Teilnehmen an Diskussionen auf einer SharePoint-Website

Sie können mit einer Diskussionsrunde Informationen gemeinsam nutzen und Themen mit anderen Personen diskutieren. Wenn Sie über eine Diskussionsrunde auf einer SharePoint-Website verfügen, können Sie damit über Microsoft Office Outlook 2007 auf verschiedene Arten interagieren.

Hinweis : Die in diesem Artikel beschriebenen Features können auf SharePoint-Websites verwendet werden, auf denen Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausgeführt wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Versionen von Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien auf dem Server ausgeführt werden, wenden Sie sich an den Serveradministrator.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Verbinden einer Diskussionsrunde mit Outlook

Veröffentlichen in einer Diskussionsrunde mit Outlook

Antworten auf ein Diskussionsthema mit Outlook

Verschieben eines vorhandenen E-Mail-Elements in eine Diskussionsrunde

Entfernen einer Diskussionsrunde aus Outlook

Senden einer E-Mail an eine Diskussionsrunde

Übersicht

Sie können Diskussionsrunden für verschiedene Aufgaben verwenden, z. B. um Projektziele per Brainstorming zu ermitteln oder um über ein gemeinsames Interesse zu diskutieren. Wenn Sie viel Zeit mit E-Mails verbringen, ist es für Sie möglicherweise einfacher, mit einer Diskussionsrunde über Office Outlook 2007 zu arbeiten, statt die SharePoint-Website in einem Webbrowser zu öffnen.

Verbinden einer Diskussionsrunde mit Outlook

Nachdem Sie eine Diskussionsrunde auf einer SharePoint-Website mit Outlook verbunden haben, wird deren Inhalt im Ordner SharePoint-Listen im Navigationsbereich angezeigt. Sie können Diskussionen auf der SharePoint-Website lesen, veröffentlichen und beantworten, ohne Outlook zu verlassen. Sie können außerdem Elemente aus dem Postfach, z. B. E-Mail-Nachrichten, einer Diskussionsrunde hinzufügen, indem Sie sie ziehen oder kopieren.

Nachdem Sie die Diskussionsrunde mit Outlook verbunden haben, können Sie die Diskussionsthemen offline bearbeiten. Wenn Sie Themen offline erstellen oder beantworten, wird Ihre Arbeit auf dem Server veröffentlicht, wenn Sie das nächste Mal eine Verbindung herstellen und dann die Ansicht im Browser aktualisieren.

Wenn die SharePoint-Website und -Diskussionsrunde für den Empfang von E-Mails aktiviert sind, können Sie der Diskussionsrunde Inhalt hinzufügen, indem Sie eine E-Mail senden. Dies ist sogar dann möglich, wenn die Diskussionsrunde nicht mit Outlook verbunden wurde. Ist Ihre Arbeitsgruppe als SharePoint-Gruppe mit einer eigenen E-Mail-Verteilerliste eingerichtet, kann die Diskussionsrunde bereits Bestandteil der Gruppe sein. In diesem Fall wird die E-Mail der Diskussionsrunde automatisch hinzugefügt, wenn Sie einander E-Mails senden.

Die folgenden Richtlinien sind möglicherweise dabei nützlich, die optimale Technik für die Arbeit mit Diskussionen zu ermitteln.

Verbinden Sie in den folgenden Situationen eine Diskussionsrunde mit Outlook:

  • Sie möchten die Inhalte der Diskussionsrunde so anzeigen und bearbeiten, wie Sie E-Mails und Aufgaben im Navigationsbereich bearbeiten.

  • Sie möchten Diskussionsbeiträge erstellen, ohne sie als E-Mail-Nachrichten zu senden.

  • In Ihrem Postfach sind Elemente enthalten, die Sie in die Diskussionsrunde ziehen möchten.

  • Sie möchten Korrekturhilfen und andere Outlook-Features verwenden. Sie können Diskussionsthemen zwar formatieren, wenn Sie sie auf einer SharePoint-Website bearbeiten, Outlook bietet aber zusätzliche Tools, z. B. die Rechtschreibprüfung und einen Thesaurus.

