Summieren von Daten unter Verwendung einer Abfrage

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

In diesem Artikel wird erläutert, wie eine Funktion mit der Bezeichnung einer Aggregatfunktion verwenden summiert die Daten in einem Resultset der Abfrage. In diesem Artikel wird auch kurz erläutert, wie andere Aggregatfunktionen, wie z. B. ZÄHLEN und Mittelwert zählen oder den Mittelwert der Werte in einem Resultset verwendet. Darüber hinaus wird in diesem Artikel erläutert, wie die Ergebniszeile ist ein Feature in Access verwendet, die Sie zu summieren von Daten zu verwenden, ohne dass den Entwurf Ihrer Abfragen ändern.

Inhalt dieses Artikels

Grundlegendes zum Summieren von Daten

Vorbereiten von Beispieldaten

Summieren von Daten mithilfe einer Ergebniszeile

Berechnen von Gesamtsummen mithilfe einer Abfrage

Berechnen von Gruppensummen mithilfe einer Gesamtsummenabfrage

Summieren von Daten aus mehreren Gruppen mithilfe einer Kreuztabellenabfrage

Übersicht der Aggregatfunktionen

Grundlegendes zum Summieren von Daten

Sie können eine Spalte mit Zahlen in einer Abfrage summieren, indem Sie eine so genannte "Aggregatfunktion" verwenden. Aggregatfunktionen führen eine Berechnung zu einer Spalte mit Daten aus und geben einen einzelnen Wert zurück. Access bietet eine Reihe verschiedener Aggregatfunktionen, darunter Summe, Anzahl, Mittelwert (zum Berechnen von Mittelwerten), Min und Max. Sie summieren Daten durch Hinzufügen der Funktion Summe zu einer Abfrage, Sie zählen Daten unter Verwendung der Funktion Anzahl usw.

Darüber hinaus bietet Access mehrere Methoden zum Hinzufügen von Summe und anderen Aggregatfunktionen zu einer Abfrage an. Sie können:

  • Hinzufügen einer Ergebniszeile, und öffnen Sie die Abfrage in der Datenblattansicht. Die Ergebniszeile ist ein Feature in Access, können Sie eine Aggregatfunktion in einer oder mehreren Spalten, der ein Abfrageergebnis festgelegt, ohne dass zum Ändern des Entwurfs der Abfrage verwenden.

  • Erstellen Sie eine Gesamtsummenabfrage. Eine Gesamtsummenabfrage berechnet Zwischensummen für Gruppen von Datensätzen; eine Ergebniszeile berechnet Gesamtsummen für eine oder mehrere Spalten (Felder) mit Daten. Wenn Sie z. B. Zwischensummen aller Umsätze nach Ort oder Quartal erhalten möchten, verwenden Sie eine Gesamtsummenabfrage, um die Datensätze nach der gewünschten Kategorie zu gruppieren. Anschließend berechnen Sie die Summe der Umsatzzahlen.

  • Erstellen einer Kreuztabellenabfrage. Eine Kreuztabellenabfrage ist eine spezielle Art von Abfrage, deren Ergebnisse in einem Raster angezeigt, die einem Excel-Arbeitsblatt dargestellten entspricht. Kreuztabellenabfragen die Werte zusammenfassen und Gruppieren von zwei Sätze von Fakten – eine Gruppe entlang der Seite (Zeilenüberschriften) und die andere am oberen (Spaltenüberschriften). Beispielsweise können Sie eine Kreuztabellenabfrage, den Gesamtumsatz für jedes Ort für den letzten drei Jahren gemäß der folgenden Tabelle angezeigt werden sollen:

Ort

2003

2004

2005

Paris

254.556

372.455

467.892

Sydney

478.021

372.987

276.399

Jakarta

572.997

684.374

792.571

...

...

...

...

Hinweis : Die Abschnitte mit den Anleitungsschritten in diesem Dokument beschränken sich auf die Verwendung der Funktion Summe. Beachten Sie jedoch, dass Sie auch andere Aggregatfunktionen in den Ergebniszeilen und Abfragen verwenden können. Weitere Informationen zur Verwendung der anderen Aggregatfunktionen finden Sie im Abschnitt Übersicht der Aggregatfunktionen am Ende dieses Artikels.

Weitere Informationen zu Verwendungsmöglichkeiten der anderen Aggregatfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

Die Schritte in den folgenden Abschnitten erläutern das Hinzufügen einer Ergebniszeile, die Verwendung einer Gesamtsummenabfrage zum gruppenübergreifenden Summieren von Daten und die Verwendung einer Kreuztabellenabfrage, die Zwischensummen für Gruppen und Zeitintervalle erstellt. Während Sie den Vorgang fortsetzen, denken Sie daran, dass viele der Aggregatfunktionen nur bei Daten in Feldern funktionsfähig sind, für die ein bestimmter Datentyp festgelegt wurde. Beispielsweise funktioniert die Funktion SUMME nur bei Feldern, für die der Datentyp "Zahl", "Dezimal" oder "Währung" festgelegt wurde. Weitere Informationen zu den Datentypen, die bei den einzelnen Funktionen erforderlich sind, finden Sie im Abschnitt Übersicht der Aggregatfunktionen am Ende dieses Artikels.

