Suchen von Datensätzen mit den neuesten oder ältesten Daten

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie eine Spitzenwertabfrage verwenden, um die jüngsten oder ältesten Daten in einer Menge von Datensätzen zu finden. Sie können die Informationen, die dieser Typ von Abfrage zurückgibt, verwenden, um eine Vielzahl geschäftlicher Fragestellungen zu beantworten, z. B. wann ein Kunde zuletzt eine Bestellung aufgegeben hat.

Inhalt dieses Artikels

Grundlegendes zur Arbeitsweise von Spitzenwertabfragen mit Datumsangaben

Ermitteln des jüngsten oder frühesten Datums

Ermitteln des spätesten oder frühesten Datums für Datensätze in Kategorien oder Gruppen

Ermitteln der jüngsten und frühesten Datumsangaben

Grundlegendes zur Arbeitsweise von Spitzenwertabfragen mit Datumsangaben

Eine Spitzenwertabfrage verwenden Sie, wenn Sie Datensätze ermitteln müssen, die die spätesten oder frühesten Datumsangaben in einer Tabelle oder Gruppe mit Datensätzen enthalten. Sie können dann mithilfe der Daten mehrere verschiedene Arten von geschäftlichen Fragestellungen beantworten, z. B.:

  • Wann hat ein Mitarbeiter zuletzt einen Verkauf getätigt? Die Antworten können Ihnen dabei helfen, einen produktivsten oder einen am wenigsten produktiven Mitarbeiter zu identifizieren.

  • Wann hat ein Kunde zuletzt eine Bestellung getätigt? Wenn ein Kunde innerhalb eines bestimmten Zeitraums keine eine Bestellung aufgegeben hat, sollten Sie den Kunden vielleicht in eine Liste inaktiver Kunden verschieben.

  • Wer hat als nächster Geburtstag, oder wann sind die nächsten "n" Geburtstage?

Regeln zum Erstellen und Verwenden von Spitzenwertabfragen

Sie erstellen eine Spitzenwertabfrage, indem Sie zunächst eine Auswahlabfrage erstellen. Abhängig von den Ergebnissen, die Sie beabsichtigen, wenden Sie entweder eine Sortierreihenfolge auf die Abfrage an, oder Sie konvertieren die Abfrage in eine Gesamtsummenabfrage. Wenn Sie die Abfrage konvertieren, verwenden Sie dann eine Aggregatfunktion, z. B. Max oder Min, um den höchsten oder niedrigsten Wert zurückzugeben oder den Erster oder Letzter, um das früheste oder späteste Datum zurückzugeben. Gesamtsummenabfragen und Aggregatfunktionen verwenden Sie nur, wenn Sie Daten ermitteln müssen, die in eine Menge von Gruppen oder Kategorien fallen. Angenommen, Sie müssen die Verkaufszahlen für ein vorgegebenes Datum für jede Stadt ermitteln, in der Ihr Unternehmen tätig ist. In diesem Fall werden die Städte zu Kategorien (Sie müssen die Daten pro Stadt suchen), weshalb Sie also eine Gesamtsummenabfrage verwenden.

Denken Sie im weiteren Verlauf daran, dass Ihre Abfragen, unabhängig vom Abfragetyp, Felder verwenden müssen, die beschreibende Daten enthalten, z. B. Kundennamen, sowie ein Feld, das die zu ermittelnden Datumswerte enthält. Darüber hinaus müssen sich die Datumswerte in einem Feld befinden, das auf den Datentyp "Datum/Uhrzeit" festgelegt ist. Die in diesem Artikel beschriebenen Abfragen schlagen fehl, wenn Sie versuchen, sie auf Datumswerte in einem Textfeld auszuführen. Außerdem müssen Ihre Datenfelder, wenn eine Gesamtsummenabfrage verwenden möchten, Kategorieinformationen enthalten, beispielsweise ein Feld für "Ort" oder "Land/Region".

Auswählen zwischen einer Spitzenwertabfrage und einem Filter

Um zu bestimmen, ob Sie eine Spitzenwertabfrage erstellen oder einen Filter anwenden sollten, wählen Sie eine der folgenden Aussagen aus:

  • Wenn Sie die Datensätze mit den jüngsten oder spätesten Datumswerten in ein Feld zurückgeben möchten und Sie die genauen Datumswerte nicht kennen oder diese irrelevant sind, erstellen Sie eine Spitzenwertabfrage.

  • Wenn Sie alle Datensätze zurückgeben möchten, bei denen das Datum übereinstimmt, vor oder nach einem bestimmten Datum liegt, verwenden Sie einen Filter. Um beispielsweise die Datumsangaben für Verkäufe anzuzeigen, die zwischen April und Juli liegen, wenden Sie einen Filter an. Eine vollständige Diskussion von Filtern ist nicht Gegenstand dieses Artikels.

    Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Filtern finden Sie in dem Artikel Filter: Einschränken der Anzahl von Datensätzen in einer Ansicht.

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Ermitteln des jüngsten oder frühesten Datums

Die Schritte in diesem Abschnitt erklären, wie Sie eine einfache Spitzenwertabfrage erstellen, die eine Sortierreihenfolge verwenden, sowie eine komplexere Abfrage, die Ausdrücke und andere Kriterien verwendet. Der erste Abschnitt veranschaulicht die grundlegenden Schritte zum Erstellen einer Spitzenwertabfrage, während im zweiten Abschnitt erläutert wird, wie durch Hinzufügen von Kriterien nach einigen der nächsten Mitarbeitergeburtstage gesucht wird. In diesen Schritten werden die Daten aus der folgenden Beispieltabelle verwendet.

Nachname

Vorname

Adresse

Ort

Land/Region

Geburtsdatum

Einstellungsdatum

Bott

Jörg

Hauptstraße 1

Berlin

Deutschland

05-Feb-1968

10-Jun-1994

Potra

Cristina

Montagsweg 123

Kiel

Deutschland

22-Mai-1957

22-Nov-1996

Probst

David

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

Deutschland

11-Nov-1960

11-Mrz-2000

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

Deutschland

22-Mrz-1964

22-Jun-1998

Preis

Per

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Deutschland

05-Jun-1972

05-Jan-2002

Ralls

Kim

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

Deutschland

23-Jan-1970

23-Apr-1999

Rienstra

Martina

Mittwochsallee 345

Essen

Deutschland

14-Apr-1964

14-Okt-2004

Rivas

Gretchen

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

Deutschland

29-Okt-1959

29-Mrz-1997

Wenn Sie möchten, können Sie diese Beispieldaten manuell in eine neue Tabelle eingeben, oder Sie können diese Beispieltabelle in ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Office Excel 2007 kopieren und dann das daraus resultierende Arbeitsblatt in eine Tabelle in Access importieren.

So gehen Sie vor

Manuelles Eingeben der Beispieldaten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

    Access fügt Ihrer Datenbank eine neue, leere Tabelle hinzu.

    Hinweis : Sie müssen diesen Schritt nicht ausführen, wenn Sie eine neue, leere Datenbank öffnen, aber er muss ausgeführt werden, wenn Sie eine Tabelle zur Datenbank hinzufügen.

  2. Doppelklicken Sie auf die erste Zelle in der Kopfzeile, und geben Sie den Namen des Felds in der Beispieltabelle ein.

    Standardmäßig werden in Access leere Felder in der Kopfzeile mit dem Text Neues Feld hinzufügen gekennzeichnet:

    Eine neues Feld in einem Datenblatt

  3. Wechseln Sie mit den Pfeiltasten zur nächsten leeren Kopfzeilenzelle, und geben Sie dann den Namen für das zweite Feld ein (Sie können auch TAB drücken oder auf die neue Zelle doppelklicken). Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Feldnamen eingegeben sind.

  4. Geben Sie die Daten in die Beispieltabelle ein.

    Während Sie die Daten eingeben, leitet Access den Datentyp für jedes Feld ab. Wenn Sie mit relationalen Datenbanken noch nicht vertraut sind, sollten Sie für jedes der Felder in Ihren Tabellen einen bestimmten Datentyp festlegen, etwa "Zahl", "Text" oder "Datum/Uhrzeit". Durch Festlegen von Datentypen können Sie eine korrekte Dateneingabe sicherstellen sowie Fehler vermeiden, etwa dass eine Telefonnummer in einer Berechnung verwendet wird. Für diese Beispieltabellen sollte Sie es Access überlassen, den Datentyp abzuleiten.

  5. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit dem Eingeben der Daten fertig sind.

    Tastenkombination: Drücken Sie STRG+S.

    Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

  6. Geben Sie in das Feld Tabellenname den Namen der Beispieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Sie verwenden den Namen jeder Beispieltabelle, weil diese Namen auch in den Abfragen in den Abschnitten zur Vorgehensweise verwendet werden.

  7. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie jede der Beispieltabellen erstellt haben, die am Anfang dieses Abschnitts aufgelistet sind.

Kopieren der Tabelle in Ihr Tabellenkalkulationsprogramm

  1. Starten Sie Ihr Tabellenkalkulationsprogramm, und erstellen Sie eine neue, leere Datei. Wenn Sie Excel verwenden, wird eine standardmäßig neue, leere Arbeitsmappe erstellt.

  2. Kopieren Sie die Beispieltabelle, die im vorherigen Abschnitt bereitgestellt ist, und fügen Sie sie, bei der ersten Zelle angefangen, in das erste Arbeitsblatt ein.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Blattregister, klicken Sie auf Umbenennen, und nennen Sie das Arbeitsblatt Mitarbeiter.

