Umfassende Informationen zu Genehmigungsworkflows

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

SharePoint-Workflows können Sie Ihre Geschäftsprozesse, wodurch sie konsistenter und effizienter automatisieren helfen. Mit dem SharePoint- Genehmigung Workflow können, die Sie Dokumente und andere Elemente in SharePoint gespeichert werden, eine oder mehrere Personen zur Genehmigung weiterleiten.

Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows.

Wichtig :  Standardmäßig ist der Genehmigungsworkflow weder aktiviert, noch wird er im Listenfeld Wählen Sie eine Workflowvorlage aus des Zuordnungsformulars aufgeführt. Um ihn verfügbar zu machen, muss er von einem Websiteadministrator auf Websitesammlungs-Ebene aktiviert werden.

Wenn Sie alle tun müssen, ist eine Aufgabe des Genehmigungsworkflows ausführen    Nur einen Bildlauf an das Segment abgeschlossen , und erweitern Sie ihn. Sie können eine der anderen Segmente nicht jetzt benötigen.

Vergleich eines manuellen Prozesses mit einem automatisierten Workflow

SharePoint-Workflows weisen die folgenden Eigenschaften auf:

  • Effizient und einheitlich    Genehmigungsworkflows leitet das Dokument oder Element, weist Aufgaben überprüfen und deren Status verfolgt automatisch und sendet Erinnerungen und Benachrichtigungen, wenn erforderlich. Die Aktivität in einem Workflow überwacht und von einer zentralen Statusseite angepasst werden kann und des Verlaufs von Ereignissen in eine Instanz des Workflows für 60 Tage nach Abschluss verwaltet wird.

  • Die tatsächliche Arbeit für Sie    Ein Genehmigungsworkflows speichert Sie und Ihre Kollegen sowohl Zeit und Problemen, zur gleichen Zeit optimiert und Ihre Genehmigungsprozess standardisiert.

Das folgende Diagramm enthält eine sehr einfache Version des Genehmigungsworkflows.

Diagramm eines einfachen Genehmigungsworkflows

Die Informationen in diesem Artikel sind in zehn erweiterbare Segmente aufgeteilt.

Klicken Sie hier, um ein paar Tipps zum optimale Nutzung in diesem Artikel

Wenn Sie alle tun müssen, ist, führen Sie eine Aufgabe des Genehmigungsworkflows    Nur einen Bildlauf an das Segment abgeschlossen , und erweitern Sie ihn. Sie können eine der anderen Segmente nicht jetzt benötigen.

Wenn Sie hinzufügen möchten, Anfang, überwachen, und Verwalten von workflows    Wenn Sie nicht bereits mit folgenden Aufgaben vertraut sind, kann es hilfreich sein zu hochzuarbeiten in diesem Artikel, Segment nach Segment, das erste Anzeigedauer Sie Entwurf und Hinzufügen eines Workflows. Nachdem Sie die Informationen und das Layout Artikel vertraut sind, werden Sie möglicherweise direkt auf das Segment zu wechseln, die Sie bei einem beliebigen wiederholten Besuchen zu müssen.

Inhaltsgenehmigung und Veröffentlichungsgenehmigung    Sie verfügen möglicherweise über Listen oder Bibliotheken, in denen Sie die Genauigkeit oder Angemessenheit von Form und Stil des Inhalts von neuen Elementen und/oder neuen Versionen von vorhandenen Elementen überprüfen möchten, bevor sie für alle sichtbar gemacht werden, die auf die Liste zugreifen können. Ein derartiger Überprüfungsprozess wird Inhaltsgenehmigung genannt. Sie können die Genehmigung von Inhalten in einer Liste oder Bibliothek mit einem Genehmigungsworkflow steuern. (Weiterhin gibt es einen sehr ähnlichen Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung, der speziell für die Verwendung in SharePoint-Websites vorgesehen ist, die Webseiten im Internet veröffentlichen.)

Informationen zum Drucken dieses Artikels    Dieser Artikel ist sehr umfangreich. Wenn Sie nur ausgewählte Segmente drucken möchten, sollten Sie beim Drucken darauf achten, dass nur die betreffenden Segmente eingeblendet sind. (Wenn das gedruckte Exemplar auch die vollständigen Grafiken enthalten soll, müssen Sie den Ausdruck im Querformat und nicht im Hochformat erstellen.)

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Bei einem Genehmigungsworkflow handelt es sich um ein SharePoint-Feature, das ein Dokument oder ein anderes Element, das in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichert ist, an andere Personen sendet, damit sie es genehmigen oder ablehnen können. Der Workflow automatisiert, rationalisiert und standardisiert den gesamten Prozess.

Diagramm eines einfachen Genehmigungsworkflows

Der grundlegende in SharePoint-Produkten enthaltene Genehmigungsworkflow dient als Vorlage. Mithilfe dieser Vorlage können Sie mehrere Genehmigungsworkflows zu Ihren Websites hinzufügen. Jeder hinzugefügte Workflow stellt eine einmalige Version des grundlegenden Genehmigungsworkflows mit einer speziellen Arbeitsweise dar, die über die beim Hinzufügen des Workflows angegebenen Einstellungen festgelegt wird.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Was kann ein Genehmigungsworkflow für mich tun?

  2. Was kann ein Genehmigungsworkflow nicht?

  3. Wer kann diese Art von Workflow verwenden?

  4. Wie Sie planen, hinzufügen, ausführen, und verwalten diese Art von Workflows?

1. Was kann ein Genehmigungsworkflow für mich tun?

  • Wenn Sie einen Genehmigungsworkflow erstmals zu einer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzufügen, können Sie die Anzahl der Teilnehmer angeben und festlegen, ob die Aufgaben nacheinander (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden. Sie können sogar festlegen, ob die Aufgaben der Teilnehmer in zwei oder mehr separate Phasen aufgeteilt werden sollen, sowie einen Endtermin und/oder eine zulässige Zeit für die Durchführung der einzelnen Aufgaben angeben. Wenn Sie den Workflow für ein Element manuell starten, können Sie diese Einstellungen beliebig ändern.

  • Der Workflow weist den einzelnen angegebenen Teilnehmern eine Aufgabe zu. Jeder Teilnehmer wählt eine von mehreren möglichen Antworten aus: Er kann das Element genehmigen oder ablehnen, eine Änderung im Element anfordern, die Aufgabe einem anderen zuweisen oder die Aufgabe abbrechen oder löschen.

  • Während der Ausführung des Workflows können Sie auf einer einzelnen, zentralen Seite für den Workflowstatus den Fortschritt überprüfen und (bei Bedarf) Anpassungen vornehmen.

  • Die Liste aller Workflowereignisse, die im Laufe einer Ausführung (oder Instanz) des Workflows aufgetreten sind, steht für einen Zeitraum von 60 Tagen nach Abschluss des Workflows auf der Workflowstatusseite für Referenzzwecke zur Verfügung.

Genehmigungsworkflows können Sie auch einen Prozess Genehmigung von Inhalten für eine Liste oder Bibliothek verwalten. Weitere Informationen finden Sie im Segment steuern dieses Artikels.

2. Was kann ein Genehmigungsworkflow nicht?

Die Teilnehmer eines Genehmigungsworkflows dürfen normalerweise keine Änderungen am geprüften Element vornehmen. Die Teilnehmer können im Verlauf der Workflowinstanz allerdings Änderungen des Elements anfordern. Wenn Sie einen Workflow hinzufügen möchten, in dem die Teilnehmer Kommentare und protokollierte Änderungen im Element hinzufügen können, finden Sie entsprechende Informationen im Artikel Umfassende Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback im Abschnitt Siehe auch.

Darüber hinaus eignen Genehmigungsworkflows sich nicht um Signaturen zu sammeln. Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Signaturen in Microsoft Word-Dokument, eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe oder ein Microsoft InfoPath-Formular verwenden möchten, finden Sie im Artikel,alle Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung, im Abschnitt Siehe auch.

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3. Wer kann diesen Workflow verwenden?

Hinzufügen eines Workflows    Standardmäßig müssen Sie die Berechtigung zum Verwalten von Listen zum Hinzufügen ein Workflows verfügen. (Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder als auch die Gruppe der Besucher nicht zu empfehlen.)

Starten eines Workflows    Auch standardmäßig müssen Sie die Berechtigung Elemente bearbeiten zum Starten ein Workflows, das bereits hinzugefügt wird. (Beide Berechtigung Elemente bearbeiten der Mitglieder Gruppe und der Gruppe Besitzer standardmäßig verfügen, die Gruppe der Besucher nicht der Fall.)

Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von den Mitgliedern der Gruppe Besitzer gestartet werden können. (Aktivieren Sie dazu auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars das Kontrollkästchen Zum Starten dieses Workflows sind Berechtigungen zum Verwalten von Listen erforderlich.)

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4. Wie wird ein solcher Workflow geplant, hinzugefügt, ausgeführt und verwaltet?

Es gibt die folgenden grundlegenden Phasen:

  • VOR der workflowausführung (planen, hinzufügen, starten)   
    , bevor Sie einen Workflow hinzufügen, Sie planen Sie hinzufügen möchten (für eine einzelne Liste oder Bibliothek, oder für die gesamte Websitesammlung) und die Details der wie funktionieren. Nachdem Sie den Workflow so konfiguriert, dass und hinzugefügt haben, kann jeder mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow zu einem bestimmten Element starten. Der Workflow kann auch eingerichtet werden, die automatischabläuft. Automatische ausgeführt basierend auf eine oder beide der zwei auslösenden Ereignisse aktiviert werden können: Wenn alle Elemente hinzugefügt oder in einer Liste oder Bibliothek erstellt wird, oder wenn eine in einer Liste oder Bibliothek Element geändert werden.

  • WÄHREND der workflowausführung (durchführen, überwachen, anpassen)   
    während der Workflow ausgeführt wird, führen Sie einzelne Teilnehmer die Ihnen zugewiesenen Aufgaben. Automatische Erinnerungen gesendet werden an Teilnehmer zu übergeben, die Aufgabe Stichtage erfüllen. In der Zwischenzeit kann der Fortschritt des Workflows aus einer zentralen Workflowstatusseite für die betreffende Instanz des Workflows überwacht werden. Anpassungen mit dem Workflow während der Ausführung können die gleichen Seite vorgenommen werden; und, falls notwendig, der Workflow kann werden abgebrochen oder beendet von dort aus.

  • NACHDEM der workflowausführung (überprüfen, Berichts, ändern)   
    nach Abschluss des Workflows kann der gesamte Verlauf dieser ausführen (oder Instanz) bis zu 60 Tage auf der Seite Workflowstatus überprüft werden. Der gleichen Seite können statistische Berichte über die Leistung von dieser Workflowversion erstellt werden. Ist es jemals alles, was Sie darüber, wie die Workflowfunktionen ändern möchten, können Sie schließlich öffnen und bearbeiten das Zuordnungsformular, das Sie abgeschlossen werden, wenn Sie zuerst den Workflow hinzugefügt.

Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht diese Phasen aus der Sicht der Person, die den neuen Workflow hinzufügt.

Workflowprozess

In diesem Segment werden die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, und die benötigten Informationen behandelt, die Sie zusammentragen müssen, damit Sie eine Version des Genehmigungsworkflows hinzufügen können.

Wenn Sie bereits mit wie diese Art von Workflow hinzufügen und benötigen Sie nur eine Zusammenfassung zu den einzelnen Schritten vertraut, gelangen Sie direkt zu der entsprechenden Hinzufügen -Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorlagen und Versionen

  2. Vorstellung des Zuordnungsformulars

  3. Zwölf Fragen, die beantwortet

1. Vorlagen und Versionen

Die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows dienen als Mastervorlagen, die als Grundlage für die jeweiligen, individuellen Workflows verwendet werden, die Sie zu Listen, zu Bibliotheken und zur Websitesammlung hinzufügen.

Wenn Sie beispielsweise einen Genehmigungsworkflow hinzufügen, fügen Sie eigentlich eine Version der allgemeinen Vorlage für Genehmigungsworkflows hinzu. Jede Version erhält einen eigenen Namen und eigene Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen der jeweiligen Version im Zuordnungsformular angeben. Auf diese Weise können Sie mehrere Workflows hinzufügen, wobei alle Versionen auf der Mastervorlage für Genehmigungsworkflows basieren, aber jede einzelne Version einen eigenen Namen aufweist und für die jeweilige Verwendung optimiert ist.

In dieser Abbildung wurden drei Workflows hinzugefügt, die auf der Vorlage für Genehmigungsworkflows basieren: einer für alle Inhaltstypen in einer einzelnen Bibliothek, einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer einzelnen Bibliothek und einer für einen einzelnen Inhaltstyp in einer ganzen Websitesammlung.

Drei Workflows auf Basis der Vorlage für Genehmigungsworkflows

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2. Vorstellung des Zuordnungsformulars

Wenn Sie eine neue Workflowversion hinzufügen, die auf einer der in SharePoint enthaltenen Workflowvorlagen basiert, füllen Sie ein Zuordnungsformular aus, um die Arbeitsweise der neuen Version anzugeben.

Der folgende Abschnitt enthält eine Liste mit vorbereitenden Fragen für das Ausfüllen des Zuordnungsformulars. Nehmen Sie sich jedoch zuvor kurz Zeit, um das Formular und die zugehörigen Felder kennenzulernen.

