Umfassende Informationen zu Genehmigungsworkflows

Umfassende Informationen zu Genehmigungsworkflows

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SharePoint-Workflows können Sie dabei unterstützen, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren, wodurch Sie sowohl konsistenter als auch effizienter werden. Der Genehmigungs Workflow ermöglicht es Ihnen, Dokumente und andere in SharePoint gespeicherte Elemente für die Genehmigung an eine oder mehrere Personen zu leiten.

Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows.

Wichtig: Der Genehmigungsworkflow ist standardmäßig nicht aktiviert und wird im Listenfeld Workflowvorlage auswählen des Zuordnungs Formulars nicht aufgeführt. Um Sie zur Verwendung zur Verfügung zu stellen, muss ein Websiteadministrator Sie auf der Ebene der Websitesammlung aktivieren. Wechseln Sie zu Websiteeinstellungen _GT_ Websitesammlungsfeatures _GT_ Aktivieren des Features Workflows. Außerdem stellt SharePoint 2013 diese Workflowvorlagen basierend auf dem SharePoint 2010-Kompatibilitätsmodus bereit. Verwenden Sie zum Erstellen eines SharePoint 2013-basierten Workflows mit ähnlicher Logik SharePoint Designer 2013.

Sie müssen lediglich eine Aufgabe des Genehmigungsworkflows ausführen    Blättern Sie nach unten bis zum Segment DURCHFÜHREN, und erweitern Sie es. Die anderen Segmente sind für Sie jetzt möglicherweise nicht relevant.

Vergleich eines manuellen Prozesses mit einem automatisierten Workflow

SharePoint-Workflows weisen die folgenden Eigenschaften auf:

  • Effizient und einheitlich    Ein Genehmigungsworkflow leitet das Dokument oder Element automatisch weiter, weist Prüfaufgaben zu und verfolgt deren Fortschritt und sendet bei Bedarf Erinnerungen und Benachrichtigungen. Die Aktivität in einem Workflow kann auf einer zentralen Statusseite überwacht und angepasst werden. Der Verlauf der Ereignisse in einem Workflow wird nach Abschluss 60 Tage lang aufbewahrt.

  • Geringerer Arbeitsaufwand    Ein Genehmigungsworkflow spart Ihnen und Ihren Kollegen Zeit und Ärger. Gleichzeitig werden Genehmigungsprozesse rationalisiert und standardisiert.

Das folgende Diagramm enthält eine sehr einfache Version des Genehmigungsworkflows.

Diagramm eines einfachen Genehmigungsworkflows

Die Informationen in diesem Artikel sind in zehn erweiterbare Segmente aufgeteilt.

Klicken Sie hier, um einige Tipps zur optimalen Nutzung dieses Artikels zu erhalten.

Sie müssen lediglich eine Aufgabe des Genehmigungsworkflows ausführen    Blättern Sie nach unten bis zum Segment DURCHFÜHREN, und erweitern Sie es. Die anderen Segmente sind für Sie jetzt möglicherweise nicht relevant.

Wenn Sie Workflows hinzufügen, starten, überwachen und verwalten möchten    Wenn Sie noch nicht mit diesen Aufgaben vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, wenn Sie sich in diesem Artikel Segment für Segment durcharbeiten, wenn Sie zum ersten Mal einen Workflow entwerfen und hinzufügen. Wenn Sie sich mit den Informationen und dem Artikel Layout vertraut gemacht haben, können Sie direkt zu dem Segment wechseln, das Sie bei einer Rückkehr besuchen müssen.

Inhaltsgenehmigung und Veröffentlichungsgenehmigung    Sie verfügen möglicherweise über Listen oder Bibliotheken, in denen Sie die Genauigkeit oder Angemessenheit von Form und Stil des Inhalts von neuen Elementen und/oder neuen Versionen von vorhandenen Elementen überprüfen möchten, bevor sie für alle sichtbar gemacht werden, die auf die Liste zugreifen können. Ein derartiger Überprüfungsprozess wird Inhaltsgenehmigung genannt. Sie können die Genehmigung von Inhalten in einer Liste oder Bibliothek mit einem Genehmigungsworkflow steuern. (Weiterhin gibt es einen sehr ähnlichen Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung, der speziell für die Verwendung in SharePoint-Websites vorgesehen ist, die Webseiten im Internet veröffentlichen.)

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Bei einem Genehmigungsworkflow handelt es sich um ein SharePoint-Feature, das ein Dokument oder ein anderes Element, das in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichert ist, an andere Personen sendet, damit sie es genehmigen oder ablehnen können. Der Workflow automatisiert, rationalisiert und standardisiert den gesamten Prozess.

Diagramm eines einfachen Genehmigungsworkflows

Der grundlegende in SharePoint-Produkten enthaltene Genehmigungsworkflow dient als Vorlage. Mithilfe dieser Vorlage können Sie mehrere Genehmigungsworkflows zu Ihren Websites hinzufügen. Jeder hinzugefügte Workflow stellt eine einmalige Version des grundlegenden Genehmigungsworkflows mit einer speziellen Arbeitsweise dar, die über die beim Hinzufügen des Workflows angegebenen Einstellungen festgelegt wird.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Was kann ein Genehmigungsworkflow für mich tun?

  2. Was kann ein Genehmigungsworkflow nicht?

  3. Wer kann diesen Workflow verwenden?

  4. Wie wird ein solcher Workflow geplant, hinzugefügt, ausgeführt und verwaltet?

1. Was kann ein Genehmigungsworkflow für mich tun?

  • Wenn Sie einen Genehmigungsworkflow erstmals zu einer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzufügen, können Sie die Anzahl der Teilnehmer angeben und festlegen, ob die Aufgaben nacheinander (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden. Sie können sogar festlegen, ob die Aufgaben der Teilnehmer in zwei oder mehr separate Phasen aufgeteilt werden sollen, sowie einen Endtermin und/oder eine zulässige Zeit für die Durchführung der einzelnen Aufgaben angeben. Wenn Sie den Workflow für ein Element manuell starten, können Sie diese Einstellungen beliebig ändern.

  • Der Workflow weist den einzelnen angegebenen Teilnehmern eine Aufgabe zu. Jeder Teilnehmer wählt eine von mehreren möglichen Antworten aus: Er kann das Element genehmigen oder ablehnen, eine Änderung im Element anfordern, die Aufgabe einem anderen zuweisen oder die Aufgabe abbrechen oder löschen.

  • Während der Ausführung des Workflows können Sie auf einer einzelnen, zentralen Seite für den Workflowstatus den Fortschritt überprüfen und (bei Bedarf) Anpassungen vornehmen.

  • Die Liste aller Workflowereignisse, die im Laufe einer Ausführung (oder Instanz) des Workflows aufgetreten sind, steht für einen Zeitraum von 60 Tagen nach Abschluss des Workflows auf der Workflowstatusseite für Referenzzwecke zur Verfügung.

Sie können auch einen Genehmigungsworkflow verwenden, um einen Inhaltsgenehmigungsprozess für eine Liste oder Bibliothek zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie im Segment Steuern dieses Artikels.

2. Was kann ein Genehmigungsworkflow nicht?

Die Teilnehmer eines Genehmigungsworkflows dürfen normalerweise keine Änderungen am geprüften Element vornehmen. Die Teilnehmer können im Verlauf der Workflowinstanz allerdings Änderungen des Elements anfordern. Wenn Sie einen Workflow hinzufügen möchten, in dem die Teilnehmer Kommentare und protokollierte Änderungen im Element hinzufügen können, finden Sie entsprechende Informationen im Artikel Umfassende Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback im Abschnitt Siehe auch.

Außerdem sind Genehmigungsworkflows nicht zum Sammeln von Signaturen konzipiert. Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Signaturen in einem Microsoft Word-Dokument, einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe oder einem Microsoft InfoPath-Formular verwenden möchten, lesen Sie den Artikelalle Informationen zum Sammeln von Signaturen-Workflowsim Abschnitt Siehe auch.

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3. Wer kann diesen Workflow verwenden?

So fügen Sie einen Workflow hinzu    Standardmäßig müssen Sie über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um einen Workflow Hinzufügen zu können. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppe "Besucher" nicht.)

So starten Sie einen Workflow    Außerdem müssen Sie standardmäßig über die Berechtigung Elemente bearbeiten verfügen, um einen Workflow zu starten , der bereits hinzugefügt wurde. (Die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppe "Besitzer" verfügen standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten", die Gruppe "Besucher" jedoch nicht.)

Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von den Mitgliedern der Gruppe Besitzer gestartet werden können. (Aktivieren Sie dazu auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars das Kontrollkästchen Zum Starten dieses Workflows sind Berechtigungen zum Verwalten von Listen erforderlich.)

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4. Wie wird ein solcher Workflow geplant, hinzugefügt, ausgeführt und verwaltet?

Es gibt die folgenden grundlegenden Phasen:

  • VOR dem Ausführen des Workflows (Plan, Add, Start)   
    Bevor Sie einen Workflow hinzufügen, planen Sie die Position, an der Sie ihn hinzufügen möchten (für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für die gesamte Websitesammlung) und die Details zur Funktionsweise. Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt und konfiguriert haben, kann jeder mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow für ein bestimmtes Element starten. Der Workflow kann auch so eingerichtet werden, dass er automatischausgeführt wird. Automatische Läufe können auf der Grundlage eines oder beider auslösender Ereignisse aktiviert werden: Wenn ein Element zu einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt oder in einer Datei erstellt oder ein Element in einer Liste oder Bibliothek geändert wird.

  • WÄHREND der Workflow ausgeführt wird (Fertig stellen, überwachen, anpassen)   
    Während der Workflow ausgeführt wird, erledigen einzelne Teilnehmer die Ihnen zugewiesenen Aufgaben. Automatische Erinnerungen werden an Teilnehmer gesendet, die Aufgaben Termine nicht einhalten. Währenddessen kann der Fortschritt des Workflows von einer zentralen Workflow Status Seite für diese bestimmte Instanz des Workflows überwacht werden. Anpassungen des Workflows während der Ausführung können auf derselben Seite erfolgen. und bei Bedarf kann der Workflow abgebrochen oder von dort beendet werden.

  • NACH dem Ausführen des Workflows (überprüfen, melden, ändern)   
    Nach Abschluss des Workflows kann der gesamte Verlauf des Laufs (oder der Instanz) auf der Workflow Status Seite auf bis zu 60 Tage überprüft werden. Auf der gleichen Seite können statistische Berichte über die Leistung dieser Workflow Version erstellt werden. Wenn Sie über die Art und Weise, wie die Workflowfunktionen funktionieren, überhaupt nichts ändern möchten, können Sie das Zuordnungsformular, das Sie beim ersten Hinzufügen des Workflows abgeschlossen haben, öffnen und bearbeiten.

Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht diese Phasen aus der Sicht der Person, die den neuen Workflow hinzufügt.

Workflowprozess

In diesem Segment werden die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, und die benötigten Informationen behandelt, die Sie zusammentragen müssen, damit Sie eine Version des Genehmigungsworkflows hinzufügen können.

Wenn Sie bereits wissen, wie Sie einen solchen Workflow hinzufügen, und die jeweiligen Schritte lediglich auffrischen müssen, können Sie direkt zum entsprechenden HINZUFÜGEN-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels wechseln.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorlagen und Versionen

  2. Vorstellung des Zuordnungsformulars

  3. Zwölf Fragen, die beantwortet werden müssen

1. Vorlagen und Versionen

Die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows dienen als Mastervorlagen, die als Grundlage für die jeweiligen, individuellen Workflows verwendet werden, die Sie zu Listen, zu Bibliotheken und zur Websitesammlung hinzufügen.

Bei jedem Hinzufügen eines Genehmigungsworkflows fügen Sie beispielsweise tatsächlich eine Version der allgemeinen Genehmigungsworkflowvorlage hinzu. Sie geben jeder Version einen eigenen Namen und eigene Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen einer bestimmten Version im Zuordnungsformular angeben. Auf diese Weise können Sie mehrere Workflows hinzufügen, alle Versionen, die auf der Genehmigungsworkflow-Mastervorlage basieren, jedoch alle Versionen, die auf die spezifische Art und Weise zugeschnitten sind, in der Sie verwendet werden. Die benannten Versionen können auch als Workflow Instanzenbezeichnet werden.

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2. Vorstellung des Zuordnungsformulars

Wenn Sie eine neue Workflow Version auf der Grundlage einer der enthaltenen Workflowvorlagen hinzufügen, füllen Sie ein Zuordnungsformular aus, um anzugeben, wie die neue Instanz funktionieren soll.

