenn Sie Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung zum ersten Mal einen Workflow Feedback sammeln hinzufügen, können Sie angeben, wie viele Teilnehmer einbezogen werden sollen, und angeben, ob ihre Aufgaben nacheinander (in seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden. Sie können sogar entscheiden, ob Sie die Aufgaben der Teilnehmer in zwei oder mehr separate Phasen unterteilen möchten, und auch ein endgültiges Fälligkeitsdatum und/oder die Zeit angeben, die für die einzelnen Aufgaben zulässig ist. Und jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell für ein Element starten, können Sie jede dieser Einstellungen ändern.

• Der Workflow weist jedem angegebenen Teilnehmer eine Aufgabe zu. Jeder Teilnehmer wählt zwischen mehreren möglichen Antworten aus: Um Feedback zu dem Element zu senden, eine Änderung am Element anzufordern, die Aufgabe neu zuzuweisen oder die Aufgabe zu löschen.

• Während der Workflowausführung können Sie den Fortschritt überwachen und (falls erforderlich) über eine zentrale Workflowstatusseite Anpassungen vornehmen.

• 60 Tage nach Abschluss des Workflows ist die Liste aller Workflowereignisse, die während dieser Ausführung (oder instance) des Workflows aufgetreten sind, weiterhin auf der Seite Workflowstatus zur informellen Referenz verfügbar.

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2. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback nicht tun?

Der Workflow Feedback sammeln dient nicht dazu, Genehmigungen und Ablehnungen für ein Element zu sammeln oder die Veröffentlichung von Webseiten für eine Website zu steuern. Wenn Sie einen Workflow hinzufügen möchten, in dem Teilnehmer das von ihnen überprüfte Element genehmigen oder ablehnen, lesen Sie den Artikel Alles über Genehmigungsworkflows im Abschnitt Siehe auch .

Außerdem sind Workflows zum Sammeln von Feedback nicht für das Sammeln von Signaturen konzipiert. Wenn Sie einen Workflow verwenden möchten, um Signaturen in einem Microsoft Word-Dokument, einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe oder einem Microsoft InfoPath-Formular zu sammeln, lesen Sie den Artikel Alle Informationen zum Sammeln von Signaturen-Workflows im Abschnitt Siehe auch.

Informationen dazu, wie Sie Microsoft SharePoint Designer 2013 verwenden können, um die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows weiter anzupassen, finden Sie im Hilfesystem des Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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3. Wer kann diese Art von Workflow verwenden?

Um einen Workflow hinzuzufügen    : Sie müssen standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um einen Workflow hinzuzufügen . (Die Gruppe "Besitzer" verfügt im Gegensatz zu den Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten".)

Um einen Workflow zu starten    , müssen Sie standardmäßig über die Berechtigung Elemente bearbeiten verfügen, um einen workflow zu starten , der bereits hinzugefügt wurde. (Die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppe "Besitzer" verfügen standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten", die Gruppe "Besucher" ist dies nicht der Fall.)

Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von Mitgliedern der Gruppe Besitzer gestartet werden können. (Aktivieren Sie dazu auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars das Kontrollkästchen Listen verwalten-Berechtigungen zum Starten dieses Workflows erforderlich .)

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4. Wie planen, hinzufügen, ausführen und verwalten Sie diese Art von Workflow?

Dies sind die grundlegenden Phasen:

• BEVOR der Workflow ausgeführt wird (Planen, Hinzufügen, Starten)   
  Bevor Sie einen Workflow hinzufügen, planen Sie, wo Sie ihn hinzufügen möchten (für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für die gesamte Websitesammlung) und die Details zur Funktionsweise. Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt und konfiguriert haben, kann jeder mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow für ein bestimmtes Element starten. Der Workflow kann auch so eingerichtet werden, dass er automatisch ausgeführt wird. Automatische Ausführungen können basierend auf einem oder beiden auslösenden Ereignissen aktiviert werden: wenn ein Element einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt oder in einer Bibliothek erstellt wird oder wenn ein Element in einer Liste oder Bibliothek geändert wird.

• WÄHREND der Workflow ausgeführt wird (abgeschlossen, überwachen, anpassen)   
  Während der Workflowausführung führen einzelne Teilnehmer ihre zugewiesenen Aufgaben aus. Automatische Erinnerungen werden an Teilnehmer gesendet, die die Aufgabenstichtage nicht einhalten. In der Zwischenzeit kann der Fortschritt des Workflows über eine zentrale Workflowstatusseite für diese bestimmte instance des Workflows überwacht werden. Anpassungen am Workflow während der Ausführung können auf derselben Seite vorgenommen werden. und bei Bedarf kann der Workflow von dort abgebrochen oder beendet werden.

• NACH der Ausführung des Workflows (Überprüfen, Melden, Ändern)   
  Wenn der Workflow abgeschlossen ist, kann der gesamte Verlauf dieser Ausführung (oder instance) bis zu 60 Tage lang auf der Seite Workflowstatus überprüft werden. Auf derselben Seite können statistische Berichte zur Leistung dieser Workflowversion erstellt werden. Wenn Sie jemals etwas an der Funktionsweise des Workflows ändern möchten, können Sie das Zuordnungsformular öffnen und bearbeiten, das Sie beim ersten Hinzufügen des Workflows ausgefüllt haben.

Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht diese Phasen aus der Perspektive der Person, die einen neuen Workflow hinzufügt.

Was kommt als nächstes?

Bevor Sie einen neuen Workflow zum Sammeln von Feedback planen, lesen Sie zunächst das Allow-Segment dieses Artikels, und fahren Sie dann mit dem Plan-Segment fort.

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Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element zulassen

Die folgenden beiden Fragen können Ihnen dabei helfen, eine grundlegende Entscheidung über Ihren Workflow zu treffen:

• Dürfen Teilnehmer feedback nur im Feld Kommentare im Aufgabenformular übermitteln oder können sie auch nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element selbst einfügen?

• Wenn Teilnehmer nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element selbst einfügen können , tun sie dies in einer Zusammenarbeitsumgebung , in der mehrere Teilnehmer gleichzeitig das Dokument bearbeiten können, oder checkt jeder Teilnehmer das Dokument aus und hat für die Dauer seiner eigenen Überprüfung alleinige Bearbeitungsrechte?

Hier ist ein Diagramm, das diese Alternativen verdeutlichen kann.

Beachten Sie während der weiteren Lektüre die folgenden Punkte:

• Für ein Element, das derzeit ausgecheckt ist, kann kein Workflow gestartet werden.

• Der Workflowtyp Feedback sammeln enthält eine Option zum sofortigen Abbrechen des Workflows, wenn änderungen an dem zu überprüfenden Element vorgenommen werden.

• Sie können nachverfolgte Änderungen und Kommentare nur dann in ein Element einfügen, wenn es in der installierten Version des Programms geöffnet ist, in dem es erstellt wurde, und nicht, wenn es in einer Webanwendungsversion dieses Programms geöffnet ist.

Abschnitte in diesem Segment

1. Feedback nur im Aufgabenformular zulassen

2. Feedback sowohl im Aufgabenformular als auch im Element zulassen (Zusammenarbeitsversion)

3. Feedback sowohl im Aufgabenformular als auch im Element zulassen (Version mit ausschließlichem Zugriff)

1. Feedback nur im Aufgabenformular zulassen

Diese Anordnung hat den Vorteil, dass sie mechanisch die einfachste ist. Die Teilnehmer haben nur zwei Möglichkeiten, Änderungen vorzuschlagen, die beide das Aufgabenformular betreffen:

• Senden Sie Kommentare.

• Fordern Sie an, dass eine Änderung am Element vorgenommen wird, während der Workflow noch ausgeführt wird.

Der Standard Nachteil besteht natürlich darin, dass die Teilnehmer bestimmte Änderungen nicht direkt im Element angeben können. Je größer die Anzahl der vorgeschlagenen Änderungen ist, desto mehr Möchten Ihre Teilnehmer in der Lage sein, direkt im Element zu arbeiten.

Hinweis zum Schutz von Elementen vor Änderungen    Die einfachste Möglichkeit, sicherzustellen, dass Teilnehmerkeine Änderungen am Element selbst vornehmen, besteht darin, das Element für die Dauer der Ausführung auszuchecken. Aber wie gesagt, nur ein wenig zurück, können Workflows nicht mit einem Element beginnen, das derzeit ausgecheckt ist.

Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu umgehen:

• Sie können warten, bis der Workflow gestartet wurde, und dann das Element für die Dauer der Ausführung auschecken. (Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, stellen Sie sicher, dass Sie im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführt sind. Wenn Sie dann eine Benachrichtigung erhalten, dass der Workflow für ein Element gestartet wurde, überprüfen Sie dieses Element.) Eine Einschränkung dieser Methode besteht darin, dass kein anderer Workflow mit demselben Element gestartet werden kann, während Sie es ausgecheckt haben.

• Alternativ können Sie das Element eingecheckt lassen, aber stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer wissen, dass es wichtig ist, dass sie das Element weder auschecken noch Änderungen daran vornehmen. Es empfiehlt sich natürlich, diese Anweisung in die Notizen aufzunehmen, die Sie in die Aufgabenbenachrichtigungen aufnehmen. Wenn Ihre Teilnehmer noch nicht mit Feedback sammeln-Workflows vertraut sind, ist es eine gute Idee, den Punkt noch deutlicher zu machen – indem Sie eine separate E-Mail senden, bevor der Workflow gestartet wird, oder indem Sie persönlich mit Ihren Teilnehmern sprechen.