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Erstes Initiierungsformular

Zweite Seite des Zuordnungsformulars

Formular zum Eingeben ausführungsspezifischer Informationen

Die Felder im roten Kästchen auf der zweiten Seite sind auch im Initiierungsformular enthalten, das angezeigt wird, wenn der Workflow manuell gestartet wird, und für die jeweilige Ausführung bearbeitet werden kann.

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3. Zwölf Fragen, die beantwortet werden müssen

Nachdem Sie alle Fragen in diesem Abschnitt beantwortet haben, können Sie den Workflow hinzufügen.

  1. Handelt es sich den richtigen Workflow?

  2. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? und ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

  3. Was ist ein guter Name?

  4. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: vorhanden oder neu?

  5. Wie (und von wem) kann dieser Workflow werden gestartet?

  6. Erhalte Inhaltstypen, die von diesen Termin erben auch dieser Workflow?

  7. Teilnehmer: Welche Personen, in welcher Reihenfolge?

  8. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

  9. Wann sind Aufgaben fällig?

  10. Wann endet dieser Workflow?

  11. Wer muss benachrichtigt werden?

  12. Steuert dieser Workflow die Genehmigung von Inhalten?

1. Handelt es sich um den richtigen Workflow?

Es gibt mehrere Workflow-Vorlagen, die das Wort 'Genehmigung' in deren Namen aufweisen. In diesem Artikel bezieht sich auf die Workflowvorlage, die als Genehmigung – SharePoint 2013 im Menü angezeigt wird. Wenn Sie nicht sicher sind, dass diesen Workflowtyp für Sie am besten geeignet ist, schlagen Sie wieder zum Segment lernen Sie, WIE in diesem Artikel. Weitere Informationen zu den anderen Workflowvorlagen, die verfügbar sind, finden Sie im Artikel, Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows; im Abschnitt Siehe auch.

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2. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? (und) Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

Sie können die neue Version des Genehmigungsworkflows verfügbar machen, in einer einzelnen Liste oder Bibliothek nur oder in der gesamten Websitesammlung zur Verfügung stellen.

  • Wenn Sie den Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, können Sie den Workflow so einrichten, dass er für alle Inhaltstypen oder nur für einen einzelnen Inhaltstyp ausgeführt wird.

  • Wenn Sie den Workflow für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, müssen Sie den Workflow jedoch so einrichten, dass er nur für einen einzelnen Inhaltstyp der Website ausgeführt wird.

Darstellung einer Websitesammlung mit Erklärung der 3 Möglichkeiten

Was ist ein Inhaltstyp?

Jedes Dokument oder ein anderes Element in einer SharePoint-Liste oder Bibliothek gespeichert werden in einer oder einem anderen Inhaltstypgehört. Ein Inhaltstyp kann als einfache und generische als Dokument oder eine Excel-Tabelleoder als sehr spezielle als Vertrag oder Produkt Entwurfsspezifikationsein. Einige Inhaltstypen in SharePoint-Produkten standardmäßig verfügbar sind, aber Sie können sowohl angepasst werden, und andere Personen, die Sie selbst zu erstellen.

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3. Was ist ein guter Name?

Weisen Sie der Workflowversion einen Namen zu, der die folgenden Eigenschaften aufweist:

  • Er gibt klar an, wofür der Workflow verwendet wird.

  • Er unterscheidet sich deutlich von anderen Workflows.

Ein Beispiel

Stellen Sie sich vor, dass Sie Mitglied einer Gruppe von Redakteuren sind. Die Gruppe möchte zwei verschiedene Genehmigungsworkflows verwenden, um eingereichte Dokumente von externen Mitarbeitern zu verwalten:

  • Der erste Workflow wird für jedes eingereichte Dokument ausgeführt, um zu entscheiden, ob er für den Redaktionsprozess akzeptiert wird.

  • Nachdem ein eingereichtes Dokument akzeptiert und bearbeitet wurde, wird der zweite Workflow für den bearbeiteten Entwurf ausgeführt, um zu entscheiden, ob er als endgültig akzeptiert wird.

Sie können den ersten Workflow nennen Annehmen Einreichung Genehmigung und den zweiten Endgültiger Entwurf-Genehmigung.

Tipp : Sie sollten eine einheitliche Benennungskonvention festlegen und sicherstellen, dass alle Workflowbeteiligten mit den betreffenden Konventionen vertraut sind.

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4. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: vorhanden oder neu?

Die Workflows können die Standardlisten der Website für Aufgaben und Verlauf verwenden, andere vorhandene Listen verwenden oder neue workflowspezifische Listen anfordern.

  • Wenn die Website über eine Vielzahl von Workflows verfügt oder einige Workflows viele Aufgaben umfassen, sollten Sie erwägen, für jeden Workflow neue Listen anzufordern. (Überlange Listen können die Leistung beeinträchtigen. Es ist schneller und einfacher, mehrere kurze Listen als eine sehr umfangreiche Liste zu verwalten.)

  • Wenn die Aufgaben und der Verlauf für diesen Workflow sensitive oder vertrauliche Daten enthalten, die getrennt von der allgemeinen Aufgabenliste verwaltet werden sollen, müssen Sie definitiv angeben, dass für diesen Workflow neue, getrennte Listen angelegt werden sollen. (Achten Sie nach dem Hinzufügen des Workflows darauf, dass die entsprechenden Berechtigungen für die neuen Listen festgelegt werden.

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5. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder manuell und automatisch gestartet werden kann:

  • Wenn Sie einen Genehmigungsworkflow für ein bestimmtes Dokument oder Element ausführen, wird ein anderes Formular angezeigt, das Initiierungsformular. Das Initiierungsformular enthält die meisten Einstellungen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars. So wird sichergestellt, dass die Person, die den Workflow startet, vor dem Klicken auf Starten ggf. Einstellungen (nur für die aktuelle Instanz) ändern kann.

  • Bei einem automatischen Start gibt es natürlich keine Möglichkeit, ein Initiierungsformular anzuzeigen, sodass die im Zuordnungsformular angegebenen Standardeinstellungen ohne Änderungen verwendet werden.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen einem manuellen und einem automatischen Start.

Vergleich der Formulare beim manuellen und automatischen Start

Alle Änderungen vorgenommen werden im Initiierungsformular sind angewendete nur während der aktuellen Instanz des Workflows. Um die permanente; Standardeinstellungen des Workflows zu ändern, bearbeiten Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular, wie im Segment ÄNDERN dieses Artikels erläutert.

Manuelle Starts

Wenn Sie manuelle Starts zulassen, kann jeder mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow jederzeit für ein zulässiges Element starten.

Die Vorteile eines manuellen Starts liegen darin, dass Sie und Ihre Kollegen den Workflow nur dann ausführen, wenn dies auch gewünscht ist. Bei jeder Ausführung haben Sie die Möglichkeit, im Initiierungsformular einige Einstellungen zu ändern.

Ein kurzes Beispiel    Wenn Sie den Workflow nur für Elemente ausführen möchten, die von einem Autor außerhalb Ihres Teams erstellt wurden, und der Workflow nur manuell gestartet wird, kann er für Elemente, die von Ihnen und den anderen Mitgliedern des Teams erstellt wurden, nicht automatisch ausgeführt werden. (Eine alternative Lösung: Verwalten Sie eine Liste oder Bibliothek für Elemente von Autoren in Ihrem Team und eine separate Liste oder Bibliothek für Elemente von allen anderen Autoren. So kann der Workflow automatisch ausgeführt werden.)

Der Hauptnachteil eines manuellen Starts besteht darin, dass jemand daran denken muss, den Workflow zum entsprechenden Zeitpunkt zu starten.

Automatische Starts

Sie können den Workflow so einrichten, dass er durch eines der folgenden Ereignisse automatisch gestartet wird:

  • Jemand möchte eine Hauptversion eines Elements veröffentlichen.

  • In der Liste oder Bibliothek wird ein neues Element erstellt oder geladen.

  • Ein bereits in der Liste oder Bibliothek gespeichertes Element wird geändert.

Der Vorteil eines automatischen Starts besteht darin, dass keiner daran denken muss, den Workflow zu starten. Er wird immer dann ausgeführt, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt.

Ein kurzes Beispiel    Wenn Sie verantwortlich für die Genauigkeit und Angemessenheit der Elemente in einer Liste sind, können Sie einen Genehmigungsworkflow zur betreffenden Liste hinzufügen und sich als einzigen Teilnehmer angeben. Sie können den Workflow so einrichten, dass er immer dann automatisch gestartet wird, wenn ein Element in der Liste geändert oder ein neues Element hinzugefügt wird. Auf diese Weise sind Sie immer auf dem aktuellen Stand.

Automatische Starts weisen zwei Nachteile auf:

  • Sie können die Ausführung des Workflows nicht verhindern, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt.

  • Sie können am Anfang der einzelnen Instanz keine Einstellungen ändern.

Weitere Informationen zur automatischen Ausführung von Genehmigungsworkflows, wenn eine Hauptversion eines Elements veröffentlicht werden finden Sie im Segment steuern dieses Artikels.

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6. Gilt dieser Workflow auch für vererbte Inhaltstypen?

Nur wenn Sie für die gesamte Websitesammlung einen Workflow zu einem Inhaltstyp hinzufügen, können Sie den Workflow auch zu anderen Inhaltstypen in der Websitesammlung hinzufügen, die vom Inhaltstyp abstammen, zu dem der Workflow hinzugefügt wird.

Notizen

  • Die Durchführung des Vorgangs, um die gesamte Erweiterung vorzunehmen, kann längere Zeit dauern.

  • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, in denen dieser Workflow zu vererbten Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, müssen Sie in allen betreffenden Websites oder Unterwebsites Mitglied der Gruppe Besitzer sein, damit Sie diesen Vorgang ausführen können.

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7. Teilnehmer: welche Personen, in welcher Reihenfolge?

Sie müssen den Namen oder die E-Mail-Adresse aller Personen angeben, denen Prüfaufgaben zugewiesen werden.

Eine Phase oder mehrere Phasen?    Sie können auswählen, dass nur eine Phase Vorgänge überprüfen oder mehrere Phasen haben. Wenn Sie mehr als eine Phase haben, werden die Phasen nacheinander ausgeführt.

Parallele Prüfungen oder serielle Prüfungen?    Für die Teilnehmer in einem beliebigen eine Phase können Sie auswählen, deren überprüfen Aufgaben alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen haben oder ihre überprüfen Aufgaben zugewiesen einzeln nacheinander (seriell) in der Reihenfolge haben, die Sie angeben. Die Option "Seriell" ist nützlich, wenn beispielsweise Sie den Workflow so einrichten, um nach der ersten Ablehnung beenden – oder wenn Sie möchten, dass Teilnehmer werden weitere zusammen, um Kommentare aus früheren Teilnehmer im Rahmen des Kontexts der Überprüfungen betrachten können.

Ein Beispiel

Das folgende einfache Szenario veranschaulicht einige Vorteile von mehreren Phasen und seriellen Prüfungen:

Stellen Sie sich vor, dass Frank einen Genehmigungsworkflow hinzufügt. Seine Mitarbeiter Anna und Sebastian sollen die einzelnen Elemente zuerst prüfen, bevor er sie selbst prüft. Der Workflow soll außerdem vor seiner eigenen Prüfung enden, wenn ein Element von Anna oder Sebastian abgelehnt wird. Frank hat zwei Möglichkeiten diesen Workflow einzurichten:

  • Mithilfe einer seriellen Prüfung    Frank richtet ein einzelnes Papierkörben serielle überprüfen in der Anna und Sebastian die ersten beiden Teilnehmer sind, und er ist die dritte; und wählt er die Option endet am ersten abgelehnt werden müssen.
    Bei dieser Festlegung muss Anna das Element genehmigen, bevor Sebastians Aufgabe zugewiesen ist, und klicken Sie dann muss Sebastian das Element genehmigen, bevor Franks Aufgabe zugewiesen ist. Wenn Anna das Element ablehnt, werden weder Sebastian noch Frank eine Aufgabe zugewiesen; und wenn Anna genehmigt aber Sebastian ablehnt, und klicken Sie dann der Workflow immer noch vor endet Franks Prüfaufgabe jemals zugewiesen.
    Hier wie Frank eingerichtet seine Single Papierkörben serielle überprüfen wird.
    Formular mit Hervorhebung der seriellen Einstellung
    Option 'Bei erster Ablehnung beenden' aktiviert

  • Verwendung von zwei Phasen    Frank Anna und Sebastian Überprüfungen zur gleichen Zeit, zugeordnet werden können, damit Sebastian muss nicht warten, Anna zu beenden, bevor sie damit beginnen kann, kann er zwei Phasen im Workflow eingerichtet: ein Parallel Phaseneigenschaften für Anna und Sebastian des Prüfungen und das zweite eine separate Phase für nur seine eigenen überprüfen. Erneut wählt er die Option endet am ersten abgelehnt werden müssen. Der endgültigen nicht gestartet, bis zum Abschluss der ersten Phase; also erneut, wenn entweder Anna oder Sebastian lehnt das Element ab, wird Franks Prüfaufgabe nie zugewiesen.
    Hier wie Frank seine zwei Phasen parallele Überprüfen richtet.
    Formular mit Hervorhebung der parallelen Einstellung
    Option 'Bei erster Ablehnung beenden' aktiviert

Die folgenden Diagramme veranschaulichen beide Lösungen.

