Umfassende Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Mit den in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows können Sie Geschäftsprozesse automatisieren, um sie einheitlicher und effizienter zu gestalten. Mit einem SharePoint-Workflow "Feedback sammeln" können Sie Dokumente und andere Elemente, die in SharePoint-Produkten gespeichert sind, an andere Personen senden, um deren Feedback zu erfassen. Da ein SharePoint-Workflow den Prozess für Sie erledigt, haben Sie mehr Zeit für all die anderen Dinge, die Sie erledigen müssen.

Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows.

Wichtig :  Standardmäßig ist der Workflow "Feedback sammeln" weder aktiviert, noch wird er im Listenfeld Wählen Sie eine Workflowvorlage aus des Zuordnungsformulars aufgeführt. Um ihn verfügbar zu machen, muss er von einem Websiteadministrator auf Websitesammlungs-Ebene aktiviert werden.

Sie müssen lediglich eine Aufgabe des Workflows zum Sammeln von Feedback ausführen    Blättern Sie nach unten bis zum Segment DURCHFÜHREN, und erweitern Sie es. Die anderen Segmente sind für Sie jetzt möglicherweise nicht relevant.

Vergleich eines manuellen Prozesses mit einem automatisierten Workflow

SharePoint-Workflows weisen die folgenden Eigenschaften auf:

  • Effizient und    konsistent A Workflow zum Sammeln von Feedback im Dokument oder ein Element automatisch weitergeleitet, weist überprüfen Aufgaben und deren Status verfolgt und sendet Erinnerungen und Benachrichtigungen, wenn erforderlich. Die Aktivität in einem Workflow überwacht und von einer zentralen Statusseite angepasst werden kann, und wird im Verlauf der Ereignisse in eine Instanz des Workflows für 60 Tage nach Abschluss beibehalten.

  • Geringerer Arbeitsaufwand    Ein Workflow zum Sammeln von Feedback spart Ihnen und Ihren Kollegen Zeit und Ärger. Gleichzeitig werden Feedbackprozesse rationalisiert und standardisiert.

Das folgende Diagramm enthält eine sehr einfache Version des Workflows zum Sammeln von Feedback.

Diagramm eines einfachen Workflows zum Sammeln von Feedback

Tipps zur Verwendung dieses Artikels

Die Informationen in diesem Artikel sind in zehn erweiterbare Segmente aufgeteilt.

Klicken Sie hier einige Tipps zur optimalen Nutzung von in diesem Artikel

Sie müssen lediglich eine Aufgabe des Workflows zum Sammeln von Feedback ausführen    Blättern Sie nach unten bis zum Segment DURCHFÜHREN, und erweitern Sie es. Die anderen Segmente sind für Sie jetzt möglicherweise nicht relevant.

Wenn Sie hinzufügen möchten, Anfang, überwachen, und Verwalten von workflows    Wenn Sie nicht bereits mit folgenden Aufgaben vertraut sind, kann es hilfreich sein zu hochzuarbeiten in diesem Artikel, Segment nach Segment, das erste Anzeigedauer Sie Entwurf und Hinzufügen eines Workflows. Nachdem Sie die Informationen und das Layout Artikel vertraut sind, werden Sie möglicherweise direkt auf das Segment zu wechseln, die Sie bei einem beliebigen wiederholten Besuchen zu müssen.

Hinweis zu den Grafiken    Bildschirmgrafiken und Konzeptdiagramme in dieser Reihe von Workflowartikeln basieren grundsätzlich auf dem Genehmigungsworkflow. Falls es aus konzeptionellen oder didaktischen Gründen erforderlich sein sollte, wurden die Abbildungen und Diagramme in diesem Artikel für Workflows zum Sammeln von Feedback angepasst.

Informationen zum Drucken dieses Artikels    Dieser Artikel ist sehr umfangreich. Wenn Sie nur ausgewählte Segmente drucken möchten, sollten Sie beim Drucken darauf achten, dass nur die betreffenden Segmente eingeblendet sind. (Wenn das gedruckte Exemplar auch die vollständigen Grafiken enthalten soll, müssen Sie den Ausdruck im Querformat und nicht im Hochformat erstellen.)

Informationen zum Suchen    Achten Sie vor dem Suchen von Text oder Begriffen in diesem Artikel darauf, dass alle Segmente eingeblendet sind, die durchsucht werden sollen.

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WEITERE INFORMATIONEN zu Workflows zum Sammeln von Feedback

Weitere Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback

Bei einem Workflow zum Sammeln von Feedback handelt es sich um ein SharePoint-Feature, das ein Dokument oder ein anderes Element, das in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichert ist, an andere Personen sendet, um deren Feedback zu erfassen. Der Workflow automatisiert, rationalisiert und standardisiert den gesamten Prozess.

Weiterleitung eines Elements in einem Workflow zwischen den Teilnehmern

Der grundlegende in SharePoint-Produkten enthaltene Workflow zum Sammeln von Feedback dient als Vorlage. Mithilfe dieser Vorlage können Sie mehrere Workflows zum Sammeln von Feedback zu Ihren Websites hinzufügen. Jeder hinzugefügte Workflow stellt eine einmalige Version des grundlegenden Workflows zum Sammeln von Feedback mit einer speziellen Arbeitsweise dar, die über die beim Hinzufügen des Workflows angegebenen Einstellungen festgelegt wird.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback für mich tun?

  2. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback nicht?

  3. Wer kann diesen Workflow verwenden?

  4. Wie wird ein solcher Workflow geplant, hinzugefügt, ausgeführt und verwaltet?

1. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback für mich tun?

  • Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Feedback erstmals zu einer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzufügen, können Sie die Anzahl der Teilnehmer angeben und festlegen, ob die Aufgaben nacheinander (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden. Sie können sogar festlegen, ob die Aufgaben der Teilnehmer in zwei oder mehr separate Phasen aufgeteilt werden sollen, sowie einen Endtermin und/oder eine zulässige Zeit für die Durchführung der einzelnen Aufgaben angeben. Wenn Sie den Workflow für ein Element manuell starten, können Sie diese Einstellungen beliebig ändern.

  • Der Workflow weist den einzelnen angegebenen Teilnehmern eine Aufgabe zu. Jeder Teilnehmer wählt eine von mehreren möglichen Antworten aus: Er kann Feedback zum Element senden, eine Änderung im Element anfordern, die Aufgabe einem anderen zuweisen oder die Aufgabe löschen.

  • Während der Ausführung des Workflows können Sie auf einer einzelnen, zentralen Seite für den Workflowstatus den Fortschritt überprüfen und (bei Bedarf) Anpassungen vornehmen.

  • Die Liste aller Workflowereignisse, die im Laufe einer Ausführung (oder Instanz) des Workflows aufgetreten sind, steht für einen Zeitraum von 60 Tagen nach Abschluss des Workflows auf der Workflowstatusseite für Referenzzwecke zur Verfügung.

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2. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback nicht?

Der Workflow zum Sammeln von Feedback ist nicht dafür ausgelegt, Genehmigungen oder Ablehnungen eines Elements zu erfassen oder für eine Website die Veröffentlichung von Webseiten zu steuern. Informationen zum Hinzufügen eines Workflows, in dem die Teilnehmer ein geprüftes Element genehmigen oder ablehnen, finden Sie im Artikel Umfassende Informationen zu Genehmigungsworkflows im Abschnitt Siehe auch.

Außerdem können Sie mit Workflows zum Sammeln von Feedback keine Signaturen erfassen. Wenn Sie mit einem Workflow Signaturen in Microsoft Word-Dokumenten, Microsoft Excel-Arbeitsmappen oder Microsoft InfoPath-Formularen erfassen möchten, finden Sie entsprechende Informationen im Artikel Umfassende Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung im Abschnitt Siehe auch.

Informationen zur weiteren Anpassung aller in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows mit Microsoft SharePoint Designer 2013 finden Sie im Microsoft Software Developer Network-Hilfesystem (MSDN).

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3. Wer kann diesen Workflow verwenden?

Zum Hinzufügen eines    Workflow standardmäßig, benötigen Sie die Berechtigung zum Verwalten von Listen zum Hinzufügen ein Workflows. (Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder als auch die Gruppe der Besucher nicht zu empfehlen.)

Zum Starten einer    Workflow auch standardmäßig, benötigen Sie die Berechtigung Elemente bearbeiten, um zu starten einen Workflow, der bereits hinzugefügt wurde. (Beide Berechtigung Elemente bearbeiten der Mitglieder Gruppe und der Gruppe Besitzer standardmäßig verfügen, die Gruppe der Besucher hingegen nicht.)

Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von den Mitgliedern der Gruppe Besitzer gestartet werden können. (Aktivieren Sie dazu auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars das Kontrollkästchen Zum Starten dieses Workflows sind Berechtigungen zum Verwalten von Listen erforderlich.)

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4. Wie wird ein solcher Workflow geplant, hinzugefügt, ausgeführt und verwaltet?

Es gibt die folgenden grundlegenden Phasen:

  • VOR der workflowausführung (planen, hinzufügen, starten)   
    , bevor Sie einen Workflow hinzufügen, Sie planen Sie hinzufügen möchten (für eine einzelne Liste oder Bibliothek, oder für die gesamte Websitesammlung) und die Details der wie funktionieren. Nachdem Sie hinzugefügt und Workflows konfiguriert haben, kann jede Person mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow zu einem bestimmten Element starten. Der Workflow kann auch eingerichtet werden, die automatischabläuft. Automatische ausgeführt basierend auf eine oder beide der zwei auslösenden Ereignisse aktiviert werden können: Wenn ein Element hinzugefügt oder in einer Liste oder Bibliothek erstellt, oder wenn eine in einer Liste oder Bibliothek Element geändert werden.

  • WÄHREND der workflowausführung (durchführen, überwachen, anpassen)   
    während der Workflow ausgeführt wird, führen Sie einzelne Teilnehmer die Ihnen zugewiesenen Aufgaben. Automatische Erinnerungen gesendet werden an Teilnehmer zu übergeben, die Aufgabe Stichtage erfüllen. In der Zwischenzeit kann der Fortschritt des Workflows aus einer zentralen Workflowstatusseite für die betreffende Instanz des Workflows überwacht werden. Anpassungen mit dem Workflow während der Ausführung können die gleichen Seite vorgenommen werden; und, falls notwendig, der Workflow kann werden abgebrochen oder von dort aus eingestellt.

  • Nachdem der workflowausführung (überprüfen, Berichts, ändern)   
    nach Abschluss des Workflows kann der gesamte Verlauf dieser ausführen (oder Instanz) bis zu 60 Tage auf der Seite Workflowstatus überprüft werden. Der gleichen Seite können statistische Berichte über die Leistung von dieser Workflowversion erstellt werden. Ist es jemals alles, was Sie über das Verfahren die Workflowfunktionen ändern möchten, können Sie schließlich öffnen und bearbeiten das Zuordnungsformular, das Sie abgeschlossen werden, wenn Sie zuerst den Workflow hinzugefügt.

Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht diese Phasen aus der Sicht der Person, die den neuen Workflow hinzufügt.

Workflowprozess

Wie geht's weiter?

Bevor Sie einen Workflow zum Sammeln von Feedback planen, sollten Sie das Segment ZULASSEN dieses Artikels durcharbeiten und erst dann zum Segment PLANEN wechseln.

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Erweiterungssymbol für den Abschnitt 'Zulassen'

ZULASSEN von Feedback nur in Aufgabenformularen oder auch in Elementen

Zulassen von Feedback nur in Aufgabenformularen oder auch in Elementen

Die folgenden beiden Fragen dienen als fundamentale Entscheidungsgrundlage für den Workflow:

  • Dürfen die Teilnehmer ihr Feedback nur im Feld Kommentare des Aufgabenformulars übermitteln, oder können sie auch protokollierte Änderung und Kommentare im Element selbst einfügen?

  • Wenn Teilnehmer protokollierte Änderung und Kommentare im Element selbst einfügen können: Erfolgt dies in einer kollaborativen Umgebung, in der mehrere Teilnehmer das Dokument gleichzeitig bearbeiten können, oder muss jeder Teilnehmer das Dokument auschecken, sodass er für die Dauer seiner Prüfung alleinige Bearbeitungsrechte verfügt?

Das folgende Diagramm soll diese Alternativen verdeutlichen.

Verschiedene Modi, um Feedback zuzulassen und bereitzustellen

Beachten Sie bei der weiteren Durcharbeitung dieses Artikels immer die folgenden Punkte:

  • Ein Workflow kann nicht für ein Element gestartet werden, das momentan ausgecheckt ist.

  • Der Workflow zum Sammeln von Feedback umfasst eine Option, um den Workflow sofort zu beenden, wenn das geprüfte Element geändert wird.

  • Sie können in einem Element nur protokollierte Änderungen und Kommentare einfügen, wenn das Element in der installierten Version des Programms, in dem es erstellt wurde, und nicht in einer Webanwendungsversion des jeweiligen Programms geöffnet ist.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Zulassen von Feedback nur im Aufgabenformular

  2. Zulassen von Feedback im Aufgabenformular sowie im Element (kollaborative Version)

  3. Zulassen von Feedback im Aufgabenformular sowie im Element (Einzelzugriffsversion)

1. Zulassen von Feedback nur im Aufgabenformular

Diese Festlegung weist den Vorteil auf, dass sie besonders einfach ist. Die Teilnehmer haben nur zwei Möglichkeiten, um Änderungen vorzuschlagen, bei denen jeweils das Aufgabenformular verwendet wird:

  • Übermitteln von Kommentaren

  • Anfordern der Durchführung einer Änderung des Elements, während der Workflow noch aktiv ist

Der Hauptnachteil liegt allerdings darin, dass die Teilnehmer keine Änderungen direkt im Element vornehmen können. Je größer die Anzahl der vorgeschlagenen Änderungen ist, desto mehr wächst der Wunsch der Teilnehmer, das Element direkt bearbeiten zu können.