  4. Speichern Sie die Tabellenkalkulationsdatei an einem geeigneten Speicherort, und führen Sie die nächsten Schritte aus.

Importieren der Tabelle in Access

  1. In einer neuen oder vorhandenen Datenbank:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Excel.

    – oder –

    Klicken Sie auf Weitere, und wählen Sie dann ein Tabellenkalkulationsprogramm in der Liste aus.

    Das Dialogfeld Externe Daten - Programmname-Tabelle wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Durchsuchen, öffnen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Tabellenkalkulationsdatei, und klicken Sie dann auf OK.

    Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet.

  3. Der Assistent wählt standardmäßig das erste Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe aus ("Personal", wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt befolgt haben). Die Daten aus dem Arbeitsblatt werden im unteren Abschnitt des Bildschirms des Assistenten angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Klicken Sie auf Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Optional können Sie die Textfelder und Listen unter Feldoptionen verwenden, um Feldnamen und Datentypen zu ändern oder um Felder aus dem Importvorgang auszuschließen. Klicken Sie andernfalls auf Weiter.

    Wenn Sie die oben gezeigte Beispieltabelle verwenden, müssen Sie zu diesem Zeitpunkt keine Änderungen vornehmen.

  6. Belassen Sie die Option Primärschlüssel automatisch hinzufügen aktiviert, und klicken Sie auf Weiter.

  7. Standardmäßig wendet Access den Namen des Arbeitsblatts auf Ihre neue Tabelle an. Übernehmen Sie den Namen, oder geben Sie einen anderen Namen ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Hinweis : Wenn Sie kein Tabellenkalkulationsprogramm haben, können Sie die Beispieldaten in einen Texteditor, beispielsweise Editor, kopieren. Weitere Informationen zum Importieren von Textdaten finden Sie im Artikel Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Textdatei.

Erstellen einer einfachen Spitzenwertabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, um die Tabelle in den oberen Abschnitt des Designers zu übernehmen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    – oder –

    Doppelklicken Sie auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, fügen Sie der Abfrage die Tabelle "Mitarbeiter" hinzu.

  3. Fügen Sie die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, dem Entwurfsbereich hinzu. Sie können auf jedes Feld doppelklicken, oder Sie ziehen jedes Feld in eine leere Zelle in der Zeile Feld und legen es dort ab.

    Wenn Sie die Beispieltabelle verwenden, fügen Sie die Felder "Vorname", "Nachname" und "Geburtsdatum" hinzu.

  4. Klicken Sie in dem Feld, das Ihre oberen oder unteren Werten (das Feld "Geburtsdatum", wenn Sie die Beispieltabelle verwenden) enthält, auf die Zeile Sortieren, und wählen Sie entweder Aufsteigend oder Absteigend aus.

    Die Sortierreihenfolge "Absteigend" gibt das jüngste Datum zurück, während "Aufsteigend" das früheste Datum zurückgibt.

    Wichtig : Sie müssen in der Zeile Sortieren nur für Felder einen Wert festlegen, die Ihre Datumswerte enthalten. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge für ein anderes Feld angeben, gibt die Abfrage nicht die gewünschten Ergebnisse zurück.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf den Abwärtspfeil neben Alle (die Spitzenwerte-Liste), und geben Sie die Anzahl der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option in der Liste aus.

  6. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

  7. Speichern Sie die Abfrage, und belassen Sie sie zum Verwenden in den nächsten Schritten geöffnet.

Sie können sehen, dass Sie mit diesem Typ von Spitzenwertabfrage grundlegende Fragen beantworten können (beispielsweise nach der ältesten oder jüngsten Person im Unternehmen). In den nächsten Schritten wird erläutert, wie Sie Ausdrücke und andere Kriterien verwenden, um Ihre Abfrage leistungsfähiger und flexibler zu gestalten. Die im nächsten Schritt dargestellten Kriterien geben die nächsten drei Mitarbeitergeburtstage zurück.

Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

Hinweis : Für diese Schritte wird vorausgesetzt, dass Sie die im vorherigen Abschnitt beschriebene Abfrage verwenden.

  1. Wechseln Sie mit der Abfrage, die Sie in den vorherigen Schritten erstellt haben, in die Entwurfsansicht.

  2. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte rechts von der Spalte "Geburtsdatum" folgenden Ausdruck ein (oder kopieren Sie ihn, und fügen Sie ihn ein): Ausdr1: DatTeil("m";[Geburtsdatum]). Klicken Sie dann auf Ausführen.

    Über die DatTeil-Funktion wird der Monatsanteil des Felds "Geburtsdatum" extrahiert.