Serieller Workflow und Workflow mit zwei Phasen nebeneinander

Externe Teilnehmer    Es ist ein spezielles Verfahren zum einschließlich Teilnehmer, die Mitglieder Ihrer Organisation SharePoint nicht zur Verfügung. Bei diesem Verfahren fungiert Websitemitglied als Stellvertreter für den externen Teilnehmer aus.

Das folgende Diagramm veranschaulicht den Prozess:

Prozessflussdiagramm für die Einbeziehung externer Teilnehmer

Aufgaben jedes ganze Gruppe oder Gruppenmitgliedern zuweisen?    Wenn Sie eine Adresse oder Verteilerliste aus, Gruppe zwischen Ihrem Workflowteilnehmer einschließen, können Sie den Workflow zuweisen einer Aufgabejedem Mitglied der Gruppe, oder an der gesamten Gruppe nur eine Aufgabe zuweisen (aber immer noch senden eine Benachrichtigung über die einzelnen Aufgabe auf jedes Element). Wenn Sie die gesamte Gruppe nur eine Aufgabe zugewiesen ist, kann alle Mitglieder der Gruppe beanspruchen und die einzelnen Aufgabe. (Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe im Segment abgeschlossen in diesem Artikel finden.)

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8. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

Das Zuordnungsformular enthält ein Textfeld, in dem Sie Anweisungen, Details zu Anforderungen, Ressourcen usw. angeben können.

Sie können u. a. die folgenden Informationen eingeben:

  • Sie können einen Ansprechpartner angeben, an den sich Teilnehmer bei Problemen oder Fragen wenden können.

  • Wenn Sie den Workflow jede Gruppe oder Verteilerliste aus nur eine einzelne Aufgabe zuweisen wird, erwähnen Sie hier, dass jede solche Gruppe ein einzelnes Element die Aufgabe, bevor Sie Ihre Ausführung beanspruchen sollte. Auf diese Weise nicht die andere Mitglieder der Gruppe Zeit verschwenden, indem Sie die gleiche Aufgabe. Finden Sie die Details zu eine Gruppe Aufgabe abgeschlossen Segment dieses Artikels Gruppenaufgabe

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9. Wann sind Aufgaben fällig?

Sie haben zwei Möglichkeiten, anzugeben, wann Workflowaufgaben fällig sind:

Kalenderdatum    Sie können ein Kalenderdatum angeben, an dem alle Aufgaben fällig sind.

  • Wenn Sie den Workflow für den automatischen start eingerichtet, sollte nicht Sie normalerweise diese Option zu verwenden. Dies ist, da das Datum, das von Ihnen angegebenen Wert automatisch selbst in Bezug auf das aktuelle Datum jedes Mal den Workflow anpassen wird nicht automatisch gestartet wird.

Aufgabendauer    Sie können den zulässigen Zeitraum für die Durchführung der einzelnen Aufgaben in Tagen, Wochen oder Monaten angeben. Der Zeitraum beginnt, wenn die Aufgabe zugewiesen wird.

  • Ein Kalenderfälligkeitsdatum setzt eine angegebene Aufgabendauer außer Kraft. Wenn heute beispielsweise der 10. Juni ist und heute eine Aufgabe mit einer Dauer von drei Tagen zugewiesen wird, aber der 11. Juni als Kalenderfälligkeitsdatum festgelegt wurde, muss die Aufgabe am 11. Juni (dem Kalenderfälligkeitsdatum) und nicht erst am 13. Juni (dem Ende des Zeitraums von drei Tagen) erledigt sein.

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10. Wann endet dieser Workflow?

Um keine Zeit für unnötige Prüfungen zu verschwenden, können Sie festlegen, dass der Workflow sofort endet (vor dem angegebenen oder berechneten Fälligkeitsdatum), wenn eines der beiden folgenden Ereignisse eintritt:

  • Einer der Teilnehmer lehnt das Element ab.

  • Das Element wird irgendwie verändert.

Hinweis :  Ein Workflow kann nicht für ein Element gestartet werden, das momentan ausgecheckt ist. Nachdem der Workflow gestartet wurde, kann das zu prüfende Element jedoch ausgecheckt werden, damit es nicht geändert werden kann. (Solange das Element aber ausgecheckt ist, kann kein anderer Workflow für das Element gestartet werden.)

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11. Wer muss benachrichtigt werden?

Im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars können Sie die Namen oder Adressen von Personen angeben, die benachrichtigt werden sollen, wenn der Workflow beginnt oder endet.

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird der betreffenden Person keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

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12. Steuert dieser Workflow die Genehmigung von Inhalten?

Sie verfügen möglicherweise über Listen oder Bibliotheken, in denen Sie die Genauigkeit oder Angemessenheit von Form und Stil des Inhalts von neuen Elementen und/oder neuen Versionen von vorhandenen Elementen überprüfen möchten, bevor sie für alle sichtbar gemacht werden, die auf die Liste zugreifen können. Ein derartiger Überprüfungsprozess wird Inhaltsgenehmigung genannt.

Genehmigungsworkflows können Sie in SharePoint-Produkten um den Genehmigung von Inhalten Prozess noch einfacher und effizienter zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie im Segment Steuern der inhaltsgenehmigung in diesem Artikel.

Wie geht's weiter?

Wenn Sie bereit sind, Ihre neuen Genehmigungsworkflow zur Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen, wechseln Sie zu der entsprechenden hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Sie verfügen möglicherweise über Listen und Bibliotheken, in denen Sie die Genauigkeit oder Angemessenheit von Form und Stil des Inhalts von neuen Elementen und/oder neuen Versionen von vorhandenen Elementen überprüfen möchten, bevor sie für alle sichtbar gemacht werden, die auf die Liste zugreifen können. Ein derartiger Überprüfungsprozess wird Inhaltsgenehmigung genannt.

In SharePoint-Produkten können Sie die Inhaltsgenehmigung manuell ohne einen Workflow steuern. Ein SharePoint-Genehmigungsworkflow kann den Prozess jedoch noch einfacher und effizienter gestalten.

Wenn Sie noch nicht mit den Features für Versionsverwaltung und Inhaltsgenehmigung in SharePoint-Produkten vertraut sind, sollten Sie sich zuerst in den folgenden Artikeln entsprechend informieren:

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Genehmigungsworkflow den Inhaltsgenehmigungsprozess steuern kann. Jeder Möglichkeit ist im Zuordnungsformular, das Sie beim Hinzufügen des Workflows ausfüllen, ein entsprechendes Steuerelement zugeordnet. Sie können im Workflow eine Möglichkeit oder beide Möglichkeiten verwenden.

Steuern der Veröffentlichung von Hauptversionen

Der Bereich Startoptionen auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars enthält die Option Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen. Bei dieser Option muss Folgendes beachtet werden:

  • Diese Option ist nur für einen Genehmigungsworkflow verfügbar, der für alle Inhaltstypen in einer einzelnen Liste oder Bibliothek ausgeführt wird, und nicht für einen Workflow, der für Elemente mit nur einem einzigen Inhaltstyp ausgeführt wird.

  • Damit diese Option verfügbar ist, müssen auf der Seite Versionierungseinstellungen die Inhaltsgenehmigung für die Liste oder Bibliothek aktiviert und die Option Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen ausgewählt sein.

  • Wenn Sie diese Option auswählen, sind die beiden folgenden Optionen, Diesen Workflow starten, wenn ein neues Element erstellt wird und Diesen Workflow starten, wenn ein Element geändert wird, nicht mehr verfügbar.

  • Wenn Sie diese Option auswählen, wird der Workflow nur dann automatisch für ein Element ausgeführt, wenn jemand eine Hauptversion des betreffenden Elements veröffentlichen möchte.

  • In einer Liste oder Bibliothek kann es nur einen Genehmigungsworkflow geben, der zum Genehmigen der Veröffentlichung von Hauptversionen verwendet wird. Wenn Sie für diese Funktion in derselben Liste oder Bibliothek einen zweiten Workflow zuweisen möchten, werden Sie aufgefordert, einen der beiden Workflows auszuwählen.

Steuerung unabhängig versioning

Der Bereich Inhaltsgenehmigung aktivieren auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars enthält die Option Aktualisiert den Genehmigungsstatus, nachdem der Workflow abgeschlossen ist (verwenden Sie diesen Workflow zum Steuern der Inhaltsgenehmigung).

Diese Option ist im Formular unabhängig davon verfügbar, ob in der Liste oder Bibliothek eine Inhaltsgenehmigung erforderlich ist. In jedem Fall wird der Wert im Feld Genehmigung für das Element abhängig vom Ergebnis des Workflows aktualisiert.

Diese Option bietet die folgenden alternativen Möglichkeiten:

  • Sie können den Workflow immer manuell ausführen.

  • Sie können auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars eine oder mehrere Optionen für den automatischen Start auswählen.

  • Sie können manuelle und automatische Starts zulassen.

Inhaltssteuerung für Webveröffentlichungssites

Die Inhaltssteuerung ist ein spezieller Prozess in Websites, die Seiten im Web veröffentlichen. Dementsprechend gibt es für Veröffentlichungssites einen speziellen Genehmigungsworkflow für Veröffentlichungen sowie eine Websitevorlage (namens Veröffentlichungssite mit Workflow), die eine Version dieses Workflows enthält, die bereits für Webveröffentlichungen angepasst wurde.

Wie geht's weiter?

Wenn Sie bereit sind, Ihre neuen Genehmigungsworkflow zur Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen, wechseln Sie zu der entsprechenden hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Wenn Sie noch nicht mit Workflows hinzufügen vertraut sind, kann es hilfreich sein sowohl das Segment lernen Sie, WIE und das Segment PLANEN dieses Artikels überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorbemerkung

  2. Hinzufügen des Workflows

1. Vorbemerkung

Damit Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

E-Mail    Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss die E-Mail-Funktion für die SharePoint-Website aktiviert sein. Wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits der Fall ist.

Berechtigungen    Die SharePoint-Standardeinstellungen erfordern, dass Sie verfügen über die Berechtigung Listen verwalten von Workflows für Listen und Bibliotheken hinzufügen oder Websitesammlungen. (Gruppe der Besitzer hat die Berechtigung Listen verwalten, standardmäßig; der Mitglieder Gruppe und die Gruppen Besucher nicht zu empfehlen. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Segment lernen Sie, WIE in diesem Artikel.)

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2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie den Workflow hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Hinweis : Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt die Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Geben Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" unter Workflowzuordnungen für diesen Typ anzeigen an, ob der Workflow für das Dokument, die Liste oder einen Ordner ausgeführt werden soll, und klicken Sie dann auf Workflow hinzufügen.

  5. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

Grundlegende Informationen beim Hinzufügen eines Workflows mit Hervorhebung der Abschnitte

Popup 1

Inhaltstyp

Behalten Sie die Standardauswahl Alle bei, oder wählen Sie einen bestimmten Inhaltstyp aus.

Popup 2

Vorlage

Wählen Sie die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2013 aus.

Hinweis :  Wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, wenn die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2013 nicht in der Liste angezeigt wird, und bitten Sie ihn, die Vorlage für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich zu aktivieren.

Popup 3

Name

Geben Sie einen Namen für den Workflow ein. Der Name kennzeichnet den Workflow für Benutzer dieser Liste oder Bibliothek.

Vorschläge zur Benennung von Workflows finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Aufgabenliste

Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Neue Aufgabenliste klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenes) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 5

Verlaufsliste

Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Workflowverlauf (neu) klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenes) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 6

Startoptionen

Geben Sie an, wie dieser Workflow gestartet werden kann.

Informationen zur Auswahl von Startoptionen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Informationen zur Verwendung des Workflows Steuerelement Genehmigung von Inhalten, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Segment steuern dieses Artikels.

  • Hinweis, dass die Option diesen Workflow um Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen starten  nicht angezeigt werden, wenn Sie den Workflow für einen einzelnen Inhaltstyp hinzufügen möchten.

  • Wenn Sie Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen aktivieren, sind die beiden folgenden Kontrollkästchen nicht mehr verfügbar.

  1. Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Einstellungen in diesem Formular ordnungsgemäß festgelegt wurden.

  2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

    Hinweis : Wenn Sie den Workflow manuell starten, zeigen SharePoint-Produkte die ersten Optionen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars an (die Zahlen 1 bis 7 in der folgenden Abbildung, von Genehmigende Personen bisCC), sodass Sie diese Optionen für die betreffende Instanz ändern können.

Standardwerte beim Hinzufügen eines Workflows mit Hervorhebung von Feldern

Popup 1

Weisen zu zu

Geben Sie die Namen oder Adressen der Personen ein, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Die Aufgaben einzeln nacheinander (in seriell) zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Aufgabe an eine andere Person außerhalb Ihrer SharePoint-Organisation zugewiesen werden   
    Weitere Informationen zum Einbeziehen von externen Teilnehmern finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Geben Sie an, ob die Aufgaben einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen Reihenfolge und parallele Reihenfolge finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie die Phasen hinzu, die der ersten Phase, die Sie soeben konfiguriert haben, folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Gruppen erweitern

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder einzelnen Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung. Jedes Mitglied muss eine eigene Aufgabe durchführen.)