Der folgende Abschnitt enthält eine Liste mit vorbereitenden Fragen für das Ausfüllen des Zuordnungsformulars. Nehmen Sie sich jedoch zuvor kurz Zeit, um das Formular und die zugehörigen Felder kennenzulernen.

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Erstes Initiierungsformular

Zweite Seite des Zuordnungsformulars

Formular zum Eingeben ausführungsspezifischer Informationen

Die Felder im roten Kästchen auf der zweiten Seite sind auch im Initiierungsformular enthalten, das angezeigt wird, wenn der Workflow manuell gestartet wird, und für die jeweilige Ausführung bearbeitet werden kann.

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3. Zwölf Fragen, die beantwortet werden müssen

Nachdem Sie alle Fragen in diesem Abschnitt beantwortet haben, können Sie den Workflow hinzufügen.

  1. Handelt es sich um den richtigen Workflow?

  2. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? und Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

  3. Was ist ein guter Name?

  4. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: vorhanden oder neu?

  5. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

  6. Gilt dieser Workflow auch für vererbte Inhaltstypen?

  7. Teilnehmer: welche Personen, in welcher Reihenfolge?

  8. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

  9. Wann sind Aufgaben fällig?

  10. Wann endet dieser Workflow?

  11. Wer muss benachrichtigt werden?

  12. Steuert dieser Workflow die Genehmigung von Inhalten?

1. Handelt es sich um den richtigen Workflow?

Es gibt mehrere Workflowvorlagen mit dem Wort "Genehmigung" in ihren Namen. Dieser Artikel bezieht sich auf die Workflowvorlage, die im Menü als Genehmigung – SharePoint 2010, angezeigt wird. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dieser Workflowtyp für Sie am besten geeignet ist, lesen Sie zurück zum Abschnitt Learn in diesem Artikel. Weitere Informationen zu den anderen verfügbaren Workflowvorlagen finden Sie im Artikel zu den in SharePoint enthaltenen Workflowsim Abschnitt Siehe auch.

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2. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? (und) Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

Sie können die neue Version des Genehmigungsworkflows nur in einer einzelnen Liste oder Bibliothek zur Verfügung stellen, oder Sie können Sie in der gesamten Websitesammlung zur Verfügung stellen.

  • Wenn Sie den Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, können Sie den Workflow so einrichten, dass er für alle Inhaltstypen oder nur für einen einzelnen Inhaltstyp ausgeführt wird.

  • Wenn Sie den Workflow für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, müssen Sie den Workflow jedoch so einrichten, dass er nur für einen einzelnen Inhaltstyp der Website ausgeführt wird.

Darstellung einer Websitesammlung mit Erklärung der 3 Möglichkeiten

Was ist ein Inhaltstyp?

Jedes Dokument oder ein anderes Element, das in einer SharePoint-Liste oder-Bibliothek gespeichert ist, gehört zu einem oder mehreren Inhaltstypen. Ein Inhaltstyp kann als Standard und generisch wie eine Dokument -oder Excel-Kalkulationstabelleoder als hoch spezialisiertes Vertrags -oder Produkt Designangegeben werden. Einige Inhaltstypen sind standardmäßig in SharePoint-Produkten verfügbar, Sie können diese jedoch sowohl anpassen als auch selbst hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter erstellen oder Anpassen eines Websiteinhaltstyps und Hinzufügen eines Inhaltstyps zu einer Liste oder Bibliothek.

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3. Was ist ein guter Name?

Weisen Sie der Workflowversion einen Namen zu, der die folgenden Eigenschaften aufweist:

  • Er gibt klar an, wofür der Workflow verwendet wird.

  • Er unterscheidet sich deutlich von anderen Workflows.

Ein Beispiel

Stellen Sie sich vor, dass Sie Mitglied einer Gruppe von Redakteuren sind. Die Gruppe möchte zwei verschiedene Genehmigungsworkflows verwenden, um eingereichte Dokumente von externen Mitarbeitern zu verwalten:

  • Der erste Workflow wird für jedes eingereichte Dokument ausgeführt, um zu entscheiden, ob er für den Redaktionsprozess akzeptiert wird.

  • Nachdem ein eingereichtes Dokument akzeptiert und bearbeitet wurde, wird der zweite Workflow für den bearbeiteten Entwurf ausgeführt, um zu entscheiden, ob er als endgültig akzeptiert wird.

Möglicherweise nennen Sie den ersten Workflow Accept Submission Approval und den zweiten endgültigen Entwurf einer Genehmigung.

Tipp: Sie sollten eine einheitliche Benennungskonvention festlegen und sicherstellen, dass alle Workflowbeteiligten mit den betreffenden Konventionen vertraut sind.

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4. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: vorhanden oder neu?

Sie können festlegen, dass Ihr Workflow die Liste der Standardaufgaben der Website und die Historie verwenden soll, andere vorhandene Aufgaben und Verlaufslisten verwenden oder neue Listen nur für diesen Workflow anfordern.

  • Wenn die Website über eine Vielzahl von Workflows verfügt oder einige Workflows viele Aufgaben umfassen, sollten Sie erwägen, für jeden Workflow neue Listen anzufordern. (Überlange Listen können die Leistung beeinträchtigen. Es ist schneller und einfacher, mehrere kurze Listen als eine sehr umfangreiche Liste zu verwalten.)

  • Wenn die Aufgaben und der Verlauf für diesen Workflow sensitive oder vertrauliche Daten enthalten, die getrennt von der allgemeinen Aufgabenliste verwaltet werden sollen, müssen Sie definitiv angeben, dass für diesen Workflow neue, getrennte Listen angelegt werden sollen. (Achten Sie nach dem Hinzufügen des Workflows darauf, dass die entsprechenden Berechtigungen für die neuen Listen festgelegt werden.

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5. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder manuell und automatisch gestartet werden kann:

  • Wenn Sie einen Genehmigungsworkflow für ein bestimmtes Dokument oder Element manuell starten, wird ein anderes Formular, das Initiierungsformular, vorgestellt. Das Initiierungsformular enthält die meisten Einstellungen auf der zweiten Seite des Zuordnungs Formulars. Wenn die Person, die den Workflow gestartet hat, diese Einstellungen ändern möchte (nur für die aktuelle Instanz), können Sie diese Vorgehensweise vor dem Klicken auf Start ausführen. Wechseln Sie zum Kontextmenü der Liste > Element > Workflows _GT_ wählen Sie den Workflow aus, um ihn manuell zu starten.

  • Bei einem automatischen Start gibt es natürlich keine Möglichkeit, ein Initiierungsformular anzuzeigen, sodass die im Zuordnungsformular angegebenen Standardeinstellungen ohne Änderungen verwendet werden.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen einem manuellen und einem automatischen Start.

Vergleich der Formulare beim manuellen und automatischen Start

Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, gelten nur für die aktuelle Instanz des Workflows. Um die permanenten Standardeinstellungen des Workflows zu ändern, müssen Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular bearbeiten (siehe Beschreibung im Abschnitt ÄNDERN dieses Artikels).

Manuelle Starts

Wenn Sie manuelle Starts zulassen, kann jeder mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow jederzeit für ein zulässiges Element starten.

Die Vorteile eines manuellen Starts liegen darin, dass Sie und Ihre Kollegen den Workflow nur dann ausführen, wenn dies auch gewünscht ist. Bei jeder Ausführung haben Sie die Möglichkeit, im Initiierungsformular einige Einstellungen zu ändern.

Ein kurzes Beispiel    Wenn Sie den Workflow nur für Elemente ausführen möchten, die von einem Verfasser außerhalb des Teams erstellt wurden, wird das automatische Starten nur für Elemente beibehalten, die von Ihnen und ihren Teamkollegen erstellt wurden. (Eine alternative Lösung: Verwalten Sie eine Liste oder Bibliothek für Elemente von Autoren in Ihrem Team und eine separate Liste oder Bibliothek für Elemente von allen anderen Autoren. Auf diese Weise können Sie den Workflow automatisch ausführen, jedoch nur in der Liste der externen Autoren. Eine weitere Lösung: Fügen Sie eine wenn-Bedingung hinzu, und legen Sie Sie für die bestimmte Personen erstellt . Weitere Informationen finden Sie unter Workflow Bedingungen – Kurzübersicht .)

Der Hauptnachteil eines manuellen Starts besteht darin, dass jemand daran denken muss, den Workflow zum entsprechenden Zeitpunkt zu starten.

Automatische Starts

Sie können den Workflow so einrichten, dass er durch eines der folgenden Ereignisse automatisch gestartet wird:

  • Jemand möchte eine Hauptversion eines Elements veröffentlichen.

  • In der Liste oder Bibliothek wird ein neues Element erstellt oder geladen.

  • Ein bereits in der Liste oder Bibliothek gespeichertes Element wird geändert.

Der Vorteil eines automatischen Starts besteht darin, dass keiner daran denken muss, den Workflow zu starten. Er wird immer dann ausgeführt, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt.

Ein kurzes Beispiel    Wenn Sie verantwortlich für die Genauigkeit und Angemessenheit der Elemente in einer Liste sind, können Sie einen Genehmigungsworkflow zur betreffenden Liste hinzufügen und sich als einzigen Teilnehmer angeben. Sie können den Workflow so einrichten, dass er immer dann automatisch gestartet wird, wenn ein Element in der Liste geändert oder ein neues Element hinzugefügt wird. Auf diese Weise sind Sie immer auf dem aktuellen Stand.

Automatische Starts weisen zwei Nachteile auf:

  • Sie können die Ausführung des Workflows nicht verhindern, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt.

  • Sie können am Anfang der einzelnen Instanz keine Einstellungen ändern.

Weitere Informationen zur automatischen Ausführung von Genehmigungsworkflows, wenn eine Hauptversion eines Elements veröffentlicht werden soll, finden Sie im Segment STEUERN dieses Artikels.

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6. Gilt dieser Workflow auch für vererbte Inhaltstypen?

Nur wenn Sie für die gesamte Websitesammlung einen Workflow zu einem Inhaltstyp hinzufügen, können Sie den Workflow auch zu anderen Inhaltstypen in der Websitesammlung hinzufügen, die vom Inhaltstyp abstammen, zu dem der Workflow hinzugefügt wird.

Anmerkungen

  • Die Durchführung des Vorgangs, um die gesamte Erweiterung vorzunehmen, kann längere Zeit dauern.

  • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, bei denen dieser Workflow zu erbenden Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie Mitglied der Gruppe "Besitzer" auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

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7. Teilnehmer: welche Personen, in welcher Reihenfolge?

Sie müssen den Namen oder die E-Mail-Adresse aller Personen angeben, denen Prüfaufgaben zugewiesen werden.

Eine Phase oder mehrere Phasen?    Sie können auswählen, ob Prüfaufgaben nur eine Phase oder mehrere Phasen umfassen. Bei mehr als einer Phase werden die Phasen nacheinander ausgeführt.

Parallele oder serielle Prüfungen?    Sie können für die Teilnehmer einer beliebigen Phase auswählen, ob alle Prüfaufgaben gleichzeitig (parallel) oder nacheinander (seriell) in der angegebenen Reihenfolge zugewiesen werden. Die serielle Möglichkeit kann beispielweise von Nutzen sein, wenn der Workflow so eingerichtet wird, dass er nach der ersten Ablehnung endet oder die weiteren Teilnehmer in der Lage sein sollen, die Kommentare von früheren Teilnehmern im Rahmen ihrer Prüfungen anzuzeigen.