Allgemeine Informationen zu Datentypen finden Sie im Artikel Ändern der Datentypeinstellung für ein Feld.

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Vorbereiten von Beispieldaten

In den Abschnitten dieses Artikels, in denen die Vorgehensweisen beschrieben sind, finden Sie Tabellen mit Beispieldaten. In den Schritten der Vorgehensweisen können Sie anhand der Beispieltabellen sehen, wie die Aggregatfunktionen funktionieren. Wenn es Ihnen lieber ist, können Sie die Beispieltabellen in einer neuen oder vorhandenen Datenbank hinzufügen.

Access bietet mehrere Methoden zum Hinzufügen von in diesen Beispieltabellen zu einer Datenbank. Sie können die Daten manuell eingeben, können Sie jede Tabelle in ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel kopieren und anschließend die Arbeitsblätter in Access importieren oder Sie können die Daten in einem Text-Editor wie Editor einfügen und importieren Sie die Daten aus den resultierenden Textdateien.

Die Schritte in diesem Abschnitt wird erläutert, wie Daten in ein leeres Datenblatt manuell eingeben, und wie Sie Beispieltabellen in ein Tabellenkalkulationsprogramm kopieren, und klicken Sie dann die Tabellen in Access importieren. Weitere Informationen über das Erstellen und Importieren von Textdaten finden Sie im Artikel Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in eine Textdatei.

In den Schritten der Vorgehensweisen in diesem Artikel werden die folgenden Tabellen verwendet, um die Beispieldaten zu erstellen:

Die Tabelle "Kategorien":

Kategorie

Puppen

Spiele und Puzzles

Kunst und Rahmen

Videospiele

DVDs und Filme

Modelle und Hobbys

Sport

Die Tabelle Artikel:

Artikelname

Preis

Kategorie

Programmiereraktionsfigur

12,95 €

Puppen

Spaß mit C# (ein Brettspiel für die ganze Familie)

15,85 €

Spiele und Puzzles

Relationales Datenbankdiagramm

22,50 €

Kunst und Rahmen

Der magische Computerchip (500 Teile)

32,65 €

Spiele und Puzzles

Access! Das Spiel!

22,95 €

Spiele und Puzzles

Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen

78,50 €

Videospiele

Übungen für Computerfreaks! Die DVD!

14,88 €

DVDs und Filme

Ultimate Flying-Pizza

36,75 €

Sport

Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)

65,00 €

Modelle und Hobbys

Manager in Ruhe-Figur

78,88 €

Puppen

Gloom

53,33 €

Videospiele

Eigene Tastatur bauen

77,95 €

Modelle und Hobbys

Die Tabelle Bestellungen:

Bestelldatum

Lieferdatum

Lieferort

Versandkosten

14.11.2005

15.11.2005

Jakarta

55,00 €

14.11.2005

15.11.2005

Sydney

76,00 €

16.11.2005

17.11.2005

Sydney

87,00 €

17.11.2005

18.11.2005

Jakarta

43,00 €

17.11.2005

18.11.2005

Paris

105,00 €

17.11.2005

18.11.2005

Stuttgart

112,00 €

18.11.2005

19.11.2005

Wien

215,00 €

19.11.2005

20.11.2005

Miami

525,00 €

20.11.2005

21.11.2005

Wien

198,00 €

20.11.2005

21.11.2005

Paris

187,00 €

21.11.2005

22.11.2005

Sydney

81,00 €

23.11.2005

24.11.2005

Jakarta

92,00 €

Die Tabelle Bestelldetails:

Auftrags-ID

Artikelname

Produkt-ID

Einzelpreis

Menge

Rabatt

1

Eigene Tastatur bauen

12

77,95 €

9

5 %

1

Manager in Ruhe-Figur

2

78,88 €

4

7,5 %

2

Übungen für Computerfreaks! Die DVD!

7

14,88 €

6

4 %

2

Der magische Computerchip

4

32,65 €

8

0

2

Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen

6

78,50 €

4

0

3

Access! Das Spiel!

5

22,95 €

5

15 %

4

Programmiereraktionsfigur

1

12,95 €

2

6 %

4

Ultimate Flying-Pizza

8

36,75 €

8

4 %

5

Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)

9

65,00 €

4

10 %

6

Relationales Datenbankdiagramm

3

22,50 €

12

6,5 %

7

Gloom

11

53,33 €

6

8 %

7

Relationales Datenbankdiagramm

3

22,50 €

4

9 %

Hinweis : Beachten Sie, dass die Bestelldetailtabelle einer typischen Datenbank nur das Feld "Produkt-ID"und nicht das Feld "Artikelname" enthält. Die Beispieltabelle verwendet ein Feld "Artikelname", damit die Daten einfacher zu lesen sind.

Manuelles Eingeben der Beispieldaten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

    Access fügt Ihrer Datenbank eine neue, leere Tabelle hinzu.

    Hinweis : Sie müssen diesen Schritt nicht ausführen, wenn Sie eine neue, leere Datenbank öffnen, aber er muss ausgeführt werden, wenn Sie der Datenbank eine Tabelle hinzufügen.

