Synchronisieren von SharePoint 2010-Inhalten mit Outlook 2010

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Eine SharePoint-Bibliothek, -Kontaktliste, -Aufgabenliste sowie eine Project-Aufgabenliste und ein bestimmter Typ externer SharePoint-Listen können mit Microsoft Outlook 2010 synchronisiert werden. Da viele SharePoint 2010-Benutzer außerdem Outlook 2010 für die Zusammenarbeit und zum Koordinieren von Aktivitäten und Projekten verwenden, kann die Möglichkeit, diese Bibliotheken und Listen zu synchronisieren, Ihnen helfen, die Effizienz zu steigern. Dies trifft insbesondere zu, wenn Sie offline arbeiten oder nicht über ständigen Zugriff auf Ihre SharePoint-Websites verfügen.

Inhalt dieses Artikels

Einführung in die Synchronisierung von SharePoint 2010-Inhalten mit Outlook 2010

Arbeiten mit einer synchronisierten Dokumentbibliothek

Arbeiten mit einer synchronisierten Kontaktliste

Arbeiten mit einer synchronisierten Aufgabenliste

Arbeiten mit einer synchronisierten externen Liste

Weitere Integrationspunkte

Synchronisieren einer SharePoint-Bibliothek mit Outlook 2010

Synchronisieren einer SharePoint-Kontaktliste mit Outlook 2010-Kontakten

Synchronisieren einer SharePoint-Aufgabenliste mit Outlook 2010-Aufgaben

Einführung in die Synchronisierung von SharePoint 2010-Inhalten mit Outlook 2010

Eine SharePoint-Bibliothek, -Kontaktliste, -Aufgabenliste sowie eine Project-Aufgabenliste und ein bestimmter Typ externer SharePoint-Listen können mit Outlook 2010 synchronisiert werden. Da viele SharePoint 2010-Benutzer außerdem Outlook 2010 für die Zusammenarbeit und zum Koordinieren von Aktivitäten und Projekten verwenden, kann die Möglichkeit, diese Bibliotheken und Listen zu synchronisieren, Ihnen helfen, die Effizienz zu steigern. Dies trifft insbesondere zu, wenn Sie offline arbeiten und nicht über ständigen Zugriff auf Ihre SharePoint-Websites verfügen.

Zum Synchronisieren dieser Bibliotheken und Listen muss Outlook 2010 auf dem Clientcomputer installiert sein, und Sie müssen die Berechtigung Zusammenarbeit für die Bibliothek oder Liste besitzen.

Weitere Informationen zum Verwenden von SharePoint 2010 mit Outlook 2010 finden Sie im Abschnitt Siehe auch und im Hilfesystem von Outlook 2010.

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Arbeiten mit einer synchronisierten Dokumentbibliothek

Eine SharePoint-Bibliothek kann zwischen Outlook 2010 und SharePoint 2010 synchronisiert werden. Nach dem Synchronisieren wird die Bibliothek als Ordner im Outlook-Navigationsbereich unter SharePoint-Listen angezeigt.

Beim Verwenden der Sofortsuche durchsucht Outlook alle synchronisierten SharePoint-Dokumente. Die Dokumentvorschau im Outlook-Lesebereich ermöglicht ein schnelles Durchblättern der Suchergebnisse. Es kann durchaus sein, dass Sie das Öffnen und Speichern von Änderungen an SharePoint-Dokumenten in Outlook schneller und komfortabler finden. In diesem Fall können Sie die Dokumente in der SharePoint-Bibliothek in Outlook ansehen, bearbeiten und verwalten. Darüber hinaus können Sie die Bibliotheken in den Offlinemodus versetzen, mit den Office-Dateien in der Bibliothek arbeiten, die Bibliothek wieder online stellen und die Änderungen synchronisieren.

Diese Synchronisierung erfolgt für Office-Dateien immer in einer Richtung (unidirektional). An Dateien in der SharePoint-Bibliothek vorgenommene Änderungen können nach Outlook heruntergeladen werden, jedoch können Sie keine Änderungen an nicht von Office stammenden Dateien in Outlook vornehmen und diese anschließend wieder in die SharePoint-Bibliothek hochladen. Wenn Sie offline mit Outlook arbeiten, können Sie Office-Dateien, wie etwa Word-Dokumente, Excel-Kalkulationstabellen und PowerPoint-Präsentationen, bearbeiten. Wenn Sie wieder online sind, können Sie die Änderungen in die SharePoint-Bibliothek hochladen. Outlook verfolgt jedoch nicht die eventuell an diesen Office-Dateien in der SharePoint-Bibliothek vorgenommenen Änderungen. Zum Erzielen optimaler Ergebnisse sollten Sie die Dateien zuerst auschecken, wenn Sie Offlineänderungen in Outlook daran vornehmen möchten.