  • Wenn Sie nur eine Aufgabe zu den einzelnen zugewiesen haben Kontrollkästchen gesamte Gruppe beim eingeben im Feld zuweisen, Deaktivieren Sie dieses. (Jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, doch aller Mitglieder kann beanspruchen und die Aufgabe für die gesamte Gruppe. Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe im Segment abgeschlossen in diesem Artikel finden Sie.)

Popup 5

Anfordern

Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

  • Kontaktinformationen

  • Sofern zutreffend, zugewiesen eine Notiz zu einzelnen Vorgängen zum gesamten Gruppen oder Verteilerlisten Listen. (Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe abgeschlossen Segment dieses Artikels Elementname.)

Popup 6

Fälligkeitstermine und Dauer

Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

  • Wenn dieser Workflow automatisch gestartet werden kann, sollte das Feld Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben normalerweise leer bleiben und der Fälligkeitstermin über die beiden Felder für die Dauer gesteuert werden. Sie können im Initiierungsformular immer einen genauen Fälligkeitstermin angeben, falls der Workflow manuell gestartet wird.

Weitere Informationen zum Verwenden von fällig Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern verwenden, finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 7

CC

Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die am Anfang oder am Ende eines Workflows benachrichtigt werden sollen.

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

Popup 8

Beenden des Workflows

Wählen Sie keine, eine oder beide Optionen aus.

Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 9

Aktivieren Sie die Genehmigung von Inhalten

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn dieser Workflow für Inhaltsgenehmigungen verwendet wird.

Weitere Informationen zur Verwendung des Workflows zum Steuerelement Genehmigung von Inhalten, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Segment steuern dieses Artikels.

  1. Klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

SharePoint-Produkte erstellen die neue Workflowversion.

Wenn Sie noch nicht mit Workflows hinzufügen vertraut sind, kann es hilfreich sein sowohl das Segment lernen Sie, WIE und das Segment PLANEN in diesem Artikel überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorbemerkung

  2. Hinzufügen des Workflows

1. Vorbemerkung

Damit Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

E-Mail    Damit der Workflow E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss die E-Mail-Funktion für die Website aktiviert sein. Wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits der Fall ist.

Berechtigungen    Die SharePoint-Standardeinstellungen erfordern, dass Sie verfügen über die Berechtigung Listen verwalten von Workflows für Listen und Bibliotheken hinzufügen oder Websitesammlungen. (Gruppe der Besitzer hat die Berechtigung Listen verwalten, standardmäßig; der Mitglieder Gruppe und die Gruppen Besucher nicht zu empfehlen. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Segment lernen Sie, WIE in diesem Artikel.)

Zum segmentanfang

2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Rufen Sie die Homepage für die Websitesammlung auf (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf die Einstellungen Symbol SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , und klicken Sie dann auf websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den ein Workflow hinzugefügt werden soll.

    Hinweis :  Ein Workflow, der zur ganzen Websitesammlung hinzugefügt wird, darf nur für Elemente eines einzelnen Inhaltstyps hinzugefügt werden.

    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

    1. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.
      Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

    2. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow hinzufügen.
      Link 'Workflow hinzufügen'

    3. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungsformulars aus.
      (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

Seite für die Workfloweinrichtung

Popup 1

Vorlage

Wählen Sie die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2013 aus.

Hinweis :  Wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, wenn die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2013 nicht in der Liste angezeigt wird, und bitten Sie ihn, die Vorlage für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich zu aktivieren.

Popup 2

Name

Geben Sie einen Namen für den Workflow ein. Der Name kennzeichnet den Workflow für Benutzer dieser Websitesammlung.

Vorschläge zur Benennung von Workflows finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 3

Aufgabenliste

Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Neue Aufgabenliste klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenes) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Verlaufsliste

Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Workflowverlauf (neu) klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenes) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 5

Startoptionen

Geben Sie an, wie dieser Workflow gestartet werden kann.

Informationen zur Auswahl von Startoptionen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 6

Hinzufügen diesen Workflow untergeordnete Inhaltstypen?

Geben Sie an, ob dieser Workflow zu allen anderen Website- und Listeninhaltstypen hinzugefügt, d. h. mit diesen verknüpft werden soll, die von diesem Inhaltstyp abstammen.

  • Die Durchführung des Vorgangs, um die gesamte Erweiterung vorzunehmen, kann längere Zeit dauern.

  • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, in denen dieser Workflow zu vererbten Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, müssen Sie in allen betreffenden Websites oder Unterwebsites Mitglied der Gruppe Besitzer sein, damit Sie diesen Vorgang ausführen können.

  1. Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

  2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungsformulars aus.
    (Die entsprechenden Anweisungen finden Sie unter der Abbildung.)

    Hinweis : Wenn Sie den Workflow manuell starten, zeigen SharePoint-Produkte die ersten Optionen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars an (die Zahlen 1 bis 7 in der folgenden Abbildung, von Genehmigende Personen bisCC), sodass Sie diese Optionen für die betreffende Instanz ändern können.

Standardwerte beim Hinzufügen eines Workflows mit Hervorhebung von Feldern

Popup 1

Weisen zu zu

Geben Sie die Namen oder Adressen der Personen ein, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Die Aufgaben einzeln nacheinander (in seriell) zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Aufgabe an eine andere Person außerhalb Ihrer SharePoint-Organisation zugewiesen werden   
    Weitere Informationen zum Einbeziehen von externen Teilnehmern finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Geben Sie an, ob die Aufgaben einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen Reihenfolge und parallele Reihenfolge finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie die Phasen hinzu, die der ersten Phase, die Sie soeben konfiguriert haben, folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Gruppen erweitern

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder einzelnen Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung. Jedes Mitglied muss eine eigene Aufgabe durchführen.)

  • Nur eine Aufgabe zugewiesen an jedeseinganzen Gruppe , dass Sie in das Feld zuweisen, Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen eingeben. (Jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, doch aller Mitglieder kann beanspruchen und die Aufgabe für die gesamte Gruppe. Die Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe im Segment abgeschlossen in diesem Artikel Elementname.)

Popup 5

Anfordern

Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

  • Kontaktinformationen

  • Sofern zutreffend, zugewiesen eine Notiz zu einzelnen Vorgängen zum gesamten Gruppen oder Verteilerlisten Listen. (Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe abgeschlossen Segment dieses Artikels Elementname.)

Popup 6

Fälligkeitstermine und Dauer

Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

  • Wenn dieser Workflow automatisch gestartet werden kann, sollte das Feld Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben normalerweise leer bleiben und der Fälligkeitstermin über die beiden Felder für die Dauer gesteuert werden. Sie können im Initiierungsformular immer einen genauen Fälligkeitstermin angeben, falls der Workflow manuell gestartet wird.

Weitere Informationen zum Verwenden von fällig Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern verwenden, finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 7

CC

Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die am Anfang oder am Ende eines Workflows benachrichtigt werden sollen.

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

Popup 8

Beenden des Workflows

Wählen Sie keine, eine oder beide Optionen aus.

Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 9

Aktivieren Sie die Genehmigung von Inhalten

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn dieser Workflow für Inhaltsgenehmigungen verwendet wird.

Weitere Informationen zur Verwendung des Workflows zum Steuerelement Genehmigung von Inhalten, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Segment steuern dieses Artikels.

  1. Klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

SharePoint-Produkte erstellen die neue Workflowversion.

Wie geht's weiter?

Wenn Sie bereit sind, wechseln Sie zum Segment STARTEN dieses Artikels, und starten Sie die erste Instanz, um den neuen Workflow zu testen.

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder manuell und automatisch gestartet werden kann:

  • Manuell zu einem beliebigen Zeitpunkt, durch jeden Benutzer, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

  • Automatisch Wenn ein angegebenes auslösendes Ereignis eintritt. D. h., wenn ein Element in der Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird, ist und/oder Wenn ein Element in der Liste in irgendeiner Weise verändert, und/oder Wenn eine Hauptversion eines Elements veröffentlicht).
    (Auslösenden Ereignisses oder Ereignisse werden angegeben in der ersten Seite des Zuordnungsformulars, während der ursprünglichen Zuordnung und der Konfiguration des Workflows. Weitere Informationen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.)

Hinweis :  Ein Workflow kann nicht für ein Element gestartet werden, das momentan ausgecheckt ist. Nachdem der Workflow gestartet wurde, kann das zu prüfende Element jedoch ausgecheckt werden, damit es nicht geändert werden kann. (Solange das Element aber ausgecheckt ist, kann kein anderer Workflow für das Element gestartet werden.)

Abschnitte in diesem Segment

  1. Den Workflow automatisch gestartet

  2. Manueller Start des Workflows

  3. Manueller Start von der Liste oder Bibliothek

  4. Manueller Start von Microsoft Office-Programm

1. Automatischer Start des Workflows

Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er automatisch startet, wird der Workflow bei jedem Eintreten eines auslösenden Ereignisses für das Element ausgeführt, von dem das Ereignis ausgelöst wurde.

Wenn der Workflow startet, weist der Workflow die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet eine Aufgabenbenachrichtigung an alle Personen, denen eine Aufgabe zugewiesen ist. Weiterhin werden Startbenachrichtigungen (keine Aufgabenbenachrichtigungen) an die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, und alle im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführten Personen gesendet.

Hinweis : Beim Hinzufügen eines neuen Workflows, die automatisch gestartet wird, das Feld Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars sollte normalerweise leer bleiben, da es explizite Datumswert angegeben gewonnen 't anpassen selbst automatisch in Bezug auf das Datum, an dem der Workflow wird jedes Mal gestartet. Weitere Informationen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Zum segmentanfang

2. Manueller Start des Workflows

Hinweis zu Berechtigungen    Normalerweise müssen Sie die Berechtigung Elemente bearbeiten, um einen Workflow zu starten. (Standardmäßig die Gruppe der Websitemitglieder und der Gruppe Besitzer beide verfügen über diese Berechtigung, aber die Gruppe der Besucher nicht unterstützt. Jedoch können ein Besitzer, auf Basis einer Workflow-von-Workflow, auch die Berechtigung Listen verwalten für Personen erforderlich, die den Workflow zu starten. Wenn Sie diese Option, können Besitzer im Wesentlichen festlegen, dass nur diese und andere Besitzer einen bestimmten Workflow gestartet werden können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Segment lernen Sie, wie in diesem Artikel.)

Zwei Ausgangspunkte

Es gibt zwei Stellen, an denen Sie einen Workflow manuell starten können:

  • In der Liste oder Bibliothek , in dem das Element gespeichert ist

  • Aus innerhalb des Elements selbst, geöffnete in der Microsoft Office-Programm, in dem es erstellt wurde. (Beachten Sie, dass dies installiertes Programm, und nicht auf einer webanwendungsversion werden muss.)

Die restlichen beiden Abschnitte in diesem Segment enthalten Anweisungen für beide Methoden.

Zum segmentanfang

3. Manueller Start von der Liste oder Bibliothek aus

  1. Wechseln Sie zur Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist, für das der Workflow ausgeführt werden soll.

  2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen des Elements, und klicken Sie dann im Dialogfeld auf die drei Punkte, um das Elementmenü anzuzeigen, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf die Workflows: Elementname Seite unter neuen Workflow starten möchten, klicken Sie auf den Workflow, den Sie ausführen möchten.
    Link zum Starten eines Workflows

  4. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular die gewünschten Änderungen für die jeweilige Instanz des Workflows vor.

    Hinweis : Hier des Initiierungsformulars vorgenommene Änderungen sind verwendeten nur während der aktuellen Instanz des Workflows. Wenn Sie Änderungen vornehmen, die jedes Mal anwenden, wird der Workflow ausgeführt wird möchten oder workfloweinstellungen ändern, die nicht in diesem Formular angezeigt werden soll, finden Sie im Segment ÄNDERN dieses Artikels.

Initiierungsformular

Popup 1

Weisen zu zu

Ändern Sie die Liste der Personen, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Die Aufgaben einzeln zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Aufgabe an eine andere Person außerhalb Ihrer SharePoint-Organisation zugewiesen werden   
    finden Sie unter Weitere Informationen zum Einbeziehen von externen Teilnehmer, die in diesem Artikel Segment abgeschlossen

Popup 2

Reihenfolge

Vergewissern Sie sich, dass die Angaben für die Zuweisung der Aufgaben, einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel), ordnungsgemäß festgelegt sind.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen Reihenfolge und parallele Reihenfolge finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie neue Phasen hinzu, die den derzeit konfigurierten Phasen folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Gruppen erweitern

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder einzelnen Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung. Jedes Mitglied muss eine eigene Aufgabe durchführen.)

  • Wenn Sie nur eine Aufgabe zu den einzelnen zugewiesen haben Kontrollkästchen gesamte Gruppe beim eingeben im Feld zuweisen, Deaktivieren Sie dieses. (Jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, doch aller Mitglieder kann beanspruchen und die Aufgabe für die gesamte Gruppe. Die Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe im Segment abgeschlossen in diesem Artikel Elementname.)

