Synchronisieren einer SharePoint-Liste mit Excel

Sie können Daten zwischen SharePoint Online und Microsoft Excel synchronisieren und so beide Datensätze auf dem neuesten Stand halten. Nehmen Sie z. B. an, Sie möchten einen Lagerbestand in einer Liste verwalten, damit sie leicht freizugeben und zu aktualisieren ist, aber auch eine regelmäßige Analyse der Lagerbestände mit Excel durchführen.

Einführung in das Synchronisieren einer Liste mit Excel

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Daten zwischen einer SharePoint-Liste und Excel zu synchronisieren. Unabhängig von der gewählten Methode erfolgt die Synchronisierung in einer Richtung, also unidirektional. An der SharePoint-Liste vorgenommene Änderungen können in Excel geschrieben werden, jedoch werden die in Excel ausgeführten Änderungen nicht automatisch in die SharePoint-Liste geschrieben.

Weitere Informationen zum Erstellen und Bearbeiten von Listen in SharePoint finden Sie in den folgenden Themen:

Hinweis :  In den folgenden Anweisungen wird Excel als Beispiel verwendet. Wenn Sie ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm verwenden, sehen Sie im Hilfetext für dieses Programm nach.

  1. Navigieren Sie zur SharePoint-Website mit der Liste, die Sie mit Excel synchronisieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der SharePoint-Liste, oder klicken Sie auf Einstellungen und Websiteinhalt, und suchen Sie dann die Liste.

  3. Klicken Sie auf dem Menüband auf die Registerkarte Liste und dann auf In Excel exportieren.

    Auf dem SharePoint-Menüband hervorgehobene Schaltfläche "In Excel exportieren"
  4. Klicken Sie auf OK, wenn Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.

  5. Klicken Sie in Ihrem Browser im Dialogfeld Dateidownload auf Öffnen.

  6. Klicken Sie auf Aktivieren, wenn Sie aufgefordert werden, auf Ihrem Computer Datenverbindungen zu aktivieren, und Sie der Meinung sind, dass die Verbindung zu den Daten in der SharePoint-Website sicher ist.

  7. Wählen Sie im Dialogfeld Daten importieren die Optionen Wie sollen Ihre Daten angezeigt werden? und Wo sollen die Daten eingefügt werden? aus.

    Dialogfeld "Daten importieren" in Excel 2016
  8. Sie können optional auf Eigenschaften klicken und die Verbindungseigenschaften festlegen.

  9. Klicken Sie abschließend auf OK. Die Liste sollte in Excel angezeigt werden.

    Excel-Kalkulationstabelle mit importierter Liste und hervorgehobener Schaltfläche "Alle aktualisieren".

Excel erstellt eine Excel-Tabelle mit einer Datenverbindung, die auf einer Webabfragedatei basiert. Änderungen erfolgen nicht automatisch. Wenn weitere Änderungen an der SharePoint-Liste in Excel angezeigt werden sollen, müssen Sie eine Aktualisierung manuell vornehmen, indem Sie auf der Registerkarte Daten auf Alle aktualisieren klicken.

Wenn Ihre SharePoint-Liste Ordner enthält, wird die Ordnerstruktur nicht in der resultierenden Excel-Tabelle angezeigt. Jedoch werden der Excel-Tabelle die Spalten Elementtyp und Pfad hinzugefügt, sodass Sie die Daten nach dem Typ und Speicherort oder Unterordner der Liste filtern und sortieren können.

Aus Excel können Sie eine vorhandene Excel-Tabelle in eine neue SharePoint-Liste exportieren, indem Sie den Assistenten zum Exportieren einer Tabelle in eine SharePoint-Liste verwenden. Dieses Vorgehen ist dann nützlich, wenn die Daten bereits in einer Excel-Tabelle vorliegen und Sie während des Synchronisierungsvorgangs eine SharePoint-Liste erstellen möchten.

Hinweis : Sie benötigen Berechtigungen zum Exportieren von Tabellen in SharePoint. Wenn dies nicht funktioniert, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator oder -Manager.

  1. Klicken Sie im Excel-Arbeitsblatt auf eine Stelle in der Tabelle, die Sie exportieren möchten. Hierdurch werden die Tabellentools mit der Registerkarte Entwurf angezeigt.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Externe Tabellendaten auf Exportieren und dann auf Tabelle in SharePoint-Liste exportieren.

    In Excel hervorgehobener Link "In SharePoint exportieren"
  3. Geben Sie im ersten Exportdialogfeld in das Feld Adresse die URL der SharePoint-Website ein, in die Sie die Tabellendaten exportieren möchten.

    Hinweise :  Wenn Sie bereits Tabellendaten auf diese SharePoint-Website exportiert haben, wird die Adresse möglicherweise in der Dropdownliste angezeigt, sodass Sie stattdessen die Adresse auswählen können.

    Bitten Sie Ihren Administrator um eine URL, wenn Sie keine haben.

    Erste Seite des Dialogfelds "In SharePoint exportieren".
  4. Geben Sie den Namen für die SharePoint-Liste und optional eine Beschreibung ein.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Überprüfen Sie die Liste der Spalten und Datentypen im zweiten Dialogfeld, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

    • Wenn die Spalten und Datentypen, die Sie exportieren, richtig sind, klicken Sie auf Fertig stellen.

    • Wenn die Spalten und die Datentypen für die SharePoint-Liste nicht richtig sind, klicken Sie auf Abbrechen. Vergewissern Sie sich, dass die Spaltenzellen in Excel in einen Datentyp konvertiert werden können, der in der SharePoint-Liste unterstützt werden kann.

      Zweite Seite des Dialogfelds "In SharePoint exportieren".

      Hinweis :  Möglicherweise müssen Sie komplexe Tabellendaten im Excel-Arbeitsblatt in ein einfacheres Format konvertieren, z. B. Nur-Text oder Zahl. Unterstützte Datentypen sind Text (einzelne oder mehrere Zeilen), Währung, Datum und Uhrzeit, Zahlen und Links.

    • Klicken Sie auf "OK", um zu bestätigen, dass die Tabelle erfolgreich veröffentlicht wurde.

      Hinweis : Sie können auf den Link klicken, um Ihre Liste auf der SharePoint-Website anzuzeigen. Sie können Ihre Liste auch später anzeigen, indem Sie auf der Registerkarte "Entwurf" in der Gruppe "Externe Tabellendaten" auf "Im Browser öffnen" klicken.

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