Suchen, Ausblenden oder Beseitigen von Duplikaten

In diesem Artikel wird erläutert, wie in Microsoft Office Access 2007 Duplikate gesucht, ausgeblendet oder beseitigt werden können. Sie sollten es sich zur Regel machen, Duplikate möglichst zu löschen, um Kosten zu senken und die Genauigkeit Ihrer Daten zu erhöhen. In Office Access 2007 stehen eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung, um Duplikate zu suchen, auszublenden oder zu löschen. In diesem Artikel wird die Verwendung der häufigsten Methoden erläutert.

Was möchten Sie tun?

Grundlegendes zu Duplikaten

Vorbereiten von Beispieldaten

Suchen und Bearbeiten, Ausblenden oder Löschen von Duplikaten in einer Tabelle

Suchen und Bearbeiten, Ausblenden oder Löschen von Duplikaten in mehreren Tabellen

Grundlegendes zu Duplikaten

Das Vermeiden von Duplikaten ist einer der wichtigsten Gründe für den Einsatz einer relationalen Datenbank. Mit zunehmendem Alter der Datenbank entstehen jedoch häufig Duplikate, insbesondere dann, wenn mehrere Benutzer Daten eingeben. Die Beseitigung von Duplikaten führt in der Regel zu Kosteneinsparungen und sorgt für eine höhere Genauigkeit Ihrer Daten. Auf der Grundlage genauer Daten können Sie bessere Geschäftsentscheidungen treffen. Wenn beispielsweise eine Bestellung doppelt eingegeben wird, erhält der Kunde möglicherweise nicht benötigte Waren. Diese Redundanz kann aufgrund des höheren Aufwands für Versand und Abrechnung zusätzliche Kosten verursachen.

Was sind Duplikate?

Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, um Duplikate zu ermitteln und zu löschen, müssen Sie genaue und zuverlässige Kenntnisse über die betreffenden Daten haben. Bei diesem Vorgang können Sie nicht wie beim Entwerfen einer Datenbank auf eine Gruppe von Regeln oder Verfahren zurückgreifen, mit deren Hilfe Sie Duplikate zuverlässig suchen und löschen können. Beachten Sie bei jeder Maßnahme folgende Tatsache: Bei Datenbankabfragen werden Daten unter Umständen als Duplikate zurückgegeben, obwohl es sich dabei in Wirklichkeit um gültige Daten handelt. Diese scheinbaren Duplikate entstehen dann, wenn Sie in eine Abfrage diejenigen Felder nicht mit aufnehmen, über die ein Datensatz eindeutig identifiziert wird. Weitere Informationen dazu, wie Sie alle erforderlichen Felder in eine Abfrage aufnehmen und falsche Duplikate vermeiden, finden Sie im Abschnitt Wann Datensätze keine Duplikate sind weiter unten in diesem Artikel.

Sie müssen außerdem beachten, dass Sie nicht alle Duplikate löschen können. Einige Duplikate sind erforderlich, damit Ihre Datenbank ordnungsgemäß funktionsfähig ist. Man könnte auch sagen, dass Datenbanken sowohl erforderliche als auch nicht erforderliche Redundanzen enthalten. Sie dürfen jedoch nur die nicht erforderlichen Redundanzen beseitigen.

Erforderliche Redundanzen können normalerweise in zwei Kategorien eingeteilt werden. Der erste Typ einer Redundanz ermöglicht es einer Datenbank, ihre Funktionen auszuführen. Beispielsweise werden die Daten in einem Primärschlüsselfeld immer dann dupliziert, wenn eine 1:n- oder m:n-Beziehung zwischen Tabellen eingerichtet wird.

Der zweite Typ einer erforderlichen Redundanz ergibt sich aus der Verwendung der Datenbank. So kann es beispielsweise vorkommen, dass der Name einer Stadt, eines Lieferanten oder ein häufiger Name, wie Patrick Müller, mehrere Male eingegeben wird. In diesem Fall besteht jedoch nicht die Gefahr, dass Duplikate entstehen, da andere Felder der Datenbank (wie Primärschlüsselwerte, Adressen und Postleitzahlen) genügend eindeutige Informationen enthalten und so verhindern, dass die Datensätze als Duplikate gelten.

Es gibt zwei Möglichkeiten für das Auftreten nicht erforderlicher Redundanzen:

  • Zwei oder mehr Datensätze können Duplikate in den Feldwerten enthalten.    Zwei Datensätze können als Duplikate gesehen werden, auch wenn nicht alle Felder der Datensätze übereinstimmende Werte enthalten. Sie sehen z. B. in der folgenden Abbildung zwei Datensätze für Antonio Moreno Taquería.

    Doppelte Datensätze für einen Kunden in der Kundentabelle

    Obwohl jeder Datensatz eine eindeutige Kunden-ID (das ist der Wert in der linken Spalte) hat, stimmen die Werte in den Feldern für den Namen, die Adresse und die Stadt überein. In so einem Fall kann auch eine teilweise Übereinstimmung ein guter Grund sein, dass Sie unter Berücksichtigung Ihrer Kenntnisse der geschäftlichen Hintergründe die Datensätze daraufhin prüfen, ob sie Duplikate sind.

  • Zwei oder mehr Tabellen können ähnliche Daten enthalten.    Möglicherweise stellen Sie fest, dass eine Kundentabelle und eine Kliententabelle Datensätze für dieselben Kunden enthalten.

    Kunden- und Kliententabelle mit sich überlappenden Daten

    Selbst wenn die Tabellen unterschiedliche Strukturen haben, enthalten beide Tabellen die gleiche Art von Informationen, nämlich Kundendaten. Deshalb sollten Sie in Erwägung ziehen, alle eindeutigen Werte (Nichtduplikate) in einer Tabelle zusammenzuführen und die zusätzliche Tabelle zu löschen.

  • Zwei oder mehr Datenbanken können ähnliche Daten enthalten.    Wenn Sie herausfinden, dass zwei oder mehr Datenbanken ähnliche Daten enthalten, oder wenn Sie eine Datenbank erben, die sich mit Ihrer aktuellen Datenbank überschneidet, müssen Sie die Daten und Struktur der Datenbanken vergleichen und die erforderlichen Schritte einleiten, um sie zu konsolidieren.

    Ein manueller Vergleich von Datenbanken ist selbst bei kleinen Datenbanken keine einfache Aufgabe. Wenn Sie Hilfe beim Vergleichen benötigen, können Sie von einer Reihe von Drittanbietern Tools zum Vergleichen von Inhalt und Struktur von Access-Datenbanken erwerben.

    Im Abschnitt über Datenbankverwaltung von Microsoft Office MarketPlace finden Sie Informationen zu aktuellen Tools für die Datenbankverwaltung.

Hinweis   Wenn Sie Maßnahmen einleiten, um Duplikate aus Ihren Tabellen zu löschen und weiterhin Duplikate in einem Formular oder Bericht angezeigt werden, kann die Ursache dafür ein fehlerhafter Entwurf eines Formulars oder Berichts sein. Stellen Sie sicher, dass die zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen ordnungsgemäß verknüpft sind und dass die Formular- oder Berichtbereiche nicht mehr als ein Steuerelement enthalten, das an denselben Steuerelementinhalt gebunden ist.

Weitere Informationen zum Entwerfen von Berichten finden Sie in dem Artikel Bearbeiten oder Ändern eines Berichts.

Wann Datensätze keine Duplikate sind

In einigen Fällen, wie z. B. wenn Sie Daten anzeigen, die von einer Abfrage zurückgegeben wurden, werden Ihnen möglicherweise Datensätze angezeigt, die als Duplikate erscheinen, obwohl die zugrunde liegenden Tabellen nur eindeutige Datensätze enthalten. Probleme können auftreten, wenn Ihre Ansicht diejenigen Felder nicht enthält, die einen Datensatz eindeutig identifizieren. Die folgenden Abbildung zeigt Daten, die von einer Abfrage zurückgegeben wurden.

Eine Sicht, die kein Feld enthält, das die Datensätze eindeutig identifizieren könnte

In dieser Ansicht erscheinen mehrere Datensätze als Duplikate. Wenn Sie der Abfrage eines oder mehrere Felder hinzufügen, wie die Namen der Kunden oder die Primärschlüsselfelder für jede Bestellung (Bestell-Nr.), dann wird Ihnen angezeigt, dass jeder Datensatz in Wirklichkeit eindeutig ist:

Die Sicht umfasst jetzt das Feld für die Bestell-Nr, es sind keine Duplikate vorhanden

Als generelle Regel sollten Sie darauf achten, dass Sie beim Erstellen einer Abfrage ein Feld oder mehrere Felder mit aufnehmen, über die jeder Datensatz eindeutig identifiziert wird. In der Regel ist das ein Primärschlüsselfeld. Sie können jedoch stattdessen auch Kombinationen anderer Felder verwenden. Wenn Sie z. B. viele Instanzen eines häufigen Kontaktnamens und viele Instanzen eines Stadtnamens haben und eine Telefonnummer und eine Adresse einschließen, dann werden die einzelnen Datensätze durch die Kombination der Daten eindeutig.

Bei Duplikaten zu berücksichtigende Faktoren

Der Umgang mit Duplikaten hängt von mehreren Faktoren ab:

  • Art und Umfang der Duplikate    Befinden sich Duplikate innerhalb einer Tabelle, oder befinden sich Duplikate in zwei ähnlichen Tabellen (in einer Datenbank oder in zwei verschiedenen Datenbanken) mit sich überschneidenden Daten? Oder stellen Sie Duplikate in einer Ansicht fest, die auf zwei oder mehreren verwandten Tabellen basiert?

  • Ihre spezifischen Anforderungen    Was möchten Sie mit den Duplikaten machen? Möchten Sie die Duplikate aus der Datenbank löschen oder nur für eine Ansicht ausblenden? Oder möchten Sie die Werte für die Duplikate ermitteln, wie einen Durchschnittswert oder eine Summe? Ist es von Bedeutung, welche Duplikate gelöscht oder ausgeblendet werden? Wenn das der Fall ist, möchten Sie die Datensätze manuell prüfen und löschen, oder möchten Sie nur Datensätze auf der Grundlage einer Bedingung löschen? Möchten Sie außerdem einen oder mehrere Datensätze aktualisieren oder konsolidieren, bevor Sie mit dem Löschen der Datensätze beginnen?

Die Antworten auf diese Fragen (oder diese Art von Fragen) in Kombination mit Ihren Kenntnissen der Daten sollten es Ihnen ermöglichen, einen Plan für den Umgang mit redundanten Daten zu erstellen.

Allgemeine Vorbereitungen für das Entfernen von Duplikaten

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Duplikate zu löschen, müssen Sie zuerst alle vorhandenen Beziehungen zwischen Tabellen prüfen. Die meisten Datenbanken verwenden normalerweise 1:n-Beziehungen. Ein Beispiel dafür ist, wenn Sie eine kleine Anzahl Kunden haben, aber jeder Kunde mehrere Bestellungen aufgibt. Die Tabelle mit Kundendaten befindet sich dann auf der Seite "1" der Beziehung, und die Bestelldaten befinden sich auf der Seite "n" der Beziehung.

Beachten Sie folgende Regel, wenn Sie den Vorgang fortsetzen: Wenn sich die Daten, die Sie löschen möchten, auf der Seite "n" der Beziehung befinden, dann können Sie sie löschen, ohne dass zusätzliche Schritte erforderlich sind. Befinden sich die Daten jedoch auf der Seite "1", müssen Sie für die Beziehung eine Eigenschaft festlegen. Wenn Sie das nicht tun, verhindert Access das Löschen.

Weitere Informationen zum Löschen von Daten auf der Seite "1" finden Sie in dem Artikel Verwenden von Abfragen zum Löschen mindestens eines Datensatzes in einer Datenbank.

