Tipps zum Vorbereiten der E-Mail-Adressenliste

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wie raffiniert Ihre E-Mail-Nachricht auch sein mag, sie wird nur wenig Wirkung erzielen, wenn Sie sie an die falschen Personen senden.

Je zielgerichteter Sie Ihr Mailing an Kundensegmente senden, die mit hoher Wahrscheinlichkeit an einem speziellen Angebot interessiert sind, umso erfolgreicher wird Ihre E-Mail-Kampagne sein. Planen Sie, ein Drittel bis die Hälfte der erforderlichen Zeit und des Budgets einer E-Mail-Kampagne zu investieren, um die Adressenliste zum Erreichen geeigneter Kundensegmente zu verfeinern.

Sie können die Adressenliste auf Namen und E-Mail-Adressen beschränken oder weitere Details zu jedem Kunden hinzufügen. Hierdurch können Sie die Kunden in für das Unternehmen sinnvolle Segmente einteilen.

Inhalt dieses Artikels

So verwenden Sie Kundendaten

Erstellen einer Adressliste

Kombinieren von Listen aus mehreren Quellen zu einer Liste

Verfeinern einer Empfängerliste

Verwendung von Kundendaten

Nachdem Sie Informationen zu Kunden und potenziellen Kunden gesammelt haben, ist es sinnvoll, die Attribute nachzuverfolgen, die bestimmte Kunden gemeinsam haben. Je mehr Details Sie in die Adressenliste aufnehmen, umso mehr Möglichkeiten haben Sie, Mailings zielgerichtet auszuführen.

Stellen Sie hierbei jedoch sicher, dass die detaillierten, von Ihnen nachverfolgten Daten auch tatsächlich nützlich sind. Je komplexer die Adressenliste ist, umso aufwändiger ist auch die Verwaltung der Liste.

Im Folgenden sind einige Verwendungsbeispiele für Kundendaten aufgeführt.

  • Senden einer E-Mail-Nachricht an Kunden in einer bestimmten Region     Filtern Sie die Adressenliste nach dem Ort oder der Postleitzahl, um mit Ihrer Werbung auf einfache Weise nur Kunden zu erreichen, die in der bestimmten Region ansässig sind.

  • Hinzufügen einer persönlichen Grußzeile     Personalisieren Sie ein Mailing, einschließlich der Empfänger, vor- oder Nachnamen, indem Sie in einer Grußzeile durch den Namen in unterschiedlichen Titel, Vorname, Nachname und Datenfelder extrahieren.

  • Fokus auf ein bestimmtes Alter Empfänger     Benachrichtigen von Kunden von Produkten oder Diensten, die entsprechenden für diese Kunden Phase im Lebenszyklus (z. B. Planung für Rente in Kunden im Vergleich zu planen der Rente in deren Fünfzigerjahre), da sich das Geburtsdatum des Kunden als Geburtsdatum Jahr (beispielsweise "1945").

    Wenn Sie möchten ein Werbeaktion Geschenk für alle anbieten im aktuellen Monat Geburtstag, konnten ihre Geburtsdatum Datumsangaben als Monat, Tag, Jahr (z. B. "1. Januar 2000") gesammelt werden.

  • Erstellen von separaten Mailings unter Berücksichtigung des Geschlechts     Kündigen Sie eine neue Produktserie ausschließlich für Männer oder Frauen an, indem Sie in die Adressenliste das Geschlecht eines Kunden ("männlich" oder "weiblich) aufnehmen.

  • Verwenden von Erwerbsdaten     Senden Sie spezielle Ankündigungen an die Kunden, die kürzlich größere Käufe getätigt haben, oder benachrichtigen Sie Kunden, wenn Sie neue Modelle ihrer bevorzugten Marke erhalten. Hierzu müssen Sie die Erwerbsdaten von Kunden nachverfolgen. Sie können Kunden auch über ähnliche Produkte benachrichtigen ("Kunden, die dasselbe Produkt wie Sie gekauft haben, fanden auch dieses Produkt interessant.").

