Umfassende Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung

Umfassende Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Die SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows werden Features, mit denen Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren wodurch sie beide Morereassign konsistente und effizienter. Sie können einen SharePoint- Workflow zum Sammeln von Signaturen Workflow zum Weiterleiten von Dokumenten in Excel, Word oder InfoPath an einen oder mehrere Personen, für deren Signaturen erstellt.

Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows.

Wichtig : Standardmäßig wird der Workflow für die Signaturerfassung nicht aktiviert ist und im Feld Wählen Sie eine Workflowvorlage aus des Zuordnungsformulars nicht aufgeführt ist. Um zur Verwendung verfügbar zu machen, müssen sie ein Websitesammlungsadministrator auf Ebene der Websitesammlung aktivieren. Wenn Sie Berechtigungen Ebene der Websitesammlung verfügen, finden Sie unter Aktivieren von SharePoint-Workflowvorlagen.

Wenn Sie alle tun müssen, ist Durchführen einer Workflowaufgabe für die Signaturerfassung    Wechseln Sie zum Segment abgeschlossen einfach, und erweitern Sie ihn. Sie können eine der anderen Segmente nicht jetzt benötigen.

Vergleich eines manuellen Prozesses mit einem automatisierten Workflow

SharePoint-Workflows weisen die folgenden Eigenschaften auf:

  • Effizient und einheitlich    Workflow für die Signaturerfassung automatisch leitet das Dokument, Signaturaufgaben zugewiesen und verfolgt ihren Vorgangsfortschritt zu erstellen. Die Aktivität im Workflow überwacht und von einer zentralen Statusseite angepasst werden kann, und der Verlauf der Ereignisse in der Workflow-Instanz wird für 60 Tage nach Abschluss beibehalten.

  • Geringerer Arbeitsaufwand    Ein Workflow für die Signaturerfassung spart Ihnen und Ihren Kollegen Zeit und Ärger. Gleichzeitig werden Signaturprozesse rationalisiert und standardisiert.

Das folgende Diagramm enthält eine sehr einfache Version des Workflows für die Signaturerfassung.

Flussdiagramm eines Workflowprozesses

Tipps zur Verwendung dieses Artikels

Die Informationen in diesem Artikel wird in erweiterbar Segmente dargestellt.

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Wenn Sie hinzufügen möchten, Anfang, überwachen, und Verwalten von workflows    Wenn Sie nicht bereits mit folgenden Aufgaben vertraut sind, kann es hilfreich sein zu hochzuarbeiten in diesem Artikel, Segment nach Segment, das erste Anzeigedauer Sie Entwurf und Hinzufügen eines Workflows. Nachdem Sie die Informationen und das Layout Artikel vertraut sind, werden Sie möglicherweise direkt auf das Segment zu wechseln, die Sie bei einem beliebigen wiederholten Besuchen zu müssen.

Hinweis zu den Grafiken    Bildschirmgrafiken und Konzeptdiagramme in dieser Reihe von Workflowartikeln basieren grundsätzlich auf dem Genehmigungsworkflow. Falls es aus konzeptionellen oder didaktischen Gründen erforderlich sein sollte, wurden die Abbildungen und Diagramme in diesem Artikel für Workflows für die Signaturerfassung angepasst.

Informationen zum Drucken dieses Artikels    Dieser Artikel ist sehr umfangreich. Wenn Sie nur ausgewählte Segmente drucken möchten, sollten Sie beim Drucken darauf achten, dass nur die betreffenden Segmente eingeblendet sind. (Wenn das gedruckte Exemplar auch die vollständigen Grafiken enthalten soll, müssen Sie den Ausdruck im Querformat und nicht im Hochformat erstellen.)

Informationen zum Suchen    Achten Sie vor dem Suchen von Text oder Begriffen in diesem Artikel darauf, dass alle Segmente eingeblendet sind, die durchsucht werden sollen.

Weitere Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung

Workflow für die Signaturerfassung ist eine SharePoint-Produkte-Funktion, die ein Dokument oder in Word, Excel oder InfoPath an einen oder mehrere Personen für ihre Signatur erstellten Formular weiterleitet. Der Workflow Automatisierung, Optimierung und standardisiert den gesamten Prozess.

Abbildung der Workflowweiterleitung

Der grundlegende in SharePoint-Produkten enthaltene Workflow für die Signaturerfassung dient als Vorlage. Mithilfe dieser Vorlage können Sie mehrere Workflows für die Signaturerfassung zu Ihren Websites hinzufügen. Jeder hinzugefügte Workflow stellt eine einmalige Version des grundlegenden Workflows für die Signaturerfassung mit einer speziellen Arbeitsweise dar, die über die beim Hinzufügen des Workflows angegebenen Einstellungen festgelegt wird.

  • Wenn Sie einen Workflow für die Signaturerfassung erstmals zu einer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzufügen, können Sie die Anzahl der Teilnehmer angeben und festlegen, ob die Aufgaben nacheinander (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden. Sie können die Aufgaben der Teilnehmer sogar in zwei oder mehr getrennte Phasen unterteilen. Wenn Sie den Workflow für ein Dokument manuell starten, können Sie diese Einstellungen beliebig ändern.

  • Der Workflow weist den einzelnen angegebenen Teilnehmern eine Aufgabe zu. Jeder Teilnehmer wählt eine von mehreren möglichen Antworten aus: Er kann das Dokument signieren (oder nicht), die Signaturaufgabe einem anderen zuweisen oder die Aufgabe löschen.

  • Während der Ausführung des Workflows können Sie auf einer einzelnen, zentralen Seite für den Workflowstatus den Fortschritt überprüfen und (bei Bedarf) Anpassungen vornehmen.

  • Die Liste aller Workflowereignisse, die im Laufe einer Ausführung (oder Instanz) des Workflows aufgetreten sind, steht für einen Zeitraum von 60 Tagen nach Abschluss des Workflows auf der Workflowstatusseite für Referenzzwecke zur Verfügung.

Der Workflow für die Signaturerfassung ist nicht Workflows für die Genehmigung und abgelehnte für ein Dokument oder für eine Website veröffentlichen Webseite steuern entwickelt. Wenn Sie einen Workflow hinzufügen, in dem Teilnehmer genehmigen oder ablehnen, das Dokument, das sie überprüfen, möchten, finden Sie im Artikel, alle Informationen zu Genehmigungsworkflows.

Darüber hinaus eignen Workflows für die Signaturerfassung sich nicht zum Sammeln von Feedback. Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Feedback zu einem Dokument verwenden möchten, finden Sie im Artikel, alle Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback.

Sie können auch Microsoft SharePoint Designer 2013 verwenden, um alle in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows weiter anzupassen.

Hinzufügen eines Workflows    Standardmäßig müssen Sie die Berechtigung zum Verwalten von Listen zum Hinzufügen ein Workflows verfügen. (Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder als auch die Gruppe der Besucher nicht zu empfehlen.)

Starten eines Workflows    Auch standardmäßig benötigen die Berechtigung Elemente bearbeiten zum Starten ein Workflows Sie, das bereits hinzugefügt wird. (Beide Berechtigung Elemente bearbeiten der Mitglieder Gruppe und der Gruppe Besitzer standardmäßig verfügen, die Gruppe der Besucher nicht der Fall.)

Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von den Mitgliedern der Gruppe Besitzer gestartet werden können. (Aktivieren Sie dazu auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars das Kontrollkästchen Zum Starten dieses Workflows sind Berechtigungen zum Verwalten von Listen erforderlich.)

Immer mehr Geschäftstransaktionen werden elektronisch durchgeführt. Daher werden zunehmend digitale Signaturen verwendet, um eine rechtliche Bindung der Beteiligten an die jeweilige Transaktion zu gewährleisten. Mit einer digitalen Signatur wird die Identität der Person überprüft, die das Dokument signiert hat, und bestätigt, dass der Inhalt nach dem digitalen Signieren des Dokuments nicht geändert wurde. Digitale Signaturen bieten einen Schutz, der auf Verschlüsselungstechnologien basiert, und verringern das Risiko bei elektronischen Geschäftstransaktionen. Durch Verbesserungen bei digitalen Signaturen erfüllt Office die IT-Sicherheitsanforderungen für Unternehmen und öffentliche Institutionen auf der ganzen Welt.

Um eine digitale Signatur erstellen zu können, müssen Sie über ein digitales Zertifikat verfügen, das den Beteiligten als Nachweis Ihrer Identität dient. Sie sollten sich ein solches Zertifikat von einer angesehenen Zertifizierungsstelle besorgen. Falls Sie kein digitales Zertifikat besitzen, können Ihnen Partner von Microsoft digitale Zertifikate sowie andere erweiterte Signaturen zur Verfügung stellen.

Es gibt die folgenden grundlegenden Phasen:

  • VOR der workflowausführung (planen, hinzufügen, starten)   
    , bevor Sie einen Workflow hinzufügen, Sie planen Sie hinzufügen möchten (für eine einzelne Liste oder Bibliothek, oder für die gesamte Websitesammlung) und die Details der wie funktionieren. Nachdem Sie den Workflow so konfiguriert, dass und hinzugefügt haben, kann jede Person mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow auf ein bestimmtes Dokument starten. Der Workflow kann auch eingerichtet werden, die automatischabläuft. Automatische ausgeführt basierend auf eine oder beide der zwei auslösenden Ereignisse aktiviert werden können: Wenn alle Dokument ist hinzugefügt , um oder erstellt einer Liste oder Bibliothek, oder wenn eine in einer Liste oder Bibliothek Dokument geändert.

  • WÄHREND der workflowausführung (durchführen, überwachen, anpassen)   
    während der Workflow ausgeführt wird, führen Sie einzelne Teilnehmer die Ihnen zugewiesenen Aufgaben. In der Zwischenzeit kann der Fortschritt des Workflows aus einer zentralen Workflowstatusseite für die betreffende Instanz des Workflows überwacht werden. Anpassungen mit dem Workflow während der Ausführung können die gleichen Seite vorgenommen werden; und, falls notwendig, der Workflow kann werden abgebrochen oder beendet von dort aus.

  • Nachdem der workflowausführung (überprüfen, Berichts, ändern)   
    nach Abschluss des Workflows kann der gesamte Verlauf dieser ausführen (oder Instanz) bis zu 60 Tage auf der Seite Workflowstatus überprüft werden. Ist es jemals alles, was Sie darüber, wie die Workflowfunktionen ändern möchten, können Sie öffnen und bearbeiten das Zuordnungsformular, das Sie abgeschlossen werden, wenn Sie zuerst den Workflow hinzugefügt.

Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht diese Phasen aus der Sicht der Person, die den neuen Workflow hinzufügt.

Workflowprozess

Planen eines neuen Workflows für die Signaturerfassung

In diesem Segment werden die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, und die benötigten Informationen behandelt, die Sie zusammentragen müssen, damit Sie eine Version des Workflows für die Signaturerfassung hinzufügen können.

Wenn Sie bereits mit wie diese Art von Workflow hinzufügen und benötigen Sie nur eine Zusammenfassung zu den einzelnen Schritten vertraut, gelangen Sie direkt zu der entsprechenden hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows dienen als Mastervorlagen, die als Grundlage für die jeweiligen, individuellen Workflows verwendet werden, die Sie zu Listen, zu Bibliotheken und zur Websitesammlung hinzufügen.

