Speichern und Wiederverwenden von Datenbankentwurfselementen

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Access bietet verschiedene Möglichkeiten der Wiederverwendung eines Datenbankentwurfs. Sie können eine gesamte Datenbank als Vorlage, einen Teil einer Datenbank als Anwendungspart oder ein Feld bzw. eine Feldgruppe als Datentypvorlage speichern. Stets erstellt Access eine Datei, die Sie anschließend mit anderen gemeinsam nutzen können. Sie können auch solche Dateien von Dritten verwenden.

In diesem Artikel wird erklärt, wie verschiedene Datenbankobjekte (die auch Daten enthalten können) als Vorlagen gespeichert werden. Ferner werden die verschiedenen Vorlagendateien und deren Freigabe erläutert. Darüber hinaus bietet dieser Artikel Einzelheiten zu den Anwendungsparts im Funktionsumfang von Access.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Mitunter ist es nicht wünschenswert, von vorn anzufangen. Wenn Sie viel Zeit in einen optimalen Entwurf investiert haben, wollen Sie ihn auch optimal nutzen, indem Sie ihn z. B. wiederverwenden. Oder Sie möchten auf die Entwurfsvorbereitungen zurückgreifen, die andere bereits geleistet haben. Access bietet drei Hauptmöglichkeiten zum Wiederverwenden eines Datenbankentwurfs:

  • Datenbankvorlagen sind Dateien (Dateityp *.accdt), mit deren Hilfe Sie eine neue Datenbank erstellen können. Eine anhand einer Vorlage erstellte Datenbank ist in der Regel einsatzbereit, kann aber auch an bestimmte Anforderungen angepasst werden. Die Webdatenvorlage Posten bietet beispielsweise einfache Postenverwaltungsfunktionen, die Sie jedoch erweitern können, indem Sie verschiedene Ihrer Organisation entsprechende Abteilungs- oder Budgetinformationen hinzufügen. Access bietet standardmäßig verschiedene Datenbankvorlagen, die nach Öffnen von Access in der Backstage-Ansicht angezeigt werden.

  • Anwendungsparts    sind mit Datenbankvorlagen vergleichbare Dateien, mit deren Hilfe Sie einer vorhandenen Datenbank Entwurfselemente hinzufügen und die nicht als Grundlage einer neuen Datenbank dienen. Das Anwendungspart Kommentare bietet beispielsweise eine Tabelle, die für die Eingabe von Kommentaren samt Datum und Uhrzeit eingerichtet ist. Einige Anwendungsparts starten einen Assistenten, mit dem Sie eine Beziehung einrichten können, die bestimmt, wie das Anwendungspart zu Ihren vorhandenen Tabellen passt. Access bietet mehrere Anwendungsparts, die auf der Registerkarte Erstellen angezeigt werden.

  • Datentypvorlagen    sind Dateien, mit denen Sie neue Felder und Feldkombinationen erstellen können. Mithilfe der Datentypvorlagen Anfangsdatum und Enddatum können Sie beispielsweise über einen Mausklick einer Tabelle ein Paar mit Datum-/Uhrzeitfeldern hinzufügen. Datentypvorlagen haben einen anderen Datentyp (*.accft) als Datenbankvorlagen und Anwendungsparts. Access bietet eine Vielzahl von Datentypvorlagen, die beim Öffnen einer Tabelle in der Datenblattansicht auf der Registerkarte Felder angezeigt werden.

Speichern und Freigeben von Datenbankentwurfselementen zur Wiederverwendung

Erstellen einer Datenbankvorlage oder eines Anwendungsteils    Speichern Sie eine Datenbank als *. accdt-Datei mithilfe von Befehlen auf der Registerkarte Datei . (Informationen zu den Schritten finden Sie im Abschnitt Speichern einer Datenbank als Datenbankvorlage oder eines Anwendungsteils (*. ACCDT).) Anschließend können Sie die Vorlage zum Erstellen einer neuen Datenbank verwenden oder, wenn es sich um ein Anwendungsteil handelt, dessen Features zu einer vorhandenen Datenbank hinzufügen.