Hinwies Elemente von Änderungen    Die einfachste Methode, um sicherzustellen, dass Teilnehmer Robert 't stellen eine ändert sich im eigentlichen Element besteht darin, das Element Auschecken für die Dauer der ausführen. Aber wie etwas Weg zurück erwähnt, können nicht für ein Element, das zurzeit ausgecheckt ist Workflows beginnen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, dieses Problem zu umgehen:

  • Sie können warten, bis der Workflow gestartet wurde, und dann das Element für die Dauer der Ausführung auschecken. (Wenn der Workflow automatisch startet, müssen Sie im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführt sein. Wenn Sie dann eine Benachrichtigung erhalten, dass der Workflow für ein Element gestartet wurde, können Sie das betreffende Element auschecken.) Diese Methode weist jedoch die Einschränkung auf, dass kein anderer Workflow für das betreffende Element gestartet werden kann, solange es ausgecheckt ist.

  • Alternativ können Sie das Element eingecheckt lassen, müssen aber die Teilnehmer darüber informieren, dass sie das Element weder auschecken noch Änderungen im Element vornehmen dürfen. Sie sollten diese Anweisung selbstverständlich in die Hinweise aufnehmen, die in der Aufgabenbenachrichtigung enthalten sind. Wenn die Teilnehmer noch keine Erfahrungen mit Workflows zum Sammeln von Feedback haben, sollten Sie sogar noch deutlicher darauf hinweisen, indem Sie z. B. vor dem Start des Workflows eine separate E-Mail senden oder die Teilnehmer persönlich darauf ansprechen.

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2. Zulassen von Feedback im Aufgabenformular sowie im Element (kollaborative Version)

Bei dieser Festlegung bleibt das Element jederzeit für alle Teilnehmer verfügbar. Keiner muss darauf warten, dass ein anderer seine Prüfung beendet hat, damit die eigene Prüfung beginnen kann. Die Flexibilität wird durch die Zusammenarbeitsfeatures in SharePoint-Produkten ermöglicht.

Sie müssen den Teilnehmer die folgenden Anweisungen zukommen lassen:

  • Lassen Sie das Element eingecheckt, während Sie Änderungen vornehmen.

  • Öffnen Sie das Element in der installierten Version des Programms, in dem es erstellt wurde (nicht in einer Webanwendungsversion des jeweiligen Programms).

  • Aktivieren Sie die Nachverfolgung von Änderungen, bevor sie Änderungen vornehmen oder Kommentare einfügen.

  • Speichern Sie die Änderungen auf dem Server.

Beachten Sie, dass der Workflow zum Sammeln von Feedback eine Option umfasst, um den Workflow sofort zu beenden, wenn das geprüfte Element geändert wird. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Workflow sofort beendet, sobald ein Teilnehmer Änderungen im Element oder protokollierte Änderungen und/oder Kommentare speichert.

Wenn Sie Änderungen im Element selbst zulassen möchten, muss die Einstellung Auschecken von Dokumenten erfordern, bevor sie bearbeitet werden können in den Versionierungseinstellungen für die Liste oder Bibliothek auf Nein festgelegt sein.

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3. Zulassen von Feedback im Aufgabenformular sowie im Element (Einzelzugriffsversion)

Bei dieser Festlegung darf jeweils nur ein Teilnehmer das Element auschecken und Änderungen darin vornehmen:

  • Wenn die Aufgaben im Workflow einzeln (seriell) zugewiesen werden, bildet dies in der Regel kein Problem.

  • Wenn die Aufgaben alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden, müssen Teilnehmer bisweilen eventuell darauf warten, dass sie auf das Element zugreifen können, bis ein anderer Teilnehmer seine Arbeit beendet hat.

Da der Workflow nicht für ein Element gestartet werden kann, wenn das Element ausgecheckt ist, müssen Sie sicherstellen, dass alle Elemente eingecheckt sind, bevor der Workflow für die Elemente ausgeführt wird.

Sie müssen den Teilnehmer die folgenden Anweisungen zukommen lassen:

  • Checken Sie das Element aus, bevor Sie es öffnen.

  • Öffnen Sie das Element in der installierten Version des Programms, in dem es erstellt wurde (nicht in einer Webanwendungsversion des jeweiligen Programms).

  • Aktivieren Sie die Nachverfolgung von Änderungen, bevor sie Änderungen vornehmen oder Kommentare einfügen.

  • Speichern Sie die Änderungen auf dem Server, und checken Sie das Element wieder ein, sobald Sie Ihre Arbeit beendet haben.

Beachten Sie, dass der Workflow zum Sammeln von Feedback eine Option umfasst, um den Workflow sofort zu beenden, wenn das geprüfte Element geändert wird. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Workflow sofort beendet, sobald ein Teilnehmer Änderungen im Element oder protokollierte Änderungen und/oder Kommentare speichert.

Wie geht's weiter?

Navigieren Sie zum Segment PLANEN dieses Artikels, wenn Sie dieses Segment durchgearbeitet haben, um einen neuen Workflow zum Sammeln von Feedback zu planen.

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Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Planen'

PLANEN eines neuen Workflows zum Sammeln von Feedback

Planen eines neuen Workflows zum Sammeln von Feedback

In diesem Segment werden die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, und die benötigten Informationen behandelt, die Sie zusammentragen müssen, damit Sie eine Version des Workflows zum Sammeln von Feedback hinzufügen können.

Wenn Sie bereits wissen, wie Sie einen solchen Workflow hinzufügen, und die jeweiligen Schritte lediglich auffrischen müssen, können Sie direkt zum entsprechenden HINZUFÜGEN-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels wechseln.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorlagen und Versionen

  2. Vorstellung des Zuordnungsformulars

  3. Zwölf Fragen, die beantwortet werden müssen

1. Vorlagen und Versionen

Die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows dienen als Mastervorlagen, die als Grundlage für die jeweiligen, individuellen Workflows verwendet werden, die Sie zu Listen, zu Bibliotheken und zur Websitesammlung hinzufügen.

Wenn Sie beispielsweise einen Workflow zum Sammeln von Feedback hinzufügen, fügen Sie eigentlich eine Version der allgemeinen Vorlage für Workflows zum Sammeln von Feedback hinzu. Jede Version erhält einen eigenen Namen und eigene Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen der jeweiligen Version im Zuordnungsformular angeben. Auf diese Weise können Sie mehrere Workflows hinzufügen, wobei alle Versionen auf der Mastervorlage für Workflows zum Sammeln von Feedback basieren, aber jede einzelne Version einen eigenen Namen aufweist und für die jeweilige Verwendung optimiert ist.

In dieser Abbildung wurden drei Workflows hinzugefügt, die auf der Vorlage für Genehmigungsworkflows basieren: einer für alle Inhaltstypen in einer einzelnen Bibliothek, einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer einzelnen Bibliothek und einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer ganzen Websitesammlung.

Drei Workflows auf Basis der Vorlage für Genehmigungsworkflows

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2. Vorstellung des Zuordnungsformulars

Wenn Sie eine neue Workflowversion hinzufügen, die auf einer der in SharePoint enthaltenen Workflowvorlagen basiert, füllen Sie ein Zuordnungsformular aus, um die Arbeitsweise der neuen Version anzugeben.

Der folgende Abschnitt enthält eine Liste mit vorbereitenden Fragen für das Ausfüllen des Zuordnungsformulars. Nehmen Sie sich jedoch zuvor kurz Zeit, um das Formular und die zugehörigen Felder kennenzulernen.

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Zweite Seite des Zuordnungsformulars

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Felder im Initiierungsformular

Hinweis : Die Felder im roten Kästchen auf der zweiten Seite sind auch im Initiierungsformular enthalten, das angezeigt wird, wenn der Workflow manuell gestartet wird, und für die jeweilige Ausführung bearbeitet werden kann.

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3. Zwölf Fragen, die beantwortet werden müssen

Nachdem Sie alle Fragen in diesem Abschnitt beantwortet haben, können Sie den Workflow hinzufügen.

  1. Handelt es sich um den richtigen Workflow?

  2. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? (und) Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

  3. Was ist ein guter Name?

  4. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: vorhanden oder neu?

  5. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

  6. Gilt dieser Workflow auch für vererbte Inhaltstypen?

  7. Teilnehmer: welche Personen, in welcher Reihenfolge?

  8. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

  9. Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element?

  10. Wann sind Aufgaben fällig?

  11. Wann endet dieser Workflow?

  12. Wer muss benachrichtigt werden?

1. Handelt es sich um den richtigen Workflow?

Dieser Artikel bezieht sich auf die Workflowvorlage, die im Menü als Feedback sammeln – SharePoint 2013 angezeigt wird. Arbeiten Sie den Abschnitt WEITERE INFORMATIONEN dieses Artikels durch, wenn Sie nicht sicher sind, dass dieser Workflow die optimale Auswahl ist. Weitere Informationen zu den anderen verfügbaren Workflowvorlagen finden Sie im Artikel Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows im Abschnitt Siehe auch.

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2. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? (und) Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

Sie können die neue Version des Workflows zum Sammeln von Feedback nur in einer einzelnen Liste oder Bibliothek oder in der gesamten Websitesammlung zur Verfügung stellen.

  • Wenn Sie den Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, können Sie den Workflow so einrichten, dass er für alle Inhaltstypen oder nur für einen einzelnen Inhaltstyp ausgeführt wird.

  • Wenn Sie den Workflow für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, müssen Sie den Workflow jedoch so einrichten, dass er nur für einen einzelnen Inhaltstyp der Website ausgeführt wird.

Darstellung einer Websitesammlung mit Erklärung der 3 Möglichkeiten

Was ist ein Inhaltstyp?

Jedes Dokument oder ein anderes Element in einer SharePoint-Liste oder Bibliothek gespeichert werden in einer oder einem anderen Inhaltstypgehört. Ein Inhaltstyp kann als einfache und generische als Dokument oder eine Excel-Tabelleoder als sehr spezielle als Vertrag oder Produkt Entwurfsspezifikationsein. Einige Inhaltstypen in SharePoint-Produkten standardmäßig verfügbar sind, aber Sie können sowohl angepasst werden, und andere Personen, die Sie selbst erstellen.

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3. Was ist ein guter Name?

Weisen Sie der Workflowversion einen Namen zu, der die folgenden Eigenschaften aufweist:

  • Er gibt klar an, wofür der Workflow verwendet wird.

  • Er unterscheidet sich deutlich von anderen Workflows.

Ein Beispiel

Stellen Sie sich vor, dass Sie Mitglied einer Gruppe von Redakteuren sind. Die Gruppe möchte zwei verschiedene Workflows zum Sammeln von Feedback verwenden:

  • Sie führen den ersten Workflow für jedes Dokument aus, das von einem Mitglied Ihrer eigenen Gruppe eingereicht wird. Dieser Workflow sammelt Feedback lediglich vomManager der Gruppe.

  • Sie führen den zweiten Workflow für jedes Dokument aus, das von Personen außerhalb Ihrer eigenen Gruppe eingereicht wird. Dieser Workflow sammelt von allen Mitgliedern Ihrer Gruppe ein Feedback.

Sie können den ersten Workflow nennen Innerhalb Feedback-interne Übermittlung und den zweiten Feedback-externe Übermittlung nennen.

Tipp : Sie sollten eine einheitliche Benennungskonvention festlegen und sicherstellen, dass alle Workflowbeteiligten mit den betreffenden Konventionen vertraut sind.

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4. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: vorhanden oder neu?

Die Workflows können die Standardlisten der Website für Aufgaben und Verlauf verwenden, andere vorhandene Listen verwenden oder neue workflowspezifische Listen anfordern.

  • Wenn die Website über eine Vielzahl von Workflows verfügt oder einige Workflows viele Aufgaben umfassen, sollten Sie erwägen, für jeden Workflow neue Listen anzufordern. (Überlange Listen können die Leistung beeinträchtigen. Es ist schneller und einfacher, mehrere kurze Listen als eine sehr umfangreiche Liste zu verwalten.)

  • Wenn die Aufgaben und der Verlauf für diesen Workflow sensitive oder vertrauliche Daten enthalten, die getrennt von den allgemeinen Listen verwaltet werden sollen, müssen Sie definitiv angeben, dass für diesen Workflow neue, getrennte Listen angelegt werden sollen. (Achten Sie nach dem Hinzufügen des Workflows darauf, dass die entsprechenden Berechtigungen für die neuen Listen festgelegt werden.

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5. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder manuell und automatisch gestartet werden kann:

  • Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Feedback für ein bestimmtes Dokument oder Element ausführen, wird ein anderes Formular angezeigt, das Initiierungsformular. Das Initiierungsformular enthält die meisten Einstellungen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars. So wird sichergestellt, dass die Person, die den Workflow startet, vor dem Klicken auf Starten ggf. Einstellungen (nur für die aktuelle Instanz) ändern kann.

  • Bei einem automatischen Start gibt es natürlich keine Möglichkeit, ein Initiierungsformular anzuzeigen, sodass die im Zuordnungsformular angegebenen Standardeinstellungen ohne Änderungen verwendet werden.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen einem manuellen und einem automatischen Start.

Vergleich der Formulare beim manuellen und automatischen Start

Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen sind angewendete nur während der aktuellen Instanz des Workflows. Um die permanent; Standardeinstellungen des Workflows zu ändern, bearbeiten Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular, wie im Segment Ändern dieses Artikels erläutert.

