Suchen, Ausblenden oder Beseitigen von Duplikaten

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

In diesem Artikel wird erläutert, wie mit Microsoft Office Access 2007 Duplikate gesucht und ausgeblendet oder beseitigt werden können. Sie sollten es sich zur Regel machen, Duplikate möglichst zu löschen, um Kosten zu senken und die Genauigkeit Ihrer Daten zu erhöhen. Office Access 2007 bietet eine Reihe von Möglichkeiten, um Duplikate zu suchen und auszublenden oder zu löschen. In diesem Artikel werden die am häufigsten verwendeten Methoden erläutert.

Inhalt dieses Artikels

Grundlegendes zu Duplikaten

Vorbereiten von Beispieldaten

Suchen und Bearbeiten, Ausblenden oder Löschen von Duplikaten in einer Tabelle

Suchen und Bearbeiten, Ausblenden oder Löschen von Duplikaten in mehreren Tabellen

Grundlegendes zu Duplikaten

Das Vermeiden von Duplikaten ist einer der wichtigsten Gründe für den Einsatz einer relationalen Datenbank. Mit zunehmender Nutzungsdauer der Datenbank kommt es jedoch häufig zu Duplikaten, insbesondere dann, wenn mehrere Benutzer Daten eingeben. Die Beseitigung von Duplikaten führt in der Regel zu Kosteneinsparungen beim Speicherplatz und sorgt für eine höhere Genauigkeit Ihrer Daten. Diese Genauigkeit wiederum bewirkt, dass Sie bessere Geschäftsentscheidungen treffen können. Wenn beispielsweise eine Bestellung doppelt eingegeben wird, erhält der Kunde möglicherweise nicht benötigte Waren. Diese Redundanz kann aufgrund des höheren Aufwands für Versand und Buchhaltung zusätzliche Kosten verursachen.

Was Duplizierung tatsächlich bedeutet

Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, um doppelte Datensätze zu ermitteln und zu löschen, müssen Sie genaue Kenntnisse zu den Daten haben. Anders als beim Entwerfen einer Datenbank haben Sie nicht die Möglichkeit, entsprechend bestimmten Regeln oder Verfahren vorzugehen, mit deren Hilfe Sie Duplikate zuverlässig suchen und löschen können. Beachten Sie bei jedem weiteren Schritt folgende Tatsache: Datenbankabfragen können Ergebnisse zurückgeben, die scheinbar doppelte Datensätze sind, obwohl es sich bei den Ergebnissen in Wirklichkeit um gültige Daten handelt. Diese scheinbare Duplizierung passiert meist, wenn Sie keine Felder in die Abfrage einfügen, die jeden Datensatz eindeutig identifizieren. Weitere Informationen dazu, wie Sie alle erforderlichen Felder in eine Abfrage einfügen und falsche Duplikate vermeiden, finden Sie im Abschnitt Wann Datensätze keine Duplikate sind weiter unten in diesem Artikel.

Sie müssen außerdem beachten, dass Sie nicht alle Duplikate löschen können, denn ein gewisses Maß an Duplizierung ist erforderlich, damit Ihre Datenbank ordnungsgemäß funktioniert. Man könnte auch sagen, dass Datenbanken sowohl erforderliche als auch nicht erforderliche Redundanzen enthalten. Sie dürfen jedoch nur die nicht erforderlichen Redundanzen beseitigen.

Für erforderliche Redundanzen gibt es normalerweise zwei Kategorien. Der erste Redundanztyp ermöglicht es einer Datenbank, zu funktionieren. Beispielsweise werden die Daten in einem Primärschlüsselfeld immer dann dupliziert, wenn eine 1:n- oder m:n-Beziehung zwischen Tabellen eingerichtet werden muss.

Der zweite Typ einer erforderlichen Redundanz ergibt sich, während Sie Ihre Datenbank verwenden. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Sie den Namen einer Stadt, eines Lieferanten oder einen häufigen Namen, etwa Patrick Müller, mehrmals eingeben. In diesem Fall laufen Sie jedoch nicht Gefahr, dass Daten dupliziert werden, denn andere Felder in Ihrer Datenbank (etwa Primärschlüsselwerte, Adressen und Postleitzahlen) enthalten genügend eindeutige Informationen, um zu verhindern, dass die Datensätze als Duplikate angesehen werden.

Nicht benötigte Redundanzen können auf mehrere Arten auftreten:

  • Zwei oder mehr Datensätze können Feldwerte doppelt enthalten.    Zwei Datensätze können als Duplikate gesehen werden, auch wenn nicht alle Felder der Datensätze übereinstimmende Werte enthalten. Sie sehen z. B. in der folgenden Abbildung zwei Datensätze für Antonio Moreno Taquería.

    Doppelte Datensätze für einen Kunden in der Kundentabelle

    Obwohl jeder Datensatz eine eindeutige Kunden-ID (der Wert in der Spalte ganz links) hat, stimmen die Werte in den Feldern "Name", "Adresse" und "Ort" überein. In einem solchen Fall kann auch eine teilweise Übereinstimmung ein guter Grund sein, dass Sie anhand Ihrer Kenntnisse über Ihr Geschäft die Datensätze daraufhin prüfen, ob sie Duplikate sind.

  • Zwei oder mehr Tabellen können ähnliche Daten enthalten.    Möglicherweise stellen Sie fest, dass eine Kundentabelle und eine Kliententabelle Datensätze für dieselben Kunden enthalten.

    Kunden- und Kliententabelle mit sich überlappenden Daten

    Obwohl die Tabellen möglicherweise unterschiedliche Strukturen haben, enthalten beide Tabellen dieselbe Art von Informationen: Kundendaten. Sie sollten daher in Erwägung ziehen, alle eindeutigen (nicht duplizierten) Werte in einer einzelnen Tabelle zusammenzuführen und die zusätzliche Tabelle zu entfernen.

  • Zwei oder mehr Datenbanken können ähnliche Daten enthalten.    Wenn Sie feststellen, dass mindestens zwei Datenbanken ähnliche Daten enthalten, oder wenn Sie eine Datenbank übernehmen, die sich mit Ihrer aktuellen Datenbank überschneidet, müssen Sie die Daten und Strukturen der Datenbanken vergleichen und die erforderlichen Konsolidierungsschritte einleiten.

    Ein manueller Vergleich von Datenbanken ist selbst bei kleinen Datenbanken keine einfache Aufgabe. Wenn Sie Hilfe beim Vergleichen benötigen, können Sie von einer Reihe von Drittanbietern Tools zum Vergleichen von Inhalt und Struktur von Access-Datenbanken erwerben.

Hinweis : Wenn Sie Schritte ausführen, um doppelte Daten aus Ihren Tabellen zu löschen, aber in einem Formular oder Bericht weiterhin doppelte Daten sehen, kann die Ursache dafür ein fehlerhafter Entwurf eines Formulars oder Berichts sein. Stellen Sie sicher, dass die zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen ordnungsgemäß verknüpft sind und dass die Formular- oder Berichtbereiche nicht mehr als ein Steuerelement enthalten, das an denselben Steuerelementinhalt gebunden ist.

Weitere Informationen zum Entwerfen von Berichten finden Sie in dem Artikel Bearbeiten oder Ändern eines Berichts.

Wann Datensätze keine Duplikate sind

In einigen Fällen, beispielsweise wenn Sie sich Daten ansehen, die von einer Abfrage zurückgegeben wurden, werden Ihnen möglicherweise Datensätze angezeigt, die als Duplikate erscheinen, obwohl die zugrunde liegenden Tabellen scheinbar nur eindeutige Datensätze enthalten. Probleme können auftreten, wenn Ihre Ansicht keine Felder enthält, die einen Datensatz eindeutig identifizieren. Als Beispiel zeigt die folgende Abbildung Daten, die von einer Abfrage zurückgegeben wurden.

Eine Sicht, die kein Feld enthält, das die Datensätze eindeutig identifizieren könnte

In dieser Ansicht sieht es so aus, als seien mehrere Datensätze Duplikate. Wenn Sie der Abfrage ein oder mehrere Felder hinzufügen, etwa die Namen der Kunden oder die Primärschlüsselfelder für jede Bestellung (Bestell-Nr.), sehen Sie, dass jeder Datensatz tatsächlich eindeutig ist:

Die Sicht umfasst jetzt das Feld für die Bestell-Nr, es sind keine Duplikate vorhanden

Grundsätzlich sollten Sie beim Erstellen einer Abfrage das Feld oder die Felder einbeziehen, die jeden Datensatz eindeutig identifizieren. In der Regel wird hierzu ein Primärschlüsselfeld verwendet, Sie können jedoch stattdessen auch Kombinationen anderer Felder verwenden. Beispielsweise könnten Sie viele Instanzen eines häufigen Kontaktnamens und viele Instanzen eines Stadtnamens haben, wenn Sie aber eine Telefonnummer und eine Adresse einbeziehen, sollte diese Kombination von Daten jeden Datensatz zu einem eindeutigen Datensatz machen.

Faktoren, die beim Umgang mit Duplizierung zu berücksichtigen sind

Der Umgang mit doppelten Datensätzen (Duplikaten) hängt von mehreren Faktoren ab:

  • Art und Umfang der Duplizierung    Sehen Sie Duplikate innerhalb einer Tabelle, oder sehen Sie zwei ähnliche Tabellen (in derselben Datenbank oder in zwei verschiedenen Datenbanken) mit überlappenden Daten? Oder sehen Sie Duplikate in einer Ansicht, die auf mindestens zwei verwandten Tabellen basiert?

  • Ihre speziellen Anforderungen    Was möchten Sie mit den Duplikaten machen? Möchten Sie die Datensätze aus der Datenbank löschen oder nur in Ihrer Ansicht ausblenden? Oder möchten Sie die Werte in den Duplikaten zählen oder deren Mittelwert oder Summe ermitteln? Ist es von Bedeutung, welche der Duplikate gelöscht oder ausgeblendet werden? Wenn dies der Fall ist, möchten Sie die Datensätze manuell prüfen und löschen, oder möchten Sie diese Datensätze anhand einer Bedingung löschen? Möchten Sie außerdem einen oder mehrere Datensätze aktualisieren oder konsolidieren, bevor Sie mit dem Löschen von Datensätzen beginnen?

Die Antworten auf diese Fragen (oder diese Art von Fragen) in Kombination mit Ihren Kenntnissen der Daten sollten es Ihnen ermöglichen, einen Plan für den Umgang mit redundanten Daten zu erstellen.

Allgemeine Vorbereitungen für ein Entfernen von Duplikaten

Wenn Sie sich dazu entschließen, Duplikate zu löschen, müssen Sie sich zuerst mit allen vorhandenen Beziehungen zwischen Tabellen beschäftigen. Üblicherweise werden in den meisten Datenbanken 1:n-Beziehungen verwendet. Beispielsweise könnte es sein, dass Sie eine kleine Anzahl von Kunden haben, aber jeder Kunde viele Bestellungen aufgibt. Dementsprechend befindet sich die Tabelle mit den Kundendaten auf der "1"-Seite der Beziehung, und die Bestelldaten befinden sich auf der "n"-Seite der Beziehung.

Denken Sie an folgende Regel, wenn Sie den Vorgang fortsetzen: Wenn sich die Daten, die Sie löschen möchten, auf der "n"-Seite der Beziehung befinden, können Sie die Daten löschen, ohne dass zusätzliche Schritte erforderlich sind. Befinden sich die Daten jedoch auf der "1"-Seite, müssen Sie eine Beziehung in der Eigenschaft festlegen, denn andernfalls verhindert Access das Löschen.