Popup 5

Anfordern

Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

  • Kontaktinformationen für Fragen und Probleme

  • Falls zutreffend, zugewiesene eine Notiz zu einzelnen Vorgängen gesamte Gruppen oder Verteilerlisten Listen (Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe im Segment abgeschlossen in diesem Artikel finden.)

Popup 6

Fälligkeitstermine und Dauer

Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

Weitere Informationen zum Verwenden von fällig Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern verwenden, finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 7

CC

Fügen Sie weitere Personen hinzu, oder entfernen Sie Personen. Beachten Sie folgende Punkte:

  • Einen Namen eingeben, wird hier in der Zuordnung einer Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Da der Workflow manuell gestartet wird, erhalten Sie unabhängig davon, ob Sie in diesem Feld aufgeführt sind, Start- und Endbenachrichtigungen.

  1. Klicken Sie auf Starten, um den Workflow zu starten, wenn Sie alle Einstellungen des Initiierungsformulars wie gewünscht festgelegt haben.

Der Workflow weist die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet Startbenachrichtigungen an Sie und die Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Zum segmentanfang

4. Manueller Start von einem Microsoft Office-Programm aus

  1. Öffnen Sie das Element im installierten Office-Programm auf Ihrem Computer.

  2. Klicken Sie im geöffneten Element auf der Registerkarte Datei auf Speichern und Senden, und klicken Sie dann auf den Workflow, der für das Element ausgeführt werden soll.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einchecken, wenn die folgende Meldung mit dem Hinweis angezeigt wird, dass die Datei für den Workflow eingecheckt werden muss.

  4. Klicken Sie auf die große Schaltfläche Workflow starten.

  5. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular die gewünschten Änderungen für die jeweilige Instanz des Workflows vor.

    Hinweis : Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, gelten nur für die aktuelle Instanz des Workflows. Informationen zum Vornehmen von Änderungen, die bei jeder Ausführung des Workflows verwendet werden, oder zum Ändern von Workfloweinstellungen, die nicht in diesem Formular angezeigt werden, finden Sie im Segment ÄNDERN dieses Artikels.

    Initiierungsformular

Popup 1

Weisen zu zu

Ändern Sie die Liste der Personen, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll.

  • Die Aufgaben einzeln nacheinander (in seriell) zugewiesen werden:   
    Geben Sie die Namen oder Adressen in der Reihenfolge, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.

  • Die Aufgaben sollen gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden:   
    Die Reihenfolge der Namen oder Adressen spielt keine Rolle.

  • Wenn Sie eine Aufgabe an eine andere Person außerhalb Ihrer SharePoint-Organisation zugewiesen werden   
    Weitere Informationen zum Einbeziehen von externen Teilnehmern finden Sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel.

Popup 2

Reihenfolge

Vergewissern Sie sich, dass die Angaben für die Zuweisung der Aufgaben, einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel), ordnungsgemäß festgelegt sind.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen Reihenfolge und parallele Reihenfolge finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie neue Phasen hinzu, die den derzeit konfigurierten Phasen folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Gruppen erweitern

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder einzelnen Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung. Jedes Mitglied muss eine eigene Aufgabe durchführen.)

  • Wenn Sie nur eine Aufgabe zu den einzelnen zugewiesen haben Kontrollkästchen gesamte Gruppe beim eingeben im Feld zuweisen, Deaktivieren Sie dieses. (Jedes Mitglied der Gruppe, erhalten eine aufgabenbenachrichtigung, doch aller Mitglieder kann beanspruchen und die Aufgabe für die gesamte Gruppe. Die Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe im Segment abgeschlossen in diesem Artikel Elementname.)

Popup 5

Anfordern

Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

  • Kontaktinformationen für Fragen und Probleme

  • Falls zutreffend, zugewiesen eine Notiz zu einzelnen Vorgängen zum gesamten Gruppen oder Verteilerlisten Listen. (Sie finden die Anweisungen für die Inanspruchnahme einer Gruppe Aufgabe im Segment abgeschlossen in diesem Artikel.)

Popup 6

Fälligkeitstermine und Dauer

Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

Weitere Informationen zum Verwenden von fällig Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern verwenden, finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 7

CC

Fügen Sie weitere Personen hinzu, oder entfernen Sie Personen. Beachten Sie folgende Punkte:

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Da der Workflow manuell gestartet wird, erhalten Sie unabhängig davon, ob Sie in diesem Feld aufgeführt sind, Start- und Endbenachrichtigungen.

  1. Klicken Sie auf Starten, um den Workflow zu starten, wenn Sie die Einstellungen des Initiierungsformulars wie gewünscht festgelegt haben.

Der Workflow weist die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet Startbenachrichtigungen an Sie und die Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Wie geht's weiter?

  • Wenn dies das erste Mal, die diesen Workflow ausgeführt wurde ist, möglicherweise die anderen Teilnehmer Informationen und Hilfe benötigen, um die Ihnen zugewiesenen Aufgaben ausführen. (sie im Segment " abgeschlossen " in diesem Artikel hilfreich sein.)

  • Darüber hinaus sollten Sie überprüfen, ob die Teilnehmer die entsprechenden E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Prüfen Sie insbesondere, ob die Benachrichtigungen von den Junk-E-Mail-Filtern richtig verarbeitet werden.

  • Und natürlich möglicherweise eine oder mehrere Workflowaufgaben selbst ausführen müssen. Wechseln Sie zum Segment abgeschlossen in diesem Artikel Informationen dazu, wie Sie sie durchführen.

  • Wechseln Sie in der Zwischenzeit Informationen dazu, wie den Fortschritt der aktuellen Instanz des Workflows verfolgen zu können, auf das Segment ÜBERWACHEN dieses Artikels.

Wenn Ihnen zum ersten Mal eine Aufgabe in einem Genehmigungsworkflow zugewiesen wurde, sollten Sie dieses Segment des Artikels vollständig durcharbeiten, bevor Sie die Aufgabe durchführen. Es enthält nützliche Informationen zu den Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen können.

Hinweis : Vergewissern Sie sich, dass die Benachrichtigung von Ihrem Junk-E-Mail-Filter nicht fehlgeleitet wurde, wenn Sie wissen, dass Ihnen eine Workflowaufgabe zugewiesen wurde, aber im E-Mail-Posteingang keine Benachrichtigung angekommen ist. Passen Sie in diesem Fall die Filtereinstellungen entsprechend an.

Vergewissern Sie sich zuerst, dass Sie den richtigen Artikel lesen

Verschiedenartige Workflows erfordern unterschiedliche Aufgabenaktionen.

Vergewissern Sie sich daher zuerst, dass es sich bei der Ihnen zugewiesenen Aufgabe tatsächlich um eine Genehmigungsworkflowaufgabe und nicht um eine Aufgabe für einen anderen Workflow handelt.

Suchen Sie nach dem Text, der in einem der folgenden Orte Genehmigen :

  • In der Betreffzeile der aufgabenbenachrichtigung
    Aufgabenbenachrichtigung mit Hervorhebung der Genehmigungsaufforderung

  • Klicken Sie auf der Statusleiste im zu prüfenden Element
    Zu prüfendes Element mit Hervorhebung der Genehmigungsaufforderung

  • Im Aufgabentitel auf der Seite Workflowstatus
    Aufgabe auf der Seite 'Workflowstatus' mit Hervorhebung der Genehmigungsaufforderung

Wenn Sie den Text Bitte betrachten genehmigen an folgenden Orten angezeigt werden, überprüfen Sie mit der Person, die Schritte oder herauszufinden, welche Workflowvorlage basiert auf den Workflow ursprünglich hinzugefügt – oder ob es sich um einen benutzerdefinierten Workflow handelt. Links zu Artikeln zur Verwendung von anderen Typen von SharePoint-Produkten im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel enthaltenen Workflows finden.

Lesen Sie weiter, wenn die Aufgabe eine Genehmigungsaufgabe ist.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Übersicht über den Prozess

  2. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der aufgabenbenachrichtigung

  3. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Liste oder Bibliothek

  4. Prüfen des Elements

  5. Ausfüllen und Senden des Aufgabenformulars

  6. Überfällige Benachrichtigungen

  7. Beanspruchen Sie und durchführen Sie einer (optional)

  8. Anfordern einer Änderung des Elements (optional)

  9. Neuzuweisen der Genehmigungsaufgabe an eine andere Person (optional)

  10. Durchführen einer Aufgabe für einen externen Teilnehmer (optional)

1. Übersicht über den Prozess

Wenn Ihnen eine Aufgabe in einem Workflow zugewiesen wurde, gibt es drei Möglichkeiten, wie Sie dies feststellen können:

  • Sie erhalten eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung.

  • Sie öffnen ein Microsoft Office-Dokument und sehen eine Statusleiste mit dem Hinweis, dass Ihnen eine Aufgabe in Bezug auf das Dokument zugewiesen wurde.

  • Sie überprüfen die SharePoint-Website und stellen fest, dass Ihnen derzeit Aufgaben zugewiesen sind.

Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Genehmigungsworkflowaufgabe zugewiesen wurde, erledigen Sie normalerweise zwei Dinge:

  • Prüfen des Elements    Stellen Sie fest, ob Sie das Element im aktuellen Zustand genehmigen können.

  • Durchführen der Aufgabe    Füllen Sie das Aufgabenformular aus, und übermitteln Sie die Ergebnisse Ihrer Prüfung.

Um die Aufgabe durchführen zu können, sind daher normalerweise die folgenden drei Elemente von Bedeutung:

  • Die Benachrichtigung (die Sie als E-Mail erhalten)

  • Das Element, das Sie genehmigen sollen (das Sie öffnen und prüfen)

  • Das Aufgabenformular (das Sie öffnen, ausfüllen und senden)

Die folgenden Abbildungen enthalten entsprechende Beispiele.

Aufgabenbenachrichtigung, zu prüfendes Element und Aufgabenformular

Hinweis : Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband der Aufgabenbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird, und nicht angezeigt, wenn sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

Zum segmentanfang

2. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Aufgabenbenachrichtigung

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Benachrichtigung in den Anweisungen unter Zum Abschließen dieser Aufgabe auf den Link zum Element.

  2. Klicken Sie im geöffneten Element in der Statusleiste auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular über die E-Mail-Benachrichtigung

Hinweis : Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband der Aufgabenbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird, und nicht angezeigt, wenn sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

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3. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Liste oder Bibliothek

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der das zu prüfende Element gespeichert ist, auf den Link In Bearbeitung für das Element und den Workflow.

  2. Klicken Sie auf der Workflowstatusseite auf den Titel der Aufgabe.

  3. Klicken Sie im Aufgabenformular neben Diese Workflowaufgabe gilt für auf den Link zum Element.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular in einer Liste oder Bibliothek

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4. Prüfen des Elements

Im folgenden Beispiel ist das Element ein Microsoft Word-Dokument.

Tipp : Ist dies eine Gruppe Aufgabe – d. h., eine einzelne Aufgabe zu einer ganzen Gruppe oder Verteilerliste Liste zugewiesen werden, sodass ein einzelnes Mitglied Abschluss der Aufgabe für die gesamte Gruppe kann –, ist es eine gute Idee, die Aufgabe beanspruchen , bevor Sie das Element überprüfen. Auf diese Weise verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein anderer Benutzer der Gruppe auch den Artikel lesen wird. Anweisungen finden Sie in Abschnitt 7 dieses Segments, anfordern und Durchführen einer.

Geöffnetes Prüfelement mit gelben Leisten

Beachten Sie die beiden gelben Statusleisten über dem Dokument:

  • Server-schreibgeschützt    Dieses Dokument ist im schreibgeschützten Modus geöffnet, d. h., Sie können das Dokument lesen, aber darin keine Änderungen vornehmen.
    (Beachten Sie, wenn eine Aufgabe des Genehmigungsworkflows durchführen zu können, in der Regel Änderungen direkt im eigentlichen Element zu führen. Verwenden Sie das Aufgabenformular alle Ihre Antworten registriert.)

  • Workflowaufgabe    Wenn Sie Ihre Antwort im Aufgabenformular registrieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche diese Aufgabe öffnen.

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5. Ausfüllen und Senden des Aufgabenformulars

Das Aufgabenformular für eine Genehmigungsworkflowaufgabe sieht ungefähr wie folgt aus.

Workflowaufgabenformular

Beachten Sie, dass die ersten beiden Elemente (Element löschen und Diese Workflowaufgabe gilt für Elementtitel) nicht beim Öffnen von innerhalb des Elements zur Überarbeitung im Aufgabenformular angezeigt.

Popup 1

Element löschen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um diese Aufgabe aus der aktuellen Instanz des Workflows zu löschen.

  • Durch Löschen der Aufgabe wird das zu prüfende Element nicht gelöscht.

  • Wenn Sie die Aufgabe löschen, wird dies als Ablehnung des Dokuments gewertet (und im Verlauf entsprechend protokolliert). Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er bei der ersten Ablehnung beendet wird, wird der Workflow durch Löschen der Aufgabe beendet.

  • Eine gelöschte Aufgabe wird nicht mehr im Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite angezeigt. (Der Löschvorgang und die daraus resultierende automatische Ablehnung werden jedoch weiterhin im Bereich Verlauf der Seite protokolliert.)

