Speichern und Wiederverwenden von Datenbankentwurfselementen

Access 2010 bietet verschiedene Möglichkeiten der Wiederverwendung eines Datenbankentwurfs. Sie können eine gesamte Datenbank als Vorlage, einen Teil einer Datenbank als Anwendungspart oder ein Feld bzw. eine Feldgruppe als Datentypvorlage speichern. Stets erstellt Access eine Datei, die Sie anschließend mit anderen gemeinsam nutzen können. Sie können auch solche Dateien von Dritten verwenden.

In diesem Artikel wird erklärt, wie verschiedene Datenbankobjekte (die auch Daten enthalten können) als Vorlagen gespeichert werden. Ferner werden die verschiedenen Vorlagendateien und deren Freigabe erläutert. Darüber hinaus bietet dieser Artikel Einzelheiten zu den Anwendungsparts im Funktionsumfang von Access.

In diesem Artikel werden weder der Entwurf von Datenbanken noch die verschiedenen Datenbankvorlagen erläutert, die zum Funktionsumfang von Access gehören oder auf Office.com verfügbar sind. Eine Einführung in die Grundlagen des Entwurfs von Access-Datenbanken finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs. Weitere Informationen zum Arbeiten mit den Datenbankvorlagen im Funktionsumfang von Access 2010 finden Sie im Artikel Einführung in Access 2010-Vorlagen.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Speichern und Freigeben von Datenbankentwurfselementen zur Wiederverwendung

Speichern einer Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungspart (*.accdt)

Speichern eines Felds als Datentypvorlage (*.accft)

Wiederverwenden eines Datenbankentwurfs eines Dritten

Übersicht

Mitunter ist es nicht wünschenswert, von vorn anzufangen. Wenn Sie viel Zeit in einen optimalen Entwurf investiert haben, wollen Sie ihn auch optimal nutzen, indem Sie ihn z. B. wiederverwenden. Oder Sie möchten auf die Entwurfsvorbereitungen zurückgreifen, die andere bereits geleistet haben. Access bietet drei Hauptmöglichkeiten zum Wiederverwenden eines Datenbankentwurfs:

  • Datenbankvorlagen    sind Dateien (Dateityp *.accdt), mit deren Hilfe Sie eine neue Datenbank erstellen können. Eine anhand einer Vorlage erstellte Datenbank ist in der Regel einsatzbereit, kann aber auch an bestimmte Anforderungen angepasst werden. Die Webdatenvorlage Posten bietet beispielsweise einfache Postenverwaltungsfunktionen, die Sie jedoch erweitern können, indem Sie verschiedene Ihrer Organisation entsprechende Abteilungs- oder Budgetinformationen hinzufügen. Access bietet standardmäßig verschiedene Datenbankvorlagen, die nach Öffnen von Access in der Backstage-Ansicht angezeigt werden.

  • Anwendungsparts sind mit Datenbankvorlagen vergleichbare Dateien, mit deren Hilfe Sie einer vorhandenen Datenbank Entwurfselemente hinzufügen und die nicht als Grundlage einer neuen Datenbank dienen. Das Anwendungspart Kommentare bietet beispielsweise eine Tabelle, die für die Eingabe von Kommentaren samt Datum und Uhrzeit eingerichtet ist. Einige Anwendungsparts starten einen Assistenten, mit dem Sie eine Beziehung einrichten können, die bestimmt, wie das Anwendungspart zu Ihren vorhandenen Tabellen passt. Access bietet mehrere Anwendungsparts, die auf der Registerkarte Erstellen angezeigt werden.

  • Datentypvorlagen    sind Dateien, mit denen Sie neue Felder und Feldkombinationen erstellen können. Mithilfe der Datentypvorlagen Anfangsdatum und Enddatum können Sie beispielsweise über einen Mausklick einer Tabelle ein Paar mit Datum-/Uhrzeitfeldern hinzufügen. Datentypvorlagen haben einen anderen Datentyp (*.accft) als Datenbankvorlagen und Anwendungsparts. Access bietet eine Vielzahl von Datentypvorlagen, die beim Öffnen einer Tabelle in der Datenblattansicht auf der Registerkarte Felder angezeigt werden.

Speichern und Freigeben von Datenbankentwurfselementen zur Wiederverwendung

Zum Erstellen einer Datenbankvorlage oder eines Anwendungsparts    speichern Sie eine Datei über Befehle auf der Registerkarte Datei als ACCDT-Datei. (Anweisungen finden Sie im Abschnitt Speichern einer Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungspart (*.accdt).) Sie können anschließend mithilfe der Vorlage eine neue Datenbank erstellen oder bei einem Anwendungspart dessen Funktionen einer vorhandenen Datenbank hinzufügen.