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2. Feedback sowohl im Aufgabenformular als auch im Element zulassen (Zusammenarbeitsversion)

Diese Anordnung hält den Artikel für alle Teilnehmer jederzeit zur Verfügung. Niemand muss warten, bis jemand anderes seine Überprüfung abgeschlossen hat, bevor er mit seiner eigenen beginnt. Diese Flexibilität wird durch die Zusammenarbeitsfunktionen in SharePoint-Produkten ermöglicht.

Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Teilnehmer wissen, dass sie Folgendes tun müssen:

• Lassen Sie das Element eingecheckt, während die Änderungen vorgenommen werden.

• Öffnen Sie das Element in der installierten Version des Programms, in dem es erstellt wurde, und nicht in einer Webanwendungsversion dieses Programms.

• Aktivieren Sie die Änderungsnachverfolgung, bevor sie Änderungen vornehmen oder Kommentare einfügen.

• Speichern Sie die Änderungen auf dem Server.

Denken Sie daran, dass der Workflowtyp Feedback sammeln eine Option zum sofortigen Abbrechen des Workflows enthält, wenn änderungen an dem zu überprüfenden Element vorgenommen werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Workflow sofort abgebrochen, wenn ein Teilnehmer zum ersten Mal Änderungen am Element speichert – sogar nachverfolgte Änderungen und/oder Kommentare.

Wenn Sie Änderungen am Element selbst zulassen möchten, stellen Sie außerdem sicher, dass in den Versionsverwaltungseinstellungen für die Liste oder Bibliothek Dokumente auschecken müssen, bevor sie bearbeitet werden können auf Nein festgelegt ist.

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3. Feedback sowohl im Aufgabenformular als auch im Element zulassen (Einzelzugriffsversion)

In dieser Anordnung darf nur ein Teilnehmer den Artikel gleichzeitig auschecken und Änderungen daran vornehmen:

• Wenn die Aufgaben im Workflow einzeln (in seriell) zugewiesen werden, ist dies wahrscheinlich kein Problem.

• Wenn die Aufgaben gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden, müssen die Teilnehmer manchmal auf den Zugriff auf das Element warten, während ein anderer Teilnehmer die Bearbeitung beendet.

Da der Workflow für ein Element nicht beginnen kann, wenn das Element ausgecheckt ist, müssen Sie sicherstellen, dass Elemente eingecheckt werden, bevor Sie diesen Workflow für sie ausführen.

Teilen Sie Ihren Teilnehmern mit, dass sie folgendes tun sollten:

• Checken Sie das Element aus, bevor sie es öffnen.

• Öffnen Sie das Element in der installierten Version des Programms, in dem es erstellt wurde, und nicht in einer Webanwendungsversion dieses Programms.

• Aktivieren Sie die Änderungsnachverfolgung, bevor sie Änderungen vornehmen oder Kommentare einfügen.

• Speichern Sie die Änderungen auf dem Server, und checken Sie das Element wieder ein, sobald die Arbeit damit abgeschlossen ist.

Denken Sie daran, dass der Workflowtyp Feedback sammeln eine Option zum sofortigen Abbrechen des Workflows enthält, wenn änderungen an dem zu überprüfenden Element vorgenommen werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Workflow sofort abgebrochen, wenn ein Teilnehmer zum ersten Mal Änderungen am Element speichert – sogar nachverfolgte Änderungen und/oder Kommentare.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, einen neuen Workflow zum Sammeln von Feedback zu planen, fahren Sie mit dem PLAN-Segment dieses Artikels fort.

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Planen eines neuen Workflows zum Sammeln von Feedback

In diesem Segment identifizieren wir die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, und die Informationen, die Sie zusammenstellen müssen, bevor Sie eine Version des Workflows Feedback sammeln hinzufügen.

Wenn Sie bereits mit dem Hinzufügen dieser Art von Workflow vertraut sind und nur eine Erinnerung zu den spezifischen Schritten benötigen, können Sie direkt zum entsprechenden ADD-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels wechseln.

Abschnitte in diesem Segment

1. Vorlagen und Versionen

2. Einführung in das Zuordnungsformular

3. Zwölf Fragen, die beantwortet werden müssen

1. Vorlagen und Versionen

Die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows fungieren als master Vorlagen, auf denen die spezifischen, individuellen Workflows basieren, die Sie Ihren Listen, Bibliotheken und Websitesammlungen hinzufügen.

Jedes Mal, wenn Sie beispielsweise einen Workflow feedback sammeln hinzufügen, fügen Sie tatsächlich eine Version der allgemeinen Workflowvorlage Feedback sammeln hinzu. Sie geben jeder Version einen eigenen Namen und eigene Einstellungen, die Sie im Zuordnungsformular angeben, wenn Sie diese bestimmte Version hinzufügen. Auf diese Weise können Sie mehrere Workflows hinzufügen, alle Versionen, die auf dem Workflow Feedback sammeln basieren, master Vorlage, aber jede Version, die für die spezifische Art und Weise, wie Sie sie verwenden, benannt und angepasst ist.

In dieser Abbildung wurden drei Workflows hinzugefügt, die auf der Genehmigungsworkflowvorlage basieren: einer für alle Inhaltstypen in einer einzelnen Bibliothek, einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer einzelnen Bibliothek und einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer ganzen Websitesammlung.

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2. Einführung des Zuordnungsformulars

Wenn Sie eine neue Workflowversion basierend auf einer der enthaltenen Workflowvorlagen hinzufügen, füllen Sie ein Zuordnungsformular aus, um anzugeben, wie Ihre neue Version funktionieren soll.

Im folgenden Abschnitt finden Sie eine Liste mit Fragen, die Sie auf das Ausfüllen des Zuordnungsformulars vorbereiten. Nehmen Sie sich jedoch zunächst einen oder zwei Moment Zeit, um das Formular und seine Felder zu betrachten.

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Zweite Seite des Zuordnungsformulars

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3. Zwölf Zu beantwortende Fragen

Sobald Sie antworten auf alle Fragen in diesem Abschnitt haben, können Sie Ihren Workflow hinzufügen.

1. Ist dies der richtige Workflowtyp?

2. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? (und) Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

3. Was ist ein guter Name?

4. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: Vorhanden oder neu?

5. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

6. Erhalten Inhaltstypen, die von diesem erben, auch diesen Workflow?

7. Teilnehmer: Welche Personen, in welcher Reihenfolge?

8. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

9. Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element?

10. Wann sind Aufgaben fällig?

11. Wann endet dieser Workflow?

12. Wer muss benachrichtigt werden?

01. Ist dies der richtige Workflowtyp?

Dieser Artikel bezieht sich auf die Workflowvorlage, die im Menü als Feedback sammeln – SharePoint 2010 angezeigt wird. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dieser Workflowtyp die beste Wahl für Sie ist, lesen Sie das LEARN-Segment dieses Artikels. Weitere Informationen zu den anderen verfügbaren Workflowvorlagen finden Sie im Artikel Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows im Abschnitt Siehe auch .

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02. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? (und) Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

Sie können Ihre neue Version des Workflows Feedback sammeln nur in einer einzigen Liste oder Bibliothek verfügbar machen, oder Sie können sie in der gesamten Websitesammlung verfügbar machen.

• Wenn Sie den Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, können Sie ihn so einrichten, dass er entweder für alle Inhaltstypen oder nur für einen einzelnen Inhaltstyp ausgeführt wird.

• Wenn Sie den Workflow für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, müssen Sie ihn jedoch so einrichten, dass er nur für einen einzelnen Websiteinhaltstyp ausgeführt wird.

Was ist ein Inhaltstyp?

Jedes Dokument oder jedes andere Element, das in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichert ist, gehört zu einem oder einem anderen Inhaltstyp. Ein Inhaltstyp kann so einfach und generisch wie Dokument oder Excel-Tabelle oder so hochspezialisiert sein wie rechtliche Vertrags- oder Produktentwurfsspezifikation. Einige Inhaltstypen sind standardmäßig in SharePoint-Produkten verfügbar, aber Sie können sowohl diese anpassen als auch andere hinzufügen, die Sie selbst erstellen.

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03. Was ist ein guter Name?

Geben Sie Ihrer Workflowversion einen Namen, der Folgendes enthält:

• Gibt eindeutig an, wofür es verwendet wird.

• Unterscheidet sich deutlich von anderen Workflows.

Beispiel

Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitglied einer Gruppe von Redakteuren. Ihre Gruppe möchte zwei verschiedene Workflows zum Sammeln von Feedback verwenden:

• Sie führen den ersten Workflow für jedes Dokument aus, das von einem Mitglied Ihrer eigenen Gruppe übermittelt wird. Dieser Workflow sammelt nur Feedback vomVorgesetzten Ihrer Gruppe.

• Sie führen den zweiten Workflow für jedes Dokument aus, das von Personen außerhalb Ihrer eigenen Gruppe übermittelt wird. Dieser Workflow sammelt Feedback vonjedem Mitglied Ihrer Gruppe.

