Tipps für Microsoft MyAnalytics

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Diese Tipps können Sie Ihre Zeit besser und Fokussierung auf was in Ihre Arbeit wichtig ist. Alle Tipps sind nicht für alle Benutzer. Was Sie können, und führen Sie sollten immer, hängt von Ihrer Rolle und die Organisation, die Sie arbeiten.

Verwenden von MyAnalytics in Outlook

Möchten Sie wissen, von wie vielen Personen eine bestimmte, von Ihnen gesendete E-Mail gelesen wurde? Testen Sie das Outlook-Add-In MyAnalytics, wenn Sie wissen möchten, wie viele Personen Ihre E-Mail gelesen, beantwortet oder weitergeleitet haben.

Tipp : Wechseln Sie zu Outlook, und öffnen Sie eine E-Mail, die Sie gesendet oder erhalten haben. Klicken Sie dann oben in der E-Mail direkt unter der Empfängerzeile auf MyAnalytics, um die Statistik anzuzeigen.

Besprechungen

Weniger Besprechungen, kürzere Besprechungen oder konsequent auf das Wesentliche beschränkte Besprechungen. Dies sind nur einige der verfügbaren Optionen, wenn Sie weniger Zeit in Besprechungen verbringen möchten.

Senden von Kurzzusammenfassungen anstelle von Einladungen

E-Mails sind nicht immer Zeitfresser. Sie können nützlich sein, um die Anwesenheitszeit in Besprechungen zu verkürzen und die Kollegen dennoch auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie Kollegen haben, deren Meinungen bei einer Besprechung nicht gehört werden müssen, können Sie ihnen anschließend eine E-Mail senden und sie so wissen lassen, welche Entscheidung getroffen wurde.

Kürzere Besprechungen

Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Führungskräften hat ergeben, dass zwischen 25 und 50 % der in Besprechungen verbrachten Zeit verschwendet ist. Einige Unternehmen haben daher Stehbesprechungen eingeführt. Zwar sind Stehbesprechungen nicht für alle Arten von Besprechungen geeignet, dennoch sind sie notwendigerweise kürzer und effizienter als normale, im Sitzen abgehaltene Besprechungen. Alternativ können Sie auch erwägen, Besprechungsserien zu kürzen oder zu konsolidieren, insbesondere, wenn mehr als zehn Teilnehmer involviert sind.

Überdenken Sie Besprechungsserien

Ein allgemeiner Tipp für mehr Produktivität besteht darin, den Kalender einem Frühjahrsputz zu unterziehen. Versuchen Sie, alle Besprechungsserien für eine Woche abzusagen, und fügen Sie nach und nach diejenigen wieder hinzu, die wirklich wichtig sind. Es hat sich gezeigt, dass die Zahl der Besprechungen hiermit um 10-30 % gesenkt werden kann, wenn dies im Team erfolgt.

Überdenken Sie die Teilnehmerliste neu

Bei großen Statusbesprechungen und bei Besprechungen, die dazu dienen, die Teilnehmer, die "unbedingt informiert sein müssen", auf den neuesten Stand zu bringen, kann die Aufmerksamkeit leiden, wenn nicht alle Teilnehmer ganz und gar bei der Sache sind. Multitasking ist häufig ein Anzeichen dafür, dass die Person nicht unbedingt an der Besprechung teilnehmen muss. Können Sie ihr stattdessen eine kurze Zusammenfassung senden?

Versuchen Sie, "Geschäftstourismus" zu verhindern

Der Begriff "Geschäftstourist" wurde für Personen in einem Unternehmen geprägt, "die es sich zur Aufgabe gemacht haben, an allen nur möglichen Besprechungen teilzunehmen; nur so haben sie das Gefühl, immer auf dem Laufenden zu sein". Erfolgreiche Besprechungen setzen dynamische Beiträge und die Konzentration aller Beteiligten voraus, und desinteressierte Teilnehmer können die Effektivität einer Besprechung empfindlich stören. Als Besprechungsorganisator sollten Sie versuchen, die Zusammenarbeit auf die wirklich wichtigen Besprechungsteilnehmer zu beschränken, um Störungen zu vermeiden und für adäquate Beiträge zu sorgen.

E-Mails

Nehmen Sie das Telefon, klicken Sie nicht auf "Allen antworten", und kündigen Sie das Abonnement von E-Mail-Verteilern, die nicht hilfreich sind. Dies sind nur einige Alternativen für Maßnahmen, die Sie ergreifen können, wenn Sie zu viel Zeit mit E-Mails verbringen.

Entfernen Sie unnötige E-Mail-Empfänger

Schauen Sie sich die Empfängerliste an, bevor Sie auf "Senden" klicken, und vergewissern Sie sich, dass jede auf der Liste befindliche Person den Wert der Unterhaltung steigern kann. Überlegen Sie gut, bevor Sie auf Allen antworten klicken. Standardmäßig sollten Sie nur dem Absender antworten. Verwenden Sie Allen antworten nur, wenn Ihre Antwort für alle involvierten Personen wirklich relevant ist. Einige Empfänger müssen möglicherweise nur das Ergebnis einer Entscheidung kennen und nicht bei der gesamten Unterhaltung auf Cc stehen.