  • Die Diskussionsrunde oder die Website ist nicht für den Empfang von E-Mails aktiviert.

Senden Sie in den folgenden Situationen eine E-Mail an eine Diskussionsrunde:

  • Sie senden ein Element per E-Mail (Sie können der Nachricht die Adresse der Diskussionsrunde hinzufügen und sie dann wie üblich senden).

  • Die Diskussionsrunde ist Bestandteil Ihrer SharePoint-Gruppe, der Inhalt wird also in der Diskussionsrunde als normaler Bestandteil einer Teamdiskussion angezeigt.

  • Sie möchten Korrekturhilfen und andere Outlook-Features verwenden. Sie können Diskussionsthemen zwar formatieren, wenn Sie sie auf einer SharePoint-Website bearbeiten, Outlook bietet aber zusätzliche Tools, z. B. die Rechtschreibprüfung und einen Thesaurus.

  • Die Listen auf der Website sind für den Empfang von E-Mail aktiviert.

Hinweis : Abhängig davon, wie die Diskussionsrunde eingerichtet wurde, müssen Sie möglicherweise Mitglied der Website sein, die die Diskussionsrunde enthält. Möglich ist auch, dass der Besitzer Ihnen andere Arten von Berechtigungen zugewiesen hat. Weitere Informationen erhalten Sie vom Websitebesitzer.

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Verbinden einer Diskussionsrunde mit Outlook

  1. Öffnen Sie in einem Webbrowser die Diskussionsrunde auf der SharePoint-Website.

    Wenn Sie die Diskussionsrunde nicht finden können, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Diskussionsrunde.

  2. Klicken Sie im Menü Aktionen Abbildung des Menüs auf Mit Outlook verbinden.

  3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden zu bestätigen, dass Sie die Diskussionsrunde mit Outlook verbinden möchten, klicken Sie auf Ja.

    In Outlook wird die Diskussionsrunde in der Ordnerliste in einem neuen Ordner namens SharePoint-Listen hinzugefügt. Sobald die Diskussionsthemen angezeigt werden, können Sie sie lesen und beantworten.

Tipp : Nachdem Sie eine Diskussionsrunde mit Outlook verbunden haben, können Sie eine Freigabenachricht an andere Teammitglieder senden, mit der diese dazu eingeladen werden, eine Verbindung mit der Diskussionsrunde herzustellen. Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf den Diskussionsrundennamen, und klicken Sie dann auf 'Diskussionsrundenname' freigeben. Damit wird eine E-Mail-Nachricht erstellt, die einen Hyperlink und einen Befehl für die Verbindung mit der Diskussionsrunde enthält.

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Veröffentlichen in einer Diskussionsrunde mit Outlook

Sie können ein Diskussionsthema in einer Diskussionsrunde auf einer SharePoint-Website mithilfe des folgenden Verfahrens in Office Outlook 2007 veröffentlichen, indem Sie zuerst die Diskussionsrunde mit Outlook verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden einer Diskussionsrunde mit Outlook in diesem Artikel.

  1. Klicken Sie im Menü Neu auf Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen.

  2. Geben Sie im Feld Betreff den Betreff des Diskussionsthemas ein.

    Der Betrefftext wird in der Diskussionsrunde in Outlook und auf der SharePoint-Website angezeigt.

  3. Klicken Sie unter dem Feld Betreff in den Textbereich des Beitrags, und geben Sie dann den gewünschten Text für das Diskussionsthema ein.

    Beim Verfassen der Nachricht können Sie Formatierungen anwenden und die Korrekturhilfen verwenden.

  4. Klicken Sie auf Bereitstellen.

Hinweis : Das Thema wird der Diskussionsrunde in Outlook und der SharePoint-Website hinzugefügt, wenn der Browser aktualisiert wird.