Beispiel

Das folgende einfache Szenario veranschaulicht einige Vorteile von mehreren Phasen und seriellen Prüfungen:

Stellen Sie sich vor, dass Frank einen Genehmigungsworkflow hinzufügt. Seine Mitarbeiter Anna und Sebastian sollen die einzelnen Elemente zuerst prüfen, bevor er sie selbst prüft. Der Workflow soll außerdem vor seiner eigenen Prüfung enden, wenn ein Element von Anna oder Sebastian abgelehnt wird. Frank hat zwei Möglichkeiten diesen Workflow einzurichten:

  • Mithilfe einer seriellen Überprüfung    Frank richtet eine einstufige serielle Überprüfung ein, in der Anna und Sean die ersten beiden Teilnehmer sind und der dritte ist. und er wählt die Option Ende bei der ersten Ablehnung aus.
    In dieser Anordnung muss Anna das Element genehmigen, bevor die Aufgabe von Sean zugewiesen wird, und dann muss Sean das Element genehmigen, bevor Franks Aufgabe zugewiesen wird. Wenn Anna das Element ablehnt, wird weder Sean noch Frank eine Aufgabe zugewiesen. und wenn Anna Sie billigt, aber Sean ablehnt, endet der Workflow noch, bevor die Überprüfung von Franks Aufgabe zugewiesen wird.
    Hier erfahren Sie, wie Frank seine einstufige serielle Überprüfung einrichtet.
    Formular mit Hervorhebung der seriellen Einstellung
    Option 'Bei erster Ablehnung beenden' aktiviert

  • Mithilfe von zwei Phasen    Wenn Frank möchte, dass Anna und Sean gleichzeitig Ihre Bewertungen erhalten, damit Sean nicht warten muss, bis Anna beendet ist, bevor Sie beginnen kann, kann er zwei Schritte im Workflow einrichten: die erste parallele Phase für die Bewertungen von Anna und Sean , und die zweite eine separate Bühne für nur seine eigene Überprüfung. Wieder wählt er die Option " bei der ersten Ablehnung beenden" aus. Die zweite Stufe wird erst gestartet, wenn die erste Phase abgeschlossen ist. Wenn also Anna oder Sean das Element ablehnen, wird die Überprüfungsaufgabe von Frank nie zugewiesen.
    Hier erfahren Sie, wie Frank seine zweistufige parallele Überprüfung einrichtet.
    Formular mit Hervorhebung der parallelen Einstellung
    Option 'Bei erster Ablehnung beenden' aktiviert

Die folgenden Diagramme veranschaulichen beide Lösungen.

Serieller Workflow und Workflow mit zwei Phasen nebeneinander

Externe Teilnehmer    Es gibt einen speziellen Prozess, um Teilnehmer einzubeziehen, die kein Mitglied der SharePoint-Organisation sind. Dabei fungiert ein Websitemitglied als Bevollmächtigter für den externen Teilnehmer.

Das folgende Diagramm veranschaulicht den Prozess:

Prozessflussdiagramm für die Einbeziehung externer Teilnehmer

Aufgaben jeweils einer ganzen Gruppe oder einzelnen Gruppenmitgliedern zuweisen?    Wenn Sie für die Workflowteilnehmer eine Gruppenadresse oder Verteilerliste einfügen, kann der Workflow den einzelnen Mitgliedern der Gruppeeine Aufgabe oder der ganzen Gruppe nur eine Aufgabe zuweisen (wobei weiterhin eine Benachrichtigung über die jeweilige Aufgabe an die einzelnen Mitglieder gesendet wird). Wenn der ganzen Gruppe lediglich eine Aufgabe zugewiesen wird, kann ein beliebiges Mitglied der Gruppe die betreffende einzelne Aufgabe übernehmen und durchführen. (Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

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8. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

Das Zuordnungsformular enthält ein Textfeld, in dem Sie Anweisungen, Details zu Anforderungen, Ressourcen usw. angeben können.

Sie können u. a. die folgenden Informationen eingeben:

  • Sie können einen Ansprechpartner angeben, an den sich Teilnehmer bei Problemen oder Fragen wenden können.

  • Wenn der Workflow jeder Gruppe oder Verteilerliste nur eine einzige Aufgabe zuweist, können Sie hier angeben, dass ein Mitglied der jeweiligen Gruppe die Aufgabe übernehmen muss, um sie zu erledigen. So wird vermieden, dass andere Mitglieder der Gruppe Zeit für dieselbe Aufgabe vergeuden. (Details zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

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9. Wann sind Aufgaben fällig?

Sie haben zwei Möglichkeiten, anzugeben, wann Workflowaufgaben fällig sind:

Kalenderdatum    Sie können ein Kalenderdatum angeben, an dem alle Aufgaben fällig sind.

  • Wenn Sie den Workflow so einrichten, dass er automatisch gestartet wird, sollten Sie diese Möglichkeit normalerweise nicht verwenden, weil der angegebene Wert für das Datum nicht automatisch in Bezug auf das aktuelle Datum angepasst wird, wenn der Workflow automatisch startet.

Aufgabendauer    Sie können den zulässigen Zeitraum für die Durchführung der einzelnen Aufgaben in Tagen, Wochen oder Monaten angeben. Der Zeitraum beginnt, wenn die Aufgabe zugewiesen wird.

  • Ein Kalenderfälligkeitsdatum setzt eine angegebene Aufgabendauer außer Kraft. Wenn heute beispielsweise der 10. Juni ist und heute eine Aufgabe mit einer Dauer von drei Tagen zugewiesen wird, aber der 11. Juni als Kalenderfälligkeitsdatum festgelegt wurde, muss die Aufgabe am 11. Juni (dem Kalenderfälligkeitsdatum) und nicht erst am 13. Juni (dem Ende des Zeitraums von drei Tagen) erledigt sein.

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10. Wann endet dieser Workflow?

Um keine Zeit für unnötige Prüfungen zu verschwenden, können Sie festlegen, dass der Workflow sofort endet (vor dem angegebenen oder berechneten Fälligkeitsdatum), wenn eines der beiden folgenden Ereignisse eintritt:

  • Einer der Teilnehmer lehnt das Element ab.

  • Das Element wird irgendwie verändert.

Hinweis:  Ein Workflow kann nicht für ein Element gestartet werden, das momentan ausgecheckt ist. Nachdem der Workflow gestartet wurde, kann das zu prüfende Element jedoch ausgecheckt werden, damit es nicht geändert werden kann. (Solange das Element aber ausgecheckt ist, kann kein anderer Workflow für das Element gestartet werden.)

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11. Wer muss benachrichtigt werden?

Im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars können Sie die Namen oder Adressen von Personen angeben, die benachrichtigt werden sollen, wenn der Workflow beginnt oder endet.

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird der betreffenden Person keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

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12. Steuert dieser Workflow die Genehmigung von Inhalten?

Sie verfügen möglicherweise über Listen oder Bibliotheken, in denen Sie die Genauigkeit oder Angemessenheit von Form und Stil des Inhalts von neuen Elementen und/oder neuen Versionen von vorhandenen Elementen überprüfen möchten, bevor sie für alle sichtbar gemacht werden, die auf die Liste zugreifen können. Ein derartiger Überprüfungsprozess wird Inhaltsgenehmigung genannt.

In SharePoint-Produkten können Sie den Inhaltsgenehmigungsprozess mit einem Genehmigungsworkflow einfacher und effizienter gestalten. Weitere Informationen finden Sie im Segment Steuern der Inhaltsgenehmigung dieses Artikels.

Wie geht's weiter?

Wechseln Sie zum entsprechenden HINZUFÜGEN-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels, wenn Sie dieses Segment durchgearbeitet haben, um den Genehmigungsworkflow zur Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen.

Sie verfügen möglicherweise über Listen und Bibliotheken, in denen Sie die Genauigkeit oder Angemessenheit von Form und Stil des Inhalts von neuen Elementen und/oder neuen Versionen von vorhandenen Elementen überprüfen möchten, bevor sie für alle sichtbar gemacht werden, die auf die Liste zugreifen können. Ein derartiger Überprüfungsprozess wird Inhaltsgenehmigung genannt.

In SharePoint-Produkten können Sie die Inhaltsgenehmigung manuell ohne einen Workflow steuern. Ein SharePoint-Genehmigungsworkflow kann den Prozess jedoch noch einfacher und effizienter gestalten.

Wenn Sie noch nicht mit den Features für Versionsverwaltung und Inhaltsgenehmigung in SharePoint-Produkten vertraut sind, sollten Sie sich zuerst in den folgenden Artikeln entsprechend informieren:

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Genehmigungsworkflow den Inhaltsgenehmigungsprozess steuern kann. Jeder Möglichkeit ist im Zuordnungsformular, das Sie beim Hinzufügen des Workflows ausfüllen, ein entsprechendes Steuerelement zugeordnet. Sie können im Workflow eine Möglichkeit oder beide Möglichkeiten verwenden.

Steuern der Veröffentlichung von Hauptversionen

Der Bereich Startoptionen auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars enthält die Option Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen. Bei dieser Option muss Folgendes beachtet werden:

  • Diese Option ist nur für einen Genehmigungsworkflow verfügbar, der für alle Inhaltstypen in einer einzelnen Liste oder Bibliothek ausgeführt wird, und nicht für einen Workflow, der für Elemente mit nur einem einzigen Inhaltstyp ausgeführt wird.

  • Damit diese Option verfügbar ist, müssen auf der Seite Versionierungseinstellungen die Inhaltsgenehmigung für die Liste oder Bibliothek aktiviert und die Option Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen ausgewählt sein.

  • Wenn Sie diese Option auswählen, sind die beiden folgenden Optionen, Diesen Workflow starten, wenn ein neues Element erstellt wird und Diesen Workflow starten, wenn ein Element geändert wird, nicht mehr verfügbar.

  • Wenn Sie diese Option auswählen, wird der Workflow nur dann automatisch für ein Element ausgeführt, wenn jemand eine Hauptversion des betreffenden Elements veröffentlichen möchte.

  • In einer Liste oder Bibliothek kann es nur einen Genehmigungsworkflow geben, der zum Genehmigen der Veröffentlichung von Hauptversionen verwendet wird. Wenn Sie für diese Funktion in derselben Liste oder Bibliothek einen zweiten Workflow zuweisen möchten, werden Sie aufgefordert, einen der beiden Workflows auszuwählen.

Steuerung unabhängig von der Versionsverwaltung

Der Bereich Inhaltsgenehmigung aktivieren auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars enthält die Option Aktualisiert den Genehmigungsstatus, nachdem der Workflow abgeschlossen ist (verwenden Sie diesen Workflow zum Steuern der Inhaltsgenehmigung).

Diese Option ist im Formular unabhängig davon verfügbar, ob in der Liste oder Bibliothek eine Inhaltsgenehmigung erforderlich ist. In jedem Fall wird der Wert im Feld Genehmigung für das Element abhängig vom Ergebnis des Workflows aktualisiert.

Diese Option bietet die folgenden alternativen Möglichkeiten:

  • Sie können den Workflow immer manuell ausführen.

  • Sie können auf der ersten Seite des Zuordnungsformulars eine oder mehrere Optionen für den automatischen Start auswählen.

  • Sie können manuelle und automatische Starts zulassen.

Inhaltssteuerung für Webveröffentlichungssites

Das Inhaltssteuerelement ist ein spezialisierter Prozess auf Websites, auf denen Seiten im Web veröffentlicht werden. Dementsprechend gibt es einen speziellen Workflow für die VeröffentlichungsGenehmigung für die Verwendung auf Veröffentlichungswebsites sowie eine Websitevorlage (benannte VeröffentlichungsWebsite mit Workflow), die eine Version des Workflows enthält, die bereits für die Verwendung in der Webveröffentlichung angepasst wurde.

Wie geht's weiter?

Wechseln Sie zum entsprechenden HINZUFÜGEN-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels, wenn Sie dieses Segment durchgearbeitet haben, um den Genehmigungsworkflow zur Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen.

Falls Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, sollten Sie die Segmente WEITERE INFORMATIONEN und PLANEN in diesem Artikel durchlesen, bevor Sie die Schritte in diesem Segment durcharbeiten.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorbemerkung

  2. Hinzufügen des Workflows

1. Vorbemerkung

Damit Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

E-Mail senden    Damit der Workflow e-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss e-Mail für Ihre SharePoint-Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits erledigt ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator. Weitere Informationen finden Sie auch unter schrittweise Anleitung für SharePoint 2013: Einrichten der Einstellung für ausgehende e-Mails.

Berechtigungen Die Standardeinstellungen von SharePoint setzen voraus, dass Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzufügen zu können. (Die Gruppe Besitzer verfügt im Gegensatz zu den Gruppen Mitglieder und Besucher standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten.) Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Segment WEITERE INFORMATIONEN dieses Artikels.

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2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie den Workflow hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Hinweis: Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt die Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Geben Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" unter Workflowzuordnungen für diesen Typ anzeigen an, ob der Workflow für das Dokument, die Liste oder einen Ordner ausgeführt werden soll, und klicken Sie dann auf Workflow hinzufügen.

  5. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungs Formulars aus.
    (Anweisungen folgen der Abbildung.)

    Grundlegende Informationen beim Hinzufügen eines Workflows mit Hervorhebung der Abschnitte

    Popup 1

    Inhaltstyp

    Popup 2

    Vorlage

    Wählen Sie die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2010 aus.

    Hinweis: Wenn die Vorlage Genehmigung – SharePoint 2010 nicht in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um zu erfahren, ob er für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich aktiviert wurde. Wenn Sie ein Administrator sind, wechseln Sie zu Websiteeinstellungen _GT_ Websitesammlungsfeatures _GT_ Aktivieren der Funktion Workflows .