Prüfen Sie eine oder mehrere der folgenden Möglichkeiten zum Vorbereiten Ihrer Datenbank, bevor Sie mit dem Löschen redundanter Daten beginnen:

  • Stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um Datensätze in der Datenbank zu bearbeiten oder aus der Datenbank zu löschen.

  • Fordern Sie alle anderen Benutzer der Datenbank auf, die Objekte zu schließen, mit denen Sie arbeiten möchten. Auf diese Weise können Sperrverletzungen vermieden werden.

    Tipp   Wenn viele Benutzer Verbindungen mit dieser Datenbank herstellen, müssen Sie die Datenbank möglicherweise schließen und dann exklusiv öffnen. Klicken Sie dazu in Access auf Datei Abbildung der Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Öffnen. Navigieren Sie zur gewünschten Datenbank, und wählen Sie sie aus. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen.

    Öffnen der Datei im exklusiven Modus

  • Sichern Sie Ihre Datenbank, bevor Sie Datensätze löschen. Ein Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Die einzige Möglichkeit zum Wiederherstellen von gelöschten Datensätzen ist die Wiederherstellung mithilfe einer Sicherung. Bei einem Löschvorgang werden möglicherweise auch Datensätze in verwandten Tabellen gelöscht. Deshalb empfiehlt es sich, vor dem Starten des Vorgangs die gesamte Datenbank zu sichern.

    Sichern einer Datenbank

    1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche, klicken Sie auf den Pfeil neben Verwalten, und klicken Sie auf Datenbank sichern.

      Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt, und Access fügt dem Dateinamen das aktuelle Datum hinzu. Wenn Ihre Datenbank beispielsweise den Namen Anlagen hat, erstellt Access den Dateinamen Anlagen 2006-05-26.

    2. Übernehmen Sie den Standardnamen und den Speicherort, oder wählen Sie einen anderen Namen oder Speicherort, und klicken Sie dann auf Speichern.

      Die ursprüngliche Datei wird von Access geschlossen, eine Sicherungskopie wird erstellt, und die ursprüngliche Datei wird wieder geöffnet.

      Schließen Sie die ursprüngliche Datei, und benennen Sie sie um, damit für die Sicherungskopie der Name der ursprünglichen Version verwendet werden kann, wenn Sie eine Sicherung wiederherstellen möchten. Weisen Sie der Sicherungskopie den Namen der ursprünglichen Version zu, und öffnen Sie sie in Access.

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Vorbereiten von Beispieldaten

In den Abschnitten zur Vorgehensweise in diesem Artikel finden Sie Tabellen mit Beispieldaten. In den einzelnen Schritten wird anhand dieser Beispieltabellen vermittelt, wie die Abfragen funktionieren. Sie können die Beispieldaten auch in neue oder vorhandene Datenbanken importieren.

Access bietet verschiedene Möglichkeiten, diese Beispieltabellen zu einer Datenbank hinzuzufügen. Sie können sie manuell eingeben, sie einzeln in ein Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. Office Excel 2007) kopieren und die Tabellenblätter in Access importieren oder die Daten in einen Text-Editor wie Editor einfügen und sie dann aus den resultierenden Textdateien importieren.

Die Schritte in diesem Abschnitt veranschaulichen das manuelle Eingeben von Daten in ein leeres Datenblatt sowie das Kopieren der Beispieltabellen in Excel und das anschließende Importieren in Access 2007. Weitere Informationen zum Erstellen und Importieren von Textdaten finden Sie im Artikel Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Textdatei.

In den Schritten zur Vorgehensweise in diesem Artikel werden die folgenden Tabellen verwendet:

Die Tabelle Kunden:

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefon

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 234

Berlin

1234

(01234) 12 34-56

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

5678

(0123) 6 78-9

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

3456

(0456) 1 23-0

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

6789

(098) 9 02-01

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

5678

(0123) 2 34 56 78

Coho Winery

Kim Ralls

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

3456

(0456) 1 23-4

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

0123

(0456) 7 89-12

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

4321

(0789) 12 334-5

Fourth Coffee

Dominik Paiha

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

5678

(0123) 9 01-2

Die Tabelle Personal:

Nachname

Vorname

Adresse

Ort

Geburtsdatum

Einstellungsdatum

Bott

Jörg

Hauptstraße 234

Berlin

05. Feb. 1968

10. Jun. 1994

Potra

Cristina

Montagsweg 123

Kiel

22. Mai 1957

22. Nov. 1996

David

Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

11. Nov. 1960

11. Mrz. 2000

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

22. Mrz. 1964

22. Jun. 1998

Preis

Per

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

05. Jun. 1972

05. Jan. 2002

Ralls

Kim

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

23. Jan. 1970

23. Apr. 1999

Rienstra

Martin

Mittwochsallee 345

Essen

14. Apr. 1964

14. Okt. 2004

Rivas

Gretchen

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

29. Okt. 1959

29. Mrz. 1997

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

22. Mrz. 1964

20. Jun. 1998

Die Tabelle Außenstände:

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefon

Fälliger Betrag

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 234

Berlin

1234

(01234) 12 34-56

556,78 €

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

5678

(0123) 6 78-9

1.893,24 €

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

3456

(0456) 1 23-0

321,79 €

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

6789

(098) 9 02-01

457,68 €

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

5678

(0123) 2 34 56 78

98,75 €

Coho Winery

Kim Ralls

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

3456

(0456) 1 23-4

321,79 €

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

0123

(0456) 7 89-12

297,45 €

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

4321

(0789) 12 334-5

509,09 €

Fourth Coffee

Dominik Paiha

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

5678

(0123) 901-2

98,75 €

Die Tabelle Kunden:

Name

Adresse

Ort

Telefon

Fax

Baldwin Museum of Science

Hauptstraße 234

Berlin

(01234) 12 34-56

(01234) 12 34-56

Blue Yonder Airlines

Montagsweg 123

Kiel

(0123) 6 78-9

(0123) 6 78-9

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

(0456) 1 23-0

(0456) 1 23-0

Contoso Pharmaceuticals

Beispielallee 234

München

(098) 9 02-01

(098) 9 02-01

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

(0123) 2 34 56 78

(0123) 2 34 56 78

Consolidated Messenger

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

(0456) 1 23-4

(0456) 1 23-5

Graphic Design Institute

Mittwochsallee 345

Essen

(0987) 6 54 32

(0987) 6 54 32

Litware, Inc.

Sonntagsallee 456

Dortmund

(05432) 5 67-8

(05432) 5 67-9

Tailspin Toys

Sonntagsallee 56

Dortmund

(0345) 5 55 22

(0345) 5 55 23

Manuelles Eingeben der Beispieldaten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

    Abbildung der Access-Multifunktionsleiste

    Access fügt der Datenbank eine neue, leere Tabelle hinzu.

    Hinweis   Sie müssen diesen Schritt nicht befolgen, wenn Sie eine neue, leere Datenbank öffnen, aber er ist wichtig, wenn Sie eine Tabelle zur Datenbank hinzufügen.

  2. Doppelklicken Sie auf die erste Zelle in der Überschriftenzeile, und geben Sie den Namen des Felds in der Beispieltabelle ein.

    Standardmäßig werden in Access leere Felder in der Überschriftenzeile mit dem Text Neues Feld hinzufügen gekennzeichnet, wie in diesem Beispiel:

    Eine neues Feld in einem Datenblatt

  3. Wechseln Sie mit den Pfeiltasten zur nächsten leeren Überschriftenzelle, und geben Sie dann den Namen für das zweite Feld ein (Sie können auch TAB drücken oder auf die neue Zelle doppelklicken). Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Feldnamen eingegeben sind.

  4. Geben Sie die Daten in die Beispieltabelle ein.

    Während Sie die Daten eingeben, leitet Access den Datentyp für die einzelnen Felder ab. Wenn Sie mit relationalen Datenbanken noch nicht vertraut sind, sollten Sie für die einzelnen Felder in den Tabellen einen bestimmten Datentyp festlegen, wie Zahl, Text oder Datum/Uhrzeit. Durch das Festlegen von Datentypen können Sie eine genaue Dateneingabe sicherstellen und Fehler vermeiden, z. B. dass eine Telefonnummer in einer Berechnung verwendet wird. Für diese Beispieltabellen sollte Access den Datentyp ableiten können.

  5. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit dem Eingeben von Daten fertig sind.

    Tastenkombination  Drücken Sie STRG+S.

    Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

  6. Geben Sie in das Feld Tabellenname den Namen der Beispieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Sie geben die Namen der Beispieltabellen ein, da diese auch von den Abfragen in den Abschnitten zur Vorgehensweise verwendet werden.

Erstellen der Beispieltabellenblätter

  1. Starten Sie das Tabellenkalkulationsprogramm, und erstellen Sie eine neue, leere Datei. In Excel wird beispielsweise standardmäßig eine neue, leere Arbeitsmappe erstellt.

  2. Kopieren Sie die erste Beispieltabelle aus dem vorherigen Abschnitt, und fügen Sie sie, bei der ersten Zelle angefangen, in das erste Tabellenblatt ein.

  3. Geben Sie dem Arbeitsblatt mithilfe der im verwendeten Tabellenkalkulationsprogramm üblichen Vorgehensweise genau denselben Namen wie der Beispieltabelle. Wenn diese Kategorien heißt, nennen Sie das Arbeitsblatt genauso.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, um die Beispieltabellen in ein leeres Arbeitsblatt zu kopieren und dieses umzubenennen.

    Hinweis   Möglicherweise müssen Sie der Tabellenkalkulationsdatei Arbeitsmappen hinzufügen. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie in der Hilfe zum Tabellenkalkulationsprogramm.

  5. Speichern Sie die Arbeitsmappe an einem geeigneten Speicherort auf Ihrem Computer oder im Netzwerk, und fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Tabellenblättern

  1. In einer neuen oder vorhandenen Datenbank:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Excel.

    Abbildung der Access-Multifunktionsleiste

    -Oder-

    Klicken Sie auf Weitere, und wählen Sie dann ein Tabellenkalkulationsprogramm aus der Liste aus.

    Das Dialogfeld Externe Daten - Programmname-Tabelle wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Durchsuchen, öffnen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Tabellenkalkulationsdatei, und klicken Sie dann auf OK.

    Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet.

  3. Der Assistent wählt standardmäßig das erste Tabellenblatt in der Arbeitsmappe aus (Kunden, wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt befolgt haben). Die Daten aus dem Tabellenblatt werden im unteren Abschnitt der Seite des Assistenten angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Klicken Sie auf die nächste Seite des Assistenten auf Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Optional können Sie die Textfelder und Listen unter Feldoptionen auf der nächsten Seite verwenden, um Feldnamen und Datentypen zu ändern oder um Felder für den Importvorgang wegzulassen. Klicken Sie andernfalls auf Weiter.

  6. Prüfen Sie, ob die Option Primärschlüssel automatisch hinzufügen aktiviert ist, und klicken Sie auf Weiter.

  7. In Access wird der Name des Tabellenblatts auf Ihre neue Tabelle angewendet. Akzeptieren Sie den Namen, oder geben Sie einen anderen Namen ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

  8. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7, bis Sie aus jedem Tabellenblatt in der Excel-Arbeitsmappe eine Tabelle erstellt haben.

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Suchen und Bearbeiten, Ausblenden oder Löschen von Duplikaten in einer Tabelle

Die Schritte in den folgenden Abschnitten erläutern die am häufigsten angewendeten Methoden, um Duplikate in einer Tabelle zu suchen und zu bearbeiten, auszublenden oder zu löschen.