  2. Doppelklicken Sie auf die erste Zelle in der Kopfzeile, und geben Sie den Feldnamen in der Beispieltabelle ein.

    Standardmäßig werden in Access leere Felder in der Kopfzeile mit dem Text Neues Feld hinzufügen ähnlich wie hier gekennzeichnet:

    Eine neues Feld in einem Datenblatt

  3. Wechseln Sie mit den Pfeiltasten zur nächsten leeren Kopfzeilenzelle, und geben Sie den Namen für das zweite Feld ein (Sie können auch TAB drücken oder auf die neue Zelle doppelklicken). Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Feldnamen eingegeben sind.

  4. Geben Sie die Daten in die Beispieltabelle ein.

    Während Sie die Daten eingeben, leitet Access den Datentyp für jedes Feld ab. Wenn Sie mit relationalen Datenbanken noch nicht vertraut sind, sollten Sie für jedes der Felder in Ihren Tabellen einen bestimmten Datentyp festlegen, etwa "Zahl", "Text" oder "Datum/Uhrzeit". Durch Festlegen der Datentypen können Sie eine exakte Dateneingabe sicherstellen und Fehler vermeiden, beispielsweise, dass eine Telefonnummer in einer Berechnung verwendet wird. Bei diesen Beispieltabellen sollten Sie es Access überlassen, den Datentyp abzuleiten.

  5. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit dem Eingeben der Daten fertig sind.

    Tastenkombination: Drücken Sie STRG+S.

    Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

  6. Geben Sie im Feld Tabellenname den Namen der Beispieltabelle ein, und klicken Sie auf OK.

    Sie verwenden den Namen jeder Beispieltabelle, weil diese Namen auch in den Abfragen in den Abschnitten zur Vorgehensweise verwendet werden.

  7. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie jede der Beispieltabellen erstellt haben, die am Anfang dieses Abschnitts aufgelistet sind.

Wenn Sie die Daten nicht manuell eingeben möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Daten in eine Tabellenkalkulationsdatei zu kopieren und dann aus dieser Datei in Access zu importieren:

Erstellen der Beispielarbeitsblätter

  1. Starten Sie Ihr Tabellenkalkulationsprogramm, und erstellen Sie eine neue, leere Datei. Wenn Sie Excel verwenden, wird standardmäßig eine neue, leere Arbeitsmappe erstellt.

  2. Kopieren Sie die weiter oben bereitgestellte erste Beispieltabelle, und fügen Sie sie, bei der ersten Zelle angefangen, in das erste Arbeitsblatt ein.

  3. Benennen Sie das Arbeitsblatt mit der in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm üblichen Vorgehensweise um. Weisen Sie dem Arbeitsblatt den identischen Namen der Beispieltabelle zu. Wenn die Beispieltabelle beispielsweise den Namen Kategorien hat, nennen Sie Ihr Arbeitsblatt ebenfalls "Kategorien".

  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, um jede Beispieltabelle in ein leeres Arbeitsblatt zu kopieren und es umzubenennen.

    Hinweis : Möglicherweise müssen Sie Ihrer Tabellenkalkulationsdatei Arbeitsblätter hinzufügen. Informationen, wie Sie diesen Vorgang ausführen finden Sie in der Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms.

  5. Speichern Sie die Arbeitsmappe an einem geeigneten Speicherort auf Ihrem Computer oder im Netzwerk, und wechseln Sie zur nächsten Schrittfolge.

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Arbeitsblättern

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Excel.

    – oder –

    Klicken Sie auf Weitere, und wählen Sie dann ein Tabellenkalkulationsprogramm in der Liste aus.

    Das Dialogfeld Externe Daten - Programmname-Tabelle wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Durchsuchen, öffnen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Tabellenkalkulationsdatei, und klicken Sie dann auf OK.

    Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet.

  3. Der Assistent wählt standardmäßig das erste Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe aus (das Arbeitsblatt Kunden, wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt befolgt haben). Die Daten aus dem Arbeitsblatt werden im unteren Abschnitt der Seite des Assistenten angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften und dann auf Weiter.

  5. Optional können Sie die Textfelder und Listen unter Feldoptionen auf der nächsten Seite verwenden, um Feldnamen und Datentypen zu ändern oder um Felder aus dem Importvorgang auszuschließen. Klicken Sie andernfalls auf Weiter.

  6. Belassen Sie die Option Primärschlüssel automatisch hinzufügen aktiviert, und klicken Sie auf Weiter.

  7. Standardmäßig wendet Access den Namen des Arbeitsblatts auf Ihre neue Tabelle an. Übernehmen Sie den Namen, oder geben Sie einen anderen Namen ein, und klicken Sie auf Fertig stellen.

  8. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7, bis Sie aus jedem Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe eine Tabelle erstellt haben.

Umbenennen der Primärschlüsselfelder

Hinweis : Beim Importieren der Tabellenblätter wurde von Access jeder Tabelle automatisch eine Primärschlüsselspalte hinzugefügt. Standardmäßig wurde diese Spalte mit "ID" benannt und dafür der Datentyp "AutoWert" festgelegt. Die folgenden Schritte erläutern, wie jedes Primärschlüsselfeld umbenannt wird. Auf diese Weise können alle Felder in einer Abfrage eindeutig identifiziert werden.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf jede von Ihnen in den vorherigen Schritten erstellte Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Suchen Sie für jede Tabelle das Primärschlüsselfeld. Standardmäßig benennt Access jedes Feld mit ID.