Manuelle Starts

Wenn Sie manuelle Starts zulassen, kann jeder mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow jederzeit für ein zulässiges Element starten.

Die Vorteile eines manuellen Starts liegen darin, dass Sie und Ihre Kollegen den Workflow nur dann ausführen, wenn dies auch gewünscht ist. Bei jeder Ausführung haben Sie die Möglichkeit, im Initiierungsformular einige Einstellungen zu ändern.

Ein kurzes Beispiel    Wenn Sie den Workflow nur für Elemente ausführen möchten, die von einem Autor außerhalb Ihres Teams erstellt wurden, und der Workflow nur manuell gestartet wird, kann er für Elemente, die von Ihnen und den anderen Mitgliedern des Teams erstellt wurden, nicht automatisch ausgeführt werden. (Eine alternative Lösung: Verwalten Sie eine Liste oder Bibliothek für Elemente von Autoren in Ihrem Team und eine separate Liste oder Bibliothek für Elemente von allen anderen Autoren. So kann der Workflow automatisch ausgeführt werden, aber nur für die Liste der Autoren von außerhalb Ihres Teams.)

Der Hauptnachteil eines manuellen Starts besteht darin, dass jemand daran denken muss, den Workflow zum entsprechenden Zeitpunkt zu starten.

Automatische Starts

Sie können den Workflow so einrichten, dass er durch eines der folgenden Ereignisse automatisch gestartet wird:

  • In der Liste oder Bibliothek wird ein neues Element erstellt oder geladen.

  • Ein bereits in der Liste oder Bibliothek gespeichertes Element wird geändert.

Der Vorteil eines automatischen Starts besteht darin, dass keiner daran denken muss, den Workflow zu starten. Er wird immer dann ausgeführt, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt.

Ein kurzes Beispiel    Stellen Sie sich vor, dass der Buchhalter Ihres Unternehmens jedes Budget prüfen muss, das in die Bibliothek Budgets geladen oder darin erstellt wird. Sie können zu dieser Bibliothek einen Workflow zum Sammeln von Feedback hinzufügen und den Buchhalter als einzigen Teilnehmer angeben. Sie können den Workflow so einrichten, dass er automatisch gestartet wird, wenn ein neues Element in der Liste hinzugefügt (erstellt) wird. Auf diese Weise ist der Buchhalter immer auf dem aktuellen Stand.

Automatische Starts weisen zwei Nachteile auf:

  • Sie können die Ausführung des Workflows nicht verhindern, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt.

  • Sie können am Anfang einer einzelnen Instanz keine Einstellungen ändern.

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6. Gilt dieser Workflow auch für vererbte Inhaltstypen?

Wenn Sie für die gesamte Websitesammlung einen Workflow zu einem Inhaltstyp hinzufügen, können Sie den Workflow auch zu anderen Inhaltstypen in der Websitesammlung hinzufügen, die vom Inhaltstyp abstammen, zu dem der Workflow hinzugefügt wird. (Wenn Sie einen Workflow für eine einzelne Liste bzw. Bibliothek hinzufügen, wird diese Option nicht im Zuordnungsformular angezeigt.)

Hinweise

  • Die Durchführung des Vorgangs, um die gesamte Erweiterung vorzunehmen, kann längere Zeit dauern.

  • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, in denen dieser Workflow zu vererbten Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, müssen Sie in allen betreffenden Websites oder Unterwebsites Mitglied der Gruppe Besitzer sein, damit Sie diesen Vorgang ausführen können.

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7. Teilnehmer: welche Personen, in welcher Reihenfolge?

Sie müssen den Namen oder die E-Mail-Adresse aller Personen angeben, denen Prüfaufgaben zugewiesen werden.

Eine Phase oder mehrere    Phasen? Sie können auswählen, dass nur eine Phase Vorgänge überprüfen oder mehrere Phasen haben. Wenn Sie mehr als eine Phase haben, werden die Phasen nacheinander ausgeführt.

Parallele oder serielle    prüft? Für die Teilnehmer in einem beliebigen eine Phase können Sie auswählen, deren überprüfen Aufgaben alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen haben oder ihre überprüfen Aufgaben zugewiesen einzeln nacheinander (seriell) in der Reihenfolge haben, die Sie angeben. Die Option "Seriell" ist nützlich, wenn beispielsweise Sie den Workflow so einrichten, um nach der ersten Ablehnung beenden – oder wenn Sie möchten, dass Teilnehmer werden weitere zusammen, um Kommentare aus früheren Teilnehmer als Teil der Kontext Überprüfungen betrachten können.

Ein Beispiel

Das folgende einfache Szenario veranschaulicht einige Vorteile von mehreren Phasen und seriellen Prüfungen:

Stellen Sie sich vor, dass Frank einen Workflow zum Sammeln von Feedback hinzufügt. Seine Mitarbeiter Anna und Sebastian sollen die einzelnen Elemente zuerst prüfen, bevor er sie selbst prüft. So kann er deren Kommentare sehen, bevor er ein Element prüft. Frank hat zwei Möglichkeiten diesen Workflow einzurichten:

  • Verwenden einen seriellen    Prüfung Frank richtet ein einzelnes Papierkörben serielle überprüfen in der Anna und Sebastian die ersten beiden Teilnehmer sind, und er ist die dritte.
    Bei dieser Festlegung, muss ihr Feedback von Anna übermitteln, bevor Sebastians Aufgabe zugewiesen ist; und dann muss Sebastian ihr Feedback senden, bevor Franks Aufgabe zugewiesen ist.
    Hier wie Frank von seinem Single Papierkörben serielle überprüfen festlegt.
    Formular mit Hervorhebung der seriellen Einstellung

  • Mithilfe von zwei    Phasen ist Frank möchte Anna und Sebastian Überprüfungen zur gleichen Zeit, zugeordnet werden soll, sodass Sebastian muss nicht warten, Anna zu beenden, bevor sie damit beginnen kann, er von zwei Phasen im Workflow festlegen kann: ein Parallel Phaseneigenschaften für Anna und Sebastian die Prüfungen, und das zweite eine separate Phase für nur seine eigenen überprüfen. Wenn in der ersten Phase abgeschlossen ist nicht, wird der endgültigen nie gestartet.
    Hier wie Frank eingerichtet seinen zwei Phasen parallele Überprüfen wird.
    Formular mit Hervorhebung der parallelen Einstellung

Die folgenden Diagramme veranschaulichen beide Lösungen.

Serieller Workflow und Workflow mit zwei Phasen nebeneinander

Externe Teilnehmer    Es gibt einen speziellen Prozess, um Teilnehmer einzubeziehen, die kein Mitglied der SharePoint-Organisation sind. Dabei fungiert ein Websitemitglied als Bevollmächtigter für den externen Teilnehmer.

Das folgende Diagramm veranschaulicht den Prozess:

Prozessflussdiagramm für die Einbeziehung externer Teilnehmer

Aufgaben jeweils einer ganzen Gruppe oder einzelnen Gruppenmitgliedern zuweisen?    Wenn Sie für die Workflowteilnehmer eine Gruppenadresse oder Verteilerliste einfügen, kann der Workflow den einzelnen Mitgliedern der Gruppeeine Aufgabe oder der ganzen Gruppe nur eine Aufgabe zuweisen (wobei weiterhin eine Benachrichtigung über die jeweilige Aufgabe an die einzelnen Mitglieder gesendet wird). Wenn der ganzen Gruppe lediglich eine Aufgabe zugewiesen wird, kann ein beliebiges Mitglied der Gruppe die betreffende einzelne Aufgabe übernehmen und durchführen. (Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

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8. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

Das Zuordnungsformular enthält ein Textfeld, in dem Sie Anweisungen, Details zu Anforderungen, Ressourcen usw. angeben können.

Sie können in diesem Textfeld die folgenden Fragestellungen beantworten:

  • An wen können sich Teilnehmer bei Problemen oder Fragen wenden?

  • Können Prüfer ihr Feedback nur im Aufgabenformularübermitteln können, oder sie auch nachverfolgten Änderungen und Kommentare in das Element Itself?

  • Müssen Prüfer das Element auschecken, wenn sie protokollierte Änderungen und Kommentare im Element einfügen können, damit die Änderungen möglich sind, oder muss das Element eingecheckt bleiben, damit es von mehreren Prüfern gleichzeitig bearbeitet werden kann?

  • Wenn der Workflow jeder Gruppe oder Verteilerliste nur eine einzige Aufgabe zuweist, können Sie hier angeben, dass ein Mitglied der jeweiligen Gruppe die Aufgabe übernehmen muss, um sie zu erledigen. So wird vermieden, dass andere Mitglieder der Gruppe Zeit für dieselbe Aufgabe vergeuden. (Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

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9. Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element?

Bei dieser wichtigen Frage müssen mehrere Erwägungen berücksichtigt werden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie ggf. im Segment ZULASSEN dieses Artikels.

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10. Wann sind Aufgaben fällig?

Sie haben zwei Möglichkeiten, anzugeben, wann Workflowaufgaben fällig sind:

Kalenderdatum    Sie können ein Kalenderdatum angeben, an dem alle Aufgaben fällig sind.

  • Wenn Sie den Workflow startet automatisch, eingerichtet Sie normalerweise treten normalerweise 'Verwenden Sie diese Option . Dies ist, da das Datum Wert, wird nicht automatisch anzugeben anpassen selbst in Bezug auf das aktuelle Datum jedes Mal den Workflow automatisch gestartet wird.

Aufgabendauer    Sie können den zulässigen Zeitraum für die Durchführung der einzelnen Aufgaben in Tagen, Wochen oder Monaten angeben. Der Zeitraum beginnt, wenn die Aufgabe zugewiesen wird.

  • Ein Kalenderfälligkeitsdatum setzt eine angegebene Aufgabendauer außer Kraft. Wenn heute beispielsweise der 10. Juni ist und heute eine Aufgabe mit einer Dauer von drei Tagen zugewiesen wird, aber der 11. Juni als Kalenderfälligkeitsdatum festgelegt wurde, muss die Aufgabe am 11. Juni (dem Kalenderfälligkeitsdatum) und nicht erst am 13. Juni (dem letzten Tag des Zeitraums von drei Tagen) erledigt sein.

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11. Wann endet dieser Workflow?

Um keine Zeit für unnötige Prüfungen zu vergeuden, können Sie festlegen, dass der Workflow sofort endet, wenn Änderungen am Element vorgenommen werden.

Wenn Sie diese Option auswählen, können die Teilnehmer ihr Feedback nur in den Aufgabenformularen übermitteln. Sie können also keine protokollierten Änderungen und Kommentare im Element eingeben, da dadurch das Element geändert wird, sodass der Workflow abgebrochen würde. Wenn Sie diese Option auswählen, sollten Sie im Feld Anforderung einen Hinweis einfügen, der die Teilnehmer anweist, im zu prüfenden Element keine direkten Änderungen vorzunehmen.

Hinweis :  Ein Workflow kann nicht für ein Element gestartet werden, das momentan ausgecheckt ist. Nachdem der Workflow gestartet wurde, kann das zu prüfende Element ausgecheckt werden, damit es nicht geändert werden kann. (Solange das Element jedoch ausgecheckt ist, kann kein anderer Workflow für das Element gestartet werden.)

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12. Wer muss benachrichtigt werden?

Im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars können Sie die Namen oder Adressen von Personen angeben, die benachrichtigt werden sollen, wenn der Workflow beginnt oder endet.

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird der betreffenden Person keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

Wie geht's weiter?

Wechseln Sie zum entsprechenden HINZUFÜGEN-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels, wenn Sie dieses Segment durchgearbeitet haben, um den Workflow zum Sammeln von Feedback zur Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen.

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Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Hinzufügen'

HINZUFÜGEN eines Workflows zum Sammeln von Feedback (für nur eine Liste oder Bibliothek)

Hinzufügen eines Workflows zum Sammeln von Feedback
(für nur eine Liste oder Bibliothek)

Falls Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, sollten Sie die Segmente WEITERE INFORMATIONEN, ZULASSEN und PLANEN in diesem Artikel durchlesen, bevor Sie die Schritte in diesem Segment durcharbeiten.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorbemerkung

  2. Hinzufügen des Workflows

1. Vorbemerkung

Damit Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

E-Mail    Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss die E-Mail-Funktion für die SharePoint-Website aktiviert sein. Wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits der Fall ist.

Berechtigungen    Die Standardeinstellungen erfordern, dass Sie die Berechtigung Listen verwalten von Workflows für Listen und Bibliotheken hinzufügen oder Websitesammlungen. (Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder und die Gruppen Besucher jedoch nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Segment lernen Sie, wie in diesem Artikel.)

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2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie den Workflow hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Hinweis : Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Geben Sie entweder einen einzelnen Inhaltstyp für den Workflow für ausgeführt oder Alle (für alle Inhaltstypen), und klicken Sie dann auf Workflow hinzufügen, klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen.
    Seite 'Workflow hinzufügen' mit Hervorhebung der Option 'Alle' (Inhaltstypen) und der Option 'Workflow hinzufügen'

  5. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

Erste Seite des Zuordnungsformulars mit nummerierten Popups

Popup 1

Inhaltstyp

Behalten Sie die Standardauswahl Alle bei, oder wählen Sie einen bestimmten Inhaltstyp aus.

Popup 2

Workflow

Wählen Sie die Vorlage Feedback sammeln – SharePoint 2013 aus.

Hinweis :  Wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, wenn die Vorlage Feedback sammeln – SharePoint 2013 nicht in der Liste angezeigt wird, und bitten Sie ihn, die Vorlage für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich zu aktivieren.