Wenn Sie beispielsweise einen Workflow für die Signaturerfassung hinzufügen, fügen Sie eigentlich eine Version der allgemeinen Vorlage für Workflows für die Signaturerfassung hinzu. Jede Version erhält einen eigenen Namen und eigene Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen der jeweiligen Version im Zuordnungsformular angeben. Auf diese Weise können Sie mehrere Workflows hinzufügen, wobei jede einzelne Version auf der Mastervorlage für Workflows für die Signaturerfassung basiert, aber jede einzelne Version einen eigenen Namen aufweist und für die jeweilige Verwendung optimiert ist.

In dieser Abbildung wurden drei Workflows hinzugefügt, die auf der Vorlage für Genehmigungsworkflows basieren: einer für alle Inhaltstypen in einer einzelnen Bibliothek, einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer einzelnen Bibliothek und einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer ganzen Websitesammlung.

Drei Workflows auf Basis der Vorlage für Genehmigungsworkflows

Wenn Sie eine neue Workflowversion hinzufügen, die auf einer der in SharePoint enthaltenen Workflowvorlagen basiert, füllen Sie ein Zuordnungsformular aus, um die Arbeitsweise der neuen Version anzugeben.

Der folgende Abschnitt enthält eine Liste mit vorbereitenden Fragen für das Ausfüllen des Zuordnungsformulars. Nehmen Sie sich jedoch zuvor kurz Zeit, um das Formular und die zugehörigen Felder kennenzulernen.

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Zweite Seite des Zuordnungsformulars

Zweite Seite des Zuordnungsformulars

Die Felder auf der zweiten Seite sind auch im Initiierungsformular enthalten, das angezeigt wird, wenn der Workflow manuell gestartet wird, und dann lediglich für die jeweilige Ausführung bearbeitet werden kann.

Neun Fragen beantworten

Nachdem Sie alle Fragen in diesem Abschnitt beantwortet haben, können Sie den Workflow hinzufügen.

In diesem Artikel bezieht sich auf die Workflowvorlage, die im Menü angezeigt, als Für die Signaturerfassung – SharePoint 2013 oder Für die Signaturerfassung – SharePoint 2010 wird. Wenn Sie nicht sicher sind, dass diesen Workflowtyp für Sie am besten geeignet ist, schlagen Sie wieder zum Segment in diesem Artikel lernen Sie, wie . Weitere Informationen zu den anderen Workflowvorlagen, die verfügbar sind, finden Sie im Artikel, Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows.

Es ist wichtig zu wissen, dass Signaturzeilen vom Typ, den wir hier diskutieren sind eingefügte nur in Dokumente in Word, Excel oder InfoPath erstellt werden können.

Was ist ein Inhaltstyp?

Jedes Dokument oder ein anderes Element in einer SharePoint-Liste oder Bibliothek gespeichert werden in einer oder einem anderen Inhaltstypgehört. Ein Inhaltstyp kann als einfache und generische als Dokument oder eine Excel-Tabelleoder als sehr spezielle als Vertrag oder Produkt Entwurfsspezifikationsein. Einige Inhaltstypen in SharePoint-Produkten standardmäßig verfügbar sind, aber Sie können sowohl angepasst werden, und andere Personen, die Sie selbst erstellen.

Sie können die neue Version des Workflows für die Signaturerfassung nur in einer einzelnen Liste oder Bibliothek oder in der gesamten Websitesammlung zur Verfügung stellen.

  • Wenn Sie den Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, können Sie den Workflow so einrichten, dass er für alle Inhaltstypen oder nur für einen einzelnen Inhaltstyp ausgeführt wird.

  • Wenn Sie den Workflow für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, müssen Sie den Workflow jedoch so einrichten, dass er nur für einen einzelnen Inhaltstyp der Website ausgeführt wird.

  • In allen Fällen muss jedes Dokument, für das ein Workflow für die Signaturerfassung ausgeführt wird, eine Datei sein, die in Word, Excel oder InfoPath erstellt wurde.

Darstellung einer Websitesammlung mit Erklärung der 3 Möglichkeiten

Weisen Sie der Workflowversion einen Namen zu, der die folgenden Eigenschaften aufweist:

  • Er gibt klar an, wofür der Workflow verwendet wird.

  • Er unterscheidet sich deutlich von anderen Workflows.

Ein Beispiel

Stellen Sie sich vor, dass Sie Mitglied einer Gruppe von Redakteuren sind. Die Gruppe möchte zwei verschiedene Workflows zum Sammeln von Feedback verwenden:

  • Sie können den ersten Workflow für jedes Dokument von einem Mitglied Ihrer eigenen Gruppe übermittelt ausführen. Diesen Workflow sammelt Feedback nur aus der Verantwortliche für die Gruppe ein.

  • Den zweiten Workflow führen Sie für jedes Dokument von Personen außerhalb Ihrer eigenen Gruppe übermittelt. Diesen Workflow sammelt Feedback vonjedem Mitglied der Gruppe.

Sie können den ersten Workflow nennen Innerhalb Feedback-interne Übermittlung und den zweiten Feedback-externe Übermittlung nennen.

Tipp : Sie sollten eine einheitliche Benennungskonvention festlegen und sicherstellen, dass alle Workflowbeteiligten mit den betreffenden Konventionen vertraut sind.

Die Workflows können die Standardlisten der Website für Aufgaben und Verlauf verwenden, andere vorhandene Listen verwenden oder neue workflowspezifische Listen anfordern.

  • Wenn die Website über eine Vielzahl von Workflows verfügt oder einige Workflows viele Aufgaben umfassen, sollten Sie erwägen, für jeden Workflow neue Listen anzufordern. (Überlange Listen können die Leistung beeinträchtigen. Es ist schneller und einfacher, mehrere kurze Listen als eine sehr umfangreiche Liste zu verwalten.)

  • Wenn die Aufgaben und Verlauf für diesen Workflow sensible oder vertrauliche enthalten sollen Geben Sie Daten, wird von der allgemeinen Listen getrennt bleiben soll und klicken Sie dann auf jeden Fall Sie sollten die neue, separate Listen für diesen Workflow. Nachdem Sie den Workflow hinzufügen möchten, achten Sie darauf, dass die geeignete Berechtigungen für die neuen Listen festgelegt sind.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Signaturzeilen im Dokument einzufügen:

  • Vor dem Start des Workflows für das Dokument

  • Nach dem Start des Workflows, bevor der erste Teilnehmer seine Signatur zu einer Signaturzeile hinzufügt.

Das Hinzufügen einer digitalen Signatur zu einem Dokument umfasst zwei Schritte:

  1. Zuerst einer anderen Person fügt eineSignaTure Linie im Textkörper des Dokuments.
    Eingefügte, aber noch nicht signierte Signaturzeile

  2. Klicken Sie dann auf eine andere Person zur eingefügten Zeile seine Signatur hinzufügt .
    Eingefügte Signaturzeile mit Signatur

Beachten Sie die folgenden Punkte    Ab dem Zeitpunkt, dass das Dokument der erste Teilnehmer seine Signatur hinzufügt wird das Dokument für die Bearbeitung gesperrt. Any weiteren ändern, um das Dokument nach diesem Punkt – außer mit anderen Signierer deren Signaturen hinzufügen – erklärt oder löscht alle Signaturen, die hinzugefügt wurden. Und da wird unabhängig von der Einfügemarke um eine Signaturzeile als Änderung im Dokument, alle Signaturzeilen Linien müssen bereits vorhanden sein, in das Dokument vor der erste Teilnehmer seine tatsächliche Signatur hinzufügt, zu einer dieser Zeilen.

Es gibt drei Möglichkeiten dies zu bewerkstelligen:

  • Für jede Startart    Das Dokument basiert auf einer Vorlage oder einem Formular mit bereits vorhandenen Signaturzeilen, sodass in den einzelnen Workflowinstanzen keine Signaturzeile hinzugefügt werden muss.

  • Für manuelle Starts    Die Person, die den Workflow startet, fügt alle erforderlichen Signaturzeilen ein, bevor der Workflow gestartet wird.

  • Für automatische Starts    Der erste Teilnehmen, der das Dokument öffnet, fügt alle erforderlichen Signaturzeilen hinzu, bevor er seine eigene Signatur hinzufügt.

Die folgende Abbildung verdeutlicht die wesentlichen Aspekte.

Dokument ohne erste Signatur, sodass weiterhin Änderungen möglich sind

Dokument mit erster Signatur, sodass keine Änderungen mehr möglich sind

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder manuell und automatisch gestartet werden kann:

  • Wenn Sie einen Workflow für die Signaturerfassung für ein bestimmtes Dokument ausführen, wird ein anderes Formular angezeigt, das Initiierungsformular. Das Initiierungsformular enthält nur die Einstellungen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars. So wird sichergestellt, dass die Person, die den Workflow startet, vor dem Klicken auf Starten ggf. Einstellungen (nur für die aktuelle Instanz) ändern kann.

  • Bei einem automatischen Start gibt es natürlich keine Möglichkeit, ein Initiierungsformular anzuzeigen, sodass die im Zuordnungsformular angegebenen Standardeinstellungen ohne Änderungen verwendet werden.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen einem manuellen und einem automatischen Start.

Vergleich der Formulare beim manuellen und automatischen Start

Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen sind angewendete nur während der aktuellen Instanz des Workflows. Um die permanent; Standardeinstellungen des Workflows zu ändern, bearbeiten Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular, wie im Segment Ändern dieses Artikels erläutert.

Manuelle Starts

Wenn Sie manuelle Starts zulassen, kann jeder mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow jederzeit für ein zulässiges Dokument starten.

Die Vorteile eines manuellen Starts liegen darin, dass Sie und Ihre Kollegen den Workflow nur dann ausführen, wenn dies auch gewünscht ist. Bei jeder Ausführung haben Sie die Möglichkeit, im Initiierungsformular einige Einstellungen zu ändern.

Bei manuellen Starts muss natürlich jemand daran denken, den Workflow zum entsprechenden Zeitpunkt zu starten.

Automatische Starts

Sie können den Workflow so einrichten, dass er durch eines der folgenden Ereignisse automatisch gestartet wird:

  • In der Liste oder Bibliothek wird ein neues Dokument erstellt oder geladen.

  • Ein bereits in der Liste oder Bibliothek gespeichertes Dokument wird geändert.

Der Vorteil eines automatischen Starts besteht darin, dass keiner daran denken muss, den Workflow zu starten. Er wird immer dann ausgeführt, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt.

Spezielle Überlegungen beim automatischen Start von Workflows für die Signaturerfassung

Im Gegensatz zu in einige der anderen im Lieferumfang von Workflows, es ist nicht 't möglich, weitere Aufgaben hinzuzufügen, nach dem Starten eines Workflows zum Sammeln von Signaturen. Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, weist es nur die Signatur Vorgänge, die bereits in den Standardeinstellungen angegeben. Jede dieser Vorgänge kann tatsächlich um sein zugewiesen während des Workflows ausgeführt, aber keine zusätzliche Aufgaben erstellt und zugewiesen werden können. Zählung ausnehmen ein Workflows zum Sammeln von Signaturen sollten nur ausführen, automatisch an die Identität oder mindestens die Nummer, von Teilnehmern vorher bekannt ist.

