Speichern von Informationen über ihre Kunden in Business Contact Manager

Eine Firma ist ein Unternehmen oder eine Organisation, mit der Sie Geschäfte machen. Eine Firma kann auch ein Kunde in einem Dienstleistungsunternehmen, wie etwa einem Dentallabor, sein. Sie können Datensätze vom Typ "Firma" zum Organisieren und Speichern von Informationen über die Unternehmen und Organisationen verwenden, mit denen Sie Geschäfte machen.

Dieser Artikel beschreibt, wie das Formular "Firma" ausgefüllt und bearbeitet wird.

Was möchten Sie tun?

Bearbeiten von Firmendatensätzen

Erstellen einer neuen Firma aus einem Geschäftskontaktdatensatz

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Mit Datensätzen vom Typ "Firma" können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

  • Sie hinzufügen oder importieren

  • Sie einem Mitarbeiter oder Kollegen zuweisen

  • Sie mit Geschäftskontakten und anderen Datensatztypen verknüpfen.
    Ein Firmendatensatz listet über die eigene Kommunikationshistorie hinaus die Kommunikationshistorienelemente jedes mit ihm verknüpften Geschäftskontakts auf.
    Dadurch haben Sie alle mit einer Firma zusammenhängenden Informationen in einem Datensatz. Wenn Sie beispielsweise mit zwei verschiedenen Geschäftskontakten arbeiten, die beide für das gleiche Unternehmen tätig sind, können Sie beide Geschäftskontakte mit einem Firmendatensatz verknüpfen. Der Firmendatensatz listet die Kommunikationshistorie beider Geschäftskontakte auf.

    Hinweis   Firmen- und Geschäftsdatensätze müssen nicht mit anderen Datensätze verknüpft werden. Jedoch müssen die meisten anderen Datensatztypen, mit Ausnahme von Marketingaktivitäten und Projektaufgaben, mit einer Firma oder einem Geschäftskontakt verknüpft werden.

  • Verknüpfen Sie Kommunikationshistorienelemente mit Firmendatensätzen, um mit der Firma zusammenhängende Kommunikation und Elemente nachzuverfolgen, wie etwa Telefonanrufe, E-Mail-Nachrichten, Dateien und Termine.

    Tipp   Sie können E-Mail-Nachrichten automatisch mit Firmendatensätzen verknüpfen. Weitere Informationen finden Sie unter Verknüpfen und Nachverfolgen von E-Mail-Nachrichten in Business Contact Manager.

  • Bearbeiten Sie die Informationen in Firmendatensätzen.

  • Passen Sie das Formular "Firma" an, indem Sie den Feldlisten Felder und Elemente hinzufügen bzw. sie aus ihnen entfernen.

    Tipp   Sie können darüber hinaus auf der Grundlage des Formulars "Firma" benutzerdefinierte Datensatztypen erstellen.

    Informationen über das Anpassen von Formularen oder das Erstellen weiterer Formulare zum Speichern von Geschäftsinformationen finden Sie unter "Erstellen und Anpassen von Datentypen und Listen".

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Öffnen eines Formulars "Firma"

Sie können manuell einen neuen Firmendatensatz hinzufügen, indem Sie Informationen in das Formular eingeben, oder Sie können den Datensatz aus einem anderen Programm, wie etwa ACT! oder Microsoft Excel, importieren. Informationen über das Importieren von Firmen und anderen Datensätzen finden Sie unter Importieren von Daten in Business Contact Manager.

Es dauert nicht länger als eine Minute, ein leeres Firmenformular zu öffnen und ein paar Schlüsseldaten zu einer neuen Firma einzugeben. Durch das Speichern des Formulars wird der neue Firmendatensatz erstellt. Wenn sich Ihre Beziehungen zu der Firma entwickeln, können Sie den Datensatz später erneut öffnen und weitere Details hinzufügen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.
    Die Registerkarte Firmen ist ausgewählt.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Neu auf Neue Firma.

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Ausfüllen eines Formulars "Firma"

Das Formular "Firma" umfasst drei Seiten: Allgemein, Details und Historie. Jede Seite enthält einen oder mehrere Abschnitte.

