Steuern von Dateneingabeformaten mithilfe von Eingabeformaten

Steuern von Dateneingabeformaten mithilfe von Eingabeformaten

Mithilfe von Eingabeformaten für Felder, die immer gleichartig formatierte Daten enthalten, können Sie sicherstellen, dass Daten immer richtig in die Access-Desktopdatenbank eingegeben werden. Sie können beispielsweise mithilfe eines Eingabeformats dafür sorgen, dass in ein Feld für Telefonnummern ordnungsgemäß formatierte Telefonnummern eingegeben werden.

Ein Eingabeformat beeinflusst lediglich, ob Access die Daten akzeptiert. Das Format hat keinen Einfluss darauf, wie die Daten gespeichert werden. Dies wird durch den Datentyp des Felds und andere Eigenschaften gesteuert. Weitere Informationen zum Speichern von Daten in Access finden Sie im Artikel Einführung in Datentypen und Feldeigenschaften.

Wichtig :  Dieser Artikel gilt nur für Access-Desktopdatenbanken. Access-Web-Apps und Webdatenbanken unterstützen keine Eingabeformate.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zu Eingabeformaten

Zeichen, die Eingabeformate definieren

Wann sollte die Verwendung von Eingabeformaten in Access vermieden werden

Hinzufügen eines Eingabeformats zu einem Tabellenfeld mithilfe des Eingabeformat-Assistenten

Erstellen benutzerdefinierter Eingabeformate

Beispiele für Eingabeformate

Verwenden von Eingabeformaten für E-Mail-Adressen

Informationen zu Eingabeformaten

Bei einem Eingabeformat handelt es sich um eine Zeichenfolge, die das Format gültiger Eingabewerte angibt. Sie können Eingabeformate in Tabellenfeldern, in Abfragefeldern und in Steuerelementen von Formularen und Berichten verwenden. Das Eingabeformat wird als Objekteigenschaft gespeichert.

Sie können ein Eingabeformat verwende, wenn das Format der Eingabewerte unbedingt einheitlich sein muss. Sie können beispielsweise ein Eingabeformat für ein Feld für Telefonnummern verwenden, damit in Access zehn Ziffern eingegeben werden müssen. Wird eine Telefonnummer ohne Vorwahl eingegeben, werden die Daten erst gespeichert, wenn die Daten für die Vorwahl hinzugefügt wurden.

Die drei Bereiche eines Eingabeformats

Eingabeformate bestehen aus einem obligatorischen Bereich und zwei optionalen Bereichen. Jeder Bereich wird durch ein Semikolon getrennt. Die einzelnen Bereiche erfüllen die folgenden Funktionen:

  • Der erste Bereich ist obligatorisch. Er umfasst die Formatzeichen oder die -zeichenfolge (Folge von Zeichen) zusammen mit Platzhaltern und literalen Angaben wie etwa Klammern, Punkte und Bindestriche.

  • Der zweite Bereich ist optional und bezieht sich auf die eingebetteten Formatzeichen sowie die Art ihrer Speicherung im Feld. Wenn der zweite Bereich auf 0 festgelegt wird, werden die Zeichen zusammen mit den Daten gespeichert, wird er auf 1 festgelegt, werden die Zeichen nur angezeigt und nicht gespeichert. Wenn der zweite Bereich auf 1 festgelegt wird, kann ggf. Speicherplatz in der Datenbank eingespart werden.

  • Der dritte Bereich ist ebenfalls optional und gibt ein einzelnes Zeichen oder Leerzeichen an, das als Platzhalter verwendet wird. Standardmäßig wird in Access der Unterstrich (_) verwendet. Wenn Sie ein anderes Zeichen verwenden möchten, geben Sie dieses im dritten Abschnitt Ihres Formats ein.