    Hinweis :  Wenn Sie diese Instanz des Workflows nicht gestartet haben, sollten Sie Kontakt mit der Person aufnehmen, die den Workflow gestartet hat, bevor Sie die Aufgabe löschen.

Popup 2

Diese Workflowaufgabe gilt für Elementtitel

Klicken Sie auf den Link, um das zu prüfende Element zu öffnen.

Popup 3

Status, angefordert von, konsolidierte Kommentare, Fälligkeitsdatum Datum

Sie können die Einträge in diesen vier Feldern nicht ändern. Die Informationen können jedoch nützlich sein.

Das Feld Konsolidierte Kommentare enthält nicht nur zusätzliche Anweisungen zum Durchführen der Aufgabe, sondern auch alle Kommentare, die von Teilnehmern übermittelt wurden, die ihre Aufgaben in der jeweiligen Instanz des Workflows bereits durchgeführt haben.

Genauso werden alle Kommentare, die Sie in das Feld Kommentare (4) eingeben, für nachfolgende Teilnehmer im Feld Konsolidierte Kommentare angezeigt, nachdem Sie das Formular gesendet haben.

Popup 4

Anmerkungen

Der Text, den Sie hier eingeben, wird im Workflowverlauf protokolliert und für nachfolgende Teilnehmer im Feld Konsolidierte Kommentare (3) angezeigt.

Popup 5

Genehmigen

Geben Sie zuerst alle Anmerkungen Ihrerseits in das Feld Kommentare (4) ein, und klicken Sie dann auf diese Schaltfläche, um das Element zu genehmigen.

Popup 6

Ablehnen

Um das Element abzulehnen, geben Sie zuerst die gewünschte Beitrag Kommentare imKommentare Feld (4), und klicken Sie dann auf diese Schaltfläche.

Popup 7

"Abbrechen"

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Aufgabenformular zu schließen, ohne Änderungen oder Antworten zu speichern. Die Aufgabe bleibt unerledigt und ist Ihnen weiterhin zugewiesen.

Popup 8

Änderung anfordern

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Änderung des geprüften Elements anzufordern.

Eine Abbildung des Formulars, in dem Sie die Details der Anforderung eingeben, sowie weitere Anweisungen, wechseln Sie in Abschnitt 8 dieses Segments, Anfordern einer Änderung des Elements.

Hinweis : Diese Option möglicherweise für einige Workflowaufgaben deaktiviert.

Popup 9

Aufgabe erneut zuweisen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Genehmigungsaufgabe einer anderen Person zuzuweisen.

Eine Abbildung der Seite, in dem Sie die Details der neuzuweisung eingeben, sowie weitere Anweisungen, wechseln Sie in Abschnitt 7 dieses Segments, Neuzuweisen die Genehmigungsaufgabe an eine andere Person.

Hinweis : Diese Option möglicherweise für einige Workflowaufgaben deaktiviert.

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6. Benachrichtigungen bei Überfälligkeit

Wenn die Durchführung einer Aufgabe oder einer ganzen Workflowinstanz überfällig ist, werden automatisch Benachrichtigungen an die folgenden Personen gesendet:

  • Die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist

  • Die Person, die den Workflow gestartet hat (bzw. bei einem automatischen Start die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat)

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7. Übernehmen und Durchführen einer Gruppenaufgabe (optional)

Wenn einer ganzen Gruppe, der Sie angehören, nur eine einzelne Aufgabe zugewiesen wurde, kann ein beliebiges Mitglied der Gruppe die betreffende Aufgabe übernehmen und für die ganze Gruppe durchführen.

Sie müssen die Aufgabe anfordern, bevor Sie das Element prüfen. Sobald Sie die Aufgabe angefordert haben, wird sie Ihnen zugewiesen. Sie kann dann nicht mehr von einem anderen Mitglied der Gruppe durchgeführt werden. (So wird sichergestellt, dass nur eine Person die notwendige Arbeit erledigt.)

  1. Zeigen Sie auf der Workflowstatusseite auf den Namen der Aufgabe, die der Gruppe zugewiesen ist, bis ein Pfeil angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil, klicken Sie auf Element bearbeiten, und klicken Sie dann im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe anfordern.
    Anfordern einer Gruppenaufgabe

Wenn die Workflowstatusseite aktualisiert wird, können Sie sehen, dass die Aufgabe nicht mehr der ganzen Gruppe, sondern nur Ihnen zugewiesen ist.

Wenn Sie die Aufgabe später wieder an die Gruppe zurückgeben möchten, ohne dass Sie die Aufgabe durchgeführt haben, müssen Sie das Aufgabenformular aufrufen, aber dieses Mal auf die Schaltfläche Aufgabe freigeben klicken.

Schaltfläche 'Aufgabe freigeben' im Aufgabenformular

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8. Anfordern einer Änderung des Elements (optional)

Bedenken Sie, dass der Workflow so eingerichtet sein kann, dass er sofort endet, wenn eine Änderung am Element vorgenommen wird, bevor Sie die folgenden Schritte ausführen. Sie sollten daher Kontakt zur Person aufnehmen, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um sicherzugehen, dass eine Änderung vorgenommen werden darf und der Workflow an dieser Stelle endet.

Die Möglichkeit, eine Änderung anfordern zu können, soll im Rahmen eines Szenarios veranschaulicht werden:

Stellen Sie sich vor, Ihr Name ist Frank.

Nehmen Sie weiterhin an, dass eine Mitarbeiterin namens Anna einen Genehmigungsworkflow für ein Dokument gestartet hat, das sie erstellt hat.

Bei der Überprüfung des neuen Dokuments von Anna fällt Ihnen auf, dass die Einleitung Ihrer Meinung nach zu lang ist.

Sie klicken auf die Schaltfläche Änderung anfordern im unteren Bereich des Workflowaufgabenformulars und füllen dann das folgende Formular aus.

Formular zum Anfordern der Änderung eines Elements

Popup 1

Änderung anfordern von

Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, von der Sie eine Änderung anfordern.

(Sie können dieses Feld auch leer lassen, um die Anforderung an die Person zu senden, die diese Workflowinstanz gestartet hat, bzw. die Person, die diesen Genehmigungsworkflow ursprünglich hinzugefügt hat, wenn der Workflow automatisch gestartet wurde.)

Popup 2

Neue Anforderung

Beschreiben Sie die Änderung, die Sie vornehmen möchten, und geben Sie alle Informationen an, die die Person benötigt, die die Änderung vornimmt. (Der hier eingegebene Text wird im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Die folgenden drei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

  • Beibehalten des aktuellen Fälligkeitsdatums    Lassen Sie dieses Feld leer.

  • Das Fälligkeitsdatum komplett zu entfernen.    Geben Sie die Zahl 0ein.

  • Angeben eines neuen Fälligkeitsdatums    Geben Sie in dieses Feld eine Zahl ein, und wählen Sie im folgenden Feld eine Einheit für die Dauer aus. Die beiden Einträge bestimmen zusammen den Zeitraum bis zur Fälligkeit der Aufgabe.

Popup 4

Neue Dauereinheiten

Wenn Sie eine neue Dauer angegeben haben, verwenden Sie dieses Feld in Verbindung mit dem Feld Neue Dauer, um den Zeitraum, bevor die Aufgabe fällig ist zu identifizieren. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monat oder 2 Wochen.)

Wenn Sie alle Formulareinträge ordnungsgemäß festgelegt wurden, können Sie auf Senden, und die aktuelle Aufgabe gekennzeichnet istabgeschlossen. (Aber nicht war's schon noch. Sie erhalten eine Genehmigungsaufgabe erneut zugeordnet werden nach Abschluss der Anna die Änderungsaufgabe).

Anna erhält in der Zwischenzeit die folgende E-Mail-Benachrichtigung:

Benachrichtigung, die bei der Anforderung einer Änderung eines Elements gesendet wird

Anna erkennt durch einen Blick auf die Betreffzeile (Nummer 1 in der Abbildung), dass es sich nicht um eine gewöhnliche Genehmigungsbenachrichtigung, sondern um eine Änderungsanforderung für das Element handelt. Die Informationen zur angeforderten Änderung findet sie unter Änderung durch ... angefordert (Nummer 2).

Anna checkt das Element aus und nimmt die angeforderten Änderungen vor. Anschließend speichert sie die Änderungen und checkt das Element wieder ein.

Danach ruft sie die Workflowstatusseite auf und öffnet dort die Änderungsanforderungsaufgabe im Bereich Aufgaben.


Übermitteltes Formular nach Durchführung einer angeforderten Änderung

Anna fügt die Informationen, die Sie mitteilen möchte, im Feld Kommentare ein und klickt dann auf Antwort senden. Der Workflow führt zwei Aktionen aus:

  • Annas änderungsanforderungsaufgabe wird als abgeschlossenmarkiert.

  • Ihnen wird eine neue Genehmigungsaufgabe (mit den Kommentaren von Anna im Feld Konsolidierte Kommentare) zugewiesen und eine Aufgabenbenachrichtigung zugesendet.

Sie können jetzt das geänderte Element prüfen.

Alle mit der Änderung einhergehenden Aktionen werden protokolliert und im Abschnitt Workflowverlauf der Workflowstatusseite angezeigt (siehe folgende Abbildung).

Workflowverlauf mit den Aktionen der Änderungsanforderung

Das folgende Diagramm veranschaulicht den gesamten Prozess.

Flussdiagramm für die Änderungsanforderung

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9. Neuzuweisen der Genehmigungsaufgabe an eine andere Person (optional)

Klicken Sie im Formular für die Workflowaufgabe auf die Schaltfläche Aufgabe erneut zuweisen, wenn eine Workflowaufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde, von einer anderen Person durchgeführt werden soll.

Das folgende Formular wird angezeigt.

Formular für die Neuzuweisung einer Aufgabe

Popup 1

Aufgabe erneut zuweisen

Geben Sie den Namen oder die Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.

Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie die Aufgabe der Person, die den Workflow gestartet hat, oder der Person, die diesen Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, wenn der Workflow automatisch gestartet wurde, zuweisen möchten.

Popup 2

Neue Anforderung

Geben Sie hier die Informationen ein, die die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, für die Durchführung der Aufgabe benötigt. (Der hier eingegebene Text wird im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Die folgenden drei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

  • Beibehalten des aktuellen Fälligkeitsdatums    Lassen Sie dieses Feld leer.

  • Das Fälligkeitsdatum komplett zu entfernen.    Geben Sie die Zahl 0ein.

  • Angeben eines neuen Fälligkeitsdatums    Geben Sie in dieses Feld eine Zahl ein, und wählen Sie im folgenden Feld eine Einheit für die Dauer aus. Die beiden Einträge bestimmen zusammen den Zeitraum bis zur Fälligkeit der Aufgabe.

Popup 4

Neue Dauereinheiten

Wenn Sie eine neue Dauer angegeben haben, verwenden Sie dieses Feld in Verbindung mit dem Feld Neue Dauer, um den Zeitraum, bevor die Aufgabe fällig ist zu identifizieren. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monat oder 2 Wochen.)

Wenn das Formular abgeschlossen ist, klicken Sie auf Senden. Der Vorgang ist abgeschlossenmarkiert, eine neue Aufgabe verantwortlichen jetzt für den Vorgang zugeordnet ist, und erhält eine Benachrichtigung Vorgang.

Alle neuen Informationen, die Sie angegeben haben, sind in der neuen Aufgabenbenachrichtigung im Text Delegiert von enthalten (Nummer 1 in der folgenden Abbildung).

Aufgabenbenachrichtigung für eine neu zugewiesene Aufgabe

Alle mit dem Vorgang einhergehenden Änderungen werden protokolliert und in den Abschnitten Aufgaben und Verlauf der Workflowstatusseite angezeigt (siehe folgende Abbildung).

Bereiche 'Aufgaben' und 'Verlauf' der Workflowstatusseite für eine neu zugewiesene Aufgabe

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10. Durchführen einer Aufgabe für einen externen Teilnehmer (optional)

Es gibt einen speziellen Prozess, um Teilnehmer einzubeziehen, die kein Mitglied der SharePoint-Organisation sind. Dabei fungiert ein Websitemitglied als Bevollmächtigter für den externen Teilnehmer.

  1. Geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Teilnehmers auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars in das Feld Zuweisen an für die entsprechende Phase ein.

  2. Der Workflow weist die Aufgabe des externen Teilnehmers jedoch dem Websitemitglied zu, das den Workflow startet (bzw. dem Mitglied, das den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, wenn der Workflow automatisch startet). Die Person, der die Aufgabe de facto zugeordnet wird, fungiert als Bevollmächtigter für den externen Teilnehmer.

  3. Dieses Websitemitglied erhält eine Aufgabenbenachrichtigung mit der Anweisung, eine Kopie des Elements zur Prüfung an den externen Teilnehmer zu senden. (Der externe Teilnehmer erhält in der Zwischenzeit eine Kopie der Aufgabenbenachrichtigung, die als Vorabhinweis dient.)

  4. Das Websitemitglied, dem die Aufgabe eigentlich zugewiesen wurde, sendet eine Kopie des Elements an den externen Teilnehmer.