    Popup 3

    Name

    Geben Sie einen Namen für den Workflow ein. Der Name kennzeichnet den Workflow für Benutzer dieser Liste oder Bibliothek.

    Vorschläge zur Benennung von Workflows finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 4

    Aufgabenliste

    Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Neue Aufgabenliste klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

    Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 5

    Verlaufsliste

    Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Workflowverlauf (neu) klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

    Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 6

    Startoptionen

    Geben Sie an, wie dieser Workflow gestartet werden kann.

    Informationen zur Auswahl von Startoptionen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Informationen zum Steuern der Inhaltsgenehmigung mit dem Workflow, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Segment STEUERN dieses Artikels.

    • Beachten Sie, dass die Option diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen  nicht angezeigt wird, wenn Sie den Workflow nur für einen einzelnen Inhaltstyp hinzufügen.

    • Wenn Sie Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen aktivieren, sind die beiden folgenden Kontrollkästchen nicht mehr verfügbar.

  6. Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Einstellungen in diesem Formular ordnungsgemäß festgelegt wurden.

  7. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungs Formulars aus.
    (Anweisungen folgen der Abbildung.)

    Hinweis: Wenn Sie den Workflow manuell starten, zeigen SharePoint-Produkte die ersten Optionen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars an (die Zahlen 1 bis 7 in der folgenden Abbildung, von Genehmigende Personen bisCC), sodass Sie diese Optionen für die betreffende Instanz ändern können.

    Standardwerte beim Hinzufügen eines Workflows mit Hervorhebung von Feldern

    Popup 1

    Zuweisen an

    Popup 2

    Reihenfolge

    Geben Sie an, ob die Aufgaben einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

    Weitere Informationen zur seriellen oder parallelen Abfolge finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 3

    Neue Phase hinzufügen

    Fügen Sie die Phasen hinzu, die der ersten Phase, die Sie soeben konfiguriert haben, folgen sollen.

    • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

    Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 4

    Gruppen erweitern

    • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder einzelnen Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung. Jedes Mitglied muss eine eigene Aufgabe durchführen.)

    • Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jeder Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, als Ganzes lediglich eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied kann die Aufgabe übernehmen und für die gesamte Gruppe durchführen. Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

    Popup 5

    Anforderung

    Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

    • Kontaktinformationen

    • Hinweise zu einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugeordnet sind. (Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

    Popup 6

    Fälligkeitstermine und Dauer von Aufgaben

    Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

    • Wenn dieser Workflow automatisch gestartet werden kann, sollte das Feld Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben normalerweise leer bleiben und der Fälligkeitstermin über die beiden Felder für die Dauer gesteuert werden. Sie können im Initiierungsformular immer einen genauen Fälligkeitstermin angeben, falls der Workflow manuell gestartet wird.

    Weitere Informationen zur empfohlenen Verwendung von Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 7

    CC

    Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die am Anfang oder am Ende eines Workflows benachrichtigt werden sollen.

    • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird keine Workflowaufgabe zugewiesen.

    • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

    • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

    Popup 8

    Beenden des Workflows

    Wählen Sie keine, eine oder beide Optionen aus.

    Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 9

    Inhaltsgenehmigung aktivieren

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn dieser Workflow für Inhaltsgenehmigungen verwendet wird.

    Weitere Informationen zum Steuern der Inhaltsgenehmigung mit dem Workflow, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Segment Steuern dieses Artikels.

  8. Klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

Falls Sie noch nicht mit dem Hinzufügen von Workflows vertraut sind, sollten Sie die Segmente WEITERE INFORMATIONEN und PLANEN in diesem Artikel durchlesen, bevor Sie die Schritte in diesem Segment durcharbeiten.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorbemerkung

  2. Hinzufügen des Workflows

1. Vorbemerkung

Damit Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

E-Mail senden    Damit der Workflow e-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, müssen e-Mails für Ihre Website aktiviert sein. Wenn Sie nicht sicher sind, ob dies bereits erledigt ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator. Weitere Informationen finden Sie auch unter schrittweise Anleitung für SharePoint 2013: Einrichten der Einstellung für ausgehende e-Mails.

Berechtigungen Die Standardeinstellungen von SharePoint setzen voraus, dass Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzufügen zu können. (Die Gruppe Besitzer verfügt im Gegensatz zu den Gruppen Mitglieder und Besucher standardmäßig über die Berechtigung Listen verwalten.) Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Segment WEITERE INFORMATIONEN dieses Artikels.

Zum Segmentanfang

2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Rufen Sie die Homepage für die Websitesammlung auf (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen  , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den ein Workflow hinzugefügt werden soll.

    Hinweis:  Ein Workflow, der zur ganzen Websitesammlung hinzugefügt wird, darf nur für Elemente eines einzelnen Inhaltstyps hinzugefügt werden.

    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

    1. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

    2. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow hinzufügen.

    3. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungs Formulars aus.
      (Anweisungen folgen der Abbildung.)

    Seite für die Workfloweinrichtung

    Popup 1

    Vorlage

    Popup 2

    Name

    Geben Sie einen Namen für den Workflow ein. Der Name kennzeichnet den Workflow für Benutzer dieser Websitesammlung.

    Vorschläge zur Benennung von Workflows finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 3

    Aufgabenliste

    Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Neue Aufgabenliste klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

    Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Aufgabenliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 4

    Verlaufsliste

    Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf Workflowverlauf (neu) klicken, um eine neue Liste zu erstellen.

    Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zum Auswählen einer vorhandenen Liste) finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 5

    Startoptionen

    Geben Sie an, wie dieser Workflow gestartet werden kann.

    Informationen zur Auswahl von Startoptionen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 6

    Diesen Workflow allen Inhaltstypen hinzufügen, die von diesem Inhaltstyp erben?

    Geben Sie an, ob dieser Workflow zu allen anderen Website- und Listeninhaltstypen hinzugefügt, d. h. mit diesen verknüpft werden soll, die von diesem Inhaltstyp abstammen.

    • Die Durchführung des Vorgangs, um die gesamte Erweiterung vorzunehmen, kann längere Zeit dauern.

    • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, bei denen dieser Workflow zu erbenden Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie Mitglied der Gruppe "Besitzer" auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

  5. Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

  6. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungs Formulars aus.
    (Anweisungen folgen der Abbildung.)

    Hinweis: Wenn Sie den Workflow manuell starten, zeigen SharePoint-Produkte die ersten Optionen auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars an (die Zahlen 1 bis 7 in der folgenden Abbildung, von Genehmigende Personen bisCC), sodass Sie diese Optionen für die betreffende Instanz ändern können.

    Standardwerte beim Hinzufügen eines Workflows mit Hervorhebung von Feldern

    Popup 1

    Zuweisen an

    Popup 2

    Reihenfolge

    Geben Sie an, ob die Aufgaben einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

    Weitere Informationen zur seriellen oder parallelen Abfolge finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 3

    Neue Phase hinzufügen

    Fügen Sie die Phasen hinzu, die der ersten Phase, die Sie soeben konfiguriert haben, folgen sollen.

    • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

    Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 4

    Gruppen erweitern

    • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder einzelnen Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung. Jedes Mitglied muss eine eigene Aufgabe durchführen.)

    • Wenn der gesamtenGruppenur eine Aufgabe zugewiesen werden soll, die Sie in das Feld zuweisen an eingeben, Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe anfordern und ausführen. Die Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im vollständigen Segment dieses Artikels.)

    Popup 5

    Anforderung

    Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

    • Kontaktinformationen

    • Hinweise zu einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugeordnet sind. (Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

    Popup 6

    Fälligkeitstermine und Dauer von Aufgaben

    Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

    • Wenn dieser Workflow automatisch gestartet werden kann, sollte das Feld Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben normalerweise leer bleiben und der Fälligkeitstermin über die beiden Felder für die Dauer gesteuert werden. Sie können im Initiierungsformular immer einen genauen Fälligkeitstermin angeben, falls der Workflow manuell gestartet wird.

    Weitere Informationen zur empfohlenen Verwendung von Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 7

    CC

    Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die am Anfang oder am Ende eines Workflows benachrichtigt werden sollen.

    • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird keine Workflowaufgabe zugewiesen.

    • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

    • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die ursprünglich hinzugefügt hat, eine Start- und Endbenachrichtigung, ohne dass sie in diesem Feld angegeben werden muss.

    Popup 8

    Beenden des Workflows

    Wählen Sie keine, eine oder beide Optionen aus.

    Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 9

    Inhaltsgenehmigung aktivieren

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn dieser Workflow für Inhaltsgenehmigungen verwendet wird.

    Weitere Informationen zum Steuern der Inhaltsgenehmigung mit dem Workflow, einschließlich der Veröffentlichung von Hauptversionen, finden Sie im Segment Steuern dieses Artikels.

  7. Klicken Sie auf Speichern, um den Workflow zu erstellen, wenn alle Einstellungen auf dieser Seite ordnungsgemäß festgelegt wurden.

Wie geht's weiter?

Wechseln Sie zum Segment STARTEN dieses Artikels, wenn Sie dieses Segment durchgearbeitet haben, und starten Sie die erste Instanz, um den neuen Workflow zu testen.

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, nur automatisch oder manuell und automatisch gestartet werden kann:

  • Manuell zu jeder Zeit, durch jeden mit den notwendigen Berechtigungen.

  • Automatisch , wenn ein angegebenes auslösendes Ereignis eintritt. Das heißt, wenn ein Element der Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird und/oder wenn ein Element in der Liste in irgendeiner Weise geändert wird und/oder wenn jemand versucht, eine Hauptversion eines Elements zu veröffentlichen).
    (Das auslösende Ereignis oder die Ereignisse werden auf der ersten Seite des Zuordnungs Formulars während der ursprünglichen Zuordnung und Konfiguration des Workflows angegeben. Weitere Informationen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.)

Hinweis:  Ein Workflow kann nicht für ein Element gestartet werden, das momentan ausgecheckt ist. Nachdem der Workflow gestartet wurde, kann das zu prüfende Element jedoch ausgecheckt werden, damit es nicht geändert werden kann. (Solange das Element aber ausgecheckt ist, kann kein anderer Workflow für das Element gestartet werden.)

Abschnitte in diesem Segment

  1. Automatischer Start des Workflows

  2. Manueller Start des Workflows

  3. Manueller Start von der Liste oder Bibliothek aus

  4. Manueller Start von einem Microsoft Office-Programm aus

1. Automatischer Start des Workflows

Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er automatisch startet, wird der Workflow bei jedem Eintreten eines auslösenden Ereignisses für das Element ausgeführt, von dem das Ereignis ausgelöst wurde.

Wenn der Workflow startet, weist der Workflow die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet eine Aufgabenbenachrichtigung an alle Personen, denen eine Aufgabe zugewiesen ist. Weiterhin werden Startbenachrichtigungen (keine Aufgabenbenachrichtigungen) an die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, und alle im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars aufgeführten Personen gesendet.

Hinweis:  Wenn ein neuer Workflow hinzugefügt wird, der automatisch startet, sollte das Feld Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars normalerweise leer gelassen werden, weil ein in diesem Feld angegebener expliziter Datumswert nicht automatisch an den jeweiligen Startzeitpunkt des Workflows angepasst wird. Weitere Informationen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Zum Segmentanfang

2. Manueller Start des Workflows

Hinweis zu Berechtigungen Normalerweise benötigen Sie die Berechtigung Elemente bearbeiten, um einen Workflow starten zu können. (Die Gruppen Mitglieder und Besitzer verfügen im Gegensatz zur Gruppe Besucher standardmäßig über diese Berechtigung. Ein Besitzer kann jedoch für einen Workflow auch festlegen, dass Personen, die den Workflow starten, die Berechtigung Listen verwalten besitzen. Durch Auswahl dieser Option können Besitzer im Grunde festlegen, dass nur der jeweilige Besitzer und andere Besitzer einen bestimmten Workflow starten können. Weitere Einzelheiten finden Sie im Segment WEITERE INFORMATIONEN dieses Artikels.)

Zwei Ausgangspunkte

Es gibt zwei Stellen, an denen Sie einen Workflow manuell starten können:

  • Von der Liste oder Bibliothek aus , in der das Element gespeichert ist.

  • Im eigentlichen Element , das in dem Microsoft Office-Programm geöffnet ist, in dem es erstellt wurde. (Dabei muss es sich um ein installiertes Programm und nicht um die Webversion der Anwendung handeln.)