Nach dem automatischen Start ist es jedoch möglich, bereits zugewiesene Aufgaben zu löschen oder abzubrechen. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass die zugehörige Signaturzeile beim Abbrechen einer Aufgabe nicht aus dem Dokument gelöscht wird.

Nachstehend sind drei Szenarios aufgeführt, in denen Workflows automatisch gestartet werden. Die Szenarios weisen die folgenden gemeinsamen Merkmale auf:

  • Der Workflow wird für eine Bibliothek ausgeführt, in die Dokumente hochgeladen werden, die signiert werden müssen.

  • Die Gruppe der Personen, denen Signaturaufgaben zugewiesen werden, ändert sich im Laufe der Zeit nicht und muss beim Start eines Workflows nicht überprüft oder bearbeitet werden.

Wenn das hochgeladene Element in den Szenarios ein Dokument oder Formular ist, das bereits die entsprechenden Signaturzeilen enthält, müssen die Workflowteilnehmer während der Workflowausführung natürlich keine Signaturzeilen einfügen.

Szenario 1: Einzelne Aufgabe, einzelner Signierer

Neue Fußball Ansprüche müssen von Anna, signiert werden, weshalb Anna eine neuen Fußball Ansprüche-Bibliothek erstellt. Jeder in der Organisation kann erstellen oder Hochladen einer anfordern.

Anna erstellt einen Workflow und weist den gleichen Namen: Neue Fußball Ansprüche. Der Workflow wird automatisch ausgeführt, für jedes neue Dokument, das nur eine Signaturaufgabe zuweisen – zu Anna, des Kurses.

Flussdiagramm für Workflow

Szenario 2: Mehrere Aufgaben, mehrere Signierer

Verträge müssen von Anna und Sebastian und Frank signiert werden (von allen dreien).

Sebastian erstellt eine Bibliothek mit dem Namen Verträge für Signaturen. Anna erstellt einen Workflow für die Signaturerfassung mit dem Namen Signaturen (AnnaANDseanANDfrank). Der Workflow ausgeführt wird automatisch für jedes neue Dokument, eine Signaturaufgabe zu jeder der drei Personen zuweisen.

Der erste Signierer, der das Dokument öffnet, fügt die Signaturzeilen für alle drei Signierer hinzu, bevor er die eigene Signatur hinzufügt.

Flussdiagramm für Workflow

Szenario 3: Mehrere Aufgaben, einzelner Signierer

In dieser Version müssen Verträge von Anna oder Sebastian oder Frank (jeweils nur von einem der drei) signiert werden.

Sebastian erstellt eine Bibliothek mit dem Namen Verträge für Signatur und eines Workflows mit dem Namen der Signatur (Annaodersebastianoderfrank). Anna erstellt auch eine Adressliste oder Verteilergruppe, auch als Annaodersebastianoderfrank, wozu auch alle drei bezeichnet.

Erneut der Workflow ausgeführt wird automatisch für jedes neue Dokument in der Bibliothek, jedoch diesmal zugewiesen nur eine Signaturaufgabe der Gruppe Annaodersebastianoderfrank .

Eine derartige Aufgabe wird Gruppenaufgabe genannt. Dabei sendet der Workflow eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung an die einzelnen Mitglieder der Gruppe, es wird aber nur eine einzige Aufgabe erstellt, die ein Mitglied der Gruppe übernehmen und für die ganze Gruppe durchführen kann.

Flussdiagramm für Workflow

Anweisungen zum Übernehmen und Durchführen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Wenn Sie für die gesamte Websitesammlung einen Workflow zu einem Inhaltstyp hinzufügen, können Sie den Workflow auch zu anderen Inhaltstypen in der Websitesammlung hinzufügen, die vom Inhaltstyp abstammen, zu dem der Workflow hinzugefügt wird. (Wenn Sie einen Workflow nur für eine einzelne Liste bzw. Bibliothek hinzufügen, wird diese Option nicht angezeigt.)

Hinweise : 

  • Die Durchführung des Vorgangs, um die gesamte Erweiterung vorzunehmen, kann längere Zeit dauern.

  • Wenn die Vererbung wurde fehlerhafte Websites oder Unterwebsites, in dem Sie dieser Workflow Inhaltstypen erben hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie Mitglied der Gruppe "Besitzer" in den einzelnen diese Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

Sie müssen den Namen oder die E-Mail-Adresse aller Personen angeben, denen Signaturaufgaben zugewiesen werden.

Gruppe oder Einzelaufgabe?    Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste aus eine Aufgabe zuweisen, eine Gruppe Aufgabe zugewiesen werden: jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Element müssen beanspruchen und Durchführen der Aufgabe. Anweisungen zum Übernehmen und Durchführen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Eine Phase oder mehrere Phasen?    Wählen Sie nur eine Phase des Signaturaufgaben haben oder mehrere Phasen haben. Wenn Sie mehr als eine Phase haben, werden die Phasen nacheinander ausgeführt.

Parallele Prüfungen oder serielle Prüfungen?    Für die Teilnehmer in einem beliebigen eine Phase können Sie ihre Signaturaufgaben alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen haben oder ihre Aufgaben einzeln nacheinander (in seriell) zugewiesen haben in der Reihenfolge auswählen, die Sie angeben. Die Option "Seriell" kann nützlich sein, wenn beispielsweise eine der die Unterzeichnern ist die real Entscheidungsträger betreffend das Dokument, und es nicht für keines der anderen Unterzeichnern sinnvoll, um ihre Signaturaufgaben abzuschließen, wenn die Entscheidungsträger beschließt, melden Sie sich nicht.

Beispiel

Das folgende einfache Szenario veranschaulicht einige Vorteile von mehreren Phasen und seriell zugewiesenen Aufgaben:

Stellen Sie sich vor, dass Frank zu einer Vertragsbibliothek einen neuen Workflow für die Signaturerfassung hinzufügt. Da Frank der eigentliche Entscheidungsträger ist, möchte er die erste Person sein, die jeden Vertrag signiert. Falls er einen Vertrag nicht signiert, wird Anna und Sebastian keine Signaturaufgabe zugewiesen. Frank hat zwei Möglichkeiten diesen Workflow einzurichten:

  • Mithilfe einer seriellen Prüfung    Frank richtet eine serielle Phasen, in dem er ist der erste Teilnehmer und Anna und Sebastian der zweite und der dritte werden, aus.
    Hier wie Frank von seinem Single Papierkörben serielle überprüfen festlegt.
    Formular mit Hervorhebung der Eingabe

  • Verwendung von zwei Phasen    Wenn Frank Anna möchte und Sebastian zur gleichen Zeit, ihre Aufgaben zugewiesen werden soll, sodass Sebastian muss nicht warten, um ihre Signatur hinzufügen, bevor sie ein eigenes, He Anna kann zwei Phasen im Workflow einrichten. In der ersten Phase enthält nur seine eigene Signaturaufgabe, und das zweite eine parallele Phasen, die Anna und Sebastian des Aufgaben enthält. Wenn Sie in der ersten Phase abgeschlossen nicht zur Verfügung, nicht der endgültigen gestartet.
    Hier wie Frank von seinem parallele Überprüfen von zwei Phasen festlegt.
    Formular mit Hervorbehnung der Einstellung

Die folgenden Diagramme veranschaulichen beide Lösungen. Wenn Frank seine Signaturaufgabe nicht durchführt, werden Anna und Sebastian in beiden Versionen niemals Aufgaben zugewiesen.

Flussdiagramme beider Versionen

Im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars können Sie die Namen oder Adressen von Personen angeben, die benachrichtigt werden sollen, wenn der Workflow beginnt oder endet.

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird der betreffenden Person keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

Hinzufügen eines Workflows für die Signaturerfassung (für nur eine Liste oder Bibliothek)

Wenn Sie noch nicht mit Workflows hinzufügen vertraut sind, möglicherweise es hilfreich sein die vorherige lernen Sie, wie "und" PLAN Segmente in diesem Artikel überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Damit Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

E-Mail    Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen senden kann, muss die E-Mail-Funktion für die SharePoint-Website aktiviert sein. Wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits der Fall ist.

Berechtigungen    Die Standardeinstellungen für SharePoint-Produkte erfordern, dass Sie die Berechtigung Listen verwalten für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen Workflows hinzufügen können. (Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder als auch die Gruppe der Besucher nicht zu empfehlen. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Segment lernen Sie, wie in diesem Artikel.)

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie den Workflow hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen Geben Sie entweder einen einzelnen Inhaltstyp für den Workflow für ausgeführt oder Alle (für alle Inhaltstypen), und klicken Sie dann auf Workflow hinzufügen.

    Hinweis : Für die Signaturerfassung Workflows können nur für Dokumente erstellt wurden, erstellt in Word, Excel oder InfoPath ausgeführt werden.

    Befehl 'Workflow hinzufügen' mit Auswahl des Inhaltstyps 'Dokument'

    1. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

Erste Seite des Zuordnungsformulars für eine einzelne Liste oder Bibliothek

Popup 1

Inhaltstyp

Behalten Sie die Standardauswahl Alle bei, oder wählen Sie einen bestimmten Inhaltstyp aus.

Popup 2

Workflow

Wählen Sie die Vorlage Signaturerfassung – SharePoint 2013 oder Für die Signaturerfassung – SharePoint 2010 ein.

Hinweis : Wenn die Vorlage Signaturerfassung – SharePoint 2013 oder Für die Signaturerfassung – SharePoint 2010 in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator bitten sie die Vorlage für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich. Wenn Sie die Berechtigungen der Websitesammlung verfügen, finden Sie unter Aktivieren von SharePoint-Workflowvorlagen.

Popup 3

Name

Geben Sie einen Namen für den Workflow ein. Der Name kennzeichnet den Workflow für Benutzer dieser Liste oder Bibliothek.

Vorschläge zur Benennung von Workflows finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

Aufgabenliste

Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Aufgaben (neu) klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenes) finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 5

Verlaufsliste

Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Neue Verlaufsliste klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenes) finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 6

Startoptionen

Geben Sie an, wie dieser Workflow gestartet werden kann.

Informationen zu den verschiedenen Optionen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

  1. Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Einstellungen in diesem Formular ordnungsgemäß festgelegt wurden.

  2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

    Wenn Sie den Workflow manuell starten, zeigen SharePoint-Produkte alle Optionen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars an, sodass Sie diese Optionen für die betreffende Instanz ändern können.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Optionen

Popup 1

Weisen zu zu

Geben Sie die Namen oder Adressen der Personen ein, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Die Aufgaben einzeln nacheinander (in seriell) zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste aus einschließen   
    eine Gruppe Aufgabe zugewiesen werden: jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Element müssen beanspruchen und Durchführen der Aufgabe. Anweisungen zum Übernehmen und Durchführen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Geben Sie an, ob die Aufgaben einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

Weitere Informationen zu seriell oder parallele ablaufenden Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie die Phasen hinzu, die der ersten Phase, die Sie soeben konfiguriert haben, folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

CC

Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die am Anfang oder am Ende eines Workflows benachrichtigt werden sollen.