  3. Fügen Sie in der Spalte Feldname für jedes Primärschlüsselfeld den Tabellennamen hinzu.

    So würden Sie beispielsweise das Feld "ID" für die Tabelle "Kategorien" in "Kategorie-ID" und das Feld für die Tabelle "Bestellungen" in "Auftrags-ID" umbenennen. Benennen Sie das Feld für die Tabelle "Bestelldetails" in "Detail-ID" um. Benennen Sie das Feld für die Tabelle "Artikel" in "Produkt-ID" um.

  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Die in diesem Artikel verwendeten Beispieltabellen enthalten immer das Primärschlüsselfeld, das entsprechend der Beschreibung in den vorherigen Schritten umbenannt wurde.

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Summieren von Daten mithilfe einer Ergebniszeile

Sie können einer Abfrage eine Ergebniszeile hinzufügen, indem Sie die Abfrage in der Datenblattansicht öffnen, die Zeile hinzufügen und dann die gewünschte Aggregatfunktion auswählen, z. B. Summe, Min, Max oder Mittelwert. In den Schritten in diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie eine allgemeine Auswahlabfrage erstellen und ihr eine Ergebniszeile hinzufügen. Sie müssen dazu nicht die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Beispieltabellen verwenden.

Erstellen einer allgemeinen Auswahlabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabellen anzeigen auf die Tabelle oder Tabellen, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Die ausgewählten Tabellen werden als Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.

  3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

    Sie können Felder mit beschreibenden Daten einschließen, z. B. Namen und Beschreibungen, müssen jedoch mindestens ein Feld einschließen, das numerische Daten oder Währungsdaten enthält.

    Jedes Feld wird in einer Zelle im Entwurfsbereich angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen.

    Das Abfrageresultset wird in der Datenblattansicht angezeigt.

  5. Sie können gegebenenfalls zur Entwurfsansicht wechseln und die Abfrage anpassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Sie können die Abfrage dann nach Bedarf anpassen, indem Sie Tabellenfelder hinzufügen oder entfernen. Wählen Sie zum Entfernen eines Felds die Spalte im Entwurfsbereich aus, und drücken Sie ENTF.

  6. Speichern Sie Ihre Abfrage.

Hinzufügen einer Ergebniszeile

  1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet ist. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Datenblattansicht.

    – oder –

    Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Abfrage. Die Abfrage wird dann ausgeführt, und die Ergebnisse werden in ein Datenblatt geladen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

    Im Datenblatt wird die neue Zeile Summe angezeigt.

  3. Klicken Sie in der Zeile Summe auf die Zelle in dem Feld, das Sie addieren möchten, und wählen Sie Summe in der Liste aus.

Ausblenden einer Ergebniszeile

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

Weitere Informationen zur Verwendung einer Ergebniszeile finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

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Berechnen von Gesamtsummen mithilfe einer Abfrage

Eine Gesamtsumme ist die Summe aller Werte in einer Spalte. Sie können mehrere Arten von Gesamtsummen berechnen, darunter:

  • Eine einfache Gesamtsumme, die die Werte in einer einzelnen Spalte addiert. Beispielsweise können Sie die gesamten Versandkosten berechnen.

  • Eine berechnete Gesamtsumme, die die Werte in mehr als einer Spalte addiert. Beispielsweise können Sie den Gesamtumsatz berechnen, indem Sie die Kosten mehrerer Artikel mit der Anzahl der bestellten Artikel multiplizieren und dann die einzelnen Ergebnisse addieren.

  • Eine Gesamtsumme, die einige Datensätze ausschließt. Sie können beispielsweise den Gesamtumsatz nur für den letzten Freitag berechnen.

Anhand der Schritte in den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie die einzelnen Gesamtsummenarten erstellt werden. In den Anleitungsschritten werden die Tabellen "Bestellungen" und "Bestelldetails" verwendet.

Die Tabelle "Bestellungen":

Auftrags-ID

Bestelldatum

Lieferdatum

Lieferort

Versandkosten

1

14.11.2005

15.11.2005

Jakarta

55,00 €

2

14.11.2005

15.11.2005

Sydney

76,00 €

3

16.11.2005

17.11.2005

Sydney

87,00 €

4

17.11.2005

18.11.2005

Jakarta

43,00 €

5

17.11.2005

18.11.2005

Paris

105,00 €

6

17.11.2005

18.11.2005

Stuttgart

112,00 €

7

18.11.2005

19.11.2005

Wien

215,00 €

8

19.11.2005

20.11.2005

Miami

525,00 €

9

20.11.2005

21.11.2005

Wien

198,00 €

10

20.11.2005

21.11.2005

Paris

187,00 €

11

21.11.2005

22.11.2005

Sydney

81,00 €

12

23.11.2005

24.11.2005

Jakarta

92,00 €

Die Tabelle "Bestelldetails":

Detail-ID

Auftrags-ID

Artikelname

Produkt-ID

Einzelpreis

Menge

Rabatt

1

1

Eigene Tastatur bauen

12

77,95 €

9

0,05

2

1

Manager in Ruhe-Figur

2

78,88 €

4

0,075

3

2

Übungen für Computerfreaks! Die DVD!

7

14,88 €

6

0,04

4

2

Der magische Computerchip

4

32,65 €

8

0,00

5

2

Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen

6

78,50 €

4

0,00

6

3

Access! Das Spiel!