Sie können so viele oder wenige Informationen in die Felder eingeben, wie Sie wünschen. Das einzige Feld, das erforderlich ist, damit Sie den Datensatz speichern können, ist das Feld Firmenname auf der Seite Allgemein.

Hinweis   Sie können das Formular durch Verschieben von Abschnitten und Feldern, durch Umbenennen von Feldern und Seiten und durch Hinzufügen von Elementen zu Listen anpassen. Informationen zum Anpassen von Formularen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen.

Seite "Allgemein"

        Abschnitt "Firma"

  1. Geben Sie den Firmennamen und den Namen des Büros ein, in dem sich die Person befindet.
    Dabei kann es sich um eine Bürodurchwahl oder um den Eintrag "Paris" handeln, wenn es sich um das Büro der Firma in Paris, Texas, handelt.

  1. Zuweisen der Firma an einen Mitarbeiter oder Kollegen     Klicken Sie in der Liste Zugewiesen an auf den Namen.

    Hinweis   Die Namen in der Liste "Zugewiesen an" sind die Mitarbeiter, für die Sie Ihre Business Contact Manager-Datenbank freigegeben haben. Weitere Informationen zum Freigeben finden Sie unter Freigeben der Business Contact Manager-Daten für andere Benutzer.

    Abschnitte "Internet", "Telefonnummern" und "Adressen"

  2. Geben Sie die E-Mail- und Webseitenadressen, Telefonnummern und Geschäftsadressen ein.
    Ein Pfeil neben einem Feldnamen (wie etwa E-Mail) zeigt an, dass in dem Feld mehrere Einträge vorgenommen werden können.

    Tipp   Wenn Sie für eine Firma mehrere Adressen eingeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift, um anzugeben, welche Adresse für den Seriendruck verwendet werden soll.

    Abschnitt Quellinformationen

  3. Geben Sie im Abschnitt Quellinformationen Informationen in die folgenden Felder ein:

    • Quelle     Klicken Sie auf die Methode oder Aktion, z. B. Externe Empfehlung, über die diese Firma von Ihrem Unternehmen erfahren hat.

    • Initiiert von     Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Marketingaktivität oder Person (wie etwa einen Lead) auszuwählen, die Ihnen diese Firma eingebracht hat.

      Tipp   Das Eingeben des Namens einer Marketingaktivität ermöglicht Business Contact Manager für Outlook, den Typ und die Anzahl der Datensätze nachzuverfolgen, die sich aus der Aktivität ergeben haben. Darüber hinaus wird der Datensatz der Marketingaktivität mit der Firma verknüpft. Weitere Informationen zu Marketingaktivitäten finden Sie unter Vermarkten von Produkten und Dienstleistungen in Business Contact Manager.

      Abschnitt "Verknüpfte Kontakte"

Verknüpfen von Geschäftskontakten mit einer Firma     Fügen Sie alle Geschäftskontakte oder Leads hinzu, die in einem Zusammenhang mit der Firma stehen. Der Kommunikationshistorie der einzelnen Geschäftskontakte und Leads ist ebenfalls auf der Seite Historie der Firma aufgeführt.

  1. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Wählen Sie die Geschäftskontakte aus, die mit dieser Firma verknüpft werden sollen folgende Aktion aus:

    1. Klicken Sie in der Liste Elementtyp auf Alle Geschäftskontakte, was Geschäftskontakte ebenso einschließt wie Leads; klicken Sie auf Geschäftskontakte; oder klicken Sie auf Leads.

      Hinweis   Das Formular "Lead" ist ein benutzerdefinierter Geschäftskontakt, da das Leadformular auf dem Formular "Geschäftskontakt" basiert.

    2. Klicken Sie auf die Geschäftskontakttypen, die Sie mit dem Firmendatensatz verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

      Wie werden mehrere Datensätze ausgewählt?

      Wenn Sie Datensätze auswählen möchten, die aneinander angrenzen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie auf den ersten und letzten Datensatz der Gruppe, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie nicht zusammenhängende Datensätze auswählen möchten, drücken Sie die STRG-TASTE, und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten Datensätze. Wenn Sie alle Datensätze auswählen möchten, klicken Sie auf einen Datensatz, und drücken Sie dann STRG+A.

  3. Standardmäßig wird der erste Geschäftskontakt in der Liste als der primäre Geschäftskontakt ausgewiesen, also die Person, mit der Sie am häufigsten zu tun haben. Um einen anderen primären Geschäftskontakt auszuwählen, klicken Sie auf Primär.

  4. Aufheben der Verknüpfung mit einem Geschäftskontakt     Zum Aufheben der Verknüpfung eines Geschäftskontakts mit einer Firma klicken Sie im Abschnitt Verknüpfte Kontakte auf den Geschäftskontakt und dann auf Entfernen.

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Seite "Details"

Abschnitt "Firmeninformationen"

  1. Geben Sie Informationen zum Unternehmen oder Kunden ein, wie etwa die interne Kontonummer Ihres Unternehmens für die Firma, den Umsatzbetrag und die Anzahl der Mitarbeiter.

    Abschnitt "Klassifikation"

    Das Kontrollkästchen Aktiv ist standardmäßig aktiviert. Aktiv zeigt an, dass das Unternehmen weiterhin Geschäfte mit Ihrem Unternehmen macht.

    Tipp   Sie können das Kontrollkästchen Aktiv auch auf der Seite Allgemein eines Kontoformulars aktivieren oder deaktivieren. Klicken Sie auf dem Menüband in der Gruppe Kategorien auf die Schaltfläche Inaktiv. Wenn die Schaltfläche Inaktiv ausgewählt ist, ist das Kontrollkästchen Aktiv nicht aktiviert.

  2. Bewerten Sie das Unternehmen, indem Sie auf eine der Optionen im Feld Firmenbewertung klicken. Die Bewertung kann damit verknüpft werden, ob das Unternehmen Rechnungen pünktlich bezahlt.

  3. Klicken Sie auf den Zahlungsstatus der Firma.

  4. Klicken Sie auf Interessiert an.

    Abschnitt "Kommunikation"

  5. Klicken Sie auf die bevorzugte Kommunikationsmethode für die Firma.

    Aktivieren Sie die Kontrollkästchen Nicht anrufen, Kein Fax senden, Keine E-Mail senden oder Keinen Brief senden, um Kommunikationsformen anzugeben, die für diese Firma nicht verwendet werden sollten.

    Abschnitt "Kommentare"

  6. Geben Sie im Abschnitt Kommentare Notizen ein, fügen Sie Kommentare aus anderen Dateien ein, oder fügen Sie Dateien oder Outlook-Elemente ein.

  7. Es kann nützlich sein, festzuhalten, wann Sie einen Kommentar eingegeben haben. Klicken Sie auf Zeitstempel hinzufügen, um das Datum und die Uhrzeit der einzelnen Einträge aufzuzeichnen.

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Seite "Historie"

  1. Klicken Sie auf dem Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie, um die Seite "Historie" anzuzeigen.

  2. Fügen Sie Kommunikationshistorienelemente, wie E-Mail-Nachrichten, Geschäftsnotizen oder Termine, hinzu.

    Wie füge ich ein Kommunikationshistorienelement hinzu?

    1. Klicken Sie unter Kommunikationshistorie auf Neu, und klicken Sie dann auf den Typ des Elements, das Sie hinzufügen möchten.

    2. Geben Sie die Informationen in das Formular ein, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

      Weitere Informationen zu Elementen der Kommunikationshistorie finden Sie unter Nachverfolgen der Kommunikation mit Kunden in Business Contact Manager.

  3. Wenn Sie nach einem bestimmten Element suchen möchten, können Sie die Liste der Kommunikationshistorienelemente durchsuchen oder filtern.

    1. Wie durchsuche ich die Liste der Kommunikationshistorienelemente?

      • Geben Sie im Feld Suchen die gesuchten Informationen ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suchen Suchsymbol.

        Hinweis   Nur die Felder Betreff und Verknüpft mit werden durchsucht. Verwenden Sie einen Filter, um alle Elemente eines bestimmten Typs aufzulisten, wie etwa E-Mail-Nachrichten.

    2. Wie filtere ich die Liste der Kommunikationshistorienelemente?

      • Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.

      • Führen Sie in der Gruppe Filter eine der folgenden Aktionen aus:

        • Klicken Sie auf den Typ des Filters, den Sie anwenden möchten, z. B. Elementtyp, und klicken Sie dann auf den Filter.

        • Klicken Sie auf Filter, und wählen Sie dann die Kriterien für den Filter aus.

          Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Bearbeiten von Firmendatensätzen

Sie können einen Firmendatensatz öffnen, um Informationen hinzuzufügen oder zu bearbeiten oder um die Elemente der Kommunikationshistorie anzuzeigen, die mit anderen Datensätzen, die mit der Firma verknüpft sind, verknüpft sind oder von ihnen geerbt wurden.

Hinweis   Wenn ein Kommunikationshistorienelement mehrfach auf der Seite "Historie" aufgelistet ist, bedeutet das, dass das Element mit mehreren Datensätzen verknüpft ist.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Firmen auf einen Firmendatensatz, um ihn zur Bearbeitung zu öffnen.

  3. Fügen Sie nach Bedarf Informationen hinzu oder bearbeiten Sie sie.

    Tipp   Wenn Sie eine E-Mail-Adresse für die Firma besitzen, können Sie sicherstellen, dass der E-Mail-Verkehr mit der Firma automatisch in die Kommunikationshistorie des Datensatzes einbezogen wird. Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf E-Mail-Nachverfolgung, und klicken Sie dann auf Verknüpfung und Nachverfolgung verwalten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die E-Mail-Adresse der Firma, und klicken Sie dann auf OK. Informationen zum automatischen Verknüpfen von E-Mail-Nachrichten mit Datensätzen finden Sie unter Verknüpfen und Nachverfolgen von E-Mail-Nachrichten in Business Contact Manager.

  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Kategorisieren von Firmen

Eine Kategorie ist eine Farbe, ein Wort oder eine Formulierung, die Sie einem Firmendatensatz zuordnen, um das Suchen, Sortieren, Filtern oder Gruppieren verwandter Datensätze zu erleichtern. Beispielsweise können Sie die Farbe Rot allen Firmen zuordnen, die im letzten Quartal Aufträge über mehr als 5.000 US-$ erteilt haben.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Firmen auf den Datensatz, den Sie kategorisieren möchten.

    Wie werden mehrere Datensätze ausgewählt?

    Wenn Sie Datensätze auswählen möchten, die aneinander angrenzen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie auf den ersten und letzten Datensatz der Gruppe, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie nicht zusammenhängende Datensätze auswählen möchten, drücken Sie die STRG-TASTE, und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten Datensätze. Wenn Sie alle Datensätze auswählen möchten, klicken Sie auf einen Datensatz, und drücken Sie dann STRG+A.

  3. Klicken Sie auf dem Menüband in der Gruppe Kategorien auf Kategorisieren, und klicken Sie dann auf die Kategorie.

    Hinweis   Kategorien, die Sie Datensätzen zuweisen, sind für andere Benutzer Ihrer Business Contact Manager-Datenbank nicht sichtbar. Kategorien sind zum Gebrauch einzelner Benutzer vorgesehen.

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Erstellen einer neuen Firma aus einem Geschäftskontaktdatensatz

Verwenden Sie die folgende Vorgehensweise, um eine neue Firma aus einem Geschäftskontaktdatensatz zu erstellen. Im Prozess wird der Geschäftskontakt außerdem mit dem neuen Firmendatensatz oder mit einem anderen Firmendatensatz verknüpft.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Geschäftskontakt, und doppelklicken Sie dann auf den Geschäftskontakt, den Sie zum Erstellen eines Firmendatensatzes verwenden möchten.

  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Bearbeiten auf Verknüpfte Firma und dann auf Neue Firma.

  4. Geben Sie im Firmendatensatz einen Firmennamen ein.

    Andere Felder, wie etwa die geschäftliche Telefonnummer und die Geschäftsadresse, enthalten die Informationen aus dem Geschäftskontaktdatensatz.

  5. Geben Sie alle weiteren Daten in das Formular "Firma" ein, falls erforderlich.

  6. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um den Firmendatensatz zu schließen.

    Der Geschäftskontakt wird automatisch mit dem neuen Firmendatensatz verknüpft. Der Name des Geschäftskontakts wird im Firmendatensatz erst nach dem erneuten Öffnen des Firmendatensatzes angezeigt.

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Gilt für: Outlook 2013, Outlook 2010



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