  3. Wechseln Sie zur Entwurfsansicht

  4. Geben Sie den folgenden Eindruck rechts neben Ihrem ersten Ausdruck ein, oder kopieren und fügen Sie ihn dort ein: Ausdr2: DatTeil("t";[Geburtsdatum]). Klicken Sie dann auf Ausführen.

    In diesem Fall wird über die DatTeil-Funktion der Tagesanteil des Felds "Geburtsdatum" extrahiert.

  5. Wechseln Sie zur Entwurfsansicht

  6. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen für beide Ausdrücke, die Sie gerade eingegeben haben, klicken Sie dann für jeden Ausdruck auf die Zelle Sortierung, und wählen Sie Aufsteigend aus.

  7. Klicken Sie auf Ausführen.

  8. Optional können Sie ein Kriterium zum Einschränken des Abfragebereichs angeben. Wenn Sie Kriterien angeben, sortiert die Abfrage nur die Datensätze, die diese Kriterien erfüllen, und identifiziert die obersten oder untersten Werte innerhalb der sortierten Liste.

    Um den Vorgang mit den Beispieldaten fortzusetzen, wechseln Sie zur Entwurfsansicht. Geben Sie dann in der Zeile Kriterien der Spalte Geburtsdatum den folgenden Ausdruck ein:

    Monat([Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) Oder Monat([Geburtsdatum]) = Monat(Datum()) Und Tag([Geburtsdatum])>Tag(Datum())

    Dieser Ausdruck führt Folgendes aus: Der Anteil Monat([Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) überprüft das Geburtsdatum jedes Mitarbeiters, um zu ermitteln, ob das Geburtsdatum in einen zukünftigen Monat fällt. Ist dies der Fall, fügt der Ausdruck diese Datensätze in die Abfrage ein. Der Anteil Monat([Geburtsdatum])= Monat(Datum()) Und Tag([Geburtsdatum])>Tag(Datum()) des Ausdrucks überprüft die Geburtsdaten, die in den laufenden Monat fallen, um zu ermitteln, ob der Geburtstag auf oder hinter dem aktuellen Tag liegt. Ist diese Bedingung erfüllt, fügt die Funktion diese Datensätze in die Abfrage ein. Zusammenfassung: Dieser Ausdruck ignoriert jeden Datensatz, bei dem das Geburtsdatum zwischen dem 1. Januar und dem Datum liegt, an dem Sie Ihre Abfrage ausführen.

    Weitere Beispiele zu Abfragekriterienausdrücken finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

  9. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf den Abwärtspfeil neben Alle (die Spitzenwerte-Liste), und geben Sie die Anzahl der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option in der Liste aus.

    Um die nächsten drei Geburtstage anzuzeigen, geben Sie 3 ein.

  10. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

Wenn mehr Einträge als angegeben angezeigt werden

Wenn Ihre Daten mehrere Datensätze mit demselben Datumswert enthalten, gibt Ihre Spitzenwertabfrage möglicherweise mehr Daten zurück, als Sie angegeben haben. Beispielsweise können Sie eine Spitzenwertabfrage so gestalten, dass drei Mitarbeiterdatensätze abgerufen werden sollen, aber die Abfrage gibt vier Datensätze zurück, weil "Mevius" und "Voss" den selben Geburtstag haben, wie in der folgenden Tabelle dargestellt.

Nachname

Geburtsdatum

Berka

26.09.1968

Jankowski

02.10.1970

Voss

15.10.1965

Mevius

15.10.1969

Wenn weniger Einträge als angegeben angezeigt werden

Angenommen, Sie entwerfen eine Abfrage, die die obersten oder untersten fünf Datensätze in einem Feld zurückgeben soll, sie gibt aber nur drei Datensätze zurück. Im Regelfall lösen Sie diese Art von Problem, indem Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen und die Zeile Kriteriender Spalten im Entwurfsbereich überprüfen.

Weitere Informationen zu Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

Wenn doppelte Datensätze angezeigt werden

Wenn eine Spitzenwertabfrage Duplikate zurückgibt, enthalten die zugrunde liegenden Tabellen doppelte Datensätze oder die Datensätze scheinen Duplikate zu sein, weil die Abfrage nicht die Felder enthält, mit denen zwischen den Datensätzen unterschieden werden kann. Die folgende Tabelle zeigt beispielsweise die Ergebnisse einer Abfrage, die fünf Bestellungen zurückgibt, die erst kürzlich versandt wurden, zusammen mit dem Namen des Verkäufers, der die Transaktion abgewickelt hat.

Versanddatum

Verkäufer

12.11.2004

Freitag

12.11.2004

Motte

12.10.2004

Delgado

12.10.2004

Delgado

12.10.2004

Freitag

Der dritte und vierte Datensatz scheinen Duplikate zu sein, aber es ist möglich, dass der Verkäufer Delgado zwei verschiedene Bestellungen bearbeitet hat, die am selben Tag versandt wurden.