5

22,95 €

5

0,15

7

4

Programmiereraktionsfigur

1

12,95 €

2

0,06

8

4

Ultimate Flying-Pizza

8

36,75 €

8

0,04

9

5

Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)

9

65,00 €

4

0,10

10

6

Relationales Datenbankdiagramm

3

22,50 €

12

0,065

11

7

Gloom

11

53,33 €

6

0,08

12

7

Relationales Datenbankdiagramm

3

22,50 €

4

0,09

Berechnen einer einfachen Gesamtsumme

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Tabelle "Bestellungen".

    Die Tabelle wird in einem Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.

  3. Doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie summieren möchten. Stellen Sie sicher, dass für das Feld entweder der Datentyp "Zahl" oder "Währung" festgelegt wurde. Wenn Sie versuchen, Werte in nicht numerischen Feldern zu addieren, z. B. Werte in Textfeldern, zeigt Access bei Ausführung der Abfrage die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an.

    Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Tabelle "Versandkosten".

    Sie können dem Raster zusätzliche numerische Felder hinzufügen, wenn Sie die Gesamtsummen für diese Felder berechnen möchten. Eine Gesamtsummenabfrage kann Gesamtsummen für mehrere Spalten berechnen.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen  Schaltflächensymbol .

    Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich und Gruppieren in der Zelle in der Spalte "Versandkosten" angezeigt.

  5. Ändern Sie den Wert in der Zelle in der Zeile Summe in Summe.

  6. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Tipp : Beachten Sie, dass Access dem Namen des summierten Felds "SummeVon" voranstellt. Um die Spaltenüberschrift in eine aussagekräftigere Überschrift zu ändern, z. B. Gesamtversandkosten, wechseln Sie erneut in die Entwurfsansicht, und klicken Sie im Entwurfsbereich in die Zeile Feld der Spalte "Versandkosten". Platzieren Sie den Cursor neben Versandkosten, geben Sie Gesamtversandkosten und dahinter einen Doppelpunkt ein, wie hier: Gesamtversandkosten: Versandkosten.

  7. Speichern Sie die Abfrage bei Bedarf, und schließen Sie sie.

Berechnen einer Gesamtsumme, die einige Datensätze ausschließt

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle "Bestellungen" und die Tabelle "Bestelldetails", und klicken Sie dann auf Schließen, um das Dialogfeld zu schließen.

  3. Fügen Sie der ersten Spalte im Entwurfsbereich das Feld "Bestelldatum" aus der Tabelle "Bestellungen" hinzu.

  4. Geben Sie in die Zeile Kriterien der ersten Spalte Datum() -1 ein. Dieser Ausdruck schließt die Datensätze des aktuellen Datums aus der berechneten Gesamtsumme aus.

  5. Erstellen Sie als Nächstes die Spalte, die den Umsatzbetrag für jede Transaktion berechnet. Geben Sie in der Zeile Feld der zweiten Spalte im Raster den folgenden Ausdruck ein:

    Gesamtverkaufswert: (1-[Bestelldetails].[Rabatt]/100)*([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Bestelldetails].[Menge])

    Stellen Sie sicher, dass der Ausdruck auf Felder verweist, bei denen der Datentyp "Zahl" oder "Währung" festgelegt wurde. Wenn der Ausdruck auf Felder mit anderen Datentypen verweist, zeigt Access beim Ausführen der Abfrage die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

    Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich und Gruppieren in der ersten und zweiten Spalte angezeigt.

  7. Ändern Sie in der zweiten Spalte den Wert in der Zelle der Zeile Summe in Summe. Die Funktion Summe addiert die einzelnen Umsatzzahlen.

  8. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

  9. Speichern Sie die Abfrage als Tagesumsatz.

    Hinweis : Beim nächsten Öffnen der Abfrage in der Entwurfsansicht bemerken Sie möglicherweise eine geringfügige Änderung der Werte, die in den Zeilen Feld und Summe der Spalte "Gesamtverkaufswert" angegeben sind. Der Ausdruck wird innerhalb der Funktion Summe angezeigt, und die Zeile Summe zeigt Ausdruck statt Summe an.

    Wenn Sie z. B. die Beispieldaten verwenden und die Abfrage erstellen (wie in den vorherigen Schritten beschrieben), wird Folgendes angezeigt:

    Gesamtverkaufswert: Summe((1-[Bestelldetails].Rabatt/100)*([Bestelldetails].Einzelpreis*[Bestelldetails].Menge))

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Berechnen von Gruppensummen mithilfe einer Gesamtsummenabfrage

In den Schritten in diesem Abschnitt wird erläutert, wie eine Gesamtsummenabfrage erstellt wird, die Zwischensummen zwischen Datengruppen berechnet. Bedenken Sie für die weiteren Schritte, dass eine Gesamtsummenabfrage standardmäßig nur das Feld oder die Felder, die Ihre Gruppendaten enthalten, etwa das Feld "Kategorien", sowie das Feld umfassen kann, das die zu summierenden Daten enthält, etwa das Feld "Umsatz". Gesamtsummenabfragen dürfen keine anderen Felder enthalten, die die Elemente in einer Kategorie beschreiben. Wenn Sie diese beschreibenden Daten anzeigen möchten, können Sie eine zweite Auswahlabfrage erstellen, die die Felder in der Gesamtsummenabfrage mit den zusätzlichen Datenfeldern kombiniert.

Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie eine Gesamtsummen- und eine Auswahlabfrage erstellt werden, die erforderlich sind, um den Gesamtumsatz für jeden Artikel zu ermitteln. Für die Schritte wird angenommen, dass Sie diese Beispieltabellen verwenden:

Die Tabelle "Artikel"

Produkt-ID

Artikelname

Preis

Kategorie

1

Programmiereraktionsfigur

12,95 €

Puppen

2

Spaß mit C# (ein Brettspiel für die ganze Familie)

15,85 €

Spiele und Puzzles

3

Relationales Datenbankdiagramm

22,50 €

Kunst und Rahmen

4

Der magische Computerchip (500 Teile)

32,65 €

Kunst und Rahmen

5

Access! Das Spiel!

22,95 €

Spiele und Puzzles

6

Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen

78,50 €

Videospiele

7

Übungen für Computerfreaks! Die DVD!

14,88 €

DVDs und Filme

8

Ultimate Flying-Pizza

36,75 €

Sport

9

Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)

65,00 €

Modelle und Hobbys

10

Manager in Ruhe-Figur

78,88 €

Puppen

11

Gloom

53,33 €

Videospiele

12

Eigene Tastatur bauen

77,95 €

Modelle und Hobbys

Die Tabelle "Bestelldetails":

Detail-ID

Auftrags-ID

Artikelname

Produkt-ID

Einzelpreis

Menge

Rabatt

1

1

Eigene Tastatur bauen

12

77,95 €

9

5 %

2

1

Manager in Ruhe-Figur

2

78,88 €

4

7,5 %

3

2

Übungen für Computerfreaks! Die DVD!

7

14,88 €

6

4 %

4

2

Der magische Computerchip

4

32,65 €

8

0

5

2

Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen

6

78,50 €

4

0

6

3

Access! Das Spiel!

5

22,95 €

5

15 %

7

4

Programmiereraktionsfigur

1

12,95 €

2

6 %

8

4

Ultimate Flying-Pizza

8

36,75 €

8

4 %

9

5

Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)

9

65,00 €

4

10 %

10

6

Relationales Datenbankdiagramm

3

22,50 €

12

6,5 %

11

7

Gloom

11

53,33 €

6

8 %

12

7

Relationales Datenbankdiagramm

3

22,50 €

4

9 %

Die folgenden Schritte setzen eine 1:n-Beziehung zwischen den Feldern "Produkt-ID" in den Tabellen "Bestellungen" und "Bestelldetails" mit der Tabelle "Bestellungen" auf der 1-Seite der Beziehung voraus.

Erstellen der Gesamtsummenabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Tabellen aus, mit denen Sie arbeiten möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen. Nachdem Sie die Tabellen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Schließen.

    – oder –

    Doppelklicken Sie auf die Tabellen, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf Schließen. Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt.

    Wenn Sie die oben aufgeführten Beispieltabellen verwenden, fügen Sie die Tabellen "Artikel" und "Bestelldetails" hinzu.

  3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

    In der Regel fügen Sie der Abfrage nur das Gruppenfeld und das Wertfeld hinzu. Sie können jedoch eine Berechnung statt eines Wertfelds verwenden – dies wird in den nächsten Schritten erläutert.

    1. Fügen Sie das Feld "Kategorie" aus der Tabelle "Artikel" dem Entwurfsbereich hinzu.

    2. Erstellen Sie die Spalte, die den Verkaufsbetrag für jede Transaktion berechnet, indem Sie in die zweite Spalte im Raster den folgenden Ausdruck eingeben:

      Gesamtverkaufswert: (1-[Bestelldetails].[Rabatt]/100)*([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Bestelldetails].[Menge])

      Stellen Sie sicher, dass die Felder, auf die Sie im Ausdruck verweisen, vom Datentyp "Zahl" oder "Währung" sind. Wenn Sie auf Felder mit anderen Datentypen verweisen, zeigt Access beim Wechseln zur Datenblattansicht die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an.

    3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

      Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich angezeigt, und in dieser Zeile wird Gruppieren in der ersten und zweiten Spalte angezeigt.

    4. Ändern Sie in der zweiten Spalte den Wert in der Zeile Summe in Summe. Die Funktion Summe addiert die einzelnen Umsatzzahlen.

    5. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    6. Lassen Sie die Abfrage zur Verwendung im nächsten Abschnitt geöffnet.

      Verwenden von Kriterien bei einer Gesamtsummenabfrage

      Die Abfrage, die Sie im vorhergehenden Abschnitt erstellt haben, schließt alle Datensätze der zugrunde liegenden Tabellen ein. Bei der Berechnung der Summen wird keine Bestellung ausgeschlossen, und es werden die Summen für alle Kategorien angezeigt.

      Wenn Sie einige Datensätze ausschließen müssen, können Sie der Abfrage Kriterien hinzufügen. So können Sie beispielsweise Transaktionen unter 100 € ignorieren oder Summen nur für einige Artikelkategorien berechnen. In diesem Abschnitt finden Sie schrittweise Anleitungen zu drei Kriterienarten:

    7. Kriterien, die bestimmte Gruppen beim Berechnen von Summen ignorieren.    Beispielsweise berechnen Sie die Summen nur für die Kategorien "Videospiele", "Kunst und Rahmen" und "Sport".

