Szenarien für die Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

In diesem Artikel werden Szenarien erörtert, in denen Unternehmen möglicherweise Microsoft Office InfoPath und InfoPath Forms Services verwenden, um die Geschäftsprozesse zu optimieren, z. B. die Spesenerstattung oder die Versicherungsanspruchsanmeldung.

Die in diesem Artikel genannten Szenarien und Unternehmen sind frei erfunden und werden nur zur Verdeutlichung verwendet. Beziehen Sie sich auf tatsächliche Fallstudien, um zu erfahren, wie InfoPath und InfoPath Forms Services in realen Geschäftsumgebungen verwendet wurden. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Verknüpfungen zu weiteren Informationen über Fallstudien.

Inhalt dieses Artikels

Szenario 1: Spesenabrechnungen

Szenario 2: Versicherungsansprüche

Szenario 3: Genehmigungsanträge

Szenario 4: Bestandsführung

Szenario 5: Marktforschung

Szenario 1: Spesenabrechnungen

Teil eines Formulars für Spesenabrechnungen Die A. Datum Corporation, ein nationaler Anbieter von Computerausrüstungen und IT-Dienstleistungen, verkauft Computer, Netzwerkhardware und IT-Serviceverträge.

Viele Gruppen innerhalb der A. Datum Corporation, einschließlich Marketing, Vertrieb und Supportberater, verursachen und melden arbeitsbezogene Spesen.

Die IT-Fachkräfte bei der A. Datum Corporation möchten InfoPath und InfoPath Forms Services verwenden, um das Spesenabrechnungsverfahren im Unternehmen zu optimieren. Insbesondere möchten sie Fehler bei der Dateneingabe verhindern und die Notwendigkeit von administrativen Mitarbeitern für die erneute Eingabe von Daten aus den Spesenabrechnungen in eine andere, separate Datenbank vermeiden. Die A. Datum Corporation möchten den Mitarbeitern außerdem eine Möglichkeit bieten, den Status ihrer Spesenabrechnungen online anzuzeigen.

Vor InfoPath

Obwohl die A. Datum Corporation eine Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe verwendet hat, um die Spesenabrechnungen zu generieren, haben die Mitarbeiter weiterhin ein manuelles Verfahren verwendet, um Spesenabrechnungen einzureichen. Ein Mitarbeiter hat z. B. seine Spesen in eine Excel-Arbeitsmappe eingegeben und diese Arbeitsmappe dann ausgedruckt. Er hat der gedruckten Abrechnung dann einen Verteiler angehängt und diese dann mit der internen Post an seinen Vorgesetzten gesendet.

Nach der Genehmigung des Berichts überprüft der Vorgesetzte den Namen und den Verteiler und sendet den Bericht dann über die interne Post an die Buchhaltung. Wenn der Buchhalter den Bericht genehmigt hat, wurden Schecks zur Kostenerstattung ausgestellt. In regionalen Büros konnten Wochen vergehen, zwischen dem Einreichen der anfänglichen Meldung und dem Erhalt des Schecks zur Kostenerstattung.

Nach InfoPath

Als Ergebnis des Wechsels von einem papierbasierten Verfahrens zu einem automatisierten Verfahren, das InfoPath und InfoPath Forms Services verwendet, hat die A. Datum Corporation Zeit und Kosten reduziert, die für die Verarbeitung der Spesenabrechnungen der Mitarbeiter anfielen. Die Mitarbeiter können ihre Formulare jetzt online ausfüllen und elektronisch an ihre Vorgesetzten senden. Nachdem die Vorgesetzten die Abrechnungen genehmigt haben, können sie diese elektronisch zur abschließenden Genehmigung und Kostenerstattung an die Buchhaltung weiterleiten.

Der Wechsel zu einem InfoPath-basiertem System umfasst folgende Vorteile:

  • Onlinevorteil    Mitarbeiter, die InfoPath auf ihren Computern installiert haben, können InfoPath zum Ausfüllen und Übermitteln der Spesenabrechnung verwenden. Mitarbeiter, auf deren Computer InfoPath nicht installiert ist, können ihre Spesenabrechnungen mithilfe eines Webbrowsers ausfüllen und übermitteln.

  • Offline-Unterstützung    Wenn Mitarbeiter eine Spesenabrechnung in InfoPath ausfüllen, dann können sie ihre teilweise ausgefüllten Formulare auf ihrem Computer speichern, das Formular dann offline bearbeiten und das vollständige Formular dann an das Unternehmensnetzwerk senden, wenn die Verbindung wieder besteht. Dies ist besonders für Mitarbeiter nützlich, die über einen unterbrochenen oder begrenzten Zugriff auf Netzwerkressourcen oder das Internet verfügen, z. B. für häufig reisende Mitarbeiter.