Datenbankvorlagen und Anwendungskomponenten, die Sie erstellen, werden standardmäßig in Ihrem Ordner für Roaming-Anwendungsdaten Vorlagen gespeichert (beispielsweise C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Sie können Vorlagendateien in diesem Ordner speichern, um Sie als Datenbankvorlagen oder anwendungsparts zur Verfügung zu stellen. Ebenso können Sie Vorlagendateien aus diesem Ordner kopieren und an andere Personen für die eigene Verwendung übergeben.

Hinweis: Seien Sie wie immer achtsam, wenn sie Dateien von Dritten verwenden.

Erstellen einer Datentyp Vorlage    Speichern Sie eine Auswahl von Tabellenfeldern als *. accft-Datei mithilfe eines Befehls auf der Registerkarte Felder . (Schritte finden Sie im Abschnitt Speichern eines Felds als Datentyp Vorlage (*. accft).)

Von Ihnen erstellte Datentyp Vorlagen werden standardmäßig in Ihrem Ordner mit den Datenvorlagen für Roaming-Anwendungen gespeichert (beispielsweise C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Sie können Datentypen-Vorlagendateien in diesen Ordner einfügen, um Sie als Datentypen für neue Felder verfügbar zu machen. Ebenso können Sie Vorlagendateien aus diesem Ordner kopieren und an andere Personen für die eigene Verwendung übergeben.

Hinweis: Seien Sie wie immer achtsam, wenn sie Dateien von Dritten verwenden.

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Speichern einer Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungspart (*.accdt)

Sie speichern eine Datenbank mithilfe von Befehlen auf der Registerkarte Speichern und veröffentlichen in der Backstage-Ansicht als Datenbankvorlage oder Anwendungspart.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern und veröffentlichen.

  2. Klicken Sie unter Datenbank speichern als auf Vorlage.

  3. Füllen Sie im Dialogfeld Neue Vorlage aus dieser Datenbank erstellen die folgenden Felder aus:

    • Name    Erforderlich. Geben Sie Text ein, der die Vorlage oder das Anwendungs Webpart identifiziert. Access zeigt diesen Namen neben dem Vorlagen-oder Anwendungs Webpart an.

    • Beschreibung    Geben Sie Text ein, der den Inhalt oder Zweck der Vorlage oder des Anwendungsteils beschreibt. Dies wird in der QuickInfo für die Vorlage oder das Anwendungs Webpart angezeigt.

    • Kategorie    Wählen Sie Benutzervorlagen aus, damit der Anwendungsteil unter Benutzervorlagen im Menüband angezeigt wird (Standard). Sie können auch eine Kategorie hinzufügen, indem Sie Sie eingeben, und Sie können diese und zukünftige Anwendungsteile dieser Kategorie zuweisen. Die neue Kategorie wird im Menüband angezeigt.

    • Symbol    Geben Sie ein Symbol an, das für die Vorlage oder das Anwendungs Webpart angezeigt werden soll. Bei anwendungsparts wird dieses Symbol im Katalog "anwendungsparts" im Menüband angezeigt.

    • Vorschau    Geben Sie ein größeres Bild an, das für die Vorlage in der Backstage-Ansicht angezeigt werden soll. Wenn Sie nach einer Vorlage suchen, wird diese Abbildung für diese Vorlage angezeigt.

    • Primäre Tabelle    Geben Sie eine Tabelle an, bei der es sich um die primäre Tabelle für das Anwendungsteil handelt. Diese Tabelle wird standardmäßig verwendet, um den Anwendungsteil mit anderen Tabellen in einer Datenbank in Beziehung zu setzen, der das Webpart hinzugefügt wurde. Wenn jemand das Anwendungsteil verwendet, startet Access einen Assistenten, um die Beziehung zu erstellen. Obwohl die primäre Tabelle standardmäßig verwendet wird, können Sie beim Ausführen des Assistenten eine andere Tabelle auswählen.

    • Instanziierung (Formular    ) Geben Sie ein Formular an, das standardmäßig geöffnet wird, wenn Datenbanken, die aus dieser Vorlage stammen, zuerst geöffnet werden. Dieses Formular wird standardmäßig nur einmal geöffnet. Das Formular kann Code enthalten, der beim Öffnen ausgeführt wird, aber das vorhanden sein von Code generiert eine Sicherheitswarnung.

    • Anwendungsteil    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Datenbank als Anwendungs Webpart zu speichern. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Datenbank als Datenbankvorlage zu speichern.

