Synchronisieren mit einer SharePoint-Aufgabenliste

Project Professional 2013 kann eine Liste von Vorgängen mit SharePoint synchronisieren – Project Web App wird dazu nicht benötigt. Ihre Teammitglieder können den Zeitplan in SharePoint anzeigen und hier auch ihren Arbeitsstatus aktualisieren, und Sie sehen die Änderungen in Project. Und umgekehrt.

Tipp : Es müssen mehr als 100 Vorgänge synchronisiert werden? Dann machen Sie sich darauf gefasst, dass dieser Prozess etwas langsamer verlaufen wird. Die erste Synchronisierung erfolgt nämlich langsamer als normal. Wenn viele Änderungen vorliegen, es viele benutzerdefinierte Felder gibt oder viele Vorgänge hinzugefügt oder entfernt wurden, führt dies ebenfalls zu einer Verlangsamung.

Synchronisieren mit einer neuen SharePoint-Website

Bei diesen Schritten wird vorausgesetzt, das Sie ein Projekt in Project geöffnet haben, für das Sie aber noch keine SharePoint-Website eingerichtet haben.

  1. Klicken Sie in Project auf Datei > Speichern.

  2. Wählen Sie in der Liste Synchronisieren mit den Eintrag Neue SharePoint-Website aus.

  3. Geben Sie im Feld Projektname einen Namen ein.

  4. Fügen Sie in der Liste Websiteadresse die Adresse der SharePoint-Aufgabenliste hinzu, mit der Sie synchronisieren möchten.

    Hinweis : Verwenden Sie zu diesem Zeitpunkt keine Adresse, die den Namen der Aufgabenliste enthält. Project fügt diesen Teil automatisch hinzu.

    Bild 'Synchronisieren mit einer neuen SharePoint-Website'

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Und das geschieht dann: Wenn Sie auf Speichern klicken, wird eine neue SharePoint-Website für das Projekt erstellt. Änderungen, die Sie an Vorgängen in Project vornehmen, werden in der Aufgabenliste in SharePoint widergespiegelt und umgekehrt.

Wenn viele Vorgänge vorliegen, kann dies mehrere Minuten dauern.

Synchronisieren mit einer vorhandenen SharePoint-Website

Bei diesen Schritten ist vorausgesetzt, dass Sie in Project einen leeren Zeitplan geöffnet haben, aber alle zu synchronisierenden Vorgänge sich irgendwo auf einer SharePoint-Website befinden.

Hinweis : Und was ist mit dem Synchronisieren eines vorhandenen Projekts mit einer vorhandenen SharePoint-Website? Dies wird nicht unterstützt. Sie benötigen entweder einen leeren Projektplan oder eine leere Aufgabenliste. Project führt während des anfänglichen Synchronisierungsvorgangs keine zwei Listen von Aufgaben/Vorgängen zusammen. Nachdem Sie die Synchronisierung mit den Schritten in diesem Artikel eingerichtet haben, können Sie Änderungen an einer der Listen vornehmen. Dann werden die Änderungen an beiden Stellen angewendet.

  1. Klicken Sie in Project auf Datei > Speichern.

  2. Wählen Sie in der Liste Synchronisieren mit den Eintrag Vorhandene SharePoint-Website aus.

  3. Geben Sie im Feld Websiteadresse die Adresse der SharePoint-Aufgabenliste ein, die Sie importieren möchten.

    Hinweis :  Verwenden Sie keine Adresse, die den Namen der Aufgabenliste enthält. Project fügt diesen Teil automatisch hinzu.

  4. Klicken Sie auf Website überprüfen.

  5. Geben Sie im Feld Aufgabenliste einen Namen für die Aufgabenliste ein, die Sie mit Ihrem Projekt synchronisieren möchten, oder wählen Sie einen Namen aus.

    Speichern eines Projekts auf SharePoint

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Und das geschieht dann: Wenn Sie auf Speichern klicken, wird die Aufgabenliste aus SharePoint nun in Project angezeigt. Änderungen, die Sie an der Liste der Vorgänge in Project vornehmen, werden in SharePoint widergespiegelt und umgekehrt.

Wenn viele Vorgänge vorliegen, kann dies mehrere Minuten dauern.

Es werden keine Vorgänge synchronisiert?

Die Tabelle unten führt Umstände auf, die ein Synchronisieren von Vorgängen in Project mit einer SharePoint-Aufgabenliste verhindern können.

Problem

Erklärung

Synchronisierungseinschränkungen für Vorgänge

Es wird empfohlen, nicht mehr als 1.000 Vorgänge zu synchronisieren. Wenn Sie mehr als 1.000 Vorgänge synchronisieren möchten, erwägen Sie, das Projekt in mehrere Projekte aufzuteilen und die Projekte dann einzeln zu synchronisieren.

Projekte mit mehr als 100 Vorgängen werden synchronisiert, doch dies kann mehrere Minuten dauern.

SharePoint-Pflichtfelder

Wenn ein Projektplan ein Feld, das in SharePoint erforderlich ist, nicht enthält, funktioniert die Synchronisierung nicht. Fügen Sie das erforderliche Feld in Project als benutzerdefiniertes Feld hinzu.

Hinweis : Pflichtfelder in SharePoint können variieren – abhängig davon, wie die Aufgabenliste in Ihrer Organisation eingerichtet wurde. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Felder erforderlich sind, versuchen Sie, der Aufgabenliste auf der SharePoint-Website eine Aufgabe hinzuzufügen. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

Ein Project-Feld enthält eine Formel

In SharePoint-Feldern werden keine Formeln unterstützt. Versuchen Sie, die Formel aus dem Feld in Project zu entfernen und dann erneut zu synchronisieren.

Sammelvorgangsname

SharePoint geht davon aus, dass Sammelvorgänge auf der Website zu Ordnern werden. Daher werden keine Zeichen zugelassen, die für Ordnernamen unzulässig sind: . /:*?<>|

Vergewissern Sie sich, dass keiner Ihrer Sammelvorgänge in Project eines dieser Zeichen enthält.

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