Je nach Ihren Anforderungen können Sie eine der folgenden Maßnahmen ergreifen, um die Rückgabe doppelter Datensätze zu verhindern. Sie können den Entwurf der Abfrage ändern, um Felder hinzuzufügen, die ein Unterscheiden der Datensätze ermöglichen (beispielsweise die Felder "Bestell-Nr." und "Kunden-Nr."). Alternativ können Sie, wenn es genügt, dass lediglich einer der doppelten Datensätze angezeigt wird, nur eindeutige Datensätze anzeigen, indem Sie die Eindeutige Werte-Eigenschaft der Abfrage auf Ja festlegen. Um diese Eigenschaft festzulegen, klicken Sie in der Entwurfsansicht mit der rechten Maustaste im leeren Bereich an eine beliebige Stelle in der oberen Hälfte des Abfrage-Designers, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften. Suchen Sie im Eigenschaftenfenster der Abfrage nach der Eigenschaft Keine Duplikate, und legen Sie diese auf Ja fest.

Weitere Informationen zum Umgang mit doppelten Datensätzen finden Sie im Artikel Suchen, Ausblenden oder Beseitigen von Duplikaten.

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Ermitteln des spätesten oder frühesten Datums für Datensätze in Kategorien oder Gruppen

Sie verwenden eine Gesamtsummenabfrage, um die frühesten oder spätesten Daten für Datensätze zu ermitteln, die in Gruppen oder Kategorien fallen. Eine Gesamtsummenabfrage ist eine Auswahlabfrage, die Aggregatfunktionen wie Min, Max, Summe, Erster oder Letzter verwendet, um Werte für ein bestimmtes Feld zu berechnen.

Bei den Schritten in diesem Abschnitt wird vorausgesetzt, dass Sie ein Veranstaltungsmanagement-Unternehmen führen – hierbei kümmern Sie sich um die Bühne, Beleuchtung, Catering und alle anderen Aspekte großer Veranstaltungen. Darüber hinaus fallen die von Ihnen gemanagten Veranstaltungen in mehrere Kategorien, z. B. Produkteinführungen, Straßenveranstaltungen und Konzerte. In den Schritten in diesem Abschnitt wird erläutert, wie allgemeine Fragen beantwortet werden: Wann ist die nächste Veranstaltung, nach Kategorie? Mit anderen Worten, wann ist die nächste Produkteinführung, das nächste Konzert usw.

Denken Sie im weiteren Verlauf an Folgendes: Standardmäßig kann der Typ von Gesamtsummenabfrage, den Sie hier erstellen, nur das Feld enthalten, das Ihre Gruppen- oder Kategoriedaten enthält, sowie das Feld, das Ihre Datumswerte enthält. Sie können keine anderen Felder aufnehmen, die die Elemente in einer Kategorie beschreiben, z. B. Kunden- oder Lieferantennamen. Sie können aber eine zweite Abfrage erstellen, die Ihre Gesamtsummenabfrage mit den Feldern kombiniert, die beschreibende Daten enthalten. Schritte weiter unten in diesem Abschnitt erklären, wie Sie diese Aufgabe ausführen.

Die Schritte in diesem Abschnitt setzen voraus, dass die folgenden drei Tabellen verwendet werden:

Die Tabelle "Veranstaltungstyp"    

TypeID

Veranstaltungstyp

1

Produkteinführung

2

Unternehmensveranstaltung

3

Privatveranstaltung

4

Spendenaktion

5

Messeshow

6

Vortrag

7

Konzert

8

Ausstellung

9

Straßenveranstaltung

Die Tabelle "Kunden"    

CustomerID

Firma

Kontakt

1

Contoso, Ltd. Grafik

Kai Axford

2

Tailspin Toys

Heike Adams

3

Fabrikam

Karen Berg

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Datum

Mandar Samant

6

Adventure Works

Markus Zulechner

7

Design Institute

Jaka Stele

8

School of Fine Art

Milena Doumanova

Die Tabelle "Veranstaltungen"    

EventID

Veranstaltungstyp

Kunde

Veranstaltungsdatum

Preis

1

Produkteinführung

Contoso, Ltd.

14.04.2003

10.000 €

2

Unternehmensveranstaltung

Tailspin Toys

21.04.2003

8.000 €

3

Messeshow

Tailspin Toys

01.05.2003

25.000 €

4

Ausstellung

Graphic Design Institute

13.05.2003

4.500 €

5

Messeshow

Contoso, Ltd.

14.05.2003

55.000 €

6

Konzert

School of Fine Art

23.05.2003

12.000 €

7

Produkteinführung

A. Datum

01.6.2003

15.000 €

8

Produkteinführung

Wingtip Toys

18.6.2003

21.000 €

9

Spendenaktion

Adventure Works

22.6.2003

1.300 €

10

Vortrag

Graphic Design Institute

25.6.2003

2.450 €

11

Vortrag

Contoso, Ltd.