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Arbeiten mit einer synchronisierten Kontaktliste

Eine SharePoint-Kontaktliste kann zwischen Outlook 2010 und SharePoint 2010 synchronisiert werden. Dies ermöglicht das effizientere Speichern, Freigeben und Verwalten von SharePoint-Kontakten in Outlook. Ferner können Sie die Kontaktliste in den Offlinemodus versetzen, mit den Kontakten arbeiten, die Kontaktliste wieder online stellen und sie anschließend mit Outlook 2010 oder SharePoint 2010 synchronisieren.

In Outlook 2010 funktioniert die synchronisierte SharePoint-Kontaktliste wie jeder andere Outlook-Kontakteordner. Sie können diese Kontakte mithilfe von Microsoft Office Communicator anzeigen, bearbeiten, drucken und sogar anrufen. Sie können ihnen E-Mail-Nachrichten und Besprechungsanfragen senden, sie mithilfe von Farbkategorien ordnen, mehrere Telefonnummern und E-Mail-Adressen speichern und Kontaktfotos, elektronische Visitenkarten sowie Geburtstags- und Jubiläumsinformationen mit aufnehmen.

Diese Synchronisierung von Kontaktlisten erfolgt in zwei Richtungen (bidirektional). In Outlook an diesen Kontakten vorgenommene Änderungen werden automatisch mit der SharePoint-Kontaktliste synchronisiert. An der SharePoint-Kontaktliste vorgenommene Änderungen werden automatisch mit den Kontakten in Outlook synchronisiert.

Wenn Sie einen SharePoint-Kontakt in Outlook oder die Kontaktliste in SharePoint 2010 öffnen, wird der aktuellste Änderungsstand angezeigt. Wenn Änderungen an den Kontakten in Outlook erfolgen, während die SharePoint-Kontaktliste geöffnet ist, müssen Sie die Browseranzeige aktualisieren, um die neuesten Änderungen in der SharePoint-Liste zu sehen. Wenn Änderungen an der SharePoint-Kontaktliste vorgenommen werden, während der Kontakt in Outlook geöffnet ist, müssen Sie den Befehl Senden/Empfangen verwenden, um die neuesten Änderungen am Outlook-Kontakt anzuzeigen.

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Arbeiten mit einer synchronisierten Aufgabenliste

Eine SharePoint-Aufgabenliste kann zwischen Outlook 2010 und SharePoint 2010 synchronisiert werden. Sie können sowohl mit Standardaufgabenlisten als auch mit Project-Aufgabenlisten arbeiten. Diese sind ähnlich aufgebaut wie Standardaufgabenlisten, mit dem Unterschied, dass eine Project-Aufgabenliste eine grafische Ansicht der Aufgabenelemente bereitstellt, die als Gantt-Ansicht bezeichnet wird. Sie können eine Aufgabenliste außerdem in den Offlinemodus versetzen, mit den Aufgaben in der Liste arbeiten, die Liste wieder online stellen und anschließend die Aufgaben von Outlook aus synchronisieren.

Die Inhalte der synchronisierten Aufgabenliste werden im Navigationsbereich unter Andere Aufgaben angezeigt und in der Aufgabenleiste konsolidiert. Zum Nachverfolgen des Status, Fortschritts und Verlaufs Ihrer Projekte können Aufgaben von Ihnen und Ihren Teammitgliedern beim Arbeiten in den entsprechenden Outlook-Ordnern erstellt, zugewiesen, aktualisiert, beantwortet und gelöscht werden.

Auf die synchronisierten Aufgaben können außerdem Flags und Kategorien angewendet werden, genau wie auf andere Outlook-Aufgaben auch. Die Flags und Kategorien werden nicht in der SharePoint-Website angezeigt, beim Arbeiten mit synchronisierten Aufgaben in Outlook stehen die Flags und Kategorien jedoch zur Verfügung. SharePoint-Aufgabenbenachrichtigungen sind ebenfalls vollständig in Aufgaben und Kalendern integriert, und Sie können Einstellungen für das automatische Erstellen von Benachrichtigungs-E-Mails und Erinnerungsnachrichten festlegen.

