Tipps und Tricks zu Belastungscodes: Whitepaper

Dieses Whitepaper ist Teil unserer Sammlung "Aus der Praxis". Hierin werden die optimalen Methoden zur Definition einer Belastungscodestruktur für das Projektmanagementsystem oder das Arbeitszeittabellen-System in Ihrer Organisation beschrieben.

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Tipps und Tricks zu Belastungscodes

Ich werde häufig gebeten, Organisationen bei der Definition ihrer Belastungscodestruktur zu helfen, entweder für das Projektmanagementsystem oder für das Arbeitszeittabellen-System. Es stimmt zwar, dass jede Organisation einzigartig ist und dass unterschiedliche Anforderungen auch unterschiedliche Arten von Kosten voraussetzen, dennoch haben sich im Lauf der Jahre einige gängige Praktiken herauskristallisiert, die universell sind.

Nur die notwendigen Fragen stellen

Niemand mag Bürokratie, und je komplexer Sie Ihre Belastungscodestruktur gestalten, desto unwahrscheinlicher ist es, dass die Projektbeteiligten akkurate Berichte verfassen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, ich erstelle eine flache Liste mit 10.000 Belastungscodes, aus der Sie wählen können. Möglicherweise müssen Sie dann eine Stunde lang blättern und jeden möglichen Eintrag in einer Dropdownliste prüfen, bevor Sie exakt den richtigen Eintrag für diese spezielle Arbeitszeittabelle oder dieses spezielle Projektupdate entdecken. Anschließend müssen Sie auch noch den Rest der Liste durchblättern, um sicherzugehen, dass es keinen Eintrag mehr gibt, der noch ein bisschen exakter ist.

Dieser Aufwand ist schon ein wenig übertrieben, oder? Niemand würde das tun. Jeder nimmt doch den ersten Eintrag, der einigermaßen zutreffend und sinnvoll erscheint. Und wenn das nicht hilft, werden alle Stunden schlussendlich unter "Belastung 999: Verschiedenes" erfasst.

Daher sollten Sie Ihre Liste einfach halten. Im Idealfall sollte überhaupt kein Scrollen erforderlich sein, alles sollte in einem Bildschirm oder vielleicht noch mit einem weiteren Klick angezeigt werden. Das heißt, dass die Auswahl höchstens aus 20-30 Optionen bestehen darf. In diesem Fall ist weniger mehr.

Wenn das Management mehr Details verlangt, erinnern Sie daran, dass mehr Genauigkeit bei weniger Details besser ist als mehr Details bei weniger Genauigkeit.

Stellen Sie keine Fragen, deren Antworten Sie bereits kennen

Ich habe viele Belastungscodestrukturen gesehen, in denen es einen identischen Belastungscode für jede Abteilung oder jedes Projekt gibt. Dennoch gilt: Wenn die Projektmitarbeiter bereits aufgefordert wurden, das Projekt auszuwählen und wir beispielsweise einen Eintrag für Besprechungen haben, dann weiß ich, dass die Position "Besprechungen zu diesem Projekt" lauten muss. Warum also sollte ich die Belastungscodeliste mit mehreren Besprechungspositionen aufblähen? Die gleiche Logik gilt für Abteilungen. Wenn wir eine Liste der Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen zugrunde legen, wissen wir bereits, zu welcher Abteilung der jeweilige Mitarbeiter gehört. Warum also die Belastungscodeliste mit Einträgen wie "Besprechung der Vertriebsabteilung", "Besprechung der technischen Abteilung" oder "Besprechung der Marketingabteilung" aufblähen? Es reicht eine einzige Position "Besprechung", denn wir können anhand der Abteilung des Mitarbeiters und des Projekts, an dem er mitgearbeitet hat, erkennen, um was für eine Besprechung es sich gehandelt hat.