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Erstellen einer Adressenliste

Eine Adressenliste ist im Wesentlichen eine Textdatei, die Empfängerdatensätze in gemeinsame Felder aufteilt. Derartige Listen liegen gewöhnlich als Arbeitsblätter oder Tabellen vor. Jeder Datensatz nimmt hierbei eine Zeile ein, die in Spalten mit einzelnen Datenfeldern aufgeteilt ist. Ein Beispiel bietet die hier abgebildete einfache Adressenliste.

Einfache Adressenliste im Dialogfeld 'Seriendruckempfänger'.

Eine umfassende Liste enthält möglicherweise zusätzliche Datenfelder wie Produktumfang, Lieblingsfarben, Erwerbsdaten, Geburtsdatum und Geschlecht.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Adressenliste erstellen, können Sie dies direkt in Publisher tun, ohne das Programm zu verlassen.

Erstellen einer Empfängerliste

  1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Seriendruck und Datenbankkataloge, und klicken Sie dann auf Adressliste erstellen.

  2. Vor dem Eingeben von Informationen für die Liste können Sie die Felder im Dialogfeld Neue Adressliste anpassen, indem Sie Felder hinzufügen, entfernen, umbenennen oder neu anordnen.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Spalten anpassen, und führen Sie dann eine bzw. mehrere der folgenden Aktionen aus:

      • Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein Feld hinzuzufügen. Geben Sie im Dialogfeld Feld hinzufügen einen Namen für das neue Feld ein, und klicken Sie dann auf OK.

      • Wählen Sie aus der Liste Feldnamen einen Feldnamen aus, und klicken Sie dann auf Löschen, um ein Feld zu entfernen.

      • Wählen Sie aus der Liste Feldnamen einen Feldnamen aus, und klicken Sie dann auf Umbenennen, um einen Feldnamen umzubenennen. Geben Sie im Dialogfeld Feld umbenennen in das Feld In einen neuen Namen ein, und klicken Sie dann auf OK.

      • Um die Anordnung der Felder zu ändern, wählen Sie das zu bewegende Feld aus, und klicken Sie dann auf Nach oben oder Nach unten, bis sich das Feld auf der gewünschten Position befindet.

    2. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie die Liste der Feldnamen vollständig bearbeitet haben, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die Informationen für den ersten Eintrag in die entsprechenden Felder (Titel, Vorname, Nachname etc.) ein.

  4. Wenn Sie die Eingabe der Informationen für den ersten Eintrag abgeschlossen haben, klicken Sie auf Neuer Eintrag, oder drücken Sie die TAB-TASTE.

  5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, bis Sie alle gewünschten Einträge hinzugefügt haben.

  6. Klicken Sie auf OK.

  7. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für Ihre Adressenliste in das Feld Dateiname ein.

    Standardmäßig wird die Adressenliste im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Sie sollten diesen Speicherort beibehalten, da Microsoft Publisher standardmäßig in diesem Ordner nach Datenquellen sucht.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

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Kombinieren von Listen aus mehreren Datenquellen

Wenn Sie bereits über Adressenlisten verfügen oder diese erwerben, können Sie in Publisher auf einfache Weise Kundenlisten aus mehreren Datenquellen kombinieren und bearbeiten. Sie können die für Sie optimale Möglichkeit wählen, indem Sie eine Publisher-Adressenliste aus einer beliebigen Kombination anderer Listen erstellen, die in den folgenden Programmen erstellt wurden:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook mit Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Sie können außerdem Listen verwenden, die Sie erwerben können, wie z. B. die aus Microsoft List Builder.

Angeben der hinzuzufügenden Liste

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Seriendruck und Datenbankkataloge, und klicken Sie dann auf Serien-E-Mail, um den Aufgabenbereich Serien-E-Mail zu öffnen.