Popup 3

Name

Geben Sie einen Namen für den Workflow ein. Der Name kennzeichnet den Workflow für Benutzer dieser Liste oder Bibliothek.

Vorschläge zur Benennung von Workflows finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Aufgabenliste

Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Aufgaben (neu) klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 5

Verlaufsliste

Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Neue Verlaufsliste klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 6

Startoptionen

Geben Sie an, wie dieser Workflow gestartet werden kann.

Informationen zu den verschiedenen Optionen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

  1. Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Einstellungen in diesem Formular ordnungsgemäß festgelegt wurden.

  2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

    Hinweis : Wenn Sie den Workflow manuell starten, zeigen SharePoint-Produkte die ersten Optionen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars an (die Zahlen 1 bis 7 in der folgenden Abbildung, von Zuweisen an bisCC), sodass Sie diese Optionen für die betreffende Instanz ändern können.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit nummerierten Popups

Popup 1

Zuweisen an

Geben Sie die Namen oder Adressen der Personen ein, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Die Aufgaben einzeln nacheinander (in seriell) zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Aufgabe an eine andere Person außerhalb Ihrer SharePoint-Organisation zugewiesen werden   
    Weitere Informationen zum Einbeziehen von externen Teilnehmern finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Geben Sie an, ob die Aufgaben einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

Weitere Informationen zu seriell oder parallel ablaufenden Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie die Phasen hinzu, die der ersten Phase, die Sie soeben konfiguriert haben, folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Gruppen erweitern

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder einzelnen Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung. Jedes Mitglied muss eine eigene Aufgabe durchführen.)

  • Nur eine Aufgabe zugewiesen an jeden gesamte Gruppe haben, dass Sie im Zuweisen zu Feld, Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen eingeben. (Jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, doch aller Mitglieder kann beanspruchen und die Aufgabe für die gesamte Gruppe. Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe im Segment abgeschlossen in diesem Artikel Elementname.)

Popup 5

Anforderung

Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

  • Kontaktperson für Fragen und Probleme

  • Kann Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element selbst übermittelt werden? (Und: Können die Prüfer das Dokument auschecken, oder können Sie es eingecheckt lassen, wenn ein Feedback im Element möglich ist?)
    Weitere Informationen finden Sie im Segment ZULASSEN dieses Artikels.

  • Hinweise zum Übernehmen von einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugeordnet sind.
    Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.

Popup 6

Fälligkeitstermine und Dauer von Aufgaben

Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

  • Wenn dieser Workflow automatisch gestartet werden kann, sollte das Feld Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben normalerweise leer bleiben und der Fälligkeitstermin nur über die beiden Felder für die Dauer gesteuert werden. Sie können im Initiierungsformular immer einen genauen Fälligkeitstermin angeben, falls der Workflow manuell gestartet wird.

Weitere Informationen zur empfohlenen Verwendung von Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 7

Cc

Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die am Anfang oder am Ende eines Workflows benachrichtigt werden sollen.

  • Hier einen Namen eingeben 't Ergebnis in der Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

Popup 8

Beenden des Workflows

Wählen Sie diese Option aus, damit der Workflow angehalten und abgebrochen wird, wenn das zu prüfende Element geändert wird.

Beachten Sie, dass Prüfer bei Auswahl dieser Option keine protokollierten Änderungen und Kommentare im Element hinzufügen könne, ohne dass der Workflow beendet wird.

  1. Klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

SharePoint-Produkte erstellen die neue Workflowversion.

Wie geht's weiter?

Wechseln Sie zum Segment STARTEN dieses Artikels, wenn Sie dieses Segment durchgearbeitet haben, und starten Sie die erste Instanz, um den neuen Workflow zu testen.

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Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Hinzufügen'

HINZUFÜGEN eines Workflows zum Sammeln von Feedback (für eine ganze Websitesammlung)

Hinzufügen eines Workflows zum Sammeln von Feedback
(für eine ganze Websitesammlung)

Falls Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, sollten Sie die Segmente WEITERE INFORMATIONEN, ZULASSEN und PLANEN in diesem Artikel durchlesen, bevor Sie die Schritte in diesem Segment durcharbeiten.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorbemerkung

  2. Hinzufügen des Workflows

1. Vorbemerkung

Damit Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

E-Mail Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss die E-Mail-Funktion für die Website aktiviert sein. Wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits der Fall ist.

Berechtigungen    Die Standardeinstellungen von SharePoint setzen voraus, dass Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzufügen zu können. (Die Gruppe Besitzer verfügt im Gegensatz zu den Gruppen Mitglieder und Besucher standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten.) Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Segment WEITERE INFORMATIONEN dieses Artikels.

Zum Segmentanfang

2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Rufen Sie die Homepage für die Websitesammlung auf (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen  SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den ein Workflow hinzugefügt werden soll.

    Hinweis :  Ein Workflow, der zur ganzen Websitesammlung hinzugefügt wird, darf nur für Elemente eines einzelnen Inhaltstyps hinzugefügt werden.

    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

    1. Klicken Sie auf die Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.
      Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

    2. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow hinzufügen.
      Link 'Workflow hinzufügen'

    3. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

Erste Seite des Zuordnungsformulars mit nummerierten Popups

Popup 1

Workflow

Wählen Sie die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2013 aus.

Hinweis :  Wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, wenn die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2013 nicht in der Liste angezeigt wird, und bitten Sie ihn, die Vorlage für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich zu aktivieren.

Popup 2

Name

Geben Sie einen Namen für den Workflow ein. Der Name kennzeichnet den Workflow für Benutzer dieser Websitesammlung.

Vorschläge zur Benennung von Workflows finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 3

Aufgabenliste

Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Aufgaben (neu) klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Verlaufsliste

Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Neue Verlaufsliste klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 5

Startoptionen

Geben Sie an, wie dieser Workflow gestartet werden kann.

Informationen zu den verschiedenen Optionen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 6

Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren?

Geben Sie an, ob dieser Workflow zu allen anderen Website- und Listeninhaltstypen hinzugefügt, d. h. mit diesen verknüpft werden soll, die von diesem Inhaltstyp abstammen.

  • Die Durchführung des Vorgangs, um die gesamte Erweiterung vorzunehmen, kann längere Zeit dauern.

  • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, in denen dieser Workflow zu vererbten Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, müssen Sie in allen betreffenden Websites oder Unterwebsites Mitglied der Gruppe Besitzer sein, damit Sie diesen Vorgang ausführen können.

  1. Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

  2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

    Hinweis : Wenn Sie den Workflow manuell starten, zeigen SharePoint-Produkte die ersten Optionen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars an (die Zahlen 1 bis 7 in der folgenden Abbildung, von Bearbeiter bisCC), sodass Sie diese Optionen für die betreffende Instanz ändern können.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit nummerierten Popups

Popup 1

Zuweisen an

Geben Sie die Namen oder Adressen der Personen ein, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Wenn die Aufgaben einzeln nacheinander (in seriell) zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Aufgabe an eine andere Person außerhalb Ihrer SharePoint-Organisation zugewiesen werden   
    Weitere Informationen zum Einbeziehen von externen Teilnehmern finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Geben Sie an, ob die Aufgaben in dieser Phase einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

Weitere Informationen zu seriell oder parallel ablaufenden Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie die Phasen hinzu, die der ersten Phase, die Sie soeben konfiguriert haben, folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Gruppen erweitern

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder einzelnen Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung. Jedes Mitglied muss eine eigene Aufgabe durchführen.)

  • Nur eine Aufgabe zugewiesen an jedehabenganzen Gruppe , den Sie in das Feld zuweisen, Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen eingeben. (Jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, doch aller Mitglieder kann beanspruchen und die Aufgabe für die gesamte Gruppe. Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe im Segment abgeschlossen in diesem Artikel Elementname.)

Popup 5

Anforderung

Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

  • Kontaktperson für Fragen und Probleme

  • Kann Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element selbst übermittelt werden? (Und: Können die Prüfer das Dokument auschecken, oder können Sie es eingecheckt lassen, wenn ein Feedback im Element möglich ist?)
    Weitere Informationen finden Sie im Segment ZULASSEN dieses Artikels.

  • Hinweise zum Übernehmen von einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugeordnet sind.
    Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.

Popup 6

Fälligkeitstermine und Dauer von Aufgaben

Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

  • Wenn dieser Workflow automatisch gestartet werden kann, sollte das Feld Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben normalerweise leer bleiben und der Fälligkeitstermin nur über die beiden Felder für die Dauer gesteuert werden. Sie können im Initiierungsformular immer einen genauen Fälligkeitstermin angeben, falls der Workflow manuell gestartet wird.

Weitere Informationen zur empfohlenen Verwendung von Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 7

Cc

Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die am Anfang oder am Ende eines Workflows benachrichtigt werden sollen.

  • Hier einen Namen eingeben 't Ergebnis in der Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

Popup 8

Beenden des Workflows

Wählen Sie diese Option aus, damit der Workflow angehalten und abgebrochen wird, wenn das zu prüfende Element geändert wird.

Beachten Sie, dass Prüfer bei Auswahl dieser Option keine protokollierten Änderungen und Kommentare im Element hinzufügen könne, ohne dass der Workflow beendet wird.

  1. Klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

SharePoint-Produkte erstellen die neue Workflowversion.

Wie geht's weiter?

Wechseln Sie zum Segment STARTEN dieses Artikels, wenn Sie dieses Segment durchgearbeitet haben, und starten Sie die erste Instanz, um den neuen Workflow zu testen.

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Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Starten'

STARTEN eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Starten eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder manuell und automatisch gestartet werden kann:

  • Manuell zu jeder Zeit, durch jeden mit den notwendigen Berechtigungen.

  • Automatisch beim Eintreten eines bestimmten auslösenden Ereignisses, z. B. wenn ein Element zur Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird, und/oder wenn ein Element in der Liste geändert wird.
    (Die auslösenden Ereignisse werden beim ersten Hinzufügen und Konfigurieren des Workflows auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars angegeben. Weitere Informationen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Hinweis : Ein Workflow kann nicht für ein Element gestartet werden, das momentan ausgecheckt ist. (Ein Element kann ausgecheckt werden, nachdem ein Workflow für das Element gestartet wurde. Danach können erst dann Workflows für das Element gestartet werden, wenn es wieder eingecheckt wurde.)

Abschnitte in diesem Segment

  1. Automatischer Start des Workflows

  2. Manueller Start des Workflows

  3. Manueller Start von der Liste oder Bibliothek aus

  4. Manueller Start von einem Microsoft Office-Programm aus

1. Automatischer Start des Workflows

Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er automatisch startet, wird der Workflow bei jedem Eintreten eines auslösenden Ereignisses für das Element ausgeführt, von dem das Ereignis ausgelöst wurde.

Wenn der Workflow startet, weist der Workflow die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet eine Aufgabenbenachrichtigung an alle Personen, denen eine Aufgabe zugewiesen ist. Weiterhin werden Startbenachrichtigungen (keine Aufgabenbenachrichtigungen) an die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, und alle im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführten Personen gesendet.

Hinweis : Wenn Sie einen neuen Workflow, der wird automatisch starten wird zuerst hinzugefügt, das Feld Fälligkeitsdatum für alle Vorgänge (auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars) sollte normalerweise leer bleiben, da es sich bei einem beliebigen Tag explizite Wert angegebenen vorhanden wird nicht automatisch anpassen selbst in Bezug auf das Datum, an dem der Workflow startet, jeder Zeit. Weitere Informationen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

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2. Manueller Start des Workflows

Hinweis zu Berechtigungen    Normalerweise benötigen Sie die Berechtigung Elemente bearbeiten, um einen Workflow starten zu können. (Die Gruppen Mitglieder und Besitzer verfügen im Gegensatz zur Gruppe Besucher standardmäßig über diese Berechtigung. Ein Besitzer kann jedoch für einen Workflow auch festlegen, dass Personen, die den Workflow starten, die Berechtigung Listen verwalten besitzen. Durch Auswahl dieser Option können Besitzer im Grunde festlegen, dass nur der jeweilige Besitzer und andere Besitzer einen bestimmten Workflow starten können. Weitere Einzelheiten finden Sie im Segment WEITERE INFORMATIONEN dieses Artikels.)

Zwei Ausgangspunkte

Es gibt zwei Stellen, an denen Sie einen Workflow manuell starten können:

  • Von der Liste oder Bibliothek aus, in der das Element gespeichert ist.

  • Im eigentlichen Element, das in dem Microsoft Office-Programm geöffnet ist, in dem es erstellt wurde. (Dabei muss es sich um ein vollständiges, installiertes Programm und nicht um die Webversion der Anwendung handeln.)

Die restlichen beiden Abschnitte in diesem Segment enthalten Anweisungen für beide Methoden.

Zum Segmentanfang

3. Manueller Start von der Liste oder Bibliothek aus

  1. Wechseln Sie zur Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist, für das der Workflow ausgeführt werden soll.

  2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann im Menüband auf der Registerkarte Dateien in der Gruppe Workflows auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Neuen Workflow starten auf den Workflow, den Sie starten möchten.
    Link zum Starten eines Workflows

  4. Nehmen Sie im Initiierungsformular die gewünschten Änderungen für die jeweilige Instanz des Workflows vor.

    Hinweis :  Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, gelten nur für die aktuelle Instanz des Workflows. Informationen zum Vornehmen von Änderungen, die bei jeder Ausführung des Workflows verwendet werden, oder zum Ändern von Workfloweinstellungen, die nicht in diesem Formular angezeigt werden, finden Sie im Segment ÄNDERN dieses Artikels.

