Speichern und Senden von Publikationen

Unter Speichern und Senden können Sie Ihre Publikation in mehreren Formaten speichern. Sie können Ihre Publikation als Bilddatei, als PDF- oder XPS-Datei oder als HTML-Datei speichern. Sie können die Publikation als Microsoft Publisher 2010-Vorlage oder in einem Format speichern, das mit Publisher 2000 oder Publisher 98 kompatibel ist. Sie können auch eine Publisher-Paketdatei erstellen, die alle Elemente enthält, die Sie benötigen, um die Publikation an einen professionellen Druckdienst zu übergeben (z. B. eine PDF-Datei) oder auf einen anderen Computer zu verschieben. Sie können die Publikation nicht nur speichern, sondern auch per E-Mail (als E-Mail-Nachricht oder als Anlage) versenden. In einigen Gebietsschemas sind Sie außerdem in der Lage, von Ihnen erstellte Vorlagen von dieser Seite aus für die Onlinevorlagencommunity freizugeben.

Inhalt dieses Artikels

Senden mithilfe einer E-Mail

E-Mail-Vorschau

Ändern des Dateityps

Veröffentlichen von HTML-Dateien

Speichern als PDF oder XPS

Informationen zu PDF- und XPS-Formaten

Speichern einer Datei als PDF

Speichern als XPS

Pack and Go

Speichern für einen professionellen Druckdienst

Speichern für einen anderen Computer

Senden mithilfe einer E-Mail

Sie können Ihre Publikation als E-Mail senden, indem Sie eine von fünf Optionen verwenden.

Wichtig :  Damit das Senden als E-Mail möglich ist, muss eines der folgenden Programme auf Ihrem Computer installiert sein:

  • Microsoft Office Outlook

  • Outlook Express (Version 5.0 oder höher)

  • Windows Mail

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Wählen Sie Speichern und Senden aus, und wählen Sie Per E-Mail senden aus, und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:

    • Aktuelle Seite senden: Mit dieser Option wird die aktuell aus Ihrer Publikation ausgewählte Seite als HTML-E-Mail-Nachricht gesendet. Die Empfänger müssen also nicht über Publisher verfügen, um die Publikation anzeigen zu können. Die Benutzeroberfläche von Publisher ändert sich so, dass sie wie eine E-Mail aussieht. Sie bietet Zugriff auf Ihr Adressbuch und auf eine Vorschaufunktion für die E-Mail in Ihrem Standardwebbrowser. Außerdem besteht die Möglichkeit, die E-Mail abzubrechen.
      Senden einer Publikation als E-Mail in Publisher 2010

    • Alle Seiten senden : Mit dieser Option wird eine HTML-E-Mail-Nachricht aus allen Seiten Ihrer Publikation erstellt. Die Benutzeroberfläche von Publisher ändert sich so, dass sie wie eine E-Mail aussieht. Sie bietet Zugriff auf Ihr Adressbuch und auf eine Vorschaufunktion für die E-Mail. Außerdem besteht die Möglichkeit, die E-Mail abzubrechen.

      Hinweis :  Beim Erstellen einer E-Mail-Nachricht aus mehreren Seiten in Ihrer Publikation gehen möglicherweise einige Formatierungen verloren.

    • Als Anlage senden: Mit dieser Option wird eine E-Mail-Nachricht mit Ihrer Publikation als Anlage erstellt. Damit die Publikation angezeigt werden kann, müssen die Empfänger Publisher installiert haben.

    • Als PDF senden : Mit dieser Option wird eine PDF-Version Ihrer Publikation erstellt und als Anlage an eine E-Mail-Nachricht angefügt. Damit das Dokument angezeigt werden kann, müssen die Empfänger einen PDF-Leser auf ihren Computern installiert haben, z. B. Acrobat Reader von Adobe Systems.

    • Als XPS senden : Mit dieser Option wird eine XPS-Version Ihrer Publikation erstellt und als Anlage an eine E-Mail-Nachricht angefügt.

      Hinweis : Weitere Informationen zum Speichern einer Publikation als PDF- oder XPS-Dokument finden Sie unter Speichern als PDF oder XPS.

  3. Geben Sie die Empfängeradressen, einen Betreff und andere gewünschte E-Mail-Optionen ein, und klicken Sie dann auf Senden.

E-Mail-Vorschau

Diese Option zeigt Ihnen, wie Ihre Publikation in einer E-Mail-Nachricht aussieht, indem Ihr Standardwebbrowser geöffnet und eine Vorschau der HTML-Version Ihrer Publikation angezeigt wird.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Wählen Sie Speichern und Senden aus, wählen Sie E-Mail-Vorschau aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche E-Mail-Vorschau.

  3. Publisher zeigt Ihre Publikation als Webseite an.

Seitenanfang

Ändern des Dateityps

Diese Auswahlmöglichkeit erlaubt das Speichern einer Publikation als Microsoft Publisher 2010-Vorlage in einem Format, das mit Publisher 2000 oder Publisher 98 kompatibel ist, als einen von mehreren Standardbildtypen oder als Webseite.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Wählen Sie Speichern und Senden und dann Dateityp ändern aus.

  3. Treffen Sie eine Auswahl unter den verfügbaren Optionen.

Veröffentlichen von HTML-Dateien

Diese Auswahlmöglichkeit erlaubt das Veröffentlichen einer Publikation als Webseite.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Wählen Sie Speichern und Senden und dann HTML veröffentlichen aus.

  3. Unter HTML veröffentlichen können Sie die Datei wahlweise in zwei Formaten speichern:

    • Webseite (HTML): Mit dieser Option wird die Publikation als HTML-Dokument gespeichert, und es wird ein Ordner erstellt, der unterstützende Dateien (z. B. Bilder und Sounds) enthält, die auf der Seite vorhanden sind.

    • Webseite in einer Datei (MHTML): Mit dieser Option wird ein MHT-Dokument erstellt, in das die unterstützenden Dateien eingebettet sind.

  4. Klicken Sie auf HTML veröffentlichen, und wählen Sie dann im Dialogfeld Speichern untereinen Speicherort aus. Geben Sie anschließend einen Dateinamen ein.

Speichern als PDF oder XPS

Gelegentlich möchten Sie Dateien so speichern, dass sie nicht geändert, aber weiterhin auf einfache Weise gemeinsam genutzt und einfach gedruckt werden können. In Publisher 2010 können Sie Publikationen in PDF- oder XPS-Formate konvertieren, ohne zusätzliche Software oder Add-Ins zu benötigen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie ein Dokument mit folgenden Eigenschaften wünschen:

  • Es sieht auf fast allen Computern gleich aus.

  • Die Dateigröße ist klein.

  • Es entspricht einem Industrieformat.

  • Es kann von Personen angezeigt werden, die Publisher nicht installiert haben, jedoch über einen kostenlosen PDF- oder XPS-Viewer verfügen

Beispiele hierzu sind Lebensläufe, Schriftsätze, Rundschreiben. Dateien, die nur gelesen und gedruckt werden sollen, Dokumente, die für professionelles Drucken vorgesehen sind.

Wichtig :  Nachdem Sie ein Dokument als PDF- oder XPS-Datei gespeichert haben, können Sie diese nicht ohne spezielle Software oder ein Drittanbieter-Add-In zurück in ein Microsoft Office-Dateiformat konvertieren.

Informationen zu PDF- und XPS-Formaten

  • Portable Document Format (PDF) Durch das PDF-Format werden Dokumentformatierungen beibehalten und die Freigabe von Dateien ermöglicht. Daten in der Datei können nicht einfach geändert werden, und die Bearbeitung kann auch ausdrücklich untersagt werden. Das PDF-Format ist auch für Dokumente geeignet, die mithilfe kommerzieller Druckmethoden reproduziert werden. PDF ist als gültiges Format in zahlreichen Agenturen und Organisationen anerkannt, und Viewer stehen auf einer größeren Anzahl von Plattformen als für XPS zur Verfügung.

Wichtig :  Ein PDF-Leser muss auf dem Computer installiert sein, damit eine PDF-Datei angezeigt werden kann, z. B. Acrobat Reader. Diese Anwendung können Sie von Adobe Systems beziehen.

  • XML Paper Specification (XPS) XPS ist eine plattformunabhängige Technologie, bei der ebenfalls die jeweilige Dokumentformatierung beibehalten wird und die ebenfalls gemeinsames Nutzen von Dateien ermöglicht. Wenn eine XPS-Datei online angezeigt oder gedruckt wird, wird das vorgesehene Format 1:1 beibehalten, und die Daten in der Datei können nicht ohne weiteres geändert werden. Bei XPS werden alle Schriftarten in die Datei eingebettet, sodass sie unabhängig davon, ob die jeweils angegebene Schriftart auf dem Computer des Empfängers verfügbar ist, erwartungsgemäß angezeigt werden. Außerdem hat XPS auf dem Computer des Empfängers ein präziseres Bild- und Farbrendering als PDF.

Speichern einer Datei als PDF

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Wählen Sie Speichern und Senden aus, wählen Sie PDF/XPS-Dokument erstellen aus, und klicken Sie dann auf PDF/XPS erstellen.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Als PDF oder XPS veröffentlichen die Option PDF (*.pdf) im Dropdownmenü Dateityp aus.

  4. Geben Sie einen Namen für das Dokument in das Textfeld Dateiname ein.

  5. Klicken Sie auf Optionen, um die Veröffentlichungsoptionen zu ändern.

  6. Sie können eine Auswahl unter vier vordefinierten Optionsgruppen treffen und die Druckoptionen ändern:

    • Mindestgröße: Diese Option legt die Auflösung von Bildern in Ihrer Publikation auf maximal 96 dpi (dots per inch, Punkte pro Zoll) fest, eine Auflösung, die sich für die Anzeige auf dem Bildschirm eignet, im Allgemeinen jedoch nicht für eine gedruckte Publikation. Schriftarten werden nicht eingebettet oder als Bitmaps dargestellt. Bei Personen, die die Datei anzeigen und die entsprechenden Schriftarten nicht installiert haben, werden andere Schriftarten angezeigt. Die Druckoptionen sind für die Onlineanzeige des Dokuments als Einzelseite optimiert. Diese Auswahlmöglichkeit umfasst auch die Eigenschaften der Publikation.

    • Standard: Diese Option legt die Auflösung von Bildern in einer Publikation auf maximal 150 dpi fest. Diese Auflösung eignet sich für die Onlineverteilung (z. B. per E-Mail), bei der der Empfänger die Publikation ggf. auf einem Desktopdrucker druckt. Die Druckoptionen sind für die Onlineanzeige des Dokuments als Einzelseite optimiert. Diese Auswahlmöglichkeit umfasst auch die Eigenschaften der Publikation sowie alle Strukturtags, um die Barrierefreiheit zu erhöhen.

    • Hohe Druckqualität: Dies sind die Standardoptionen, die sich für Desktop- und professionellen Druck eignen. Die Bilder werden auf maximal 450 dpi für Farbe/Graustufen festgelegt. Über diesem Schwellenwert wird das Bild auf 300 dpi verkleinert. 1.800 dpi gelten für Liniengrafiken. Über diesem Schwellenwert wird das Bild auf 1.200 dpi verkleinert. Diese Auswahlmöglichkeit umfasst auch die Eigenschaften der Publikation sowie alle Strukturtags, um die Barrierefreiheit zu erhöhen. Die Druckoptionen sind für den Druck optimiert.

    • Professioneller Druck : Diese Optionsgruppe erstellt die größte Datei mit der höchsten Qualität, die sich für kommerziellen Druck eignet. Die Bilder werden bei maximal 450 dpi (auf 350 dpi verkleinert, wenn das Original größer als 450 dpi ist) für Farbe/Graustufen gekappt. Für Liniengrafiken gelten 3.600 dpi (Verkleinerung auf 2.400, wenn das Original Größer als 3.600 dpi ist). Die Druckoptionen sind auf eine Basiskopie Ihrer Publikation festgelegt (damit der professionelle Drucker sein eigenes Seitenausschießprogramm, eigene Beschnittzugaben usw. verwenden kann). Diese Auswahlmöglichkeit umfasst außerdem die Eigenschaften der Publikation und konvertiert Schriftarten, die nicht eingebettet werden können, in Bitmapbilder. Sie führt den Designdetektiv aus und warnt Sie vor potenziellen Problemen bei der Verwendung von Farben oder Transparenz. Außerdem wird die Option zum Verschlüsseln des Dokuments mit einem Kennwort deaktiviert.

    • Benutzerdefiniert : Diese Auswahlmöglichkeit stellt Ihnen einfach alle Optionen zur Verfügung. Wenn Sie eine der voreingestellten Optionen ausgewählt haben und dann die Eigenschaften bearbeiten, ändert sich die Option in Benutzerdefiniert .

    • Druckoptionen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Dialogfeld Druckoptionen geöffnet.

  7. Weitere Optionen

  8. Verkleinerung von Bildern und Liniengrafiken   : Wenn die dpi-Angabe des Bilds oder der Liniengrafik über dem zweiten Wert liegt, verringern Sie die dpi-Angabe (Verringern der Qualität) auf den ersten Wert. Wenn die Angabe nicht höher als der zweite Wert ist, ändern Sie sie nicht. Auf diese Weise können Sie die Größe Ihrer Publikation besser verwalten.

  9. Warnung bei Verwendung von Transparenz- und Farboptionen   : Führt den Designdetektiv vor dem Speichervorgang aus. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zur Designdetektiv-Hilfe.

  10. Dokumenteigenschaften   : Speichert die Dokumenteigenschaften aus der .publication-Datei in der PDF-Datei (Sie finden diese unter Erweiterte Eigenschaften der Publikationseigenschaften).

  11. Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit   : Schließt PDF-Tags in die sich ergebende PDF-Datei ein, um die PDF-Datei barrierefreier zu gestalten (Barrierefreiheitstools wissen, wie in der PDF-Datei navigiert und wie diese gelesen werden muss) und der PDF-Lesersoftware weitere Informationen zu den Beziehungen der Inhalte in der PDF-Datei zur Verfügung zu stellen.

  12. ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)   : Wenn diese Option aktiviert wird, ist die sich ergebende PDF-Datei Mit dem PDF/A ISO-Standard kompatibel. Dieser Standard soll universell lesbare PDF-Dateien bereitstellen, die für die Archivierung geeignet sind.

    • Alle Schriftarten werden eingebettet. Dies gilt nur dann nicht, wenn der Vorgang durch die Lizenz untersagt wird. In diesem Fall wird der Text in eine Bitmap konvertiert, um das ursprüngliche Erscheinungsbild beizubehalten.

    • Die Dokumenteigenschaften sind immer enthalten.

    • Jede Verwendung von Transparenz in der Publikation wird entfernt (alle transparenten Bereiche werden undurchsichtig).

    • Die PDF-Datei kann nicht verschlüsselt werden.

    • Die PDF-Datei ist gesperrt, damit sie nicht bearbeitet werden kann.

  13. Bitmaptext anzeigen, wenn Schriftarten möglicherweise nicht eingebettet werden   : Jede Schriftart ist durch eine Lizenz geschützt, die angibt, ob sie in eine Datei eingebettet werden darf. Wenn die Lizenz die Einbettung nicht erlaubt, konvertiert diese Option solche Schriftarten in Bilder, damit sich das Erscheinungsbild nicht ändern, wenn die PDF-Datei auf einem Computer geöffnet wird, der nicht über die betreffende Schriftart verfügt. Dies führt zu einer größeren Datei, und der Text in der PDF-Datei kann nicht mehr markiert und kopiert werden (da es sich um ein Bild handelt). Wenn diese Option nicht ausgewählt wird, wird die Schriftart bei der Anzeige auf einem Computer ersetzt, der nicht über die lizenzierte Schriftart verfügt.

  14. Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln   : Ermöglicht das Verschlüsseln der PDF-Datei Mit einem Kennwort, damit sie nur angezeigt und bearbeitet werden kann, wenn das Kennwort eingegeben wird.

  15. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.

Seitenanfang

Speichern als XPS

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Wählen Sie Speichern und Senden aus, wählen Sie PDF/XPS-Dokument erstellen aus, und klicken Sie dann auf PDF/XPS erstellen.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Als PDF oder XPS veröffentlichen die Option XPS-Dokument (*.xps) im Dropdownmenü Dateityp aus.

  4. