Synchronisieren einer SharePoint 2010-Liste mit Access 2010

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Daten können zwischen einer SharePoint 2010-Liste und Office Access 2010 synchronisiert und so beide Datensätze auf dem neuesten Stand gehalten werden. Nehmen Sie z. B. an, Sie möchten die Nachverfolgungsinformationen zu Ihrer Vertriebskampagne in einer SharePoint-Liste verwalten, damit die Zusammenarbeit mit anderen im Team erleichtert wird, jedoch auch eine regelmäßige Berichterstellung, Abfrageerstellung und Massenänderungen mithilfe von Access 2010 durchführen.

Inhalt dieses Artikels

Einführung in das Synchronisieren einer SharePoint-Liste mit Access

Synchronisieren von Daten mithilfe den öffnen Befehls mit Access

Synchronisieren von Daten mithilfe der Nachverfolgen dieser Befehl Liste in der Datenblattansicht

Synchronisieren von Daten mithilfe des Befehls SharePoint-Liste aus Access

Vorteile von Verknüpfen einer Access-Tabelle mit einer SharePoint-Liste

Von Nachschlagedaten

Strukturelle Änderungen

Leistung

Massen Bearbeitungen

Offlineschalten von Daten und Auflösen von Konflikten

Aspekte beim Synchronisieren von Daten

Vergleich der Unterschiede bei einer synchronisierten Liste mit einer Datenbank Webanwendung

Synchronisieren einer SharePoint-Liste mit Access

Aktualisieren von synchronisierten Daten

Einführung in das Synchronisieren einer SharePoint-Liste mit Access

Daten können zwischen einer SharePoint 2010-Liste und Access 2010 synchronisiert und so beide Datensätze auf dem neuesten Stand gehalten werden. Nehmen Sie z. B. an, Sie möchten die Nachverfolgungsinformationen zu Ihrer Vertriebskampagne in einer SharePoint-Liste verwalten, damit die Zusammenarbeit mit anderen im Team erleichtert wird, jedoch auch eine regelmäßige Berichterstellung, Abfrageerstellung und Massenänderungen mithilfe von Access 2010 durchführen.

Es bestehen drei Möglichkeiten, um Daten zwischen einer SharePoint-Liste und Access 2010 zu synchronisieren. Unabhängig von der gewählten Methode erfolgt die Synchronisierung in zwei Richtungen, also bidirektional. An den Listendaten in Access vorgenommene Änderungen werden auf den SharePoint-Server hochgeladen, und an der SharePoint-Liste auf dem Server vorgenommene Änderungen werden in die Access-Instanz auf dem lokalen Computer heruntergeladen.

Zum Synchronisieren einer SharePoint-Liste muss Access 2010 auf dem Clientcomputer installiert sein, und Sie müssen über die Berechtigung Mitwirken für die Liste verfügen.

Weitere Informationen zum Verwenden von SharePoint 2010 mit Access 2010 finden Sie im Abschnitt Siehe auch und im Hilfesystem von Access 2010.

Hinweis : Sie können eine externe SharePoint-Liste mit Access 2010 nicht synchronisieren.

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Synchronisieren von Daten mithilfe den öffnen Befehls mit Access

Sie können die in einer SharePoint-Liste enthaltenen Daten mithilfe des Befehls Mit Access öffnen im Menüband der Liste mit Access 2010 synchronisieren. Mit diesem Befehl werden eine mit der SharePoint-Liste verknüpfte Access-Tabelle und eine ergänzende UserInfo-Tabelle erstellt, die zusätzliche Informationen, wie etwa Benutzernamen, Konten und E-Mail-Adressen, enthält.

Bei jedem Öffnen der SharePoint-Liste oder der verknüpften Access-Tabelle werden die aktuellen Daten angezeigt. Bei fortlaufender Aktualisierung der SharePoint-Liste kann die verknüpfte Access-Tabelle auch manuell mit den neuesten Änderungen der Liste aktualisiert werden. Bei fortlaufender Aktualisierung der verknüpften Access-Tabelle können Sie auch die Daten in der SharePoint-Liste manuell mit den neuesten Access-Änderungen aktualisieren.