Initiierungsformular mit nummerierten Popups

Popup 1

Zuweisen an

Ändern Sie die Liste der Personen, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Die Aufgaben einzeln zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Aufgabe an eine andere Person außerhalb Ihrer SharePoint-Organisation zugewiesen werden   
    Weitere Informationen zum Einbeziehen von externen Teilnehmern finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Vergewissern Sie sich, dass die Angaben für die Zuweisung der Aufgaben in den einzelnen Phasen, einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel), ordnungsgemäß festgelegt sind.

Weitere Informationen zu seriell oder parallel ablaufenden Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie neue Phasen hinzu, die den derzeit konfigurierten Phasen folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Gruppen erweitern

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder einzelnen Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung. Jedes Mitglied muss eine eigene Aufgabe durchführen.)

  • Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jeder Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, als Ganzes lediglich eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied kann die Aufgabe übernehmen und für die gesamte Gruppe durchführen. Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

Popup 5

Anforderung

Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

  • Kontaktperson für Fragen und Probleme

  • Kann Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element selbst übermittelt werden? (Und: Können die Prüfer das Dokument auschecken, oder können Sie es eingecheckt lassen, wenn ein Feedback im Element möglich ist?)
    Weitere Informationen finden Sie im Segment ZULASSEN dieses Artikels.

  • Hinweise zum Übernehmen von einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugeordnet sind.
    Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.

Popup 6

Fälligkeitstermine und Dauer von Aufgaben

Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

Weitere Informationen zur empfohlenen Verwendung von Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 7

Cc

Fügen Sie weitere Personen hinzu, oder entfernen Sie Personen. Beachten Sie folgende Punkte:

  • Hier einen Namen eingeben 't Ergebnis in der Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  1. Klicken Sie auf Starten, um den Workflow zu starten, wenn Sie alle Einstellungen des Initiierungsformulars wie gewünscht festgelegt haben.

Der Workflow weist die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet Startbenachrichtigungen an Sie und die Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

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4. Manueller Start von einem Microsoft Office-Programm aus

  1. Öffnen Sie das Element im installierten Office-Programm auf Ihrem Computer.

  2. Klicken Sie im geöffneten Element auf der Registerkarte Datei auf Speichern und Senden, und klicken Sie dann auf den Workflow, der für das Element ausgeführt werden soll.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einchecken, wenn die folgende Meldung mit dem Hinweis angezeigt wird, dass die Datei für den Workflow eingecheckt werden muss.

  4. Klicken Sie auf die große Schaltfläche Workflow starten.

  5. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular die gewünschten Änderungen für die jeweilige Instanz des Workflows vor.

    Hinweis :  Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, gelten nur für die aktuelle Instanz des Workflows. Informationen zum Vornehmen von Änderungen, die bei jeder Ausführung des Workflows verwendet werden, oder zum Ändern von Workfloweinstellungen, die nicht in diesem Formular angezeigt werden, finden Sie im Segment ÄNDERN dieses Artikels.

    Initiierungsformular mit nummerierten Popups

Popup 1

Zuweisen an

Ändern Sie die Liste der Personen, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Die Aufgaben einzeln zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Aufgabe an eine andere Person außerhalb Ihrer SharePoint-Organisation zugewiesen werden   
    Weitere Informationen zum Einbeziehen von externen Teilnehmern finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Vergewissern Sie sich, dass die Angaben für die Zuweisung der Aufgaben in den einzelnen Phasen, einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel), ordnungsgemäß festgelegt sind.

Weitere Informationen zu seriell oder parallel ablaufenden Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie neue Phasen hinzu, die den derzeit konfigurierten Phasen folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Gruppen erweitern

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder einzelnen Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung. Jedes Mitglied muss eine eigene Aufgabe durchführen.)

  • Wenn Sie nur eine Aufgabe zu den einzelnen zugewiesen haben Kontrollkästchen gesamte Gruppe beim eingeben im Feld zuweisen, Deaktivieren Sie dieses. (Jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, doch aller Mitglieder kann beanspruchen und die Aufgabe für die gesamte Gruppe. Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe im Segment abgeschlossen in diesem Artikel Elementname.)

Popup 5

Anforderung

Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

  • Kontaktperson für Fragen und Probleme

  • Kann Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element selbst übermittelt werden? (Und: Können die Prüfer das Dokument auschecken, oder können Sie es eingecheckt lassen, wenn ein Feedback im Element möglich ist?)
    Weitere Informationen finden Sie im Segment ZULASSEN dieses Artikels.

Hinweise zum Übernehmen von einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugeordnet sind.
Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.

Popup 6

Fälligkeitstermine und Dauer von Aufgaben

Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

Weitere Informationen zur empfohlenen Verwendung von Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 7

Cc

Fügen Sie weitere Personen hinzu, oder entfernen Sie Personen. Beachten Sie folgende Punkte:

  • Hier einen Namen eingeben 't Ergebnis in der Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  1. Klicken Sie auf Starten, um den Workflow zu starten, wenn Sie die Einstellungen des Initiierungsformulars wie gewünscht festgelegt haben.

Der Workflow weist die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet Startbenachrichtigungen an Sie und die Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Wie geht's weiter?

  • Benötigen die anderen Teilnehmer Informationen und Unterstützung, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben durchführen zu können, wenn ein Workflow zum ersten Mal ausgeführt wird? (Eventuell nützliche Informationen dazu finden die betroffenen Personen im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

  • Darüber hinaus sollten Sie überprüfen, ob die Teilnehmer die entsprechenden E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Prüfen Sie insbesondere, ob die Benachrichtigungen von deren Junk-E-Mail-Filtern richtig verarbeitet werden.

  • Möglicherweise müssen Sie auch selbst eine Workflowaufgabe durchführen. Entsprechende Einzelheiten finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.

  • Informationen zu den Möglichkeiten, den Fortschritt der aktuellen Instanz des Workflows verfolgen zu können, finden Sie im Segment ÜBERWACHEN dieses Artikels.

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Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Durchführen'

DURCHFÜHREN einer Aufgabe eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Durchführen einer Aufgabe eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Wenn Ihnen zum ersten Mal eine Aufgabe in einem Workflow zum Sammeln von Feedback zugewiesen wurde, sollten Sie dieses Segment des Artikels vollständig durcharbeiten, bevor Sie die Aufgabe durchführen. Es enthält nützliche Informationen zu den Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen können.

Hinweis : Vergewissern Sie sich, dass die Benachrichtigung von Ihrem Junk-E-Mail-Filter nicht fehlgeleitet wurde, wenn Sie wissen, dass Ihnen eine Workflowaufgabe zugewiesen wurde, aber im E-Mail-Posteingang keine Benachrichtigung angekommen ist. Passen Sie in diesem Fall die Filtereinstellungen entsprechend an.

Vergewissern Sie sich zuerst, dass Sie den richtigen Artikel lesen

Verschiedenartige Workflows erfordern unterschiedliche Aufgabenaktionen.

Vergewissern Sie sich daher zuerst, dass es sich bei der Ihnen zugewiesenen Aufgabe tatsächlich um eine Aufgabe eines Workflows zum Sammeln von Feedback und nicht um eine Aufgabe für einen anderen Workflow handelt.

Suchen Sie dazu an den folgenden Stellen nach dem Text Überarbeiten Sie ...:

  • In der Betreffzeile der Aufgabenbenachrichtigung
    Aufforderung zur Überarbeitung in ed Betreffzeile der Aufgabenbenachrichtigung

  • In der Statusleiste des zu prüfenden Elements
    Aufforderung zur Überarbeitung auf der Stausleiste

  • Im Aufgabentitel auf der Workflowstatusseite Aufforderung zur Überarbeitung im Aufgabentitel auf der Workflowstatusseite

Wenden Sie sich an die Person, von der der Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt wurde, wenn der Text Überarbeiten Sie ... an diesen Stellen nicht angezeigt wird, und fragen Sie, welche Workflowvorlage zugrunde liegt und ob es sich um einen benutzerdefinierten Workflow handelt. Im Abschnitt Siehe auch dieses Artikels finden Sie Links zu Artikeln zur Verwendung anderer, in SharePoint-Produkten enthaltener Workflows.

Lesen Sie weiter, wenn die Aufgabe eine Aufgabe zum Sammeln von Feedback ist.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Übersicht über den Prozess

  2. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Aufgabenbenachrichtigung

  3. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Liste oder Bibliothek

  4. Prüfen des Elements

  5. Ausfüllen und Senden des Aufgabenformulars

  6. Überfällige Benachrichtigungen

  7. Übernehmen einer Gruppenaufgabe, bevor Sie sie durchführen (optional)

  8. Anfordern einer Änderung des Elements (optional)

  9. Neuzuweisen der Aufgabe an eine andere Person (optional)

  10. Durchführen einer Aufgabe für einen externen Teilnehmer (optional)

1. Übersicht über den Prozess

Wenn Ihnen eine Aufgabe in einem Workflow zugewiesen wurde, gibt es drei Möglichkeiten, wie Sie dies feststellen können:

  • Sie erhalten eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung.

  • Sie öffnen ein Microsoft Office-Dokument und sehen eine Statusleiste mit dem Hinweis, dass Ihnen eine Aufgabe in Bezug auf das Dokument zugewiesen wurde.

  • Sie überprüfen die SharePoint-Website und stellen fest, dass Ihnen derzeit Aufgaben zugewiesen sind.

Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Aufgabe eines Workflows zum Sammeln von Feedback zugewiesen wurde, erledigen Sie normalerweise zwei Dinge:

  • Prüfen des Elements    Öffnen und prüfen Sie das Element.

  • Durchführen der Aufgabe    Füllen Sie das Aufgabenformular aus, und übermitteln Sie die Ergebnisse Ihrer Prüfung.

Um die Aufgabe durchführen zu können, sind daher normalerweise die folgenden drei Elemente von Bedeutung:

  • Die Benachrichtigung (die Sie als E-Mail erhalten)

  • Das Element, das Sie prüfen sollen (das Sie öffnen und prüfen)

  • Das Aufgabenformular (das Sie öffnen, ausfüllen und senden)

Die folgenden Abbildungen enthalten entsprechende Beispiele.

Aufgabenbenachrichtigung, zu prüfendes Element und Aufgabenformular

Hinweis : Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband der Aufgabenbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird, und nicht angezeigt, wenn sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

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2. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Aufgabenbenachrichtigung

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Benachrichtigung in den Anweisungen unter Zum Abschließen dieser Aufgabe auf den Link zum Element.

  2. Klicken Sie im geöffneten Element in der Statusleiste auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular über die E-Mail-Benachrichtigung

Hinweis : Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband der Aufgabenbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird, und nicht angezeigt, wenn sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

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3. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Liste oder Bibliothek

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der das zu prüfende Element gespeichert ist, auf den Link In Bearbeitung für das Element und den Workflow.

  2. Klicken Sie auf der Workflowstatusseite auf den Titel der Aufgabe.

  3. Klicken Sie im Aufgabenformular neben Diese Workflowaufgabe gilt für auf den Link zum Element.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular in einer Liste oder Bibliothek

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4. Prüfen des Elements

Im folgenden Beispiel ist das Element ein Microsoft Word-Dokument.

Tipp :  Bei einer Gruppenaufgabe (eine einzelne Aufgabe, die einer ganzen Gruppe oder einer Verteilerliste zugewiesen ist, sodass ein Gruppenmitglied die Aufgabe für die gesamte Gruppe durchführen kann) sollte die Aufgabe angefordert werden, bevor Sie das Element prüfen. So wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass ein anderes Mitglied der Gruppe das Element ebenfalls prüft. Entsprechende Anweisungen finden Sie in diesem Segment in Abschnitt 7, Übernehmen und Durchführen einer Gruppenaufgabe.

Zu prüfendes Element mit zwei gelben Statusleisten

Beachten Sie die beiden gelben Statusleisten über dem Dokument:

Server - schreibgeschützt    Nur dieses Dokument im schreibgeschützten Modus geöffnet ist, d. h., Sie können das Dokument lesen, aber darin keine Änderungen vornehmen.

Die Person, die den Workflow ausführt, kann festlegen, dass ein Feedback nur im Aufgabenformular möglich ist oder protokollierte Änderungen und Kommentare im Element selbst zulässig sind. Wenden Sie sich an die Person, die den Workflow gestartet bzw. den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie das Element selbst bearbeiten sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument bearbeiten, wenn Sie protokollierte Änderungen und Kommentare einfügen sollen.

Beachten Sie folgende Punkte:

  • Sie müssen wissen, ob Sie das Dokument auschecken sollen, bevor Sie protokollierte Änderungen und Kommentare einfügen, oder ob das Dokument eingecheckt bleiben soll, damit es von mehreren Prüfern gleichzeitig bearbeitet werden kann.

  • Sie müssen die Nachverfolgung von Änderungen aktivieren, bevor SieÄnderungen oder Kommentare einfügen. Weitere Informationen finden Sie im Segment ZULASSEN dieses Artikels.

  • Sie müssen Ihre Änderungen auf dem Server speichern, wenn Sie mit der Bearbeitung des Elements fertig sind. Checken Sie das Dokument wieder ein, wenn Sie es ausgecheckt haben.

Workflow    Aufgabe, wenn Sie bereit sind, zu führen und Senden des Aufgabenformulars, klicken Sie auf die Schaltfläche diese Aufgabe öffnen.

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5. Ausfüllen und Senden des Aufgabenformulars

Das Aufgabenformular für eine Aufgabe eines Workflows zum Sammeln von Feedback sieht ungefähr wie folgt aus.