Die restlichen beiden Abschnitte in diesem Segment enthalten Anweisungen für beide Methoden.

Zum Segmentanfang

3. Manueller Start von der Liste oder Bibliothek aus

  1. Wechseln Sie zur Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist, für das der Workflow ausgeführt werden soll.

  2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen des Elements, und klicken Sie dann im Dialogfeld auf die drei Punkte, um das Elementmenü anzuzeigen, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Elementname unter Neuen Workflow starten auf den Workflow, den Sie starten möchten.

  4. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular die gewünschten Änderungen für die jeweilige Instanz des Workflows vor.

    Hinweis:  Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, gelten nur für die aktuelle Instanz des Workflows. Informationen zum Vornehmen von Änderungen, die bei jeder Ausführung des Workflows verwendet werden, oder zum Ändern von Workfloweinstellungen, die nicht in diesem Formular angezeigt werden, finden Sie im Segment ÄNDERN dieses Artikels.

    Initiierungsformular

    Popup 1

    Zuweisen an

    Popup 2

    Reihenfolge

    Vergewissern Sie sich, dass die Angaben für die Zuweisung der Aufgaben, einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel), ordnungsgemäß festgelegt sind.

    Weitere Informationen zur seriellen oder parallelen Abfolge finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 3

    Neue Phase hinzufügen

    Fügen Sie neue Phasen hinzu, die den derzeit konfigurierten Phasen folgen sollen.

    • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

    Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 4

    Gruppen erweitern

    • Wenn jedem Mitglied jeder Gruppe , die Sie in das Feld zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen werden soll, Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält die Aufgabenbenachrichtigung, und jedes Mitglied erhält seine eigene Aufgabe.)

    • Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jeder Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, als Ganzes lediglich eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied kann die Aufgabe übernehmen und für die gesamte Gruppe durchführen. Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

    Popup 5

    Anforderung

    Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

    • Kontaktinformationen für Fragen und Probleme

    • Hinweise zu einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugeordnet sind. (Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

    Popup 6

    Fälligkeitstermine und Dauer von Aufgaben

    Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

    Weitere Informationen zur empfohlenen Verwendung von Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

    Popup 7

    CC

    Fügen Sie weitere Personen hinzu, oder entfernen Sie Personen. Beachten Sie folgende Punkte:

    • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird keine Workflowaufgabe zugewiesen.

    • Da der Workflow manuell gestartet wird, erhalten Sie unabhängig davon, ob Sie in diesem Feld aufgeführt sind, Start- und Endbenachrichtigungen.

  5. Klicken Sie auf Starten, um den Workflow zu starten, wenn Sie alle Einstellungen des Initiierungsformulars wie gewünscht festgelegt haben.

Der Workflow weist die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet Startbenachrichtigungen an Sie und die Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Zum Segmentanfang

  1. Öffnen Sie das Element im installierten Office-Programm auf Ihrem Computer.

  2. Klicken Sie im geöffneten Element auf der Registerkarte Datei auf Speichern und Senden, und klicken Sie dann auf den Workflow, der für das Element ausgeführt werden soll.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einchecken, wenn die folgende Meldung mit dem Hinweis angezeigt wird, dass die Datei für den Workflow eingecheckt werden muss.

  4. Klicken Sie auf die große Schaltfläche Workflow starten.

  5. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular die gewünschten Änderungen für die jeweilige Instanz des Workflows vor.

    Hinweis: Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, gelten nur für die aktuelle Instanz des Workflows. Informationen zum Vornehmen von Änderungen, die bei jeder Ausführung des Workflows verwendet werden, oder zum Ändern von Workfloweinstellungen, die nicht in diesem Formular angezeigt werden, finden Sie im Segment ÄNDERN dieses Artikels.

    Initiierungsformular

Popup 1

Zuweisen an

Popup 2

Reihenfolge

Vergewissern Sie sich, dass die Angaben für die Zuweisung der Aufgaben, einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel), ordnungsgemäß festgelegt sind.

Weitere Informationen zur seriellen oder parallelen Abfolge finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 3

Neue Phase hinzufügen

Fügen Sie neue Phasen hinzu, die den derzeit konfigurierten Phasen folgen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer Phase in das Feld Zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG+ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 4

Gruppen erweitern

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jedem Mitglied jeder einzelnen Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung. Jedes Mitglied muss eine eigene Aufgabe durchführen.)

  • Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit jeder Gruppe, die Sie im Feld Zuweisen an eingeben, als Ganzes lediglich eine Aufgabe zugewiesen wird. (Alle Mitglieder der Gruppe erhalten eine Aufgabenbenachrichtigung, aber nur ein Mitglied kann die Aufgabe übernehmen und für die gesamte Gruppe durchführen. Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

Popup 5

Anforderung

Der Text, den Sie in diesem Feld eingeben, ist in jeder Aufgabenbenachrichtigung enthalten, die der Workflow sendet. Hier können Sie zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen angeben, die Teilnehmer u. U. benötigen, wie z. B.:

  • Kontaktinformationen für Fragen und Probleme

  • Hinweise zu einzelnen Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugeordnet sind. (Anweisungen zum Übernehmen einer Gruppenaufgabe finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.)

Popup 6

Fälligkeitstermine und Dauer von Aufgaben

Geben Sie einen Endtermin für den gesamten Workflow und/oder die zulässige Anzahl der Tage, Wochen oder Monate für die Durchführung der einzelnen Aufgaben ab dem Zeitpunkt der Zuweisung an.

Weitere Informationen zur empfohlenen Verwendung von Fälligkeitsterminen und Aufgabendauern finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

Popup 7

CC

Fügen Sie weitere Personen hinzu, oder entfernen Sie Personen. Beachten Sie folgende Punkte:

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Da der Workflow manuell gestartet wird, erhalten Sie unabhängig davon, ob Sie in diesem Feld aufgeführt sind, Start- und Endbenachrichtigungen.

  1. Klicken Sie auf Starten, um den Workflow zu starten, wenn Sie die Einstellungen des Initiierungsformulars wie gewünscht festgelegt haben.

Der Workflow weist die erste Aufgabe bzw. die ersten Aufgaben zu und sendet Startbenachrichtigungen an Sie und die Personen, die im Feld CC des Initiierungsformulars aufgeführt sind.

Wie geht's weiter?

  • Wenn dieser Workflow zum ersten Mal ausgeführt wird, benötigen die anderen Teilnehmer möglicherweise Informationen und Unterstützung, um die Ihnen zugewiesenen Aufgaben auszuführen. (Möglicherweise finden Sie das vollständige Segment dieses Artikels hilfreich.)

  • Darüber hinaus sollten Sie überprüfen, ob die Teilnehmer die entsprechenden E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Prüfen Sie insbesondere, ob die Benachrichtigungen von den Junk-E-Mail-Filtern richtig verarbeitet werden.

  • Möglicherweise müssen Sie auch selbst eine Workflowaufgabe durchführen. Einzelheiten zum Durchführen von Aufgaben finden Sie im Segment DURCHFÜHREN dieses Artikels.

  • Informationen zu den Möglichkeiten, den Fortschritt der aktuellen Instanz des Workflows verfolgen zu können, finden Sie im Segment ÜBERWACHEN dieses Artikels.

Wenn Ihnen zum ersten Mal eine Aufgabe in einem Genehmigungsworkflow zugewiesen wurde, sollten Sie dieses Segment des Artikels vollständig durcharbeiten, bevor Sie die Aufgabe durchführen. Es enthält nützliche Informationen zu den Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen können.

Hinweis: Vergewissern Sie sich, dass die Benachrichtigung von Ihrem Junk-E-Mail-Filter nicht fehlgeleitet wurde, wenn Sie wissen, dass Ihnen eine Workflowaufgabe zugewiesen wurde, aber im E-Mail-Posteingang keine Benachrichtigung angekommen ist. Passen Sie in diesem Fall die Filtereinstellungen entsprechend an.

Vergewissern Sie sich zuerst, dass Sie den richtigen Artikel lesen

Verschiedenartige Workflows erfordern unterschiedliche Aufgabenaktionen.

Vergewissern Sie sich daher zuerst, dass es sich bei der Ihnen zugewiesenen Aufgabe tatsächlich um eine Genehmigungsworkflowaufgabe und nicht um eine Aufgabe für einen anderen Workflow handelt.

Suchen Sie dazu an den folgenden Stellen nach dem Text Genehmigen Sie ...:

  • In der Betreffzeile der Aufgabenbenachrichtigung

  • In der Statusleiste des zu prüfenden Elements

  • Im Aufgabentitel auf der Workflowstatusseite

Wenden Sie sich an die Person, von der der Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt wurde, wenn der Text Genehmigen Sie ... an diesen Stellen nicht angezeigt wird, und fragen Sie, welche Workflowvorlage zugrunde liegt und ob es sich um einen benutzerdefinierten Workflow handelt. Im Abschnitt Siehe auch dieses Artikels finden Sie Links zu Artikeln zur Verwendung anderer, in SharePoint-Produkten enthaltener Workflows.

Lesen Sie weiter, wenn die Aufgabe eine Genehmigungsaufgabe ist.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Übersicht über den Prozess

  2. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Aufgabenbenachrichtigung

  3. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Liste oder Bibliothek

  4. Prüfen des Elements

  5. Ausfüllen und Senden des Aufgabenformulars

  6. Überfällige Benachrichtigungen

  7. Übernehmen und Durchführen einer Gruppenaufgabe (optional)

  8. Anfordern einer Änderung des Elements (optional)

  9. Neuzuweisen der Genehmigungsaufgabe an eine andere Person (optional)

  10. Durchführen einer Aufgabe für einen externen Teilnehmer (optional)

1. Übersicht über den Prozess

Wenn Ihnen eine Aufgabe in einem Workflow zugewiesen wurde, gibt es drei Möglichkeiten, wie Sie dies feststellen können:

  • Sie erhalten eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung.

  • Sie öffnen ein Microsoft Office-Dokument und sehen eine Statusleiste mit dem Hinweis, dass Ihnen eine Aufgabe in Bezug auf das Dokument zugewiesen wurde.

  • Sie überprüfen die SharePoint-Website und stellen fest, dass Ihnen derzeit Aufgaben zugewiesen sind.

Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Genehmigungsworkflowaufgabe zugewiesen wurde, erledigen Sie normalerweise zwei Dinge:

  • Prüfen des Elements    Stellen Sie fest, ob Sie das Element im aktuellen Zustand genehmigen können.

  • Durchführen der Aufgabe    Füllen Sie das Aufgabenformular aus, und übermitteln Sie die Ergebnisse Ihrer Prüfung.

Um die Aufgabe durchführen zu können, sind daher normalerweise die folgenden drei Elemente von Bedeutung:

  • Die Benachrichtigung (die Sie als E-Mail erhalten)

  • Das Element, das Sie genehmigen sollen (das Sie öffnen und prüfen)

  • Das Aufgabenformular (das Sie öffnen, ausfüllen und senden)

Die folgenden Abbildungen enthalten entsprechende Beispiele.

Aufgabenbenachrichtigung, zu prüfendes Element und Aufgabenformular

Hinweis: Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband der Aufgabenbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird, und nicht angezeigt, wenn sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

Zum Segmentanfang

2. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Aufgabenbenachrichtigung

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Benachrichtigung in den Anweisungen unter Zum Abschließen dieser Aufgabe auf den Link zum Element.

  2. Klicken Sie im geöffneten Element in der Statusleiste auf die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular über die E-Mail-Benachrichtigung

Hinweis: Die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen im Menüband der Aufgabenbenachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird, und nicht angezeigt, wenn sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

Zum Segmentanfang

3. Aufrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Liste oder Bibliothek

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der das zu prüfende Element gespeichert ist, auf den Link In Bearbeitung für das Element und den Workflow.

  2. Klicken Sie auf der Workflowstatusseite auf den Titel der Aufgabe.

  3. Klicken Sie im Aufgabenformular neben Diese Workflowaufgabe gilt für auf den Link zum Element.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular in einer Liste oder Bibliothek

Zum Segmentanfang

4. Prüfen des Elements

Im folgenden Beispiel ist das Element ein Microsoft Word-Dokument.

Tipp:  Bei einer Gruppenaufgabe (eine einzelne Aufgabe, die einer ganzen Gruppe oder einer Verteilerliste zugewiesen ist, sodass ein Gruppenmitglied die Aufgabe für die gesamte Gruppe durchführen kann) sollte die Aufgabe angefordert werden, bevor Sie das Element prüfen. So wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass ein anderes Mitglied der Gruppe das Element ebenfalls prüft. Entsprechende Anweisungen finden Sie in diesem Segment in Abschnitt 7, Übernehmen und Durchführen einer Gruppenaufgabe.