Von Ihnen erstellte Datenbankvorlagen und Anwendungsparts werden standardmäßig in Ihrem Ordner für servergespeicherte Anwendungsdatenvorlagen gespeichert (unter Windows 7 C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Sie können Vorlagendateien in diesem Ordner ablegen, um sie als Datenbankvorlagen oder Anwendungsparts zur Verfügung zu stellen. Sie können auch Vorlagendateien aus diesem Ordner kopieren und sie anderen Benutzern für deren Zwecke zur Verfügung zu stellen.

Hinweis :  Seien Sie wie immer achtsam, wenn sie Dateien von Dritten verwenden.

Zum Erstellen einer Datentypvorlage speichern Sie eine Auswahl von Tabellenfeldern über Befehle auf der Registerkarte Datei als ACCFT-Datei. (Anweisungen finden Sie im Abschnitt Speichern eines Felds als Datentypvorlage (*.accft).)

Von Ihnen erstellte Datentypvorlagen werden standardmäßig in Ihrem Ordner für servergespeicherte Anwendungsdatenvorlagen gespeichert (unter Windows 7 C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Sie können Vorlagendateien von Datentypen in diesem Ordner ablegen, um sie als Datentypen für neue Felder zur Verfügung zu stellen. Sie können auch Vorlagendateien aus diesem Ordner kopieren und sie anderen Benutzern für deren Zwecke zur Verfügung zu stellen.

Hinweis :  Seien Sie wie immer achtsam, wenn sie Dateien von Dritten verwenden.

Seitenanfang

Speichern einer Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungspart (*.accdt)

Sie speichern eine Datenbank mithilfe von Befehlen auf der Registerkarte Speichern und veröffentlichen in der Backstage-Ansicht als Datenbankvorlage oder Anwendungspart.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern und veröffentlichen.

  2. Klicken Sie unter Datenbank speichern als auf Vorlage.

  3. Füllen Sie im Dialogfeld Neue Vorlage aus dieser Datenbank erstellen die folgenden Felder aus:

    • Name    Verbindlich. Geben Sie Text ein, um die Vorlage oder das Anwendungspart mit einem Namen zu versehen, der in Access neben der Vorlage oder dem Anwendungspart angezeigt wird.

    • Beschreibung    Geben Sie Text ein, um den Inhalt bzw. Zweck der Vorlage oder des Anwendungspart mit einer Beschreibung zu versehen, die als QuickInfo für die Vorlage oder das Anwendungspart angezeigt wird.

    • Kategorie Wählen Sie Benutzervorlagen aus, damit das Anwendungspart im Menüband standardmäßig unter Benutzervorlagen angezeigt wird. Sie können eine Kategorie auch hinzufügen, indem Sie ihren Namen eingeben, und anschließend dieses und künftige Anwendungsparts dieser Kategorie zuweisen. Die neue Kategorie wird im Menüband angezeigt.

    • Symbol Geben Sie ein Symbol an, das für die Vorlage oder das Anwendungspart angezeigt werden soll. Bei Anwendungsparts wird dieses Symbol im Anwendungspartkatalog im Menüband angezeigt.

    • Vorschau Geben Sie ein größeres Bild an, das für die Vorlage in der Backstage-Ansicht angezeigt werden soll. Wenn Sie nach einer Vorlage suchen, wird dieses Bild für diese Vorlage angezeigt.

    • Primäre Tabelle Geben Sie eine Tabelle an, die als primäre Tabelle für das Anwendungspart fungieren soll. Diese Tabelle dient standardmäßig dazu, das Anwendungspart mit anderen Tabellen in einer Datenbank in Beziehung zu setzen, der das Part hinzugefügt wird. Wenn ein Benutzer das Anwendungspart verwendet, startet Access einen Assistenten, der das Einrichten der Beziehung unterstützt. Wenngleich standardmäßig die primäre Tabelle verwendet wird, können Sie während der Ausführung des Assistenten eine andere Tabelle auswählen.

    • Instanziierungsformular Geben Sie ein Formular an, das standardmäßig geöffnet wird, wenn anhand dieser Vorlage erstellte Datenbanken erstmals geöffnet werden. Dieses Formular wird standardmäßig nur einmal geöffnet. Es kann Code enthalten, der beim Öffnen ausgeführt wird, doch das Vorhandensein von Code führt zu einer Sicherheitswarnung.

    • Anwendungspart Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Datenbank als Anwendungspart zu speichern. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Datenbank als Datenbankvorlage zu speichern.