04.07.2003

3.800 €

12

Straßenveranstaltung

Graphic Design Institute

04.07.2003

5.500 €

Hinweis : Bei den Schritten in diesem Abschnitt wird vorausgesetzt, dass sich die Tabellen "Kunden" und "Veranstaltungstyp" auf der Seite "1" von 1: n-Beziehungen mit der Tabelle "Veranstaltungen" befinden. In diesem Fall nutzt die Tabelle "Veranstaltungen" dieselben Felder "CustomerID" und "TypeID". Ohne diese Beziehungen funktionieren die in den nächsten Abschnitten beschriebenen Gesamtsummenabfragen nicht.

Wie füge ich diese Daten einer Datenbank hinzu?

Um diese Beispieltabellen einer Datenbank hinzuzufügen, können die Schritte in dem Abschnitt weiter oben, Ermitteln von Datensätzen mit oberen oder unteren Werten, ausführen, allerdings mit ein paar Ausnahmen:

  • Wenn Sie die Tabellen "Veranstaltungstypen" und "Kunden" in Excel kopieren, kopieren Sie nicht die Spalten "TypeID" und "CustomerID". Access fügt Primärschlüsselwerte für Sie hinzu, wenn Sie die Arbeitsblätter importieren, was Ihnen etwas Zeit spart.

  • Nachdem Sie die Tabellen importiert haben, müssen Sie die Tabelle "Veranstaltungen" in der Entwurfsansicht öffnen und die Spalten "Veranstaltungstyp" und "Kunde" in Nachschlagefelder konvertieren. Klicken Sie hierzu für jedes Feld auf die Spalte Datentyp, und klicken Sie dann auf Nachschlage-Assistent.

    Im Rahmen der Erstellung der Nachschlage-Felder ersetzt Access die Textwerte in den Spalten "Veranstaltungstyp" und "Kunde" durch numerische Werte aus den Quelltabellen.

    Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Nachschlagefeldern finden Sie in den Artikeln Verwenden von mehrere Werte speichernden Listen und Anleitung zu Mehrfachwertfeldern. Beide Artikel erläutern, wie ein Typ von Nachschlagefeld erstellt wird, der Ihnen die Auswahl mehrerer Werte für ein bestimmtes Feld erlaubt. Außerdem wird erläutert, wie Sie Nachschlagelisten erstellen.

Erstellen der Gesamtsummenabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  2. Wählen Sie in dem Dialogfeld die Tabellen aus, mit denen Sie arbeiten möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann, nachdem Sie die Tabellen hinzugefügt haben, auf Schließen.

    – oder –

    Doppelklicken Sie auf die Tabellen, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen. Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt.

    Wenn Sie die oben aufgeführten Beispieltabellen verwenden, fügen Sie Tabellen "Veranstaltungen" und "Veranstaltungstypen" hinzu.

  3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten. Achten Sie an diesem Punkt darauf, dass Sie nur die Gruppen- oder Kategoriefelder und das Wertfeld zur Abfrage hinzufügen.

    Wenn Sie die in den vorherigen drei Tabellen aufgelisteten Beispieldaten verwenden, fügen Sie entweder das Feld "Veranstaltungstyp" aus der Tabelle "Veranstaltungstyp" hinzu oder das Feld "Veranstaltungsdatum" aus der Tabelle "Veranstaltungen".

  4. Optional können Sie ein Kriterium angeben, um den Bereich der Abfrage einzuschränken. Es werden nur Datensätze sortiert, die die Kriterien erfüllen, und die obersten und untersten Feldwerte werden innerhalb dieser sortierten Liste ermittelt.

    Wenn Sie beispielsweise Veranstaltungen aus der Kategorie "Privatveranstaltung" zurückgeben möchten, geben Sie diesen Ausdruck in die Zeile Kriterien der Spalte Veranstaltungstyp ein: <> "Privatveranstaltung".

    Weitere Beispiele zu Abfragekriterienausdrücken finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

  5. Konvertieren Sie die Abfrage in eine Gesamtsummenabfrage, indem Sie wie folgt vorgehen:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

    Die Zeile Ergebnis wird im Entwurfsbereich angezeigt.

  6. Stellen Sie sicher, dass die Zeile Ergebnisse jedes Gruppen- oder Kategoriefelds auf Gruppieren nach festgelegt ist, und legen Sie die Zeile Ergebnisse des Wertfelds (das Feld mit den oberen oder unteren Werten) entweder auf Max oder Min fest.