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Synchronisieren von Daten mithilfe der Nachverfolgen dieser Befehl Liste in der Datenblattansicht

Eine SharePoint-Liste kann auch aus der Datenblattansicht heraus mithilfe des Befehls Die Liste in Access überwachen im Aufgabenbereich der Datenblattansicht synchronisiert werden, wodurch ebenfalls eine verknüpfte Tabelle in Access erstellt wird. Mithilfe weiterer Befehle im Aufgabenbereich können Sie außerdem die Listendaten synchronisieren und folgende Aktionen ausführen:

  • Berichterstellung in Access

  • Exportieren nach Access

Weitere Informationen finden Sie im Hilfesystem der Datenblattansicht (klicken Sie unten in der Datenblattansicht auf die Verknüpfung Hilfe).

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Synchronisieren von Daten mithilfe des Befehls SharePoint-Liste aus Access

In Access 2010 können Sie außerdem eine Tabelle mit einer vorhandenen SharePoint-Liste verknüpfen. Verwenden Sie dazu den Befehl SharePoint-Liste auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen.

Sie können in Access auch eine leere SharePoint-Liste erstellen. Klicken Sie dazu im Menüband auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf SharePoint-Listen, und klicken Sie dann auf einen der folgenden Einträge: Kontakte, Aufgaben, Probleme, Ereignisse oder Benutzerdefiniert.

Weitere Informationen zur Verwendung von Access finden Sie im Hilfesystem von Access 2010.

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Vorzüge beim Verknüpfen einer Access-Tabelle mit einer SharePoint-Liste

Unabhängig von der zum Synchronisieren einer SharePoint-Liste gewählten Methode erstellt Access 2010 eine verknüpfte Tabelle, die Struktur und Inhalte der SharePoint-Liste widerspiegelt. Von Access werden die richtigen Datentypen für jedes Feld ausgewählt, das einer Listenspalte entspricht. Diese verknüpften Tabellen verhalten sich dann wie eine beliebige Access-Tabelle, daher können Sie auch Abfragen, Formulare, Berichte, Makros oder Code erstellen, um in Access 2010 mit den Daten zu arbeiten.

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Nachschlagen von Daten

Access erstellt außerdem automatisch verknüpfte Tabellen für alle Nachschlagelisten (es sein denn, die Nachschlagelisten sind bereits mit der Datenbank verknüpft). Wenn die Nachschlagelisten Spalten enthalten, die andere Listen zum Nachschlagen verwenden, werden diese Listen auch in den Verknüpfungsvorgang einbezogen. Auf diese Weise verfügt die Nachschlageliste jeder verknüpften Tabelle über eine entsprechende verknüpfte Tabelle in der Datenbank. Von Access werden zudem Beziehungen zwischen diesen verknüpften Tabellen erstellt.

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Strukturänderungen

Wie auch bei anderen Arten von verknüpften Tabellen können während der Arbeit in Access keine Felder hinzugefügt, gelöscht oder geändert werden. Wenn Sie Änderungen an der Struktur vornehmen möchten, z. B. eine Spalte entfernen oder ändern, müssen Sie dazu die Liste in der SharePoint-Website öffnen. Aus Access können Sie zur Seite mit Einstellungen für die SharePoint-Liste gelangen, um die Listenstruktur zu ändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Access-Tabelle im Navigationsbereich, zeigen Sie auf Weitere Optionen, und klicken Sie dann auf Spalten und Einstellungen ändern.

Die an einer SharePoint-Liste vorgenommenen Strukturänderungen werden aber nicht automatisch in einer verknüpften Tabelle wiedergegeben. Um eine verknüpfte Tabelle durch Übernahme der aktuellen Listenstruktur zu aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Access-Tabelle im Navigationsbereich, zeigen Sie auf Weitere Optionen, und klicken Sie dann auf Liste aktualisieren.

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Leistung

Da die Daten aus verknüpften SharePoint-Listen automatisch mit lokalen Tabellen synchronisiert werden und Benutzer immer mit lokalen Daten arbeiten, wurde die Leistung von verknüpften Access-Tabellen im Vergleich zu früheren Versionen als Access 2010 verbessert.

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Massenbearbeitung

Das Synchronisieren einer SharePoint-Liste mit Access 2010 macht das Ausführen von Massenänderungen an den Daten der SharePoint-Liste erheblich einfacher. Wenn Sie Daten aus einer SharePoint-Liste als Massenbearbeitung hinzufügen, aktualisieren oder löschen möchten, führen Sie eine Anfüge-, Aktualisierungs- oder Löschabfrage in Access 2010 aus, und öffnen oder aktualisieren Sie anschließend die SharePoint-Liste.

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Versetzen von Daten in den Offlinemodus und Beheben von Konflikten

Falls Sie Arbeit nach Hause oder auf Reisen mitnehmen müssen, können Sie Ihre verknüpften SharePoint-Listen mithilfe von Access 2010 offline schalten. So können Sie beispielsweise auf einer Geschäftsreise einem Kunden einen Teilekatalog zur Verfügung stellen. Sie können Ihre Daten in Access 2010 bearbeiten und dann die Änderungen beim erneuten Verbinden mit der SharePoint-Website zu einem späteren Zeitpunkt synchronisieren.

Falls Konflikte auftreten, z. B., weil ein anderer Benutzer denselben Datensatz auf dem Server oder ebenfalls im Offlinemodus aktualisiert, können Sie sie nach dem Wiederherstellen der Onlineverbindung mit dem Dialogfeld Konflikte lösen beheben. In diesem Dialogfeld werden Informationen zum Konflikt angezeigt, z. B. der Grund für den Fehler, und Optionen bereitgestellt, mit denen Sie die Daten in einem erneuten Versuch senden oder die Änderungen verwerfen können. Klicken Sie bei mehreren Fehlern im Dialogfeld auf die Schaltflächen Zurück und Weiter, um die Details zu den einzelnen Fehlern zu sehen. Einige Fehler können nur gelöst werden, indem Sie Ihre Änderungen verwerfen.

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Erwägungen beim Synchronisieren von Daten

Die folgende Tabelle erläutert einige Erwägungen, die beim Synchronisieren von Daten zwischen einer SharePoint-Liste und einer verknüpften Access-Tabelle beachtet werden sollten.

Feature

Vergleich

Spalten

In Access werden höchstens 256 Felder in einer Tabelle unterstützt, sodass die verknüpfte Tabelle nur die ersten 256 Spalten enthält.

Ordner

Jeder Ordner in der SharePoint-Liste wird in der Access-Tabelle als Datensatz angezeigt. Elemente in einem Ordner werden ebenfalls als Datensätze angezeigt. Sie befinden sich direkt unterhalb des Datensatzes, der dem Ordner entspricht.

Nachschlagespalten

Wenn eine Spalte zum Nachschlagen von Werten eine andere Liste verwendet und die verbundene Liste noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, werden von Access automatisch verknüpfte Tabellen für die verbundenen Listen erstellt.

Hinweis : Eine Spalte vom Typ Person oder Gruppe ist eine spezielle Art von Nachschlagespalte, die Werte in der Liste Benutzerinformationen nachschlägt. Wenn Sie mit einer Liste, die eine Spalte Person oder Gruppe verknüpfen, erstellt Access automatisch eine verknüpfte Tabelle für diese Liste.

Berechnete Spalten

Die Ergebnisse in einer berechneten Spalte werden im entsprechenden Feld angezeigt, Sie können die Formel aber nicht in Access anzeigen oder ändern.

Anlagen

Die Anlagenspalte der Liste wird als Feld mit dem Namen Anlagen angezeigt.

Schreibgeschützte Spalten

Die Spalten, die in einer SharePoint-Liste schreibgeschützt sind, bleiben auch in Access schreibgeschützt. Zudem können Sie möglicherweise Spalten in Access nicht hinzufügen, löschen oder ändern.

Spalten mit mehreren Werten

Eine Spalte vom Typ Auswahl oder Nachschlagen kann mehrere Werte enthalten. Für solche Spalten werden beim Verknüpfungsvorgang Felder erstellt, die mehrere Werte unterstützen. Nachschlagespalten mit mehreren Werten werden in der verknüpften Tabelle erstellt, wenn die Spalte den Typ Nachschlagen aufweist.

Nicht unterstützte Listen

Die folgenden Listen werden nicht unterstützt:

  • Umfragen

  • Diskussionsrunden

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Vergleichen einer synchronisierten Liste mit einer Webdatenbankanwendung

Access 2010 und Access Services, eine neue Komponente von SharePoint Server 2010 können Sie die Datenbank Webanwendungen erstellen. Access Services bietet eine Serverplattform zum Erstellen von Datenbanken, die Sie im Web verwenden können. Sie entwerfen und Veröffentlichen einer Webdatenbank mithilfe von Access 2010 und SharePoint 2010, und klicken Sie dann benutzt die Webdatenbank in einem Webbrowser. Auf diese Weise können Sie sichern und Verwalten des Zugriffs auf Ihre Daten, Freigeben von Daten in einer gesamten Organisation oder über das Internet und Erstellen von datenbankanwendungen für Benutzer, die Access 2010 nicht auf deren Clientcomputer erforderlich ist.

Wenn Sie eine Webdatenbankanwendung veröffentlichen, wird in den Access Services eine benutzerdefinierte SharePoint-Website erstellt, die die Datenbank enthält. Alle webkompatiblen Datenbankobjekte – wie etwa Listenformulare, Webseiten und Workflows – werden automatisch in SharePoint-Funktionalität konvertiert, auf die Website verschoben und dort ausgeführt. Normalerweise wird ebenfalls ein Navigationsformular mit Navigationsschaltflächen und Registerkarten im Webstil erstellt, mit dem Benutzer die Webdatenbankanwendung steuern können. Abschließend werden alle webkompatiblen Access-Tabellen in SharePoint-Listen kopiert, und jede Tabelle wird in eine Access-Tabelle konvertiert, die mit jeweils einer SharePoint-Liste verknüpft ist.

Synchronisieren einer SharePoint-Liste und Veröffentlichen einer Datenbank Webanwendung sind Komplement Ansätze für das Arbeiten mit Access 2010 und SharePoint 2010. Es gibt jedoch wichtige Unterschiede, die, denen Sie kennen sollten:

  • Access Services erfordert SharePoint Server 2010 Enterprise Edition, während Sie eine SharePoint-Liste mit SharePoint Foundation 2010 synchronisieren können.

  • In einer Webdatenbankanwendung müssen die Daten ihren Ursprung in Access 2010 haben, während die Daten in einer synchronisierten Liste aus einer SharePoint-Liste stammen. Sobald der Synchronisierungsvorgang jedoch abgeschlossen ist, erfolgt die Synchronisierung in beiden Fällen bidirektional.

  • Beim erstmaligen Erstellen einer Webdatenbankanwendung wird außerdem eine benutzerdefinierte SharePoint-Website erstellt, die für eine Webdatenbankanwendung ausgelegt ist, jedoch eingeschränkte Funktionalität aufweist. Mit den auf dieser benutzerdefinierten SharePoint-Website erstellten SharePoint-Listen können Sie nicht in gleicher Weise zusammenarbeiten wie mit der synchronisierten SharePoint-Liste auf einer Teamwebsite.

  • Im Vergleich mit einer synchronisierten SharePoint-Liste weist eine Webdatenbankanwendung deutliche Leistungsvorteile auf. Die gesamte SQL-Verarbeitung erfolgt auf dem Server. Dadurch wird die Netzwerkleistung verbessert, da der Datenverkehr auf Resultsets beschränkt wird. In vielen Fällen werden die Daten auf der Seite aktualisiert, ohne eine Aktualisierung der gesamten Seite zu erfordern.

    Mithilfe von Access Services können außerdem erheblich mehr Daten als in einer synchronisierten SharePoint-Liste verarbeitet werden, die keine Access Services verwendet und auf den standardmäßigen Schwellenwert für SharePoint-Listen von 5.000 beschränkt ist, der in der Websitesammlung definiert ist. Die Access Services rufen automatisch Daten in Paketen mit jeweils 2.000 Elementen ab und setzen die Daten anschließend wieder zusammen. Der Standardgrenzwert beträgt 50.000 Elemente, wenngleich dieser Wert vom Farmadministrator geändert werden kann.

Finden Sie weitere Informationen zu Web datenbankanwendungen im Abschnitt Siehe auch und Access 2010-Hilfesystem.

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Synchronisieren einer SharePoint-Liste mit Access

  1. Navigieren Sie zu der SharePoint-Website mit der Liste, die Sie mit dem Tabellenkalkulationsprogramm synchronisieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der Liste, oder klicken Sie nacheinander auf Websiteaktionen und Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann im entsprechenden Abschnitt für Listen auf den Namen der Liste.

    Hinweis : Eine SharePoint-Website kann in Bezug auf Darstellung und Navigation in erheblichem Maße geändert werden. Wenn Sie eine Option, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Hyperlink, nicht finden können, wenden Sie sich an den zuständigen Administrator.

  3. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann in der Gruppe Verbinden und exportieren auf Mit Access öffnen.

  4. Geben Sie einen Speicherort für die neue oder vorhandene Datenbank an, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datenbank zu suchen.

  5. Aktivieren Sie in der SharePoint-Website den Befehl Mit Daten verbinden, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis : Klicken Sie auf Exportieren einer Kopie der Daten. Exportieren von Daten, die im Gegensatz zum Verknüpfen von Daten ist ein Vorgang einmalige Kopie der aktuellen Daten und eine Synchronisierung zwischen der Access-Tabelle, die erstellt wird und die SharePoint-Liste wird nicht erstellt.

  6. Klicken Sie auf OK, wenn Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.

  7. Klicken Sie im Dialogfeld Dateidownload auf Öffnen.

  8. Wenn Sie aufgefordert werden, auf Ihrem Computer Datenverbindungen zu aktivieren und Sie der Meinung sind, dass die Verbindung zu den Daten auf der SharePoint-Website sicher ist, klicken Sie auf Aktivieren.

Access 2010 erstellt eine mit der SharePoint-Liste verknüpfte Access-Tabelle, eine UserInfo-Tabelle und weitere verknüpfte Tabellen, falls die SharePoint-Liste Nachschlagespalten enthält.

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Aktualisieren von synchronisierten Daten

Bei jedem Öffnen der synchronisierten SharePoint-Liste oder der verknüpften Access-Tabelle werden die aktuellen Daten angezeigt. Zum Sicherstellen, dass auch bei geöffneter SharePoint-Liste oder verknüpfter Access-Tabelle jeweils die aktuellen Daten angezeigt werden, können die Daten manuell aktualisiert werden.

Führen Sie zum Aktualisieren der synchronisierten Daten einen der folgenden Schritte aus:

  • Klicken Sie in Access 2010 im Menüband der verknüpften Access-Tabelle auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Aktualisieren, und klicken Sie dann auf Aktualisieren.

  • Führen Sie in der SharePoint-Liste einen der folgenden Schritte aus:

    • Klicken Sie in der Datenblattansicht im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann in der Gruppe Datenblatt auf Daten aktualisieren.

    • Klicken Sie in der Normalansicht in der Adressleiste von Internet Explorer auf Aktualisieren, oder drücken Sie F5.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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