Das folgende Beispiel zeigt ein Eingabeformat für Telefonnummern im US-Format: (999) 000-000;0;-:

  • Das Eingabeformat verwendet zwei Platzhalterzeichen: 9 und 0. Die 9 gibt eine optionale Ziffer an (damit wird die Eingabe einer Vorwahl optional), während die 0 eine obligatorische Ziffer angibt.

  • Die 0 im zweiten Bereich des Eingabeformats gibt an, dass die Formatzeichen zusammen mit den Daten gespeichert werden.

  • Der dritte Bereich des Eingabeformats gibt an, dass ein Bindestrich (-) anstelle des Unterstrichs (_) als Platzhalterzeichen verwendet werden muss.

Zeichen, die Eingabeformate definieren

Die folgende Tabelle führt die Platzhalter- und literalen Zeichen für ein Eingabeformat auf und erläutert, wie die Dateneingabe gesteuert wird:

Zeichen

Erklärung

0

Der Benutzer muss eine Ziffer (0 bis 9) eingeben.

9

Der Benutzer kann eine Ziffer (0 bis 9) eingeben.

#

Der Benutzer kann eine Ziffer, ein Leerzeichen, ein Plus- oder ein Minuszeichen eingeben. Wenn Sie diese Position überspringen, wird von Access ein Leerzeichen eingegeben.

L

Der Benutzer muss einen Buchstaben eingeben.

?

Der Benutzer kann einen Buchstaben eingeben.

A

Der Benutzer muss einen Buchstaben oder eine Ziffer eingeben.

a

Der Benutzer kann einen Buchstaben oder eine Ziffer eingeben.

&

Der Benutzer muss ein Zeichen oder ein Leerzeichen eingeben.

C

Der Benutzer kann Zeichen oder Leerzeichen eingeben.

. , : ; - /

Platzhalter für Dezimalstellen und Tausendernummern, Trennzeichen für Datum und Uhrzeit. Die von Ihnen ausgewählten Zeichen hängen von den regionalen Einstellungen unter Microsoft Windows ab.

>

Wandelt alle folgenden Zeichen in Großbuchstaben um.

<

Wandelt alle folgenden Zeichen in Kleinbuchstaben um.

!

Veranlasst, dass das Eingabeformat von links nach rechts aufgefüllt wird statt von rechts nach links.

\

Unmittelbar folgende Zeichen werden literal angezeigt.

""

In doppelte Anführungszeichen eingeschlossene Zeichen werden literal angezeigt.

Wann sollte die Verwendung von Eingabeformaten in Access vermieden werden

Obwohl Eingabeformate recht nützlich sind, sind sie nicht in jeder Situation geeignet. Verwenden Sie keine Eingabeformate, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:

  • Benutzer müssen gelegentlich Daten eingeben, die nicht dem Format entsprechen. Ein Eingabeformat lässt keine Ausnahmen zu.

  • Sie möchten ein Datumsauswahl-Steuerelement mit einem Feld für Datum/Uhrzeit verwenden. Eingabeformate sind nicht mit dem Datumsauswahl-Steuerelement kompatibel.

Hinzufügen eines Eingabeformats zu einem Tabellenfeld mithilfe des Eingabeformat-Assistenten

Sie können Eingabeformate mit Feldern verwenden, für die der Datentyp "Text", "Zahl" (außer Replikations-ID), "Währung" oder "Datum/Uhrzeit" festgelegt ist.

Hinweis : Wenn Sie ein Eingabeformat für ein Feld Datum/Uhrzeit verwenden, steht das Steuerelement Datumsauswahl für dieses Feld nicht mehr zur Verfügung.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf das Feld, dem Sie das Eingabeformat hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie unter Feldeigenschaften auf der Registerkarte Allgemein auf das Eigenschaftenfeld Eingabeformat.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen Schaltfläche "Generator" , um den Eingabeformat-Assistenten zu starten.