Suchen von Datensätzen mit teilweise oder vollständig übereinstimmenden Feldern

Anzeigen eindeutiger Datensätze durch Ausblenden von Duplikaten

Anzeigen von eindeutiger Datensätzen durch Angabe der in den Ergebnissen angezeigten Duplikate

Verwenden von Aggregatfunktionen ("Count", "Sum", "Average") für Duplikate

Verwenden einer Löschabfrage zum Löschen von Duplikaten

Verhindern der Eingabe von Duplikaten durch Benutzer

Suchen von Datensätzen mit teilweise oder vollständig übereinstimmenden Feldern

Beim Suchen von Datensätzen mit ganzen oder teilweisen Duplikaten führen Sie folgende übergeordnete Schritte aus:

  • Erstellen Sie eine Abfrage unter Verwendung des Abfrage-Assistenten zur Duplikatsuche. Standardmäßig gibt die Abfrage nur dann Duplikate aus, wenn die Werte in jedem Feld und mit jedem Zeichen übereinstimmen. Verwenden Sie in Ihrer Abfrage einen Ausdruck, wenn Sie teilweise Übereinstimmungen finden möchten. Oder Sie ändern den SQL-Code (SQL, Structured Query Language).

  • Optional können Sie die Feldwerte bearbeiten oder Datensätze löschen, wenn die Abfrageergebnisse in der Datenblattansicht angezeigt werden.

  • Oder Sie ändern den SQL-Code (SQL, Structured Query Language) in der Abfrage, um nach teilweisen Übereinstimmungen zu suchen. Wenn Sie den SQL-Code nicht ändern, gibt die Abfrage nur diejenigen Datensätze zurück, bei denen die Werte in den angegebenen Felder Zeichen für Zeichen übereinstimmen.

Die Schritte in diesem Abschnitt beschreiben, wie eine Duplikatabfrage erstellt und wie die Abfrage geändert wird, um nach Teilentsprechungen zu suchen. Für die erläuterten Schritte wird die Tabelle Kunden verwendet, die im Folgenden zur Verfügung gestellt wird. Information zu der Verwendung der Tabelle in einer Datenbank finden Sie im Abschnitt Vorbereiten von Beispieldaten weiter oben in diesem Dokument. Sie können die Schritte auch an Ihre Daten anpassen.

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefon

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 234

Berlin

1234

(01234) 12 34-56

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

5678

(0123) 6 78-9

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

3456

(0456) 1 23-0

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

6789

(098) 9 02-01

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

5678

(0123) 2 34 56 78

Coho Winery

Kim Ralls

Dienstagsweg 234

Frankfurt am Main

3456

(096) 9 01-02

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

0123

(0456) 7 89-12

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

4321

(0789) 12 334-5

Fourth Coffee

Dominik Paiha

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

5678

(0123) 9 01-2

Erstellen der Duplikatabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrage-Assistent.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Abfrage auf Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche und dann auf OK.

    Klicken Sie auf Ja, um den Assistenten zu installieren, wenn eine Warnung angezeigt wird, in der Sie darüber informiert werden, dass die Funktion nicht installiert ist.

  3. Wählen Sie in der Tabellenliste diejenige Tabelle aus, die Ihre Duplikate enthält, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder nur das oder die Felder aus, die Duplikate enthalten. Wenn Sie die Tabelle Kunden verwenden, fügen Sie nur die Felder Firmenname, Adresse und Ort hinzu, weil das die einzigen Felder sind, die Werte enthalten, die sich Zeichen für Zeichen entsprechen. Klicken Sie auf Weiter.

    Hinweis   Wenn die Felder, die Sie in diesem Schritt hinzufügen, keine zeichenweisen Übereinstimmungen enthalten, gibt die Abfrage möglicherweise keine Ergebnisse zurück.

  5. Wählen Sie in der nächsten Liste verfügbarer Felder das oder die Felder aus, die Daten enthalten, die Sie prüfen oder aktualisieren möchten. Oder wählen Sie ein oder mehrere Felder aus, die Sie dabei unterstützen, Duplikate von Nichtduplikaten zu unterscheiden. Wenn Sie Tabelle Kunden verwenden, fügen Sie die Felder Kontaktperson und Telefon hinzu, da die Daten in den Feldern Ihnen helfen, die Duplikate zu finden und möglicherweise festzustellen, warum die Werte doppelt eingegeben wurden. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Übernehmen Sie den vorgeschlagenen Namen (Duplikate suchen zu Kunden), geben Sie Ihren eigenen Name ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen, um die Abfrage auszuführen. Wenn Sie die Tabelle Kunden verwendet haben, wird folgendes Ergebnis angezeigt:

Firmenname

Adresse

Ort

Kontaktperson

Telefon

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Per Reitzel

(0123) 2 34 56 78

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Dominik Paiha

(0123) 9 01-2

  1. Beim Erstellen der Tabelle Kunden haben Sie möglicherweise bemerkt, dass die Tabelle mehrere Duplikate enthält (insgesamt vier). Die anderen Duplikate werden deshalb nicht angezeigt, weil die Werte im Adressfeld nicht zeichengenau übereinstimmen. Sie können die Abfrage ändern, sodass Werte mit teilweisen Entsprechungen zurückgegeben werden. Dies wird im nächsten Schritt erläutert. 

Anpassen der Abfrage zum Suchen von teilweisen Entsprechungen

  1. Wechseln Sie für die Abfrage in die SQL-Ansicht. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage. Klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

    • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

  2. Ändern Sie den SQL-Code so, dass Teilwerte gesucht und verglichen werden.

    Wenn Sie in den vorherigen Schritten die Tabelle Kunden verwendet haben, wird folgende SQL-Anweisung angezeigt:

    SELECT Kunden.[Firmenname], Kunden.[Adresse], Kunden.[Ort], Kunden.[Kontaktperson], Kunden.[Telefon]
    FROM Kunden
    WHERE (((Kunden.[Firmenname]) In (SELECT [Firmenname] FROM [Kunden] As Tmp GROUP BY [Firmenname],[Adresse],[Ort] HAVING Count(*)>1 And [Adresse] = [Kunden].[Adresse] And [Ort] = [Kunden].[Ort])))
    ORDER BY Kunden.[Firmenname], Kunden.[Adresse], Kunden.[Ort];

    In diesem Fall verwendet die WHERE-Klausel eine zweite SELECT-Anweisung, um jeden Datensatz mit den anderen Datensätzen in der Tabelle zu vergleichen und um Duplikate festzustellen.

    Nehmen wir an, dass Sie das Feld Adresse ändern müssen, um teilweise Entsprechungen auszugeben. Die folgende Tabelle zeigt, wie Sie die Anweisung ändern, sodass nur die ersten sieben Zeichen des Felds übereinstimmen müssen. Die Änderungen werden fett angezeigt:

SQL-Anweisung

Beschreibung

SELECT Kunden.[Firmenname], Kunden.[Adresse], Kunden.[Ort], Kunden.[Kontaktname], Kunden.[Telefon]

Keine Änderungen. Sie möchten die gleichen Felder anzeigen, einschließlich das gesamte Feld Adresse für jede Gruppe von Duplikaten.

FROM Kunden

Keine Änderungen.

WHERE (((Kunden.Firmenname) In (SELECT [Firmenname] FROM [Kunden] As Tmp GROUP BY [Firmenname],Left([Adresse],7) ,[Ort] HAVING

Das Feld ([Adresse]) wird durch einen Funktionsaufruf ersetzt, der sich auf das Feld Adresse auswirkt (Left([Adresse],7)), um Duplikate festzustellen. Damit werden nur die ersten sieben Zeichen im Feld Adresse geprüft und nicht der gesamte Wert des Felds. Wenn weniger Zeichen geprüft werden sollen, geben Sie eine kleinere Zahl ein. Wenn mehr Zeichen geprüft werden sollen, geben Sie eine größere Zahl ein.

Count(*)>1 And Left([Adresse],7) =Left([Kunden].[Adresse],7) And [Ort] = [Kunden].[Ort])))

Um die ersten sieben Zeichen im Feld Adresse mit denen eines anderen Datensatzes zu vergleichen, ersetzen Sie [Adresse] durch den Funktionsaufruf Left([Adresse],7), und ersetzen Sie [Kunden].[Adresse] durch den Funktionsaufruf Left([Kunden].[Adresse],7).

ORDER BY Kunden.Firmenname, Kunden.Adresse, Kunden.Ort;

Keine Änderungen.

  1. Wenn Sie mit allen Änderungen an der Anweisung fertig sind, klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol, um die Abfrage auszuführen und um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Die Abfrage gibt jetzt alle vier Duplikate zurück, weil im Feld Adresse nur die ersten 7 Zeichen (beginnend von links) abgeglichen werden:

Firmenname

Adresse

Ort

Kontaktperson

Telefon

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

David Probst

(0456) 1 23-0

Coho Winery

Dienstagsweg 234

Frankfurt am Main

Kim Ralls

(0456) 1 23-4

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Per Reitzel

(0123) 2 34 56 78

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Dominik Paiha

(0123) 9 01-2

Manuelles Bearbeiten von Datensätzen

  1. Öffnen Sie in der Datenblattansicht die Abfrage, die Sie in den vorherigen Schritten erstellt haben.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Zum Bearbeiten des Wertes in einem Feld wählen Sie das Feld aus und geben einen neuen Wert ein.

    • Zum Löschen eines gesamten Datensatzes (einer Zeile), klicken Sie auf die Zeilenauswahl (das leere Feld neben der Zeile), und drücken Sie ENTF.

      Hinweis   Wenn Sie eine große Anzahl von Duplikaten finden (mehr, als Sie manuell löschen können), können Sie zum Löschen der Datensätze eine Löschabfrage erstellen und ausführen. Informationen zu den Schritten, die zum Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage erforderlich sind, finden Sie im Abschnitt Verwenden einer Löschabfrage zum Löschen von Duplikaten weiter unten in diesem Thema.

      Umfassendere Informationen zum Verwenden von Löschabfragen sowie Informationen dazu, wie ein Löschvorgang geplant wird und wie Tabellenbeziehungen geändert werden, finden Sie in dem Artikel Verwenden von Abfragen zum Löschen mindestens eines Datensatzes in einer Datenbank.

Abschnittsanfang

Anzeigen eindeutiger Datensätze durch Ausblenden von Duplikaten

Die meisten Datenbanktabellen verfügen über ein Feld, das jeden Datensatz eindeutig angibt. In der Regel ist das ein Primärschlüsselfeld. Wenn Sie eine Abfrage entwerfen und diese Arten von Feldern ausblenden oder unterdrücken, werden möglicherweise Datensätze angezeigt, die wie Duplikate aussehen, weil die Werte aller zurückgegebenen Felder übereinstimmen.

So zeigt beispielsweise die folgende Abbildung ein Abfrageergebnis, in dem zwei Bestellungen (im roten Feld) wie Duplikate aussehen.

Eine Abfrage der Kundentabelle, bei der bei zwei Datensätzen die Werte in allen Feldern übereinstimmen

Würde die Abfrage jedoch ein Primärschlüsselfeld enthalten, wie z. B. eine Bestellnummer, oder ein anderes Feld, das jeden Datensatz eindeutig identifiziert, wie z. B. ein Lieferdatum, dann könnten Sie feststellen, dass die Datensätze keine Duplikate sind. Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie diejenigen Duplikate ausgeblendet werden, bei denen die Werte in allen zurückgegebenen Feldern übereinstimmen. Beispielsweise können Sie einen der Datensätze für Antonio Moreno Taqueria ausblenden. Sie können jedoch nicht die Datensätze für Blauer See Delikatessen ausblenden, weil die Adressfelder unterschiedliche Werte enthalten.