Diese Synchronisierung von Aufgabenlisten erfolgt in zwei Richtungen (bidirektional). In Outlook an diesen Aufgaben vorgenommene Änderungen werden automatisch mit der SharePoint-Aufgabenliste oder der Project-Aufgabenliste synchronisiert. An der SharePoint-Aufgabenliste oder der Project-Aufgabenliste vorgenommene Änderungen werden automatisch mit den Aufgaben in Outlook synchronisiert. Wenn Sie die Aufgabe in Outlook öffnen oder die SharePoint- oder Project-Aufgabenliste in SharePoint 2010 öffnen, wird der aktuellste Änderungsstand angezeigt.

Wenn Änderungen an den Aufgaben in Outlook erfolgen, während die SharePoint-Aufgabenliste geöffnet ist, müssen Sie die Browseranzeige aktualisieren, um die neuesten Änderungen in der Liste zu sehen. Wenn Änderungen an der SharePoint-Aufgabenliste vorgenommen werden, während die Aufgabe in Outlook geöffnet ist, müssen Sie den Befehl Senden/Empfangen verwenden, um die neuesten Änderungen an der Outlook-Aufgabe anzuzeigen.

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Arbeiten mit einer synchronisierten externen Liste

Eine externe SharePoint-Liste kann zwischen Outlook 2010 und SharePoint 2010 synchronisiert werden. Eine externe SharePoint-Liste wird mithilfe von Business Connectivity Services (BCS) in SharePoint Designer 2010 erstellt und kann über Lese-/Schreibzugriff auf Branchendaten aus Datenquellen wie SQL Server oder SAP verfügen.

Wenn Sie in SharePoint Designer 2010 einen externen Inhaltstyp erstellen, können Sie diesen einem systemeigenen Office-Elementtyp zuordnen, z. B. einem Kontakt oder einer Aufgabe, sodass die externen Daten dasselbe Aussehen und Verhalten wie ein Kontakt- oder Aufgabenelement in Outlook aufweisen. Angenommen, bei den externen Daten handelt es sich um eine Liste mit Kunden und die externen Daten sollen in Outlook angezeigt werden. Da die Kundendaten den Kontakten in Outlook sehr ähnlich sind, können Sie den externen Inhaltstyp dem Kontaktelement in Outlook zuordnen. Wenn Sie die externe Liste mithilfe des Befehls Verbindung mit Outlook herstellen mit Outlook verbunden haben, können Sie die externen Daten direkt in Outlook erstellen, aktualisieren und löschen, wie Sie auch Outlook-Kontakte und -Aufgaben erstellen und aktualisieren würden.

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Weitere Integrationspunkte

Outlook 2010 verfügt über weitere Integrationspunkte mit SharePoint 2010, einschließlich der folgenden:

  • Teilnehmen an Onlinediskussionen mithilfe von E-Mail-Nachrichten

  • Gleichzeitiges Anzeigen von SharePoint 2010- und Outlook 2010-Kalendern

  • Verwalten von SharePoint-Warnungen und RSS-Feeds

  • Erstellen eines Besprechungsarbeitsbereichs

  • Verwenden von Outlook Web Parts in SharePoint 2010, z. B. zum Anzeigen von Outlook-Nachrichten

  • Verwenden des Outlook-Connector-Add-Ins für soziale Netzwerke zum Verwalten der sozialen Feeds von Arbeitskollegen.

Weitere Informationen zu diesen zusätzlichen Integrationspunkten finden Sie in den Hilfesystemen von Outlook 2010 und SharePoint.

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Synchronisieren einer SharePoint-Bibliothek mit Outlook 2010

  1. Navigieren Sie im Browser zu der SharePoint-Website, die die zu synchronisierende Bibliothek enthält.

  2. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der Bibliothek, oder klicken Sie nacheinander auf Websiteaktionen und Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann im entsprechenden Abschnitt für Bibliotheken auf den Namen der Bibliothek.

    Hinweis :  Eine SharePoint-Website kann in Bezug auf Darstellung und Navigation in erheblichem Maße geändert werden. Wenn Sie eine Option, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Link, nicht finden können, wenden Sie sich an den zuständigen SharePoint-Administrator.

  3. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Bibliothek in der Gruppe Verbinden und exportieren auf Verbindung mit Outlook herstellen.

  4. Wenn Sie aufgefordert werden, ein Programm auf dem Computer zu öffnen, klicken Sie auf Zulassen.

  5. Wenn Sie zum Bestätigen des Vorgangs aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja.

In Outlook wird die Bibliothek dem Navigationsbereich unter SharePoint-Listen hinzugefügt. Die Dateien in der Bibliothek verhalten sich ähnlich wie E-Mail-Nachrichten. Für Office-Dateien kann durch Klicken eine Vorschau im Lesebereich ausgeführt werden, mit Doppelklicken werden die Dateien geöffnet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei, um weitere Optionen anzuzeigen.