      Hinweis : Sie müssen dieses Kontrollkästchen aktivieren, ehe Sie für Primäre Tabelle einen Wert angeben können.

    • Daten in Vorlage einbeziehen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die in der Datenbank enthaltenen Daten als Teil der Vorlage zu speichern. Wenn neue Datenbanken anhand der Vorlage erstellt werden, enthalten sie diese Daten.

  4. Klicken Sie auf OK, um die Vorlage zu speichern, die von Access standardmäßig in C:\Users\<Aktueller Benutzer>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\ gespeichert wird.

Speichern eines Felds als Datentypvorlage (*.accft)

Zum Erstellen einer Datentypvorlage müssen Sie ein Feld oder eine Feldkombination auswählen und diese/s anschließend über einen Menübandbefehl als Vorlage speichern. Vergewissern Sie sich zuvor, dass die Felder wie gewünscht eingerichtet sind. Legen Sie alle Eigenschaften fest, die als Teil der Datentypvorlage gespeichert werden sollen. Wenn Sie z. B. die Datentypvorlage "Euro" erstellen möchten, müssen Sie ein Währungsfeld erstellen und dessen Format auf Euro festlegen.

1. Öffnen Sie die Tabelle, die die Felder enthält, die Sie als Vorlage speichern möchten.

2. Markieren Sie die Felder, die Sie zur Wiederverwendung speichern möchten.

3. Klicken Sie in der Gruppe Hinzufügen und löschen auf der Registerkarte Felder auf Weitere Felder, und klicken Sie dann auf Auswahl als neuen Datentyp speichern.

4. Füllen Sie im Dialogfeld Neuen Datentyp aus Feldern erstellen die folgenden Felder aus:

  • Name    Verbindlich. Diese Angabe dient zum Bestimmen Ihre Datentypvorlage und wird in der Liste verfügbarer Felder angezeigt, wenn Sie in der Liste Weitere Felder ein Feld auswählen.

  • BeschreibungGeben Sie Text zum Beschreiben des Inhalts oder Zwecks der Datentypvorlage ein. Dies ist der Text des QuickInfos, das angezeigt wird, wenn Sie in der Liste Weitere Felder auf die Datentypvorlage zeigen.

  • Kategorie Wählen Sie eine Kategorie, in der die Datentypvorlage in der Liste Weitere Felder aufgeführt werden soll. Die Standardkategorie heißt Benutzerdefinierte Typen.

  • Instanziierungsformular Geben Sie nach Wunsch ein Formular an, das bei der ersten Verwendung der Datentypvorlage standardmäßig geöffnet wird.

5. Klicken Sie auf OK, um die Datentypvorlage zu speichern.

Seitenanfang

Wiederverwenden eines Datenbankentwurfs eines Dritten

Sie können eine Datenbankvorlage oder ein Anwendungspart eines Dritten im Menüband zur Verfügung stellen, indem Sie eine Kopie der ACCDT-Datei im entsprechenden Ordner auf Ihrem Computer ablegen.

  1. Rufen Sie die Vorlagendatei ab (die die Erweiterung ACCDT oder ACCFT haben muss).

  2. Legen Sie eine Kopie der Datei im folgenden Verzeichnis ab: <Systemstamm>Users\<Aktueller Benutzer>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\. Dabei gilt:

  3. <Systemstamm> ist der Stammordner Ihrer Windows-Installation (in der Regel C:\)

  4. <Aktueller Benutzer> ist der Benutzername, mit dem Sie sich bei Windows anmelden.

    Hinweis :  Wenn der Ordner nicht vorhanden ist, erstellen Sie ihn.

  5. Führen Sie dazu eine der folgenden Aktionen aus:

  6. Klicken Sie zum Verwenden einer Datenbankvorlage auf die Registerkarte Datei, dann auf Neu, danach auf Meine Vorlagen, anschließend auf die gewünschte Vorlage und schließlich auf Erstellen.

  7. Öffnen Sie zum Verwenden eines Anwendungsparts die Datenbank, der Sie das Part hinzufügen möchten, und klicken Sie anschließend auf der Registerkarte Erstellen erst auf Anwendungsparts und dann auf das gewünschte Part.

  8. Öffnen Sie zum Verwenden einer Datentypvorlage die Tabelle, in der Sie ein Feld erstellen möchten, klicken Sie dann in der Gruppe Hinzufügen und löschen auf der Registerkarte Felder auf Weitere Felder, und klicken Sie dann auf die gewünschte Datentypvorlage.

Seitenanfang

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×