Beachten Sie bei Ihren weiteren Maßnahmen folgende Regel: Zwei oder mehr Datensätze werden nur dann als Duplikate betrachtet, wenn alle Felder in den Abfrageergebnissen die gleichen Werte enthalten. Wenn sich die Werte in nur einem Feld unterscheiden, ist jeder Datensatz eindeutig, und Sie können diese Datensätze dann nicht mit der hier gezeigten Methode ausblenden. Wenn Sie diese Arten von Duplikaten ausblenden möchten, können Sie dazu eine Gesamtsummernabfrage mit einer Aggregatfunktion verwenden, wie z. B. FIRST, MIN, MAX usw. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Anzeigen verschiedener Datensätze durch Angabe der in den Ergebnissen angezeigten Duplikate weiter unten in diesem Artikel.

Access bietet zwei Möglichkeiten, nur eindeutige Werte in einem Abfrageresultset anzuzeigen:

  • Wenn Sie das Primärschlüsselfeld (oder ein anderes Feld, das einen Datensatz eindeutig macht) ausgeblendet haben, blenden Sie die Spalte wieder ein.

  • Erstellen Sie eine Auswahlabfrage, und setzen Sie die Eigenschaft Keine Duplikate der Abfrage auf Ja. Wenn die Abfrage Duplikate findet, wird nur eines der Duplikate (das erste, das gefunden wird) angezeigt. Die anderen werden ausgeblendet.

In diesem Abschnitt finden Sie schrittweise Anleitungen zu beiden Methoden.

Anzeigen ausgeblendeter Felder

  1. Wenn Sie Ihre Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Kopfzeile (die Zeile mit dem Spaltkopf), und klicken Sie dann auf Spalten einblenden.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden die Kontrollkästchen neben den Feldern, die Sie Ihrem Datenblatt hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Festlegen der Eigenschaft "Keine Duplikate"

Hinweis   Nachdem Sie die Eigenschaft Keine Duplikate für eine Abfrage auf Ja gesetzt haben, können Sie für die Abfrage in der Datenblattansicht Feldwerte nicht mehr bearbeiten oder Daten löschen. Öffnen Sie die zugrunde liegende Tabelle in der Datenblattansicht, um Daten zu bearbeiten oder zu löschen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrage-Assistent.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Abfrage auf Auswahlabfrage-Assistent und dann auf OK.

    Klicken Sie auf Ja, um den Assistenten zu installieren, wenn eine Warnung angezeigt wird, in der Sie darüber informiert werden, dass die Funktion nicht installiert ist.

  3. Wählen Sie in der Liste der Tabellen diejenige Tabelle aus, die Duplikate enthält, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder nur das oder die Felder aus, die Duplikate enthalten, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Wählen Sie keine weiteren Felder aus, und klicken Sie noch einmal auf Weiter. Wenn Sie weitere Felder auswählen, kann das dazu führen, dass Access einige Duplikate als eindeutige Datensätze behandelt.

  6. Übernehmen Sie den vorgeschlagenen Namen für die Abfrage, oder geben Sie einen eigenen Namen ein. Klicken Sie auf Den Abfrageentwurf verändern, und klicken Sie dann auf Fertig stellen, um die Abfrage in der Entwurfsansicht zu öffnen.

  7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den leeren Bereich in der oberen Hälfte des Abfrage-Designers, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.

  8. Suchen Sie im Eigenschaftenblatt die Eigenschaft Keine Duplikate, und ändern Sie sie in Ja.

    Anzeigen des Eigenschaftenblatts der Abfrage

  9. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol, um die Abfrage auszuführen und um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen. Wenn Ihre Daten Duplikate enthalten, wird jeweils nur einer der betroffenen Datensätze angezeigt.

Abschnittsanfang

Anzeigen verschiedener Datensätze durch Angabe der in den Ergebnissen angezeigten Duplikate

Wenn bei Ihnen Duplikate auftreten, möchten Sie möglicherweise jeweils nur einen Datensatz aus jeder Gruppe von Duplikaten anzeigen. Um eine Abfrage für ein spezifisches Duplikat durchzuführen, verwenden Sie als Abfragetyp eine so genannte Gesamtsummenabfrage. Wenn Sie einer Gesamtsummenabfrage Felder hinzufügen, behandelt die Abfrage jedes Feld als Gruppe. Sie können dann für die Daten in einer Gruppe eine Aggregatfunktion ausführen. Diese Funktionen können einen Datensatz aus einer Gruppe von Duplikaten zurückgeben.

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Verwenden einer Berechnungsabfrage und einer Aggregatfunktion für die Daten:

  • Verwenden Sie die First-Funktion (ErsterWert), um nur den Datensatz anzuzeigen, der zuerst eingegeben wurde.

  • Verwenden Sie die Last-Funktion (LetzterWert), um nur den Datensatz anzuzeigen, der zuletzt eingegeben wurde.

  • Verwenden Sie die Funktionen Max oder Min, um nur jeweils den Datensatz anzuzeigen, der in einem bestimmten Feld den kleinsten oder größten Wert hat. So können Sie beispielsweise den Datensatz mit dem jüngsten Datum anzeigen, indem Sie die Funktion Max verwenden. Oder Sie zeigen den Datensatz mit dem am weitesten zurückliegenden Datum an, indem Sie die Funktion Min verwenden.

    Hinweis   Sie können die Daten, die mit diesem Abfragetyp zurückgegeben werden, nicht bearbeiten. Zum Bearbeiten oder Löschen von Daten öffnen Sie die zugrunde liegende Tabelle in der Datenblattansicht.

Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie Abfragen nach dem ursprünglichen, dem jüngsten und dem ältesten Datensatz durchgeführt werden. Dabei wird die Mitarbeitertabelle verwendet.

Nachname

Vorname

Adresse

Ort

Geburtsdatum

Einstellungsdatum

Bott

Jörg

Hauptstraße 234

Berlin

05. Feb. 1968

10. Jun. 1994

Potra

Cristina

Montagsweg 123

Kiel

22. Mai 1957

22. Nov. 1996

David

Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

11. Nov. 1960

11. Mrz. 2000

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

22. Mrz. 1964

22. Jun. 1998

Preis

Per

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

05. Jun. 1972

05. Jan. 2002

Ralls

Kim

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

23. Jan. 1970

23. Apr. 1999

Rienstra

Martin

Mittwochsallee 345

Essen

14. Apr. 1964

14. Okt. 2004

Rivas

Gretchen

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

29. Okt. 1959

29. Mrz. 1997

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

22. Mrz. 1964

20. Jun. 1998

Informationen dazu, wie Sie diese Tabelle in einer Datenbank verwenden, finden Sie unter Vorbereiten von Beispieldaten weiter oben in diesem Artikel.

Verwenden einer Gesamtsummenabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die Duplikate enthält, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Die Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt.

  3. Fügen Sie nur das oder die Felder hinzu, die Duplikate enthalten. Sie können auf ein Feld doppelklicken oder es aus dem Tabellenfenster in die Zeile Feld des Entwurfsbereichs ziehen.

    Wenn Sie die Tabelle Mitarbeiter verwenden, fügen Sie die Felder Nachname, Vorname und Geburtsdatum hinzu, da über diese Felder Duplikate ermittelt werden.

  4. Fügen Sie das Feld hinzu, das Ihre Auswahlkriterien angibt.

    In der Beispieltabelle für Mitarbeiter fügen Sie das Feld Einstellungsdatum hinzu, weil dieses Feld für den Mitarbeiter zwei unterschiedliche Werte enthält.

    Hinweis   Fügen Sie keine weiteren Felder hinzu. Eine Gesamtsummenabfrage darf nur eines oder mehrere Felder mit Duplikaten enthalten, sowie ein weiteres Feld, das die Daten enthält, die Sie in diesem Test verwenden.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen Schaltflächensymbol . Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich angezeigt. Und Gruppierung wird in den Spalten mit Ihren Tabellenfeldern angezeigt.

  6. Lassen Sie für alle Felder für die Zeile Summe die Einstellung Gruppierung, und klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol, um die Abfrage auszuführen und um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen. Wenn Sie die Daten aus der obigen Tabelle verwendet haben, gibt die Abfrage den Mitarbeiter Kevin Casselman zweimal zurück, weil die für ihn vorhandenen Duplikate verschiedene Angaben für das Einstellungsdatum aufweisen.

  7. Wechseln Sie wieder in die Entwurfsansicht, und legen Sie eine Bedingung für das Auswählen eines Datensatzes aus den Duplikaten fest. Ändern Sie den Wert in der Spalte Einstellungsdatum in der Zeile Summe wie folgt:

    • Wenn Sie den Originaldatensatz anzeigen möchten, ändern Sie den Wert in ErsterWert.

    • Wenn Sie den zuletzt eingegebenen Datensatz anzeigen möchten, ändern Sie den Wert in LetzterWert.

    • Wenn Sie einen Datensatz auf der Grundlage des Wertes in einem bestimmten Feld auswählen möchten, müssen Sie die Funktion Max oder Min verwenden. In diesem Beispiel möchten Sie den Datensatz mit dem ältesten Einstellungsdatum anzeigen. Ändern Sie dazu den Wert in Min.

  8. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol, um die Abfrage auszuführen und um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

Wenn Ihre Abfrage die gewünschten Ergebnisse liefert, können Sie daraus eine Löschabfrage machen und damit Duplikate schnell und einfach löschen. Informationen zum Ausführen einer Löschabfrage finden Sie im Abschnitt Verwenden einer Löschabfrage zum Löschen von Duplikaten weiter unten in diesem Artikel.

Abschnittsanfang

Verwenden von Aggregatfunktionen ("Count", "Sum", "Average") für Duplikate

Zusätzlich zur Rückgabe eines bestimmten Datensatzes aus einer Gruppe von Duplikaten können Sie auch Aggregatfunktionen verwenden, um die Anzahl der Duplikate zu zählen oder um die Daten einer Gruppe von Duplikaten zusammenzufassen. In der Regel führen Sie diese Funktion aus, bevor Sie Maßnahmen unternehmen, um Ihre Duplikate zu konsolidieren oder zu löschen.

Erstellen Sie eine Gesamtsummenabfrage, um derartige Aufgaben durchzuführen, die Aggregatfunktionen verwendet, wie z. B. Count, Sum oder Average, um die Duplikate in einer Tabelle zusammenzufassen.

Hinweis   Wenn Sie eine Gesamtsummenabfrage in der Datenblattansicht anzeigen, können Sie keine Feldwerte bearbeiten oder Datensätze löschen. Zum Bearbeiten oder Löschen von Daten öffnen Sie die zugrunde liegende Tabelle in der Datenblattansicht.

Die Schritte in diesem Abschnitt werden anhand der Tabelle Außenstände erläutert.

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefon

Fälliger Betrag

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 234

Berlin

1234

(01234) 12 34-56

556,78 €

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

5678

(0123) 6 78-9

1.893,24 €

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

3456

(0456) 1 23-0

321,79 €

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

6789

(098) 9 02-01

457,68 €

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

5678

(0123) 2 34 56 78

98,75 €

Coho Winery

Kim Ralls

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

3456

(0456) 1 23-4

321,79 €

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

0123

(0456) 7 89-12

297,45 €

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

4321

(0789) 12 334-5

509,09 €

Fourth Coffee

Dominik Paiha

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

5678

(0123) 9 01-2

98,75 €

Informationen dazu, wie Sie diese Tabelle in einer Datenbank verwenden, finden Sie unter Vorbereiten von Beispieldaten weiter oben in diesem Artikel.

Erstellen einer Gesamtsummenabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten. Oder klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Schließen, um das Dialogfeld zu schließen. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, fügen Sie die Tabelle Außenstände der Abfrage hinzu.

  3. Fügen Sie die Felder hinzu, die Duplikate enthalten.

    Wenn Sie die Tabelle Außenstände verwenden, fügen Sie die Felder Firmenname und Ort hinzu, weil über diese Felder Duplikate bestimmt werden.