Weniger E-Mails senden – verwenden Sie Skypeoder greifen Sie zum Telefon

Bevor Sie überhaupt eine E-Mail senden, sollten Sie die folgenden Tipps berücksichtigen: Eine Arbeitsgruppe für organisatorische Vereinfachung hat festgestellt, dass eine Verringerung der von Führungskräften gesendeten E-Mails um 54 % zu einer 7-prozentigen Steigerung der Produktivität im gesamten Unternehmen führt. Eine Kolumne mit Tipps für Manager unterstützte diese These mit der Aufforderung: "Greifen Sie zum Telefon". Telefongespräche sind häufig effektiver als E-Mail-Unterhaltungen im Ping-Pong-Verfahren und haben den Vorteil, dass Fragen in Echtzeit beantwortet werden können. Auch Skype ist eine gute Option.

Kündigen Sie Abonnements von Gruppen, die Sie doch nicht lesen

Entfernen Sie sich selbst aus Gruppen, in denen Sie nicht wirklich Mitglied sein müssen. Wenn es schließlich darauf hinausläuft, dass Sie die E-Mails einfach löschen oder in den Ordner "Später lesen" verschieben, sie aber dann nie wieder anschauen, ist es möglicherweise besser, Ihren Posteingang nicht mit solchen Clutter-E-Mails zu belasten.

Schonen Sie den Posteingang anderer Personen

Vielleicht können Sie die folgende Unternehmensregel für E-Mails mit Cc-Adressen einführen: Es ist wirklich ganz einfach. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, setzen Sie jede nur mögliche Person auf Bcc, und fügen Sie eine Notiz hinzu, die besagt, dass Sie Klaus, Sophie und Janna auf Bcc gesetzt haben, um deren Posteingang zu schonen. Damit haben die Kollegen die Möglichkeit, sich zu beschweren, wenn sie im Verteiler bleiben möchten, können E-Mails aber auch ganz einfach ignorieren, die nur ihren Posteingang vermüllen und ein Zeitfresser sind. Die einfache Erkenntnis, dass auch die Zeit der anderen wertvoll ist, trägt jedes Mal dazu bei, für Wohlverhalten zu sorgen, wenn darauf hingewiesen wird. Geben Sie es weiter.

Nach Feierabend

Zeigen Sie, dass Sie ein umsichtiger Kollege sind!

  • Fassen Sie E-Mails und Statusaktualisierungen mit täglichen oder wöchentlichen Kurzfassungen für E-Mails vom Typ "Information" zusammen. Damit reduzieren Sie das Rauschen und die Randomisierung, die von E-Mail-Overload verursacht wird.

  • Speichern Sie Entwürfe, oder verzögern Sie die E-Mail-Übermittlung bis zu den üblichen Geschäftszeiten des Empfängers. Beschränken Sie die E-Mail-Übermittlung in der Nacht oder in den frühen Morgenstunden auf wirklich wichtige E-Mails, um das Rauschen zu durchdringen.

  • Deaktivieren Sie Benachrichtigungen auf dem Smartphone und dem Desktop, wenn Sie versuchen, konzentriert zu arbeiten.

Im Team

  • Beispiel: Mittwochs keine Besprechungen

  • Fest vereinbarte "Teamstunden"

  • Gehen Sie mit der Zeit der anderen respektvoll um

  • Planen Sie Zeitüberschreitungen bei Besprechungen bewusst ein, und überlegen Sie sich gut, wen Sie einladen sollten

Zeit für konzentriertes Arbeiten

Wir definieren die Zeit für konzentriertes Arbeiten als mindestens zwei aufeinanderfolgende Stunden ohne Besprechungen. Die Zeit für konzentriertes Arbeiten sollte ausreichen, um sich mit Arbeitsergebnissen zu befassen oder andere wichtige Aufgaben zu erledigen.

Sperren Sie die Zeit für konzentriertes Arbeiten in Ihrem Kalender

Setzen Sie Prioritäten, was Ihre eigene Zeit betrifft, und sperren Sie sich gegen Doppelbelegungen. Gehen Sie auch mit der gesperrten Zeit von Teammitgliedern respektvoll um, wenn es im Doppelbelegungen geht.  

Weniger Besprechungen

Weniger Besprechungen können bedeuten, dass Sie mehr Zeit haben, um sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren oder einfach nur auszuruhen.

Mehr Zeit für die Beziehungspflege kann die Produktivität erhöhen

Wenn Sie sich während der Arbeitszeit ein wenig Entspannung gönnen, kann das für Ihren beruflichen Erfolg mehr bewirken als die psychische Erholung. Der Beziehungspflege und dem Aufbau von Netzwerken gewidmete Zeit gilt für das berufliche Weiterkommen erwiesenermaßen als unschätzbar. Eine Studie, die von einem Partnerteam durchgeführt wurde, hat die Wechselbeziehung zwischen erfolgreichen Verkäufern und großen Netzwerken eindeutig belegt. Sie stellten fest, dass erfolgreiche Verkäufer über interne Netzwerke verfügten, die um 33 % größer waren als die von Kollegen, deren Leistungen unter dem Durchschnitt lagen. In diesem Fall ergibt sich aus der Investition in gute Beziehungen zu Kollegen auch eine bessere Leistung.

Nehmen Sie sich Zeit für das Wesentliche

Bevor Sie das Mittagessen auslassen und stattdessen am Schreibtisch die vierte Tasse Kaffee trinken, gehen Sie mit dem Team entspannt zum Mittagessen. Können Sie Ihren kleinen grauen Zellen eine Pause, vergrößern Sie Ihr Netzwerk, und fördern Sie damit Ihre Produktivität.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Ihre Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×