  • Erhöhte Genauigkeit    Da die Formularvorlage entwickelt wurde, um die Datenintegrität sicherzustellen, treten weniger ungültige Einträge auf. Mitarbeiter verwenden z. B. ein Dropdown-Listenfeld, um aus einer Liste standardisierter Spesenkategorien zu wählen, anstatt sich an die Spesenkategorie erinnern und diese manuell in das Formular eingeben zu müssen.

  • Effizienz     Die Mitarbeiter können den Status des Genehmigungsverfahrens sehen, indem sie eine Seite auf der Microsoft Windows SharePoint Services-Site anzeigen.

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Szenario 2: Versicherungsansprüche

Teil eines Formulars für Versicherungsansprüche Humongous Insurance ist ein großes multinationales Unternehmen, das Versicherungen an Eigentümer von Schiffen, Autos und Häusern verkauft. Diese Produkte werden sowohl an Endverbraucher als auch an Unternehmen verkauft.

Humongous Insurance verfügt über einen großen, mobilen Personalbestand von mehr als 10.000 Mitarbeitern, die Vertriebsmitarbeiter, Schadensregulierer, Anwälte, IT-Mitarbeiter, Personalsachbearbeiter und Mitarbeiter im Finanzbereich umfassen.

Humongous Insurance möchte InfoPath und InfoPath Forms Services verwenden, um es Kunden, Versicherungsvertretern und zugehörigen Unternehmen zu ermöglichen, Onlineformulare für die Verarbeitung von Versicherungsansprüchen zu verwenden.

Vor InfoPath

Vor der Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services verwendeten die Mitarbeiter bei Humongous Insurance ein manuelles, papierbasiertes Anspruchsverfahren. Nach der Befragung eines Kunden musste ein Versicherungsvertreter ein Anspruchsformular manuell ausfüllen und es per Fax an den Schadensregulierer senden. Nachdem der Schadensregulierer die Daten überprüft hat, musste er den Versicherungsvertreter in Abhängigkeit von der Druckqualität der Faxnachricht anrufen.

Nach InfoPath

Der Wechsel vom papierbasierten Anspruchsverfahren zu InfoPath und InfoPath Forms Services hat es Humongous Insurance ermöglicht, seine Kunden, Versicherungsvertreter und Schadensregulierer online zusammenzuführen.

Jetzt ist es beispielsweise für einen Humongous Formulars für Kunden auf die Datei eines Anspruchs über das Internet, durch das Ausfüllen eines Formulars browserfähige möglich. Der Kunden kann wechseln Sie zu der Website Humongous Formulars für Web, richten ihr Konto, melden Sie sich bei und Ablegen eines anfordern. Nachdem Sie der Kunden das Formular sendet, wird es an die Sachverständigen in einer e-Mail-Nachricht gesendet, und wird eine Kopie der e-Mail-Nachricht an den Agent gesendet. Der Sachverständiger zurückgegeben die Form an den Agent, wenn Sie weitere Informationen benötigen. Automatische System weist Verarbeitungskosten verringert, verkürzt die Zeit, die erkannt Ansprüche Verarbeitungszeit akzeptiert und generelle Kunden zufrieden erhöht.

Der Wechsel zu einem InfoPath-basiertem System umfasst folgende Vorteile:

  • Komfort    Zusätzlich zum Senden von Ansprüchen per Telefon können die Kunden ihre Ansprüche auch durch Ausfüllen eines Formulars im Internet geltend machen. Auf diese Weise können Kunden die Formulare nicht nur während der Geschäftszeiten ausfüllen, sondern wann es ihnen zeitlich am besten passt.

  • Erhöhte Genauigkeit    Da die Formularvorlage entwickelt wurde, um die Datenintegrität sicherzustellen, treten weniger ungültige Einträge auf. Kunden oder Versicherungsvertreter verwenden z. B. ein Dropdown-Listenfeld, um aus einer Standardliste von Anspruchstypen zu wählen, anstatt diese suchen und manuell in das Formular eingeben zu müssen.