Sie können den ersten Workflow Inside Submission Feedback und den zweiten Workflow Outside Submission Feedback nennen.

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04. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: Vorhanden oder neu?

Sie können für Ihren Workflow die Standardmäßige Aufgabenliste und Verlaufsliste der Website verwenden, andere vorhandene Listen verwenden oder neue Listen nur für diesen Workflow anfordern.

• Wenn Ihre Website über zahlreiche Workflows verfügt oder wenn einige Workflows zahlreiche Aufgaben umfassen, sollten Sie erwägen, für jeden Workflow neue Listen anzufordern. (Die Verwaltung von überlangen Listen ist einer der Dinge, die die Leistung verlangsamen können. Es ist schneller und einfacher für das System, mehrere kürzere Listen als eine sehr lange zu verwalten.)

• Wenn die Aufgaben und der Verlauf für diesen Workflow vertrauliche oder vertrauliche Daten enthalten, die Sie von den allgemeinen Listen trennen möchten, sollten Sie auf jeden Fall angeben, dass Sie neue, separate Listen für diesen Workflow wünschen. (Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt haben, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Berechtigungen für die neuen Listen festgelegt sind.)

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05. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, automatisch oder in beiden Richtungen gestartet wird:

• Wenn Sie einen Workflow feedback sammeln für ein bestimmtes Dokument oder Element manuell starten, wird ein anderes Formular, das Initiierungsformular, angezeigt. Das Initiierungsformular enthält die meisten Einstellungen der zweiten Seite des Zuordnungsformulars . Auf diese Weise kann die Person, die den Workflow startet, diese Einstellungen ändern (nur für die aktuelle instance), bevor sie auf Start klickt.

• Bei einem automatischen Start gibt es natürlich keine Möglichkeit, ein Initiierungsformular vorzustellen, sodass die im Zuordnungsformular angegebenen Standardeinstellungen ohne Änderungen verwendet werden.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen manuellen und automatischen Starts.

Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, werden nur während der aktuellen instance des Workflows angewendet. Um die permanenten Standardeinstellungen des Workflows zu ändern, bearbeiten Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular, wie im CHANGE-Segment dieses Artikels erläutert.

Manuelle Starts

Wenn Sie manuelle Starts zulassen, kann jeder, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, den Workflow für jedes berechtigte Element jederzeit starten.

Der Vorteil eines manuellen Starts besteht darin, dass Sie und Ihre Kollegen den Workflow nur ausführen können, wenn und wenn Sie dies möchten, und dass Sie bei jeder Ausführung die Möglichkeit haben, einige Einstellungen mithilfe des Initiierungsformulars zu ändern.

Ein kurzes Beispiel    Wenn Sie Ihren Workflow nur für Elemente ausführen möchten, die von einem Autor außerhalb Ihres Teams erstellt wurden, wird er nicht automatisch für Elemente ausgeführt, die von Ihnen und Ihren Teamkollegen erstellt wurden. (Eine alternative Lösung: Verwalten Sie eine Liste oder Bibliothek für Elemente von Autoren in Ihrem Team und eine separate Liste oder Bibliothek für Elemente von allen anderen Autoren. Auf diese Weise können Sie den Workflow automatisch ausführen, jedoch nur in der Liste externer Autoren.)

Der Hauptnachteil von manuellen Starts besteht darin, dass jemand daran denken muss, den Workflow auszuführen, wenn dies angemessen ist.

Automatische Starts

Sie können den Workflow so einrichten, dass er entweder oder jedes der folgenden Ereignisse automatisch gestartet wird:

• Ein neues Element wird in der Liste oder Bibliothek erstellt oder in die Bibliothek hochgeladen.

• Ein Element, das bereits in der Liste oder Bibliothek gespeichert ist, wird geändert.

Der Vorteil eines automatischen Starts besteht darin, dass niemand daran denken muss, den Workflow zu starten. Sie wird jedes Mal ausgeführt, wenn ein auslösendes Ereignis auftritt.

Ein kurzes Beispiel    Stellen Sie sich vor, der Buchhalter Ihres organization muss jedes Budget überprüfen, das in Ihre Budgetbibliothek hochgeladen oder erstellt wird. Sie können dieser Bibliothek einen Workflow feedback sammeln hinzufügen und Ihren Buchhalter als einzigen Teilnehmer angeben. Sie können den Workflow so einrichten, dass er jedes Mal automatisch gestartet wird, wenn der Liste ein neues Element hinzugefügt ("erstellt in") hinzugefügt wird. Auf diese Weise wird Ihr Buchhalter immer auf dem neuesten Stand gehalten.

Zwei Nachteile bei automatischen Starts:

• Sie können nicht verhindern, dass der Workflow ausgeführt wird, wenn ein auslösendes Ereignis auftritt.

• Sie können keine Einstellungen am Anfang einer einzelnen instance ändern.

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06. Erhalten Inhaltstypen, die von diesem erben, auch diesen Workflow?

Wenn Sie einem Inhaltstyp für die gesamte Websitesammlung einen Workflow hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, den Workflow auch allen anderen Inhaltstypen in der Websitesammlung hinzuzufügen, die von dem Inhaltstyp erben , dem Sie den Workflow hinzufügen. (Wenn Sie einen Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, wird diese Option nicht im Zuordnungsformular angezeigt.)

Notizen

• Der Vorgang, mit dem das gesamte zusätzliche Hinzufügen ausgeführt wird, kann lange dauern.

• Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, bei denen dieser Workflow zu vererbenden Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie mitglied der Gruppe Besitzer auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

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07. Teilnehmer: Welche Personen, in welcher Reihenfolge?

Sie müssen den Namen oder die E-Mail-Adresse für jede Person angeben, der Überprüfungsaufgaben zugewiesen werden.

Eine oder mehrere    Phasen? Sie können auswählen, ob nur eine Phase von Überprüfungsaufgaben oder mehrere Phasen vorhanden sein sollen. Wenn Sie über mehrere Phasen verfügen, werden die Phasen nacheinander ausgeführt.

Parallele oder serielle Überprüfungen    ? Für die Teilnehmer in einer Phase können Sie entweder festlegen, dass ihre Überprüfungsaufgaben alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen, oder dass ihre Überprüfungsaufgaben nacheinander (in seriell) der von Ihnen angegebenen Reihenfolge zugewiesen werden sollen. Die serielle Option kann nützlich sein, wenn Sie z. B. den Workflow so einrichten, dass er nach der ersten Ablehnung beendet wird – oder wenn Sie möchten, dass Teilnehmer kommentare von früheren Teilnehmern als Teil des Kontexts ihrer Überprüfungen betrachten können.

Beispiel

Dieses einfache Szenario veranschaulicht einige der Vorteile von mehreren Phasen und seriellen Überprüfungen:

Angenommen, Frank fügt einen neuen Workflow zum Sammeln von Feedback hinzu. Er möchte, dass seine Kollegen Anna und Sean jedes Element zuerst überprüfen, bevor er es selbst überprüft. Auf diese Weise kann er ihre Kommentare sehen, bevor er seine eigene Rezension beginnt. Frank kann dies auf zwei Arten einrichten:

• Durch die Verwendung einer seriellen    Rezension richtet Frank eine einstufige Serienbesprechung ein, in der Anna und Sean die ersten beiden Teilnehmer sind und er der dritte ist.
  In dieser Vereinbarung muss Anna ihr Feedback übermitteln, bevor Seans Aufgabe zugewiesen wird; und dann muss Sean ihr Feedback übermitteln, bevor Franks Aufgabe zugewiesen wird.
  So richtet Frank seine einstufige Serienüberprüfung ein.
  

• Mit zwei    Phasen Wenn Frank möchte, dass Anna und Sean ihre Rezensionen gleichzeitig zugewiesen werden, damit Sean nicht warten muss, bis Anna fertig ist, bevor sie beginnen kann, kann er zwei Phasen im Workflow einrichten: die erste eine parallele Phase für Annas und Seans Rezensionen und die zweite eine separate Phase nur für seine eigene Überprüfung. Wenn die erste Phase nicht abgeschlossen ist, wird die zweite Phase nie gestartet.
  So richtet Frank seine zweistufige parallele Überprüfung ein.
  

Im Folgenden finden Sie Diagramme beider Lösungen.

Externe Teilnehmer    Es gibt einen speziellen Prozess zum Einschließen von Teilnehmern, die keine Mitglieder Ihrer SharePoint-organization sind. In diesem Prozess fungiert ein Websitemitglied als Proxy für den externen Teilnehmer.

Hier ist ein Diagramm dieses Prozesses:

Jeder ganzen Gruppe eine Aufgabe oder jedem Gruppenmitglied eine Aufgabe zuweisen?    Wenn Sie eine Gruppenadresse oder Verteilerliste unter Ihren Workflowteilnehmern einschließen, können Sie den Workflow jedem Mitglied der Gruppeeine Aufgabe zuweisen oder der gesamten Gruppenur eine Aufgabe zuweisen (aber dennoch eine Benachrichtigung über diese einzelne Aufgabe an jedes Mitglied senden). Wenn nur eine Aufgabe der gesamten Gruppe zugewiesen ist, kann jedes Mitglied der Gruppe diesen einzelnen Vorgang beanspruchen und abschließen. (Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE dieses Artikels.)