  5. Wählen Sie in der Liste Eingabeformat den Formattyp aus, den Sie hinzufügen möchten.

    Eingabeformat-Assistent in Access-Desktopdatenbank

  6. Klicken Sie auf Testen, und geben Sie dann Daten ein, um zu testen, wie das Format angezeigt wird.

  7. Wenn das Eingabeformat ohne Änderungen beibehalten werden soll, klicken Sie auf Weiter.

  8. Wählen Sie eine Option aus, wie die Daten gespeichert werden sollen.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen, und speichern Sie die Änderungen.

Hinzufügen eines Eingabeformats zu einer Abfrage

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Abfrage, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Platzieren Sie den Mauszeiger im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte für das Feld, das Sie ändern möchten.

    Sie können den Cursor in jeder der Zeilen für dieses Feld platzieren.

  3. Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt für das Feld zu öffnen.

  4. Klicken Sie unter Feldeigenschaften auf der Registerkarte Allgemein auf das Eigenschaftenfeld Eingabeformat.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen ( Schaltfläche "Generator" ), um den Eingabeformat-Assistenten zu starten, und folgen Sie dann den Anweisungen des Assistenten.

Hinzufügen eines Eingabeformats zu einem Formular- oder Berichtsteuerelement

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das zu ändernde Formular oder auf den zu ändernden Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement, das Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Alle auf das Eigenschaftenfeld Eingabeformat.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen ( Schaltfläche "Generator" ), um den Eingabeformat-Assistenten zu starten, und folgen Sie dann den Anweisungen des Assistenten.

Erstellen benutzerdefinierter Eingabeformate

Der Eingabeformat-Assistent stellt Eingabeformate für die gängigsten Formatierungsanforderungen zur Verfügung. Unter bestimmten Umständen möchten Sie jedoch ggf. Eingabeformate anpassen, damit sie Ihre Anforderungen besser erfüllen. Eingabeformate können durch Ändern der vordefinierten Formate aus dem Eingabeformat-Assistenten oder durch manuelles Ändern der Eingabeformateigenschaft für ein Feld geändert werden, auf das das Format angewendet werden soll.

Anpassen von Eingabeformaten aus dem Eingabeformat-Assistenten

  1. Öffnen Sie das betreffende Objekt in der Entwurfsansicht, und klicken Sie dann auf das Feld, in dem das neue benutzerdefinierte Eingabeformat hinzugefügt werden soll.

  2. Klicken Sie auf Erstellen Schaltfläche "Generator" , um den Eingabeformat-Assistenten zu starten.

  3. Klicken Sie auf Liste bearbeiten.

    Das Dialogfeld Eingabeformat-Assistenten anpassen wird geöffnet.

  4. Wechseln Sie zu einem neuen Datensatz im Dialogfeld, und geben Sie eine neue Beschreibung in das Textfeld Beschreibung ein.

  5. Geben Sie in das Textfeld Eingabeformat Zeichen und Platzhalter mit den zulässigen Zeichen aus der Liste Tabelle ein.

  6. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten Formattyp, und wählen Sie dann einen geeigneten Formattyp aus.

  7. Klicken Sie auf Schließen. Das neue Eingabeformat wird in der Liste angezeigt.

Anpassen von Eingabeformaten aus der Feldeigenschafteinstellung

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf das Feld, in dem das Eingabeformat erstellt werden soll.

  3. Klicken Sie im Bereich Feldeigenschaften auf das Textfeld Eingabeformat, und geben Sie dann das benutzerdefinierte Format ein.

  4. Drücken Sie STRG+S, um die Änderungen zu speichern.

Sie müssen die Definition des Eingabeformats für die Felder "Zahlen" und "Währung" manuell eingeben.

Beispiele für Eingabeformate

Die Beispiele in der folgenden Tabelle veranschaulichen einige Verwendungsmöglichkeiten von Eingabeformaten.

Eingabeformat

Bereitgestellter Wertetyp

Hinweise

(00000) 000-0000

(206) 555-0199

In diesem Fall müssen Sie eine Vorwahl eingeben, da dieser Abschnitt des Eingabeformats (000 in Klammern) den Platzhalter 0 verwendet.