Hinweis : 

  • Wenn die Bibliothek Unterordner enthält und Sie Zugriff auf alle enthaltenen Dateien in Outlook wünschen, zeigen Sie die Bibliothek auf der obersten Ebene an, und stellen Sie dann die Outlook-Verbindung her. Wenn Sie sich in einem Unterordner einer Bibliothek befinden und die Bibliothek dann mit Outlook verbinden, werden nur die Inhalte des betreffenden Ordners verbunden.

  • Wenn Sie in Outlook nur auf den Inhalt eines einzelnen Ordners zugreifen möchten, bestehen zwei Optionen. Wenn der Ordner, auf dessen Dateien Sie in Outlook zugreifen möchten, nicht geöffnet ist, zeigen Sie auf den Ordner, klicken Sie auf den Pfeil Menü Öffnen, der jetzt angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Verbindung mit Outlook herstellen. Wenn der Ordner, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten, bereits geöffnet ist, führen Sie die Schritte zum Verbinden einer Bibliothek aus.

  • Nachdem Sie eine Verbindung einer Bibliothek mit Outlook hergestellt haben, können Sie andere Teammitglieder einladen, eine Verbindung mit der Bibliothek herzustellen. Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf den Bibliotheksnamen, und klicken Sie dann auf Diesen Ordner freigeben.

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Synchronisieren einer SharePoint-Kontaktliste mit Outlook 2010-Kontakten

  1. Navigieren Sie im Browser zu der SharePoint-Website, die die zu synchronisierende Kontaktliste enthält.

  2. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der Kontaktliste, oder klicken Sie nacheinander auf Websiteaktionen und Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann im entsprechenden Abschnitt für Listen auf den Namen der Kontaktliste.

    Hinweis :  Eine SharePoint-Website kann in Bezug auf Darstellung und Navigation in erheblichem Maße geändert werden. Wenn Sie eine Option, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Link, nicht finden können, wenden Sie sich an den zuständigen SharePoint-Administrator.

  3. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Liste in der Gruppe Verbinden und exportieren auf In Outlook öffnen.

  4. Wenn Sie zum Verbinden der SharePoint-Kontakte mit Outlook aufgefordert werden, klicken Sie auf OK.

In Outlook 2010 werden die Kontakte im Navigationsbereich unter Kontakte hinzugefügt.

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Synchronisieren einer SharePoint-Aufgabenliste mit Outlook 2010-Aufgaben

  1. Navigieren Sie im Browser zu der SharePoint-Website, die die zu synchronisierende Aufgabenliste oder Project-Aufgabenliste enthält.

  2. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der Aufgabenliste oder Project-Aufgabenliste, oder klicken Sie nacheinander auf Websiteaktionen und Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann im entsprechenden Abschnitt für Listen auf den Namen der Aufgabenliste oder Project-Aufgabenliste.

    Hinweis : Eine SharePoint-Website kann in Bezug auf Darstellung und Navigation in erheblichem Maße geändert werden. Wenn Sie eine Option, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Hyperlink, nicht finden können, wenden Sie sich an den zuständigen Administrator.

  3. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Liste in der Gruppe Verbinden und exportieren auf In Outlook öffnen.

  4. Wenn Sie zum Verbinden der SharePoint-Kontaktliste mit Outlook aufgefordert werden, klicken Sie auf OK.

In Outlook 2010 werden die Aufgaben im Navigationsbereich unter Andere Aufgaben und in der Aufgabenleiste hinzugefügt.

Hinweis : Sie können die Aufgaben von der SharePoint-Website wie die Outlook-Aufgaben bearbeiten. Sie können die Aufgaben zwischen den Ordnern für Outlook und die SharePoint-Website verschieben oder kopieren. Aufgabenserien und Aufgabenanforderungen jedoch werden von Outlook in normale Aufgaben auf der SharePoint-Website konvertiert.

Tipp :  Nach dem Verbinden einer Aufgabenliste oder Project-Aufgabenliste mit Outlook können Sie an die anderen Teammitglieder eine Freigabenachricht senden, die sie dazu einlädt, sich mit der Aufgabenliste zu verbinden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Listennamen in Outlook, und klicken Sie dann auf 'Name der Aufgabenliste' freigeben. Damit wird eine E-Mail-Nachricht erstellt, die einen Hyperlink und einen Befehl für die Verbindung mit der Aufgabenliste enthält.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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