    Max gibt den größten Wert in einem numerischen Feld zurück sowie den jüngsten Datums- oder Uhrzeitwert in einem "Datum/Uhrzeit"-Feld. Min gibt den kleinsten Wert in einem numerischen Feld zurück sowie den frühesten Datums- oder Uhrzeitwert in einem "Datum/Uhrzeit"-Feld.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf den Abwärtspfeil neben Alle (die Spitzenwerte-Liste), und geben Sie die Anzahl der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option in der Liste aus.

    In diesem Fall wählen Sie Alle aus, und klicken Sie auf Ausführen, um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Hinweis : Je nach der in Schritt 6 ausgewählten Funktion wird in Access der Name des Wertfelds in der Abfrage in MaxVonFeldname oder MinVonFeldname geändert. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, benennt Access das Feld in MaxVonVeranstaltungDatum oder MinVonVeranstaltungDatum um.

  8. Speichern Sie die Abfrage, und führen Sie die nächsten Schritte aus.

In den Abfrageergebnissen sind weder Produktnamen noch andere Informationen zu den Produkten enthalten. Wenn Sie diese zusätzlichen Daten anzeigen möchten, müssen Sie eine zweite Abfrage erstellen, die die Abfrage enthält, die Sie soeben erstellt haben. Im nächsten Schritt wird beschrieben, wie Sie hierzu vorgehen müssen.

Erstellen einer zweiten Abfrage, um weitere Daten hinzuzufügen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Registerkarte Abfragen. Doppelklicken Sie dann auf die im vorherigen Abschnitt erstellte Gesamtsummenabfrage.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Tabellen, und fügen Sie die Tabellen hinzu, die Sie in Ihrer Gesamtsummenabfrage verwendet haben, und fügen Sie außerdem alle Tabellen hinzu, die andere relevante Daten enthalten. Wenn Sie die vorherigen drei Beispieltabellen verwenden, fügen Sie Ihrer neuen Abfrage die Tabellen "Veranstaltungstyp", "Veranstaltung" und "Kunden" hinzu.

  4. Verknüpfen Sie die Felder in der Gesamtsummenabfrage mit den entsprechenden Feldern in den übergeordneten Tabellen. Ziehen Sie hierzu jedes Feld in der Gesamtsummenabfrage zu seinem entsprechenden Feld in der Tabelle.

    Wenn Sie die Beispieldaten aus den drei Tabellen verwenden, ziehen Sie die Spalte "Veranstaltungstyp" in der Gesamtsummenabfrage zu dem Feld "Veranstaltungstyp" in der Tabelle "Veranstaltungstyp". Ziehen Sie dann die Spalte MaxVonVeranstaltung Datum in der Gesamtsummenabfrage zu dem Feld "Veranstaltungsdatum" in der Tabelle "Veranstaltungen". Das Erstellen dieser Verknüpfungen ermöglicht es Ihrer neuen Auswahlabfrage, die Daten in der Gesamtsummenabfrage mit den Daten in den anderen Tabellen zusammenzuführen.

  5. Fügen Sie die zusätzlichen, beschreibenden Felder aus den anderen Tabellen in der Abfrage hinzu.

    Wenn Sie die Beispieldaten aus den drei Tabellen verwenden, können Sie die Felder "Firma" und "Kontakt" aus der Tabelle "Kunden" hinzufügen.

  6. Legen Sie optional eine Sortierreihenfolge für mindestens eine Spalte fest. Um beispielsweise die Kategorien in alphabetischer Reihenfolge aufzulisten, legen Sie die Zeile Sortieren der Spalte Veranstaltungstyp auf Aufsteigend fest.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Die Ergebnisse der Abfrage werden in der Datenblattansicht angezeigt.

Tipp    Wenn Sie nicht möchten, dass die Überschrift der Spalte Preis als MaxVonPreis oder MinVonPreis angezeigt wird, öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht, und geben Sie in die Spalte "Preis" im Entwurfsbereich Folgendes ein: Preis: MaxVonPreis oder Preis: MinVonPreis. Preis wird als Überschrift der Spalte in der Datenblattansicht angezeigt.

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Ermitteln der jüngsten und frühesten Datumsangaben

Die Abfragen, die Sie bisher in diesem Artikel erstellt haben, können oberste oder unterste Werte zurückgeben, jedoch nicht beides. Wenn Sie beide Wertegruppen in einer einzigen Ansicht anzeigen möchten, müssen Sie zwei Abfragen erstellen – eine, die die obersten Werte, und eine weitere, die untersten Werte abruft –, und dann die Ergebnisse in einer einzelnen Tabelle zusammenführen und speichern.

Das Ermitteln von obersten und untersten Werten und das Anzeigen dieser Daten in einer Tabelle umfasst die folgenden grundlegenden Schritte:

  • Erstellen Sie eine Spitzenwert- und eine Tiefstwertabfrage, oder erstellen Sie, wenn Sie Ihre Daten gruppieren müssen, Gesamtsummenabfragen, in denen die Funktionen Min und Max verwendet werden.