  • Effizienz    Außerdem ermöglicht es die Verwendung eines integrierten Genehmigungsworkflows dem Versicherungsvertreter oder Schadensregulierer schnell den Status anderer Beteiligter zu erkennen, die an dem Anspruchsverfahren arbeiten. Obwohl die Mitarbeiter bei Humongous Insurance zuvor einen eindeutig definierten Workflow verwendet haben, waren ihre Prozesse papierbasiert. Daher konnten die Versicherungsvertreter und Schadensregulierer den Status des Anspruchs nicht schnell ermitteln, ohne ein Telefongespräch zu führen. Jetzt kann ein Versicherungsvertreter beispielsweise die Statusseite des Workflows auf der SharePoint-Site prüfen, auf der das Formular gespeichert wird, um zu sehen, ob der Schadensregulierer den Genehmigungsprozess abgeschlossen hat.

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Szenario 3: Genehmigungsanträge

Teil eines Formulars für einen Genehmigungsantrag Die Abteilung des Bauamts ist eine Dienststelle mit 100 Mitarbeitern der Stadtverwaltung von Springfield.

Diese Dienststelle ist für die Überprüfung von Genehmigungsanträgen zuständig, die von Auftragnehmern eingereicht werden, sowie für die anschließende Genehmigung oder Ablehnung dieser Anträge.

Die Abteilung des Bauamts möchte, dass die Auftragnehmer in der Lage sind, Genehmigungsanträge in einem Webbrowser auszufüllen, damit der Genehmigungsprozess einfacher und komfortabler verläuft.

Vor InfoPath

Vor der Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services hat die Abteilung des Bauamts einen manuellen, papierbasierten Antragsprozess, der zu redundanten Dateneingaben geführt hat. Auftragnehmer haben auf der Behörde die Papierformulare ausgefüllt. Die Büroangestellten haben die von Hand ausgefüllten Formulare dann an einen Empfangsmitarbeiter gesendet, der die Daten dann in ein Datenbanksystem eingegeben hat. Nach der Eingabe der Daten wurden die sich ergebenden Einträge mit dem Papierformular verglichen, um für die Richtigkeit der Daten zu sorgen. Wenn ungültige oder unverständliche Daten entdeckt wurden, wurde das Formular per Post zusammen mit einem zweiten Formular an den Auftragnehmer zurückgesendet, das Anweisungen zum Korrigieren der ungültigen Einträge enthielt.

Nachdem der Auftragnehmer ein überarbeitetes Formular gesendet hatte, wurden die Aktualisierungen in die Datenbank eingegeben sowie die neuen Einträge anhand des ursprünglichen und des zweiten Formulars auf Richtigkeit geprüft. Nachdem die Daten für gültig befunden wurden, setzte der Genehmigungsprozess ein. Während der Genehmigungsphase hat ein Prüfer den Genehmigungsantrag auf Grundlage verschiedener Kriterien entweder genehmigt oder abgelehnt. Nachdem der Genehmigungsworkflow abgeschlossen war, wurde der Auftragnehmer per Post über die Entscheidung informiert.

Nach InfoPath

Durch den Wechsel von einem papierbasierten Genehmigungsprozess hinzu einem automatisierten Prozess, der InfoPath und InfoPath Forms Services verwendet, ist die Abteilung des Bauamts jetzt in der Lage, Auftragnehmer, Büroangestellte und Prüfer online zu verbinden.

Wenn ein Auftragnehmer z. B. einen Genehmigungsantrag auf der Website der Abteilung des Bauamts einreicht, werden die Formulardaten an eine Datenbank gesendet, die sich im Netzwerk der Abteilung des Bauamts befindet. Nach der Übermittlung des Antrags wird auf einer SharePoint-Site automatisch ein neuer Genehmigungsantrag angezeigt, für den der zuständige Büroangestellte die Daten auf Vollständigkeit prüft und das Antragsformular anschließend digital signiert, um den Empfang zu bestätigen.

Der Wechsel zu einem InfoPath-basiertem System umfasst folgende Vorteile:

  • Onlinevorteil    Die Auftragnehmer müssen nicht länger die Behördeneinrichtung aufsuchen, um einen Antrag zu stellen. Auftragnehmer können ihre Genehmigungsanträge jetzt über das Internet einreichen, indem sie ein browserfähiges Formular in einem Browser wie Firefox, Safari oder Internet Explorer ausfüllen.

  • Erhöhte Genauigkeit    Da die Genehmigungsformularvorlage entwickelt wurde, um zur Datenintegrität beizutragen, sind weniger ungültige Einträge aufgetreten. Die Auftragnehmer verwenden z. B. ein Dropdown-Listenfeld, um die gesuchte Genehmigungsart aus einer Standardliste von Kategorien auszuwählen, anstatt diese zu suchen und manuell in das Formular eingeben zu müssen.