  • Hier einen Namen eingeben 't Ergebnis in der Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  1. Klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

SharePoint-Produkte erstellen die neue Workflowversion.

Wie geht's weiter?

Wenn Sie zum Starten und den neuen Workflow zu testen bereit, wechseln Sie zum Segment Starten dieses Artikels.

Finden Sie Anweisungen zum Einfügen von Signaturzeilen in ein Dokument in das Segment Einfügen dieses Artikels.

Hinzufügen eines Workflows für die Signaturerfassung (für eine ganze Websitesammlung)

Wenn Sie noch nicht mit Workflows hinzufügen vertraut sind, kann es hilfreich sein Segmente in diesem Artikel lernen Sie, wie "und" PLAN überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Damit Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

E-Mail    In der Reihenfolge für den Workflow, e-Mail-Benachrichtigungen zu senden muss die e-Mail für Ihre Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, dass dies bisher ausgeführt wurde, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator.

Berechtigungen    Die Standardeinstellungen für SharePoint-Produkte erfordern, dass Sie die Berechtigung Listen verwalten für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen Workflows hinzufügen können. (Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder als auch die Gruppe der Besucher nicht zu empfehlen. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Segment lernen Sie, wie in diesem Artikel.)

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Rufen Sie die Homepage für die Websitesammlung auf (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf Einstellungen Symbol "Einstellungen" , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

    Klicken Sie in der SharePoint Online klicken Sie auf Einstellungen SharePoint 2016 – Schaltfläche "Einstellungen" auf der Titelleiste und dann auf Websiteinhalte. Klicken Sie von Websiteinhalt auf websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web Entwurf Kataloge auf Websiteinhaltstypen.
    Link 'Websiteinhaltstypen' unter 'Galerien'

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den ein Workflow hinzugefügt werden soll.

    Hinweis : Für die Signaturerfassung Workflows können nur für Dokumente erstellt wurden, erstellt in Word, Excel oder InfoPath ausgeführt werden.

    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

    1. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.
      Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

    2. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow hinzufügen.
      Link 'Workflow hinzufügen'

    3. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

Erste Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Optionen

Popup 1

Workflow

Wählen Sie die Vorlage Signaturerfassung – SharePoint 2013 oder Für die Signaturerfassung – SharePoint 2010 ein.

Hinweis : Wenn die Vorlage Signaturerfassung – SharePoint 2013 oder Für die Signaturerfassung – SharePoint 2010 in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator bitten sie die Vorlage für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich. Wenn Sie die Berechtigungen der Websitesammlung verfügen, finden Sie unter Aktivieren von SharePoint-Workflowvorlagen.

Popup 2

Name

Geben Sie einen Namen für den Workflow ein. Der Name kennzeichnet den Workflow für Benutzer dieser Websitesammlung.

Vorschläge zur Benennung von Workflows finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 3

Aufgabenliste

Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Aufgaben (neu) klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenes) finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

Verlaufsliste

Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Neue Verlaufsliste klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenes) finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 5

Startoptionen

Geben Sie an, wie dieser Workflow gestartet werden kann.

Informationen zu den verschiedenen Optionen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 6

Aktualisieren Listen- und Websiteinhaltstypen?

Geben Sie an, ob dieser Workflow zu allen anderen Website- und Listeninhaltstypen hinzugefügt, d. h. mit diesen verknüpft werden soll, die von diesem Inhaltstyp abstammen.

  • Die Durchführung des Vorgangs, um die gesamte Erweiterung vorzunehmen, kann längere Zeit dauern.

  • Wenn die Vererbung wurde fehlerhafte Websites oder Unterwebsites, die diesen Workflow Inhaltstypen erben hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie Mitglied der Gruppe "Besitzer" in den einzelnen diese Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

  1. Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

  2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

    Wenn Sie den Workflow manuell starten, zeigen SharePoint-Produkte alle Optionen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars an, sodass Sie diese Optionen für die betreffende Instanz ändern können.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Optionen

Popup 1

Weisen zu zu

Geben Sie die Namen oder Adressen der Personen ein, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Die Aufgaben einzeln nacheinander (in seriell) zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste aus einschließen   
    eine Gruppe Aufgabe zugewiesen werden: jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Element müssen beanspruchen und Durchführen der Aufgabe. Anweisungen zum Übernehmen und Durchführen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Geben Sie an, ob die Aufgaben in dieser Phase einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

Weitere Informationen zu seriell oder parallele ablaufenden Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie die Phasen hinzu, die der ersten Phase, die Sie soeben konfiguriert haben, folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

CC

Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die am Anfang oder am Ende eines Workflows benachrichtigt werden sollen.

  • Hier einen Namen eingeben 't Ergebnis in der Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  1. Klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

SharePoint-Produkte erstellen die neue Workflowversion.

Wie geht's weiter?

Wenn Sie zum Starten und den neuen Workflow zu testen bereit, wechseln Sie zum Segment Starten dieses Artikels.

Finden Sie Anweisungen zum Einfügen von Signaturzeilen in ein Dokument in das Segment Einfügen dieses Artikels.

Einfügen von Signaturzeilen

Bevor Sie ein Workflowteilnehmer seine Signatur hinzufügen kann, muss eine Signaturzeile im Dokument eingefügt werden. Die von der Zeile einfügen , und das Hinzufügen der Signatur selbst sind zwei verschiedene Aktionen.

Sie müssen Folgendes beachten:

  • Sobald eine Signatur zu einer Signaturzeile hinzugefügt wurde, ist das Dokument gesperrt und kann nicht mehr geändert werden (außer dass weitere Signaturen zu bereits vorhandenen Signaturzeilen hinzugefügt werden können).

  • Wenn eine Änderung vorgenommen wird, nachdem die erste Signatur hinzugefügt wurde, werden alle bereits hinzugefügten Signaturen ungültig gemacht und aus dem Dokument entfernt.

  • Das Hinzufügen und Löschen von Signaturzeilen wird als Änderung im Dokument angesehen.

  • Daher müssen alle Signaturzeilen hinzugefügt oder gelöscht worden sein, bevor der erste Teilnehmer seine Signatur hinzufügt.

Die folgende Abbildung verdeutlicht diese Aspekte.

Dokument ohne erste Signatur, sodass weiterhin Änderungen möglich sind

Dokument mit erster Signatur, sodass keine Änderungen mehr möglich sind

Zum Einfügen einer Signaturzeile in Word oder Excel aus:

  1. Klicken Sie im Dokument oder Arbeitsblatt auf die Stelle, an der eine Signaturzeile eingefügt werden soll.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, in der Gruppe ' Text ', klicken Sie auf Signaturzeile.

  3. In der Signatureinrichtung Dialogfeld Feld, führen Sie einen, alle oder keiner der folgenden vier Felder:

    • Vorgeschlagener Signierer   
      vollständige Name des Signierers.
      (In der fertigen Signatur angezeigt.)

    • Position des vorgeschlagenen Signierers des   
      (in der fertigen Signatur angezeigt.)

    • Die e-Mail-Adresse des Signierers vorgeschlagene   
      (nicht in der fertigen Signatur angezeigt.)

    • Anweisungen für den Signierer   
      alle oder erforderliche Informationen für den Signierer hinzu.
      (Nicht in der fertigen Signatur angezeigt.)
      Dialogfeld 'Signatureinrichtung'

  4. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie im Dialogfeld die folgenden Kontrollkästchen:

    • Signierer darf im Dialogfeld Signieren Kommentare hinzufügen   
      Signierer darf den Zweck der Signierung einzugeben.
      (Was die Arten des Unterzeichners werden nicht in der fertigen Signatur angezeigt werden.)

    • Signaturdatum in der Signaturzeile anzeigen   
      das Datum, an dem die Signatur hinzugefügt wurde.
      (In der fertigen Signatur angezeigt.)

  5. Klicken Sie auf OK.

Wiederholen Sie die oben aufgeführten Schritte, um weitere Signaturzeilen hinzuzufügen.

Löschen einer Signaturzeile in Word oder Excel aus:

  1. Klicken Sie auf die Signaturzeile, um sie auszuwählen.

  2. Drücken Sie ENTF.

Wichtig : Signaturzeilen können nur in InfoPath Filler-Formulare eingefügt werden.

Zum Einfügen einer Signaturzeile in InfoPath aus:

  1. Klicken Sie in das Formular aus um den Cursor zu positionieren, der Sie eine Signaturzeile einfügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start des Menübands in der Gruppe Steuerelemente auf Signaturzeile.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile, und wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften von Signaturzeile.

  4. Füllen Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Signaturzeile auf der Registerkarte Allgemein die folgenden vier Felder beliebig aus:

    • Nachricht, die Unterzeichnern vor dem Signierungsvorgang angezeigt werden   
      alle oder erforderliche Informationen für den Signierer hinzu.
      (Nicht in der fertigen Signatur angezeigt.)

    • Name des Unterzeichners   
      (in der fertigen Signatur angezeigt.)

    • Titel des Unterzeichners   
      (in der fertigen Signatur angezeigt.)

    • Die e-Mail-Adresse des Unterzeichners   
      (nicht in der fertigen Signatur angezeigt.)
      Dialogfeld 'Eigenschaften von Signaturzeile'

  5. Nehmen Sie auf den Registerkarten Größe und Erweitert die gewünschten Anpassungen vor.

  6. Klicken Sie auf OK.

Löschen einer Signaturzeile in InfoPath aus:

  • Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen, und drücken Sie ENTF.

Wie geht's weiter?

Wenn Sie bereit sind, den neuen Workflow zu testen, wechseln Sie zum Segment Starten dieses Artikels.

Wenn Sie eine Workflowaufgabe durchführen, wechseln Sie (oder zurückkehren Sie) zum Segment abgeschlossen in diesem Artikel.

Starten eines Workflows für die Signaturerfassung

Eine Erinnerung über den Prozess Signaturen: Alle Änderungen am Dokument vorgenommen werden müssen – einschließlich aller hinzufügen und Löschen von Signaturzeilen – bevor der erste Teilnehmer seine Signatur zu einer Signaturzeile hinzufügt. (Weitere Informationen hierzu finden Sie im Segment Planen in diesem Artikel.)

Darüber hinaus stellen Sie sicher, dass die Personen, die der Workflow Aufgaben zuweisen, verstehen, wie ihre Signaturen hinzufügen, und führen Sie die Aufgabenformulare. Sie können das Segment abgeschlossen in diesem Artikel hilfreich sein.

Zwei Möglichkeiten zum Starten eines Workflows    Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder manuell und automatisch gestartet werden kann:

  • Manuell zu einem beliebigen Zeitpunkt, durch jeden Benutzer, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

  • Automatisch bei jedem ein angegebenes auslösendes Ereignis eintreten – d. h., ein Dokument wird immer der Liste hinzugefügt oder Bibliothek und/oder immer, wenn ein Dokument bereits in der Liste in keiner Weise geändert wird.
    (Auslösenden Ereignisses oder Ereignisse werden angegeben in der ersten Seite des Zuordnungsformulars, während der ursprünglichen hinzufügen und Konfigurieren des Workflows. Weitere Informationen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.)