    8. Kriterien, die bestimmte Summen nach deren Berechnung ausblenden.    Sie können z. B. nur die Summen über 150.000 € anzeigen.

    9. Kriterien, die einzelne Datensätze bei der Berechnung der Summe ausschließen.    Sie können beispielsweise einzelne Verkaufstransaktionen ausschließen, wenn der Wert (Einzelpreis * Menge) weniger als 100 € beträgt.

      Die folgenden Schritte erläutern, wie die einzelnen Kriterien hinzugefügt werden und wie sich diese auf das Abfrageergebnis auswirken.

      Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

    10. Öffnen Sie die Abfrage aus dem vorherigen Abschnitt in der Entwurfsansicht. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

      – oder –

      Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

    11. Geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte "Kategorie-ID" den Ausdruck ="Puppen" Oder "Sport" Oder "Kunst und Rahmen" ein.

    12. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    13. Wechseln Sie zurück zur Entwurfsansicht, und geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte "Gesamtverkaufswert" den Ausdruck >100 ein.

    14. Führen Sie die Abfrage aus, um die Ergebnisse anzuzeigen, und wechseln Sie zurück zur Entwurfsansicht.

    15. Fügen Sie jetzt das Kriterium hinzu, um einzelne Verkaufstransaktionen unter 100 € auszuschließen. Zu diesem Zweck müssen Sie eine weitere Spalte hinzufügen.

      Hinweis : Sie können das dritte Kriterium nicht in der Spalte "Gesamtverkaufswert" angeben. Jedes Kriterium, das Sie in dieser Spalte angeben, wird auf den Gesamtwert und nicht auf die Einzelwerte angewendet.

    16. Kopieren Sie den Ausdruck aus der zweiten Spalte in die dritte Spalte.

    17. Wählen Sie in der Zeile Summe für die neue Spalte Bedingung aus, und geben Sie in der Zeile Kriterien den Wert >20 ein.

    18. Führen Sie die Abfrage aus, um die Ergebnisse anzuzeigen, und speichern Sie die Abfrage.

      Hinweis : Beim nächsten Öffnen der Abfrage in der Entwurfsansicht bemerken Sie möglicherweise geringfügige Änderungen im Entwurfsbereich. In der zweiten Spalte wird der Ausdruck in der Zeile Feld innerhalb der Funktion Summe angezeigt, und der Wert in der Zeile Summe zeigt Ausdruck statt Summe an.

      Gesamtverkaufswert: Summe((1-[Bestelldetails].Rabatt/100)*([Bestelldetails].Einzelpreis*[Bestelldetails].Menge))

      Es wird außerdem eine vierte Spalte angezeigt. Diese Spalte ist eine Kopie der zweiten Spalte. Das von Ihnen in der zweiten Spalte angegebene Kriterium wird als Teil der neuen Spalte angezeigt.

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Summieren von Daten aus mehreren Gruppen mithilfe einer Kreuztabellenabfrage

Eine Kreuztabellenabfrage ist eine besondere Abfrageart, deren Ergebnisse in einem Raster angezeigt werden, das einem Excel-Tabellenblatt ähnelt. Kreuztabellenabfragen fassen Werte zusammen und gruppieren diese dann nach zwei Informationstypen: eine Gruppe entlang der linken Seite (eine Gruppe aus Zeilenüberschriften) und die andere Gruppe entlang der oberen Seite des Rasters (eine Gruppe aus Spaltenüberschriften). Die folgende Abbildung zeigt einen Teil des Resultsets für die Beispiel-Kreuztabellenabfrage:

Beispiel für eine Kreuztabellenabfrage

Beachten Sie, dass eine Kreuztabellenabfrage nicht immer alle Felder im Resultset auffüllt, weil die für die Abfrage verwendeten Tabellen nicht immer Werte für jeden möglichen Datenpunkt enthalten.

Beim Erstellen einer Kreuztabellenabfrage schließen Sie in der Regel Daten aus mehreren Tabellen ein. Es werden immer drei Datentypen verwendet: die Daten der Zeilenüberschriften, die Daten der Spaltenüberschriften und die Werte, die Sie summieren oder anderweitig berechnen möchten.

Die Schritte in diesem Abschnitt setzen die folgenden Tabellen voraus:

Die Tabelle "Bestellungen":

Bestelldatum

Lieferdatum

Lieferort

Versandkosten

14.11.2005

15.11.2005

Jakarta

55,00 €

14.11.2005

15.11.2005

Sydney

76,00 €

16.11.2005

17.11.2005

Sydney

87,00 €

17.11.2005

18.11.2005

Jakarta

43,00 €

17.11.2005

18.11.2005

Paris

105,00 €

17.11.2005

18.11.2005

Stuttgart

112,00 €

18.11.2005

19.11.2005

Wien

215,00 €

19.11.2005

20.11.2005

Miami

525,00 €

20.11.2005

21.11.2005

Wien

198,00 €

20.11.2005

21.11.2005

Paris

187,00 €

21.11.2005

22.11.2005

Sydney

81,00 €

23.11.2005

24.11.2005

Jakarta

92,00 €

Die Tabelle "Bestelldetails":

Auftrags-ID

Artikelname

Produkt-ID

Einzelpreis

Menge

Rabatt

1

Eigene Tastatur bauen

12

77,95 €

9

5 %

1

Manager in Ruhe-Figur

2

78,88 €

4

7,5 %

2

Übungen für Computerfreaks! Die DVD!