  • Bessere Benutzererfahrungen    Nach der Übermittlung der Daten wird auf der Intranetsite der Abteilung des Bauamts automatisch ein neues Genehmigungsantragsformular angezeigt. Wenn ein Büroangestellter ein Formular öffnet, werden ihm die Firmendaten des Auftragnehmers und die Genehmigungsantragsdaten im Formular angezeigt.

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Szenario 4: Bestandsführung

Teil eines Bestandsformulars Wide World Importers ist ein internationales Unternehmen mit Hauptsitz in Baltimore, Maryland. Das Unternehmen importiert Textilien, Kunsthandwerk und Verbrauchsmaterialien mit dem besonderen ***Schwerpunkt auf Waren aus Nordafrika.

Wide World Importers kauft bei über 70 Anbietern ein, die aus 12 Ländern/Regionen stammen. Da der von diesen Anbietern vorgehaltene Bestand relativ dynamisch und saisonabhängig ist, möchte Wide World Importers InfoPath-Formularvorlagen entwerfen, die es ihnen ermöglichen, die Zulieferer einfach und effektiv zum Bestand abzufragen.

Vor InfoPath

Vor der Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services hat Wide World Importers einen manuellen, papierbasierten Befragungsprozess durchgeführt, der zu redundanten Dateneingaben geführt hat. Die Käufer haben Bestandsaufnahmen per internationaler Expresspost an Anbieter im Ausland gesendet. Die Anbieter haben dann ausgefüllte Bestandsaufnahmeformulare per Post oder Fax zurückgesendet. Gelegentlich wurde mit Wide World Importers hinsichtlich der Antworten auch telefoniert. In ganz seltenen Fällen haben Vertriebsbeauftragte die Ergebnisse der Bestandsaufnahme auch persönlich beim Anbieter eingeholt. Im Allgemeinen konnten Monate vergehen, bevor Wide World Importers die abschließenden Ergebnisse der Bestandsaufnahme erhalten hat.

Fast alle Bestandsaufnahmen führten zu redundanten Dateneingaben. Die auf Papier erfassten Erhebungen wurden von einer Schreibkraft bei Wide World Importers in eine Datenbank eingegeben. Die sich ergebenden Datensätze der Datenbank wurden mit dem Papierformular verglichen, um die Richtigkeit zu gewährleisten. Bei ungültigen oder unverständlichen Daten wurde mit dem Anbieter per Telefon eine anschließende Befragung durchgeführt. Wenn dies nicht möglich war, wurde eine Anfrage zur Klärung per Post oder Fax gesendet. Nachdem Wide World Importers die korrigierten Daten erhalten hatte, wurden die Daten fertig gestellt.

Nach InfoPath

Anstatt die Bestandsaufnahmen per Post an World Wide Importers zu senden, übermitteln die Anbieter diese jetzt durch Ausfüllen browserfähiger Formulare im Web. Die von den Anbietern in den Formularen eingegebenen Daten werden unmittelbar in eine Bestandsdatenbank übermittelt. Durch den Wechsel zu InfoPath und InfoPath Forms Services erfreut sich Wide World Importers der folgenden Vorteile:

  • Onlinevorteil    Mit dem auf InfoPath basierenden System können die Anbieter die Bestandsaufnahmen mithilfe eines Browsers ausfüllen. Die Anbieter müssen diese Befragungen nicht länger per Post oder Fax an Wide World Importers zurücksenden.

  • Aktualität    Bei den vorherigen, papierbasierenden Systemen ergab sich häufig ein erheblicher Zeitverlust zwischen dem Zeitpunkt, zu dem die Anbieter die Bestandsaufnahme ausgefüllt haben und dem Zeitpunkt, zu dem ihre Antworten in die Datenbank von Wide Word Importers eingegeben wurden. Infolgedessen waren die Bestandsangaben häufig nicht mehr aktuell. Mit einer browserfähigen InfoPath-Formularvorlage werden die von den Anbietern eingegebenen Daten unmittelbar in die Bestandsdatenbank übermittelt.

  • Erhöhte Genauigkeit    Da die Formularvorlage entwickelt wurde, um zur Datenintegrität beizutragen, sind weniger ungültige Einträge aufgetreten. Die Anbieter verwenden z. B. ein Dropdown-Listenfeld, um einen Produkttyp aus einer Standardliste von Kategorien auszuwählen, anstatt diesen zu suchen und manuell in das Formular eingeben zu müssen.