    Wenn die Publikation mit einer Empfängerliste verbunden ist, überprüfen Sie die Verbindung, und klicken Sie dann im Aufgabenbereich Serien-E-Mail auf Empfängerliste bearbeiten. Wenn keine Verbindung zu einer vorhandenen Empfängerliste besteht, klicken Sie unter Empfängerliste erstellen auf eine der möglichen Optionen, und klicken Sie dann auf Nächster Schritt: Empfängerliste erstellen oder eine Verbindung damit herstellen.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Zu Empfängerliste hinzufügen eine bzw. mehrere der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Vorhandene Liste auswählen, wählen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine Datenquelle aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    • Klicken Sie auf aus Outlook-Kontakten auswählen (Wenn Sie aufgefordert werden, wählen Sie ein e-Mail-Profil, klicken Sie auf das Profil, das Sie möchten), und klicken Sie dann auf OK. Wählen Sie im Dialogfeld Kontakte auswählen einen Ordner oder Verteilerliste aus, und klicken Sie dann auf OK.

    • Klicken Sie auf Neue Liste eingeben, fügen Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die gewünschten Einträge hinzu, und klicken Sie dann auf OK.

Beheben von Diskrepanzen beim Kombinieren von Listen

Wenn Sie eine Adressliste in ein anderes hinzufügen, möglicherweise ein oder mehrere Felder in der Liste hinzugefügten nicht in der Liste eine Übereinstimmung aufweisen. Angenommen, die Adressliste, die Sie hinzufügen ein Felds FirmennotiY Namen enthalten möglicherweise, aber die ursprüngliche Liste möglicherweise nicht.

Publisher fordert Sie in diesem Fall auf, Diskrepanzen zwischen Feldern der verschiedenen Listen zu beheben, indem Sie das Dialogfeld Zu Empfängerliste hinzufügen öffnen.

  1. Wählen Sie im Dialogfeld Zu Empfängerliste hinzufügen ein Feld aus, das nicht in der Spalte Übereinstimmend aktiviert ist, und wählen Sie aus der Liste Empfängerlistenfelder mit übereinstimmenden Feldern das Feld aus, dem es entsprechen soll. Klicken Sie dann auf Entsprechung.

  2. Überprüfen Sie im Dialogfeld Übereinstimmendes Feld festlegen, ob das von Ihnen ausgewählte Feld unter Übereinstimmung mit Empfängerlistenfeld aufgeführt wird, oder wählen Sie ein anderes Feld aus. Klicken Sie dann auf OK.

  3. Wenn Sie der Empfängerliste ein neues Feld hinzufügen müssen, um eine Übereinstimmung zu erzielen, wählen Sie das hinzuzufügende Feld aus der neuen Liste (die linke Liste im Dialogfeld Zu Empfängerliste hinzufügen) aus, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf OK. Hinzugefügte Felder werden unter Neue Felder, die der Empfängerliste hinzugefügt werden sollen angezeigt.

    Tipp : Sie entfernen ein hinzugefügtes Feld, indem Sie es im Feld Neue Felder, die der Empfängerliste hinzugefügt werden sollen auswählen und dann auf Entfernen klicken.

Dialogfeld 'Zu Empfängerliste hinzufügen'

Wie erstelle ich übereinstimmende Felder Wenn Publisher mich zu auffordern, nicht?

  • Klicken Sie im Aufgabenbereich Serien-E-Mail unter Weitere Elemente auf Adressfelder, und klicken Sie dann auf Übereinstimmende Felder festlegen.

Speichern einer Verknüpfung mit einer kombinierten Liste

Sie können eine Verknüpfung mit der kombinierten Liste erstellen, um diese für andere Mailings zu verwenden. Wenn Sie einen einzelnen Eintrag in der kombinierten Liste bearbeiten, wird dieser Eintrag auch in der ursprünglichen Quelldatei aktualisiert, sobald diese zum Bearbeiten verfügbar ist. Wenn die ursprüngliche Quelldatei nicht aktualisiert werden soll, exportieren Sie die Empfängerliste in eine neue Datei.