  4. Fügen Sie das Feld hinzu, mit dem Auswahlkriterien zur Verfügung gestellt werden. Wenn Sie die Tabelle Außenstände verwenden, fügen Sie das Feld Fälliger Betrag hinzu.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen Schaltflächensymbol. Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich angezeigt. Gruppierung wird für jedes Feld in der Zeile angezeigt.

  6. Führen Sie abhängig von Ihren Anforderungen eine der folgenden Maßnahmen durch:

    • Wenn Sie Datensätze zählen möchten, wählen Sie das Feld mit den Werten aus, die Sie zählen möchten. Ändern Sie dann den Wert im Feld in der Zeile Summe in Anzahl. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, setzen Sie den Wert im Feld Fälliger Betrag auf Anzahl.

    • Wenn Sie einen Gesamtbetrag berechnen möchten, setzen Sie den Wert auf Summe.

      Hinweis   Eine Gesamtsummenabfrage kann nur Zusammenfassungsinformation anzeigen. Einzelne Werte können nicht angezeigt werden.

  7. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol, um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

Abschnittsanfang

Verwenden einer Löschabfrage zum Löschen von Duplikaten

Wenn Sie sicher sind, dass eine Tabelle Duplikate enthält, können Sie die unerwünschten Daten löschen, indem Sie eine Löschabfrage erstellen und ausführen. Für das Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage müssen in der Regel folgende allgemeinen Schritte ausgeführt werden:

  • Planen Sie den Löschvorgang. Im Rahmen dieses Vorgangs müssen Sie festlegen, ob sich die Daten, die Sie löschen möchten, auf Daten in einer anderen Tabelle beziehen. In diesem Fall müssen Sie ermitteln, ob sich die Daten auf der Seite "1" einer 1:n-Beziehung oder der Seite "n" der Beziehung befinden. Wenn sich die Daten auf der Seite "1" befinden, müssen Sie in der Beziehung eine Eigenschaft aktivieren, bevor Sie Daten löschen können. Wenn sich die Daten auf der Seite "n" befinden, können Sie Ihre Abfrage erstellen und ausführen, ohne dass weitere Schritte erforderlich sind. Um die Beziehungen in einer Datenbank zu untersuchen, können Sie das Tool für Beziehungen verwenden. Zum Starten dieses Tools klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

    Weitere Informationen zum Planen und Ausführen von Löschabfragen finden Sie in dem Artikel Verwenden von Abfragen zum Löschen mindestens eines Datensatzes in einer Datenbank.

  • Erstellen Sie eine Abfrage, wie z. B. eine Auswahlabfrage oder eine Abfrage nach eindeutigen Werten, und fügen Sie Kriterien hinzu oder ändern Sie diese, bis die Abfrage nur die Daten zurückgibt, die Sie löschen möchten.

  • Konvertieren Sie die Abfrage in eine Löschabfrage, und führen Sie dann die Löschabfrage aus, um die unerwünschten Daten zu löschen.

Wichtig   Sie können das Ergebnis einer Löschabfrage nicht rückgängig machen. Deshalb sollten Sie vor dem Ausführen einer Löschabfrage Ihre Datenbank sichern. Informationen zum Sichern Ihrer Datenbank finden Sie im Abschnitt Sichern einer Datenbank weiter oben in diesem Artikel.

In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Sie eine Auswahlabfrage erstellen, in eine Löschabfrage konvertieren und diese ausführen, um Datensätze zu löschen.

Erstellen einer Auswahlabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

    Der Abfrage-Designer wird geöffnet, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  2. Markieren Sie die Tabelle auf der Seite "1" der Beziehung, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Die Tabelle wird im oberen Teil des Abfrageentwurfsbereichs als Fenster angezeigt. In diesem Fenster werden alle Felder der Tabelle aufgeführt. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Tabelle im Abfrage-Designer.

    Eine Tabelle im Abfrage-Designer

  3. Doppelklicken Sie auf das Sternchen (*), um dem Entwurfsbereich alle Tabellenfelder hinzuzufügen.

    Wenn alle Tabellenfelder hinzugefügt wurden, können mit der Löschabfrage ganze Datensätze (Zeilen) aus der Tabelle entfernt werden.

  4. Sie können optional eine Spalte hinzufügen, in die Sie Kriterien eingeben können.

    Nehmen Sie beispielsweise an, dass ein Kunde den Betrieb aufgibt und Sie alle ausstehenden Bestellungen für diesen Kunden löschen müssen. Fügen Sie dem Entwurfsbereich die Felder Kunden-ID und Bestelldatum hinzu, um nur die betreffenden Datensätze zu finden.

  5. Wenn Sie den vorherigen Schritt ausgeführt haben, geben Sie die Kriterien im Entwurfsbereich in die Zeile Kriterien ein.

    Sie müssen Kriterien verwenden, damit nur die Datensätze zurückgegeben werden, die gelöscht werden sollen. Andernfalls werden mit der Löschabfrage alle Datensätze in der Tabelle gelöscht. Wenn Sie mit dem Beispiel im vorherigen Schritt fortfahren möchten, geben Sie die ID des Kunden ein, der den Betrieb eingestellt hat, sowie das Datum, an dem die Bestellungen dieses Kunden ungültig wurden.

    Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie in dem Artikel Verwenden von Abfragen zum Löschen mindestens eines Datensatzes in einer Datenbank.

  6. Wenn Sie den vorherigen Schritt ausgeführt haben, deaktivieren Sie nun das Kontrollkästchen Anzeigen für jedes Kriterienfeld.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgibt, die Sie löschen möchten.

  8. Lassen Sie die Abfrage geöffnet, und setzen Sie dann den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Konvertieren der Auswahlabfrage in eine Löschabfrage und Ausführen der Abfrage zum Löschen von Daten

  1. Klicken Sie auf Entwurfsansicht, um vom Datenblatt zum Abfrage-Designer zu wechseln.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen.

    Die Auswahlabfrage wird von Access in eine Löschabfrage geändert, die Zeile Anzeigen wird im unteren Teil des Entwurfsbereichs ausgeblendet, und die Zeile Löschen wird hinzugefügt.

    Stellen Sie sicher, dass in der Zeile Löschen in der Spalte für alle Felder (*) der Wert Von angezeigt wird. Der Begriff Bedingung sollte in allen Kriterienspalten angezeigt werden.

  3. Prüfen Sie, ob Sie die Daten wirklich löschen möchten, und klicken Sie dann auf Ausführen Schaltflächensymbol, um die Abfrage auszuführen und um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Sie werden aufgefordert, den Löschvorgang zu bestätigen.

    Klicken Sie auf Ja, um die Daten zu löschen.

Ausblenden der Bestätigungsmeldung

Führen Sie folgende Schritte durch, wenn die Bestätigungsmeldung nicht immer dann angezeigt werden soll, wenn Sie eine Löschabfrage oder eine andere Abfrage ausführen.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche, und klicken Sie anschließend auf Access-Optionen.

    Das Dialogfeld Access-Optionen wird angezeigt.

  • Klicken Sie auf Erweitert, und deaktivieren Sie im Abschnitt Bearbeiten unter Bestätigen das Kontrollkästchen Aktionsabfragen.

  • Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Access-Optionen zu schließen.

Abschnittsanfang

Verhindern der Eingabe von Duplikaten durch Benutzer

Sie können verhindern, dass Benutzer Duplikate eingeben, indem Sie mehrere Regeln erzwingen:

  • Festlegen, dass ein Feld nur eindeutige Werte enthalten darf.    Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Regel zu implementieren:

    • Definieren Sie das Feld als Primärschlüssel. Das ist nur möglich, wenn das Feld nicht bereits einen Primärschlüssel besitzt. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen, um das Feld als Primärschlüssel zu definieren, und klicken Sie dann auf Primärschlüssel Schaltflächensymbol, um das Feld als Primärschlüssel festzulegen. Ein Primärschlüsselfeld akzeptiert nur eindeutige Werte. Wenn Benutzer ein Duplikat eingeben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

    • Setzen Sie in der Entwurfsansicht die Eigenschaft Indiziert des Felds auf Ja (ohne Duplikate), wenn für die Tabelle bereits ein Primärschlüssel festgelegt wurde. Diese Eigenschaft verhindert, dass das Feld denselben Wert für mehrere Datensätze akzeptiert. Beachten Sie, dass Sie in einigen Fällen, wie z. B. bei Feldern, die Namen oder Orte enthalten, Duplikate akzeptiert werden müssen.

  • Geben Sie an, dass eine Kombination aus Werten in zwei oder mehr Feldern für jeden Datensatz eindeutig sein muss.    Beispiel: Sie haben eine Tabelle mit Namen von Kontaktpersonen. In diesem Fall können Sie eine Kombination mehrerer Felder, wie die Felder Kontaktperson, Adresse und Ort, als Primärschlüssel für die Tabelle definieren.

    Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, da es sehr unwahrscheinlich ist, dass zwei Kontaktpersonen mit demselben Namen an der derselben Adresse im gleichen Ort leben.

    Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Primärschlüssel für mehrere Felder zu erstellen:

    1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

    2. Klicken Sie auf die Zeilenauswahl links vom ersten Feld, sodass die ganze Zeile markiert wird.

    3. Halten Sie STRG gedrückt, während Sie auf die Zeilenauswahl für andere Felder klicken, die Sie in den Primärschlüssel mit aufnehmen möchten.

    4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Primärschlüssel Schaltflächensymbol.

      Mit diesem Schritt wird die Eigenschaft Indiziert für jedes Feld im Primärschlüssel auf Ja (Duplikate möglich) gesetzt. Damit können Sie beispielsweise in mehreren Datensätzen identische Namen, dieselbe Adresse oder denselben Ort eingeben, aber Sie können keine identische Kombination aus Name, Adresse und Ort in mehrere Datensätze eingeben. So sind z. B. zwei Kontaktpersonen mit dem Namen Kevin Casselman möglich, die in der Hauptstraße 123 wohnen, aber die Personen können nicht beide in München leben.

Abschnittsanfang

Seitenanfang

Suchen und Bearbeiten, Ausblenden oder Löschen von Duplikaten in mehreren Tabellen

Die Informationen in den folgenden Abschnitten erläutern einige der Möglichkeiten zum Suchen und Bearbeiten, Ausblenden oder Löschen von Duplikaten, die in mehreren Tabellen vorhanden sind. In der Regel überschneiden sich die Daten von zwei oder mehr Tabellen, wenn Sie versuchen, eine Datenbank in eine andere zu integrieren.

Nebeneinander Anzeigen von Duplikaten in zwei Tabellen

Anzeigen nur eines Datensatzes bei Duplikaten in zwei Tabellen

Anzeigen nur der ermittelten Duplikate aus zwei Tabellen

Anzeigen nur der Datensätze in einer Tabelle, für die kein entsprechender Datensatz in einer anderen Tabelle vorhanden ist

Löschen von Duplikaten aus einer Tabelle, und Zusammenführen der verbleibenden Datensätze in einer anderen Tabelle

Beim Anzeigen von Daten aus verwandten Tabellen nur eindeutige Datensätze anzeigen

Anzeigen eines bestimmten Datensatzes oder Zusammenfassen von Duplikaten in verwandten Tabellen

Nebeneinander Anzeigen von Duplikaten in zwei Tabellen

Sehr häufig sind zwei Tabellen vorhanden, die doppelte oder sich überschneidende Daten in einer Datenbank enthalten. Dies kann der Fall sein, wenn Sie z. B. eine Kundentabelle und eine Kliententabelle haben:

Kliententabelle    

Name

Adresse

Ort

Telefon

Fax

Baldwin Museum of Science

Hauptstraße 234

Berlin

(01234) 12 34-56

(01234) 12 34-57

Blue Yonder Airlines

Montagsweg 123

Kiel

(0123) 6 78-9

(0123) 6 78-10

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

(0456) 1 23-0

(0456) 1 23-4

Contoso Pharmaceuticals

Beispielallee 234

München

(098) 9 02-01

(098) 9 02-02

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

(0123) 2 34 56 78

(0123) 2 34 56 79

Consolidated Messenger

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

(096) 9 01-02

(096) 9 01-03

Graphic Design Institute

Mittwochsallee 345

Essen

(0997) 5 55-43

(0997) 5 55-44

Litware, Inc.