Geöffnetes Prüfelement mit gelben Leisten

Beachten Sie die beiden gelben Statusleisten über dem Dokument:

  • Server-schreibgeschützt    Dieses Dokument ist im schreibgeschützten Modus geöffnet, d. h., Sie können das Dokument lesen, jedoch keine Änderungen daran vornehmen.
    (Beachten Sie, dass Sie beim Abschließen einer Genehmigungsworkflow Aufgabe normalerweise keine Änderungen direkt am Element selbst vornehmen. Stattdessen verwenden Sie das Aufgabenformular zum Registrieren aller Antworten.)

  • Workflow Aufgabe    Wenn Sie bereit sind, Ihre Antwort im Aufgabenformular zu registrieren, klicken Sie auf die Schaltfläche diese Aufgabe öffnen.

Zum Segmentanfang

5. Ausfüllen und Senden des Aufgabenformulars

Das Aufgabenformular für eine Genehmigungsworkflowaufgabe sieht ungefähr wie folgt aus.

Workflowaufgabenformular

Die ersten beiden Elemente (Element löschen und Diese Workflowaufgabe gilt für Elementtitel) werden nicht angezeigt, wenn das Aufgabenformular im Prüfelement geöffnet wurde.

Popup 1

Element löschen

Popup 2

Diese Workflowaufgabe gilt für Elementtitel

Klicken Sie auf den Link, um das zu prüfende Element zu öffnen.

Popup 3

Status, Angefordert von, Konsolidierte Kommentare, Fälligkeitsdatum

Sie können die Einträge in diesen vier Feldern nicht ändern. Die Informationen können jedoch nützlich sein.

Das Feld Konsolidierte Kommentare enthält nicht nur zusätzliche Anweisungen zum Durchführen der Aufgabe, sondern auch alle Kommentare, die von Teilnehmern übermittelt wurden, die ihre Aufgaben in der jeweiligen Instanz des Workflows bereits durchgeführt haben.

Genauso werden alle Kommentare, die Sie in das Feld Kommentare (4) eingeben, für nachfolgende Teilnehmer im Feld Konsolidierte Kommentare angezeigt, nachdem Sie das Formular gesendet haben.

Popup 4

Kommentare

Der Text, den Sie hier eingeben, wird im Workflowverlauf protokolliert und für nachfolgende Teilnehmer im Feld Konsolidierte Kommentare (3) angezeigt.

Popup 5

Genehmigen

Geben Sie zuerst alle Anmerkungen Ihrerseits in das Feld Kommentare (4) ein, und klicken Sie dann auf diese Schaltfläche, um das Element zu genehmigen.

Popup 6

Ablehnen

Geben Sie zuerst alle Anmerkungen Ihrerseits in das Feld Kommentare (4) ein, und klicken Sie dann auf diese Schaltfläche, um das Element abzulehnen.

Popup 7

Abbrechen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Aufgabenformular zu schließen, ohne Änderungen oder Antworten zu speichern. Die Aufgabe bleibt unerledigt und ist Ihnen weiterhin zugewiesen.

Popup 8

Änderung anfordern

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Änderung des geprüften Elements anzufordern.

Eine Abbildung des Formulars, in dem Sie die Details der Anforderung eingeben, sowie weitere Anweisungen finden Sie in Abschnitt 8 dieses Segments, Anfordern einer Änderung des Elements.

Hinweis: Diese Option ist möglicherweise für einige Workflowaufgaben deaktiviert.

Popup 9

Aufgabe erneut zuweisen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Genehmigungsaufgabe einer anderen Person zuzuweisen.

Eine Abbildung der Seite, in der Sie die Details der Neuzuweisung eingeben, sowie weitere Anweisungen finden Sie in Abschnitt 7 dieses Segments, Neuzuweisen der Genehmigungsaufgabe an eine andere Person.

Hinweis: Diese Option ist möglicherweise für einige Workflowaufgaben deaktiviert.

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6. Benachrichtigungen bei Überfälligkeit

Wenn die Durchführung einer Aufgabe oder einer ganzen Workflowinstanz überfällig ist, werden automatisch Benachrichtigungen an die folgenden Personen gesendet:

  • Die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist

  • Die Person, die den Workflow gestartet hat (bzw. bei einem automatischen Start die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat)

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7. Übernehmen und Durchführen einer Gruppenaufgabe (optional)

Wenn einer ganzen Gruppe, der Sie angehören, nur eine einzelne Aufgabe zugewiesen wurde, kann ein beliebiges Mitglied der Gruppe die betreffende Aufgabe übernehmen und für die ganze Gruppe durchführen.

Sie müssen die Aufgabe anfordern, bevor Sie das Element prüfen. Sobald Sie die Aufgabe angefordert haben, wird sie Ihnen zugewiesen. Sie kann dann nicht mehr von einem anderen Mitglied der Gruppe durchgeführt werden. (So wird sichergestellt, dass nur eine Person die notwendige Arbeit erledigt.)

  1. Zeigen Sie auf der Workflowstatusseite auf den Namen der Aufgabe, die der Gruppe zugewiesen ist, bis ein Pfeil angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil, auf Element bearbeiten und dann im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe anfordern.
    Anfordern einer Gruppenaufgabe

Wenn die Workflowstatusseite aktualisiert wird, können Sie sehen, dass die Aufgabe nicht mehr der ganzen Gruppe, sondern nur Ihnen zugewiesen ist.

Wenn Sie die Aufgabe später wieder an die Gruppe zurückgeben möchten, ohne dass Sie die Aufgabe durchgeführt haben, müssen Sie das Aufgabenformular aufrufen, aber dieses Mal auf die Schaltfläche Aufgabe freigeben klicken.

Schaltfläche 'Aufgabe freigeben' im Aufgabenformular

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8. Anfordern einer Änderung des Elements (optional)

Bedenken Sie, dass der Workflow so eingerichtet sein kann, dass er sofort endet, wenn eine Änderung am Element vorgenommen wird, bevor Sie die folgenden Schritte ausführen. Sie sollten daher Kontakt zur Person aufnehmen, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um sicherzugehen, dass eine Änderung vorgenommen werden darf und der Workflow an dieser Stelle endet.

Die Möglichkeit, eine Änderung anfordern zu können, soll im Rahmen eines Szenarios veranschaulicht werden:

Stellen Sie sich vor, Ihr Name ist Frank.

Nehmen Sie weiterhin an, dass eine Mitarbeiterin namens Anna einen Genehmigungsworkflow für ein Dokument gestartet hat, das sie erstellt hat.

Bei der Überprüfung des neuen Dokuments von Anna fällt Ihnen auf, dass die Einleitung Ihrer Meinung nach zu lang ist.

Sie klicken auf die Schaltfläche Änderung anfordern im unteren Bereich des Workflowaufgabenformulars und füllen dann das folgende Formular aus.

Formular zum Anfordern der Änderung eines Elements

Popup 1

Änderung anfordern von

Popup 2

Neue Anforderung

Beschreiben Sie die Änderung, die Sie vornehmen möchten, und geben Sie alle Informationen an, die die Person benötigt, die die Änderung vornimmt. (Der hier eingegebene Text wird im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Die folgenden drei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

  • Beibehalten des aktuellen Fälligkeitsdatums    Lassen Sie dieses Feld leer.

  • Entfernen des Fälligkeitsdatums (ohne Angabe eines neuen Datums)    Geben Sie die Zahl 0 ein.

  • Angeben eines neuen Fälligkeitsdatums    Geben Sie in dieses Feld eine Zahl ein, und wählen Sie im folgenden Feld eine Einheit für die Dauer aus. Die beiden Einträge bestimmen zusammen den Zeitraum bis zur Fälligkeit der Aufgabe.

Popup 4

Neue Dauereinheiten

Verwenden Sie dieses Feld zusammen mit dem Feld Neue Dauer, um den Zeitraum bis zur Fälligkeit der Aufgabe festzulegen, wenn Sie eine neue Aufgabendauer angeben, z. B.: 3 Tage, 1 Monat oder 2 Wochen.

Klicken Sie auf Senden, wenn Sie das Formular wie gewünscht ausgefüllt haben. Die aktuelle Aufgabe wird als Abgeschlossen markiert. (Sie sind damit aber noch nicht fertig. Ihnen wird erneut eine Genehmigungsaufgabe zugewiesen, nachdem Anna die Änderung durchgeführt hat.)

Anna erhält in der Zwischenzeit die folgende E-Mail-Benachrichtigung:

Benachrichtigung, die bei der Anforderung einer Änderung eines Elements gesendet wird

Anna erkennt durch einen Blick auf die Betreffzeile (Nummer 1 in der Abbildung), dass es sich nicht um eine gewöhnliche Genehmigungsbenachrichtigung, sondern um eine Änderungsanforderung für das Element handelt. Die Informationen zur angeforderten Änderung findet sie unter Änderung durch ... angefordert (Nummer 2).

Anna checkt das Element aus und nimmt die angeforderten Änderungen vor. Anschließend speichert sie die Änderungen und checkt das Element wieder ein.

Dann wechselt Sie zur Workflow Status Seite und öffnet dort ihre Änderungs Anforderungsaufgabe aus dem Aufgabenbereich.


Übermitteltes Formular nach Durchführung einer angeforderten Änderung

Anna fügt die Informationen, die Sie mitteilen möchte, im Feld Kommentare ein und klickt dann auf Antwort senden. Der Workflow führt zwei Aktionen aus:

  • Annas Änderungsanforderungsaufgabe wird als Abgeschlossen markiert.

  • Ihnen wird eine neue Genehmigungsaufgabe (mit den Kommentaren von Anna im Feld Konsolidierte Kommentare) zugewiesen und eine Aufgabenbenachrichtigung zugesendet.

Sie können jetzt das geänderte Element prüfen.

Alle mit der Änderung einhergehenden Aktionen werden protokolliert und im Abschnitt Workflowverlauf der Workflowstatusseite angezeigt (siehe folgende Abbildung).

Workflowverlauf mit den Aktionen der Änderungsanforderung

Das folgende Diagramm veranschaulicht den gesamten Prozess.

Flussdiagramm für die Änderungsanforderung

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9. Neuzuweisen der Genehmigungsaufgabe an eine andere Person (optional)

Klicken Sie im Formular für die Workflowaufgabe auf die Schaltfläche Aufgabe erneut zuweisen, wenn eine Workflowaufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde, von einer anderen Person durchgeführt werden soll.

Das folgende Formular wird angezeigt.

Formular für die Neuzuweisung einer Aufgabe

Popup 1

Aufgabe erneut zuweisen zu

Popup 2

Neue Anforderung

Geben Sie hier die Informationen ein, die die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, für die Durchführung der Aufgabe benötigt. (Der hier eingegebene Text wird im Bereich Konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Die folgenden drei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

  • Beibehalten des aktuellen Fälligkeitsdatums    Lassen Sie dieses Feld leer.

  • Entfernen des Fälligkeitsdatums (ohne Angabe eines neuen Datums)    Geben Sie die Zahl 0 ein.

  • Angeben eines neuen Fälligkeitsdatums    Geben Sie in dieses Feld eine Zahl ein, und wählen Sie im folgenden Feld eine Einheit für die Dauer aus. Die beiden Einträge bestimmen zusammen den Zeitraum bis zur Fälligkeit der Aufgabe.

Popup 4

Neue Dauereinheiten

Verwenden Sie dieses Feld zusammen mit dem Feld Neue Dauer, um den Zeitraum bis zur Fälligkeit der Aufgabe festzulegen, wenn Sie eine neue Aufgabendauer angeben, z. B.: 3 Tage, 1 Monat oder 2 Wochen.

Klicken Sie auf Senden, wenn Sie das Formular ausgefüllt haben. Ihre Aufgabe wird als Abgeschlossen markiert. Der Person, die jetzt für die Aufgabe verantwortlich ist, wird eine neue Aufgabe zugewiesen und eine Aufgabenbenachrichtigung zugesendet.

Alle neuen Informationen, die Sie angegeben haben, sind in der neuen Aufgabenbenachrichtigung im Text Delegiert von enthalten (Nummer 1 in der folgenden Abbildung).

Aufgabenbenachrichtigung für eine neu zugewiesene Aufgabe

Alle mit dem Vorgang einhergehenden Änderungen werden protokolliert und in den Abschnitten Aufgaben und Verlauf der Workflowstatusseite angezeigt (siehe folgende Abbildung).