  5. Der externe Teilnehmer prüft das Element und sendet seine Antwort an das Websitemitglied zurück.

  6. Wenn die Antwort des externen Teilnehmers ankommt, führt das Websitemitglied die Aufgabe im Namen des externen Teilnehmers aus.

Das folgende Diagramm veranschaulicht den Prozess.

Prozessflussdiagramm für die Einbeziehung externer Teilnehmer

Auf der Workflowstatusseite für eine Instanz des Workflows können Sie einen laufenden Workflow überwachen, anpassen oder anhalten.

Zunächst wird beschrieben, wie Sie diese Seite aufrufen können. Danach wird gezeigt, wie Sie die Optionen und Informationen auf dieser Seite verwenden. Schließlich werden zwei weitere Seiten behandelt, die zusätzliche Überwachungsinformationen enthalten.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Aufrufen der Seite Workflowstatus

  2. Verwenden der Workflowstatusseite zu überwachen des Workflows

  3. Ändern aktiver (bereits zugewiesener) Aufgaben

  4. Ändern zukünftiger (noch nicht zugewiesener) Aufgaben

  5. Abbrechen oder workflowausführung

  6. Finden Sie heraus, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden

  7. Überwachen der Workflows für die gesamte Websitesammlung

1. Aufrufen der Workflowstatusseite

Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link In Bearbeitung für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

Im folgenden Beispiel handelt es sich beim Element um das Dokument mit der Bezeichnung "Leitgedanke (Entwurf)" und den Workflow "Genehmigung 3".

Klicken auf den Workflowstatuslink

Die Workflowstatusseite wird geöffnet.

Hinweise : 

  • Wenn die Liste oder Bibliothek eine Vielzahl von Elementen enthält, können Sie die Liste oder Bibliothek sortieren und/oder filtern, um das gesuchte Element schneller zu finden. Wenn Sie die Liste oder Bibliothek öfter in der gleichen Weise sortieren und/oder filtern müssen, sollten Sie ggf. eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen, die die betreffende Anordnung automatisiert.

  • Sie können auch auf den Link Den Status dieses Workflows anzeigen in einer E-Mail-Startbenachrichtigung oder den Link Den Workflowverlauf anzeigen in einer E-Mail-Endbenachrichtigung für die jeweils interessierende Instanz klicken, um die Workflowstatusseite aufzurufen.

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2. Überwachen des Workflowfortschritts auf der Workflowstatusseite

Unter den folgenden Abbildungen für die einzelnen Abschnitte der Workflowstatusseite finden Sie eine Beschreibung der Überwachungsfragen, die der jeweilige Abschnitt beantwortet.

Abschnitt "Workflowinformationen"

Abschnitt 'Workflowinformationen' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Wer hat diese Instanz des Workflows gestartet?

  • Wann wurde diese Instanz gestartet?

  • Wann wurde die letzte Aktion in dieser Instanz ausgeführt?

  • Für welches Element wird diese Instanz ausgeführt?

  • Welchen Status weist diese Instanz derzeit auf?

Abschnitt "Aufgaben"

Abschnitt 'Aufgaben' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Welche Aufgaben wurden bereits erstellt und zugewiesen und welchen Status weisen sie derzeit auf?

  • Welche Aufgaben wurden bereits erledigt und wie lautet das Ergebnis der jeweiligen Aufgaben?

  • Wann sind die Aufgaben fällig, die bereits erstellt und zugewiesen wurden?

In diesem Abschnitt werden keine Aufgaben angezeigt, die gelöscht oder noch nicht zugewiesen wurden.

Abschnitt 'Workflowverlauf'

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Welche Ereignisse sind bereits in dieser Instanz des Workflows eingetreten?

  • In diesem Bereich werden keine überfälligen Aufgaben und keine Benachrichtigungen für überfällige Aufgaben angezeigt.

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3. Ändern aktiver (bereits zugewiesener) Aufgaben

Es gibt zwei Möglichkeiten, Aufgaben zu ändern, die bereits zugewiesen, aber noch nicht durchgeführt wurden:

  • Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

  • Ändern aller aktiven Aufgaben

Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

Berechtigungen    Wenn Sie Änderungen an einer einzelnen Aufgabe vornehmen möchten, die an eine andere Person als sich selbst zugeordnet ist, müssen Sie die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen. (Gruppe der Besitzer hat die Berechtigung Listen verwalten, standardmäßig; der Mitglieder Gruppe und die Gruppen Besucher nicht zu empfehlen. Daher ist es möglich, beispielsweise Berechtigungen verfügen, die Sie zum Starten eines Workflows, aber nicht zum Ändern des Teilnehmers Vorgang zulassen.)

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

  1. Klicken Sie auf den Titel der Aufgabe in der Aufgabenliste.
    Klicken auf den Titel einer Aufgabe in der Liste

  2. Verwenden Sie das Aufgabenformular, um die Aufgabe durchzuführen, zu löschen oder neu zuzuweisen.

Ausführlichere Informationen zum Verwenden des Aufgabenformulars finden Sie unter den in diesem Artikel Segment abgeschlossen .

Ändern aller aktiven Aufgaben

Berechtigungen    Alle vier der Befehlslinks in der folgenden Abbildung angezeigt werden, klicken Sie auf der Workflowstatusseite für jede Person mit der Berechtigung Listen verwalten. Die ersten drei Links angezeigt werden, klicken Sie auf der Seite der Person, die die Workflowinstanz gestartet, aber die diesen Workflow beenden Link nicht angezeigt wird, sofern dieser Person auch die Berechtigung Listen verwalten. (Erneut Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder und die Gruppen Besucher jedoch nicht.)

  1. Klicken Sie in dem Bereich unmittelbar unter "Workflowvisualisierung" auf den Link Aktive Aufgaben von 'Genehmigung' aktualisieren.

  2. Nehmen Sie im Formular, das daraufhin geöffnet wird, die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie dann auf OK.

    • An die Personen, denen in dieser Instanz Aufgaben zugewiesen sind, werden Nachrichten über die entsprechenden Änderungen gesendet.

    • Die Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, wirken sich nicht auf Aufgaben, die bereits durchgeführt oder gelöscht wurden, und Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, aus.

    • Wenn Sie noch nicht zugewiesen ändern möchten, finden Sie im folgenden Abschnitt, Ändern zukünftiger Aufgaben.

Änderungsformular für aktive Aufgaben

Popup 1

Dauer pro Aufgabe, Dauereinheiten

  • Beibehalten Fälligkeitsdatum    Lassen Sie Dauer pro Aufgabe leer, und nehmen Sie keine Änderung Dauereinheiten.

  • Zum Entfernen des Fälligkeitsdatums, sodass kein Fälligkeitsdatum vorhanden ist    Geben Sie in Dauer pro Aufgabe die Zahl 0 ein.

  • Verschieben des Fälligkeitsdatums durch Verlängern der Aufgabendauer    Verwenden Sie in den beiden Feldern Dauer, um anzugeben, Anzahl und Typ der Einheiten Verlängerung die Dauer werden soll.

Popup 2

Anfordern

  • Zum Ändern des Anforderungstexts    Nehmen Sie im Textfeld die gewünschten Änderungen.

  1. Klicken Sie auf OK, wenn Sie alle Felder im Formular wie gewünscht ausgefüllt haben.

Alle aktiven Aufgaben in der aktuellen Instanz werden aktualisiert.

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4. Ändern zukünftiger (noch nicht zugewiesener) Aufgaben

Berechtigungen    Alle vier der Befehlslinks in der folgenden Abbildung angezeigt werden, klicken Sie auf der Workflowstatusseite für jede Person mit der Berechtigung Listen verwalten. Die ersten drei Links angezeigt werden, klicken Sie auf der Seite der Person, die die Workflowinstanz gestartet, aber die diesen Workflow jetzt beenden Link nicht angezeigt wird, sofern dieser Person auch die Berechtigung Listen verwalten. (Erneut Gruppe der Besitzer hat die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; der Mitglieder Gruppe und die Gruppen Besucher nicht zu empfehlen.)

  1. Klicken Sie auf der Seite "Workflowstatus" in dem Bereich unmittelbar unter "Workflowvisualisierung" auf den Link Genehmigende Personen von Genehmigung hinzufügen oder aktualisieren.

  2. Nehmen Sie im Formular, das daraufhin geöffnet wird, die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie dann auf Aktualisieren.

    Hinweis :  Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, wirken sich nicht auf Aufgaben aus, die bereits erstellt und zugewiesen wurden.

Änderungsformular für zukünftige Aufgaben

Popup 1

Teilnehmer, Reihenfolge, erweitern Gruppen

  • Hinzufügen oder Entfernen von Teilnehmern, oder ändern die Reihenfolge von Vorgängen    Hinzufügen, entfernen und/oder Ändern der Reihenfolge der Teilnehmer Namen oder Adressen in derFeldTeilnehmer.

  • Zum Entfernen einer ganzen Phase   Klicken Sie auf dieZuweisen zu Feld für die betreffende Phase, und drücken Sie dann dieSTRG+ENTF.

Hinweis : Das Kontrollkästchen Gruppen erweitern können Sie angeben, ob aufgeführte Verteilergruppen nur eine Aufgabe für die gesamte Gruppe oder eine Aufgabe je Mitglied zugewiesen werden sollen.

Weitere Informationen zur Verwendung dieser Felder finden Sie im Segment PLANEN sowie im entsprechenden Hinzufügen -Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Popup 2

Anfordern

  • Zum Ändern des Anforderungstexts    Nehmen Sie Änderungen, die Sie den Text im Feld möchten.

Popup 3

Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben, Dauer pro Aufgabe, Dauereinheiten

  • Ändern oder Entfernen des Fälligkeitsdatums    Löschen Sie das vorhandene Datum, und geben Sie dann einen neuen oder, wenn die spezielle Fälligkeitsdatum Datum vollständig entfernen möchten, lassen Sie das Feld leer. (Eine 0 (null) in diesem Feld nicht eingeben. Dieses Feld muss entweder einen Datumswert Kalender enthalten oder leer sein.)

  • Beibehalten die vorhandene Dauer    Lassen Sie Dauer pro Aufgabe leer, und nehmen Sie keine Änderung Dauereinheiten.

  • Zum Entfernen der Dauer, sodass kein Fälligkeitsdatum vorhanden ist    Geben Sie in Dauer pro Aufgabe die Zahl 0 ein.

  • Verlängern der Aufgabendauer    Verwenden Sie beide Felder Dauer, um anzugeben, Anzahl und Typ der Einheiten Verlängerung die Dauer werden soll. (Weitere Informationen zum Einrichten Fälligkeitstermine und Dauer, finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.)

  1. Klicken Sie auf OK, wenn Sie alle Felder im Formular wie gewünscht ausgefüllt haben.

Die Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen Aufgaben in der aktuellen Instanz aus.

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5. Abbrechen oder Beenden der Workflowausführung

Es gibt zwei Möglichkeiten, um eine laufende Workflowinstanz anzuhalten, bevor sie durchgeführt wurde:

  • Diesen Workflow abbrechen    Alle Aufgaben werden abgebrochen, verbleiben aber im Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite.

  • Beenden des Workflows    Alle Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite gelöscht. (Sie werden aber weiterhin im Bereich Workflowverlauf berücksichtigt.)

Beide Methoden werden nachstehend behandelt.

Abbrechen (alle Aufgaben werden abgebrochen, aber in der Aufgabenliste und im Verlauf beibehalten)

Berechtigungen    Alle vier der Befehlslinks in der folgenden Abbildung angezeigt werden, klicken Sie auf der Workflowstatusseite für jede Person mit der Berechtigung Listen verwalten. Die ersten drei Links angezeigt werden, klicken Sie auf der Seite der Person, die die Workflowinstanz gestartet, aber die den Workflow beenden Link nicht angezeigt wird, sofern dieser Person auch die Berechtigung Listen verwalten. (Erneut Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder und die Gruppen Besucher jedoch nicht.)

Wenn die aktuelle Instanz eines Workflows nicht mehr benötigt wird, kann sie abgebrochen werden.

  • Klicken Sie auf der Workflowstatusseite in dem Bereich unmittelbar unter Workflowvisualisierung auf den Link Alle Aufgaben 'Genehmigung' abbrechen.

  • Klicken Sie zum Bestätigen auf Ja.

Link 'Alle Aufgaben abbrechen'

Alle aktuelle Aufgaben werden abgebrochen, und der Workflow endet mit dem Status abgebrochen. Die Vorgänge unterbrochen werden weiterhin im Bereich Aufgaben sowohl im Workflowverlauf Bereich aufgeführt.

Beenden (alle Aufgaben werden aus der Aufgabenliste gelöscht, verbleiben aber im Verlauf)

Berechtigungen    Alle vier der Befehlslinks in der folgenden Abbildung angezeigt werden, klicken Sie auf der Workflowstatusseite für jede Person mit der Berechtigung Listen verwalten. Die ersten drei Links angezeigt werden, klicken Sie auf der Seite der Person, die die Workflowinstanz gestartet, aber die diesen Workflow beenden Link nicht angezeigt wird, sofern dieser Person auch die Berechtigung Listen verwalten. (Erneut Gruppe der Besitzer verfügt über die Berechtigung Listen verwalten standardmäßig; die Gruppe der Websitemitglieder und die Gruppen Besucher jedoch nicht.)