7

14,88 €

6

4 %

2

Der magische Computerchip

4

32,65 €

8

0

2

Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen

6

78,50 €

4

0

3

Access! Das Spiel!

5

22,95 €

5

15 %

4

Programmiereraktionsfigur

1

12,95 €

2

6 %

4

Ultimate Flying-Pizza

8

36,75 €

8

4 %

5

Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)

9

65,00 €

4

10 %

6

Relationales Datenbankdiagramm

3

22,50 €

12

6,5 %

7

Gloom

11

53,33 €

6

8 %

7

Relationales Datenbankdiagramm

3

22,50 €

4

9 %

Die folgenden Schritte erläutern das Erstellen einer Kreuztabellenabfrage, die den Gesamtumsatz nach Ort gruppiert. Die Abfrage verwendet zwei Ausdrücke, um ein formatiertes Datum und einen Gesamtumsatz zurückzugeben.

Erstellen einer Kreuztabellenabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabellen anzeigen auf die Tabellen, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt.

    Bei Verwendung der Beispieltabellen doppelklicken Sie auf die Tabelle "Bestellungen" und auf die Tabelle "Bestelldetails".

  3. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

    Jeder Feldname wird in einer leeren Zelle in der Zeile Feld des Entwurfsbereichs angezeigt.

    Bei Verwendung der Beispieltabellen fügen Sie das Feld "Lieferort" und das Feld "Lieferdatum" aus der Tabelle "Bestellungen" hinzu.

  4. Fügen Sie durch Kopieren und Einfügen in die nächste leere Zelle in der Zeile Feld den folgenden Ausdruck ein, bzw. geben Sie ihn manuell ein: Gesamtumsatz: Summe(ZCurrency([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Menge]*(1-[Rabatt])/100)*100)

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Kreuztabelle.

    Die Zeile Summe und die Zeile Kreuztabelle werden im Entwurfsbereich angezeigt.

  6. Klicken Sie auf die Zelle in der Zeile Summe im Feld "Ort", und wählen Sie Gruppieren aus. Wiederholen Sie den Schritt für das Feld "Lieferdatum". Ändern Sie den Wert in der Zelle Summe des Felds "Gesamtumsatz" in Ausdruck.

  7. Legen Sie in der Zeile Kreuztabelle Folgendes fest: die Zelle im Feld "Ort" auf Zeilenüberschrift, das Feld "Versanddatum" auf Spaltenüberschrift und das Feld "Gesamtumsatz" auf Wert.

  8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Die Abfrageergebnisse werden in der Datenblattansicht angezeigt.

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Übersicht der Aggregatfunktionen

In dieser Tabelle sind die Aggregatfunktionen mit der jeweiligen Beschreibung aufgeführt, die Access in der Ergebniszeile und in Abfragen bereitstellt. In Access stehen für Abfragen mehr Aggregatfunktionen bereit als für die Ergebniszeilen. Außerdem können Sie beim Arbeiten mit einem Access-Projekt (einem mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank verbundenem Access-Front-End) eine größere Auswahl von Aggregatfunktionen verwenden, als mit SQL Server bereitgestellt werden. Weitere Informationen zu dieser Auswahl von Funktionen finden Sie in der Microsoft SQL Server-Onlinedokumentation.

Funktion

Beschreibung

Verwendung mit Datentyp(en)

Mittelwert

Berechnet den Mittelwert für eine Spalte. Die Spalte muss Daten vom Datentyp "Zahl", "Währung" oder "Datum/Uhrzeit" enthalten. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.

Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit

Anzahl

Zählt die Anzahl von Elementen in einer Spalte.

Alle Datentypen außer sich wiederholenden Skalardaten, wie z. B. eine Spalte mit Mehrfachwertlisten.

Weitere Informationen zu Mehrfachwertlisten finden Sie in den Artikeln Anleitung zu Mehrfachwertfeldern und Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, in dem Sie mehrere Werte speichern können.

Maximum

Gibt das Element mit dem höchsten Wert zurück. Bei Textdaten ist der höchste Wert der letzte alphabetische Wert – Access beachtet dabei nicht die Groß-/Kleinschreibung. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.

Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit

Minimum

Gibt das Element mit dem niedrigsten Wert zurück. Bei Textdaten ist der niedrigste Wert der erste alphabetische Wert – Access beachtet dabei nicht die Groß-/Kleinschreibung. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.

Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit

Standardabweichung

Misst, wie weit Werte von einem Mittelwert abweichen.

Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

Zahl, Währung

Summe

Addiert die Elemente in einer Spalte. Funktioniert nur bei Daten vom Datentyp "Zahl" und "Währung".

Zahl, Währung

Abweichung

Misst die statistische Varianz aller Werte in der Spalte. Diese Funktion kann nur bei Daten vom Datentyp "Zahl" und "Währung" verwendet werden. Falls die Tabelle weniger als zwei Zeilen enthält, gibt Access einen NULL-Wert zurück.

Weitere Informationen zu Varianzfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

Zahl, Währung

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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