Bereiche 'Aufgaben' und 'Verlauf' der Workflowstatusseite für eine neu zugewiesene Aufgabe

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10. Durchführen einer Aufgabe für einen externen Teilnehmer (optional)

Es gibt einen speziellen Prozess, um Teilnehmer einzubeziehen, die kein Mitglied der SharePoint-Organisation sind. Dabei fungiert ein Websitemitglied als Bevollmächtigter für den externen Teilnehmer.

  1. Geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Teilnehmers auf der zweiten Seite des Zuordnungsformulars in das Feld Zuweisen an für die entsprechende Phase ein.

  2. Der Workflow weist die Aufgabe des externen Teilnehmers jedoch dem Websitemitglied zu, das den Workflow startet (bzw. dem Mitglied, das den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, wenn der Workflow automatisch startet). Die Person, der die Aufgabe de facto zugeordnet wird, fungiert als Bevollmächtigter für den externen Teilnehmer.

  3. Dieses Websitemitglied erhält eine Aufgabenbenachrichtigung mit der Anweisung, eine Kopie des Elements zur Prüfung an den externen Teilnehmer zu senden. (Der externe Teilnehmer erhält in der Zwischenzeit eine Kopie der Aufgabenbenachrichtigung, die als Vorabhinweis dient.)

  4. Das Websitemitglied, dem die Aufgabe eigentlich zugewiesen wurde, sendet eine Kopie des Elements an den externen Teilnehmer.

  5. Der externe Teilnehmer prüft das Element und sendet seine Antwort an das Websitemitglied zurück.

  6. Wenn die Antwort des externen Teilnehmers ankommt, führt das Websitemitglied die Aufgabe im Namen des externen Teilnehmers aus.

Das folgende Diagramm veranschaulicht den Prozess.

Prozessflussdiagramm für die Einbeziehung externer Teilnehmer

Auf der Workflowstatusseite für eine Instanz des Workflows können Sie einen laufenden Workflow überwachen, anpassen oder anhalten.

Zunächst wird beschrieben, wie Sie diese Seite aufrufen können. Danach wird gezeigt, wie Sie die Optionen und Informationen auf dieser Seite verwenden. Schließlich werden zwei weitere Seiten behandelt, die zusätzliche Überwachungsinformationen enthalten.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Aufrufen der Workflowstatusseite

  2. Überwachen des Workflowfortschritts auf der Workflowstatusseite

  3. Ändern aktiver (bereits zugewiesener) Aufgaben

  4. Ändern zukünftiger (noch nicht zugewiesener) Aufgaben

  5. Abbrechen oder Beenden der Workflowausführung

  6. Ermitteln der aktiven Workflows für ein Element

  7. Überwachen der Workflows für die gesamte Websitesammlung

1. Aufrufen der Workflowstatusseite

Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link In Bearbeitung für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

Im folgenden Beispiel handelt es sich beim Element um das Dokument mit der Bezeichnung "Leitgedanke (Entwurf)" und den Workflow "Genehmigung 3".

Klicken auf den Workflowstatuslink

Die Workflowstatusseite wird geöffnet.

Hinweise: 

  • Wenn die Liste oder Bibliothek eine Vielzahl von Elementen enthält, können Sie die Liste oder Bibliothek sortieren und/oder filtern, um das gesuchte Element schneller zu finden. Wenn Sie die Liste oder Bibliothek öfter in der gleichen Weise sortieren und/oder filtern müssen, sollten Sie ggf. eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen, die die betreffende Anordnung automatisiert.

  • Sie können auch auf den Link Den Status dieses Workflows anzeigen in einer E-Mail-Startbenachrichtigung oder den Link Den Workflowverlauf anzeigen in einer E-Mail-Endbenachrichtigung für die jeweils interessierende Instanz klicken, um die Workflowstatusseite aufzurufen.

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2. Überwachen des Workflowfortschritts auf der Workflowstatusseite

Unter den folgenden Abbildungen für die einzelnen Abschnitte der Workflowstatusseite finden Sie eine Beschreibung der Überwachungsfragen, die der jeweilige Abschnitt beantwortet.

Abschnitt "Workflowinformationen"

Abschnitt 'Workflowinformationen' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Wer hat diese Instanz des Workflows gestartet?

  • Wann wurde diese Instanz gestartet?

  • Wann wurde die letzte Aktion in dieser Instanz ausgeführt?

  • Für welches Element wird diese Instanz ausgeführt?

  • Welchen Status weist diese Instanz derzeit auf?

Abschnitt "Aufgaben"

Abschnitt 'Aufgaben' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Welche Aufgaben wurden bereits erstellt und zugewiesen und welchen Status weisen sie derzeit auf?

  • Welche Aufgaben wurden bereits erledigt und wie lautet das Ergebnis der jeweiligen Aufgaben?

  • Wann sind die Aufgaben fällig, die bereits erstellt und zugewiesen wurden?

In diesem Abschnitt werden keine Aufgaben angezeigt, die gelöscht oder noch nicht zugewiesen wurden.

Abschnitt 'Workflowverlauf'

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

Dieser Abschnitt beantwortet die folgenden Fragen:

  • Welche Ereignisse sind bereits in dieser Instanz des Workflows eingetreten?

  • In diesem Bereich werden keine überfälligen Aufgaben und keine Benachrichtigungen für überfällige Aufgaben angezeigt.

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3. Ändern aktiver (bereits zugewiesener) Aufgaben

Es gibt zwei Möglichkeiten, Aufgaben zu ändern, die bereits zugewiesen, aber noch nicht durchgeführt wurden:

  • Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

  • Ändern aller aktiven Aufgaben

Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

Berechtigungen    Wenn Sie Änderungen an einer einzelnen Aufgabe vornehmen möchten, die einer anderen Person als Ihnen zugewiesen ist, müssen Sie über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und "Besuchergruppen" nicht. So ist es beispielsweise möglich, Berechtigungen zu besitzen, mit denen Sie einen Workflow starten, jedoch keine Änderungen an der Aufgabe eines anderen Teilnehmers vornehmen können.)

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

  1. Klicken Sie in der Liste Aufgaben auf den Titel der Aufgabe.
    Klicken auf den Titel einer Aufgabe in der Liste

  2. Verwenden Sie das Aufgabenformular, um die Aufgabe durchzuführen, zu löschen oder neu zuzuweisen.

Ausführlichere Anweisungen zum Verwenden des Aufgabenformulars finden Sie im vollständigen Segment dieses Artikels.

Ändern aller aktiven Aufgaben

Berechtigungen    Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Workflow Status Seite der Personen angezeigt, die über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die mit der Workflowinstanz begonnen hat, aber der Link " diesen Workflow beenden " wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügt. (Die Gruppe "Besitzer" hat wiederum standardmäßig die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und "Besuchergruppen" nicht.)

  1. Klicken Sie in dem Bereich unmittelbar unter "Workflowvisualisierung" auf den Link Aktive Aufgaben von 'Genehmigung' aktualisieren.

  2. Nehmen Sie im Formular, das daraufhin geöffnet wird, die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie dann auf OK.

    • An die Personen, denen in dieser Instanz Aufgaben zugewiesen sind, werden Nachrichten über die entsprechenden Änderungen gesendet.

    • Die Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, wirken sich nicht auf Aufgaben, die bereits durchgeführt oder gelöscht wurden, und Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, aus.

    • Informationen zum Ändern von Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, finden Sie im folgenden Abschnitt, Ändern zukünftiger Aufgaben.

Änderungsformular für aktive Aufgaben

Popup 1

Dauer pro Aufgabe, Dauereinheiten

Popup 2

Anforderung

  • Ändern des Anforderungstexts   Nehmen Sie im Textfeld die gewünschten Änderungen vor.   

  1. Klicken Sie auf OK, wenn Sie alle Felder im Formular wie gewünscht ausgefüllt haben.

Alle aktiven Aufgaben in der aktuellen Instanz werden aktualisiert.

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4. Ändern zukünftiger (noch nicht zugewiesener) Aufgaben

Berechtigungen    Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Workflow Status Seite der Personen angezeigt, die über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat, aber der Link diesen Workflow jetzt beenden wird nur dann angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügt. (Die Gruppe "Besitzer" hat wiederum standardmäßig die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und "Besuchergruppen" nicht.)

  1. Klicken Sie auf der Seite "Workflowstatus" in dem Bereich unmittelbar unter "Workflowvisualisierung" auf den Link Genehmigende Personen von Genehmigung hinzufügen oder aktualisieren.

  2. Nehmen Sie im Formular, das daraufhin geöffnet wird, die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie dann auf Aktualisieren.

    Hinweis:  Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, wirken sich nicht auf Aufgaben aus, die bereits erstellt und zugewiesen wurden.

Änderungsformular für zukünftige Aufgaben

Popup 1

Teilnehmer, Reihenfolge, Gruppen erweitern

Popup 2

Anforderung

  • Ändern des Anforderungstexts   Nehmen Sie im Feld die gewünschten Textänderungen vor.

Popup 3

Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben, Dauer pro Aufgabe, Dauereinheiten

  • Ändern oder Entfernen des Kalenderfälligkeitsdatums    Löschen Sie das vorhandene Datum, und geben Sie dann ein neues Datum ein. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie das angegebene Fälligkeitsdatum gänzlich entfernen möchten. (Geben Sie keine 0 in dieses Feld ein. Dieses Feld muss einen Kalenderdatumswert enthalten oder leer sein.)

  • Beibehalten der vorhandenen Dauer   Lassen Sie Dauer pro Aufgabe leer, und ändern Sie Dauereinheiten nicht.

  • Entfernen der Dauer, sodass keine Dauer vorhanden ist   Geben Sie in Dauer pro Aufgabe die Zahl 0 ein.

  • Verlängern der Aufgabendauer    Geben Sie in den beiden Feldern für die Dauer die Anzahl und die Einheiten für die gewünschte Verlängerung der Dauer ein. Weitere Informationen zum Festlegen von Fälligkeitsterminen und Dauerangaben finden Sie im Segment PLANEN dieses Artikels.

  1. Klicken Sie auf OK, wenn Sie alle Felder im Formular wie gewünscht ausgefüllt haben.

Die Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen Aufgaben in der aktuellen Instanz aus.

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5. Abbrechen oder Beenden der Workflowausführung

Es gibt zwei Möglichkeiten, um eine laufende Workflowinstanz anzuhalten, bevor sie durchgeführt wurde:

  • Diesen Workflow abbrechen    Alle Aufgaben werden abgebrochen, verbleiben aber im Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite.

  • Beenden des Workflows    Alle Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite gelöscht. (Sie werden aber weiterhin im Bereich Workflowverlauf berücksichtigt.)

Beide Methoden werden nachstehend behandelt.

Abbrechen (alle Aufgaben werden abgebrochen, aber in der Aufgabenliste und im Verlauf beibehalten)

Berechtigungen    Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Workflow Status Seite der Personen angezeigt, die über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat, aber der Link zum Beenden des Workflows wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügt. (Die Gruppe "Besitzer" hat wiederum standardmäßig die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und "Besuchergruppen" nicht.)

Wenn die aktuelle Instanz eines Workflows nicht mehr benötigt wird, kann sie abgebrochen werden.

  • Klicken Sie auf der Workflowstatusseite in dem Bereich unmittelbar unter Workflowvisualisierung auf den Link Alle Aufgaben 'Genehmigung' abbrechen.

  • Klicken Sie zum Bestätigen auf Ja.

Link 'Alle Aufgaben abbrechen'

Alle aktuellen Aufgaben werden abgebrochen, und der Workflow endet mit dem Status Abgebrochen. Die abgebrochenen Aufgaben werden weiterhin in den Bereichen Aufgaben und Workflowverlauf aufgelistet.

Beenden (alle Aufgaben werden aus der Aufgabenliste gelöscht, verbleiben aber im Verlauf)

Berechtigungen    Alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Workflow Status Seite der Personen angezeigt, die über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die mit der Workflowinstanz begonnen hat, aber der Link " diesen Workflow beenden " wird nur angezeigt, wenn diese Person auch über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügt. (Die Gruppe "Besitzer" hat wiederum standardmäßig die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und "Besuchergruppen" nicht.)

Falls ein Fehler auftritt oder der Workflow angehalten wird und nicht mehr reagiert, kann der Workflow beendet werden.

Klicken Sie auf der Seite "Workflowstatus" in dem Bereich unmittelbar unter "Workflowvisualisierung" auf Diesen Workflow beenden, und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Ja.