Weitere Informationen zum Löschen von Daten auf der "1"-Seite finden Sie in dem Artikel Verwenden von Abfragen zum Löschen mindestens eines Datensatzes in einer Datenbank.

Bevor Sie mit dem Löschen von redundanten Daten beginnen, sollten Sie entsprechend die folgenden Schritte ausführen, um die Datenbank vorzubereiten:

  • Stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um Datensätze in der Datenbank zu bearbeiten oder aus ihr zu löschen.

  • Bitten Sie alle anderen Benutzer der Datenbank, die Objekte zu schließen, mit denen Sie arbeiten möchten. Auf diese Weise können Sperrverletzungen vermieden werden.

    Tipp : Wenn viele Benutzer eine Verbindung mit der Datenbank herstellen, müssen Sie die Datenbank möglicherweise schließen und dann neu im Exklusivmodus öffnen. Klicken Sie dazu in Access auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Öffnen. Navigieren Sie zur gewünschten Datenbank, wählen Sie sie aus, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen.

    Öffnen der Datei im exklusiven Modus

  • Sichern Sie Ihre Datenbank, bevor Sie Datensätze löschen. Ein Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Die einzige Möglichkeit zum Wiederherstellen von gelöschten Datensätzen ist die Wiederherstellung mithilfe einer Sicherung. Bei einem Löschvorgang werden möglicherweise auch Datensätze in verknüpften Tabellen gelöscht. Deshalb empfiehlt es sich, vor dem Starten des Vorgangs die gesamte Datenbank zu sichern.

    Sichern einer Datenbank

    1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf den Pfeil neben Verwalten, und klicken Sie dann auf Datenbank sichern.

      Das Dialogfeld Speichern unter wird geöffnet. Access hängt das aktuelle Datum an den Dateinamen an. Wenn Ihre Datenbank beispielsweise den Namen "Anlagen" hat, erstellt Access den folgenden Dateinamen: Anlagen_2006-10-29.

    2. Übernehmen Sie den Standardnamen und den Speicherort, oder wählen Sie einen anderen Namen oder Speicherort aus, und klicken Sie dann auf Speichern.

      Die ursprüngliche Datei wird von Access geschlossen, eine Sicherungskopie wird erstellt, und die ursprüngliche Datei wird wieder geöffnet.

      Um zu einer Sicherung zurückzukehren, schließen Sie die Originaldatei und weisen dieser einen anderen Namen zu, damit für die Sicherungskopie der Name der Originalversion verwendet werden kann. Weisen Sie der Sicherungskopie den Namen der Originalversion zu, und öffnen Sie die umbenannte Sicherungskopie in Access.

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Vorbereiten von Beispieldaten

In den Abschnitten dieses Artikels, in denen die Vorgehensweisen beschrieben sind, finden Sie Tabellen mit Beispieldaten. In den Schritten der Vorgehensweisen können Sie anhand der Beispieltabellen sehen, wie die Abfragen funktionieren. Wenn Sie dies vorziehen, können Sie die Beispieltabellen in eine neue oder vorhandene Datenbank eingeben oder importieren.

Access bietet verschiedene Möglichkeiten, diese Beispieltabellen zu einer Datenbank hinzuzufügen. Sie können die Daten manuell eingeben, Sie können jede Tabelle in ein Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. Office Excel 2007) kopieren und die Arbeitsblätter in Access importieren, oder Sie können die Daten in einem Text-Editor, etwa Editor, einfügen und dann die Daten aus den resultierenden Textdateien importieren.

Die Schritte in diesem Abschnitt veranschaulichen das manuelle Eingeben von Daten in ein leeres Datenblatt sowie das Kopieren der Beispieltabellen in Excel und das anschließende Importieren in Access 2007. Weitere Informationen zum Erstellen und Importieren von Textdaten finden Sie im Artikel Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Textdatei.

In den Schritten der Vorgehensweisen in diesem Artikel werden die folgenden Tabellen verwendet:

Die Tabelle Kunden:

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefon

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 1

Berlin

12345

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

NS1 EW2

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2126

Coho Winery

Kim Ralls

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

01234

(916) 555-2128

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

43210

(503) 555-2129

Fourth Coffee

Dominik Paiha

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2233

Die Tabelle Personal:

Nachname

Vorname

Adresse

Ort

Geburtsdatum

Einstellungsdatum

Bott

Jörg

Hauptstraße 1

Berlin

05-Feb-1968

10-Jun-1994

Potra

Cristina

Montagsweg 123

Kiel

22-Mai-1957

22-Nov-1996

David

Pica

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

11-Nov-1960

11-Mrz-2000

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

22-Mrz-1964

22-Jun-1998

Preis

Per

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

05-Jun-1972

05-Jan-2002

Ralls

Kim

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

23-Jan-1970

23-Apr-1999

Rienstra

Martin

Mittwochsallee 345

Essen

14-Apr-1964

14-Okt-2004

Rivas

Gretchen

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

29-Okt-1959

29-Mrz-1997

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

22-Mrz-1964

20-Jun-1998

Die Tabelle Außenstände:

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefon

Fälliger Betrag

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 1

Berlin

12345

(505) 555-2122

$556.78

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

23456

(104) 555-2123

$1,893.24

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2124

$321.79

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

NS1 EW2

(171) 555-2125

£457.68

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2126

$98.75

Coho Winery

Kim Ralls

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2125

$321.79

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

01234

(916) 555-2128

$297.45

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

43210

(503) 555-2129

$509.09

Fourth Coffee

Dominik Paiha

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2233

$98.75

Die Tabelle Klienten:

Name

Adresse

Ort

Telefon

Fax

Baldwin Museum of Science

Hauptstraße 1

Berlin

(505) 555-2122

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

Montagsweg 123

Kiel

(104) 555-2123

(104) 555-2123

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

(206) 555-2124

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

Beispielallee 234

München

(171) 555-2125

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

(7) 555-2126

(7) 555-2126

Consolidated Messenger

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

(206) 555-2125

(206) 555-2129

Graphic Design Institute

Mittwochsallee 345

Essen

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc.

Sonntagsalle 3

Dortmund

(503) 555-2129

(503) 555-2110

Tailspin Toys

Sonntagsalle 4

Dortmund

(503) 555-2233

(503) 555-2239

Manuelles Eingeben der Beispieldaten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Access fügt Ihrer Datenbank eine neue, leere Tabelle hinzu.

    Hinweis : Sie müssen diesen Schritt nicht ausführen, wenn Sie eine neue, leere Datenbank öffnen, aber er muss ausgeführt werden, wenn Sie eine Tabelle zur Datenbank hinzufügen.

  2. Doppelklicken Sie auf die erste Zelle in der Kopfzeile, und geben Sie den Namen des Felds in der Beispieltabelle ein.

    Standardmäßig werden in Access leere Felder in der Kopfzeile mit dem Text Neues Feld hinzufügen gekennzeichnet:

    Eine neues Feld in einem Datenblatt

  3. Wechseln Sie mit den Pfeiltasten zur nächsten leeren Kopfzeilenzelle, und geben Sie dann den Namen für das zweite Feld ein (Sie können auch TAB drücken oder auf die neue Zelle doppelklicken). Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Feldnamen eingegeben sind.

  4. Geben Sie die Daten in die Beispieltabelle ein.

    Während Sie die Daten eingeben, leitet Access den Datentyp für jedes Feld ab. Wenn Sie mit relationalen Datenbanken noch nicht vertraut sind, sollten Sie für jedes der Felder in Ihren Tabellen einen bestimmten Datentyp festlegen, etwa "Zahl", "Text" oder "Datum/Uhrzeit". Durch Festlegen von Datentypen können Sie eine genaue Dateneingabe sicherstellen sowie Fehler vermeiden, z. B. dass eine Telefonnummer in einer Berechnung verwendet wird. Für diese Beispieltabellen sollte Sie es Access überlassen, den Datentyp abzuleiten.

  5. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit dem Eingeben der Daten fertig sind.

    Tastenkombination: Drücken Sie STRG+S.

    Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

  6. Geben Sie in das Feld Tabellenname den Namen der Beispieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Sie verwenden den Namen jeder Beispieltabelle, weil diese Namen auch in den Abfragen in den Abschnitten zur Vorgehensweise verwendet werden.

Erstellen der Beispielarbeitsblätter

  1. Starten Sie Ihr Tabellenkalkulationsprogramm, und erstellen Sie eine neue, leere Datei. Wenn Sie Excel verwenden, wird eine standardmäßig neue, leere Arbeitsmappe erstellt.

  2. Kopieren Sie die erste Beispieltabelle aus dem vorherigen Abschnitt, und fügen Sie sie, bei der ersten Zelle angefangen, in das erste Arbeitsblatt ein.

  3. Geben Sie dem Arbeitsblatt mit der in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm üblichen Vorgehensweise denselben Namen wie der Beispieltabelle. Wenn die Beispieltabelle z. B. den Namen Kategorien hat, geben Sie Ihrem Arbeitsblatt denselben Namen.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, um jede Beispieltabelle in ein leeres Arbeitsblatt zu kopieren und dieses umzubenennen.

    Hinweis : Möglicherweise müssen Sie Ihrer Tabellenkalkulationsdatei Arbeitsblätter hinzufügen. Informationen, wie Sie diesen Vorgang ausführen finden Sie in der Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms.

  5. Speichern Sie die Arbeitsmappe an einem geeigneten Speicherort auf Ihrem Computer oder im Netzwerk, und wechseln Sie zur nächsten Schrittfolge.

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Arbeitsblättern

  1. In einer neuen oder vorhandenen Datenbank:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Excel.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    – Oder –

    Klicken Sie auf Weitere, und wählen Sie dann ein Tabellenkalkulationsprogramm in der Liste aus.

    Das Dialogfeld Externe Daten - Programmname-Tabelle wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Durchsuchen, öffnen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Tabellenkalkulationsdatei, und klicken Sie dann auf OK.

    Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet.

  3. Der Assistent wählt standardmäßig das erste Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe aus ("Kunden", wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt befolgt haben). Die Daten aus dem Arbeitsblatt werden im unteren Abschnitt der Seite des Assistenten angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Klicken Sie auf die nächste Seite des Assistenten auf Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Optional können Sie die Textfelder und Listen unter Feldoptionen auf der nächsten Seite verwenden, um Feldnamen und Datentypen zu ändern oder um Felder aus dem Importvorgang auszuschließen. Klicken Sie andernfalls auf Weiter.

  6. Belassen Sie die Option Primärschlüssel automatisch hinzufügen aktiviert, und klicken Sie auf Weiter.

  7. Standardmäßig wendet Access den Name des Arbeitsblatts auf Ihre neue Tabelle an. Übernehmen Sie den Namen, oder geben Sie einen anderen Namen ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

  8. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7, bis Sie aus jedem Arbeitsblatt in der Excel-Arbeitsmappe eine Tabelle erstellt haben.

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Suchen und Bearbeiten, Ausblenden oder Löschen von Duplikaten in einer Tabelle

Die Schritte in den folgenden Abschnitten erläutern die am häufigsten verwendeten Methoden zum Suchen und Bearbeiten, Ausblenden oder Löschen von doppelten Werten in einer einzelnen Tabelle.

Suchen von Datensätzen mit teilweise oder vollständig übereinstimmenden Feldern

Anzeigen eindeutiger Datensätze durch Ausblenden aller Duplikate

Anzeigen ungleicher Datensätze durch Angeben, welches Duplikat in den Ergebnissen angezeigt werden soll

Verwenden von Aggregatfunktionen (Anzahl, Summe, Mittelwert) für doppelte Datensätze

Verwenden einer Löschabfrage zum Löschen von doppelten Datensätzen

Verhindern, dass Benutzer doppelte Werte eingeben

Suchen von Datensätzen mit teilweise oder vollständig übereinstimmenden Feldern

Ein Suchen nach Datensätzen, die teilweise oder vollständig übereinstimmende Felder enthalten, besteht aus folgenden grundsätzlichen Schritten:

  • Erstellen Sie eine Abfrage unter Verwendung des Abfrage-Assistenten zur Duplikatsuche. Standardmäßig gibt die Abfrage nur dann Duplikate aus, wenn die Werte in jedem Feld und mit jedem Zeichen übereinstimmen. Verwenden Sie in Ihrer Abfrage einen Ausdruck, wenn Sie teilweise Übereinstimmungen finden möchten. Oder Sie ändern den SQL-Code (Structured Query Language).

  • Optional können Sie die Feldwerte bearbeiten oder Datensätze löschen, wenn die Abfrageergebnisse in der Datenblattansicht angezeigt werden.

  • Optional können Sie den SQL-Code (SQL, Structured Query Language) in der Abfrage so ändern, dass nach Werten gesucht wird, die teilweise übereinstimmen. Wenn Sie den SQL-Code nicht ändern, gibt die Abfrage nur diejenigen Datensätze zurück, bei denen die Werte in den angegebenen Felder Zeichen für Zeichen übereinstimmen.

Die Schritte in diesem Abschnitt beschreiben, wie eine Duplikatabfrage erstellt und wie die Abfrage geändert wird, um nach Teilübereinstimmungen zu suchen. Für diese Schritte wird die Tabelle "Kunden" verwendet, die der nachstehend bereitgestellten Tabelle entspricht. Information, wie die Tabelle in einer Datenbank verwendet wird, finden Sie im Abschnitt Vorbereiten von Beispieldaten weiter oben in diesem Dokument. Sie können die Schritte auch so anpassen, dass sie für Ihre Daten geeignet sind.

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefon

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 1

Berlin

12345

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

NS1 EW2

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2126

Coho Winery

Kim Ralls

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

01234

(916) 555-2128

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

43210

(503) 555-2129

Fourth Coffee

Dominik Paiha

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2233

Erstellen der Duplikatabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrage-Assistent.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Abfrage auf Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche und dann auf OK.

    Wird eine Warnung angezeigt, in der Sie darüber informiert werden, dass die Funktion nicht installiert ist, klicken Sie auf Ja, um den Assistenten zu installieren.

  3. Wählen Sie in der Liste der Tabellen diejenige Tabelle aus, die Ihre Duplikate enthält, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder nur das oder die Felder aus, die Duplikate enthalten. Wenn Sie die Tabelle "Kunden" verwenden, fügen Sie nur die Felder "Firmenname", "Adresse" und "Ort" hinzu, weil das die einzigen Felder sind, die Werte enthalten, die Zeichen für Zeichen übereinstimmen. Klicken Sie auf Weiter.

    Hinweis : Wenn die Felder, die Sie in diesem Schritt hinzufügen, keine Zeichen-für-Zeichen-Übereinstimmungen enthalten, gibt die Abfrage möglicherweise keine Ergebnisse zurück.

  5. Wählen Sie in der nächsten Liste verfügbarer Felder das oder die Felder aus, die Daten enthalten, die Sie prüfen oder aktualisieren möchten. Oder wählen Sie ein oder mehrere Felder aus, die Sie dabei unterstützen, Duplikate von Nichtduplikaten zu unterscheiden. Wenn Sie Tabelle "Kunden" verwenden, fügen Sie die Felder "Kontaktperson" und "Telefon" hinzu, da die Daten in den Feldern Ihnen helfen, die Duplikate zu finden und möglicherweise festzustellen, warum die Werte doppelt eingegeben wurden. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Übernehmen Sie den vorgeschlagenen Namen (Duplikate suchen zu Kunden), geben Sie Ihren eigenen Name ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen, um die Abfrage auszuführen. Wenn Sie die Tabelle "Kunden" verwendet haben, wird folgendes Ergebnis angezeigt:

Firmenname

Adresse

Ort

Kontaktperson

Telefon

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Per Reitzel

(7) 555-2126

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Dominik Paiha

(7) 555-2233

  1. Beim Erstellen der Tabelle Kunden haben Sie möglicherweise bemerkt, dass die Tabelle mehrere Duplikate enthält (insgesamt vier). Die anderen Duplikate werden deshalb nicht angezeigt, weil die Werte im Adressfeld nicht zeichengenau übereinstimmen. Sie können die Abfrage ändern, sodass Werte mit Teilübereinstimmungen zurückgegeben werden. Dies wird im nächsten Schritt erläutert.

Anpassen der Abfrage, um Teilübereinstimmungen zu finden

  1. Wechseln Sie für die Abfrage in die SQL-Ansicht. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Dokuments für die Abfrage, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

    • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

  2. Ändern Sie den SQL-Code so, dass Teilwerte gesucht und verglichen werden.

    Wenn Sie in den vorherigen Schritten die Tabelle Kunden verwendet haben, wird folgende SQL-Anweisung angezeigt:

    SELECT Kunden.[Firmenname], Kunden.[Adresse], Kunden.[Ort], Kunden.[Kontaktperson], Kunden.[Telefon]
    FROM Kunden
    WHERE (((Kunden.[Firmenname]) In (SELECT [Firmenname] FROM [Kunden] As Tmp GROUP BY [Firmenname],[Adresse],[Ort] HAVING Count(*)>1 And [Adresse] = [Kunden].[Adresse] And [Ort] = [Kunden].[Ort])))
    ORDER BY Kunden.[Firmenname], Kunden.[Adresse], Kunden.[Ort];

    In diesem Fall verwendet die WHERE-Klausel eine zweite SELECT-Anweisung, um jeden Datensatz mit allen anderen Datensätzen in der Tabelle zu vergleichen, damit Gruppen von Duplikaten zu erkennen sind.

    Nehmen Sie an, dass Sie das Feld "Adresse" ändern müssen, damit Teilübereinstimmungen zurückgegeben werden. Die folgende Tabelle zeigt, wie die Anweisung so zu ändern ist, dass nur die ersten sieben Zeichen des Felds übereinstimmen müssen. Die Änderungen werden in Fettschrift angezeigt:

SQL-Anweisung

Beschreibung

SELECT Kunden.[Firmenname], Kunden.[Adresse], Kunden.[Ort], Kunden.[Kontaktname], Kunden.[Telefon]

Keine Änderungen. Sie möchten dieselben Felder anzeigen, einschließlich des gesamten Felds "Adresse" für jede Gruppe von Duplikaten.

FROM Kunden

Keine Änderungen.

WHERE (((Kunden.Firmenname) In (SELECT [Firmenname] FROM [Kunden] As Tmp GROUP BY [Firmenname],Left([Adresse],7) ,[Ort] HAVING

Das Feld ([Adresse]) wurde durch einen Funktionsaufruf ersetzt, der sich auf das Feld "Adresse" auswirkt (Left([Adresse],7)), um Duplikate festzustellen. Diese Funktion testet nicht den gesamten Feldwert, sondern nur die ersten sieben Zeichen im Feld "Adresse". Wenn weniger Zeichen abgeglichen werden sollen, geben Sie eine kleinere Zahl ein. Wenn mehr Zeichen abgeglichen werden sollen, geben Sie eine größere Zahl ein.

Count(*)>1 And Left([Adresse],7) =Left([Kunden].[Adresse],7) And [Ort] = [Kunden].[Ort])))

Um die ersten sieben Zeichen im Feld "Adresse" eines Datensatzes mit denen eines anderen Datensatzes zu vergleichen, ersetzen Sie [Adresse] durch den Funktionsaufruf Left([Adresse],7), und ersetzen Sie [Kunden].[Adresse] durch den Funktionsaufruf Left([Kunden].[Adresse],7).

ORDER BY Kunden.Firmenname, Kunden.Adresse, Kunden.Ort;

Keine Änderungen.

  1. Klicken Sie nach dem Ändern der Anweisung auf Ausführen Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Die Abfrage gibt jetzt alle vier doppelten Datensätze (Duplikate) zurück, weil sie nur die ersten 7 Zeichen (beginnend von links) im Feld "Adresse" abgleicht:

Firmenname

Adresse

Ort

Kontaktperson

Telefon

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

David Probst

(206) 555-2124

Coho Winery

Dienstagsweg 234

Frankfurt am Main

Kim Ralls

(206) 555-2125

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Per Reitzel

(7) 555-2126

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Dominik Paiha

(7) 555-2233

Manuelles Bearbeiten von Datensätzen

  1. Öffnen Sie in der Datenblattansicht die Abfrage, die Sie in den vorherigen Schrittfolgen erstellt haben.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um den Wert in einem Feld zu bearbeiten, wählen Sie das Feld aus, und geben Sie einen neuen Wert ein.

    • Um einen gesamten Datensatz (ein Zeile) zu löschen, klicken Sie auf den Zeilenmarkierer (das leere Kästchen neben der Zeile), und drücken Sie ENTF.

      Hinweis : Wenn Sie eine große Anzahl von Duplikaten finden (mehr, als Sie sinnvollerweise manuell löschen können), löschen Sie diese Datensätze, indem Sie eine Löschabfrage erstellen und ausführen. Informationen zu den grundlegenden Schritten, die zum Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage erforderlich sind, finden Sie im Abschnitt Verwenden einer Löschabfrage zum Löschen von Duplikaten weiter unten in diesem Thema.

      Umfassendere Informationen zum Verwenden von Löschabfragen sowie Informationen dazu, wie ein Löschvorgang geplant wird und wie Tabellenbeziehungen geändert werden, finden Sie in dem Artikel Verwenden von Abfragen zum Löschen mindestens eines Datensatzes in einer Datenbank.

Abschnittsanfang

Anzeigen eindeutiger Datensätze durch Ausblenden aller Duplikate

Die meisten Datenbanktabellen haben ein Feld, das jeden Datensatz eindeutig kennzeichnet. In der Regel ist dies ein Primärschlüsselfeld. Wenn Sie eine Abfrage entwerfen und diese Art von Feldern ausblenden oder nicht einbeziehen, werden möglicherweise Datensätze angezeigt, die wie doppelte Datensätze aussehen, weil die Werte in allen zurückgegebenen Feldern übereinstimmen.

So zeigt beispielsweise die folgende Abbildung ein Abfrageergebnis, in dem zwei Bestellungen (im roten Feld) wie Duplikate aussehen.

Eine Abfrage der Kundentabelle, bei der bei zwei Datensätzen die Werte in allen Feldern übereinstimmen

Würde die Abfrage jedoch ein Primärschlüsselfeld enthalten, etwa eine Bestellnummer, oder ein anderes Feld, das jeden Datensatz eindeutig kennzeichnet, z. B. ein Lieferdatum, würden Sie feststellen, dass die Datensätze keine Duplikate sind. In den Schritten in diesem Abschnitt wird erläutert, wie Duplikate ausgeblendet werden, bei denen die Werte in allen zurückgegebenen Feldern übereinstimmen. Beispielsweise können Sie einen der Datensätze für Antonio Moreno Taqueria ausblenden, aber Sie können nicht die Datensätze für Blauer See Delikatessen ausblenden, weil die "Adresse"-Felder unterschiedliche Werte enthalten.

Beachten Sie bei Ihren weiteren Schritten die folgende Regel: Zwei oder mehr Datensätze werden nur dann als Duplikate betrachtet, wenn alle Felder in den Abfrageergebnissen die jeweils selben Werte enthalten. Sobald sich die jeweiligen Werte in einem einzigen Feld unterscheiden, ist jeder Datensatz eindeutig, und Sie können diese Datensätze nicht mit der hier gezeigten Methode ausblenden. Wenn Sie diese Art von Duplikaten ausblenden möchten, können Sie dazu eine Gesamtsummenabfrage mit einer Aggregatfunktion verwenden, beispielsweise FIRST, MIN, MAX usw. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Anzeigen ungleicher Datensätze durch Angeben, welches Duplikat in den Ergebnissen angezeigt werden soll weiter unten in diesem Artikel.

Access bietet zwei Möglichkeiten, nur eindeutige Werte in einem Abfrageresultset anzuzeigen:

  • Wenn Sie das Primärschlüsselfeld (oder ein anderes Feld, das einen Datensatz eindeutig werden lässt) ausgeblendet haben, blenden Sie diese Spalte wieder ein.

  • Erstellen Sie eine Auswahlabfrage, und legen Sie die Eigenschaft Keine Duplikate der Abfrage auf Ja fest. Wenn die Abfrage Duplikate findet, zeigt sie nur eines der Duplikate (das erste, das gefunden wird) an und blendet die anderen aus.

In diesem Abschnitt finden Sie schrittweise Anleitungen zu beiden Methoden.

Anzeigen ausgeblendeter Felder

  1. Wenn Ihre Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Kopfzeile (die Zeile, die die Spaltenüberschriften enthält), und klicken Sie dann auf Spalten einblenden.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden das Kontrollkästchen neben jedem der Felder, die Sie Ihrem Datenblatt hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Festlegen der Eigenschaft "Keine Duplikate"

Hinweis : Nachdem Sie die Eigenschaft Keine Duplikate für eine Abfrage auf Ja festgelegt haben, können Sie weder Feldwerte bearbeiten noch Daten löschen, wenn sich die Abfrage in der Datenblattansicht befindet. Um Daten zu bearbeiten oder zu löschen, öffnen Sie die zugrunde liegende Tabelle in der Datenblattansicht.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrage-Assistent.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Abfrage auf Auswahlabfrage-Assistent und dann auf OK.

    Wird eine Warnung angezeigt, in der Sie darüber informiert werden, dass die Funktion nicht installiert ist, klicken Sie auf Ja, um den Assistenten zu installieren.

  3. Wählen Sie in der Liste der Tabellen diejenige Tabelle aus, die doppelte Datensätze enthält, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder nur das oder die Felder aus, die die Duplikate enthalten, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Klicken Sie nochmals auf Weiter, ohne ein weiteres Feld ausgewählt zu haben. Wenn Sie weitere Felder hinzufügen, kann Access dazu veranlasst werden, einige doppelte Datensätze als eindeutige Datensätze zu behandeln.

  6. Übernehmen Sie den vorgeschlagenen Namen für die Abfrage, oder geben Sie einen eigenen Namen ein. Klicken Sie auf Den Abfrageentwurf verändern, und klicken Sie dann auf Fertig stellen, um die Abfrage in der Entwurfsansicht zu öffnen.

  7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den leeren Bereich in der oberen Hälfte des Abfrage-Designers, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.

  8. Suchen Sie im Eigenschaftenfenster nach der Eigenschaft Keine Duplikate, und ändern Sie diese in Ja.

    Anzeigen des Eigenschaftenblatts der Abfrage

  9. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen. Wenn Ihre Daten doppelte Datensätze enthalten, wird nur einer dieser Datensätze angezeigt.

Abschnittsanfang

Anzeigen ungleicher Datensätze durch Angeben, welches Duplikat in den Ergebnissen angezeigt werden soll

Wenn Sie doppelte Datensätze haben, möchten Sie möglicherweise nur ungleiche Werte anzeigen – jeweils ein Datensatz aus jeder Gruppe von Duplikaten. Um auf einen bestimmten doppelten Datensatz abzufragen, verwenden Sie eine Art von Abfrage, die als Gesamtsummenabfrage bezeichnet wird. Wenn Sie einer Gesamtsummenabfrage Felder hinzufügen, behandelt die Abfrage jedes Feld als Gruppe, und Sie können für die Daten in einer Gruppe eine der Funktionen ausführen, die als Aggregatfunktionen bezeichnet werden. Diese Funktionen können einen Datensatz aus einer Gruppe von Duplikaten zurückgeben.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, eine Gesamtsummenabfrage und eine Aggregatfunktion mit diesen Daten zu verwenden:

  • Verwenden Sie die Funktion ErsterWert, um nur den Datensatz anzuzeigen, der zuerst eingegeben wurde.

  • Verwenden Sie die LetzterWert-Funktion, um nur den Datensatz anzuzeigen, der zuerst eingegeben wurde.

  • Verwenden Sie die Max- oder die Min-Funktion, um nur jeweils den Datensatz anzuzeigen, der in einem bestimmten Feld den kleinsten oder größten Wert hat. So können Sie beispielsweise den Datensatz mit dem jüngsten Datum anzeigen, indem Sie die Max-Funktion verwenden, oder Sie zeigen den Datensatz mit dem frühesten Datum an, indem Sie die Min-Funktion verwenden.

    Hinweis : Sie können die Daten, die mit einer Abfrage dieses Typ zurückgegeben werden, nicht bearbeiten. Um Daten zu bearbeiten oder zu löschen, öffnen Sie die zugrunde liegende Tabelle in der Datenblattansicht.

Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie nach dem ursprünglichen, dem neuesten und dem ältesten Datensatz abgefragt wird. In den Schritten wird die Tabelle "Mitarbeiter" verwendet.

Nachname

Vorname

Adresse

Ort

Geburtsdatum

Einstellungsdatum

Bott

Jörg

Hauptstraße 1

Berlin

05-Feb-1968

10-Jun-1994

Potra

Cristina

Montagsweg 123

Kiel

22-Mai-1957

22-Nov-1996

David

Pica

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

11-Nov-1960

11-Mrz-2000

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

22-Mrz-1964

22-Jun-1998

Preis

Per

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

05-Jun-1972

05-Jan-2002

Ralls

Kim

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

23-Jan-1970

23-Apr-1999

Rienstra

Martin

Mittwochsallee 345

Essen

14-Apr-1964

14-Okt-2004

Rivas

Gretchen

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

29-Okt-1959

29-Mrz-1997

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

22-Mrz-1964

20-Jun-1998

Informationen dazu, wie Sie diese Tabelle in einer Datenbank verwenden, finden Sie in den Schritten unter Vorbereiten von Beispieldaten weiter oben in diesem Artikel.

Verwenden einer Gesamtsummenabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die die Duplikate enthält, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Die Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt.

  3. Fügen Sie nur das oder die Felder hinzu, die Duplikate enthalten. Sie können auf ein Feld doppelklicken oder es aus dem Tabellenfenster in die Zeile Feld im Entwurfsbereich ziehen.

    Wenn Sie die Beispieltabelle "Mitarbeiter" verwenden, fügen Sie die Felder "Nachname", "Vorname" und "Geburtsdatum" hinzu, da über diese Felder Duplikate ermittelt werden.

  4. Fügen Sie das Feld hinzu, das Ihre Auswahlkriterien angibt.

    In der Beispieltabelle "Mitarbeiter" fügen Sie das Feld "Einstellungsdatum" hinzu, weil dieses Feld zwei unterschiedliche Werte für den Mitarbeiter enthält.

    Hinweis : Fügen Sie im Entwurfsbereich keine weiteren Felder hinzu. Eine Gesamtsummenabfrage darf nur das oder die Felder, die Duplikate enthalten, sowie ein weiteres Feld umfassen, das die Daten enthält, die Sie in diesem Test verwenden.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen Schaltflächensymbol . Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich angezeigt, und Gruppierung wird in den Spalten angezeigt, die Ihr Tabellenfeld enthalten.

  6. Belassen Sie die Zeile Summe für alle Felder auf Gruppierung festgelegt, und klicken Sie dann auf Ausführen Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen. Wenn Sie die Daten aus der obigen Tabelle verwendet haben, gibt die Abfrage den Mitarbeiter "Kevin Casselman" zweimal zurück, weil dessen doppelte Datensätze unterschiedliche Angaben für das Einstellungsdatum haben.

  7. Wechseln Sie wieder in die Entwurfsansicht, und geben Sie eine Bedingung für das Auswählen eines Datensatzes aus den Duplikaten an. Um die Beispieldaten zu verwenden, ändern Sie den Wert in der Spalte "Einstellungsdatum" in der Zeile Summe wie folgt:

    • Wenn Sie den Originaldatensatz anzeigen möchten, ändern Sie den Wert in ErsterWert.

    • Wenn Sie den zuletzt eingegebenen Datensatz anzeigen möchten, ändern Sie den Wert in LetzterWert.

    • Wenn Sie einen Datensatz anhand des Werts in einem bestimmten Feld auswählen möchten, müssen Sie die Max- oder die Min-Funktion verwenden. In diesem Beispiel möchten Sie den Datensatz mit dem ältesten Einstellungsdatum anzeigen. Ändern Sie dazu den Wert in Min.

  8. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

Wenn Ihre Abfrage die gewünschten Ergebnisse liefert, können Sie sie in eine Löschabfrage ändern und diese dann ausführen, um die doppelten Datensätze schnell und einfach zu löschen. Informationen zum Ausführen einer Löschabfrage finden Sie im Abschnitt Verwenden einer Löschabfrage zum Löschen von doppelten Datensätzen weiter unten in diesem Artikel.

Abschnittsanfang

Verwenden von Aggregatfunktionen (Anzahl, Summe, Mittelwert) für doppelte Datensätze

Zusätzlich zur Rückgabe eines bestimmten Datensatzes aus einer Gruppe von Duplikaten können Sie auch Aggregatfunktionen verwenden, um die Anzahl von doppelten Datensätzen zu zählen oder die Daten einer Gruppe von Duplikaten zusammenzufassen. In der Regel führen Sie eine dieser Funktionen aus, bevor Sie irgendwelche Schritte unternehmen, um Ihre Duplikate zu konsolidieren oder zu löschen.

Sie führen derartige Aufgaben aus, indem Sie eine Gesamtsummenabfrage erstellen, in der Aggregatfunktionen, etwa Anzahl, Summe und Mittelwert, dazu verwendet werden, die Duplikate in einer Tabelle zusammenzufassen.

Hinweis : Wenn Sie eine Gesamtsummenabfrage in der Datenblattansicht anzeigen, können Sie weder Feldwerte bearbeiten noch Datensätze löschen. Um Daten zu bearbeiten oder zu löschen, öffnen Sie die zugrunde liegende Tabelle in der Datenblattansicht.

Die Schritte in diesem Abschnitt werden anhand der Tabelle "Außenstände" erläutert.

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefon

Fälliger Betrag

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 1

Berlin

12345

(505) 555-2122

$556.78

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

23456

(104) 555-2123

$1,893.24

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2124

$321.79

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

NS1 EW2

(171) 555-2125

£457.68

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2126

$98.75

Coho Winery

Kim Ralls

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2125

$321.79

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

01234

(916) 555-2128

$297.45

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

43210

(503) 555-2129

$509.09

Fourth Coffee

Dominik Paiha

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2233

$98.75

Informationen dazu, wie Sie diese Tabelle in einer Datenbank verwenden, finden Sie in den Schritten unter Vorbereiten von Beispieldaten weiter oben in diesem Artikel.

Erstellen einer Summenabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, oder klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Schließen, um das Dialogfeld zu schließen. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, fügen Sie der Abfrage die Tabelle "Außenstände" hinzu.

  3. Fügen Sie die Felder hinzu, die Duplikate enthalten.

    Wenn Sie die Tabelle "Außenstände" verwenden, fügen Sie die Felder "Firmenname" und "Ort" hinzu, weil über diese Felder Duplizierung ermittelt wird.

  4. Fügen Sie das Feld hinzu, das Ihre Auswahlkriterien bereitstellt. Wenn Sie die Tabelle "Außenstände" verwenden, fügen Sie das Feld "Fälliger Betrag" hinzu.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen  Schaltflächensymbol . Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich angezeigt, und Gruppierung wird für jedes Feld in der Zeile angezeigt.

  6. Führen Sie abhängig von Ihren Anforderungen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie Datensätze zählen möchten, wählen Sie das Feld aus, das die zu zählenden Werte enthält, und ändern Sie dann den Wert im Feld in der Zeile Summe in Anzahl. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, legen Sie das Feld "Fälliger Betrag" auf Anzahl fest.

    • Wenn Sie einen Gesamtbetrag berechnen möchten, legen Sie das Feld auf Summe fest.

      Hinweis : Eine Gesamtsummenabfrage kann nur Zusammenfassungsinformation anzeigen. Die einzelnen Werte können nicht angezeigt werden.

  7. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

Abschnittsanfang

Verwenden einer Löschabfrage zum Löschen von doppelten Datensätzen

Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass eine Tabelle doppelte Datensätze (Duplikate) enthält, können Sie die unerwünschten Daten löschen, indem Sie eine Löschabfrage erstellen und ausführen. Für das Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage sind in der Regel folgende allgemeine Schritte erforderlich:

  • Planen des Löschvorgangs. In diesem Schritt ermitteln Sie, ob es für die Daten, die Sie löschen möchten, eine Beziehung zu den Daten in einer anderen Tabelle gibt. Ist dies der Fall, müssen Sie ermitteln, ob sich die Daten auf der "1"-Seite einer 1:n-Beziehung oder auf der "n"-Seite der Beziehung befinden. Wenn sich die Daten auf der "1"-Seite befinden, müssen Sie in der Beziehung eine Eigenschaft aktivieren, bevor Sie Daten löschen können. Wenn sich die Daten auf der "n"-Seite befinden, können Sie Ihre Abfrage erstellen und ausführen, ohne dass weitere Schritte erforderlich sind. Sie das Tool für Beziehungen verwenden, um die Beziehungen in einer Datenbank zu untersuchen. Um dieses Tool zu starten, klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

    Weitere Informationen zum Planen und Ausführen von Löschabfragen finden Sie in dem Artikel Verwenden von Abfragen zum Löschen mindestens eines Datensatzes in einer Datenbank.

  • Erstellen einer Abfrage, beispielsweise eine Auswahlabfrage oder eine Abfrage auf eindeutige Werte, und Hinzufügen oder Ändern von Kriterien, bis die Abfrage nur die Daten zurückgibt, die Sie löschen möchten.

  • Umwandeln dieser Abfrage in eine Löschabfrage, und dann Ausführen der Löschabfrage, um die unerwünschten Daten zu löschen.

Wichtig : Sie können das Ergebnis einer Löschabfrage nicht rückgängig machen. Deshalb sollten Sie Ihre Datenbank sichern, bevor Sie Ihre Löschabfrage ausführen. Informationen zum Sichern Ihrer Datenbank finden Sie im Abschnitt Sichern einer Datenbank weiter oben in diesem Artikel.

In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Sie eine Auswahlabfrage erstellen, diese in eine Löschabfrage umwandeln und sie dann ausführen, um Datensätze zu löschen.

Erstellen einer Auswahlabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Der Abfrage-Designer wird geöffnet, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  2. Wählen Sie die Tabelle auf der "1"-Seite der Beziehung aus, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Die Tabelle wird als Fenster im oberen Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt. In diesem Fenster werden alle Felder der Tabelle aufgelistet. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Tabelle im Abfrage-Designer.

    Eine Tabelle im Abfrage-Designer

  3. Doppelklicken Sie auf das Sternchen (*), um dem Entwurfsbereich alle Tabellenfelder hinzuzufügen.

    Wenn alle Tabellenfelder hinzugefügt wurden, können mit der Löschabfrage ganze Datensätze (Zeilen) aus der Tabelle gelöscht werden.

  4. Fügen Sie optional eine Spalte hinzu, in die Sie Kriterien eingeben können.

    Nehmen Sie beispielsweise an, ein Kunde gibt seinen Betrieb auf, und Sie müssen alle für diesen Kunden ausstehenden Bestellungen löschen. Um nur die zugehörigen Datensätze zu löschen, fügen Sie die Felder "Kunden-ID" und "Bestelldatum" zum Entwurfsbereich hinzu.

  5. Wenn Sie den vorherigen Schritt ausgeführt haben, geben Sie Ihre Kriterien im Entwurfsbereich in die Zeile Kriterien ein.

    Sie müssen Kriterien verwenden, damit nur die Datensätze zurückgegeben werden, die Sie löschen möchten. Andernfalls werden mit der Löschabfrage alle Datensätze in der Tabelle gelöscht. Wenn Sie das Beispiel aus dem vorherigen Schritt fortsetzen möchten, geben Sie die ID des Kunden, der den Betrieb eingestellt hat, sowie das Datum ein, an dem die Bestellungen dieses Kunden ungültig wurden.

    Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie in dem Artikel Verwenden von Abfragen zum Löschen mindestens eines Datensatzes in einer Datenbank.

  6. Wenn Sie den vorherigen Schritt ausgeführt haben, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Anzeigen für jedes Kriterienfeld.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgibt, die Sie löschen möchten.

  8. Belassen Sie die Abfrage geöffnet, und führen Sie dann die nächsten Schritte aus.

Umwandeln der Auswahlabfrage in eine Löschabfrage und Ausführen der Abfrage, um Daten zu löschen

  1. Klicken Sie auf Entwurfsansicht, um vom Datenblatt zum Abfrage-Designer zu wechseln.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen.

    Access ändert die Auswahlabfrage in eine Löschabfrage, blendet die Zeile Anzeigen im unteren Teil des Entwurfsbereichs aus und fügt die Zeile Löschen hinzu.

    Vergewissern Sie sich, dass in der Zeile Löschen in der Spalte für alle Felder (*) der Wert Von angezeigt wird. In allen Kriterienspalten muss das Wort Bedingung angezeigt werden.

  3. Prüfen Sie, ob Sie die Daten wirklich löschen möchten, und klicken Sie dann auf Ausführen Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Access fordert Sie auf, den Löschvorgang zu bestätigen.

    Klicken Sie auf Ja, um die Daten zu löschen.

Ausblenden der Bestätigungsmeldung

Führen Sie folgende Schritte durch, wenn keine Bestätigungsmeldung angezeigt werden soll, wenn Sie eine Löschabfrage oder eine andere Aktionsabfrage ausführen.

  • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche und dann auf Access-Optionen.

    Das Dialogfeld Access-Optionen wird geöffnet.

  • Klicken Sie auf Erweitert, und deaktivieren Sie im Abschnitt Bearbeiten unter Bestätigen das Kontrollkästchen Aktionsabfragen.

  • Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Access-Optionen zu schließen.

Abschnittsanfang

Verhindern, dass Benutzer doppelte Werte eingeben

Durch Erzwingen mehrerer Regeln können Sie verhindern, dass Benutzer Duplikate eingeben:

  • Legen Sie fest, dass ein Feld nur eindeutige Werte enthalten darf.    Um diese Regel zu implementieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

    • Definieren Sie das Feld als Primärschlüssel. Das ist nur möglich, wenn das Feld nicht bereits einen Primärschlüssel besitzt. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen, und klicken Sie dann auf Primärschlüssel  Schaltflächensymbol , um das Feld als Primärschlüssel festzulegen. Ein Primärschlüsselfeld akzeptiert nur eindeutige Werte. Wenn Benutzer einen doppelten Wert eingeben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

    • Hat die Tabelle bereits einen Primärschlüssel, legen Sie in der Entwurfsansicht die Eigenschaft Indiziert des Felds auf Ja (ohne Duplikate) fest. Diese Eigenschaft verhindert, dass das Feld denselben Wert für mehrere Datensätze akzeptiert. Beachten Sie, dass Sie in einigen Fällen, z. B. bei Feldern, die Namens- oder Ortsinformationen enthalten, Duplikate akzeptieren müssen.

  • Geben Sie an, dass eine Kombination aus Werten in zwei oder mehr Feldern für jeden Datensatz eindeutig sein muss.    Nehmen Sie beispielsweise an, Sie haben eine Tabelle mit Daten von Kontaktpersonen. In diesem Fall können Sie eine Kombination von Feldern, etwa "Kontaktperson", "Adresse" und "Ort", als Primärschlüssel für die Tabelle definieren.

    Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, da es höchst unwahrscheinlich ist, dass zwei Kontaktpersonen mit demselben Namen auch dieselbe Adresse im selben Ort haben.

    Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Primärschlüssel für mehrere Felder zu erstellen:

    1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

    2. Klicken Sie auf die Zeilenauswahl links vom ersten Feld, sodass die ganze Zeile markiert wird.

    3. Halten Sie STRG gedrückt, während Sie auf die Zeilenauswahl für jedes andere Feld klicken, das Sie in den Primärschlüssel einbeziehen möchten.

    4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Primärschlüssel  Schaltflächensymbol .

      Mit diesem Schritt wird die Eigenschaft Indiziert für jedes Feld im Primärschlüssel auf Ja (Duplikate möglich) festgelegt. Damit können Sie beispielsweise in mehreren Datensätzen identische Namen, dieselbe Adresse oder denselben Ort eingeben, aber Sie können keine identische Kombination aus Name, Adresse und Ort in mehrere Datensätze eingeben. So sind z. B. zwei Kontaktpersonen mit dem Namen Kevin Casselman möglich, die in der Hauptstraße 2345 wohnen, aber sie können nicht beide in München wohnen.

Abschnittsanfang

Seitenanfang

Suchen und Bearbeiten, Ausblenden oder Löschen von Duplikaten in mehreren Tabellen

Die Informationen in den folgenden Abschnitten erläutern einige der Möglichkeiten zum Suchen und Bearbeiten, Ausblenden oder Löschen von doppelten Datensätzen, die in mehreren Tabellen vorhanden sind. Üblicherweise überlappen die Daten in zwei oder mehr Tabellen, wenn Sie versuchen, eine Datenbank in eine andere zu integrieren.

Gibt es in zwei Tabellen Duplikate, diese unmittelbar zusammen anzeigen

Anzeigen nur eines Datensatzes, wenn es Duplikate in zwei Tabellen gibt

Anzeigen nur der doppelten Datensätze, die in beiden Tabellen gefunden wurden

Anzeigen nur der Datensätze aus einer Tabelle, für die es keinen übereinstimmenden Datensatz in einer anderen Tabelle gibt

Löschen von doppelten Datensätzen aus einer Tabelle und Zusammenführen der verbleibenden Datensätze in einer anderen Tabelle

Beim Anzeigen von Daten aus verknüpften Tabellen nur die eindeutigen Datensätze anzeigen

Anzeigen eines bestimmten Datensatzes oder Zusammenfassen von Duplikaten in verknüpften Tabellen

Gibt es in zwei Tabellen Duplikate, diese unmittelbar zusammen anzeigen

Häufig ergeben sich schließlich zwei Tabellen, die doppelte oder überlappende Daten in derselben Datenbank enthalten. Nehmen Sie beispielsweise an, Sie haben eine Tabelle "Kunden" und eine Tabelle "Klienten":

Die Tabelle "Klienten"    

Name

Adresse

Ort

Telefon

Fax

Baldwin Museum of Science

Hauptstraße 1

Berlin

(505) 555-2122

(505) 555-3123

Blue Yonder Airlines

Montagsweg 123

Kiel

(104) 555-2123

(104) 555-2124

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

(206) 555-2124

(0456) 1 23-4

Contoso Pharmaceuticals

Beispielallee 234

München

(171) 555-2125

(171) 555-2126

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

(7) 555-2126

(7) 555-2127

Consolidated Messenger

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

(206) 555-2125

(206) 555-2129

Graphic Design Institute

Mittwochsallee 345

Essen

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc.

Sonntagsalle 3

Dortmund

(503) 555-2129

(503) 555-2110

Tailspin Toys

Sonntagsalle 4

Dortmund

(503) 555-2233

(503) 555-2239

Die Tabelle "Kunden"    

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefonnr.

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 1

Berlin

12345

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

NS1 EW2

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2126

Adventure Works

Kim Ralls

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

01234

(916) 555-2128

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

43210

(503) 555-2129

Fabrikam, Inc.

Jesper Aaberg

Mittwochsweg 9

Frankfurt am Main

56789

(206) 555-2233

Beachten Sie, dass die einzelnen Tabellen in diesem Fall keine Duplikate enthalten, aber Felder in beiden Tabellen einige überlappende Werte enthalten, z. B. Daten im Feld "Name" in der Tabelle "Klienten" und Daten im Feld "Firmenname" in der Tabelle "Kunden".

Sie können die Daten in jeder Tabellen nicht immer kombinieren, indem Sie die beiden Tabellen zusammenführen. Für einige Kunden enthält die Tabelle "Klienten" möglicherweise die neuesten Informationen, während die Tabelle "Kunden" die neuesten Daten für andere Kunden enthält. In der Regel ist die beste Vorgehensweise, den Inhalt beider Tabellen zu prüfen und dann zu entscheiden, welche Daten beibehalten und welche gelöscht werden sollen.

Um die Datensätze aus beiden Tabellen zusammenzuführen, erstellen Sie eine Union-Abfrage. Diese Abfrage ordnet doppelte Datensätze untereinander an, sodass sie einfacher geprüft werden können.

Hinweis : Sie können die Daten, die eine Union-Abfrage zurückgibt, weder bearbeiten noch löschen. Um Daten zu bearbeiten oder zu löschen, öffnen Sie die zugrunde liegenden Tabelle in der Datenblattansicht.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Access erstellt eine neue Abfrage. Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  2. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen, ohne dem Entwurfsbereich Tabellen oder Abfragen hinzuzufügen.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Dokuments für die Abfrage, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

  4. Wenn Sie die oben aufgeführten Tabellen als Beispiel verwendet haben, fügen Sie die folgende SQL-Anweisung im Fenster ein. Wenn Sie Ihre eigenen Daten verwenden, nutzen Sie die folgende Anweisung als Leitfaden. Verwenden Sie die Klauseln SELECT, UNION ALL SELECT und ORDER BY wie gezeigt, aber ersetzen Sie die Namen von Feldern und Tabellen durch Ihre eigenen Daten.

    SELECT [Firmenname], [Adresse], [Ort], [Telefonnr.], FROM [Kunden]
    UNION ALL SELECT [Name], [Adresse], [Ort], [Telefon], FROM [Klienten]
    ORDER BY [Firmenname];

    Die erste SELECT-Anweisung ruft die Datensätze aus der Tabelle "Kunden" ab, und die zweite SELECT-Anweisung ruft die Datensätze aus der Tabelle "Klienten" ab. Die UNION ALL-Klausel führt alle Datensätze aus beiden Tabellen zusammen. Mit der ORDER BY-Anweisung werden die Datensätze sortiert, sodass doppelte Datensätze zur einfachen Prüfung untereinander angeordnet werden.

    Hinweis : Jede SELECT-Anweisung muss dieselbe Anzahl von Feldern in derselben Reihenfolge zurückgeben. Die übereinstimmenden Felder müssen kompatible Datentypen haben, wobei es eine Ausnahme gibt: Sie können ein Zahlenfeld und ein Textfeld als übereinstimmende Felder verwenden. Denken Sie außerdem daran, dass die Feldnamen unterschiedlich sein können.

  5. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Wenn Sie die Datensätze aus den obigen Tabellen verwenden, werden in der Ansicht 18 Datensätze angezeigt: alle 9 Datensätze aus der Tabelle "Kunden" und alle 9 Datensätze aus der Tabelle "Klienten".

    Speichern Sie die Abfrage, und schließen Sie dann die Ansicht. Sie verwenden diese Abfrage im nächsten Abschnitt.

Abschnittsanfang

Anzeigen nur eines Datensatzes, wenn es Duplikate in zwei Tabellen gibt

Gelegentlich kann es erforderlich sein, dass Sie nur die unterschiedlichen Datensätze aus zwei ähnlichen Tabellen anzeigen. Ist ein Datensatz in beiden Tabellen vorhanden, können Sie den Datensatz aus der ersten Tabelle einbeziehen und den entsprechenden Datensatz aus der zweiten Tabelle ignorieren.

Access behandelt Datensätze aus unterschiedlichen Tabellen nur dann als Duplikate, wenn die Werte in allen ausgewählten Feldern übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise die Felder "Firmenname", "Ort", "Adresse", "Telefon" und "Fax" in die Abfrage aufnehmen, müssen die Werte in allen fünf Feldern übereinstimmen, damit Access den Datensatz als Duplikat behandelt.

Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie Sie die im vorherigen Abschnitt verwendete Abfrage so ändern, dass alle Datensätze aus der Tabelle "Kunden" und nur die eindeutigen Datensätze aus der Tabelle "Klienten" angezeigt werden.

Hinweis : Sie können die Daten, die eine Union-Abfrage zurückgibt, nicht bearbeiten. Um Daten zu bearbeiten oder zu löschen, öffnen Sie die zugrunde liegenden Tabelle in der Datenblattansicht.

Ändern der Abfrage

  1. Öffnen Sie die Abfrage, die Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben.

  2. Klicken Sie auf der Dokumentregisterkarte für die Abfrage auf SQL-Ansicht, um die SQL-Anweisung anzuzeigen.

  3. Löschen Sie die Felder [Telefonnr.] und [Telefon] aus jeder der beiden SELECT-Anweisungen.

  4. Löschen Sie das Wort ALL, das hinter dem Wort UNION steht. Dies bewirkt, dass in der Abfrage die doppelten Datensätze aus der Tabelle "Klienten" ignoriert werden. Die SQL-Anweisung sieht dann folgendermaßen aus:

    SELECT [Firmenname], [Adresse], [Ort], FROM [Kunden]
    UNION SELECT [Name], [ Adresse], [Ort], FROM [Klienten]
    ORDER BY [Firmenname];

  5. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Wenn Sie die Beispieldaten aus dem vorherigen Abschnitt verwenden, gibt die Abfrage nicht 18, sondern 14 Datensätze zurück.

Abschnittsanfang

Anzeigen nur der doppelten Datensätze, die in beiden Tabellen gefunden wurden

Sie verwenden einen inneren Join, wenn Sie nur auf übereinstimmende Werte aus zwei Tabellen abfragen möchten. Wenn Sie ein Access-Anfänger sind: Ein innerer Join ist ein Vorgang, bei dem Zeilen in zwei oder mehr Tabellen nur dann verbunden werden, wenn die Werte in den verknüpften (gejointen) Feldern übereinstimmen.

Sie erstellen einen inneren Join, indem Sie eine Auswahlabfrage definieren, die beide Tabellen umfasst, und dann eine Beziehung zwischen den Feldern erstellen, die die Duplikate enthalten. Standardmäßig erstellt Access einen inneren Join, wenn Sie die Beziehung erstellen.

Hinweis : Sie können weder Felder noch die Zeilen bearbeiten, die von einer Auswahlabfrage zurückgegeben werden, die einen inneren Join hat. Wenn Sie die Daten bearbeiten möchten, öffnen Sie die zugrunde liegenden Tabellen, und ändern Sie die Werte in jeder Tabelle.

Erstellen einer Abfrage, die einen inneren Join hat

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle "Kunden" und die Tabelle "Klienten", und klicken Sie dann auf Schließen, um das Dialogfeld zu schließen.

  3. Ermitteln Sie die Felder, die übereinstimmende Werte in doppelten Datensätzen enthalten. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, entspricht das Feld "Firmenname" in der Tabelle "Kunden" dem Feld "Name" in der Tabelle "Klienten".

  4. Ziehen Sie das Feld "Firmenname" aus der ersten Tabelle auf das Feld "Name" in der zweiten Tabelle. Access verbindet die Felder mit einer Linie.

    Eine Linie zwischen Tabellen gibt an, dass die Kundentabelle und die Kliententabelle verwandt sind, auf der Basis der Kundennamen

    Die Abfrage erstellt standardmäßig einen inneren Join zwischen den beiden Tabellen. Bei einem inneren Join werden nur die Datensätze ausgewählt, in denen das Feld "Firmenname" mit dem Feld "Name" übereinstimmt.

  5. Doppelklicken Sie auf das Feld Firmenname, um es dem Abfrageentwurfsbereich hinzuzufügen. Anhand dieses Felds können Sie die Datensätze in der Datenblattansicht identifizieren.

  6. Doppelklicken Sie auf die anderen gewünschten Felder aus den Tabellen "Kunden" und "Klienten", um sie dem Abfrageentwurfsbereich hinzuzufügen. Fügen Sie in diesem Fall das Feld "Telefonnr." aus der Tabelle "Kunden" und das Feld "Telefon" aus der Tabelle "Klienten" hinzu.

  7. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen. Die Abfrage gibt fünf Datensätze zurück: einen Datensatz für jeden Kunden mit einem Datensatz in beiden Tabellen.

Firmenname

Telefonnr. (Kunden)

Telefon (Klienten)

Baldwin Museum of Science

(505) 555-3123

(505) 555-3123

Blue Yonder Airlines

(104) 555-2124

(104) 555-2124

Coho Winery

(206) 555-2124

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

(171) 555-2125

(171) 555-2125

Fourth Coffee

(7) 555-2126

(7) 555-2126

Abschnittsanfang

Anzeigen nur der Datensätze aus einer Tabelle, für die es keinen übereinstimmenden Datensatz in einer anderen Tabelle gibt

Als Fortsetzung des Szenarios, in dem die Tabellen "Kunden" und "Klienten" Duplikate haben, wird jetzt erläutert, was Sie tun müssen, um diejenigen Datensätze aus der Tabelle "Kunden" anzuzeigen, für die es in der Tabelle "Klienten" keine doppelten Datensätze gibt. Dies hilft Ihnen gegebenenfalls, für bestimmte Kunden Entscheidungen zu treffen, die nur auf dem Inhalt der Tabelle "Kunden" basieren, bevor Sie beginnen, die beiden Tabellen zu konsolidieren.

Wenn Sie nur die Datensätze aus der Tabelle "Kunden" anzeigen möchten, für die es keine Übereinstimmung in der Tabelle "Klienten" gibt, erstellen Sie eine Abfrage zur Inkonsistenzsuche. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden und eine Abfrage dieses Typs für ausführen, werden alle Datensätze aus der Tabelle "Kunden" abgerufen, für die es keine Übereinstimmung in der Tabelle "Klienten" gibt.

Hinweis : Wenn Sie diese Abfrage in der Datenblattansicht anzeigen, können Sie die Feldwerte bearbeiten oder Datensätze löschen.

Erstellen einer Abfrage zur Inkonsistenzsuche

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrage-Assistent.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Abfrage auf Abfrage-Assistent zur Inkonsistenzsuche und dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf die Tabelle "Kunden", denn sie enthält die Datensätze, an denen Sie interessiert sind. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Klicken Sie auf die Tabelle "Klienten", denn das ist die Tabelle, mit der Sie die Tabelle "Kunden" vergleichen möchten. Klicken Sie auf Weiter.

  5. Klicken Sie in der Tabelle "Kunden" auf das Feld "Firmenname", klicken Sie in der Tabelle "Klienten" auf das Feld "Name", und klicken Sie dann auf die Schaltfläche <=>. Dadurch werden die Tabellen anhand der Kundennamen verknüpft. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Wählen Sie die Felder aus, die in Ihrer Ansicht angezeigt werden sollen. Fügen Sie in diesem Fall die Felder "Firmenname", "Adresse", "Ort" und "Telefon" hinzu. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Geben Sie einen Name für die Abfrage ein, und klicken Sie auf Fertig stellen, um die Datensätze in der Datenblattansicht anzuzeigen. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, gibt die Abfrage vier Datensätze zurück: in diesem Fall die Datensätze aus der Tabelle "Kunden", für die in der Tabelle "Klienten" keine überlappenden Datensätze vorhanden sind.

Firmenname

Adresse

Ort

Telefonnr.

Adventure Works

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Mittwochsallee 345

Essen

(916) 555-2128

Trey Research

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

(503) 555-2129

Fabrikam, Inc.

Mittwochsweg 9

Frankfurt am Main

(206) 555-2233

Abschnittsanfang

Löschen von doppelten Datensätzen aus einer Tabelle und Zusammenführen der verbleibenden Datensätze in einer anderen Tabelle

Nachdem Sie die Duplikate in ähnlichen Tabellen geprüft haben, können Sie die doppelten Datensätze löschen und die verbleibenden Daten in einer Tabelle zusammenführen. Die Vorgehensweise umfasst die folgenden allgemeinen Schritte:

  • Aktualisieren Sie optional in der Tabelle, die Sie löschen möchten, alle Daten, die Sie zusammenführen möchten. Die Erläuterung, wie Daten aktualisiert werden, ist nicht Gegenstand dieses Themas.

    Informationen zu den Möglichkeiten, Daten zu aktualisieren, finden Sie im Artikel Aktualisieren der Daten in einer Datenbank.

  • Überprüfen Sie optional alle Beziehungen, die möglicherweise zwischen der Tabelle, die Sie löschen möchten, und anderen Tabellen in der Datenbank bestehen. Besteht eine Beziehung, sollten Sie normalerweise diese Beziehung löschen und dann eine neue Beziehung zu der anderen Tabelle erstellen (die Tabelle, die die zusammengeführten Daten enthält). Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Primärschlüsselwerte in der neuen Tabelle mit den Primärschlüsselwerten in den anderen Tabellen übereinstimmen.

  • Erstellen Sie eine Löschabfrage, die die Eigenschaft Keine Duplikate verwendet, um nach allen übereinstimmenden Datensätzen zu suchen und diese zu löschen. Hierzu gehört, dass Sie sicherstellen, dass Sie keine der Beziehungen zwischen den Tabellen in Ihrer Datenbank trennen. Beispiel: Sie möchten alle eindeutigen Datensätze aus der Tabelle "Klienten" in die Tabelle "Kunden" verschieben und dann die Tabelle "Klienten" löschen. Wenn es Beziehungen zwischen der Tabelle "Klienten" und anderen Tabellen in der Datenbank gibt, müssen Sie Schritte ausführen, mit denen sichergestellt wird, dass diese Beziehungen für die Tabelle "Kunden" übernommen werden. Eine ausführliche Erklärung von Beziehungen ist nicht Gegenstand dieses Themas.

    Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Artikel Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.

  • Erstellen Sie eine Anfügeabfrage, um die verbleibenden Datensätze aus der Tabelle, die Sie löschen möchten, zu der Tabelle hinzuzufügen, die Sie beibehalten möchten. In diesem Schritt kann es erforderlich sein, dass Sie der Tabelle, die Sie behalten möchten, das Primärschlüsselfeld und Werte für die angefügten Daten hinzufügen.

  • Löschen Sie die nicht mehr benötigte Tabelle.

Die Schritte in diesem Abschnitt beschreiben, wie Sie eine Löschabfrage und eine Anfügeabfrage erstellen und verwenden und wie Sie eine Tabelle löschen. In diesen Schritten werden die Tabellen "Kunden" und "Klienten" verwendet.

Die Tabelle "Kunden"    

Firmenname

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefonnr.

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 1

Berlin

12345

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

NS1 EW2

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2126

Adventure Works

Kim Ralls

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

01234

(916) 555-2128

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

43210

(503) 555-2129

Fabrikam, Inc.

Jesper Aaberg

Mittwochsweg 9

Frankfurt am Main

56789

(206) 555-2233

Die Tabelle "Klienten"    

Name

Adresse

Ort

Telefon

Fax

Baldwin Museum of Science

Hauptstraße 1

Berlin

(505) 555-2122

(505) 555-3123

Blue Yonder Airlines

Montagsweg 123

Kiel

(104) 555-2123

(104) 555-2124

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

(206) 555-2124

(0456) 1 23-4

Contoso Pharmaceuticals

Beispielallee 234

München

(171) 555-2125

(171) 555-2126

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

(7) 555-2126

(7) 555-2127

Consolidated Messenger

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

(206) 555-0170

(206) 555-0171

Graphic Design Institute

Mittwochsallee 345

Essen

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc.

Sonntagsalle 3

Dortmund

(503) 555-0192

(503) 555-0193

Tailspin Toys

Sonntagsalle 4

Dortmund

(503) 555-2233

(503) 555-2239

Informationen dazu, wie Sie diese Tabellen in einer Datenbank verwenden, finden Sie unter Vorbereiten von Beispieldaten weiter oben in diesem Artikel. Im Rahmen dieser Übung soll davon ausgegangen werden, dass die Tabelle "Kunden" die aktuellsten Informationen enthält. Deshalb möchten Sie die übereinstimmenden Datensätze aus der Tabelle "Klienten" löschen und dann die verbleibenden Datensätze aus der Tabelle "Klienten" mit der Tabelle "Kunden" zusammenführen.

Löschen unerwünschter Daten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle "Kunden" und die Tabelle "Klienten", und schließen Sie dann das Dialogfeld.

  3. Verknüpfen Sie die beiden Tabellen, indem Sie das Feld "Firmenname" aus der Tabelle "Kunden" auf das Feld "Name" in der Tabelle "Klienten" ziehen.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den leeren Bereich in der oberen Hälfte des Fensters, und klicken Sie dann auf Eigenschaften. Legen Sie die Eigenschaft Eindeutige Datensätze auf Ja fest.

    Durch Verknüpfen der beiden Tabellen und Festlegen der Eigenschaft Eindeutige Datensätze der Abfrage auf Ja, vermeiden Sie die Meldung Löschen aus angegebenen Tabellen nicht möglich, die andernfalls beim Ausführen der Abfrage angezeigt würde.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen.

  6. Ziehen Sie das Sternchen (*) aus der Tabelle "Klienten" in die Zeile Feld der ersten Spalte im Abfrageentwurfsbereich.

    Das Sternchen (*) in der Feldliste steht für alle Felder in der Tabelle

    Klienten wird in der Zeile Tabelle und Von wird in der Zeile Löschen angezeigt. Dies bedeutet, dass mit der Abfrage Zeilen aus der Tabelle "Klienten" gelöscht werden.

  7. Sie müssen jetzt angeben, welche Datensätze mit der Abfrage gelöscht werden sollen. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, können Sie dies tun, indem Sie die Datensätze löschen, für die die Werte in den Feldern "Name", "Adresse" und "Ort" in der Tabelle "Klienten" mit den Werten der entsprechenden Felder in der Tabelle "Kunden" übereinstimmen.

    Ziehen Sie das Feld "Name" aus der Tabelle "Klienten" in die erste leere Zelle in der Zeile Feld im Abfrageentwurfsbereich. Führen Sie die gleiche Aktion für die Felder "Adresse" und "Ort" aus der Tabelle "Klienten" aus.

  8. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, geben Sie in der Zeile Kriterien für das Feld "Name" Folgendes ein: [Kunden].[Firmenname]. Geben Sie in der Zeile Kriterien für das Feld "Adresse" Folgendes ein: [Kunden].[Adresse]. Geben Sie in der Zeile Kriterien für das Feld "Ort" Folgendes ein: [Kunden].[Ort]. Ihr Abfrageentwurfsbereich sollte nun folgendermaßen aussehen:

    Felder und Kriterien, die Duplikate festlegen

    Wenn Sie die Abfrage ausführen, werden alle Datensätze gelöscht, die den Kriterien der Abfrage entsprechen. Dies sind diejenigen Datensätze, deren Werte in den drei Feldern jeder Tabelle übereinstimmen.

  9. Klicken Sie auf Anzeigen Schaltflächensymbol , um eine Vorschau der Datensätze anzuzeigen, die gelöscht werden, wenn Sie die Abfrage ausführen. Sie sehen die fünf doppelten Datensätze aus der Tabelle "Klienten".

  10. Klicken Sie auf Ausführen  Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen. Wenn Sie aufgefordert werden, den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf Ja.

  11. Führen Sie die nächsten Schritten aus, um eine Anfügeabfrage zu erstellen.

Anfügen der verbleibenden Daten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Quelltabelle, doppelklicken Sie auf die Tabelle, die die Datensätze enthält, die Sie anfügen möchten, und klicken Sie dann auf Schließen. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Tabelle Klienten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Anfügen in der Liste Tabellenname die Zieltabelle aus (die Tabelle, in der Sie Daten anfügen möchten). Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, wählen Sie die Tabelle "Kunden" aus, und klicken Sie dann auf Schließen.

  5. Verschieben Sie die Felder, die Sie anfügen möchten, aus der Quelltabelle in die Zeile Feld im Entwurfsbereich.

    Wichtig : Verschieben Sie nur die Felder, für die in der Zieltabelle jeweils ein entsprechendes Feld vorhanden ist.

    Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, verschieben Sie die Felder "Name", "Adresse" und "Telefon".

  6. Klicken Sie in jedem Feld auf die Zeile Anfügen an, und wählen Sie den Namen des entsprechenden Felds in der Zieltabelle aus. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, wählen Sie die Felder "Kundenname", "Adresse" und "Telefonnr." aus.

  7. Da Sie alle Datensätze aus der Tabelle "Klienten" in der Tabelle "Kunden" anfügen möchten, müssen Sie keine Kriterien anzugeben. Klicken Sie auf Anzeigen Schaltflächensymbol , um eine Vorschau der Datensätze anzuzeigen, die in der Tabelle "Kunden" angefügt werden, wenn Sie die Abfrage ausführen.

  8. Speichern und schließen Sie die Ansicht.

  9. Suchen Sie nach der Anfügeabfrage, und doppelklicken Sie auf deren Namen. Klicken Sie auf Ja, um den Anfügevorgang zu bestätigen.

    Es sollen keine Bestätigungsmeldungen angezeigt werden, wenn diese Abfrage ausgeführt wird

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche und dann auf Access-Optionen.

    • Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Bearbeiten.

    • Deaktivieren Sie im Abschnitt Allgemein Bearbeiten unter Bestätigen das Kontrollkästchen Aktionsabfragen.

Löschen der Tabelle

  1. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um Tabellen in der Datenbank zu löschen, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist und dass kein anderer Benutzer die Tabelle geöffnet hat.

  2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie löschen möchten.

  3. Drücken Sie ENTF, und klicken Sie anschließend auf Ja, um zu bestätigen, dass Sie die Tabelle löschen möchten.

    Hinweis : Ein Löschen von Datenbanktabellen kann dazu führen, dass die Funktionalität einer Datenbank teilweise oder vollständig beschädigt wird. Aus diesem Grund sollten Sie einen Löschvorgang planen, um sicherzustellen, dass Ihre Datenbank voll funktionsfähig bleibt. Außerdem sollten Sie Ihre Datenbank immer sichern, bevor Sie Daten oder andere Komponenten löschen.

    Weitere Informationen zum Löschen von Daten finden Sie in dem Artikel Löschen von Datensätzen aus einer Datenbank.

Abschnittsanfang

Beim Anzeigen von Daten aus verknüpften Tabellen nur die eindeutigen Datensätze anzeigen

Eine Abfrage, die Daten aus zwei verknüpften (verwandten) Tabellen zusammenführt, zeigt möglicherweise Datensätze an, in denen alle Felder scheinbar übereinstimmen. Bei einer Prüfung der Tabellen stellen Sie jedoch vielleicht fest, dass die Tabellen in Wirklichkeit keine doppelten Datensätze enthalten. Dieses Problem entsteht, wenn die Abfrage bestimmte Felder, die jeden Datensatz eindeutig identifizieren, z. B. ein Primärschlüssel, nicht umfasst. In einem solchen Fall sollten Sie die Datensätze nicht löschen, sondern Schritte ausführen, in denen Sie die Daten ausblenden, die scheinbar Duplikate sind.

Nehmen Sie beispielsweise an, Sie verwenden eine Abfrage, um Bestelldaten von Kunden aus zwei Tabellen zu erfassen und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Bestellungen rechtzeitig abwickeln. Ihre Kunden können eine Bestellung für viele Produkte aufgeben, sodass jedes Produkt in einem separaten Datensatz (eine Zeile) in den zugrunde liegenden Tabellen festgehalten wird. Da die Bestellung an einem einzigen Tag aufgegeben und dann an einem einzigen Tag ausgeliefert wird, können die Datensätze für die Bestellung eine große Anzahl von doppelten Datumsangaben enthalten:

Felder mit eindeutigen Werten, die aus der Abfrage nach abgeschlossenen Bestellungen entfernt wurden

Da Sie wissen, dass Bestellungen an einem bestimmten Tag eingehen und Sie die Bestellungen an einem bestimmten Tag ausliefern, müssen Sie nur einen Datensatz (eine Zeile) pro Bestellung anzeigen. Um eindeutige Datensätze aus den Tabellen anzuzeigen, die Ihre Bestelldaten enthalten, können Sie die Eigenschaft Eindeutige Datensätze für die Abfrage auf Ja festlegen. Wenn die Eigenschaft auf Ja festgelegt ist, prüft die Abfrage alle Zeilen in den Tabellen, und schließt sie, wenn sie übereinstimmende Zeilen (nicht nur Felder) findet, alle doppelten Zeilen außer einer aus dem Resultset aus.

Festlegen der Eigenschaft "Eindeutige Datensätze" auf "Ja"

  1. Wenn Sie Ihre Abfrage in der Entwurfsansicht geöffnet haben, drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

  2. Legen Sie auf dem Eigenschaftenblatt die Eigenschaft Eindeutige Datensätze auf Ja fest, und schließen Sie dann das Eigenschaftenblatt.

    Anzeigen des Eigenschaftenblatts der Abfrage

Wenn Sie den Vorgang fortsetzen, sollten Sie Folgendes beachten: Wenn die Eigenschaft Eindeutige Datensätze auf Ja festgelegt ist, vergleicht die Abfrage ganze Zeilen, und die Zeilen in allen betroffenen Tabellen müssen übereinstimmen, bevor die Abfrage Daten ausschließt. Außerdem können Sie die Einstellung der Eigenschaft Eindeutige Datensätze nur dann verwenden, wenn eine Abfrage zwei oder mehrere Tabellen umfasst.

Wenn Sie zur Datenblattansicht wechseln, sehen nur einen Datensatz für jede Bestellung.

Ein Datensatz pro Bestellung aus der Tabelle mit Bestellungen

Beachten Sie außerdem Folgendes: Wenn Sie die Eigenschaft Eindeutige Datensätze auf Ja festlegen und dann die Abfrage ausführen, sehen Sie möglicherweise trotzdem Einträge, die scheinbar doppelte Datensätze sind. So finden Sie im vorherigen Beispiel u. U. weiterhin Datensätze mit übereinstimmenden Werten für Bestell- bzw. Lieferdatum:


Die Ansicht enthält immer noch Duplikate

Dies passiert, wenn Sie zwei verschiedene Bestellungen an einem selben Tag erhalten und diese dann an einem selben Tag ausliefern. Selbst wenn die Eigenschaft Eindeutige Datensätze auf Ja festgelegt ist, werden diese Datensätze nicht aus den Abfrageergebnissen ausgeblendet, da die Datensätze in den zugrunde liegenden Tabellen tatsächlich keine Duplikate sind.

Wenn Sie nur ein Vorkommen solcher Datensätze anzeigen möchten (d. h. ein Bestelldatensatz pro Tag), müssen Sie die Eigenschaft Keine Duplikate der Abfrage auf Ja festlegen. Wenn die Eigenschaft Keine Duplikate auf Ja festgelegt ist, sucht die Abfrage nicht nach Duplikaten in den zugrunde liegenden Tabellen. Stattdessen prüft die Abfrage die Werte der Felder, die Sie einbezogen haben, und die Abfrage blendet einen Datensatz aus der Ansicht aus, wenn bei zwei Datensätzen alle Felder übereinstimmen.

Sie legen die Eigenschaft Keine Duplikate auf die gleiche Weise fest wie die Eigenschaft Eindeutige Datensätze: Zeigen Sie das Eigenschaftenblatt für die Abfrage an, und ändern Sie die Einstellung in Ja. Auf dem Eigenschaftenblatt befindet sich die Eigenschaft Keine Duplikate über der Eigenschaft Eindeutige Datensätze.

Die Eigenschaft 'Keine Duplikate' ist auf 'Ja' gesetzt

Das vorherige Beispiel wird fortgesetzt. Sie sehen jetzt nur die Daten, an denen eine oder mehrere Bestellungen eingegangen sind oder ausgeliefert wurden. Sie sehen nicht einen Datensatz pro Bestellung.


Termine, zu denen Bestellungen eingegangen sind oder ausgeliefert wurden

Hinweis : Weil sich die Eigenschaft Eindeutige Datensätze, wenn sie auf Ja festgelegt ist, auf die Zeilen in den Tabellen auswirkt, die Daten für Ihre Abfrage zur Verfügung stellen, und weil sich die Eigenschaft Keine Duplikate, wenn sie auf Ja festgelegt ist, nur auf die Felder Ihrer Abfrage auswirkt, können Sie nicht beide Eigenschaften gleichzeitig auf "Ja" festlegen. Wenn Sie eine dieser Eigenschaft auf Ja festlegen, wird die andere Eigenschaft automatisch von Access auf Nein festgelegt. Sie können jedoch beide Eigenschaften auf Nein festlegen, damit alle Datensätze zurückgegeben werden.

Die folgende Tabelle bietet einen Überblick, der es Ihnen erleichtern soll, die Einstellungen für die Eigenschaften Eindeutige Datensätze und Keine Duplikate für eine Abfrage auszuwählen.

Ihre Abfrage basiert auf...

Das möchten Sie sehen...

Einstellung...

Ergebnis...

Zwei oder mehr Tabellen, aber alle Abfragefelder stammen aus einer einzelnen Tabelle

Eindeutige Datensätze aus der Tabelle (alle Felder in der Tabelle müssen übereinstimmen, damit zwei Datensätze als Duplikate gelten)

Eindeutige Datensätze auf Ja (Access legt Keine Duplikate automatisch auf Nein fest).

Wenn die Tabelle doppelte Datensätze enthält, werden die Duplikate in der Abfrage ignoriert. In den Abfrageergebnissen werden aber möglicherweise weiterhin Datensätze angezeigt, in denen alle Felder übereinstimmen, wenn die Abfrage kein Feld enthält, das die Datensätze eindeutig identifiziert.

Eine oder mehrere Tabellen

Eindeutige Datensätze in der Datenblattansicht der Abfrage (alle Felder in der Datenblattansicht müssen für zwei Datensätze übereinstimmen, damit diese als Duplikate gelten)

Keine Duplikate auf Ja (Access legt Eindeutige Datensätze automatisch auf Nein fest).

Die Abfrage schließt doppelte Datensätze (in denen alle Felder übereinstimmen) in der Datenblattansicht aus. Beachten Sie aber, dass Sie möglicherweise nicht alle eindeutigen Datensätze aus der zugrunde liegenden Tabelle sehen.

Eine oder mehrere Tabellen

Alle Datensätze

Keine Duplikate auf Nein und Eindeutige Datensätze auf Nein.

Sie sehen alle eindeutigen und doppelten Datensätze aus beiden Tabellen.

Abschnittsanfang

Anzeigen eines bestimmten Datensatzes oder Zusammenfassen von Duplikaten in verknüpften Tabellen

Wenn Sie Duplikate aus verknüpften (verwandten) Tabellen anzeigen, möchten Sie möglicherweise einen bestimmten Datensatz aus einer Gruppe von Duplikaten anzeigen oder Duplikate zusammenfassen, indem Sie Anzahl, Summe oder eine der anderen Aggregatfunktionen verwenden.

Ähnlich wie in dem Szenario, das im vorherigen Abschnitt beschrieben ist, haben Sie möglicherweise tatsächlich keine Duplikate in Ihren Tabellen, wenn Sie jedoch Daten aus zwei Tabellen anzeigen, zwischen denen es eine 1:n-Beziehung gibt, etwa die Tabellen "Bestellungen" und "Bestelldetails", finden Sie möglicherweise mehrere Datensätze, in denen mehrere Felder übereinstimmen. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter mehrere Bestellungen vom selben Kunden erhalten haben, oder ein Mitarbeiter könnte das jeweils selbe Produkt als Bestandteil unterschiedlicher Bestellungen am selben Tag verkauft haben, usw. Wenn Sie Daten abrufen möchten, die Fragen wie die folgenden beantworten, müssen Sie Daten zusammenfassen statt Duplikate löschen.

  • Ermitteln der Gesamtmenge jedes Produkt, das jeder Mitarbeiter verkauft hat

  • Zählen aller Bestellungen, die jeder Mitarbeiter für jeden Kunden abgewickelt hat

  • Ermitteln der größten Bestellung des Tages für jeden Mitarbeiter

Für das Zusammenfassen von Daten verwenden Sie eine Gesamtsummenabfrage, die den Abfragen ähnelt, die weiter oben in diesem Artikel im Abschnitt Anzeigen ungleicher Datensätze durch Angeben, welches Duplikat in den Ergebnissen angezeigt werden soll erläutert sind. In diesem Abschnitt ist erläutert, wie eine Gesamtsummenabfrage für eine einzelne Tabelle verwendet wird. Wenn Sie eine Gesamtsummenabfrage erstellen möchten, die mehrere Tabellen enthält, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Denken Sie daran, die zweite Tabelle hinzuzufügen, wenn Sie die erste Tabelle im Dialogfeld Tabelle anzeigen hinzufügen.

  • Wenn Sie die Felder hinzufügen, mit denen Duplizierung ermittelt wird, ziehen Sie die gewünschten Felder aus einer der Tabellen, und legen Sie für alle Felder den Wert in der Zeile Summe für die Spalte auf Gruppierung fest.

  • Das Feld, das den Datensatz kennzeichnet, den Sie anzeigen möchten, oder das die Werte enthält, die Sie zusammenfassen möchten, kann aus einer der beiden Tabellen stammen.

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