Eine gute Lösung: bessere Auflösung

Die Auswahl der geeigneten Auflösung für Ihr Projekt und die Arbeitszeittabelle stellt in der Regel eine Herausforderung dar. Schauen Sie sich die folgenden Bedingungen an, und denken Sie darüber nach, auf welcher Ebene Sie die Dinge verwalten möchten: 1. Der Wert der Daten muss höher sein als der der Zeit, die für die Erfassung benötigt wird. Wenn Sie also den ganzen Tag damit verbringen müssen, die Arbeit eines Tages zurückzumelden, bleibt schlussendlich keine Zeit für die eigentliche Arbeit mehr übrig. 2. Arbeiten Sie auf einer Ebene, auf deren Grundlage Sie Entscheidungen treffen können. 3. Je komplexer die Dateneingabe ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie akkurate Daten erhalten. 4. Sorgen Sie möglichst dafür, dass alle mit der gleichen Auflösungsebene arbeiten, damit Sie nicht eine Gruppe mit Vorgängen verwalten müssen, die nur jeweils zehn Minuten in Anspruch nehmen, und eine weitere mit Vorgängen, die drei Tage dauern. Für viele Personen bedeutet die Fähigkeit, drei bis fünf Zeilen Details für einen bestimmten Tag zurückzumelden, schon jede Menge Details.

Konditionieren Sie Ihre Daten

Es gibt Personen, die dem Endbenutzer immer wieder die gleichen Fragen stellen. So haben wir beispielsweise ein System mit einer Spalte für "Forschung und Entwicklung" gesehen, was bedeutet, dass diese Kosten vielleicht, vielleicht aber auch nicht, für einen Steuerfreibetrag für Forschung und Entwicklung in Frage kommen. Wir sollten jedoch in der Lage sein, diesen Anspruch mit dem Vorgang selbst und nicht mit jeder Zeile in der Arbeitszeittabelle jeder Person zu verknüpfen. Darüber hinaus stellt sich die Frage, was ich tun würde, wenn einige Benutzer davon ausgehen, dass ein Anspruch besteht, andere wiederum denken, dass kein Anspruch besteht? Dieses mögliche Szenario kommt auch in Beispielen wie "Entwurf – berechtigt für Steuerfreibetrag Forschung und Entwicklung" und "Entwurf – nicht berechtigt für Steuerfreibetrag Forschung und Entwicklung" zum Tragen. Hiermit wird die Anzahl der Belastungscodes verdoppelt, ohne dass sich ein erkennbarer Wert ergibt. Sorgen Sie einfach dafür, dass irgendein Mitarbeiter aus der Forschungs- und Entwicklungsabteilung jeden Dropdownwert als berechtigt oder nicht berechtigt kennzeichnet, dann müssen Sie nicht jede Woche die Endbenutzer fragen, um es herauszufinden.

Hierarchien

Bessere Projekt- und Arbeitszeittabellen-Systeme ermöglichen eine hierarchische Datenanzeige. Wenn Sie keine Wahl, aber eine Menge potenzieller Wahlmöglichkeiten haben, kann der Aufbau einer Hierarchie dafür sorgen, dass viele Daten einfacher zu verstehen sind. Auf jeder Ebene sollten sich nur fünf bis maximal zehn Positionen befinden, die ausgewählt werden können. Und lassen Sie sich nicht dazu hinreißen, Dutzende von Ebenen zu erstellen. Eine Hierarchie mit drei bis vier Ebenen sollte in der Lage sein, die meisten Optionen abzudecken. Immerhin ergeben sich aus zehn Positionen pro Ebene in einem aus vier Ebenen bestehenden System 10.000 mögliche Belastungen. Ist Ihr Projekt noch komplexer?

Weniger anzeigen

Je weniger Fragen Sie Ihren Benutzern stellen und je weniger Auswahlmöglichkeiten Sie geben, desto einfacher wird es für Sie. Wenn es irgendetwas gibt, das Sie im Hintergrund beantworten können, dann sollte Sie diese Frage den Benutzern nicht über die Arbeitszeittabelle stellen. Das Ziel besteht nicht darin, möglichst viele Daten zu sammeln, sondern darin, anhand der gesammelten Daten ein möglichst genaues Bild zu erhalten, und das funktioniert besser, wenn Sie die Endbenutzer mit Daten, Fragen und Optionen verschonen, die für sie irrelevant sind.

Was stellen Sie mit diesen Daten an?