Ein Workflow können 't Start auf jedes Dokument, das zurzeit ausgecheckt ist. (Ein Dokument ausgecheckt werden kann, nachdem die daran; ein Workflow gestartet wurde, aber nachdem es ausgecheckt ist, keine weiteren Workflows gestartet werden können für dieses Dokument bis es erneut wieder aktiviert ist.)

Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er automatisch startet, wird der Workflow bei jedem Eintreten eines auslösenden Ereignisses für das Dokument ausgeführt, von dem das Ereignis ausgelöst wurde.

Wenn der Workflow startet, weist der Workflow die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet eine Aufgabenbenachrichtigung an alle Personen, denen eine Aufgabe zugewiesen ist. Weiterhin werden Startbenachrichtigungen (keine Aufgabenbenachrichtigungen) an die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, und alle im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführten Personen gesendet.

Falls die erforderlichen Signaturzeilen noch nicht im Dokument vorhanden sind, wenn die auslösende Aktion den Workflow startet, müssen die Zeilen eingefügt werden, bevor die erste Signatur zum Dokument hinzugefügt wird.

Hinweis zu Berechtigungen    Normalerweise müssen Sie die Berechtigung Elemente bearbeiten, um einen Workflow zu starten. (Standardmäßig die Gruppe der Websitemitglieder und der Gruppe Besitzer beide verfügen über diese Berechtigung, aber die Gruppe der Besucher nicht unterstützt. Jedoch können ein Besitzer, auf Grundlage einer Workflow-von-Workflows auch die Berechtigung Listen verwalten für Personen erforderlich, die den Workflow zu starten. Wenn Sie diese Option, können Besitzer im Wesentlichen festlegen, dass nur diese und andere Besitzer einen bestimmten Workflow gestartet werden können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Segment lernen Sie, wie in diesem Artikel.)

Zwei Ausgangspunkte

Es gibt zwei Stellen, an denen Sie einen Workflow manuell starten können:

  • In der Liste oder Bibliothek , in dem das Dokument gespeichert ist.

  • Aus innerhalb des Dokuments selbst, geöffnete in der Microsoft Office-Programm, in dem es erstellt wurde. (Beachten Sie, dass dies der vollständige, installierten Programm und nicht auf einer webanwendungsversion werden muss.)

Die restlichen beiden Abschnitte in diesem Segment enthalten Anweisungen für beide Methoden.

  1. Fügen Sie alle erforderlichen Signaturzeilen zum Dokument hinzu, oder sprechen Sie sich mit den Workflowteilnehmern ab, damit alle Signaturzeilen im Dokument vorhanden sind, bevor eine Signatur hinzugefügt wird.

  2. Wechseln Sie zur Liste oder Bibliothek, in der das Dokument gespeichert ist, für das der Workflow ausgeführt werden soll.

  3. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element zu markieren und dann auf die Dateien Registerkarte des Menübands, in der Gruppe Workflows, klicken Sie auf Workflows.

  4. Klicken Sie auf die Workflows: Namen Dokumentseite, klicken Sie unter neuen Workflow starten, klicken Sie auf den Workflow, den Sie ausführen möchten.
    Link zum Starten eines Workflows

  5. Nehmen Sie im Initiierungsformular die gewünschten Änderungen für die jeweilige Instanz des Workflows vor.

    Hinweis : Hier die Initiierungsformular vorgenommene Änderungen sind verwendeten nur während der aktuellen Instanz des Workflows. Wenn Sie Änderungen vornehmen, die jedes Mal anwenden, wird der Workflow ausgeführt wird möchten oder workfloweinstellungen ändern, die nicht in diesem Formular angezeigt werden soll, finden Sie im Segment Ändern dieses Artikels.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Optionen

Popup 1

Weisen zu zu

Ändern Sie die Liste der Personen, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Die Aufgaben einzeln zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste aus einschließen   
    eine Gruppe Aufgabe zugewiesen werden: jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Element müssen beanspruchen und Durchführen der Aufgabe. Anweisungen zum Übernehmen und Durchführen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Vergewissern Sie sich, dass die Angaben für die Zuweisung der Aufgaben in den einzelnen Phasen, einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel), ordnungsgemäß festgelegt sind.

Weitere Informationen zu seriell oder parallele ablaufenden Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie neue Phasen hinzu, die den derzeit konfigurierten Phasen folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

CC

Fügen Sie weitere Personen hinzu, oder entfernen Sie Personen. Beachten Sie folgende Punkte:

  • Hier einen Namen eingeben 't Ergebnis in der Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  1. Klicken Sie auf Starten, um den Workflow zu starten, wenn Sie alle Einstellungen des Initiierungsformulars wie gewünscht festgelegt haben.

Der Workflow weist die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet Startbenachrichtigungen an Sie und die Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

  1. Fügen Sie alle erforderlichen Signaturzeilen zum Dokument hinzu, oder sprechen Sie sich mit den Workflowteilnehmern ab, damit alle Signaturzeilen im Dokument vorhanden sind, bevor eine Signatur hinzugefügt wird.

  2. Öffnen Sie das Dokument im installierten Office-Programm auf Ihrem Computer.

    Hinweis : Diese Methode kann nicht verwendet werden, wenn das Dokument in einer Web - Anwendung - Version von Microsoft Office-Programm geöffnet ist. Es muss in der vollständigen, installiert Version des Programms auf dem Computer geöffnet wird.

  3. Klicken Sie im geöffneten Dokument auf der Registerkarte Datei auf Speichern und Senden, und klicken Sie dann auf den Workflow, der für das Dokument ausgeführt werden soll.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einchecken, wenn die folgende Meldung mit dem Hinweis angezeigt wird, dass die Datei für den Workflow eingecheckt werden muss.
    (Fahren Sie mit Schritt 5 fort, wenn die Meldung nicht angezeigt wird.)

  5. Klicken Sie auf die große Schaltfläche Workflow starten.

  6. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular die gewünschten Änderungen für die jeweilige Instanz des Workflows vor.

    Hinweis : Hier die Initiierungsformular vorgenommene Änderungen sind verwendeten nur während der aktuellen Instanz des Workflows. Wenn Sie Änderungen vornehmen, die jedes Mal anwenden, wird der Workflow ausgeführt wird möchten oder workfloweinstellungen ändern, die nicht in diesem Formular angezeigt werden soll, finden Sie im Segment Ändern dieses Artikels.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Optionen

Popup 1

Weisen zu zu

Ändern Sie die Liste der Personen, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Die Aufgaben einzeln zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Gruppe oder Verteilerliste aus einschließen   
    eine Gruppe Aufgabe zugewiesen werden: jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Element müssen beanspruchen und Durchführen der Aufgabe. Anweisungen zum Übernehmen und Durchführen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Vergewissern Sie sich, dass die Angaben für die Zuweisung der Aufgaben in den einzelnen Phasen, einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel), ordnungsgemäß festgelegt sind.

Weitere Informationen zu seriell oder parallele ablaufenden Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie neue Phasen hinzu, die den derzeit konfigurierten Phasen folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

CC

Fügen Sie weitere Personen hinzu, oder entfernen Sie Personen. Beachten Sie folgende Punkte:

  • Hier einen Namen eingeben 't Ergebnis in der Zuordnung einer Workflowaufgabe.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  1. Klicken Sie auf Starten, um den Workflow zu starten, wenn Sie die Einstellungen des Initiierungsformulars wie gewünscht festgelegt haben.

Der Workflow weist die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet Startbenachrichtigungen an Sie und die Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Wie geht's weiter?

  • Wenn dies das erste Mal, die diesen Workflow ausgeführt wurde ist, werden die anderen Teilnehmer Informationen und Unterstützung führen Sie die Ihnen zugewiesenen Aufgaben benötigen? (sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel hilfreich sein.)

  • Darüber hinaus sollten Sie überprüfen, ob die Teilnehmer die entsprechenden E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Prüfen Sie insbesondere, ob die Benachrichtigungen von deren Junk-E-Mail-Filtern richtig verarbeitet werden.

  • Und natürlich möglicherweise eine oder mehrere Workflowaufgaben selbst ausführen müssen. Wechseln Sie zum Segment abgeschlossen in diesem Artikel, um die Details an.

  • Wechseln Sie in der Zwischenzeit, um herauszufinden, wie Sie den Fortschritt der aktuellen Instanz des Workflows verfolgen können, auf das Segment ÜBERWACHEN dieses Artikels.

Durchführen einer Aufgabe eines Workflows für die Signaturerfassung

Wenn Ihnen zum ersten Mal eine Aufgabe in einem Workflow für die Signaturerfassung zugewiesen wurde, sollten Sie dieses Segment des Artikels vollständig durcharbeiten, bevor Sie die Aufgabe durchführen. Es enthält nützliche Informationen zu den Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen können.

Hinweis : Vergewissern Sie sich, dass die Benachrichtigung von Ihrem Junk-E-Mail-Filter nicht fehlgeleitet wurde, wenn Sie wissen, dass Ihnen eine Workflowaufgabe zugewiesen wurde, aber im E-Mail-Posteingang keine Benachrichtigung angekommen ist. Passen Sie in diesem Fall die Filtereinstellungen entsprechend an.

Vergewissern Sie sich zuerst, dass Sie den richtigen Artikel lesen

Verschiedenartige Workflows erfordern unterschiedliche Aufgabenaktionen.

Vergewissern Sie sich daher zuerst, dass es sich bei der Ihnen zugewiesenen Aufgabe tatsächlich um eine Aufgabe eines Workflows für die Signaturerfassung und nicht um eine Aufgabe für einen anderen Workflow handelt.

Suchen Sie nach dem Text Dieses Dokument erfordert Ihre Signatur in einem der folgenden Speicherorte:

  • In der Betreffzeile der aufgabenbenachrichtigung
    Hinweistext in Aufgabenbenachrichtigung

  • Klicken Sie auf der Statusleiste im zu prüfenden Dokument
    Hinweistext im zu prüfenden Dokument

  • Im Aufgabentitel auf der Seite Workflowstatus
    Hinweistext im Aufgabentitel auf der Workflowstatusseite

Wenn Sie den Text Dieses Dokument erfordert Ihre Signatur in diese Orte angezeigt werden, überprüfen Sie mit der Person, die Schritte oder herauszufinden, welche Workflowvorlage basiert auf den Workflow ursprünglich hinzugefügt – oder ob es sich um einen benutzerdefinierten Workflow handelt.

Lesen Sie weiter, wenn die Aufgabe eine Aufgabe für die Signaturerfassung ist.

Wenn Ihnen eine Aufgabe in einem Workflow zugewiesen wurde, gibt es drei Möglichkeiten, wie Sie dies feststellen können:

  • Sie erhalten eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung.

  • Sie öffnen ein Microsoft Office-Dokument und sehen eine Statusleiste mit dem Hinweis, dass Ihnen eine Aufgabe in Bezug auf das Dokument zugewiesen wurde.

  • Sie überprüfen die SharePoint-Website und stellen fest, dass Ihnen derzeit Aufgaben zugewiesen sind.

Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Aufgabe eines Workflows für die Signaturerfassung zugewiesen wurde, erledigen Sie normalerweise zwei Dinge:

  • Prüfen des Dokuments    Sie öffnen und prüfen das Dokument und signieren es anschließend (oder auch nicht).

  • Durchführen der Aufgabe    Sie füllen das Aufgabenformular aus und senden es.

Um die Aufgabe durchführen zu können, sind daher normalerweise die folgenden drei Elemente von Bedeutung:

  • Die Benachrichtigung (die Sie als E-Mail erhalten)

  • Das übermittelte Dokument, das signiert werden soll (das Sie öffnen und dann signieren oder nicht)

  • Das Aufgabenformular (das Sie öffnen, ausfüllen und senden)

Die folgenden Abbildungen enthalten entsprechende Beispiele.

Hinweis :  Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband der Aufgabenbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird, und nicht angezeigt, wenn sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

Aufgabenbenachrichtigung, zu prüfendes Element und Aufgabenformular

Hinweis : Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband der Aufgabenbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird, und nicht angezeigt, wenn sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

(Beachten Sie, dass die Aufgabe nicht Ihnen zugewiesen ist persönlich, sondern nur eine gesamte Gruppe oder Verteilerliste aus, mit denen Sie Mitglied sind, und klicken Sie dann sollten Sie beanspruchen, den Vorgang, bevor Sie sie durchführen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Anfordern eines Vorgangs Gruppe, bevor Sie sie durchführen dieses Segments.)

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Benachrichtigung in den Anweisungen unter Zum Abschließen dieser Aufgabe auf den Link zum Dokument.

  2. Klicken Sie im geöffneten Dokument in der Statusleiste auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular über die E-Mail-Benachrichtigung

Hinweis : Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband der Aufgabenbenachrichtigung (in der Abbildung über dem schwarzen Pfeil) wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird, und nicht angezeigt, wenn sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

(Beachten Sie, dass die Aufgabe nicht Ihnen zugewiesen ist persönlich, sondern nur eine gesamte Gruppe oder Verteilerliste aus, mit denen Sie Mitglied sind, und klicken Sie dann sollten Sie beanspruchen, den Vorgang, bevor Sie sie durchführen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Anfordern eines Vorgangs Gruppe, bevor Sie sie durchführen dieses Segments.)

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der das zu prüfende Dokument gespeichert ist, auf den Link In Bearbeitung für das Dokument und den Workflow.

  2. Klicken Sie auf der Workflowstatusseite auf den Titel der Aufgabe.

  3. Klicken Sie im Aufgabenformular neben Diese Workflowaufgabe gilt für auf den Link zum Dokument.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular in einer Liste oder Bibliothek

Beachten Sie, dass die Aufgabe nicht Ihnen zugewiesen ist persönlich, sondern nur eine gesamte Gruppe oder Verteilerliste aus, mit denen Sie Mitglied sind, und klicken Sie dann sollten Sie beanspruchen, den Vorgang, bevor Sie sie durchführen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Anfordern eines Vorgangs Gruppe, bevor Sie sie durchführen dieses Segments.

Wenn eine Signaturzeile für einen bestimmten Benutzer eingerichtet ist und Sie das Dokument signieren, obwohl Sie als anderer Benutzer angemeldet sind, wird diese Diskrepanz in der Signaturzeile angezeigt. Im folgenden Beispiel wurde die Signaturzeile für Frank Martinez eingerichtet, die Signatur aber von einer Person hinzugefügt, die als Anna Lidman angemeldet ist.

Signaturzeile mit einem anderen Signierer

Im folgenden Beispiel wurde das Dokument in Word erstellt.

Prüfelement mit drei Statusleisten

Beachten Sie die drei gelben Statusleisten über dem Dokument:

Als abgeschlossen gekennzeichnet    Diese Statusleiste erfahren Sie, dass, dass mindestens eine Person bereits seine Signatur in einer Signaturzeile hinzugefügt hat.

Wichtig :  Danach führt jede Änderung im Dokument (außer das Hinzufügen von Signaturen zu bereits vorhandenen Signaturzeilen) dazu, dass alle bereits hinzugefügten Signaturen entfernt oder ungültig gemacht werden. (Das heißt, Signaturzeilen dürfen nicht mehr hinzugefügt oder gelöscht werden. Es dürfen lediglich Signaturen hinzugefügt werden.)

Signaturen    Sie können auf die Schaltfläche Signaturen anzeigen klicken, um den Bereich Signaturen zu öffnen. Klicken Sie dann unter Angeforderte Signaturen auf den Pfeil neben Ihrem Namen, und wählen Sie im Dropdownmenü Signieren aus.

Hinweise : 

  • Wenn Ihr Name mehrmals in der Liste Angeforderte Signaturen aufgeführt ist, gibt es mehr als eine Signaturzeile, zu der Sie Ihre Signatur hinzufügen sollen. Führen Sie die oben beschriebenen Schritte durch, um die betreffenden Signaturen hinzuzufügen.

  • Wenden Sie sich an die Person, die den Workflow gestartet hat, bzw. bei einem automatisch gestarteten Workflow an die Person, die ihn ursprünglich hinzugefügt hat, wenn Ihr Name nicht in der Liste Angeforderte Signaturen angezeigt wird.

  • InfoPath-Formulare weisen keinen Signaturbereich und keine Liste Angeforderte Signaturen auf. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle für Sie vorgesehenen Signaturzeilen signiert haben, bevor Sie das Dokument speichern und die Aufgabe beenden.

Element mit geöffnetem Signaturbereich

Klicken Sie auf OK, wenn eine Meldung zu anderen Dienstanbietern für digitale Signaturen angezeigt wird. (Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit diese Meldung nicht mehr angezeigt wird.)

Das Dialogfeld Signieren wird geöffnet.

Dialogfeld 'Signieren'

Geben Sie Ihren Namen in das Feld neben dem großen X ein, um das Dokument zu signieren. Klicken Sie auf Signieren und dann im Dialogfeld Signaturbestätigung auf OK.

Achtung: Wenn Ihr Name mehrmals in der Liste Angeforderte Signaturen aufgeführt ist, gibt es mehr als eine Signaturzeile, zu der Sie Ihre Signatur hinzufügen sollen. Führen Sie die oben beschriebenen Schritte durch, um die betreffenden Signaturen hinzuzufügen.

Workflowaufgabe    Wenn Sie zum Ausfüllen und Senden des Aufgabenformulars bereit, klicken Sie auf der Statusleiste Workflowaufgabe auf die Schaltfläche diese Aufgabe öffnen.

Das Aufgabenformular für eine Aufgabe eines Workflows für die Signaturerfassung sieht ungefähr wie folgt aus.

Aufgabenformulars mit Hervorhebung der Optionen

Notiz, die die ersten beiden steuert (Element löschen und Diese Workflowaufgabe gilt für Dokumenttitel) nicht im Aufgabenformular angezeigt, wenn es über in das zu signierende Dokument geöffnet wird. Sie werden nur angezeigt, wenn im Aufgabenformular direkt aus der aufgabenbenachrichtigung oder die Aufgabenliste auf der Seite ' Workflowstatus ' geöffnet wird.

Popup 1

Element löschen

Klicken Sie auf diesen Link, um diese Aufgabe aus der aktuellen Instanz des Workflows zu löschen.

  • Durch Löschen der Aufgabe wird das zu signierende Dokument nicht gelöscht.

  • Eine gelöschte Aufgabe wird nicht mehr im Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite angezeigt. (Der Löschvorgang wird jedoch weiterhin im Bereich Verlauf der Seite protokolliert.)

Hinweis :  Wenn diese Instanz des Workflows nicht von Ihnen gestartet wurde, sollten Sie sich mit der Person absprechen, die den Workflow gestartet hat (bzw. bei einem automatisch gestarteten Workflow an die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat) bevor Sie die Aufgabe löschen.

Popup 2

Diese Workflowaufgabe gilt für Dokumenttitel

Klicken Sie auf den Link, um das zu signierende Dokument zu öffnen.

Popup 3

Status, angefordert von, konsolidierte Kommentare, Fälligkeitsdatum Datum

Sie können die Einträge in diesen vier Feldern nicht ändern. Die Informationen können jedoch nützlich sein.

Das Feld Konsolidierte Kommentare enthält alle Kommentare, die von Teilnehmern im Formular übermittelt wurden, die ihre Aufgaben in der jeweiligen Instanz des Workflows bereits durchgeführt haben.

Genauso wird der Text, den Sie in das Feld Kommentare (4) eingeben, für nachfolgende Teilnehmer im Feld Konsolidierte Kommentare angezeigt, nachdem Sie das Formular gesendet haben.

Popup 4

Kommentare

Der Text, den Sie hier eingeben, wird im Workflowverlauf protokolliert und für nachfolgende Teilnehmer im Feld Konsolidierte Kommentare (3) angezeigt.

Popup 5

Melden Sie sich

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Formular zu senden und Ihre Aufgabe zu beenden, wenn Sie das Dokument signiert und das gewünschte Feedback im Feld Kommentare eingegeben haben.

Popup 6

Abbrechen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Aufgabenformular zu schließen, ohne Änderungen oder Antworten zu speichern. Die Aufgabe bleibt unerledigt und ist Ihnen weiterhin zugewiesen.

Popup 7

Aufgabe erneut zuweisen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Aufgabe einer anderen Person zuzuweisen.

Eine Abbildung der Seite, in dem Sie die Details der neuzuweisung eingeben, sowie weitere Anweisungen, wechseln Sie in Abschnitt 7 dieses Segments, Neuzuweisen der Aufgabe an eine andere Person.

Hinweis : Diese Option möglicherweise für einige Workflowaufgaben deaktiviert.

Wenn einer ganzen Gruppe, der Sie angehören, nur eine einzelne Aufgabe zugewiesen wurde, kann ein beliebiges Mitglied der Gruppe die betreffende Aufgabe übernehmen und für die ganze Gruppe durchführen.

Sie müssen die Aufgabe anfordern, bevor Sie das Dokument öffnen und signieren. Sobald Sie die Aufgabe angefordert haben, wird sie Ihnen zugewiesen. Sie kann dann nicht mehr von einem anderen Mitglied der Gruppe durchgeführt werden. (So wird sichergestellt, dass nur eine Person die notwendige Arbeit erledigt.)

  1. Zeigen Sie auf der Workflowstatusseite auf den Namen der Aufgabe, die der Gruppe zugewiesen ist, bis ein Pfeil angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil, klicken Sie auf Element bearbeiten, und klicken Sie dann im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe anfordern.
    Anfordern einer Gruppenaufgabe

Wenn die Workflowstatusseite aktualisiert wird, können Sie sehen, dass die Aufgabe nicht mehr der ganzen Gruppe, sondern jetzt nur Ihnen zugewiesen ist.

Wenn Sie die Aufgabe später wieder an die Gruppe zurückgeben möchten, ohne dass Sie die Aufgabe durchgeführt haben, müssen Sie das Aufgabenformular aufrufen, aber dieses Mal auf die Schaltfläche Aufgabe freigeben klicken.

Schaltfläche 'Aufgabe freigeben' im Aufgabenformular

Klicken Sie im Formular für die Workflowaufgabe auf die Schaltfläche Aufgabe erneut zuweisen, wenn eine Workflowaufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde, von einer anderen Person durchgeführt werden soll.