Aufgabenformular zum Sammeln von Feedback mit Hervorhebung der Felder

Notiz, die die ersten beiden steuert (Element löschen und Diese Workflowaufgabe gilt für Elementtitel) nicht im Aufgabenformular angezeigt, wenn sie innerhalb des Elements zur Überprüfung von geöffnet ist.

Popup 1

Element löschen

Klicken Sie auf diesen Link, um diese Aufgabe aus der aktuellen Instanz des Workflows zu löschen.

  • Durch Löschen der Aufgabe wird das zu prüfende Element nicht gelöscht.

  • Eine gelöschte Aufgabe wird nicht mehr im Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite angezeigt. (Der Löschvorgang wird jedoch weiterhin im Bereich Verlauf der Seite protokolliert.)

Hinweis :  Wenn Sie diese Instanz des Workflows nicht gestartet haben, sollten Sie Kontakt mit der Person aufnehmen, die den Workflow gestartet hat, bevor Sie die Aufgabe löschen.

Popup 2

Diese Workflowaufgabe gilt für Elementtitel

Klicken Sie auf den Link, um das zu prüfende Element zu öffnen.

Popup 3

Status, Angefordert von, Konsolidierte Kommentare, Fälligkeitsdatum

Sie können die Einträge in diesen vier Feldern nicht ändern. Die Informationen können jedoch nützlich sein.

Das Feld Konsolidierte Kommentare enthält nicht nur zusätzliche Anweisungen zum Durchführen der Aufgabe, sondern auch alle Kommentare, die von Teilnehmern im Formular übermittelt wurden, die ihre Aufgaben in der jeweiligen Instanz des Workflows bereits durchgeführt haben.

Genauso wird der Text, den Sie in das Feld Kommentare (4) eingeben, für nachfolgende Teilnehmer im Feld Konsolidierte Kommentare angezeigt, nachdem Sie das Formular gesendet haben.

Popup 4

Kommentare

Geben oder fügen Sie hier Ihr Feedback ein.

Der Text, den Sie hier eingeben, wird im Workflowverlauf protokolliert und für nachfolgende Teilnehmer im Feld Konsolidierte Kommentare (3) angezeigt.

Popup 5

Feedback senden

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie das gewünschte Feedback im Feld Kommentare (4) eingegeben und/oder protokollierte Änderungen und Kommentare direkt im Element eingefügt haben, um das Feedback zu senden und Ihre Aufgabe zu beenden.

Hinweis : Bevor Sie Änderungen in der i vornehmenTem selbst, stellen sicher, dass Sie 'hierzu erneut kenne. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 4in diesem Segment; Überprüfen des Elements aus.

Popup 6

"Abbrechen"

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Aufgabenformular zu schließen, ohne Änderungen oder Antworten zu speichern. Die Aufgabe bleibt unerledigt und ist Ihnen weiterhin zugewiesen.

Popup 7

Änderung anfordern

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Änderung des geprüften Elements anzufordern.

Eine Abbildung des Formulars, in dem Sie die Details der Anforderung eingeben, sowie weitere Anweisungen finden Sie in Abschnitt 8 dieses Segments, Anfordern einer Änderung des Elements.

Hinweis : Diese Option möglicherweise für einige Workflowaufgaben deaktiviert.

Popup 8

Aufgabe erneut zuweisen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Aufgabe einer anderen Person zuzuweisen.

Eine Abbildung der Seite, in der Sie die Details der Neuzuweisung eingeben, sowie weitere Anweisungen finden Sie in Abschnitt 9 dieses Segments, Neuzuweisen der Aufgabe an eine andere Person.

Hinweis : Diese Option möglicherweise für einige Workflowaufgaben deaktiviert.

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6. Benachrichtigungen bei Überfälligkeit

Wenn die Durchführung einer Aufgabe oder einer ganzen Workflowinstanz überfällig ist, werden automatisch Benachrichtigungen an die folgenden Personen gesendet:

  • Die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist

  • Die Person, die den Workflow gestartet hat (bzw. bei einem automatischen Start die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat)

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7. Übernehmen einer Gruppenaufgabe, bevor Sie sie durchführen (optional)

Wenn einer ganzen Gruppe, der Sie angehören, nur eine einzelne Aufgabe zugewiesen wurde, kann ein beliebiges Mitglied der Gruppe die betreffende Aufgabe übernehmen und für die ganze Gruppe durchführen.

Sie müssen die Aufgabe anfordern, bevor Sie das Element prüfen. Sobald Sie die Aufgabe angefordert haben, wird sie Ihnen zugewiesen. Sie kann dann nicht mehr von einem anderen Mitglied der Gruppe durchgeführt werden. (So wird sichergestellt, dass nur eine Person die notwendige Arbeit erledigt.)

  1. Zeigen Sie auf der Workflowstatusseite auf den Namen der Aufgabe, die der Gruppe zugewiesen ist, bis ein Pfeil angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil, auf Element bearbeiten und dann im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe anfordern.
    Anfordern einer Gruppenaufgabe

Wenn die Workflowstatusseite aktualisiert wird, können Sie sehen, dass die Aufgabe nicht mehr der ganzen Gruppe, sondern jetzt nur Ihnen zugewiesen ist.

Wenn Sie die Aufgabe später wieder an die Gruppe zurückgeben möchten, ohne dass Sie die Aufgabe durchgeführt haben, müssen Sie das Aufgabenformular aufrufen, aber dieses Mal auf die Schaltfläche Aufgabe freigeben klicken.

Schaltfläche 'Aufgabe freigeben' im Aufgabenformular

Zurück zu "Prüfen des Elements"

8. Anfordern einer Änderung des Elements (optional)

Bedenken Sie, dass der Workflow so eingerichtet sein kann, dass er sofort endet, wenn eine Änderung am Element vorgenommen wird, bevor Sie die folgenden Schritte ausführen. Sie sollten daher Kontakt zur Person aufnehmen, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um sicherzugehen, dass eine Änderung vorgenommen werden darf und der Workflow an dieser Stelle endet.

Die Möglichkeit, eine Änderung anfordern zu können, soll im Rahmen eines Szenarios veranschaulicht werden:

Stellen Sie sich vor, Ihr Name ist Frank.

Nehmen Sie weiterhin an, dass eine Mitarbeiterin namens Anna einen Workflow zum Sammeln von Feedback für ein Dokument gestartet hat, das sie erstellt hat.

Bei der Überprüfung des neuen Dokuments von Anna fällt Ihnen auf, dass die Einleitung Ihrer Meinung nach zu lang ist.

Sie klicken auf die Schaltfläche Änderung anfordern im unteren Bereich des Workflowaufgabenformulars und füllen dann das folgende Formular aus.

Formular zum Anfordern der Änderung eines Elements

Popup 1

Änderung anfordern von

Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, von der Sie eine Änderung anfordern.

(Sie können dieses Feld auch leer lassen, um die Anforderung an die Person zu senden, die diese Workflowinstanz gestartet hat, bzw. die Person, die diesen Workflow zum Sammeln von Feedback ursprünglich hinzugefügt hat, wenn der Workflow automatisch gestartet wurde.)

Popup 2

Neue Anforderung

Beschreiben Sie die Änderung, die Sie vornehmen möchten, und geben Sie alle Informationen an, die die Person benötigt, die die Änderung vornimmt.

(Der hier eingegebene Text wird im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Die folgenden drei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

  • Beibehalten des aktuellen Fälligkeitsdatums    Datum, lassen Sie dieses Feld leer.

  • Geben Sie zum Entfernen des Fälligkeitsdatums    vollständig die Zahl 0ein.

  • Klicken Sie zum Angeben eines neuen Fälligkeitsdatums    Datum Typ einer Zahl zurück, und geben Sie dann in das folgende Feld Dauereinheiten. Zusammen bezeichnen die beiden Einträge den Zeitraum, bevor die Änderungsaufgabe fällig ist.

Popup 4

Neue Dauereinheiten

Wenn Sie eine neue Dauer angegeben haben, verwenden Sie dieses Feld in Verbindung mit dem Feld Neue Dauer, um den Zeitraum, bevor die Aufgabe fällig ist zu identifizieren. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monat oder 2 Wochen.)

Wenn Sie alle Formulareinträge ordnungsgemäß festgelegt wurden, können Sie auf Senden, und die aktuelle Aufgabe gekennzeichnet istabgeschlossen. (Aber nicht war's schon noch. Sie erhalten eine Prüfaufgabe erneut zugewiesen nach Abschluss die Änderungsaufgabe der Anna.)

Anna erhält in der Zwischenzeit die folgende E-Mail-Benachrichtigung:

Benachrichtigung, die bei der Anforderung einer Änderung eines Elements gesendet wird

Anna erkennt durch einen Blick auf die Betreffzeile (Nummer 1 in der Abbildung), dass es sich nicht um eine gewöhnliche Benachrichtigung zum Sammeln von Feedback, sondern um eine Änderungsanforderung für das Element handelt. Die Informationen zur angeforderten Änderung findet sie unter Änderung durch ... angefordert (Nummer 2).

Anna checkt das Element aus und nimmt ggf. die angeforderten Änderungen vor. Anschließend speichert sie die Änderungen und checkt das Element wieder ein. (Bedenken Sie, dass diese Aktion den Workflow beendet, wenn der Workflow so eingerichtet ist, dass er sofort endet, wenn eine Änderung am Element vorgenommen wird.)

Danach ruft Anna die Workflowstatusseite auf und öffnet dort die Änderungsanforderungsaufgabe im Bereich Aufgaben.


Übermitteltes Formular nach Durchführung einer angeforderten Änderung

Anna fügt die Informationen, die Sie mitteilen möchte, im Feld Kommentare ein und klickt dann auf Antwort senden. Der Workflow führt zwei Aktionen aus:

  • Annas Änderungsanforderungsaufgabe wird als Abgeschlossen markiert.

  • Ihnen wird eine neue Prüfaufgabe (mit den Kommentaren von Anna im Bereich Konsolidierte Kommentare) zugewiesen und eine Aufgabenbenachrichtigung zugesendet.

Sie können jetzt das geänderte Element prüfen.

Alle mit der Änderung einhergehenden Aktionen werden protokolliert und im Abschnitt Workflowverlauf der Workflowstatusseite angezeigt (siehe folgende Abbildung).

Workflowverlauf mit den Aktionen der Änderungsanforderung

Das folgende Diagramm veranschaulicht den gesamten Prozess.

Flussdiagramm für die Änderungsanforderung

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9. Neuzuweisen der Aufgabe an eine andere Person (optional)

Klicken Sie im Formular für die Workflowaufgabe auf die Schaltfläche Aufgabe erneut zuweisen, wenn eine Workflowaufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde, von einer anderen Person durchgeführt werden soll.

Das folgende Formular wird angezeigt.

Formular für die Neuzuweisung einer Aufgabe

Popup 1

Aufgabe erneut zuweisen zu

Geben Sie den Namen oder die Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.

Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie die Aufgabe der Person, die den Workflow gestartet hat, oder der Person, die diesen Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, wenn der Workflow automatisch gestartet wurde, zuweisen möchten.

Popup 2

Neue Anforderung

Geben Sie hier die Informationen ein, die die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, für die Durchführung der Aufgabe benötigt. (Der hier eingegebene Text wird im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Die folgenden drei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

  • Beibehalten des aktuellen Fälligkeitsdatums    Datum, lassen Sie dieses Feld leer.

  • Geben Sie zum Entfernen des Fälligkeitsdatums    vollständig die Zahl 0ein.

  • Klicken Sie zum Angeben eines neuen Fälligkeitsdatums    Datum Typ einer Zahl zurück, und geben Sie dann in das folgende Feld Dauereinheiten. Zusammen bezeichnen die beiden Einträge den Zeitraum, bevor die Änderungsaufgabe fällig ist.

Popup 4

Neue Dauereinheiten

Wenn Sie eine neue Dauer angegeben haben, verwenden Sie dieses Feld in Verbindung mit dem Feld Neue Dauer, um den Zeitraum, bevor die Aufgabe fällig ist zu identifizieren. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monat oder 2 Wochen.)

Klicken Sie auf Senden, wenn Sie das Formular ausgefüllt haben. Ihre Aufgabe wird als Abgeschlossen markiert. Der Person, die jetzt für die Aufgabe verantwortlich ist, wird eine neue Aufgabe zugewiesen und eine Aufgabenbenachrichtigung zugesendet.

Alle neuen Informationen, die Sie angegeben haben, sind in der neuen Aufgabenbenachrichtigung im Text Delegiert von enthalten (Nummer 1 in der folgenden Abbildung).

Aufgabenbenachrichtigung für eine neu zugewiesene Aufgabe

Alle mit dem Vorgang einhergehenden Änderungen werden protokolliert und in den Abschnitten Aufgaben und Verlauf der Workflowstatusseite angezeigt (siehe folgende Abbildung).

Bereiche 'Aufgaben' und 'Verlauf' der Workflowstatusseite für eine neu zugewiesene Aufgabe

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10. Durchführen einer Aufgabe für einen externen Teilnehmer (optional)

Es gibt einen speziellen Prozess, um Teilnehmer einzubeziehen, die kein Mitglied der SharePoint-Organisation sind. Dabei fungiert ein Websitemitglied als Bevollmächtigter für den externen Teilnehmer.

  1. Geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Teilnehmers auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars in das Feld Zuweisen an für die entsprechende Phase ein.

  2. Der Workflow weist die Aufgabe des externen Teilnehmers jedoch dem Websitemitglied zu, das den Workflow startet (bzw. dem Mitglied, das den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, wenn der Workflow automatisch startet). Die Person, der die Aufgabe de facto zugeordnet wird, fungiert als Bevollmächtigter für den externen Teilnehmer.