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Serien-E-Mail (Schritt 3: Serien-E-Mail-Ausgabe auswählen) unter Nachverfolgung dieser Sendung vorbereiten auf Verknüpfung mit Empfängerliste speichern.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Datei speichern in das Feld Dateiname einen Namen für die kombinierte Adressenliste ein.

    Standardmäßig wird die Adressenliste im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Sie sollten diesen Speicherort beibehalten, da Microsoft Office Publisher standardmäßig in diesem Ordner nach Datenquellen sucht.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

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Verfeinern einer Empfängerliste

Wenn die Felder in den verschiedenen Quelllisten übereinstimmen, werden alle Datensätze in der vorhandenen Liste im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt. Hier können Sie die Datensätze filtern, sortieren und die in die Serien-E-Mail einzuschließenden Empfänger auswählen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem einzuschließenden Empfänger, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem auszuschließenden Empfänger.

Aktivieren oder Deaktivieren aller Elemente

  • Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Überschriftenzeile.

Filtern der Listeneinträge

Wenn Sie nur bestimmte Einträge in der Adressenliste verwenden möchten, können Sie die Liste nach einem bestimmten Feld oder Kriterium filtern. Nach dem Filtern der Liste können Sie dann mithilfe der Kontrollkästchen Datensätze ein- und ausschließen.

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Eintrags, nach dem Sie filtern möchten.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf (Leer), um alle Datensätze anzuzeigen, in denen das entsprechende Feld leer ist.

    • Klicken Sie auf (Nicht leere), um alle Datensätze anzuzeigen, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.

    • Klicken Sie auf (Erweitert), um das Dialogfeld Filtern und sortieren zu öffnen. Sie können dieses Dialogfeld verwenden, um nach mehreren Kriterien zu filtern.

      Hinweis : Sie können das Dialogfeld Filtern und sortieren außerdem öffnen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern klicken.

  3. Tipp : Falls Ihre Datenquelle Datensätze enthält, die dieselben Informationen verwenden, und falls maximal zehn eindeutige Werte in der Spalte vorhanden sind, können Sie nach bestimmten Informationen filtern. Wenn z. B. mehrere Adressen mit Australien als Land/Region vorhanden sind, können Sie nach Australien filtern.

  4. Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die festgelegten Datensätze angezeigt. Klicken Sie zum Laden aller Datensätze auf (Alle).

Sortieren der Listeneinträge

Wenn Sie Elemente angezeigt werden sollen in alphabetischer Reihenfolge können Sie die Elemente in der Liste sortieren. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf die Spaltenüberschrift des Eintrags, nach dem Sie sortieren möchten.

    Wenn Sie z. B. die Liste alphabetisch nach dem Nachnamen geordnet anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren, um mithilfe mehrerer Kriterien zu sortieren. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren die Kriterien aus, nach denen Sie sortieren möchten.

    Klicken Sie auf OK, um wieder zum Aufgabenbereich Serien-E-Mail zu wechseln.

Suchen nach Duplikaten

Zur Vermeidung doppelter Mailings können Sie Datensätze in ihrer kombinierten Liste suchen und gegebenenfalls löschen, deren Felder weitgehend (nicht notwendigerweise vollkommen) übereinstimmen.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Duplikate suchen.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Duplikate suchen nur die Einträge, die Sie einschließen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Suchen eines bestimmten Empfängers oder einer Empfängergruppe mit einem bzw. mehreren gemeinsamen Attributen

Sie können die Liste durchsuchen, um eine Person oder eine Gruppe von Personen zu identifizieren, die über gemeinsame Attribute (z. B. Nachname, Postleitzahl oder Geburtsmonat) verfügen.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Empfänger suchen.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Eintrag suchen in das Textfeld Suchen das zu suchende Attribut ein, und geben Sie das Feld bzw. die Felder an, die durchsucht werden sollen. Klicken Sie dann auf Weitersuchen.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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