Speicheroptionen einstellen

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Word, Excel und PowerPoint stellen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, um bei einem versehentlichen Überschreiben einer Datei oder bei einem Programmabsturz die vorherige Version der Datei wiederherstellen zu können. In Word und Excel können Sie dazu das Erstellen einer Sicherungskopie aktivieren; in Word, Excel und PowerPoint können Sie in einem konfigurierbaren Intervall Informationen zur Dokumentwiederherstellung speichern lassen.

Sicherungskopien in Word erstellen lassen

Word kann automatisch eine Sicherungskopie Ihrer Dokumente erstellen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die letzte Version des Dokuments unter dem Namen Sicherungskopie von (Originalname) und die aktuelle Version unter dem von Ihnen vergebenen Namen gespeichert. Sollte einmal mit der aktuellen Version des Dokuments etwas schiefgehen, können Sie auf die Sicherungskopie zurückgreifen.

Gehen Sie so vor, um in Word das automatische Erstellen von Sicherungskopien zu aktivieren:

  1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an.

  2. Klicken Sie im unteren Bereich aufWord-Optionen.

  3. Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf Erweitert.

  4. Scrollen Sie in der Liste mit den Optionen auf der rechten Seite, bis Sie die Gruppe Speichern sehen.

    Bild 5.15   Aktivieren Sie hier das automatische Erstellen von Sicherungskopien für Word-Dokumente

    .

  5. Schalten Sie das KontrollkästchenImmer Sicherungskopie erstellen ein.

  6. Klicken Sie aufOK.

In Zukunft legt Word nun von jeder Datei eine Sicherungskopie an. Diese Dateien besitzen übrigens die Erweiterung .wbk (Word Backup Document) und befinden sich im gleichen Ordner wie das Originaldokument. Wenn Sie eine Sicherungsdatei öffnen wollen, müssen Sie im Dialogfeld Öffnen die Liste Dateityp öffnen und dort den Eintrag Alle Dateien auswählen.

Sicherungskopie in Excel erstellen lassen

Auch Excel kann automatisch eine Sicherungskopie von Arbeitsmappen erstellen. Wenn Sie diese Option eingeschaltet haben, wird die letzte Version der Arbeitsmappe unter dem Namen Sicherungskopie von (Originalname) und die aktuelle Version unter dem von Ihnen vergebenen Namen gespeichert.

Im Unterschied zu Word ist es in Excel leider nicht möglich, das Erstellen einer Sicherungskopie generell einzuschalten. Sie müssen daher für jede Arbeitsmappe, für die eine Sicherungskopie erstellt werden soll, die folgenden Schritte ausführen:

  1. Klicken Sie dieOffice-Schaltfläche an und zeigen Sie auf Speichern unter.

  2. Wählen Sie auf der rechten Seite des Menüs eines der Excel-Dateiformate aus.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf Tools und dann auf Allgemeine Optionen.

    Bild 5.16    Aktivieren Sie hier das automatische Erstellen von Sicherungskopien für die aktuelle Excel-Arbeitsmappe

    .

  4. Schalten Sie im Dialogfeld Allgemeine Optionen das Kontrollkästchen Sicherungsdatei erstellen ein.

  5. Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Speichern unter zurückzukehren.

  6. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie dann auf Speichern, um die Arbeitsmappe zu speichern.

In Zukunft legt Excel von dieser Datei eine Sicherungskopie an. Diese Datei besitzt übrigens die Erweiterung .xlk und befindet sich im gleichen Ordner wie das Originaldokument. Wenn Sie eine Sicherungsdatei öffnen wollen, können Sie im Dialogfeld Öffnen die Liste Dateityp öffnen und dort den Eintrag Sicherungsdateien auswählen, um die Sicherungskopien schneller zu finden.

Die AutoWiederherstellen-Funktion

Wenn Sie an einem Office-Dokument arbeiten, sollten Sie dieses in regelmäßigen Abständen speichern. Denn auch wenn moderne Computer und Programme mittlerweile sehr zuverlässig sind, können auch die Office-Programme jederzeit unvermittelt »abstürzen« oder der Rechner kann durch einen Defekt oder einen Stromausfall schlagartig ausfallen. Und wenn dann der letzte Speichervorgang lange zurückliegt, haben Sie unter Umständen viel Zeit ver-loren.

Um den Datenverlust in solchen Situationen zu minimieren, gibt es in Excel, Word und PowerPoint die sogenannte AutoWiederherstellen-Funktion. Wenn diese Funktion aktiviert ist, speichert PowerPoint in regelmäßigen Abständen die geöffneten Präsentationen. Falls es dann zu einem Programmabsturz kommt, kann beim nächsten Start das Dokument wiederhergestellt werden, sodass nur wenige Minuten Arbeit verloren gehen.

So können Sie die AutoWiederherstellen-Funktion konfigurieren:

  1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an.

  2. Klicken Sie im unteren Bereich auf [Programmname]-Optionen.

  3. Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf Speichern.

  4. Schalten Sie das Kontrollkästchen AutoWiederherstellen-Informationen speichern ein.

  5. Geben Sie in das Feld Minuten das Intervall ein, in dem die AutoWiederherstellen-Informa¬tionen gespeichert werden sollen.

  6. Klicken Sie auf OK.

Standardspeicherort und Standardformat festlegen

Wenn Sie den Befehl Speichern unter oder Öffnen wählen, zeigen die Dialogfelder standardmäßig den Ordner Dokumente (Windows Vista) bzw. Eigene Dateien (Windows XP) an. Wenn Sie Ihre Dokumente in einem anderen Ordner speichern oder aus einem anderen Ordner öffnen, können Sie diese Vorgabe ändern. Sie brauchen dann in den Dialogfeldern Speichern unter und Öffnen nicht mehr von Hand zu diesem Ordner zu wechseln.

Außerdem können Sie das Standarddateiformat einstellen, das zum Speichern der Dokumente verwendet werden sollen. Das Standarddateiformat wird automatisch im Dialogfeld Speichern unter eingestellt, wenn Sie das Speichern über die Taste (F12) initiieren.

  1. Starten Sie das Office-Programm, für das Sie das Standarddateiformat und den Standardspeicherort festlegen wollen.

  2. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an und klicken Sie dann im unteren Bereich auf [Programmname]-Optionen.

  3. Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf Speichern.

    Bild 5.17   Legen Sie hier das Standarddateiformat und den Standardspeicher¬ort für Word fest

    .

  4. Öffnen Sie die Liste Dateien in diesem Format speichern und legen Sie dann das Standarddateiformat fest.

  5. Klicken Sie in das Feld Standardspeicherort und geben Sie den kompletten Pfadnamen des Ordners ein, den Sie als Standardspeicherort verwenden wollen. Bei Word können Sie auf Durchsuchen klicken, um das Dialogfeld Speicherort ändern anzeigen zu lassen und dort den Ordner auszuwählen.

  6. Klicken Sie jeweils auf OK, um die geöffneten Dialogfelder zu schließen.

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