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08. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

Das Zuordnungsformular enthält ein Textfeld, in dem Sie Anweisungen, Details zu Anforderungen, Ressourcen usw. angeben können.

Fragen, die Sie in diesem Textfeld behandeln können:

• Wenn Teilnehmer Schwierigkeiten oder Fragen haben, an wen sollten sie sich wenden?

• Können Prüfer Feedback nur im Aufgabenformular übermitteln oder können sie auch nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element itself einfügen?

• Wenn Prüfer nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element selbst einfügen können , sollten sie das Element auschecken, bevor sie Änderungen daran vornehmen, oder sollten sie es eingecheckt lassen, damit mehrere Prüfer gleichzeitig daran arbeiten können?

• Wenn Ihr Workflow jeder Gruppe oder Verteilerliste nur eine einzelne Aufgabe zuweist, Erwähnung hier, dass ein einzelnes Mitglied jeder solchen Gruppe die Aufgabe beanspruchen sollte, bevor sie abgeschlossen wird. Auf diese Weise verschwenden andere Mitglieder der Gruppe keine Zeit, indem sie mit der gleichen Aufgabe beginnen. (Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im Abschnitt COMPLETE dieses Artikels.)

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09. Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element?

Es gibt mehrere Überlegungen im Zusammenhang mit dieser wichtigen Frage. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, öffnen Sie das Allow-Segment dieses Artikels, um weitere Informationen zu erhalten.

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10. Wann sind Aufgaben fällig?

Sie können auf zwei Arten angeben, wann Workflowaufgaben fällig sind:

Nach Kalenderdatum    Sie können ein einzelnes Kalenderdatum angeben, bis zu dem alle Aufgaben fällig sind.

• Wenn Sie Ihren Workflow so einrichten, dass er automatisch gestartet wird, sollten Sie diese Option normalerweise nicht verwenden. Dies liegt daran, dass sich der von Ihnen angegebene Datumswert nicht bei jedem automatischen Start des Workflows automatisch in Bezug auf das aktuelle Datum anpasst.

Nach Vorgangsdauer    Sie können eine Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten angeben, die für den Abschluss jedes Vorgangs zulässig sind, beginnend mit der Zuweisung dieses Vorgangs.

• Ein Kalenderfälligkeitsdatum setzt eine angegebene Vorgangsdauer außer Kraft. Das heißt: Wenn heute der 10. Juni ist und mir heute eine Aufgabe zugewiesen wird, die eine Drei-Tage-Dauer hat, die aber auch ein kalenderbasiertes Fälligkeitsdatum am 11. Juni hat, dann ist die Aufgabe am 11. Juni (das Fälligkeitsdatum des Kalenders) fällig und nicht am 13. Juni (der letzte Tag der dreitägigen Dauer).

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11. Wann endet dieser Workflow?

Um unnötige Überprüfungen zu vermeiden, können Sie den Workflow sofort abbrechen lassen, wenn änderungen am Element vorgenommen werden.

Wenn Sie diese Option auswählen, können teilnehmer nur in ihren Aufgabenformularen Feedback geben. Das heißt, sie können keine nachverfolgten Änderungen und Kommentare in das Element selbst einfügen, da dies das Element ändern würde, was wiederum den Workflow abbrechen würde. Wenn Sie diese Option auswählen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Notiz in das Feld Anforderung einfügen, in der die Teilnehmer angewiesen werden, keine Änderungen direkt am Element zur Überprüfung vorzunehmen.

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12. Wer muss benachrichtigt werden?

Im Feld CC können Sie auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars Namen oder Adressen für alle Personen eingeben, die jedes Mal benachrichtigt werden sollen, wenn dieser Workflow gestartet oder beendet wird.

• Die Eingabe eines Namens führt nicht dazu, dass dieser Person eine Workflowaufgabe zugewiesen wird.

• Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn startet , die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss.

• Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat , die Benachrichtigungen zum Starten und Beenden, ohne dass in diesem Feld angegeben werden muss.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, Ihren neuen Workflow Feedback sammeln zu Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen, wechseln Sie zum entsprechenden ADD-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

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Hinzufügen eines Workflows
zum Sammeln von Feedback (nur für eine Liste oder Bibliothek)

Wenn Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, können Sie die obigen Learn-, ALLOW- und PLAN-Segmente in diesem Artikel lesen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

1. Vorbereitende Schritte

2. Hinzufügen des Workflows

1. Bevor Sie beginnen

Zwei Dinge müssen in ordnung sein, bevor Sie einen Workflow hinzufügen können:

E-Mail    Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss E-Mail für Ihre SharePoint-Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator.

Berechtigungen    Die Standardeinstellungen erfordern, dass Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im LEARN-Segment dieses Artikels.)

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2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, der Bzw. der Sie den Workflow hinzufügen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .

   Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Typ der Liste oder Bibliothek variieren. In einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Kalender.

3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

4. Geben Sie auf der Seite Workfloweinstellungen entweder einen einzelnen Inhaltstyp für den Workflow an, auf dem ausgeführt werden soll, oder Alle (für alle Inhaltstypen), und klicken Sie dann auf Workflow hinzufügen.
   

5. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
   (Anweisungen folgen der Abbildung.)

1. Wenn alle Einstellungen in diesem Formular ihren Wünschen entsprechen, klicken Sie auf Weiter.

2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
   (Anweisungen folgen der Abbildung.)

   Hinweis: SharePoint-Produkte zeigen Ihnen die ersten Optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars an – die Nummern eins bis sieben in der folgenden Abbildung, von Zuweisen zu bis CC – jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell starten, sodass Sie Änderungen an diesen Optionen für nur diese eine instance vornehmen können.

1. Wenn Sie alle Einstellungen auf dieser Seite wie gewünscht haben, klicken Sie auf Speichern , um den Workflow zu erstellen.

SharePoint-Produkte erstellen Ihre neue Workflowversion.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, wechseln Sie zum Startsegment dieses Artikels, und starten Sie den ersten instance, um Ihren neuen Workflow zu testen.

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Hinzufügen eines Workflows
zum Sammeln von Feedback (für eine ganze Websitesammlung)

Wenn Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, können Sie die obigen Learn-, ALLOW- und PLAN-Segmente in diesem Artikel lesen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

1. Vorbereitende Schritte

2. Hinzufügen des Workflows

1. Bevor Sie beginnen

Zwei Dinge müssen in ordnung sein, bevor Sie einen Workflow hinzufügen können:

Email Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss E-Mail für Ihre Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator.

Berechtigungen    Die SharePoint-Standardeinstellungen erfordern, dass Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im LEARN-Segment dieses Artikels.)

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2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wechseln Sie zur Startseite für die Websitesammlung (nicht zur Startseite einer Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen und dann auf Websiteeinstellungen.

3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den Sie einen Workflow hinzufügen möchten.

   Hinweis: Ein Workflow, der der gesamten Websitesammlung hinzugefügt wird, muss nur für Elemente eines einzelnen Inhaltstyps hinzugefügt werden.

   

   1. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.
      

   2. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow hinzufügen .
      

   3. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Anweisungen folgen der Abbildung.)

1. Wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ihren Wünschen entsprechen, klicken Sie auf Weiter.

2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
   (Anweisungen folgen der Abbildung.)

   Hinweis: SharePoint-Produkte zeigen Ihnen die ersten Optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungsformulars an – die Nummern eins bis sieben in der folgenden Abbildung, von Prüfern bis CC – jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell starten, sodass Sie Änderungen an diesen Optionen für genau diese instance vornehmen können.

1. Wenn Sie alle Einstellungen auf dieser Seite wie gewünscht haben, klicken Sie auf Speichern , um den Workflow zu erstellen.

SharePoint-Produkte erstellen Ihre neue Workflowversion.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, wechseln Sie zum Startsegment dieses Artikels, und starten Sie den ersten instance, um Ihren neuen Workflow zu testen.

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Starten eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, automatisch oder in beiden Richtungen gestartet wird:

• Jederzeit manuell , von jedem, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

• Automatisch , wenn ein angegebenes auslösendes Ereignis auftritt, d. h. jedes Mal, wenn ein Element der Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird und/oder wenn ein element, das bereits in der Liste enthalten ist, in irgendeiner Weise geändert wird.
  (Die auslösenden Ereignisse werden auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars während des ursprünglichen Hinzufügens und Konfigurierens des Workflows angegeben. Weitere Informationen finden Sie im Plan-Segment dieses Artikels.)

Abschnitte in diesem Segment

1. Workflow automatisch starten

2. Manuelles Starten des Workflows

3. Manuelles Starten aus der Liste oder Bibliothek

4. Manuelles Starten in einem Microsoft Office-Programm

1. Automatisches Starten des Workflows

Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er automatisch gestartet wird, wird der Workflow jedes Mal ausgeführt, wenn ein auslösendes Ereignis auftritt, für das Element, das ihn ausgelöst hat.

Beim Start weist der Workflow die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet eine Aufgabenbenachrichtigung an jeden zugewiesenen Empfänger. In der Zwischenzeit werden auch Startbenachrichtigungen (anders als Aufgabenbenachrichtigungen) an die Person gesendet, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, sowie an alle personen, die im Cc-Feld der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführt sind.