Das folgende Formular wird angezeigt.

Formular für die Neuzuweisung einer Aufgabe

Popup 1

Aufgabe erneut zuweisen

Geben Sie den Namen oder die Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.

Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie die Aufgabe der Person, die den Workflow gestartet hat, oder der Person, die diesen Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, wenn der Workflow automatisch gestartet wurde, zuweisen möchten.

Popup 2

Neue Anforderung

Geben Sie hier die Informationen ein, die die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, für die Durchführung der Aufgabe benötigt. (Der hier eingegebene Text wird im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Die folgenden drei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

  • Beibehalten Fälligkeitsdatum    Lassen Sie dieses Feld leer.

  • Das Fälligkeitsdatum komplett zu entfernen.    Geben Sie die Zahl 0ein.

  • Angeben eines neuen Fälligkeitsdatums Datum    Geben Sie hier eine Zahl ein, und geben Sie dann in das folgende Feld Dauereinheiten. Zusammen bezeichnen die beiden Einträge den Zeitraum, bevor die Änderungsaufgabe fällig ist.

Aufgaben für die Signaturerfassung werden standardmäßig keine Fälligkeitstermine oder Aufgabendauern zugewiesen.

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Neue Dauereinheiten

Wenn Sie eine neue Dauer angegeben haben, verwenden Sie dieses Feld in Verbindung mit dem Feld Neue Dauer, um den Zeitraum, bevor die Aufgabe fällig ist zu identifizieren. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monat oder 2 Wochen.)

Wenn das Formular abgeschlossen ist, klicken Sie auf Senden. Der Vorgang ist abgeschlossenmarkiert, eine neue Aufgabe verantwortlichen jetzt für den Vorgang zugeordnet ist, und erhält eine Benachrichtigung Vorgang.

Alle neuen Informationen, die Sie angegeben haben, sind in der neuen Aufgabenbenachrichtigung im Text Delegiert von enthalten (Nummer 1 in der folgenden Abbildung).

Aufgabenbenachrichtigung für eine neu zugewiesene Aufgabe

Alle mit dem Vorgang einhergehenden Änderungen werden protokolliert und in den Abschnitten Aufgaben und Verlauf der Workflowstatusseite angezeigt (siehe folgende Abbildung).

Bereiche 'Aufgaben' und 'Verlauf' der Workflowstatusseite für eine neu zugewiesene Aufgabe

Überwachen, Anpassen oder Anhalten eines laufenden Workflows für die Signaturerfassung

Auf der Workflowstatusseite für eine Instanz des Workflows können Sie einen laufenden Workflow überwachen, anpassen oder anhalten.

Zunächst wird beschrieben, wie Sie diese Seite aufrufen können. Danach wird gezeigt, wie Sie die Optionen und Informationen auf dieser Seite verwenden. Schließlich werden zwei weitere Seiten behandelt, die zusätzliche Überwachungsinformationen enthalten.

Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link In Bearbeitung für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

Im folgenden Beispiel handelt es sich beim Element um das Dokument mit der Bezeichnung "Leitgedanke (Entwurf)" und den Workflow "Genehmigung 3".

Klicken auf den Workflowstatuslink

Die Workflowstatusseite wird geöffnet.

  • Wenn die Liste oder Bibliothek eine Vielzahl von Elementen enthält, können Sie die Liste oder Bibliothek sortieren und/oder filtern, um das gesuchte Element schneller zu finden. Wenn Sie die Liste oder Bibliothek öfter in der gleichen Weise sortieren und/oder filtern müssen, sollten Sie ggf. eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen, die die betreffende Anordnung automatisiert.

  • Sie können auch auf den Link Den Status dieses Workflows anzeigen in einer E-Mail-Startbenachrichtigung oder den Link Den Workflowverlauf anzeigen in einer E-Mail-Endbenachrichtigung für die jeweils interessierende Instanz klicken, um die Workflowstatusseite aufzurufen.

Unter den folgenden Abbildungen für die einzelnen Abschnitte der Workflowstatusseite finden Sie eine Beschreibung der Überwachungsfragen, die der jeweilige Abschnitt beantwortet.

Abschnitt "Workflowinformationen"

Abschnitt 'Workflowinformationen' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Wer hat diese Instanz des Workflows gestartet?

  • Wann wurde diese Instanz gestartet?

  • Wann wurde die letzte Aktion in dieser Instanz ausgeführt?

  • Für welches Element wird diese Instanz ausgeführt?

  • Welchen Status weist diese Instanz derzeit auf?

Abschnitt "Aufgaben"

Abschnitt 'Aufgaben' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Welche Aufgaben wurden bereits erstellt und zugewiesen und welchen Status weisen sie derzeit auf?

  • Welche Aufgaben wurden bereits erledigt und wie lautet das Ergebnis der jeweiligen Aufgaben?

  • Wann sind die Aufgaben fällig, die bereits erstellt und zugewiesen wurden? (Aufgaben für die Signaturerfassung werden standardmäßig keine Fälligkeitstermine oder Aufgabendauern zugewiesen.)

In diesem Abschnitt werden keine Aufgaben angezeigt, die gelöscht oder noch nicht zugewiesen wurden.

Abschnitt 'Workflowverlauf'

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Welche Ereignisse sind bereits in dieser Instanz des Workflows eingetreten?

  • In diesem Bereich werden keine überfälligen Aufgaben und keine Benachrichtigungen für überfällige Aufgaben angezeigt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine laufende Workflowinstanz anzuhalten, bevor sie normal beendet wird:

  • Diesen Workflow abbrechen    Alle Aufgaben werden abgebrochen, verbleiben aber im Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite.

  • Diesen Workflow beenden    Alle Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite gelöscht. (Sie werden aber weiterhin im Bereich Workflowverlauf berücksichtigt.)

Beide Methoden werden nachstehend behandelt.

Abbrechen (alle Aufgaben werden abgebrochen, aber in der Aufgabenliste und im Verlauf beibehalten)

Wenn die aktuelle Instanz eines Workflows nicht mehr benötigt wird, kann sie abgebrochen werden.

Dieses Verfahren kann standardmäßig von der Person, die die betreffende Instanz des Workflows gestartet hat, oder von allen Personen mit der Berechtigung Listen verwalten durchgeführt werden. (Die Gruppe Besitzer verfügt im Gegensatz zu den Gruppen Mitglieder und Besucher standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten.)

  • Klicken Sie auf der Workflowstatusseite in dem Bereich unmittelbar unter Workflowvisualisierung auf den Link Alle Aufgaben 'Signaturen sammeln' abbrechen.

Alle aktuelle Aufgaben werden abgebrochen, und der Workflow endet mit dem Status abgebrochen. Die Vorgänge unterbrochen werden weiterhin im Bereich Aufgaben sowohl im Workflowverlauf Bereich aufgeführt.

Beenden (alle Aufgaben werden aus der Aufgabenliste gelöscht, verbleiben aber im Verlauf)

Falls ein Fehler auftritt oder der Workflow angehalten wird und nicht mehr reagiert, kann der Workflow beendet werden.

Standardmäßig kann dieses Verfahren nur von einer Person ausgeführt werden, die über die Berechtigung Listen verwalten verfügt. (Erneut Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder als auch die Gruppe der Besucher nicht zu empfehlen.)

  • Klicken Sie auf der Seite "Workflowstatus" in dem Bereich unmittelbar unter "Workflowvisualisierung" auf den Link Diesen Workflow beenden.

Alle vom Workflow erstellte Aufgaben werden abgebrochen, und werden im Bereich Aufgaben auf der Seite Workflowstatus gelöscht, obwohl sie weiterhin im Workflowverlauf Bereich widergespiegelt sind. Der Workflow endet mit dem Status abgebrochen.

Klicken Sie auf der Seite Workflows für alle Elemente finden Sie eine Liste der Workflows, die zurzeit für das Element ausgeführt.

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows.

  3. Auf der Seite "Workflows: Elementname" wird unter Aktive Workflows eine Liste der Workflowinstanzen angezeigt, die zurzeit für das Element ausgeführt werden.

Hinweis :  Beachten Sie, dass mehrere Instanzen einer einzelnen Workflowversion nicht gleichzeitig für dasselbe Element ausgeführt werden können. Beispiel: Es wurden zwei Workflows hinzugefügt, die beide auf der Vorlage Signaturen sammeln basieren. Einer heißt Planfeedback, der andere Budgetfeedback. Für ein Element kann jederzeit jeweils eine Instanz von Planfeedback und Budgetfeedback ausgeführt werden. Es ist aber nicht möglich, dass gleichzeitig zwei Instanzen einer der beiden Workflows ausgeführt werden.

Die Administratoren einer Websitesammlung können auf einen Blick die folgenden Informationen sehen:

  • Anzahl der Workflows, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, die derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.

  • Aktueller Status der einzelnen Workflowvorlagen (aktiv oder inaktiv) in der Websitesammlung.

  • Anzahl von Workflowversionen, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, die derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.

Dazu müssen die folgenden Aktionen ausgeführt werden:

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf die Einstellungen Symbol SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.
    Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Websiteverwaltung auf Workflows.
    Link 'Workflows' unter der Überschrift 'Websiteverwaltung'

Seite ' Workflows ' wird geöffnet, die Informationen anzeigen.

Wie geht's weiter?

Wenn dies das erste Mal, die diese Workflowversion ausgeführt wurde ist, möchten Sie möglicherweise verwenden die Anweisungen im Segment Überprüfen in diesem Artikel zum Anzeigen der Ereignisse in der Instanz und ermitteln, ob die Workflowfunktionen, wie er soll.

Prüfen der Ergebnisse eines Workflows für die Signaturerfassung und Erstellen von Berichten

Nachdem die Workflowinstanz ausgeführt wurde, können Sie die im zugehörigen Verlauf protokollierten Ereignisse prüfen. (Sie können nach Beendigung der Instanz 60 Tage lang auf den Verlauf zugreifen.)

Wichtig :  Der Workflowverlauf dient lediglich zu Informationszwecken. Er kann nicht für offizielle Audits oder andere rechtliche Beweiszwecke verwendet werden.

Sie können auch Berichte zur Gesamtleitung mehrerer Instanzen erstellen.

Der Verlauf der letzten Instanz ist über die Liste oder Bibliothek zugänglich, solange ein Element in derselben Liste oder Bibliothek bleibt und bis derselbe Workflow für das betreffende Element ausgeführt wird.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Workflowstatusseite für die letzte Instanz eines Workflows anzuzeigen, der für ein Element ausgeführt wurde:

  • Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Statuslink für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

In diesem Beispiel das Element befindet sich das Dokument mit dem Titel Leitgedanke (Entwurf) und der Workflow Neue Dokumentgenehmigung.

Klicken auf den Workflowstatuslink

Der Abschnitt Workflowverlauf befindet sich am Ende der Workflowstatusseite.

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

Wie kann ich den Verlauf einer Instanz prüfen, nachdem derselbe Workflow erneut für das betreffende Element ausgeführt wurde?

