Suchen eines Konferenzraums

Beim Erstellen einer Besprechungsanfrage ist es normal und angebracht, den Besprechungsort für den Termin oder das Ereignis aufzunehmen. Sie können mithilfe des Adressbuchs einen Konferenzraum suchen.

Hinweis : Dieses Feature erfordert ein Konto für Microsoft Exchange Server 2007. Für die meisten privaten und persönlichen Konten wird Microsoft Exchange nicht verwendet. Weitere Informationen über Microsoft Exchange-Konten und über das Ermitteln der richtigen Version zum Verbinden mit Exchange finden Sie, wenn Sie den Links im Abschnitt Siehe auch folgen.

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Besprechungsanfrage.

    Tastenkombination  Drücken Sie STRG+UMSCHALT+Q, um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.

  2. Geben Sie in das Feld Betreff eine Beschreibung der Besprechung oder des Ereignisses ein.

  3. Um das Adressbuch zu öffnen, um die verfügbaren Räume zu ermitteln, klicken Sie neben dem Feld Ort auf Räume Schaltfläche 'Räume' in einer Besprechungsanfrage .

    Wenn die Schaltfläche Räume nicht angezeigt wird, haben Sie möglicherweise:

    • Einen Termin statt einer Besprechungsanfrage geöffnet.

    • Auf der Symbolleiste auf Neu geklickt, statt eine Besprechungsanfrage im Menü Datei zu öffnen. Wenn Sie im Kalender im Menü Datei auf Neu klicken, wird standardmäßig ein Termin geöffnet.

      In beiden Fällen wird die Schaltfläche Räume erst angezeigt, wenn Sie mindestens eine weitere Person hinzugefügt haben, wodurch der Termin zur Besprechungsanfrage wird. Klicken Sie zum Ändern eines Termins in eine Besprechungsanfrage auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Anzeigen auf Terminplanungs-Assistent.

  4. Vervollständigen Sie die Besprechungsanfrage, und senden Sie sie.

    Wie das?

    1. Klicken Sie in den Listen Beginnt um und Endet um auf die Start- und Endzeit für die Besprechung. Wenn es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis.

      Ein ganztägiges Ereignis ist ein Ereignis von 24 Stunden Dauer, das von Mitternacht bis Mitternacht dauert.

      Hinweis : Standardmäßig wird die aktuelle Zeitzoneneinstellung auf Ihrem Computer für die Zeitplanung von Besprechungen verwendet. Wenn Sie Besprechungen auf Grundlage einer anderen Zeitzone planen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Zeitzonen.

    2. Geben Sie alle Informationen ein, die Sie für die Empfänger freigeben möchten, fügen Sie Dateien an, oder erstellen Sie eine Besprechungsarbeitsbereich-Website.

      Weitere Informationen zu Besprechungsarbeitsbereichen finden Sie unter Einführung in Besprechungsarbeitsbereiche.

    3. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf Terminplanungs-Assistent.

      Der Terminplanungs-Assistent hilft Ihnen beim Ermitteln des besten Zeitpunkts für Ihre Besprechung.

    4. Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen.

    5. Geben Sie im Dialogfeld Teilnehmer und Ressourcen auswählen in das Feld Suche den Namen einer Person oder Ressource ein, die Sie zu der Besprechung einladen möchten, und klicken Sie auf OK.

    6. Wählen Sie den Namen aus der Ergebnisliste aus. Klicken Sie auf Erforderlich, Optional oder Ressourcen, und klicken Sie dann auf OK.

      Erforderliche und Optionale Teilnehmer werden auf der Registerkarte Besprechung im Feld An angezeigt, während Ressourcen im Feld Ort angezeigt werden.

      Der Terminplanungs-Assistent zeigt ein Frei/Gebucht-Raster an, in dem die Verfügbarkeit der Teilnehmer angezeigt wird. Eine grüne vertikale Linie stellt den Beginn der Besprechung dar, eine rote vertikale Linie das Ende der Besprechung.

      Frei/Gebucht-Raster

      Im Bereich Vorgeschlagene Zeiten wird der optimale Zeitpunkt für die Besprechung ermittelt, der als der Zeitpunkt definiert ist, zu dem die meisten Teilnehmer verfügbar sind. Der optimale Besprechungszeitpunkt wird am oberen Rand des Bereichs angezeigt. Zum Auswählen einer der vorgeschlagenen Zeiten klicken Sie auf den Zeitvorschlag im Bereich Vorgeschlagene Zeiten. Sie können im Frei/Gebucht-Raster auch manuell eine Zeit auswählen.

      Bereich 'Vorgeschlagene Zeiten'

    7. Wenn die Besprechung eine Serie werden soll, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Serientyp, wählen das Serienmuster aus und klicken dann auf OK.

      Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich die Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie.

    8. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf Termin.

    9. Klicken Sie auf Senden .

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