Sonntagsallee 456

Dortmund

(0456) 78 90-9

(0456) 78 90-10

Tailspin Toys

Sonntagsallee 56

Dortmund

(0503) 3 45-6

(0503) 3 45-7

Kundentabelle    

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefonnr.

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 234

Berlin

1234

(01234) 12 34-56

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

5678

(0123) 6 78-9

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

3456

(0456) 1 23-0

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

6789

(098) 9 02-01

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

5678

(0123) 2 34 56 78

Adventure Works

Kim Ralls

Dienstagsweg 234

Frankfurt am Main

3456

(096) 9 01-02

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

0123

(0456) 7 89-12

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

4321

(0789) 12 334-5

Fabrikam, Inc.

Jesper Aaberg

Mittwochsweg 9

Frankfurt am Main

3456

(0234) 5 55-22

Beachten Sie, dass die einzelnen Tabellen in diesem Fall keine Duplikate enthalten. Jedoch enthalten Felder in beiden Tabellen einige sich überschneidende Werte, wie z. B. Daten im Namensfeld in der Kliententabelle und Daten im Feld mit dem Firmennamen in der Kundentabelle.

Sie können die Daten in den einzelnen Tabellen nicht immer integrieren, indem Sie die zwei Tabellen einfach zusammenführen. Für einige Kunden sind in der Kliententabelle möglicherweise die aktuellen Informationen, und die Kundentabelle hat die aktuellen Daten für andere Kunden. In der Regel ist es die beste Vorgehensweise, den Inhalt beider Tabellen zu prüfen und dann zu entscheiden, welche Daten beibehalten und welche gelöscht werden sollen.

Zum Zusammenführen der Datensätze erstellen Sie eine Union-Abfrage. Mit dieser Abfrage werden Duplikate nebeneinander gestellt, sodass sie leicht geprüft werden können.

Hinweis   Sie können die Daten, die eine Union-Abfrage zurückgibt, weder bearbeiten noch löschen. Zum Bearbeiten oder Löschen von Daten öffnen Sie die zugrunde liegenden Tabellen in der Datenblattansicht.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

    Access erstellt eine neue Abfrage. Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  2. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen, ohne dem Entwurfsbereich Tabellen oder Abfragen hinzuzufügen.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Dokuments für die Abfrage, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

  4. Wenn Sie die oben aufgeführten Tabellen verwendet haben, fügen Sie die folgende SQL-Anweisung im Fenster ein. Wenn Sie eigene Daten verwenden, dient die folgende Anweisung als Anhaltspunkt. Verwenden Sie die Klauseln SELECT, UNION ALL SELECT und BY wie gezeigt, aber ersetzen Sie die Namen von Feldern und Tabellen durch Ihre eigenen Daten.

    SELECT [Firmenname], [Adresse], [Ort], [Telefonnr.], FROM [Kunden]
    UNION ALL SELECT [Name], [Adresse], [Ort], [Telefon], FROM [Klienten]
    ORDER BY [Firmenname];

    Mit der ersten SELECT-Anweisung werden die Datensätze aus der Kundentabelle abgerufen. Mit der zweiten SELECT-Anweisung werden die Datensätze aus der Kliententabelle abgerufen. Die UNION ALL-Klausel führt alle Datensätze aus beiden Tabellen zusammen. Mit der ORDER BY-Anweisung werden die Datensätze sortiert, um Duplikate nebeneinander zu stellen und damit leichter prüfen zu können.

    Hinweis   Mit jeder SELECT-Anweisung muss die gleiche Anzahl Felder in der gleichen Reihenfolge zurückgegeben werden. Die entsprechenden Felder sind erforderlich, um über kompatible Datentypen zu verfügen. Dafür gibt es jedoch eine Ausnahme: Sie können ein Nummernfeld und ein Textfeld als entsprechende Felder verwenden. Beachten Sie auch, dass die Felder jeweils unterschiedlich sein können.

  5. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol, um die Abfrage auszuführen und um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Wenn Sie die Datensätze aus den obigen Tabellen verwenden, werden in der Ansicht 18 Datensätze angezeigt. Das sind alle 9 Datensätze aus der Kundentabelle und alle 9 Datensätze aus der Kliententabelle.

    Speichern Sie die Abfrage, und schließen Sie dann die Ansicht. Diese Abfrage werden Sie auch Im nächsten Abschnitt verwenden.

Abschnittsanfang

Anzeigen nur eines Datensatzes bei Duplikaten in zwei Tabellen

Unter Umständen ist es erforderlich, dass Sie aus zwei ähnlichen Tabellen nur die Datensätze anzeigen, die eindeutig sind. Ist ein Datensatz in beiden Tabellen vorhanden, können Sie den Datensatz aus der ersten Tabelle anzeigen und den entsprechenden Datensatz in der zweiten Tabelle ignorieren.

Access behandelt Datensätze aus unterschiedlichen Tabellen nur dann als Duplikate, wenn die Werte in allen ausgewählten Feldern übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise die Felder Firmenname, Ort, Adresse, Telefon und Fax in die Abfrage mit aufnehmen, müssen die Werte all dieser Felder übereinstimmen, damit Access den Datensatz als Duplikat behandelt.

Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie Sie die im vorherigen Abschnitt beschriebene Abfrage ändern, um alle Datensätze der Kundentabelle und nur die eindeutigen Datensätze aus der Kliententabelle abzurufen.

Hinweis   Sie können Daten, die eine Union-Abfrage zurückgibt, nicht bearbeiten. Zum Bearbeiten oder Löschen von Daten öffnen Sie die zugrunde liegenden Tabellen in der Datenblattansicht.

Ändern der Abfrage

  1. Öffnen Sie die Abfrage, die im vorherigen Abschnitt erstellt wurde.

  2. Klicken Sie auf der Dokumentregisterkarte für die Abfrage auf SQL-Ansicht, um die SQL-Anweisung anzuzeigen.

  3. Löschen Sie die Felder [Telefonnr.] und [Telefon] aus beiden SELECT-Anweisungen.

  4. Löschen Sie den Begriff ALL, der nach dem Begriff UNION steht. Dies führt dazu, dass bei der Abfrage Duplikate aus der Kliententabelle ignoriert werden. Die SQL-Anweisung sieht dann folgendermaßen aus:

    SELECT [Firmenname], [Adresse], [Ort], FROM [Kunden]
    UNION SELECT [Name], [Adresse], [Ort], FROM [Klienten]
    ORDER BY [Firmenname];

  5. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol, um die Abfrage auszuführen und um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Wenn Sie die Beispieldaten aus dem vorherigen Abschnitt verwenden, gibt die Abfrage an Stelle von 18 jetzt 14 Datensätze zurück.

Abschnittsanfang

Anzeigen nur der ermittelten Duplikate aus zwei Tabellen

Wenn Sie nur Duplikate aus zwei Tabellen abfragen möchten, verwenden Sie eine innere Verknüpfung. Hier noch eine Erläuterung, falls Sie mit Access noch nicht so vertraut sind: Eine innere Verknüpfung ist ein Vorgang, der die Zeilen in zwei oder mehr Tabellen nur dann verknüpft, wenn die Werte in den verbundenen Feldern übereinstimmen.

Sie erstellen eine innere Verknüpfung, indem Sie eine Auswahlabfrage definieren, die beide Tabellen umfasst, und dann eine Beziehung zwischen den Feldern herstellen, die die Duplikate enthalten. Standardmäßig erstellt Access eine innere Verknüpfung, wenn Sie die Beziehung herstellen.

Hinweis   Sie können die Felder oder die Zeilen, die von einer Auswahlabfrage mit einer inneren Verknüpfung zurückgegeben werden, nicht bearbeiten. Wenn Sie die Daten bearbeiten möchten, öffnen Sie die zugrunde liegenden Tabellen, und ändern Sie dann die Werte in jeder Tabelle.

Erstellen einer Abfrage mit einer inneren Verknüpfung

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Kundentabelle und die Kliententabelle, und klicken Sie dann auf Schließen, um das Dialogfeld zu schließen.

  3. Stellen Sie die Felder fest, die entsprechende Werte in Duplikaten enthalten. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, entspricht das Feld Firmenname in der Kundentabelle dem Feld Name in der Kliententabelle.

  4. Ziehen Sie das Feld Firmenname aus der ersten Tabelle auf das Feld Name der zweiten Tabelle. Access verbindet die Felder mit einer Linie.

    Eine Linie zwischen Tabellen gibt an, dass die Kundentabelle und die Kliententabelle verwandt sind, auf der Basis der Kundennamen

    Die Abfrage erstellt standardmäßig eine innere Verknüpfung zwischen den beiden Tabellen. Mit einer inneren Verknüpfung werden nur die Datensätze ausgewählt, bei denen das Feld Firmenname dem Feld Name entspricht.

  5. Doppelklicken Sie auf das Feld Firmenname, um es dem Abfrageentwurfsbereich hinzuzufügen. Dieses Feld hilft beim Identifizieren der Datensätze in der Datenblattansicht.

  6. Doppelklicken Sie auf die anderen gewünschten Felder der Kunden- und Kliententabelle, um sie dem Abfrageentwurfsbereich hinzuzufügen. Fügen Sie in diesem Fall das Feld Telefon aus der Kundentabelle und das Feld Telefonnr. aus der Kliententabelle hinzu.

  7. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol, um die Abfrage auszuführen und um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen. Die Abfrage gibt fünf Datensätze zurück, und zwar einen Datensatz für jeden Kunden, für den ein Datensatz in beiden Tabellen vorhanden ist.

Firmenname

Telefonnr. (Kunden)

Telefon (Klienten)

Baldwin Museum of Science

(01234) 12 34-56

(01234) 12 34-56

Blue Yonder Airlines

(0123) 6 78-9

(0123) 6 78-9

Coho Winery

(0456) 1 23-0

(0456) 1 23-0

Contoso Pharmaceuticals

(098) 9 02-01

(098) 9 02-01

Fourth Coffee

(0123) 2 34 56 78

(0123) 2 34 56 78

Abschnittsanfang

Anzeigen nur der Datensätze in einer Tabelle, für die kein entsprechender Datensatz in einer anderen Tabelle vorhanden ist

Als Fortsetzung des Szenarios mit Duplikaten in der Kundentabelle und der Kliententabelle wird jetzt erläutert, was Sie tun müssen, um diejenigen Datensätze in der Kundentabelle anzuzeigen, für die in der Kliententabelle keine Duplikate vorhanden sind. Dies hilft Ihnen gegebenenfalls, zuerst einmal Entscheidungen nur auf der Basis des Inhalts der Kundentabelle zu treffen, bevor Sie Schritte unternehmen, um die beiden Tabellen zu konsolidieren.

Sie können nur die Datensätze in der Kundentabelle anzeigen, für die kein übereinstimmender Datensatz in der Kliententabelle vorhanden ist, indem Sie eine Abfrage zur Inkonsistenzsuche erstellen. Wenn Sie diesen Abfragetyp für die Beispieldaten ausführen, werden alle Datensätze in der Kundentabelle abgerufen, für die keine Entsprechung in der Kliententabelle vorhanden ist.