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2. Manuelles Starten des Workflows

Hinweis zu Berechtigungen    Normalerweise müssen Sie über die Berechtigung Elemente bearbeiten verfügen, um einen Workflow zu starten. (Standardmäßig verfügen sowohl die Gruppe "Mitglieder" als auch die Gruppe "Besitzer" über diese Berechtigung, die Gruppe "Besucher" hingegen nicht. Ein Besitzer kann jedoch auch workflowweise auswählen, dass die Berechtigung Listen verwalten für Personen, die den Workflow starten, erforderlich ist. Durch Auswahl dieser Option können Besitzer im Wesentlichen angeben, dass nur sie und andere Besitzer einen bestimmten Workflow starten können. Weitere Informationen finden Sie im Learn-Segment dieses Artikels.)

Zwei Ausgangspunkte

Sie können einen Workflow manuell an einer der beiden folgenden Stellen starten:

• Aus der Liste oder Bibliothek , in der das Element gespeichert ist

• Innerhalb des Elements selbst, geöffnet in dem Microsoft Office-Programm, in dem es erstellt wurde. (Beachten Sie, dass dies das vollständige, installierte Programm und keine Webanwendungsversion sein muss.)

Die verbleibenden beiden Abschnitte in diesem Segment enthalten Anweisungen für beide Methoden.

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3. Manuelles Starten aus der Liste oder Bibliothek

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist, auf dem Sie den Workflow ausführen möchten.

2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Dateien des Menübands in der Gruppe Workflows auf Workflows.

3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Neuen Workflow starten auf den Workflow, den Sie ausführen möchten.
   

4. Nehmen Sie im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte instance des Workflows anwenden möchten.

   Hinweis: Änderungen, die hier im Initiierungsformular vorgenommen werden, werden nur während der aktuellen instance des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Ausführung des Workflows gelten, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das Change-Segment dieses Artikels.

1. Wenn alle Einstellungen im Initiierungsformular wie gewünscht enthalten sind, klicken Sie auf Start , um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist die erste Aufgabe oder Aufgaben zu und sendet in der Zwischenzeit Startbenachrichtigungen an Sie und alle personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

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4. Manuelles Starten innerhalb eines Microsoft Office-Programms

1. Öffnen Sie das Element im installierten Office-Programm auf Ihrem Computer.

2. Klicken Sie im geöffneten Element auf die Registerkarte Datei , klicken Sie auf Speichern & Senden, und klicken Sie dann auf den Workflow, der für das Element ausgeführt werden soll.

3. Wenn die folgende Meldung angezeigt wird, dass die Datei für den Workflow eingecheckt werden muss, klicken Sie auf die Schaltfläche Check In.

4. Klicken Sie auf die große Schaltfläche Workflow starten .

5. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte instance des Workflows anwenden möchten.

   Hinweis: Änderungen, die hier im Initiierungsformular vorgenommen werden, werden nur während der aktuellen instance des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jeder Ausführung des Workflows gelten, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die in diesem Formular nicht angezeigt werden, lesen Sie das Change-Segment dieses Artikels.

   

1. Wenn Sie die Einstellungen im Initiierungsformular wie gewünscht haben, klicken Sie auf Start , um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist die erste Aufgabe oder Aufgaben zu und sendet in der Zwischenzeit Startbenachrichtigungen an Sie und alle personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Was kommt als nächstes?

• Wenn dieser Workflow zum ersten Mal ausgeführt wird, benötigen die anderen Teilnehmer Informationen und Unterstützung, um ihre zugewiesenen Aufgaben auszuführen? (Möglicherweise ist das COMPLETE-Segment dieses Artikels hilfreich.)

• Außerdem empfiehlt es sich, zu überprüfen, ob die Teilnehmer ihre E-Mail-Benachrichtigungen erhalten und insbesondere, dass die Benachrichtigungen nicht von ihren Junk-E-Mail-Filtern falsch behandelt werden.

• Und natürlich können Sie eine oder mehrere Workflowaufgaben selbst erledigen. Ausführliche Informationen finden Sie im Abschnitt COMPLETE dieses Artikels.

• In der Zwischenzeit erfahren Sie, wie Sie den Fortschritt der aktuellen instance des Workflows nachverfolgen können, im Abschnitt MONITOR dieses Artikels.

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Abschließen einer Workflowaufgabe "Feedback sammeln"

Wenn Ihnen zum ersten Mal in einem Workflow Feedback sammeln eine Aufgabe zugewiesen wurde, ist es möglicherweise hilfreich, diesen Abschnitt des Artikels vollständig zu lesen, bevor Sie Ihre Aufgabe abschließen. Auf diese Weise werden Sie alle Optionen kennen, die Ihnen möglicherweise offen stehen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie über den richtigen Artikel verfügen.

Verschiedene Arten von Workflows erfordern unterschiedliche Aufgabenaktionen.

Bevor Sie beginnen, stellen Sie daher sicher, dass die Ihnen zugewiesene Aufgabe tatsächlich eine Workflowaufgabe Feedback sammeln und keine Aufgabe für einen anderen Workflowtyp ist.

Suchen Sie nach dem Text Bitte überprüfen Sie an einer der folgenden Stellen:

• In der Betreffzeile der aufgabenbenachrichtigungs
  -

• Auf der Meldungsleiste des zu überprüfenden
  Elements

• Im Aufgabentitel auf der Seite
  Workflowstatus

Wenn text an diesen Speicherorten nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an die Person, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um herauszufinden, auf welcher Workflowvorlage er basiert – oder ob es sich um einen benutzerdefinierten Workflow handelt. Links zu Artikeln zur Verwendung der anderen Arten von Workflows, die in SharePoint-Produkten enthalten sind, finden Sie im Abschnitt Siehe auch dieses Artikels.

Wenn Es sich bei Ihrer Aufgabe jedoch um eine Aufgabe "Feedback sammeln" handelt , lesen Sie weiter!

Abschnitte in diesem Segment

1. Eine Übersicht über den Prozess

2. Rufen Sie das Element und das Aufgabenformular aus der Vorgangsbenachrichtigungsnachricht auf.

3. Abrufen des Elements und des Aufgabenformulars aus der Liste oder Bibliothek

4. Überprüfen des Elements

5. Ausfüllen und Übermitteln des Aufgabenformulars

6. Überfällige Benachrichtigungen

7. Fordern Sie eine Gruppenaufgabe an, bevor Sie sie abschließen (optional)

8. Anfordern einer Änderung am Element (optional)

9. Erneutes Zuweisen Ihrer Aufgabe an eine andere Person (optional)

10. Ausführen einer Aufgabe im Namen eines externen Teilnehmers (optional)

1. Ein Überblick über den Prozess

Wenn Ihnen in einem Workflow eine Aufgabe zugewiesen wird, erfahren Sie in der Regel auf eine von drei Arten über die Aufgabe:

• Sie erhalten eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung.

• Sie öffnen ein Microsoft Office-Dokument und sehen eine Meldungsleiste, in der Sie darüber informiert werden, dass Ihnen eine zugehörige Aufgabe zugewiesen wurde.

• Sie überprüfen die SharePoint-Website und stellen fest, dass Ihnen derzeit mindestens eine Aufgabe zugewiesen ist.

Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Workflowaufgabe Feedback sammeln zugewiesen wurde, führen Sie in der Regel zwei Schritte aus:

• Überprüfen des Elements    Sie öffnen und überprüfen das Element.

• Abschließen der Aufgabe    Sie verwenden das Aufgabenformular, um die Ergebnisse Ihrer Überprüfung zu übermitteln.

Häufig sind daher die folgenden drei Elemente am Abschluss der Aufgabe beteiligt:

• Die Benachrichtigungsnachricht (die Sie als E-Mail erhalten)

• Das Element, das für Ihre Überprüfung übermittelt wurde (das Sie öffnen und überprüfen)

• Das Aufgabenformular (das Sie öffnen, ausfüllen und übermitteln)

So sehen diese drei Elemente aus.

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2. Rufen Sie das Element und das Aufgabenformular aus der Aufgabenbenachrichtigungsnachricht auf.

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Taskbenachrichtigungsnachricht in der Anleitung So führen Sie diese Aufgabe ab , auf den Link zum Element.

2. Klicken Sie im geöffneten Element auf der Meldungsleiste auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen .

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3. Abrufen des Elements und des Aufgabenformulars aus der Liste oder Bibliothek

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der das zu überprüfende Element gespeichert ist, auf den Link In Bearbeitung , der dem Element und dem Workflow zugeordnet ist.

2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus auf den Titel Ihrer Aufgabe.

3. Klicken Sie im Aufgabenformular in der Meldungsleiste Diese Workflowaufgabe gilt auf den Link zum Element.

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4. Überprüfen des Artikels

In diesem Beispiel ist das Element ein Microsoft Word-Dokument.

Beachten Sie die beiden gelben Meldungsleisten oben im Dokument:

Serverlesevorgänge:   Nur dieses Dokument ist im schreibgeschützten Modus geöffnet, d. h., Sie können das Dokument lesen, aber sie können keine Änderungen daran vornehmen.

Die Person, die den Workflow ausführt, hat die Wahl, Feedback nur im Aufgabenformular zuzulassen oder auch nachverfolgte Änderungen und Kommentare im Element selbst zuzulassen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie mit dem Element selbst arbeiten sollen, wenden Sie sich an die Person, die den Workflow gestartet hat, oder die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat. Wenn Sie nachverfolgte Änderungen und Kommentare einfügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument bearbeiten .

