Suchen eines Konferenzraums

Wenn Sie mit Outlook 2016 für Mac eine Besprechung planen – insbesondere eine Besprechung, an der die eingeladenen Personen persönlich teilnehmen –, müssen Sie in die Einladung einen Besprechungsraum einbeziehen. Wenn Sie den Namen des Besprechungsraums kennen, können Sie ihn direkt in das Feld Ort eingeben. Wenn Sie den Namen nicht kennen oder wenn Sie eine Besprechung an einem Ihnen nicht vertrauten Ort planen, können Sie die "Raumsuche" verwenden.

Hinweis : Wird "Raumsuche" nicht angezeigt? Ihr Administrator muss diese Funktion auf dem Exchange-Server aktivieren, bevor die Schaltfläche in Ihrem Menüband angezeigt wird. Weitere Informationen für den Administrator stehen unter Verwalten von Ressourcenpostfächern und Planung bereit.

Öffnen der "Raumsuche"

Die Schaltfläche "Raumsuche" befindet sich im Menüband in der Besprechungseinladung (Erstellen einer Besprechungseinladung)

Outlook-Menüband mit hervorgehobener Schaltfläche "Raumsuche"

Eine Tour durch die "Raumsuche"

Die "Raumsuche" wird auf der Zeitplanungsseite Ihrer Besprechungseinladung geöffnet.

  1. Wählen Sie in Wählen Sie eine Raumliste die Option Zuletzt verwendete Räume aus, um die von Ihnen geplanten Räume anzuzeigen.

  2. Wählen Sie einen Ihrer zuletzt verwendeten Räume aus. Dann wird er der Liste "Räume" links auf der Seite hinzugefügt. Die zugehörigen Frei/Gebucht-Informationen werden im Planungsraster angezeigt.

    Bildschirm "Raumsuche" mit Angaben, wo Sie Räume hinzufügen und zuvor geplante Räume anzeigen können

  3. Wenn Sie die Pfeile in Wählen Sie eine Raumliste auswählen, werden Gebäude und/oder Orte in Ihrem Unternehmen angezeigt. Wenn Sie eine Raumliste auswählen, wird eine Liste aller Konferenzräume in diesem Gebäude bzw. an diesem Ort angezeigt, die während des angegebenen Besprechungszeitraums zur Verfügung stehen.

    Pfeile in "Wählen Sie eine Raumliste"

  4. Sobald Sie einen verfügbaren Raum gefunden haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben seinem Namen, um ihn in Ihre Einladung einzubeziehen.

    Kontrollkästchen neben dem Konferenzraum, der der Besprechung hinzugefügt werden soll

Tipp : Sie können den Bereich "Raumsuche" ausblenden, indem Sie erneut auf die Schaltfläche Raumsuche oder auf das X oben rechts im Bereich "Raumsuche" klicken.

So erstellen Sie eine Besprechungseinladung

  1. Klicken Sie unten im Navigationsbereich auf Kalender.

    Auf "Kalender" klicken

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Besprechung.

    Auf der Registerkarte "Start" ist die Option "Besprechung" hervorgehoben.

  3. Geben Sie im Feld An die Namen der Personen oder Ressourcen ein, die in die Besprechung einbezogen werden sollen.

  4. Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung für die Besprechung ein.

  5. Klicken Sie auf Raumsuche, um einen Raum auszuwählen.

  6. Geben Sie Details zum Ereignis ein.

  7. Wenn Sie Ihre Einladung abgeschlossen haben, klicken Sie auf der Registerkarte Organisatorbesprechung auf Senden.

    Gruppe "Senden"

Siehe auch

Erstellen einer Besprechung oder eines Termins in Outlook 2016 für Mac

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