  3. Dieses Websitemitglied erhält eine Aufgabenbenachrichtigung mit der Anweisung, eine Kopie des Elements zur Prüfung an den externen Teilnehmer zu senden. (Der externe Teilnehmer erhält in der Zwischenzeit eine Kopie der Aufgabenbenachrichtigung, die als Vorabhinweis dient.)

  4. Das Websitemitglied, dem die Aufgabe eigentlich zugewiesen wurde, sendet eine Kopie des Elements an den externen Teilnehmer.

  5. Der externe Teilnehmer prüft das Element und sendet seine Antwort an das Websitemitglied zurück.

  6. Wenn die Antwort des externen Teilnehmers ankommt, führt das Websitemitglied die Aufgabe in SharePoint-Produkten für den externen Teilnehmer aus.

Das folgende Diagramm veranschaulicht den Prozess.

Prozessflussdiagramm für die Einbeziehung externer Teilnehmer

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Symbol für den Abschnitt 'Überwachen'

ÜBERWACHEN, Anpassen oder Anhalten eines laufenden Workflows zum Sammeln von Feedback

Überwachen, Anpassen oder Anhalten eines laufenden Workflows zum Sammeln von Feedback

Auf der Workflowstatusseite für eine Instanz des Workflows können Sie einen laufenden Workflow überwachen, anpassen oder anhalten.

Zunächst wird beschrieben, wie Sie diese Seite aufrufen können. Danach wird gezeigt, wie Sie die Optionen und Informationen auf dieser Seite verwenden. Schließlich werden zwei weitere Seiten behandelt, die zusätzliche Überwachungsinformationen enthalten.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Aufrufen der Workflowstatusseite

  2. Überwachen des Workflowfortschritts auf der Workflowstatusseite

  3. Ändern aktiver (bereits zugewiesener) Aufgaben

  4. Ändern zukünftiger (noch nicht zugewiesener) Aufgaben

  5. Abbrechen oder Beenden der Workflowausführung

  6. Ermitteln der aktiven Workflows für ein Element

  7. Überwachen der Workflows für die gesamte Websitesammlung

1. Aufrufen der Workflowstatusseite

Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link In Bearbeitung für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

Im folgenden Beispiel handelt es sich beim Element um das Dokument mit der Bezeichnung "Leitgedanke (Entwurf)" und den Workflow "Genehmigung 3".

Klicken auf den Workflowstatuslink

Die Workflowstatusseite wird geöffnet.

Hinweise : 

  • Wenn die Liste oder Bibliothek eine Vielzahl von Elementen enthält, können Sie die Liste oder Bibliothek sortieren und/oder filtern, um das gesuchte Element schneller zu finden. Wenn Sie die Liste oder Bibliothek öfter in der gleichen Weise sortieren und/oder filtern müssen, sollten Sie ggf. eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen, die die betreffende Anordnung automatisiert.

  • Sie können auch auf den Link Den Status dieses Workflows anzeigen in einer E-Mail-Startbenachrichtigung oder den Link Den Workflowverlauf anzeigen in einer E-Mail-Endbenachrichtigung für die jeweils interessierende Instanz klicken, um die Workflowstatusseite aufzurufen.

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2. die Workflowstatusseite Workflow Überwachen des workflowfortschritts auf

Unter den folgenden Abbildungen für die einzelnen Abschnitte der Workflowstatusseite finden Sie eine Beschreibung der Überwachungsfragen, die der jeweilige Abschnitt beantwortet.

Abschnitt "Workflowinformationen"

Abschnitt 'Workflowinformationen' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Wer hat diese Instanz des Workflows gestartet?

  • Wann wurde diese Instanz gestartet?

  • Wann wurde die letzte Aktion in dieser Instanz ausgeführt?

  • Für welches Element wird diese Instanz ausgeführt?

  • Welchen Status weist diese Instanz derzeit auf?

Abschnitt "Aufgaben"

Abschnitt 'Aufgaben' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Welche Aufgaben wurden bereits erstellt und zugewiesen und welchen Status weisen sie derzeit auf?

  • Welche Aufgaben wurden bereits erledigt und wie lautet das Ergebnis der jeweiligen Aufgaben?

  • Wann sind die Aufgaben fällig, die bereits erstellt und zugewiesen wurden?

In diesem Abschnitt werden keine Aufgaben angezeigt, die gelöscht oder noch nicht zugewiesen wurden.

Abschnitt 'Workflowverlauf'

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Welche Ereignisse sind bereits in dieser Instanz des Workflows eingetreten?

  • In diesem Bereich werden keine überfälligen Aufgaben und keine Benachrichtigungen für überfällige Aufgaben angezeigt.

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3. ändern aktiver (bereits zugewiesener) Aufgaben

Es gibt zwei Möglichkeiten, Aufgaben zu ändern, die bereits zugewiesen, aber noch nicht durchgeführt wurden:

  • Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

  • Ändern aller aktiven Aufgaben

Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

Berechtigungen Um eine einzelne Aufgabe ändern zu können, die einer anderen Person zugewiesen ist, benötigen Sie die Berechtigung Listen verwalten. (Die Gruppe Besitzer verfügt im Gegensatz zu den Gruppen Mitglieder und Besucher standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten.) So ist es beispielsweise möglich, dass Sie einen Workflow starten, aber Aufgaben anderer Teilnehmer nicht ändern dürfen.)

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

  1. Klicken Sie auf der Workflowstatusseite in der Liste Aufgaben auf den Titel der Aufgabe.
    Klicken auf den Titel einer Aufgabe in der Liste

  2. Verwenden Sie das Aufgabenformular, um die Aufgabe durchzuführen, zu löschen oder neu zuzuweisen bzw. eine Änderung des Elements anzufordern.

Ausführlichere Anweisungen zur Verwendung des Aufgabenformulars finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.

Ändern aller aktiven Aufgaben

Berechtigungen werden alle vier der Befehlslinks in der folgenden Abbildung auf der Workflowstatusseite für jede Person mit der Berechtigung Listen verwalten. Die ersten drei Links angezeigt werden, klicken Sie auf die Seite der Person, die die Workflowinstanz gestartet, aber dieEnde dieser Workflow Link 't angezeigt, es sei denn, dieser Person auch die Berechtigung Listen verwalten. (Erneut Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder und die Gruppen Besucher jedoch nicht.)

  1. Klicken Sie auf der Workflowstatusseite in dem Bereich unmittelbar unter Workflowvisualisierung auf den Link Aktive Aufgaben von 'Feedback sammeln' aktualisieren.

  2. Nehmen Sie im Formular, das daraufhin geöffnet wird, die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie dann auf OK.

    • An die Personen, denen in dieser Instanz Aufgaben zugewiesen sind, werden Nachrichten über die entsprechenden Änderungen gesendet.

    • Aufgaben bereits durchgeführt oder gelöscht und Aufgaben noch nicht zugewiesen wurde, werdenn't die Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen auswirken.

    • Informationen zum Ändern von Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, finden Sie im folgenden Abschnitt, Ändern zukünftiger Aufgaben, in diesem Segment.

      Änderungsformular für aktive Aufgaben

Popup 1

Dauer pro Aufgabe, Dauereinheiten

Beibehalten des aktuellen Fälligkeitsdatums    lassen, Dauer pro Aufgabe leer Datum und ändern Sie Dauereinheiten.

Zum Entfernen des Fälligkeitsdatums, sodass es ist    keine Geben Sie in Dauer pro Aufgabe die Zahl 0 .

Verschieben des Fälligkeitsdatums durch Verlängern der Aufgabendauer    Dauer verwenden beide Dauerfelder angeben, die Anzahl und Typ der Einheiten, die durch denen gewünschten die Dauer zu verlängern.

Popup 2

Anforderung

Ändern des Anforderungstexts    Text nehmen Sie im Textfeld die gewünschten Änderungen vor.

  1. Klicken Sie auf OK, wenn Sie alle Felder im Formular wie gewünscht ausgefüllt haben.

Alle aktiven Aufgaben in der aktuellen Instanz werden aktualisiert.

Zum Segmentanfang

4. ändern zukünftiger (noch nicht zugewiesener) Aufgaben

Berechtigungen werden alle vier der Befehlslinks in der folgenden Abbildung auf der Workflowstatusseite für jede Person mit der Berechtigung Listen verwalten. Die ersten drei Links angezeigt werden, auf der Seite der Person, die die Workflowinstanz gestartet, aber dieEnde dieser Workflow Link nicht angezeigt wird, es sei denn, dieser Person auch die Berechtigung Listen verwalten. (Erneut Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder und die Gruppen Besucher jedoch nicht.)

  1. Klicken Sie auf der Seite "Workflowstatus" in dem Bereich unmittelbar unter "Workflowvisualisierung" auf den Link Prüfer von Feedback sammeln hinzufügen oder aktualisieren.

  2. Nehmen Sie im Formular, das daraufhin geöffnet wird, die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie dann auf Aktualisieren.

    Hinweis :  Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, wirken sich nicht auf Aufgaben aus, die bereits erstellt und zugewiesen wurden.

Änderungsformular für zukünftige Aufgaben

Popup 1

Teilnehmer, Reihenfolge, Gruppen erweitern

  • Hinzufügen oder Entfernen von Teilnehmern, oder ändern die Reihenfolge von Vorgängen    Hinzufügen, entfernen und/oder Ändern der Reihenfolge der Teilnehmer Namen oder Adressen in denFeldTeilnehmer.

  • Zum Entfernen einer ganzen Phase Klicken Sie auf diefür die betreffende Phase FeldZuweisen an, und drücken Sie dann STRG + ENTF.

Hinweis : Sie können dieKontrollkästchenGruppen erweitern, um anzugeben, ob Verteilergruppen aufgeführten nur eine Aufgabe für die gesamte Gruppe oder eine Aufgabe je Mitglied zugewiesen werden soll.

Weitere Informationen zur Verwendung dieser Felder finden Sie im Segment PLANEN sowie im entsprechenden HINZUFÜGEN-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Popup 2

Anforderung

  • Ändern des Anforderungstexts    Text nehmen Sie Änderungen, die Sie den Text im Feld möchten.

Popup 3

Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben, Dauer pro Aufgabe, Dauereinheiten

  • Ändern oder Entfernen des kalenderfälligkeitsdatums    Datum löschen Sie das vorhandene Datum, und geben Sie dann einen neuen oder, wenn die spezielle Fälligkeitsdatum Datum vollständig entfernen möchten, lassen Sie das Feld leer. (Robert 't Geben Sie in diesem Feld eine NULL. Dieses Feld muss entweder einen Datumswert Kalender enthalten oder leer sein.)

  • Beibehalten der vorhandenen    Dauer verlassen Dauer pro Aufgabe leer, und nehmen Sie keine Änderung Dauereinheiten.

  • Die Dauer zu entfernen, sodass es ist    keine Geben Sie in Dauer pro Aufgabe die Zahl 0 .

  • Verlängern der Aufgabendauer    Dauer verwenden beide Felder Dauer angeben, die Anzahl und Typ der Einheiten, an denen Sie möchten, die Dauer zu verlängern. Weitere Informationen zum Einrichten Fälligkeitstermine und Dauer finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

  1. Klicken Sie auf OK, wenn Sie alle Felder im Formular wie gewünscht ausgefüllt haben.

Die Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen Aufgaben in der aktuellen Instanz aus.

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5. brechen Sie ab oder beenden Sie der workflowausführung

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine laufende Workflowinstanz anzuhalten, bevor sie normal beendet wird:

  • Diesen Workflow abbrechen    Alle Aufgaben werden abgebrochen, verbleiben aber im Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite.

  • Diesen Workflow beenden    Alle Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite gelöscht. (Sie werden aber weiterhin im Bereich Workflowverlauf berücksichtigt.)

Beide Methoden werden nachstehend behandelt.

Abbrechen (alle Aufgaben werden abgebrochen, aber in der Aufgabenliste und im Verlauf beibehalten)

Berechtigungen werden alle vier der Befehlslinks in der folgenden Abbildung auf der Workflowstatusseite für jede Person mit der Berechtigung Listen verwalten. Die ersten drei Links angezeigt werden, klicken Sie auf die Seite der Person, die die Workflowinstanz gestartet, aber dieEnde dieser Workflow Link 't angezeigt, es sei denn, dieser Person auch die Berechtigung Listen verwalten. (Erneut Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder und die Gruppen Besucher jedoch nicht.)

Wenn die aktuelle Instanz eines Workflows nicht mehr benötigt wird oder unerwünscht ist, kann sie abgebrochen werden.

  • Klicken Sie auf der Workflowstatusseite in dem Bereich unmittelbar unter Workflowvisualisierung auf den Link Alle Aufgaben 'Feedback sammeln' abbrechen.

Alle aktuellen Aufgaben werden abgebrochen, und der Workflow endet mit dem Status Abgebrochen. Die abgebrochenen Aufgaben werden weiterhin in den Bereichen Aufgaben und Workflowverlauf aufgelistet.

Beenden (alle Aufgaben werden aus der Aufgabenliste gelöscht, verbleiben aber im Verlauf)

Berechtigungen werden alle vier der Befehlslinks in der folgenden Abbildung auf der Workflowstatusseite für jede Person mit der Berechtigung Listen verwalten. Die ersten drei Links angezeigt werden, klicken Sie auf die Seite der Person, die die Workflowinstanz gestartet, aber dieEnde dieser Workflow Link 't angezeigt, es sei denn, dieser Person auch die Berechtigung Listen verwalten. (Erneut Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder und die Gruppen Besucher jedoch nicht.)

Falls ein Fehler auftritt oder der Workflow angehalten wird und nicht mehr reagiert, kann der Workflow beendet werden.