Personen aus dem mittleren Management erklären mir oft, dass sie "viel mehr Details" benötigen, als von mir vorgeschlagen werden, und meine Antwort ist immer die gleiche: "Was stellen Sie mit diesen Daten an?" Der Zweck des Sammelns von vorgangsbasierten Arbeitszeittabellen-Daten besteht darin, bessere Geschäftsentscheidungen treffen zu können, daher frage ich das mittlere Management häufig, welche Geschäftsentscheidung sie nun nicht treffen können, wo sie schon glauben, dass diese besser wären, wenn sie mehr Details hätten. Wenn Sie Daten einmal aus diesem Blickwinkel betrachten, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie eigentlich auch mit weniger klar kämen. Es ist wahrscheinlich schon ausreichend, die Gesamtzahl der Stunden zu kennen, die für Besprechungen, Reisen oder für Vorgänge aufgewendet wurden, die einen Mehraufwand darstellen, als im Detail herauszufinden, worum es sich bei jedem einzelnen dieser Vorgänge gehandelt hat.

Bohren Sie tiefer – aber nur, wenn Sie müssen

Wenn Sie mit der Analyse der Arbeitszeittabellen beginnen, um herauszufinden, wofür all die Stunden aufgewendet wurden, werden Sie zwangsläufig feststellen, dass es einige unverhältnismäßige Ergebnisse gibt. Wenn Sie auf einen ungewöhnlich hohen Prozentsatz an Stunden stoßen, der nicht den Erwartungen entspricht, müssen Sie ein wenig tiefer bohren. Aber nicht zu tief. Fügen Sie für diese Belastung eine weitere Detailebene hinzu, und lassen Sie einige Wochen verstreichen, um zu sehen, welche Daten Sie erhalten. Möglicherweise sind Sie versucht, einen einzelnen Belastungscode wie "Besprechungen" in 50 neue Belastungscodes bestehend aus allen möglichen Arten von Besprechungen aufzulösen, die es nur geben kann. Widerstehen Sie dieser Versuchung, und lösen Sie stattdessen diesen einen Belastungscode in fünf oder sechs detailliertere Belastungscodes auf. Wenn Sie damit nicht an die Details gelangen oder wenn sich immer noch unverhältnismäßige Ergebnisse zeigen, müssen Sie noch ein wenig tiefer bohren.

Halten Sie das Haus sauber

Belastungscodelisten tendieren dazu, immer umfangreicher, aber nie kleiner zu werden. Es hat sich bewährt, sie regelmäßig zu überprüfen und alles Überflüssige zu entfernen. Wenn Sie das regelmäßig tun, erhalten Sie wahrscheinlich weiterhin wesentlich genauerer Daten und sind in der Lage, die Bereiche zu erkennen, in denen Zeit verloren geht.

Fazit

Die Verwaltung von Belastungscodes – sei es für die Projektplanung oder für Ihr Arbeitszeittabellen-System – kann den entscheidenden Unterschied zwischen einem effizienten System, auf dessen Daten Sie sich verlassen können, und einem überdefinierten System machen, dessen Genauigkeit zu wünschen übrig lässt. Wir empfehlen, beim Entwurf Ihrer Belastungscodestruktur mit weniger zu beginnen. Es ist wesentlich einfacher, im Bedarfsfall später Details hinzuzufügen, als überflüssige Details zu entfernen und die Struktur für die überforderten Benutzer einfacher zu machen.

Informationen zum Autor

Chris Vandersluis ist der Präsident und Gründer von HMS Software, einem im kanadischen Montreal ansässigen Microsoft Certified Partner. Er hat einen Abschluss in Wirtschaftswissenschaften von der McGill University und mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Automatisierung von Projektsteuerungssystemen. Er ist ein langjähriges Mitglied des PMI (Project Management Institute) und hat geholfen, die Ortsverbände der Microsoft Project-Benutzergruppen (MPUG) in Montreal, Toronto und Quebec zu gründen. Vandersluis hat Beiträge in Fortune, Heavy Construction News, im Magazin "Computing Canada" und im PMNetwork von PMI veröffentlicht. Darüber hinaus verfasst er regelmäßig die Leitartikel für Project Times. Er unterrichtet Projektmanagement für Fortgeschrittene an der McGill University und hält häufig Vorträge auf Veranstaltungen der Project Management Association in Nordamerika und weltweit. HMS Software ist der Herausgeber von TimeControl, einem projektorientierten Zeiterfassungssystem, und seit 1995 ein Microsoft Project Solution Partner.

Sie können Chris Vandersluis per E-Mail kontaktieren: chris.vandersluis@hms.ca

Wenn Sie weitere EPM-bezogene Artikel von Chris Vandersluis lesen möchten, besuchen Sie die EPM Guidance-Website von HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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