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Szenario 5: Marktforschung

Teil eines Marktforschungsformulars Proseware, Inc. ist ein in Kanada ansässiges Softwareunternehmen, das Produkte für das Druck- und Verlagswesen entwickelt.

Proseware, Inc. startet den Entwicklungsprozess für die nächste Version ihres Hauptprodukts. Das Entwicklungsteam hat sich für die Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services entschieden, um die Marktforschungsaktivitäten zu unterstützen. Das Entwicklungsteam plant, bei Besprechungen mit Kunden eine Formularvorlage einzusetzen, um das Feedback der Kunden zu erfassen und aufzuzeichnen. Der Zweck dieses Formulars ist es, Aufzeichnungen über alle Interaktionen mit Kunden zu machen, um die Bedürfnisse der Kunden besser zu verstehen und sicherzustellen, dass die erfassten Daten einfach festzustellen und wiederzuverwenden sind.

Die Formularvorlage sendet die Daten direkt in eine Datenbank, wodurch die Mitarbeiter in der Lage sind, die in zahlreichen verschiedenen Besprechungen erfassten Daten abzurufen und zu analysieren. Proseware, Inc. möchte vollständige Formulare in einer Bibliothek auf einer SharePoint-Site speichern.

Vor InfoPath

Obwohl die Mitglieder des Entwicklungsteams Microsoft Office Word oder Microsoft Office Excel verwendet haben, um bei der Erfassung des Feedbacks von Kunden und Partnern Notizen aufzuzeichnen, hat die Analyse und die Bereitstellung dieser Daten häufig zu redundanten Dateneingaben geführt. Teammitglieder haben Notizen unstrukturiert aufgezeichnet und zugehörige Informationen neigten dazu, sich in und zwischen den Dokumenten zu verstreuen. Wenn die Teammitglieder versuchten, die erfassten Informationen in technische Spezifikationen einzubeziehen, wurde viel Zeit dafür aufgewendet, nicht standardisierte Dokumente nach erforderlichen Informationen zu durchsuchen.

Nach InfoPath

Der Wechsel zu einem Standardprozess für die Datenerfassung, der InfoPath und InfoPath Forms Services verwendet, ermöglicht es dem Entwicklungsteam von Proseware, Inc., die für die Erfassung, Analyse und interne Bereitstellung der Daten erforderliche Zeit und die Kosten zu reduzieren.

Bei Besprechungen mit vorhandenen und potenziellen Kunden verwenden die Mitglieder des Entwicklungsteams jetzt ein InfoPath-Formular, um Daten über die Anforderungen und Ideen der Kunden zu erfassen. Das Team verwendet eine Bibliothek auf einer SharePoint-Site, um Formulare zu speichern und freizugeben. Über diese Bibliothek können die Teammitglieder neue Formulare mit Kundendaten ausfüllen, Daten in vorhandenen Formularen überprüfen, Daten aus vollständigen Formularen nach Microsoft Office Excel 2003 oder Microsoft Office Excel 2007 exportieren oder die Daten aus verschiedenen Formularen zu einem Formular zusammenführen.

Der Wechsel zu einem InfoPath-basiertem System umfasst folgende Vorteile:

  • Konsistente Daten    Die Formularvorlage wurde entwickelt, um zu einer konsistenteren Organisation und Formalisierung von Daten beizutragen. Die in den Listen des Formulars angezeigten Daten stammen aus standardisierten SharePoint-Listen und XML-Dateien. Die Einträge in der Liste Geschäftsart kommen direkt aus einem vordefinierten XML-Schema, das von Proseware, Inc. überall verwendet wird, um den Austausch von Geschäftsdaten zwischen verschiedenen Systemen zu standardisieren.

  • Integration mit vorhandenen Systemen    Bei der Übermittlung eines Formulars wird es automatisch in einer Bibliothek auf einer SharePoint-Site gespeichert. Daten aus den einzelnen Formularen werden außerhalb des Formulars in Spalten in der Bibliothek angezeigt. Auf diese Weise können die Teammitglieder Formulardaten in der Bibliothek leichter finden und sortieren, ohne die einzelnen Formulare jeweils öffnen zu müssen.

  • Mehrere Ansichten    Das Datenformular Kunden enthält Ansichten, die unterschiedliche Anforderungen, einschließlich separate Ansichten für die Aufzeichnung Kundeninformationen, Team Ergebnisse, Recherchieren Methoden und weitere Ressourcen zu beheben. Das Formular enthält auch eine spezielle Druckansicht, die Daten aus der anderen Ansichten in eine geeignete, ausdrucken Format zusammenfasst.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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