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Antworten auf ein Diskussionsthema mit Outlook

Sie können auf ein Diskussionsthema in einer Diskussionsrunde auf einer SharePoint-Website mit Office Outlook 2007 antworten, indem Sie zuerst die Diskussionsrunde mit Outlook verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden einer Diskussionsrunde mit Outlook in diesem Artikel.

Veröffentlichen Sie eine Antwort in der Diskussionsrunde, wenn Sie die Antwort der Diskussionsrunde hinzufügen möchten. Sie müssen dann keine Antwort direkt an die Person senden, die das Thema veröffentlicht hat. Möchten Sie direkt der Person antworten, die ein Diskussionsthema veröffentlicht hat, können Sie so antworten, wie Sie normalerweise auf eine E-Mail-Nachricht antworten.

Klicken Sie unter E-Mail im Navigationsbereich auf das Pluszeichen, um den Ordner SharePoint-Listen zu erweitern, und klicken Sie dann auf den Namen Ihrer Diskussionsrunde, z. B. "Marketingteam-Diskussion".

Ggf. müssen Sie in der Ordnerliste den Fensterinhalt verschieben, damit der Name Ihrer Diskussionsrunde angezeigt wird.

  1. Suchen Sie nach dem Diskussionsthema, auf das Sie antworten möchten. Doppelklicken Sie dann auf das Element, um es zu öffnen.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Antwort bereitstellen, um dem Diskussionsthema eine Antwort hinzuzufügen, ohne eine E-Mail zu senden. Geben Sie die Informationen ein, die Sie aufnehmen möchten, und klicken Sie auf Bereitstellen.

    • Klicken Sie auf Antworten, um eine Antwort in einer E-Mail zu senden. Geben Sie die Informationen ein, die Sie aufnehmen möchten, und klicken Sie auf Senden.

      Durch Klicken auf Antworten wird die Antwortnachricht nur an die Person gesendet, die das Diskussionsthema veröffentlicht hat. Die Antwort wird nicht der Diskussionsrunde hinzugefügt.

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Verschieben eines vorhandenen E-Mail-Elements in eine Diskussionsrunde

Sie können ein E-Mail-Element, wie eine E-Mail-Nachricht oder ein Kalenderelement, mit Office Outlook 2007 einer Diskussionsrunde hinzufügen, indem Sie die Diskussionsrunde zuerst mit Outlook verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden einer Diskussionsrunde mit Outlook in diesem Artikel.

Wichtig : Wenn Sie ein Kalenderelement in eine Diskussionsrunde kopieren, enthält das Element nur den Text der Ankündigung und umfasst nicht die vollständige Funktionalität des Kalenderelements. Sie können z. B. eine Besprechungsanfrage in eine Diskussionsrunde kopieren, um die Teilnehmer über eine anstehende Besprechung zu informieren. Das Element zeigt aber keine Erinnerungen für die Besprechung an, wie es bei einer Besprechungsanfrage in Outlook der Fall ist.

Bevor Sie beginnen, sollten Sie die Diskussionsrunde im Ordner SharePoint-Listen suchen, sodass Sie für das folgende Verfahren wissen, wo sie sich befindet.

  1. Wählen Sie unter E-Mail im Navigationsbereich das E-Mail-Element aus, das Sie in eine Diskussionsrunde verschieben möchten.

  2. Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf In Ordner verschieben Schaltflächensymbol , um eine Dropdownliste anzuzeigen. Klicken Sie dann in der Liste auf In Ordner verschieben.

    Die Liste, die nach dem Klicken auf die Schaltfläche In Ordner verschieben auf der Standardsymbolleiste angezeigt wird, enthält auch Ordner, in die bereits zuvor Elemente verschoben wurden. Wird der Name der Diskussionsrunde in dieser Liste angezeigt, können Sie in der Liste auf die Diskussionsrunde klicken, statt auf In Ordner verschieben zu klicken.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Elemente verschieben auf den Ordner für die Diskussionsrunde, und klicken Sie dann auf OK.