Hinweis   Wenn Sie diese Abfrage in der Datenblattansicht anzeigen, können Sie die Feldwerte bearbeiten oder Datensätze löschen.

Erstellen einer Abfrage zur Inkonsistenzsuche

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrage-Assistent.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Abfrage auf Abfrage-Assistent zur Inkonsistenzsuche und dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf die Kundentabelle, sie enthält die Datensätze, die Sie interessieren. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Klicken Sie auf die Kliententabelle. Das ist die Tabelle, mit der Sie die Kundentabelle vergleichen möchten. Klicken Sie auf Weiter.

  5. Klicken Sie in der Kundentabelle auf das Feld Firmenname. Klicken Sie in der Kliententabelle auf das Feld Name. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche <=>. Damit werden die Tabellen auf der Basis der Kundennamen verknüpft. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Wählen Sie die Felder aus, die in Ihrer Ansicht angezeigt werden sollen. Fügen Sie in diesem Fall die Felder für den Firmennamen, die Adresse, den Ort und die Telefonnummer hinzu. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Geben Sie einen Name für die Abfrage ein, und klicken Sie auf Fertig stellen, um die Datensätze in der Datenblattansicht anzuzeigen. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, gibt die Abfrage vier Datensätze zurück. In diesem Fall sind das die Datensätze in der Kundentabelle, für die in der Kliententabelle keine Überschneidungen vorhanden sind.

Firmenname

Adresse

Ort

Telefonnr.

Adventure Works

Dienstagsweg 234

Frankfurt am Main

(096) 9 01-02

Humongous Insurance

Mittwochsallee 345

Essen

(0456) 7 89-12

Trey Research

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

(0789) 12 334-5

Fabrikam, Inc.

Mittwochsweg 9

Frankfurt am Main

(0234) 5 55-22

Abschnittsanfang

Löschen von Duplikaten aus einer Tabelle, und Zusammenführen der verbleibenden Datensätze in einer anderen Tabelle

Wenn Sie Duplikate in ähnlichen Tabellen geprüft haben, können Sie die Duplikate löschen und die verbleibenden Daten in einer Tabelle zusammenführen. Dafür müssen folgende grundsätzlichen Schritte ausgeführt werden:

  • Optional können Sie in der Tabelle, die Sie löschen möchten, alle Daten aktualisieren, die Sie zusammenführen möchten. Die Beschreibung der Aktualisierung von Daten gehört nicht zum Gegenstand dieses Themas.

    Informationen zum Aktualisieren von Daten finden Sie im Artikel Aktualisieren der Daten in einer Datenbank.

  • Überprüfen Sie optional alle Beziehungen, die möglicherweise zwischen der Tabelle, die Sie löschen möchten, und anderen Tabellen in der Datenbank bestehen. Wenn eine Beziehung vorhanden ist, sollten Sie normalerweise diese Beziehung löschen und dann eine neue Beziehung mit der anderen Tabelle (die Tabelle mit den zusammengeführten Daten) herstellen. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Primärschlüsselwerte in der neuen Tabelle mit den Primärschlüsselwerten in den anderen Tabellen übereinstimmen.

  • Erstellen Sie eine Abfrage, die die Eigenschaft Keine Duplikate verwendet, um übereinstimmende Datensätze zu suchen und zu löschen. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen in Ihrer Datenbank nicht zerstören. Beispiel: Sie möchten alle eindeutigen Datensätze aus der Kliententabelle in die Kundentabelle verschieben und dann die Kliententabelle löschen. Wenn die Kliententabelle mit anderen Tabellen in der Datenbank verwandt ist, müssen Sie Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass die Kundentabelle diese Beziehungen übernimmt. Eine vollständige Erklärung von Beziehungen ist nicht Gegenstand dieses Themas.

    Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Artikel Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.

  • Erstellen Sie eine Anfügeabfrage, um die übrigen Datensätze aus der Tabelle, die Sie löschen möchten, der Tabelle hinzuzufügen, die Sie beibehalten möchten. Dabei müssen Sie möglicherweise der Tabelle, die Sie behalten möchten, das Primärschlüsselfeld und Werte für die angefügten Daten hinzufügen.

  • Löschen Sie die Tabelle, die Sie entfernen möchten.

Die Schritte in diesem Abschnitt beschreiben, wie Sie eine Löschabfrage und eine Anfügeabfrage erstellen und verwenden und wie Sie eine Tabelle löschen. In den hier erläuterten Schritten werden die Kundentabelle und die Kliententabelle verwendet.

Kundentabelle    

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefonnr.

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 234

Berlin

1234

(01234) 12 34-56

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

5678

(0123) 6 78-9

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

3456

(0456) 1 23-0

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

6789

(098) 9 02-01

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

5678

(0123) 2 34 56 78

Adventure Works

Kim Ralls

Dienstagsweg 234

Frankfurt am Main

3456

(096) 9 01-02

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

0123

(0456) 7 89-12

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

4321

(0789) 12 334-5

Fabrikam, Inc.

Jesper Aaberg

Mittwochsweg 9

Frankfurt am Main

3456

(0234) 5 55-22

Kliententabelle    

Name

Adresse

Ort

Telefon

Fax

Baldwin Museum of Science

Hauptstraße 234

Berlin

(01234) 12 34-56

(01234) 12 34-57

Blue Yonder Airlines

Montagsweg 123

Kiel

(0123) 6 78-9

(0123) 6 78-10

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

(0456) 1 23-0

(0456) 1 23-4

Contoso Pharmaceuticals

Beispielallee 234

München

(098) 9 02-01

(098) 9 02-02

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

(0123) 2 34 56 78

(0123) 2 34 56 79

Consolidated Messenger

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

(096) 9 01-02

(096) 9 01-03

Graphic Design Institute

Mittwochsallee 345

Essen

(0997) 5 55-43

(0997) 5 55-44

Litware, Inc.

Sonntagsallee 456

Dortmund

(0456) 78 90-9

(0456) 78 90-10

Tailspin Toys

Sonntagsallee 56

Dortmund

(0503) 3 45-6

(0503) 3 45-7

Informationen dazu, wie Sie diese Tabellen in einer Datenbank verwenden, finden Sie unter Vorbereiten von Beispieldaten weiter oben in diesem Artikel. Im Rahmen dieses Beispiels soll davon ausgegangen werden, dass die Kundentabelle die aktuellsten Informationen enthält. Deshalb möchten Sie die entsprechenden Datensätze aus der Kliententabelle löschen und dann die verbleibenden Datensätze aus der Kliententabelle mit der Kundentabelle zusammenführen.

Löschen unerwünschter Daten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Kundentabelle und die Kliententabelle, und schließen Sie dann das Dialogfeld.

  3. Verknüpfen Sie die zwei Tabellen, indem Sie das Feld Firmenname der Kundentabelle auf das Feld Name der Kliententabelle ziehen.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den leeren Bereich in der oberen Fensterhälfte, und klicken Sie dann auf Eigenschaften. Legen Sie für die Eigenschaft Eindeutige Datensätze die Einstellung Ja fest.

    Wenn Sie die beiden Tabellen verknüpfen und die Eigenschaft Keine Duplikate für die Abfrage auf Ja setzen, vermeiden Sie die Meldung Löschen aus angegebenen Tabellen nicht möglich, die andernfalls beim Ausführen der Abfrage angezeigt wird.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen.

  6. Ziehen Sie das Sternchen (*) aus der Kliententabelle auf die Zeile Feld der ersten Spalte im Abfrageentwurfsbereich.

    Das Sternchen (*) in der Feldliste steht für alle Felder in der Tabelle

    In der Zeile Tabelle wird Klienten angezeigt, und in der Zeile Löschen wird Von angezeigt. Das bedeutet, dass mit der Abfrage Zeilen aus der Kliententabelle gelöscht werden.

  7. Sie müssen jetzt angeben, welche Datensätze mit der Abfrage gelöscht werden sollen. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, können Sie die Datensätze in der Kliententabelle löschen, in den die Werte in den Feldern Name, Adresse und Ort mit den Werten der entsprechenden Felder in der Kundentabelle übereinstimmen.

    Ziehen Sie das Feld Name aus der Kliententabelle auf die erste leere Zelle in der Zeile Feld im Abfrageentwurfsbereich. Führen Sie ausgehend von der Kliententabelle den gleichen Vorgang für die Felder Adresse und Ort durch.

  8. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, geben Sie in der Zeile Kriterien für das Feld Name Folgendes ein: [Kunden].[Firmenname]. Geben Sie in der Zeile Kriterien für das Feld Adresse Folgendes ein: [Kunden].[Adresse]. Geben Sie in der Zeile Kriterien für das Feld Ort Folgendes ein: [Kunden].[Ort]. Ihr Abfrageentwurfsbereich sollte daraufhin folgendermaßen aussehen:

    Felder und Kriterien, die Duplikate festlegen

    Wenn Sie die Abfrage ausführen, werden alle Datensätze gelöscht, die den Kriterien der Abfrage entsprechen. Das sind diejenigen Datensätze in beiden Tabellen, deren Werte in den drei angegebenen Tabellen übereinstimmen.

  9. Klicken Sie auf Anzeigen Schaltflächensymbol, um beim Ausführen der Abfrage eine Vorschau der Datensätze anzuzeigen, die gelöscht werden. Daraufhin werden fünf Duplikate aus der Kliententabelle angezeigt.

  10. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol, um die Abfrage auszuführen. Wenn Sie aufgefordert werden, den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf Ja.

  11. Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort, um eine Anfügeabfrage zu erstellen.

Anfügen der verbleibenden Daten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Quelltabelle, doppelklicken Sie auf die Tabelle, die die Datensätze enthält, die Sie anfügen möchten, und klicken Sie dann auf Schließen. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Kliententabelle.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anhängen.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Anfügen in der Liste Tabellenname die Zieltabelle aus (die Tabelle, in die Sie Daten einfügen möchten). Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, wählen Sie die Kundentabelle aus. Klicken Sie dann auf Schließen.

  5. Verschieben Sie die Felder, die Sie anfügen möchten, aus der Quelltabelle auf die Zeile Feld im Entwurfsbereich.

    Wichtig   Verschieben Sie nur die Felder, für die in der Zieltabelle ein entsprechendes Feld vorhanden ist.

    Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, verschieben Sie die Felder mit dem Namen, der Adresse und der Telefonnummer.

  6. Klicken Sie in jedem Feld auf die Zeile Anfügen an, und wählen Sie in der Zieltabelle den Namen des entsprechenden Felds aus. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, wählen Sie die Felder mit dem Kundennamen, der Adresse und der Telefonnummer.

  7. Da Sie alle Datensätze der Kliententabelle an die Kundentabelle anfügen möchten, brauchen Sie keine Kriterien anzugeben. Klicken Sie auf Anzeigen Schaltflächensymbol, um eine Vorschau aller Datensätze anzuzeigen, die beim Ausführen der Abfrage der Kundentabelle hinzugefügt werden.

  8. Speichern und schließen Sie die Ansicht.

  9. Suchen Sie die Anfügeabfrage und doppelklicken Sie darauf. Klicken Sie auf Ja, um den Anfügevorgang zu bestätigen.

    Sie möchten nicht, dass beim Ausführen dieser Abfrage Bestätigungsmeldungen angezeigt werden

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche, und klicken Sie anschließend auf Access-Optionen.

    • Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Bearbeiten.

    • Deaktivieren Sie im Abschnitt Bearbeiten unter Bestätigen das Kontrollkästchen Aktionsabfragen.

Löschen der Tabelle

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um Tabellen in der Datenbank zu löschen. Die Datenbank darf nicht schreibgeschützt sein und kein anderer Benutzer darf die Tabelle geöffnet haben.

  2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie löschen möchten.

  3. Drücken Sie ENTF, und klicken Sie anschließend auf Ja, um zu bestätigen, dass Sie die Tabelle löschen möchten.

    Hinweis   Wenn Sie Datenbanktabellen löschen, können Sie damit einen Teil oder alle Funktionen der Datenbank zerstören. Deshalb müssen Sie einen Löschvorgang planen, um sicherzustellen, dass Ihre Datenbank voll funktionsfähig bleibt. Und Sie sollten immer Ihre Datenbank sichern, bevor Sie Daten oder andere Komponenten löschen.

    Weitere Informationen zu dem Löschen von Daten finden Sie in dem Artikel Löschen von Datensätzen aus einer Datenbank.

Abschnittsanfang

Beim Anzeigen von Daten aus verwandten Tabellen nur eindeutige Datensätze anzeigen

Eine Abfrage, bei der Daten aus zwei verwandten Tabellen zusammengeführt werden, zeigt unter Umständen Datensätze an, bei denen alle Felder auf dem ersten Blick übereinstimmen. Bei einer genaueren Prüfung der Tabelle stellen Sie jedoch fest, dass die Tabellen in Wirklichkeit keine Duplikate enthalten. Dieses Problem entsteht, wenn die Abfrage bestimmte Felder, die jeden Datensatz eindeutig identifizieren, wie z. B. ein Primärschlüssel, nicht umfasst. In diesen Fällen möchten Sie die Datensätze nicht löschen, Sie können jedoch die scheinbaren Duplikate ausblenden.

Beispiel: Sie verwenden eine Abfrage, um Bestelldaten von Kunden aus zwei Tabellen zusammenzuführen und um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Bestellungen rechtzeitig abwickeln. Ihre Kunden können Bestellungen für viele Produkte aufgeben. Damit wird jedes Produkt ein separater Datensatz (eine Zeile) in den zugrunde liegenden Tabellen. Da eine Bestellung an einem Tag aufgegeben wird und dann an einem Tag ausgeliefert wird, können die Datensätze für eine bestimmte Bestellung eine große Anzahl Duplikate umfassen:

Felder mit eindeutigen Werten, die aus der Abfrage nach abgeschlossenen Bestellungen entfernt wurden

Da Sie wissen, dass Bestellungen an einem bestimmten Tag eingehen und Sie die Bestellungen an einem bestimmten Tag ausliefern, brauchen Sie pro Bestellung nur einen Datensatz (eine Zeile) anzuzeigen. Um eindeutige Datensätze aus den Tabellen mit Ihren Bestelldaten anzuzeigen, können Sie für die Abfrage die Eigenschaft Eindeutige Datensätze auf Ja setzen. Wenn die Eigenschaft auf Ja gesetzt ist, prüft die Abfrage alle Zeilen in den Tabellen. Wenn sie übereinstimmende Zeilen (nicht nur Felder) findet, dann schließt die Abfrage bis auf eine alle doppelten Zeilen aus dem Resultset aus.

Festlegen der Eigenschaft "Eindeutige Datensätze" auf "Ja"

  1. Wenn Sie Ihre Abfrage in der Entwurfsansicht geöffnet haben, drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

  2. Setzen Sie auf dem Eigenschaftenblatt die Eigenschaft Eindeutige Datensätze auf Ja, und schließen Sie dann das Eigenschaftenblatt.

    Anzeigen des Eigenschaftenblatts der Abfrage

Wenn Sie den Vorgang fortsetzen, sollten Sie Folgendes beachten: Wenn die Eigenschaft Eindeutige Datensätze auf Ja gesetzt ist, dann vergleicht die Abfrage ganze Zeilen. Die Zeilen in allen betroffenen Tabellen müssen übereinstimmen, bevor die Abfrage Daten ausschließt. Außerdem können Sie die Einstellung der Eigenschaft Eindeutige Datensätze nur dann verwenden, wenn eine Abfrage zwei oder mehrere Tabellen umfasst.

Wenn Sie in die Datenblattansicht wechseln, wird für jede Bestellung nur noch ein Datensatz angezeigt.

Ein Datensatz pro Bestellung aus der Tabelle mit Bestellungen

Beachten Sie darüber hinaus Folgendes: Wenn Sie die Eigenschaft Eindeutige Datensätze auf Ja setzen und dann die Abfrage ausführen, werden möglicherweise scheinbare Duplikate angezeigt. So finden Sie im vorherigen Beispiel u. U. Datensätze mit identischem Bestell- und Lieferdatum, wie z. B.:


Die Ansicht enthält immer noch Duplikate

Das passiert, wenn zwei verschiedene Bestellungen am selben Tag eingehen und am selben Tag ausgeliefert werden. Wenn die Eigenschaft Eindeutige Datensätze auf Ja gesetzt ist, werden damit diese Datensätze nicht aus den Abfrageergebnissen ausgeblendet, da die Datensätze in der zugrunde liegenden Tabelle auch keine Duplikate sind.

Wenn Sie für diese Datensätze nur eine Instanz anzeigen möchten (d. h. einen Datensatz für eine Bestellung pro Tag), müssen Sie für die Abfrage die Eigenschaft Keine Duplikate auf Ja setzen. Wenn die Eigenschaft Keine Duplikate auf Ja gesetzt ist, dann sucht die Abfrage in der zugrunde liegenden Tabelle keine Duplikate. Vielmehr prüft die Abfrage die Werte der aufgenommenen Felder. Und wenn bei zwei Datensätzen alle Felder übereinstimmen, blendet die Abfrage einen Datensatz aus der Ansicht aus.

Sie können die Eigenschaft Keine Duplikate auf die gleiche Weise setzen wie die Eigenschaft Eindeutige Datensätze. Zeigen Sie das Eigenschaftenblatt für die Abfrage an, und ändern Sie die Einstellung in Ja. Auf dem Eigenschaftenblatt finden Sie die Eigenschaft Keine Duplikate über der Eigenschaft Eindeutige Datensätze.

Die Eigenschaft 'Keine Duplikate' ist auf 'Ja' gesetzt

Um mit dem vorherigen Beispiel fortzufahren, werden jetzt nur die Termine angezeigt, für die eine oder mehrere Bestellungen erhalten oder ausgeliefert wurden. Es wird nicht einen Datensatz pro Auftrag angezeigt.


Termine, zu denen Bestellungen eingegangen sind oder ausgeliefert wurden

Hinweis   Wenn Sie die Eigenschaft Eindeutige Datensätze auf Ja setzen, wirkt sich das auf die Zeilen in den Tabellen aus, die Daten für Ihre Abfrage zur Verfügung stellen. Wenn Sie die Eigenschaft Keine Duplikate auf Ja setzen, wirkt sich das nur auf die Felder Ihrer Abfrage aus. Deshalb können Sie nicht beide Eigenschaften auf Ja setzen. Wenn Sie eine Eigenschaft auf Ja setzen, wird die andere Eigenschaft von Access automatisch auf Nein gesetzt. Sie können jedoch beide Eigenschaften auf Nein setzen, damit alle Datensätze zurückgegeben werden.

Die folgende Tabelle bietet einen Überblick, der Ihnen dabei helfen soll, die Einstellungen für die Eigenschaften Eindeutige Datensätze und Keine Duplikate für eine Abfrage auszuwählen.

Basis der Abfrage

Was angezeigt werden soll

Einstellung

Ergebnis

Zwei oder mehr Tabellen. Jedoch stammen alle Abfragefelder aus einer Tabelle

Eindeutige Datensätze aus der Tabelle (für zwei Datensätze müssen alle Felder in der Tabelle übereinstimmen, damit diese als Duplikate gelten)

Ja für Eindeutige Datensätze. (Access setzt damit automatisch Keine Duplikate auf Nein).

Wenn die Tabelle Duplikate enthält, werden bei der Abfrage die Duplikate ignoriert. In den Abfrageergebnissen werden jedoch möglicherweise weiterhin Datensätze angezeigt, bei denen alle Felder übereinstimmen, wenn die Abfrage kein Feld enthält, das die Datensätze eindeutig identifiziert.

Eine oder mehrere Tabellen

Eindeutige Datensätze in der Datenblattansicht der Abfrage (alle Felder in der Datenblattansicht müssen für zwei Datensätze übereinstimmen, damit diese als Duplikate gelten)

Ja für Keine Duplikate. (Access setzt damit automatisch Eindeutige Datensätze auf Nein).

Die Abfrage schließt Duplikate (bei denen alle Felder übereinstimmen) von der Datenblattansicht aus. Beachten Sie, dass in diesem Fall jedoch unter Umständen nicht alle eindeutigen Datensätze aus der zugrunde liegenden Tabelle angezeigt werden.

Eine oder mehrere Tabellen

Alle Datensätze

Nein für Keine Duplikate und Nein für Eindeutige Datensätze.

Aus beiden Tabellen werden sowohl eindeutige Datensätze als auch doppelte Datensätze angezeigt.

Abschnittsanfang

Anzeigen eines bestimmten Datensatzes oder Zusammenfassen von Duplikaten in verwandten Tabellen

Wenn Sie Duplikate in verwandten Tabellen anzeigen, möchten Sie möglicherweise in einer Gruppe von Duplikaten einen bestimmten Datensatz anzeigen, oder sie möchten Duplikate unter Verwendung der Aggregatfunktionen Count oder Sum oder mit einer anderen Aggregatfunktion zusammenfassen.

Ähnlich wie in dem im vorherigen Abschnitt beschriebenen Szenario möchten Sie nicht, dass in Ihren Tabellen Duplikate vorhanden sind. Wenn Sie jedoch Daten aus zwei Tabellen anzeigen, die eine 1:n-Beziehung gemeinsam verwenden, wie z. B. die Tabellen für Bestellungen und Bestellungsdetails, stellen Sie möglicherweise mehrere Datensätze fest, bei denen mehrere Felder übereinstimmen. Beispielsweise hat ein Mitarbeiter möglicherweise mehrere Bestellungen vom gleichen Kunden erhalten, oder ein Mitarbeiter hat das gleiche Produkt an einem Tag für mehrere Bestellungen versandt usw. Wenn Sie daran interessiert sind, Daten zu finden, die folgende oder ähnliche Fragen beantworten, sollten Sie keine Duplikate löschen, sondern Daten zusammenfassen.

  • Ermitteln der pro Produkt verkauften Menge für jeden Mitarbeiter.

  • Erfassen der Gesamtzahl der Bestellungen, die die einzelnen Mitarbeiter für jeden Kunden abgewickelt haben.

  • Ermitteln der größten Bestellung des Tages für jeden Mitarbeiter.

Für das Zusammenfassen von Daten verwenden Sie eine Gesamtsummenabfrage, die den Abfragen ähnelt, die im Abschnitt Anzeigen verschiedener Datensätze durch Angabe der in den Ergebnissen angezeigten Duplikate weiter oben in diesem Artikel erläutert wurden. In diesem Abschnitt wurde erläutert, wie eine Berechnungsabfrage für eine Tabelle verwendet wird. Wenn Sie eine Berechnungsabfrage erstellen möchten, die mehrere Tabellen enthält, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Denken Sie daran, die zweite Tabelle hinzuzufügen, wenn Sie die erste Tabelle im Dialogfeld Tabelle anzeigen hinzufügen.

  • Wenn Sie die Felder hinzufügen, über die Duplikate ermittelt werden, ziehen Sie aus beiden Tabellen die gewünschten Felder. Setzen Sie den Wert in der Zeile Summe für die Spalte auf Gruppierung.

  • Das Feld, das den Datensatz angibt, den Sie anzeigen möchten, oder in dem sich die Werte befinden, die Sie zusammenfassen möchten, kann aus einer der beiden Tabellen stammen.

Abschnittsanfang

Seitenanfang

Gilt für: Access 2007



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