Falls ein Fehler auftritt oder der Workflow angehalten wird und nicht mehr reagiert, kann der Workflow beendet werden.

Klicken Sie auf der Seite "Workflowstatus" in dem Bereich unmittelbar unter "Workflowvisualisierung" auf Diesen Workflow beenden, und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Ja.

Alle vom Workflow erstellte Aufgaben werden abgebrochen, und werden im Bereich Aufgaben auf der Seite Workflowstatus gelöscht, obwohl sie weiterhin im Bereich Workflowverlauf angezeigt werden. Der Workflow endet mit dem Status Workflow abgebrochen.

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6. Ermitteln der aktiven Workflows für ein Element

Auf der Seite Workflows eines Elements finden Sie eine Liste der Workflows, die zurzeit für das Element ausgeführt werden.

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows.

  3. Auf der Seite Workflows: Elementname wird unter Aktive Workflows eine Liste der Instanzen angezeigt, die zurzeit für das Element ausgeführt werden.

Hinweis : Beachten Sie mehrere Instanzen von einer einzelnen Workflowversion können 't , die für das gleiche Element zur gleichen Zeit ausführen. Beispiel: zwei Workflows, die beide auf der Grundlage der Vorlage Genehmigung hinzugefügt wurden. Eine ist Genehmigung planen und anderen Budget Genehmigung benannt ist. Alle für ein einzelnes Element einem beliebigen Zeitpunkt kann eine Instanz jedes der Genehmigung planen und Budget Genehmigung, jedoch nicht zwei Instanzen eines Workflows ausgeführt werden.

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7. Überwachen der Workflows für die gesamte Websitesammlung

Die Administratoren einer Websitesammlung können auf einen Blick die folgenden Informationen sehen:

  • Anzahl der Workflows, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, die derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.

  • Aktueller Status der einzelnen Workflowvorlagen (aktiv oder inaktiv) in der Websitesammlung.

  • Anzahl von Workflowversionen, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, die derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.

Dazu müssen die folgenden Aktionen ausgeführt werden:

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf die Einstellungen Symbol SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , und klicken Sie dann auf websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websiteverwaltung auf Workflows.

Die Seite Workflows mit den entsprechenden Informationen wird angezeigt.

Wie geht's weiter?

Wenn dies das erste Mal, die diese Workflowversion ausgeführt wurde ist, möchten Sie möglicherweise die Anweisungen im Segment ÜBERPRÜFEN in diesem Artikel verwenden, zeigen Sie die Ereignisse in der Instanz und ermitteln, ob die Workflowfunktionen, wie er soll.

Nachdem die Workflowinstanz ausgeführt wurde, können Sie die im zugehörigen Verlauf protokollierten Ereignisse prüfen. (Sie können nach Beendigung der Instanz 60 Tage lang auf den Verlauf zugreifen.)

Wichtig :  Der Workflowverlauf dient lediglich zu Informationszwecken. Er kann nicht für offizielle Audits oder andere rechtliche Beweiszwecke verwendet werden.

Sie können auch Berichte zur Gesamtleitung mehrerer Instanzen erstellen.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Prüfen der Ereignisse in der letzten Instanz

  2. Access den Verlauf einer Instanz innerhalb von 60 Tagen

  3. Erstellen von Berichten zur workflowleistung

1. Prüfen der Ereignisse in der letzten Instanz

Der Verlauf der letzten Instanz ist über die Liste oder Bibliothek zugänglich, solange ein Element in derselben Liste oder Bibliothek bleibt und bis derselbe Workflow für das betreffende Element ausgeführt wird.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Workflowstatusseite für die letzte Instanz eines Workflows anzuzeigen, der für ein Element ausgeführt wurde:

  • Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Statuslink für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

In diesem Beispiel das Element befindet sich das Dokument mit dem Titel Leitgedanke (Entwurf) und der Workflow Neue Dokumentgenehmigung.

Klicken auf den Workflowstatuslink

Der Abschnitt Workflowverlauf befindet sich am Ende der Workflowstatusseite.

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

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2. Verlauf einer Instanz innerhalb von 60 Tagen access

Wie kann ich den Verlauf einer Instanz prüfen, nachdem derselbe Workflow erneut für das betreffende Element ausgeführt wurde?

Sie haben dazu 60 Tage Zeit. Dabei gibt es zwei Einstiegspunkte: die Liste bzw. die Bibliothek oder die Workflowendbenachrichtigung.

Liste oder Bibliothek

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf die Workflows: Elementname Seite unter Workflows abgeschlossen, klicken Sie auf den Namen oder den Status der Workflowinstanz, die Sie prüfen möchten.
    Liste der abgeschlossenen Workflows auf der Workflowseite für ein Element
    die Workflowstatusseite für die betreffende Instanz wird geöffnet.

Workflowendbenachrichtigung

  • Öffnen Sie die Workflowendbenachrichtigung für die Instanz, die Sie prüfen möchten, und klicken Sie dann auf den Link Workflowverlauf anzeigen.

Workflowendbenachrichtigung mit Hervorhebung des Verlauflinks
die Workflowstatusseite für die betreffende Instanz wird geöffnet.

Akzeptieren, um alle Ihre Fertigstellung Benachrichtigungen beibehalten möchten, empfiehlt es sich um eine Outlook-Regel erstellen. Richten Sie die Regel Kopie aller eingehende Nachrichten, die den Text wurde abgeschlossen auf klicken Sie auf die Betreffzeile in einem eigenen, separaten Ordner aufweisen. (Stellen Sie sicher, dass Ihr Outlook Regel Kopien die eingehende Nachrichten und nicht einfach zu Verschieben , oder sie auch in Ihrem Posteingang nicht angezeigt.)

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3 Erstellen von Berichten zur workflowleistung

Um die allgemeine Leistung der Workflowversionen im Laufe der Zeit und für mehrere Instanzen festzustellen, können Sie zwei vordefinierte Berichte erstellen:

  • Aktivitätsdauerbericht    Mit diesem Bericht können Sie die durchschnittliche Zeitdauer für die Durchführung der einzelnen Aktivitäten in einem Workflow sowie die Gesamtzeitdauer für die Durchführung der einzelnen Instanzen des betreffenden Workflows anzeigen.

  • Abbruch- und Fehlerbericht    Mit diesem Bericht können Sie feststellen, ob ein Workflow vor dem Ende häufig unterbrochen wurde oder Fehler aufgetreten sind

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der Spalte Status für den betreffenden Workflow auf einen Statuslink.
    Anklicken des Workflowstatus

  2. Klicken Sie auf der Workflowstatusseite unter Workflowverlauf auf Workflowberichte anzeigen.
    Link 'Workflowberichte anzeigen' im Abschnitt 'Workflowverlauf'

  3. Suchen Sie den Workflow für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
    Anklicken des Links 'Aktivitätsdauerbericht'

  4. Klicken Sie auf der Seite anpassen behalten Sie bei oder ändern Sie des Speicherorts, wo die Berichtsdatei erstellt werden, und klicken Sie dann auf OK.
    Klicken auf 'OK' für den Dateispeicherort
    der Bericht erstellt und in der angegebenen Position gespeichert ist.

  5. Klicken Sie nach Abschluss des Berichts können Sie den Link in der folgenden Abbildung dargestellt, zum Anzeigen klicken. Andernfalls klicken Sie auf OK, um zu beenden und das Dialogfeld zu schließen. (Später, wenn Sie bereit sind, den Bericht anzeigen möchten, finden Sie diese an der Position, die Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
    Anzeigen des Berichts

Wie geht's weiter?

Wenn der Workflow wie gewünscht funktioniert, können Sie ihn verwenden.

Ist es nichts, das Sie über die Funktionsweise ändern möchten, finden Sie im Segment ÄNDERN dieses Artikels.

Nachdem Sie die erste Instanz des neuen Genehmigungsworkflows ausgeführt und die Ergebnisse geprüft haben, möchten Sie eventuell die Konfiguration des Workflows ändern.

Außerdem kann es im Laufe der Zeit vorkommen, dass Sie weitere Änderungen an der Konfiguration vornehmen möchten.

Schließlich kann es bisweilen wünschenswert sein, den Workflow kurz- oder langfristig zu deaktivieren, ohne ihn zu löschen, oder den Workflow wirklich komplett zu entfernen.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Ändern von permanenten Einstellungen für einen workflow

  2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

1. Ändern von permanenten Einstellungen für einen Workflow

Öffnen und bearbeiten Sie das Zuordnungsformular, mit dem Sie ursprünglich einen Workflow hinzugefügt haben, wenn Sie permanente Änderungen an den Einstellungen eines vorhandenen Workflows vornehmen möchten.

Der Workflow wird nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Hinweis : Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt die Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" unter Workflowname (Klicken Sie hier zum Ändern der Einstellungen) auf den Namen des Workflows, für den Sie Einstellungen ändern möchten.

    Hinweis :  Wenn der gewünschte Genehmigungsworkflow nicht in der Liste angezeigt wird, ist der Workflow möglicherweise einem einzigen Inhaltstyp zugeordnet. Welche Workflows in dieser Liste angezeigt werden, hängt vom Steuerelement Diese Workflows sind für die Ausführung für Elemente dieses Typs konfiguriert ab, das sich direkt unter der Liste befindet (siehe Abbildung). Klicken Sie auf die einzelnen Optionen für Inhaltstypen im Dropdownmenü, bis der gewünschte Workflow angezeigt wird. Klicken Sie auf den Namen des Workflows, wenn der gewünschte Workflow in der Liste angezeigt wird.

  5. Nehmen Sie auf den beiden Seiten des Zuordnungsformulars, mit dem der Workflow ursprünglich hinzugefügt wurde, die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLANEN sowie im entsprechenden hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Der Workflow wird in allen Listen und Bibliotheken der Websitesammlung ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf die Einstellungen Symbol SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , und klicken Sie dann auf websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.
    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterklicken Sie aufEinstellungen; Workfloweinstellungen.
    Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

  6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (klicken Sie zum Ändern der Einstellungen) auf den Namen des Workflows, den Sie Einstellungen ändern möchten.
    Link zum Ändern von Workfloweinstellungen

  7. Nehmen Sie auf den beiden Seiten des Zuordnungsformulars, mit dem der Workflow ursprünglich hinzugefügt wurde, die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLANEN sowie im entsprechenden hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

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2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

Der Workflow wird nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Hinweis : Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt die Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen, blockieren oder wiederherstellen.

  5. Deaktivieren, erneut aktivieren oder Entfernen von Workflows mithilfe des Formulars auf der Seite Workflows entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Das Formular umfasst fünf Spalten:

  • Workflow    Der Name des Workflows.

  • Instanzen    Die Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

  • Zulassen    Bei Auswahl dieser Option kann der Workflow weiterhin normal verwendet werden.

  • Keine neuen Instanzen    Bei Auswahl dieser Option werden alle derzeit aktiven Instanzen des Workflows bis zum Ende durchgeführt. Der Workflow wird jedoch deaktiviert, da keine neuen Instanzen ausgeführt werden können. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Rufen Sie erneut diese Seite auf, um einen Workflow später erneut zu aktivieren, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Bei Auswahl dieser Option wird der Workflow aus der Liste oder Bibliothek gelöscht. Alle aktiven Instanzen werden sofort beendet. Die Spalte für den betreffenden Workflow wird auf der Seite für die Liste oder Bibliothek nicht mehr angezeigt. (Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.)

Der Workflow wird in allen Listen und Bibliotheken der Websitesammlung ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf die Einstellungen Symbol SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.
    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterEinstellungen, klicken Sie auf Workfloweinstellungen.
    Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

  6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen, blockieren oder wiederherstellen.

  7. Deaktivieren, erneut aktivieren oder Entfernen von Workflows mithilfe des Formulars auf der Seite Workflows entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Das Formular umfasst fünf Spalten:

  • Workflow    Der Name des Workflows.

  • Instanzen    Die Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

  • Zulassen    Bei Auswahl dieser Option kann der Workflow weiterhin normal verwendet werden.

  • Keine neuen Instanzen    Bei Auswahl dieser Option werden alle derzeit aktiven Instanzen des Workflows bis zum Ende durchgeführt. Der Workflow wird jedoch deaktiviert, da keine neuen Instanzen ausgeführt werden können. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Rufen Sie erneut diese Seite auf, um einen Workflow später erneut zu aktivieren, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Option, die den Workflow ganz aus der Websitesammlung entfernt. Alle laufende Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für den betreffenden Workflow nicht mehr angezeigt wird, klicken Sie auf der Seite für die Liste oder Bibliothek. (Dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden.)

Wie geht's weiter?

Führen Sie eine Testinstanz des Workflows aus, nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, um die Auswirkungen der Änderungen zu überprüfen.

Weitere Anpassung

Es gibt eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, um die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows weiter anzupassen.

Sie können sogar völlig neue benutzerdefinierte Workflows erstellen.

Sie können dazu die folgenden Programme verwenden:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Anpassen von Workflowformularen, -aktionen und -verhalten

  • Microsoft Visual Studio    Erstellen eigener benutzerdefinierter Workflowaktionen

Weitere Informationen finden Sie im Microsoft Software Developer Network-Hilfesystem (MSDN).

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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