Sie haben dazu 60 Tage Zeit. Dabei gibt es zwei Einstiegspunkte: die Liste bzw. die Bibliothek oder die Workflowendbenachrichtigung. (Der Aufgabenverlauf von Workflows wird in SharePoint-Produkten sechzig Tage lang aufbewahrt.)

Liste oder Bibliothek

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann im Menüband auf der Registerkarte Dateien in der Gruppe Workflows auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf die Workflows: Elementname Seite unter Workflows abgeschlossen, klicken Sie auf den Namen oder den Status der Workflowinstanz, die Sie prüfen möchten.
    Liste der abgeschlossenen Workflows auf der Workflowseite für ein Element
    die Workflowstatusseite für die betreffende Instanz wird geöffnet.

Workflowendbenachrichtigung

  • Öffnen Sie die Workflowendbenachrichtigung für die Instanz, die Sie prüfen möchten, und klicken Sie dann auf den Link Workflowverlauf anzeigen.

Workflowendbenachrichtigung mit Hervorhebung des Verlauflinks
die Workflowstatusseite für die betreffende Instanz wird geöffnet.

Akzeptieren, um alle Ihre Fertigstellung Benachrichtigungen beibehalten, können Sie eine Outlook-Regel erstellen möchten. Richten Sie die Regel Kopie aller eingehende Nachrichten, die abgeschlossen hat, klicken Sie auf Text in der Betreffzeile in einem eigenen, separaten Ordner aufweisen. (Stellen Sie sicher, dass Ihr Outlook Regel Kopien die eingehende Nachrichten und nicht einfach zu Verschieben , oder sie auch in Ihrem Posteingang nicht angezeigt.)

Um die allgemeine Leistung der Workflowversionen im Laufe der Zeit und für mehrere Instanzen festzustellen, können Sie zwei vordefinierte Berichte erstellen:

  • Aktivitätsdauerbericht    Mit diesem Bericht können Sie die durchschnittliche Zeitdauer für die Durchführung der einzelnen Aktivitäten in einem Workflow sowie die Gesamtzeitdauer für die Durchführung der einzelnen Instanzen des betreffenden Workflows anzeigen.

  • Abbruch- und Fehlerbericht    Mit diesem Bericht können Sie feststellen, ob ein Workflow vor dem Ende häufig unterbrochen wurde oder Fehler aufgetreten sind

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der Spalte Status für den betreffenden Workflow auf einen Statuslink.
    Anklicken des Workflowstatus

  2. Klicken Sie auf der Workflowstatusseite unter Workflowverlauf auf Workflowberichte anzeigen.
    Link 'Workflowberichte anzeigen' im Abschnitt 'Workflowverlauf'

  3. Suchen Sie den Workflow für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
    Anklicken des Links 'Aktivitätsdauerbericht'

  4. Klicken Sie auf der Seite anpassen behalten Sie bei oder ändern Sie des Speicherorts, wo die Berichtsdatei erstellt werden, und klicken Sie dann auf OK.
    Klicken auf 'OK' für den Dateispeicherort
    der Bericht erstellt und in der angegebenen Position gespeichert ist.

  5. Klicken Sie nach Abschluss des Berichts können Sie den Link in der folgenden Abbildung dargestellt, zum Anzeigen klicken. Klicken Sie andernfalls auf OK, um zu beenden und das Dialogfeld zu schließen. (Später, wenn Sie bereit sind, den Bericht anzeigen möchten, finden Sie diese an der Position, die Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
    Anzeigen des Berichts

Wie geht's weiter?

Wenn der Workflow wie gewünscht funktioniert, können Sie ihn verwenden.

Ist es nichts, das Sie über die Funktionsweise ändern möchten, finden Sie im Segment Ändern dieses Artikels.

Erstellen von Berichten zur workflowleistung

Um die allgemeine Leistung der Workflowversionen im Laufe der Zeit und für mehrere Instanzen festzustellen, können Sie zwei vordefinierte Berichte erstellen:

  • Aktivitätsdauerbericht    Mit diesem Bericht können Sie die durchschnittliche Zeitdauer für die Durchführung der einzelnen Aktivitäten in einem Workflow sowie die Gesamtzeitdauer für die Durchführung der einzelnen Instanzen des betreffenden Workflows anzeigen.

  • Abbruch- und Fehlerbericht    Mit diesem Bericht können Sie feststellen, ob ein Workflow vor dem Ende häufig unterbrochen wurde oder Fehler aufgetreten sind

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der Spalte Status für den betreffenden Workflow auf einen Statuslink.
    Anklicken des Workflowstatus

  2. Klicken Sie auf der Workflowstatusseite unter Workflowverlauf auf Workflowberichte anzeigen.
    Link 'Workflowberichte anzeigen' im Abschnitt 'Workflowverlauf'

  3. Suchen Sie den Workflow für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
    Anklicken des Links 'Aktivitätsdauerbericht'

  4. Klicken Sie auf der Seite anpassen behalten Sie bei oder ändern Sie des Speicherorts, wo die Berichtsdatei erstellt werden, und klicken Sie dann auf OK.
    Klicken auf 'OK' für den Dateispeicherort
    der Bericht erstellt und in der angegebenen Position gespeichert ist.

  5. Klicken Sie nach Abschluss des Berichts können Sie den Link in der folgenden Abbildung dargestellt, zum Anzeigen klicken. Klicken Sie andernfalls auf OK, um zu beenden und das Dialogfeld zu schließen. (Später, wenn Sie bereit sind, den Bericht anzeigen möchten, finden Sie diese an der Position, die Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
    Anzeigen des Berichts

Wie geht's weiter?

Wenn der Workflow wie gewünscht funktioniert, können Sie ihn verwenden.

Ist es nichts, das Sie über die Funktionsweise ändern möchten, finden Sie im Segment Ändern dieses Artikels.

Ändern, Deaktivieren oder Löschen eines Workflows für die Signaturerfassung

Nachdem Sie die erste Instanz des neuen Workflows für die Signaturerfassung ausgeführt und die Ergebnisse geprüft haben, möchten Sie eventuell die Konfiguration des Workflows ändern.

Außerdem kann es im Laufe der Zeit vorkommen, dass Sie weitere Änderungen an der Konfiguration vornehmen möchten.

Schließlich kann es bisweilen wünschenswert sein, den Workflow kurz- oder langfristig zu deaktivieren, ohne ihn zu löschen, oder den Workflow wirklich komplett zu entfernen.

Öffnen und bearbeiten Sie das Zuordnungsformular, mit dem ein Workflow ursprünglich hinzugefügt wurde, wenn Sie permanente Änderungen an den Einstellungen eines vorhandenen Workflows vornehmen möchten.

Der Workflow wird nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Hinweis : Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" unter Workflowname (Klicken Sie hier zum Ändern der Einstellungen) auf den Namen des Workflows, für den Sie Einstellungen ändern möchten.

    Hinweis :  Wenn der gewünschte Workflow für die Signaturerfassung nicht in der Liste angezeigt wird, ist der Workflow möglicherweise einem einzigen Inhaltstyp zugeordnet. Welche Workflows in dieser Liste angezeigt werden, hängt vom Steuerelement Workflowzuordnungen für diesen Typ anzeigen ab, das sich direkt oberhalb der Liste befindet (siehe Abbildung). Klicken Sie auf die einzelnen Optionen für Inhaltstypen im Dropdownmenü, bis der gewünschte Workflow angezeigt wird. Klicken Sie auf den Namen des Workflows, wenn der gewünschte Workflow in der Liste angezeigt wird.

  5. Nehmen Sie auf den beiden Seiten des Zuordnungsformulars, mit dem der Workflow ursprünglich hinzugefügt wurde, die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment Planen sowie im entsprechenden hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Der Workflow wird in allen Listen und Bibliotheken der Websitesammlung ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf die Einstellungen Symbol SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.
Link 'Websiteinhaltstypen' unter 'Galerien'

  1. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.
    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

  2. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterklicken Sie aufEinstellungen; Workfloweinstellungen.
    Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

  3. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" unter Workflowname (Klicken Sie hier zum Ändern der Einstellungen) auf den Namen des Workflows, für den Sie Einstellungen ändern möchten.

  4. Nehmen Sie auf den beiden Seiten des Zuordnungsformulars, mit dem der Workflow ursprünglich hinzugefügt wurde, die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment Planen sowie im entsprechenden hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Der Workflow wird nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt diese Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" auf den Link Workflow entfernen.

  5. Deaktivieren, erneut aktivieren oder Entfernen von Workflows mithilfe des Formulars auf der Seite Workflows entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Das Formular umfasst fünf Spalten:

  • Workflow    Der Name des Workflows.

  • Instanzen    Die Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

  • Zulassen    Bei Auswahl dieser Option kann der Workflow weiterhin normal verwendet werden.

  • Keine neuen Instanzen    Bei Auswahl dieser Option werden alle derzeit aktiven Instanzen des Workflows bis zum Ende durchgeführt. Der Workflow wird jedoch deaktiviert, da keine neuen Instanzen ausgeführt werden können. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Rufen Sie erneut diese Seite auf, um einen Workflow später erneut zu aktivieren, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Option, die den Workflow aus der Liste oder Bibliothek ganz entfernt. Alle laufende Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für den betreffenden Workflow nicht mehr angezeigt wird, klicken Sie auf der Seite für die Liste oder Bibliothek. (Diese Aktion ist nicht 't rückgängig gemacht werden.)

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf Einstellungen SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

    Klicken Sie in SharePoint Online auf Einstellungen SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , klicken Sie auf Websiteinhalte, und klicken Sie dann auf websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.
    Link 'Websiteinhaltstypen' unter 'Galerien'

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.
    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterEinstellungen, klicken Sie auf Workfloweinstellungen.

  6. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" auf den Link Workflow entfernen.

  7. Deaktivieren, erneut aktivieren oder Entfernen von Workflows mithilfe des Formulars auf der Seite Workflows entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Wie geht's weiter?

Führen Sie eine Testinstanz des Workflows aus, nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, um die Auswirkungen der Änderungen zu überprüfen.

  • Workflow    Der Name des Workflows.

  • Instanzen    Die Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

  • Zulassen    Bei Auswahl dieser Option kann der Workflow weiterhin normal verwendet werden.

  • Keine neuen Instanzen    Bei Auswahl dieser Option werden alle derzeit aktiven Instanzen des Workflows bis zum Ende durchgeführt. Der Workflow wird jedoch deaktiviert, da keine neuen Instanzen ausgeführt werden können. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Rufen Sie erneut diese Seite auf, um einen Workflow später erneut zu aktivieren, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Option, die den Workflow ganz aus der Websitesammlung entfernt. Alle laufende Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für den betreffenden Workflow nicht mehr angezeigt wird, klicken Sie auf der Seite für die Liste oder Bibliothek. (Diese Aktion istn't rückgängig gemacht werden.)

Es gibt eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, um die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows weiter anzupassen.

Sie können sogar völlig neue benutzerdefinierte Workflows erstellen.

Sie können dazu die folgenden Programme verwenden:

  • SharePoint Designer 2013    Anpassen von Workflowformularen, -aktionen und -verhalten

  • Microsoft Visual Studio    Erstellen eigener benutzerdefinierter Workflowaktionen

Weitere Informationen finden Sie im Microsoft Software Developer Network-Hilfesystem (MSDN).

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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