      Hinweis: Sie müssen dieses Kontrollkästchen aktivieren, ehe Sie für Primäre Tabelle einen Wert angeben können.

    • Einfügen von Daten in eine Vorlage    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Daten, die in der Datenbank enthalten sind, als Teil der Vorlage zu speichern. Wenn neue Datenbanken aus der Vorlage erstellt werden, enthalten Sie diese Daten.

  4. Klicken Sie auf OK, um die Vorlage zu speichern, die von Access standardmäßig in C:\Users\<Aktueller Benutzer>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\ gespeichert wird.

Speichern eines Felds als Datentypvorlage (*.accft)

Zum Erstellen einer Datentypvorlage müssen Sie ein Feld oder eine Feldkombination auswählen und diese/s anschließend über einen Menübandbefehl als Vorlage speichern. Vergewissern Sie sich zuvor, dass die Felder wie gewünscht eingerichtet sind. Legen Sie alle Eigenschaften fest, die als Teil der Datentypvorlage gespeichert werden sollen. Wenn Sie z. B. die Datentypvorlage "Euro" erstellen möchten, müssen Sie ein Währungsfeld erstellen und dessen Format auf Euro festlegen.

  1. Öffnen Sie die Tabelle, die die Felder enthält, die Sie als Vorlage speichern möchten.

  2. Markieren Sie die Felder, die Sie zur Wiederverwendung speichern möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Hinzufügen und Löschen auf Weitere Felder, und klicken Sie dann auf Auswahl als neuen Datentyp speichern.

  4. Füllen Sie im Dialogfeld Neuen Datentyp aus Feldern erstellen die folgenden Felder aus:

    • Name    Erforderlich. Sie identifiziert Ihre Datentyp Vorlage und wird in der Liste der verfügbaren Felder angezeigt, wenn Sie ein Feld aus der Liste Weitere Felder auswählen.

    • Beschreibung    Geben Sie Text ein, der den Inhalt oder Zweck der Datentyp Vorlage beschreibt. Dies wird in der QuickInfo angezeigt, die angezeigt wird, wenn Sie in der Liste Weitere Felder auf die Datentyp Vorlage zeigen.

    • Kategorie    Wählen Sie eine Kategorie aus, in der Sie die Datentyp Vorlage in der Liste Weitere Felder auflisten möchten. Standardmäßig handelt es sich bei der Kategorie um benutzerdefinierte Typen.

    • Instanziierung (Formular    ) Geben Sie bei Bedarf ein Formular an, das standardmäßig bei der ersten Verwendung der Datentyp Vorlage geöffnet wird.

  5. Klicken Sie auf OK, um die Datentypvorlage zu speichern.

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Wiederverwenden eines Datenbankentwurfs eines Dritten

Sie können eine Datenbankvorlage oder ein Anwendungspart eines Dritten im Menüband zur Verfügung stellen, indem Sie eine Kopie der ACCDT-Datei im entsprechenden Ordner auf Ihrem Computer ablegen.

  1. Rufen Sie die Vorlagendatei ab (die die Erweiterung ACCDT oder ACCFT haben muss).

  2. Fügen Sie eine Kopie der Datei in < System root>Users\<Current User>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\ ein, wobei Folgendes gilt:

    • <Systemstamm> ist der Stammordner Ihrer Windows-Installation (in der Regel C:\)

    • <Aktueller Benutzer> ist der Benutzername, mit dem Sie sich bei Windows anmelden.

      Hinweis:  Wenn der Ordner nicht vorhanden ist, erstellen Sie ihn.

  3. Führen Sie dazu eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie zum Verwenden einer Datenbankvorlage auf die Registerkarte Datei, dann auf Neu, danach auf Meine Vorlagen, anschließend auf die gewünschte Vorlage und schließlich auf Erstellen.

    • Öffnen Sie zum Verwenden eines Anwendungsparts die Datenbank, der Sie das Part hinzufügen möchten, und klicken Sie anschließend auf der Registerkarte Erstellen erst auf Anwendungsparts und dann auf das gewünschte Part.

    • Öffnen Sie zum Verwenden einer Datentypvorlage die Tabelle, in der Sie ein Feld erstellen möchten, klicken Sie dann in der Gruppe Hinzufügen und löschen auf der Registerkarte Felder auf Weitere Felder, und klicken Sie dann auf die gewünschte Datentypvorlage.

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