Alle Aufgaben, die vom Workflow erstellt wurden, werden abgebrochen und aus dem Bereich Aufgaben der Workflowstatusseite gelöscht. Sie werden aber weiterhin im Bereich Workflowverlauf angezeigt. Der Workflow endet mit dem Status Workflow abgebrochen.

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6. Ermitteln der aktiven Workflows für ein Element

Auf der Seite Workflows für ein beliebiges Element finden Sie eine Liste der Workflows, die aktuell für das Element ausgeführt werden.

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows.

  3. Auf der Seite Workflows: Elementname wird unter Aktive Workflows eine Liste der Instanzen angezeigt, die zurzeit für das Element ausgeführt werden.

Hinweis:  Beachten Sie, dass mehrere Instanzen einer einzelnen Workflowversion nicht gleichzeitig für dasselbe Element ausgeführt werden können. Beispiel: Es wurden zwei Workflows hinzugefügt, die beide auf der Vorlage Genehmigung basieren. Einer heißt Plangenehmigung, der andere Budgetgenehmigung. Für ein Element kann jederzeit jeweils eine Instanz von Plangenehmigung und Budgetgenehmigung ausgeführt werden. Es ist aber nicht möglich, dass gleichzeitig zwei Instanzen einer der beiden Workflows ausgeführt werden.

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7. Überwachen der Workflows für die gesamte Websitesammlung

Die Administratoren einer Websitesammlung können auf einen Blick die folgenden Informationen sehen:

  • Anzahl der Workflows, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, die derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.

  • Aktueller Status der einzelnen Workflowvorlagen (aktiv oder inaktiv) in der Websitesammlung.

  • Anzahl von Workflowversionen, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, die derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.

Dazu müssen die folgenden Aktionen ausgeführt werden:

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen  , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websiteverwaltung auf Workflows.

Die Seite Workflows wird geöffnet und zeigt die Informationen an.

Wie geht's weiter?

Wenn die betreffende Workflowversion zum ersten Mal ausgeführt wurde, sollten Sie die Anweisungen im Segment PRÜFEN dieses Artikels durcharbeiten, um die Ereignisse in der Instanz anzuzeigen und festzustellen, ob der Workflow wie gewünscht funktioniert.

Nachdem die Workflowinstanz ausgeführt wurde, können Sie die im zugehörigen Verlauf protokollierten Ereignisse prüfen. (Sie können nach Beendigung der Instanz 60 Tage lang auf den Verlauf zugreifen.)

Wichtig:  Der Workflowverlauf dient lediglich zu Informationszwecken. Er kann nicht für offizielle Audits oder andere rechtliche Beweiszwecke verwendet werden.

Sie können auch Berichte zur Gesamtleitung mehrerer Instanzen erstellen.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Prüfen der Ereignisse in der letzten Instanz

  2. Zugriff auf den Verlauf einer Instanz innerhalb von 60 Tagen

  3. Erstellen von Berichten zur Workflowleistung

1. Prüfen der Ereignisse in der letzten Instanz

Der Verlauf der letzten Instanz ist über die Liste oder Bibliothek zugänglich, solange ein Element in derselben Liste oder Bibliothek bleibt und bis derselbe Workflow für das betreffende Element ausgeführt wird.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Workflowstatusseite für die letzte Instanz eines Workflows anzuzeigen, der für ein Element ausgeführt wurde:

  • Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Statuslink für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

Im folgenden Beispiel handelt es sich bei dem Element um ein Dokument mit dem Titel Leitgedanke (Entwurf) und den Workflow Neue Dokumentgenehmigung.

Klicken auf den Workflowstatuslink

Der Abschnitt Workflowverlauf befindet sich am Ende der Workflowstatusseite.

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

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2. Zugriff auf den Verlauf einer Instanz innerhalb von 60 Tagen

Wie kann ich den Verlauf einer Instanz prüfen, nachdem derselbe Workflow erneut für das betreffende Element ausgeführt wurde?

Sie haben dazu 60 Tage Zeit. Dabei gibt es zwei Einstiegspunkte: die Liste bzw. die Bibliothek oder die Workflowendbenachrichtigung.

Liste oder Bibliothek

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Element Name unter abgeschlossene Workflows auf den Namen oder Status der Workflowinstanz, die Sie überprüfen möchten.
    Liste der abgeschlossenen Workflows auf der Workflowseite für ein Element
    Die Workflow Status Seite für diese Instanz wird geöffnet.

Workflowendbenachrichtigung

  • Öffnen Sie die Workflowendbenachrichtigung für die Instanz, die Sie prüfen möchten, und klicken Sie dann auf den Link Workflowverlauf anzeigen.


Die Workflowstatusseite für die betreffende Instanz wird geöffnet.

Damit alle Endbenachrichtigungen aufbewahrt werden, können Sie eine Outlook-Regel erstellen. Richten Sie dazu eine Regel ein, die alle eingehenden Nachrichten mit dem Text wurde für ... abgeschlossen in der Betreffzeile in einen eigenen, separaten Ordner kopiert. (Outlook muss die eingehenden Nachrichten kopieren und nicht einfach verschieben, da sie sonst nicht im Posteingang angezeigt werden.)

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3. Erstellen von Berichten zur Workflowleistung

Um die allgemeine Leistung der Workflowversionen im Laufe der Zeit und für mehrere Instanzen festzustellen, können Sie zwei vordefinierte Berichte erstellen:

  • Aktivitätsdauerbericht    Mit diesem Bericht können Sie die durchschnittliche Zeitdauer für die Durchführung der einzelnen Aktivitäten in einem Workflow sowie die Gesamtzeitdauer für die Durchführung der einzelnen Instanzen des betreffenden Workflows anzeigen.

  • Abbruch- und Fehlerbericht    Mit diesem Bericht können Sie feststellen, ob ein Workflow vor dem Ende häufig unterbrochen wurde oder Fehler aufgetreten sind

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek in der Statusspalte für den betreffenden Workflow auf einen Statuslink.

  2. Klicken Sie auf der Workflowstatusseite unter Workflowverlauf auf Workflowberichte anzeigen.

  3. Suchen Sie den Workflow, für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des gewünschten Berichts.

  4. Halten oder ändern Sie auf der Seite anpassen den Speicherort, an dem die Berichtdatei erstellt werden soll, und klicken Sie dann auf OK.
    Klicken auf 'OK' für den Dateispeicherort
    Der Bericht wird erstellt und am angegebenen Speicherort gespeichert.

  5. Nachdem der Bericht erstellt wurde, können Sie auf den in der folgenden Abbildung gezeigten Link klicken, um den Bericht anzuzeigen. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. (Navigieren Sie zum Speicherort, den Sie im vorherigen Schritt angegeben haben, wenn Sie den Bericht später anzeigen möchten.)

Wie geht's weiter?

Wenn der Workflow wie gewünscht funktioniert, können Sie ihn verwenden.

Informationen zum Ändern der Funktionsweise eines Workflows finden Sie im Segment ÄNDERN dieses Artikels.

Nachdem Sie die erste Instanz des neuen Genehmigungsworkflows ausgeführt und die Ergebnisse geprüft haben, möchten Sie eventuell die Konfiguration des Workflows ändern.

Außerdem kann es im Laufe der Zeit vorkommen, dass Sie weitere Änderungen an der Konfiguration vornehmen möchten.

Schließlich kann es bisweilen wünschenswert sein, den Workflow kurz- oder langfristig zu deaktivieren, ohne ihn zu löschen, oder den Workflow wirklich komplett zu entfernen.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Ändern von permanenten Einstellungen für einen Workflow

  2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

1. Ändern von permanenten Einstellungen für einen Workflow

Öffnen und bearbeiten Sie das Zuordnungsformular, mit dem Sie ursprünglich einen Workflow hinzugefügt haben, wenn Sie permanente Änderungen an den Einstellungen eines vorhandenen Workflows vornehmen möchten.

Der Workflow wird nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Hinweis: Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt die Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" unter Workflowname (Klicken Sie hier zum Ändern der Einstellungen) auf den Namen des Workflows, für den Sie Einstellungen ändern möchten.

    Hinweis:  Wenn der gewünschte Genehmigungsworkflow nicht in der Liste angezeigt wird, ist der Workflow möglicherweise einem einzigen Inhaltstyp zugeordnet. Welche Workflows in dieser Liste angezeigt werden, hängt vom Steuerelement Diese Workflows sind für die Ausführung für Elemente dieses Typs konfiguriert ab, das sich direkt unter der Liste befindet (siehe Abbildung). Klicken Sie auf die einzelnen Optionen für Inhaltstypen im Dropdownmenü, bis der gewünschte Workflow angezeigt wird. Klicken Sie auf den Namen des Workflows, wenn der gewünschte Workflow in der Liste angezeigt wird.

  5. Nehmen Sie auf den beiden Seiten des Zuordnungsformulars, mit dem der Workflow ursprünglich hinzugefügt wurde, die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLANEN und dem entsprechenden HINZUFÜGEN-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Der Workflow wird in allen Listen und Bibliotheken der Websitesammlung ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen  , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  6. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" unter Workflowname (Klicken Sie hier zum Ändern der Einstellungen) auf den Namen des Workflows, für den Sie Einstellungen ändern möchten.

  7. Nehmen Sie auf den beiden Seiten des Zuordnungsformulars, mit dem der Workflow ursprünglich hinzugefügt wurde, die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment PLANEN und dem entsprechenden HINZUFÜGEN-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Zum Segmentanfang

2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

Der Workflow wird nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek

    Hinweis: Der Name der Registerkarte hängt vom jeweiligen Listen- oder Bibliothekstyp ab. Bei einer Kalenderliste heißt die Registerkarte beispielsweise Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen, blockieren oder wiederherstellen.

  5. Mithilfe des Formulars auf der Seite Workflows entfernen können Sie Workflows deaktivieren, erneut aktivieren oder entfernen.

Das Formular umfasst fünf Spalten:

  • Workflow    Der Name des Workflows.

  • Instanzen    Die Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

  • Zulassen    Bei Auswahl dieser Option kann der Workflow weiterhin normal verwendet werden.

  • Keine neuen Instanzen    Bei Auswahl dieser Option werden alle derzeit aktiven Instanzen des Workflows bis zum Ende durchgeführt. Der Workflow wird jedoch deaktiviert, da keine neuen Instanzen ausgeführt werden können. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Rufen Sie erneut diese Seite auf, um einen Workflow später erneut zu aktivieren, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Bei Auswahl dieser Option wird der Workflow aus der Liste oder Bibliothek gelöscht. Alle aktiven Instanzen werden sofort beendet. Die Spalte für den betreffenden Workflow wird auf der Seite für die Liste oder Bibliothek nicht mehr angezeigt. (Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.)

Der Workflow wird in allen Listen und Bibliotheken der Websitesammlung ausgeführt

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen  , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der SeiteWebsiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterEinstellungen auf Workfloweinstellungen.

  6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen, blockieren oder wiederherstellen.

  7. Mithilfe des Formulars auf der Seite Workflows entfernen können Sie Workflows deaktivieren, erneut aktivieren oder entfernen.

Das Formular umfasst fünf Spalten:

  • Workflow    Der Name des Workflows.

  • Instanzen    Die Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

  • Zulassen    Bei Auswahl dieser Option kann der Workflow weiterhin normal verwendet werden.

  • Keine neuen Instanzen    Bei Auswahl dieser Option werden alle derzeit aktiven Instanzen des Workflows bis zum Ende durchgeführt. Der Workflow wird jedoch deaktiviert, da keine neuen Instanzen ausgeführt werden können. (Diese Aktion kann rückgängig gemacht werden. Rufen Sie erneut diese Seite auf, um einen Workflow später erneut zu aktivieren, und wählen Sie Zulassen aus.)

  • Entfernen    Bei Auswahl dieser Option wird der Workflow komplett aus der Websitesammlung gelöscht. Alle aktiven Instanzen werden sofort beendet. Die Spalte für den betreffenden Workflow wird auf der Seite für die Liste oder Bibliothek nicht mehr angezeigt. (Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.)

Wie geht's weiter?

Führen Sie eine Testinstanz des Workflows aus, nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, um die Auswirkungen der Änderungen zu überprüfen.

Weitere Anpassung

Es gibt eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, um die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows weiter anzupassen.

Sie können sogar völlig neue benutzerdefinierte Workflows erstellen.

Sie können dazu die folgenden Programme verwenden:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Anpassen von Workflowformularen, -aktionen und -verhalten

  • Microsoft Visual Studio    Erstellen eigener benutzerdefinierter Workflowaktionen

Weitere Informationen finden Sie im Microsoft Software Developer Network-Hilfesystem (MSDN).

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