(999) 000-0000!

(206) 555-0199
( ) 555-0199

Hier verwendet der Vorwahlabschnitt den Platzhalter 9, sodass Vorwahlen optional sind. Außerdem veranlasst das Ausrufezeichen (!), dass das Eingabeformat von links nach rechts aufgefüllt wird.

(00000) AAA-AAAA

(02206) 555-TELE

Ermöglicht Ihnen, die letzten vier Ziffern einer Telefonnummer im US-Format durch Buchstaben zu ersetzen. Beachten Sie die Verwendung des Platzhalters 0 im Vorwahlabschnitt, weswegen die Vorwahl obligatorisch ist.

#999

-20
2000

Eine positive oder negative Zahl, nicht mehr als vier Zeichen, ohne Trennzeichen für Tausendernummern oder Dezimalstellen.

>L????L?000L0

GREENGR339M3
MAY R 452B7

Eine Kombination aus obligatorischen (L) und optionalen (?) Buchstaben und obligatorischen Zahlen (0). Das >-Zeichen zwingt Benutzer dazu, alle Buchstaben als Großbuchstaben einzugeben. Um ein Eingabeformat dieses Typs zu verwenden, müssen Sie den Datentyp für das Tabellenfeld auf Text oder Memo festlegen.

00000-9999

98115-
98115-3007

Eine obligatorische Postleitzahl und ein optionaler Abschnitt über vier Stellen hinaus.

>L<??????????????

Maria
Pierre

Ein Vor- oder Nachname mit automatisch groß geschriebenem Anfangsbuchstaben.

ISBN 0-&&&&&&&&&-0

ISBN 1-55615-507-7

Eine Buchnummer mit dem literalen Text, obligatorischer erster und letzter Ziffer und einer beliebigen Kombination aus Buchstaben und Zeichen zwischen diesen Ziffern.

>LL00000-0000

DB51392-0493

Eine Kombination aus obligatorischen Buchstaben und Zeichen, alle in Großbuchstaben. Verwenden Sie diese Art von Eingabeformat, um Benutzern beispielsweise dabei zu helfen, Teilenummern und andere Arten von Beständen korrekt einzugeben.

Verwenden von Eingabeformaten für E-Mail-Adressen

Da die Anzahl von Zeichen, aus denen E-Mail-Adressen bestehen, sehr unterschiedlich sein kann, stellen Eingabeformate kein gutes Tool für die Sicherstellung dar, dass E-Mail-Adressen richtig eingegeben werden. Stattdessen wird die Verwendung der Eigenschaften Gültigkeitsregel und Gültigkeitsmeldung empfohlen.

Die in der folgenden Tabelle gezeigte Gültigkeitsregel stellt sicher, dass die E-Mail-Adresse mit mindestens einem Zeichen, einem folgenden Symbol "@", mindestens einem Zeichen, einem folgenden Punkt und mindestens einem Zeichen eingegeben wird. tom@example.com ist z. B. zulässig, tom@example,com oder tom@example hingegen nicht. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die nicht mit der Gültigkeitsregel übereinstimmt, nimmt Access die Eingabe nicht an und zeigt die Meldung in der Eigenschaft Gültigkeitsmeldung an. Wird kein Text in das Eigenschaftenfeld Gültigkeitsmeldung eingegeben, zeigt Access eine entsprechende systemeigene Meldung an.

Eigenschaft

Einstellung

Gültigkeitsregel

Ist Null Oder ((Wie "*?@?*.?*") Und (Nicht Wie "*[ ,;]*"))

Gültigkeitsmeldung (optional)

Geben Sie die E-Mail-Adresse mit einem Symbol '@' sowie dem vollständigen Domänennamen (z. B. 'frank@contoso.com') ein.

Weitere Informationen zum Verwenden von Gültigkeitsregeln sowie schrittweise Verfahren finden Sie im Artikel Einschränken der Dateneingabe mithilfe einer Gültigkeitsregel.

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