  • Klicken Sie auf der Seite "Workflowstatus" in dem Bereich unmittelbar unter "Workflowvisualisierung" auf den Link Diesen Workflow beenden.

Alle Aufgaben, die vom Workflow erstellt wurden, werden abgebrochen und aus dem Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite gelöscht. Sie werden aber weiterhin im Bereich Workflowverlauf angezeigt. Der Workflow endet mit dem Status Abgebrochen.

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6. Ermitteln der aktiven Workflows für ein Element

Auf der Seite Workflows eines Elements finden Sie eine Liste der Workflows, die zurzeit für das Element ausgeführt werden.

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann im Menüband auf der Registerkarte Dateien in der Gruppe Workflows auf Workflows.

  3. Auf der Seite "Workflows: Elementname" wird unter Aktive Workflows eine Liste der Workflowinstanzen angezeigt, die zurzeit für das Element ausgeführt werden.

Hinweis :  Beachten Sie, dass mehrere Instanzen einer einzelnen Workflowversion nicht gleichzeitig für dasselbe Element ausgeführt werden können. Beispiel: Es wurden zwei Workflows hinzugefügt, die beide auf der Vorlage Feedback sammeln basieren. Einer heißt Planfeedback, der andere Budgetfeedback. Für ein Element kann jederzeit jeweils eine Instanz von Planfeedback und Budgetfeedback ausgeführt werden. Es ist aber nicht möglich, dass gleichzeitig zwei Instanzen einer der beiden Workflows ausgeführt werden.

Zum Segmentanfang

7. Überwachen der Workflows für die gesamte Websitesammlung

Die Administratoren einer Websitesammlung können auf einen Blick die folgenden Informationen sehen:

  • Anzahl der Workflows, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, die derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.

  • Aktueller Status der einzelnen Workflowvorlagen (aktiv oder inaktiv) in der Websitesammlung.

  • Anzahl von Workflowversionen, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, die derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.

Dazu müssen die folgenden Aktionen ausgeführt werden:

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen  SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Websiteverwaltung auf Workflows.

Die Seite Workflows mit den entsprechenden Informationen wird angezeigt.

Wie geht's weiter?

Wenn die betreffende Workflowversion zum ersten Mal ausgeführt wurde, sollten Sie die Anweisungen im Segment PRÜFEN dieses Artikels durcharbeiten, um die Ereignisse in der Instanz anzuzeigen und festzustellen, ob der Workflow wie gewünscht funktioniert.

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Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Prüfen'

PRÜFEN der Ergebnisse eines Workflows zum Sammeln von Feedback und Erstellen von Berichten

Prüfen der Ergebnisse eines Workflows zum Sammeln von Feedback und Erstellen von Berichten

Nachdem die Workflowinstanz ausgeführt wurde, können Sie die im zugehörigen Verlauf protokollierten Ereignisse prüfen. (Sie können nach Beendigung der Instanz 60 Tage lang auf den Verlauf zugreifen.)

Wichtig :  Der Workflowverlauf dient lediglich zu Informationszwecken. Er kann nicht für offizielle Audits oder andere rechtliche Beweiszwecke verwendet werden.

Sie können auch Berichte zur Gesamtleitung mehrerer Instanzen erstellen.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Prüfen der Ereignisse in der letzten Instanz

  2. Zugriff auf den Verlauf einer Instanz innerhalb von 60 Tagen

  3. Erstellen von Berichten zur Workflowleistung

1. Prüfen der Ereignisse in der letzten Instanz

Der Verlauf der letzten Instanz ist über die Liste oder Bibliothek zugänglich, solange ein Element in derselben Liste oder Bibliothek bleibt und bis derselbe Workflow für das betreffende Element ausgeführt wird.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Workflowstatusseite für die letzte Instanz eines Workflows anzuzeigen, der für ein Element ausgeführt wurde:

  • Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Statuslink für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

Im folgenden Beispiel handelt es sich bei dem Element um ein Dokument mit dem Titel Leitgedanke (Entwurf) und den Workflow Neue Dokumentgenehmigung.

Klicken auf den Workflowstatuslink

Der Abschnitt Workflowverlauf befindet sich am Ende der Workflowstatusseite.

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

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2. Zugriff auf den Verlauf einer Instanz innerhalb von 60 Tagen

Wie kann ich den Verlauf einer Instanz prüfen, nachdem derselbe Workflow erneut für das betreffende Element ausgeführt wurde?

Sie haben dazu 60 Tage Zeit. Dabei gibt es zwei Einstiegspunkte: die Liste bzw. die Bibliothek oder die Workflowendbenachrichtigung. (Der Aufgabenverlauf von Workflows wird in SharePoint-Produkten sechzig Tage lang aufbewahrt.)

Liste oder Bibliothek

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann im Menüband auf der Registerkarte Dateien in der Gruppe Workflows auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Abgeschlossener Workflow auf den Namen oder Status der Workflowinstanz, die Sie prüfen möchten.
    Liste der abgeschlossenen Workflows auf der Workflowseite für ein Element
    Die Workflowstatusseite für die betreffende Instanz wird geöffnet.

Workflowendbenachrichtigung

  • Öffnen Sie die Workflowendbenachrichtigung für die Instanz, die Sie prüfen möchten, und klicken Sie dann auf den Link Workflowverlauf anzeigen.

Workflowendbenachrichtigung mit Hervorhebung des Verlauflinks
Die Workflowstatusseite für die betreffende Instanz wird geöffnet.

Damit alle Endbenachrichtigungen aufbewahrt werden, können Sie eine Outlook-Regel erstellen. Richten Sie dazu eine Regel ein, die alle eingehenden Nachrichten mit dem Text wurde für ... abgeschlossen in der Betreffzeile in einen eigenen, separaten Ordner kopiert. (Outlook muss die eingehenden Nachrichten kopieren und nicht einfach verschieben, da sie sonst nicht im Posteingang angezeigt werden.) Weitere Informationen zum Erstellen von Outlook-Regeln finden Sie im Artikel Verwalten von E-Mail-Nachrichten mir Regeln.

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3. Erstellen von Berichten zur Workflowleistung

Um die allgemeine Leistung der Workflowversionen im Laufe der Zeit und für mehrere Instanzen festzustellen, können Sie zwei vordefinierte Berichte erstellen:

  • Aktivitätsdauerbericht    Mit diesem Bericht können Sie die durchschnittliche Zeitdauer für die Durchführung der einzelnen Aktivitäten in einem Workflow sowie die Gesamtzeitdauer für die Durchführung der einzelnen Instanzen des betreffenden Workflows anzeigen.

  • Abbruch- und Fehlerbericht    Mit diesem Bericht können Sie feststellen, ob ein Workflow vor dem Ende häufig unterbrochen wurde oder Fehler aufgetreten sind

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek in der Statusspalte für den betreffenden Workflow auf einen Statuslink.
    Anklicken des Workflowstatus

  2. Klicken Sie auf der Workflowstatusseite unter Workflowverlauf auf Workflowberichte anzeigen.
    Link 'Workflowberichte anzeigen' im Abschnitt 'Workflowverlauf'

  3. Suchen Sie den Workflow, für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des gewünschten Berichts.
    Anklicken des Links 'Aktivitätsdauerbericht'

  4. Übernehmen oder ändern Sie auf der Seite Anpassen den Speicherort für die erstellte Berichtsdatei, und klicken Sie dann auf OK.
    Klicken auf 'OK' für den Dateispeicherort
    Der Bericht wird erstellt und am angegebenen Speicherort gespeichert.

  5. Nachdem der Bericht erstellt wurde, können Sie auf den in der folgenden Abbildung gezeigten Link klicken, um den Bericht anzuzeigen. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. (Navigieren Sie zum Speicherort, den Sie im vorherigen Schritt angegeben haben, wenn Sie den Bericht später anzeigen möchten.)
    Anzeigen des Berichts

Wie geht's weiter?

Wenn der Workflow wie gewünscht funktioniert, können Sie ihn verwenden.

Informationen zum Ändern der Funktionsweise eines Workflows finden Sie im Segment ÄNDERN dieses Artikels.

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Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Ändern'

ÄNDERN, Deaktivieren oder Löschen eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Ändern, Deaktivieren oder Löschen eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Nachdem Sie die erste Instanz des neuen Workflows zum Sammeln von Feedback ausgeführt und die Ergebnisse geprüft haben, möchten Sie eventuell die Konfiguration des Workflows ändern.

Außerdem kann es im Laufe der Zeit vorkommen, dass Sie weitere Änderungen an der Konfiguration vornehmen möchten.

Schließlich kann es bisweilen wünschenswert sein, den Workflow kurz- oder langfristig zu deaktivieren, ohne ihn zu löschen, oder den Workflow wirklich komplett zu entfernen.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Ändern von permanenten Einstellungen für einen Workflow

  2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

1. Ändern von permanenten Einstellungen für einen Workflow

Öffnen und bearbeiten Sie das Zuordnungsformular, mit dem ein Workflow ursprünglich hinzugefügt wurde, wenn Sie permanente Änderungen an den Einstellungen eines vorhandenen Workflows vornehmen möchten.

Der Workflow wird nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Hinweis : Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" unter Workflowname (Klicken Sie hier zum Ändern der Einstellungen) auf den Namen des Workflows, für den Sie Einstellungen ändern möchten.

    Hinweis :  Wenn der gewünschte Workflow zum Sammeln von Feedback nicht in der Liste angezeigt wird, ist der Workflow möglicherweise einem einzigen Inhaltstyp zugeordnet. Welche Workflows in dieser Liste angezeigt werden, hängt vom Steuerelement Workflowzuordnungen für diesen Typ anzeigen ab, das sich direkt oberhalb der Liste befindet (siehe Abbildung). Klicken Sie auf die einzelnen Optionen für Inhaltstypen im Dropdownmenü, bis der gewünschte Workflow angezeigt wird. Klicken Sie auf den Namen des Workflows, wenn der gewünschte Workflow in der Liste angezeigt wird.

  5. Nehmen Sie auf den beiden Seiten des Zuordnungsformulars, mit dem der Workflow ursprünglich hinzugefügt wurde, die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLANEN und dem entsprechenden HINZUFÜGEN-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Der Workflow wird in allen Listen und Bibliotheken der Websitesammlung ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen  SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unteraufEinstellungen; Workfloweinstellungen.

  6. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" unter Workflowname (Klicken Sie hier zum Ändern der Einstellungen) auf den Namen des Workflows, für den Sie Einstellungen ändern möchten.

  7. Nehmen Sie auf den beiden Seiten des Zuordnungsformulars, mit dem der Workflow ursprünglich hinzugefügt wurde, die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLANEN und dem entsprechenden HINZUFÜGEN-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

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2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

Der Workflow wird nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Hinweis : Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen.
    Seite 'Workfloweinstellungen' mit Hervorhebung des Links 'Workflow entfernen'

  5. Mithilfe des Formulars auf der Seite Workflows entfernen können Sie Workflows deaktivieren, erneut aktivieren oder entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Das Formular umfasst fünf Spalten:

  • Workflow    Der Name des Workflows.

  • Instanzen    Die Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

  • Zulassen    Bei Auswahl dieser Option kann der Workflow weiterhin normal verwendet werden.

  • Keine neuen Instanzen    Bei Auswahl dieser Option werden alle derzeit aktiven Instanzen des Workflows bis zum Ende durchgeführt. Der Workflow wird jedoch deaktiviert, da keine neuen Instanzen ausgeführt werden können. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Rufen Sie erneut diese Seite auf, um einen Workflow später erneut zu aktivieren, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Option, die den Workflow aus der Liste oder Bibliothek ganz entfernt. Alle laufende Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für den betreffenden Workflow nicht mehr angezeigt wird, klicken Sie auf der Seite für die Liste oder Bibliothek. (Diese Aktion ist nicht 't rückgängig gemacht werden.)

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Der Workflow wird in allen Listen und Bibliotheken der Websitesammlung ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen  SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterEinstellungen, klicken Sie auf Workfloweinstellungen.

  6. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" auf den Link Workflow entfernen.

  7. Mithilfe des Formulars auf der Seite Workflows entfernen können Sie Workflows deaktivieren, erneut aktivieren oder entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Das Formular umfasst fünf Spalten:

  • Workflow    Der Name des Workflows.

  • Instanzen    Die Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

  • Zulassen    Bei Auswahl dieser Option kann der Workflow weiterhin normal verwendet werden.

  • Keine neuen Instanzen    Bei Auswahl dieser Option werden alle derzeit aktiven Instanzen des Workflows bis zum Ende durchgeführt. Der Workflow wird jedoch deaktiviert, da keine neuen Instanzen ausgeführt werden können. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Rufen Sie erneut diese Seite auf, um einen Workflow später erneut zu aktivieren, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Option, die den Workflow ganz aus der Websitesammlung entfernt. Alle laufende Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für den betreffenden Workflow nicht mehr angezeigt wird, klicken Sie auf der Seite für die Liste oder Bibliothek. (Diese Aktion istn't rückgängig gemacht werden.)

Wie geht's weiter?

Führen Sie eine Testinstanz des Workflows aus, nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, um die Auswirkungen der Änderungen zu überprüfen.

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Weitere Anpassung

Es gibt eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, um die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows weiter anzupassen.

Sie können sogar völlig neue benutzerdefinierte Workflows erstellen.

Sie können dazu die folgenden Programme verwenden:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Anpassen von Workflowformularen, -aktionen und -verhalten

  • Microsoft Visual Studio    Erstellen eigener benutzerdefinierter Workflowaktionen

Weitere Informationen finden Sie im Microsoft Software Developer Network-Hilfesystem (MSDN).

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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