  • Konvertieren Sie Ihre Spitzenwertabfrage (oder Ihre "Max"-Gesamtsummenabfrage) in eine Tabellenerstellungsabfrage, und erstellen Sie eine neue Tabelle.

  • Konvertieren Sie Ihre Tiefstwertabfrage (oder Ihre "Min"-Gesamtsummenabfrage) in eine Anfügeabfrage, und fügen Sie die Datensätze an Ihre Spitzenwerttabelle (Tabelle mit den obersten Werten) an.

    Die Schritte in diesen Abschnitten erläutern, wie Sie hierzu vorgehen müssen.

    Erstellen der Abfragen

    1. Erstellen Sie die Spitzen- und die Tiefstwertabfrage.

      Informationen zu den zum Erstellen einer Spitzenwert- oder Tiefstwertabfrage erforderlichen Schritten finden Sie unter Ermitteln des jüngsten oder frühesten Datums weiter oben in diesem Abschnitt. Wenn Sie Ihre Datensätze nach Kategorien gruppieren müssen, lesen Sie den Abschnitt Ermitteln des jüngsten oder frühesten Datums für Datensätze in Kategorien oder Gruppen weiter oben in diesem Abschnitt.

      Wenn Sie die Beispieltabellen aus dem letzten Abschnitt verwenden, verwenden Sie nur die Daten in der Tabelle "Veranstaltungen". Verwenden Sie die Felder "Veranstaltungstyp" und "Veranstaltungsdatum" aus der Tabelle "Veranstaltungen" in beiden Abfragen.

    2. Speichern Sie jede der Abfragen unter einem aussagekräftigen Namen, wie z. B. Spitzenwert und Tiefstwert, und lassen Sie sie für die Verwendung in den nächsten Schritten geöffnet.

Erstellen der Tabellenerstellungsabfrage

  1. Mit Ihrer geöffneten Spitzenwertabfrage in der Entwurfsansicht:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.

    Das Dialogfeld Tabelle erstellen wird angezeigt.

  2. Geben Sie in das Feld Tabellenname einen Namen für die Tabelle ein, in der die obersten und untersten Datensätze gespeichert werden. Geben Sie z. B. Oberste und unterste Datensätze ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Jedes Mal, wenn Sie die Abfrage ausführen, erstellt sie eine Tabelle, und ersetzt sie die obersten Werte durch die aktuellen Daten, anstatt die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

  3. Speichern und schließen Sie die Abfrage.

Erstellen einer Anfügeabfrage

  1. Mit Ihrer geöffneten Tiefstwertabfrage in der Entwurfsansicht.

    Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.

  2. Das Dialogfeld Anfügen wird angezeigt.

  3. Geben Sie denselben Namen ein, den Sie in das Dialogfeld Tabelle erstellen eingegeben haben.

    Geben Sie z. B. Oberste und unterste Datensätze ein, und klicken Sie dann auf OK. Jedes Mal, wenn Sie die Abfrage ausführen, fügt sie die Datensätze an die Tabelle "Oberste und unterste Datensätze" an, statt die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

  4. Speichern und schließen Sie die Abfrage.

Ausführen der Abfragen

  • Nun können Sie die beiden Abfragen ausführen. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Spitzenwertabfrage, und klicken Sie dann, wenn Sie von Access dazu aufgefordert werden, auf Ja. Doppelklicken Sie dann auf die Tiefstwertabfrage, und klicken Sie, wenn Sie von Access dazu aufgefordert werden, auf Ja.

  • Öffnen Sie die Tabelle mit den obersten und untersten Datensätzen in der Datenblattansicht

Wichtig : Wenn Sie versuchen, die Tabellenerstellungs- oder Anfügeabfrage auszuführen, und Sie den Eindruck haben, dass nichts passiert, überprüfen Sie die Statusleiste von Access auf die folgende Meldung:

Die Aktion oder das Ereignis wurde durch den Modus 'Deaktiviert' blockiert.

Wenn diese Meldung angezeigt wird, ergreifen Sie die folgenden Maßnahmen:

  • Wenn sie nicht bereits angezeigt wird, zeigen Sie die Meldungsleiste an. Klicken Sie hierzu auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Meldungsleiste.

  • Klicken Sie in der Meldungsleiste auf Optionen.

    Das Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen wird angezeigt

  • Wählen Sie Diesen Inhalt aktivieren aus, und klicken Sie dann auf OK.

  • Führen Sie die Abfrage erneut aus.

Weitere Informationen zum Modus "Deaktiviert" und zur Sicherheit in Access finden Sie im Artikel Sicherung einer Access 2007-Datenbank.

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