    Der Ordner für die Diskussionsrunde befindet sich im Ordner SharePoint-Listen. Möglicherweise müssen Sie einen Bildlauf ausführen, damit er angezeigt wird.

  4. Klicken Sie auf Bereitstellen.

Tipp : Sie können Elemente auch aus einem E-Mail-Ordner in den Diskussionsordner ziehen, statt sie zu verschieben, und dann auf Bereitstellen klicken.

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Entfernen einer Diskussionsrunde aus Outlook

  1. Klicken Sie unter E-Mail im Ordner SharePoint-Listen auf den Namen der Diskussionsrunde, die Sie entfernen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordnernamen, und klicken Sie im Kontextmenü auf "Diskussionsrundenname" löschen.

  3. Klicken Sie bei der Aufforderung, das Löschen zu bestätigen, auf Ja.

    Hinweis : Durch diesen Vorgang wird die Diskussionsrunde lediglich in Outlook, nicht aber von der Windows SharePoint Services-Website gelöscht.

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Senden einer E-Mail an eine Diskussionsrunde

Wenn die Diskussionsrunde für den Empfang von E-Mail eingerichtet ist, können Sie Diskussionsthemen hinzufügen, indem Sie E-Mails senden. Dazu müssen Sie nicht zuerst die Diskussionsrunde mit Outlook verbinden. Sie erstellen wie üblich eine Nachricht und nehmen dann den Namen der Diskussionsrunde in das Feld An oder Cc der E-Mail-Nachricht auf. Durch die Nachricht wird dann in der Diskussionsrunde ein neues Diskussionsthema erstellt.

Wenn Sie einer SharePoint-Gruppe angehören, bei der die Diskussionsrunde zur E-Mail-Verteilerliste gehört, werden an die Gruppe gesendete E-Mail-Nachrichten automatisch der Diskussionsrunde hinzugefügt. Antworten Sie auf eine Nachricht einer E-Mail-Diskussion und geben die Gruppe in das Feld An oder Cc ein, ist Ihre E-Mail-Antwort auch eine Antwort in der Diskussion.

Wenn Sie per E-Mail an einer Diskussion teilnehmen möchten, benötigen Sie zuerst die Adresse der Diskussionsrunde oder SharePoint-Gruppe. Abhängig von der Situation kann die E-Mail-Adresse der Diskussionsrunde oder Gruppe im Adressbuch angezeigt werden. Wird sie dort nicht angezeigt, können Sie sie der Kontaktliste hinzufügen, sodass Sie sie später problemlos finden können.

  1. Bereiten Sie in Outlook das Element, das Sie der Diskussionsrunde hinzufügen möchten, mit den folgenden Schritten vor:

    • Wenn Sie ein neues Diskussionsthema erstellen möchten, erstellen Sie wie gewöhnlich eine neue E-Mail-Nachricht. Sie können z. B. im Menü Datei auf Neu zeigen und dann auf E-Mail-Nachricht klicken.

    • Wenn Sie auf ein vorhandenes Diskussionsthema per E-Mail antworten möchten, öffnen Sie die ursprüngliche E-Mail, und klicken Sie dann auf Antworten.

  2. Fügen Sie dem Feld An oder Cc die Adresse der Diskussionsrunde oder SharePoint-Gruppe hinzu.

  3. Fügen Sie der Nachricht den gewünschten Inhalt hinzu.

  4. Klicken Sie auf Senden.

Hinweis : Wird eine E-Mail-Nachricht mit der gleichen Betreffzeile, wie die einer vorhandenen Diskussion, an eine Diskussionsrunde gesendet, wird die Nachricht automatisch als Antwort auf diese Diskussion gespeichert, sofern die Nachricht nicht gleichzeitig eine Antwort auf eine vorhandene E-Mail-Diskussion ist. Auf diese Weise werden Nachrichten, die zu verschiedenen Diskussionen gehören, nicht versehentlich derselben Diskussion hinzugefügt, sogar wenn sie die gleiche Betreffzeile aufweisen, wie z. B. Verträge.

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