Einige Dinge, die Sie sicherstellen sollten:

• Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, ob Sie das Dokument auschecken sollen, bevor Sie nachverfolgte Änderungen und Kommentare einfügen, oder ob Sie es eingecheckt lassen sollen, damit mehrere Prüfer gleichzeitig daran arbeiten können.

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Änderungsnachverfolgung aktivieren, bevor Sie Änderungen oder Kommentare einfügen. Weitere Informationen finden Sie im Allow-Segment in diesem Artikel.

• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Änderungen auf dem Server speichern, wenn Sie die Arbeit am Element abgeschlossen haben. Wenn Sie das Element ausgecheckt haben, checken Sie es erneut ein.

Workflow    Aufgabe Wenn Sie fertig sind und das Aufgabenformular übermitteln möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen .

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5. Ausfüllen und Absenden des Aufgabenformulars

Das Aufgabenformular für eine Workflowaufgabe Feedback sammeln sieht in etwa wie folgt aus.

Beachten Sie, dass die ersten beiden Steuerelemente (Element löschen und Diese Workflowaufgabe gilt für Elementtitel) nicht im Aufgabenformular angezeigt werden, wenn es aus dem Element zur Überprüfung heraus geöffnet wird.

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6. Überfällige Benachrichtigungen

Wenn entweder eine Aufgabe oder ein vollständiger Workflow instance für den Abschluss überfällig ist, werden Benachrichtigungen automatisch an folgendes gesendet:

• Die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist.

• Die Person, die den Workflow gestartet hat (oder, wenn der Start automatisch erfolgt ist, für die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat).

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7. Fordern Sie eine Gruppenaufgabe an, bevor Sie sie abschließen (optional)

Wenn einer gesamten Gruppe, zu der Sie gehören, nur eine einzelne Aufgabe zugewiesen ist, kann jedes Mitglied der Gruppe diese einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen.

Fordern Sie die Aufgabe an, bevor Sie das Element überprüfen. Sobald Sie die Aufgabe beanspruchen, wird sie Ihnen zugewiesen, und kein anderes Mitglied der Gruppe kann sie abschließen. (Auf diese Weise erledigt nur eine Person die notwendige Arbeit.)

1. Zeigen Sie auf der Seite Workflowstatus auf den Namen der Aufgabe, die Ihrer Gruppe zugewiesen ist, bis ein Pfeil angezeigt wird.

2. Klicken Sie auf den Pfeil, klicken Sie auf Element bearbeiten , und klicken Sie dann im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe beanspruchen .
   

Wenn die Seite Workflowstatus aktualisiert wird, können Sie sehen, dass die Aufgabe nicht mehr der Gruppe, sondern jetzt speziell Für Sie zugewiesen ist.

Wenn Sie die Aufgabe später erneut für die Gruppe freigeben möchten, ohne sie abzuschließen, führen Sie die gleichen Schritte aus, um zum Aufgabenformular zurückzukehren, aber klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Aufgabe freigeben .

Zurück zu Element überprüfen

8. Anfordern einer Änderung am Element (optional)

Bevor Sie mit diesem Prozess beginnen, beachten Sie, dass der Workflow möglicherweise sofort beendet wird, wenn eine Änderung am Element vorgenommen wird. Es kann eine gute Idee sein, sich mit der Person zu erkundigen, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, wenn eine Änderung vorgenommen wird und der Workflow an diesem Punkt endet.

Wir veranschaulichen die Änderungsanforderungsoption, indem wir sie in ein Szenario einfügen:

Stellen Sie sich zunächst vor, Dass Ihr Name Frank ist.

Stellen Sie sich dann vor, dass eine Mitarbeiterin namens Anna einen Workflow zum Sammeln von Feedback für ein Dokument gestartet hat, das sie erstellt hat.

Wenn Sie Annas neues Dokument lesen, haben Sie das Gefühl, dass die Einführung zu lang ist.

Klicken Sie unten im Workflowaufgabenformular auf die Schaltfläche Änderung anfordern , und füllen Sie dann dieses Formular aus.

Wenn Sie alle Formulareinträge wie gewünscht haben, klicken Sie auf Senden, und Ihre aktuelle Aufgabe ist alsAbgeschlossen markiert. (Sie sind aber noch nicht fertig. Ihnen wird erneut eine Überprüfungsaufgabe zugewiesen, nachdem Anna die Änderungsaufgabe abgeschlossen hat.)

In der Zwischenzeit erhält Anna die folgende E-Mail-Benachrichtigung:

Anna kann schon nach einem Blick in die Betreffzeile (Nummer 1 in der Abbildung) erkennen, dass es sich nicht um eine gewöhnliche Benachrichtigung zum Sammeln von Feedback handelt, sondern um eine Anforderung, etwas an dem Element zu ändern. Sie findet die Informationen zu der spezifischen Änderung, die angefordert wurde, im Text "Änderung angefordert" (Nummer 2).

Anna checkt das Element aus, nimmt die angeforderten Änderungen vor (oder nicht), speichert dann seine Änderungen (falls vorhanden) und überprüft das Element wieder. (Wenn der Workflow so eingerichtet ist, dass er beendet wird, sobald eine Änderung am Element vorgenommen wird, führt diese Aktion dazu, dass der Workflow beendet wird.)

Dann wechselt Anna zur Seite Workflowstatus und öffnet ihre Änderungsanforderungsaufgabe aus dem Bereich Aufgaben dort.

Anna fügt alle informationen, die sie in das Feld Kommentare einfügt, und klickt dann auf Antwort senden. Der Workflow führt zwei Aktionen aus:

• Die Änderungsanforderungsaufgabe von Anna wird als Abgeschlossen markiert.

• Es weist Ihnen eine neue Überprüfungsaufgabe zu (wobei Annas Kommentare im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt wurden) und sendet Ihnen eine Benachrichtigung zu dieser Aufgabe.

Jetzt können Sie die Überprüfung des geänderten Elements abschließen.

In der Zwischenzeit werden alle diese Aktionen nachverfolgt und im Abschnitt Workflowverlauf der Seite Workflowstatus angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Hier ist ein Diagramm des gesamten Prozesses.

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9. Erneutes Zuweisen Ihrer Aufgabe an eine andere Person (optional)

Wenn Sie möchten, dass eine andere Person eine Ihnen zugewiesene Workflowaufgabe abschließt, klicken Sie im Workflowaufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe neu zuweisen .

Dieses Formular wird angezeigt.

Wenn das Formular vollständig ist, klicken Sie auf Senden. Ihre Aufgabe ist als Abgeschlossen gekennzeichnet, eine neue Aufgabe wird der person zugewiesen, die jetzt für die Aufgabe zuständig ist, und eine Vorgangsbenachrichtigung wird gesendet.

Alle neuen Informationen, die Sie angegeben haben, sind in der Benachrichtigung über den neuen Vorgang im Text Delegiert nach enthalten (Nummer 1 in der folgenden Abbildung).

In der Zwischenzeit werden alle diese Änderungen nachverfolgt und in den Abschnitten Aufgaben und Verlauf der Seite Workflowstatus angezeigt, wie hier gezeigt.

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10. Abschließen einer Aufgabe im Namen eines externen Teilnehmers (optional)

Es gibt einen speziellen Prozess zum Einschließen von Teilnehmern, die keine Mitglieder Ihrer SharePoint-organization sind. In diesem Prozess fungiert ein Websitemitglied als Proxy für den externen Teilnehmer:

1. Geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Teilnehmers in die entsprechende Stufe Zuweisen an auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars ein.

2. Der Workflow weist die Aufgabe des externen Teilnehmers tatsächlich dem Websitemitglied zu, das den Workflow startet, oder, wenn der Workflow automatisch gestartet wird, dem Mitglied, das den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat. Diese Person, der die Aufgabe tatsächlich zugewiesen ist, fungiert als Proxy für den externen Teilnehmer.

3. Dieses Websitemitglied erhält eine Aufgabenbenachrichtigung mit Anweisungen zum Senden einer Kopie des Elements zur Überprüfung an den externen Teilnehmer. (In der Zwischenzeit erhält der externe Teilnehmer eine Kopie der Aufgabenbenachrichtigung, die als nützliche Warnung oder Heads-up fungieren kann.)

4. Das Websitemitglied, dem die Aufgabe tatsächlich zugewiesen ist, sendet eine Kopie des Elements an den externen Teilnehmer.

5. Der externe Teilnehmer überprüft das Element und sendet seine Antwort zurück an das Websitemitglied.

6. Wenn die Antwort des externen Teilnehmers eingeht, führt das Websitemitglied die Aufgabe in SharePoint-Produkten im Namen des externen Teilnehmers aus.

Hier ist ein Diagramm des Prozesses.

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Überwachen, Anpassen oder Beenden eines ausgeführten Workflows zum Sammeln von Feedback

Der zentrale Ort, von dem aus Sie einen ausgeführten Workflow überwachen, anpassen oder beenden können, ist die Seite Workflowstatus für diesen instance des Workflows.

Zuerst zeigen wir Ihnen, wie Sie zu dieser Seite gelangen, und dann zeigen wir Ihnen, wie Sie die Optionen und Informationen verwenden, die Sie dort finden. Schließlich zeigen wir Ihnen zwei weitere Seiten an, auf denen Sie zusätzliche Überwachungsinformationen erhalten können.

Abschnitte in diesem Segment

1. Aufrufen der Seite "Workflowstatus"

2. Verwenden der Seite Workflowstatus zum Überwachen des Workflowfortschritts

3. Aktive Aufgaben ändern (bereits zugewiesene Aufgaben)

4. Ändern zukünftiger Aufgaben (Aufgaben, die noch nicht zugewiesen sind)

5. Abbrechen oder Beenden dieser Workflowausführung

6. Ermitteln, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden

7. Überwachen von Workflows für die gesamte Websitesammlung

1. Aufrufen der Workflowstatusseite

Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link In Bearbeitung für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Namen Keynote Draft, und der Workflow ist Genehmigung 3.

Die Seite Workflowstatus wird geöffnet.

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2. Verwenden Der Workflowstatusseite zum Überwachen des Workflowfortschritts

Hier finden Sie unter der Abbildung der einzelnen Abschnitte der Seite Workflowstatus die Überwachungsfragen, die im Abschnitt beantwortet werden.

Abschnitt "Workflowinformationen"

Beantwortete Fragen:

• Wer hat diese instance des Workflows gestartet?

• Wann wurde diese instance gestartet?

• Wann ist die letzte Aktion in diesem instance aufgetreten?

• Auf welchem Element wird dieses instance ausgeführt?

• Was ist die aktuelle status dieser instance?

Aufgabenabschnitt

Beantwortete Fragen:

• Welche Aufgaben wurden bereits erstellt und zugewiesen, und was ist ihre aktuelle status?

• Welche Aufgaben wurden bereits abgeschlossen, und was war das Ergebnis für jede dieser Aufgaben?

• Was ist das Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe, die bereits erstellt und zugewiesen wurde?

Aufgaben, die gelöscht wurden, und Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, werden in diesem Abschnitt nicht angezeigt.

Abschnitt "Workflowverlauf"

Beantwortete Fragen:

• Welche Ereignisse sind bereits in diesem instance des Workflows aufgetreten?

• Beachten Sie, dass überfällige Aufgaben und Benachrichtigungen über überfällige Aufgaben in diesem Bereich nicht angezeigt werden.

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3. Aktive Aufgaben ändern (bereits zugewiesene Aufgaben)

Es gibt zwei Möglichkeiten, Aufgaben zu ändern, die bereits zugewiesen, aber noch nicht abgeschlossen wurden:

• Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

• Ändern aller aktiven Aufgaben

Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

Berechtigungen Um Änderungen an einer einzelnen Aufgabe vorzunehmen, die einer anderen Person als Ihnen selbst zugewiesen ist, müssen Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" nicht. So ist es beispielsweise möglich, über Berechtigungen zu verfügen, die es Ihnen ermöglichen, einen Workflow zu starten, aber keine Änderungen an der Aufgabe eines anderen Teilnehmers vorzunehmen.)

Wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

1. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus in der Liste Aufgaben auf den Titel der Aufgabe .
   

2. Verwenden Sie das Aufgabenformular, um die Aufgabe zu vervollständigen, zu löschen oder neu zuzuweisen oder eine Änderung an dem Element anzufordern.

Ausführlichere Anweisungen zur Verwendung des Aufgabenformulars finden Sie im Abschnitt COMPLETE dieses Artikels.

Ändern aller aktiven Aufgaben

Berechtigungen Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus von personen angezeigt, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die den Workflow instance gestartet hat, aber der LinkDiesen Workflow beenden wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe "Besitzer" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" nicht.)

1. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unterhalb der Workflowvisualisierung auf den Link Aktive Aufgaben aktualisieren von Feedback sammeln .

2. Nehmen Sie ihre Änderungen in dem formular vor, das geöffnet wird, und klicken Sie dann auf OK.

   • Nachrichten, die Ihre Änderungen widerspiegeln, werden an die Personen gesendet, denen in dieser Ausführung derzeit Aufgaben zugewiesen sind.

   • Bereits abgeschlossene oder gelöschte Aufgaben und noch nicht zugewiesene Aufgaben sind von den Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, nicht betroffen.

   • Wenn Sie Änderungen an vorgängen vornehmen möchten, die noch nicht zugewiesen sind, lesen Sie den folgenden Abschnitt in diesem Segment Ändern zukünftiger Aufgaben.

     

1. Wenn sie alle Felder in dem Formular wie gewünscht haben, klicken Sie auf OK.

Alle aktiven Aufgaben im aktuellen instance werden aktualisiert.

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4. Ändern zukünftiger Aufgaben (Noch nicht zugewiesene Aufgaben)

Berechtigungen Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus von personen angezeigt, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die den Workflow instance gestartet hat, aber der LinkDiesen Workflow beenden wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe "Besitzer" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" nicht.)

1. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unter der Workflowvisualisierung auf den Link Reviewer hinzufügen oder aktualisieren von Feedback sammeln .

2. Nehmen Sie ihre Änderungen in dem formular vor, das geöffnet wird, und klicken Sie dann auf AKTUALISIEREN.

   Hinweis: Bereits erstellte und zugewiesene Aufgaben sind von den Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, nicht betroffen.

1. Wenn sie alle Felder in dem Formular wie gewünscht haben, klicken Sie auf OK.

Alle zukünftigen Aufgaben im aktuellen instance spiegeln Ihre Änderungen wider.

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5. Abbrechen oder Beenden dieser Workflowausführung

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen ausgeführten Workflow instance vor seinem normalen Abschluss zu beenden:

• Abbrechen des Workflows    Alle Aufgaben werden abgebrochen, aber im Bereich Aufgaben der Seite Workflowstatus beibehalten.

• Diesen Workflow beenden    Alle Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Bereich Aufgaben der Seite Workflowstatus gelöscht. (Sie werden jedoch weiterhin im Bereich Workflowverlauf angezeigt.)

Anweisungen für beide Methoden folgen.

Abbrechen (alle Aufgaben wurden abgebrochen, aber sowohl in der Aufgabenliste als auch in der Verlaufsliste beibehalten)

Berechtigungen Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus von personen angezeigt, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die den Workflow instance gestartet hat, aber der LinkDiesen Workflow beenden wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe "Besitzer" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" nicht.)

Wenn die aktuelle instance eines Workflows nicht mehr benötigt oder gewünscht wird, kann sie beendet werden.

• Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unter der Workflowvisualisierung auf den Link Alle Aufgaben zum Sammeln von Feedback abbrechen .

Alle aktuellen Aufgaben werden abgebrochen, und der Workflow endet mit dem status Abgebrochen. Die abgebrochenen Aufgaben werden weiterhin sowohl im Bereich Aufgaben als auch im Bereich Workflowverlauf aufgeführt.

Beenden (alle Aufgaben wurden aus der Aufgabenliste gelöscht, aber im Verlauf beibehalten)

Berechtigungen Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Seite Workflowstatus von personen angezeigt, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die den Workflow instance gestartet hat, aber der LinkDiesen Workflow beenden wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Auch hier verfügt die Gruppe "Besitzer" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" nicht.)

Wenn ein Fehler auftritt oder der Workflow beendet wird und nicht reagiert, kann er beendet werden.

• Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich direkt unter der Workflowvisualisierung auf den Link Diesen Workflow beenden .

Alle vom Workflow erstellten Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Bereich Aufgaben auf der Seite Workflowstatus gelöscht, obwohl sie weiterhin im Bereich Workflowverlauf angezeigt werden. Der Workflow endet mit dem status Abgebrochen.

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6. Ermitteln, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden

Auf der Seite Workflows für ein beliebiges Element finden Sie eine Liste der Workflows, die derzeit für dieses Element ausgeführt werden.

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Dateien des Menübands in der Gruppe Workflows auf Workflows.

3. Auf der Seite Workflows: Elementname finden Sie unter Ausführen von Workflows eine Liste der Workflowinstanzen, die derzeit für das Element ausgeführt werden.

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7. Überwachen von Workflows für die gesamte Websitesammlung

Websitesammlungsadministratoren können auf einen Blick anzeigen:

• Gibt an, wie viele Workflows, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.

• Gibt an, ob jede Workflowvorlage selbst in der Websitesammlung aktiv oder inaktiv ist.

• Gibt an, wie viele Instanzen von Workflowversionen, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, derzeit in der Websitesammlung ausgeführt werden.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung (nicht die Startseite für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen und dann auf Websiteeinstellungen.

3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websiteverwaltung auf Workflows.

Die Seite Workflows wird geöffnet, auf der die Informationen angezeigt werden.

Was kommt als nächstes?

Wenn diese Workflowversion zum ersten Mal ausgeführt wird, sollten Sie die Anweisungen im ABSCHNITT ÜBERPRÜFEN dieses Artikels verwenden, um die Ereignisse im instance anzuzeigen und zu ermitteln, ob der Workflow wie gewünscht funktioniert.

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Überprüfen der Ergebnisse des Feedback-Workflows und Erstellen von Berichten

Nachdem Ihr Workflow instance abgeschlossen ist, können Sie die ereignisse überprüfen, die im Verlauf aufgezeichnet wurden. (Sie können bis zu 60 Tage nach Abschluss der instance für jeden instance auf den Datensatz zugreifen.)

Sie können auch Berichte zur Gesamtleistung des Workflows instanzübergreifend ausführen.

Abschnitte in diesem Segment

1. Überprüfen von Ereignissen in den letzten instance

2. Zugriff auf instance Verlauf für bis zu 60 Tage

3. Erstellen von Workflowleistungsberichten

1. Überprüfen Der Ereignisse in den letzten instance

Solange ein Element in derselben Liste oder Bibliothek verbleibt und derselbe Workflow für dasselbe Element erneut ausgeführt wird, kann über die Liste oder Bibliothek auf den Verlauf der letzten instance zugegriffen werden.

So zeigen Sie die Seite Workflowstatus für die letzten instance eines Workflows an, der für ein beliebiges Element ausgeführt wird:

• Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den link status für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Titel Keynote-Entwurf , und der Workflow lautet Neue Dokumentgenehmigung.

Auf der Seite Workflowstatus befindet sich der Abschnitt Workflowverlauf im unteren Bereich.

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2. Zugriff instance Verlauf für bis zu 60 Tage

Was geschieht, wenn Sie den Verlauf eines instance überprüfen möchten, nachdem Sie denselben Workflow erneut für dasselbe Element ausgeführt haben?

In der Tat können Sie dies bis zu 60 Tage über einen der beiden Einstiegspunkte tun: die Liste oder Bibliothek oder die Workflowabschlussbenachrichtigung. (Sechzig Tage gibt an, wie lange SharePoint-Produkte den Aufgabenverlauf für Workflows aufbewahren.)

Aus der Liste oder Bibliothek

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Dateien des Menübands in der Gruppe Workflows auf Workflows.

3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Abgeschlossene Workflows auf den Namen oder status des Workflow-instance, den Sie überprüfen möchten.
   
   Die Seite Workflowstatus für diesen instance wird geöffnet.

Aus der Benachrichtigung zum Abschließen des Workflows

• Öffnen Sie die Workflowabschlussbenachrichtigung für die instance, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf den Link Workflowverlauf anzeigen.

Die Seite Workflowstatus für diesen instance wird geöffnet.

Um alle Vervollständigungsbenachrichtigungen beizubehalten, sollten Sie eine Outlook-Regel erstellen. Richten Sie die Regel ein, um alle eingehenden Nachrichten, für die der Text in der Betreffzeileausgefüllt wurde, in einen eigenen, separaten Ordner zu kopieren. (Stellen Sie sicher, dass Ihre Outlook-Regel die eingehenden Nachrichten kopiert und nicht einfach verschoben , oder sie werden nicht auch in Ihrem Posteingang angezeigt.) Weitere Informationen zum Erstellen von Outlook-Regeln finden Sie im Artikel Verwalten von E-Mail-Nachrichten mit Regeln.

Oberer Bereich

3. Erstellen von Workflowleistungsberichten

Um zu erfahren, wie eine Ihrer Workflowversionen im Allgemeinen funktioniert – im Laufe der Zeit und über mehrere Instanzen hinweg – können Sie einen oder beide vordefinierte Berichte erstellen:

• Aktivitätsdauerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um Die Durchschnittswerte für die Ausführung der einzelnen Aktivitäten in einem Workflow anzuzeigen und wie lange die ausführung der einzelnen Vorgänge oder instance dieses Workflows dauert.

• Abbruch- und Fehlerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um zu sehen, ob ein Workflow häufig abgebrochen wird oder vor dem Abschluss Fehler auftreten.

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek in der Spalte Status für diesen Workflow auf einen beliebigen link status Informationen.
   

2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus unter Workflowverlauf auf Workflowberichte anzeigen.
   

3. Suchen Sie den Workflow, für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
   

4. Behalten Sie auf der Seite Anpassen den Speicherort bei, an dem die Berichtsdatei erstellt wird, oder ändern Sie sie, und klicken Sie dann auf OK.
   
   Der Bericht wird erstellt und am angegebenen Speicherort gespeichert.

5. Wenn der Bericht abgeschlossen ist, können Sie auf den Link in der folgenden Abbildung klicken, um ihn anzuzeigen. Klicken Sie andernfalls auf OK , um das Dialogfeld abzuschließen und zu schließen. (Wenn Sie später bereit sind, den Bericht anzuzeigen, finden Sie ihn an dem Speicherort, den Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
   

Was kommt als nächstes?

Wenn Ihr Workflow genau so funktioniert, wie Sie es möchten, sind Sie bereit, ihn zu verwenden.

Wenn Sie etwas an der Funktionsweise ändern möchten, lesen Sie das Change-Segment dieses Artikels.

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Ändern, Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Nachdem Sie die erste instance Ihres neuen Workflows Feedback sammeln ausgeführt und die Ergebnisse überprüft haben, können Sie eine oder mehrere Änderungen an der Konfiguration des Workflows vornehmen.

Außerdem können Sie zu verschiedenen Zeitpunkten in der Zukunft weitere Änderungen an der Konfiguration vornehmen.

Schließlich können Sie den Workflow irgendwann für einen kürzeren oder längeren Zeitraum deaktivieren, ihn aber nicht entfernen – oder sie können ihn auch ganz entfernen.

Abschnitte in diesem Segment

1. Ändern permanenter Einstellungen für einen Workflow

2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

1. Ändern permanenter Einstellungen für einen Workflow

Um dauerhafte Änderungen an den Einstellungen für einen vorhandenen Workflow vorzunehmen, öffnen und bearbeiten Sie das Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen verwendet wurde.

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .

   Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Typ der Liste oder Bibliothek variieren. In einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Kalender.

3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (klicken Sie, um Einstellungen zu ändern) auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.

   Hinweis: Wenn der gewünschte Workflow Feedback sammeln nicht in der Liste angezeigt wird, ist er möglicherweise nur einem Inhaltstyp zugeordnet. Welche Workflows in dieser Liste angezeigt werden, wird durch das Steuerelement Workflowzuordnungen dieses Typs anzeigen gesteuert, das sich direkt über der Liste befindet. (Siehe Abbildung.) Klicken Sie sich im Dropdownmenü durch die Inhaltstypoptionen, um zu ermitteln, welche option den gewünschten Workflow anzeigt. Wenn der gewünschte Workflow in der Liste angezeigt wird, klicken Sie auf den Namen des Workflows.

5. Nehmen Sie im gleichen zweiseitigen Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurde, die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie sie.

   Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Plan-Segment und im entsprechenden ADD-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung (nicht die Startseite für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen und dann auf Websiteeinstellungen.

3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Kataloge aufWebsiteinhaltstypen.

4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, auf dem der Workflow ausgeführt wird.

5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterEinstellungen aufWorkfloweinstellungen.

6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (klicken Sie, um Einstellungen zu ändern) auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.

7. Nehmen Sie im gleichen zweiseitigen Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurde, die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie sie.

   Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Plan-Segment und im entsprechenden ADD-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

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2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .

   Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Typ der Liste oder Bibliothek variieren. In einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Kalender.

3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen .
   

5. Verwenden Sie das Formular auf der Seite Workflows entfernen, um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
   

Es gibt fünf Spalten in der Form:

• Workflow    Name des Workflows.

• Instanzen    Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

• Ermöglichen    Option, mit der der Workflow weiterhin normal ausgeführt werden kann.

• Keine neuen Instanzen    Option, mit der alle derzeit ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem er zum Ausführen neuer Instanzen nicht verfügbar ist. (Diese Aktion ist umkehrbar. Um den Workflow später erneut zu aktivieren, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie Zulassen aus.)

• Entfernen    Option, die den Workflow vollständig aus der Liste oder Bibliothek entfernt. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.)

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Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

1. Öffnen Sie die Startseite für die Websitesammlung (nicht die Startseite für eine Website oder Unterwebsite innerhalb der Sammlung).

2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen und dann auf Websiteeinstellungen.

3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Kataloge aufWebsiteinhaltstypen.

4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, auf dem der Workflow ausgeführt wird.

5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterEinstellungen auf Workfloweinstellungen.

6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen .

7. Verwenden Sie das Formular auf der Seite Workflows entfernen, um Workflows zu deaktivieren, erneut zu aktivieren oder zu entfernen.
   

Es gibt fünf Spalten in der Form:

• Workflow    Name des Workflows.

• Instanzen    Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

• Ermöglichen    Option, mit der der Workflow weiterhin normal ausgeführt werden kann.

• Keine neuen Instanzen    Option, mit der alle derzeit ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem er zum Ausführen neuer Instanzen nicht verfügbar ist. (Diese Aktion ist umkehrbar. Um den Workflow später erneut zu aktivieren, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie Zulassen aus.)

• Entfernen    Option, die den Workflow vollständig aus der Websitesammlung entfernt. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion istnicht umkehrbar.)

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, führen Sie einen Test instance des Workflows aus, um die Auswirkungen der Änderungen zu überprüfen.

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Weitere Anpassung

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows weiter anzupassen.

Sie können sogar benutzerdefinierte Workflows von Grund auf neu erstellen.

Sie können jedes oder alle der folgenden Programme verwenden:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Anpassen von Workflowformularen, Aktionen und Verhaltensweisen

• Microsoft Visual Studio    Erstellen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Workflowaktionen.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfesystem des Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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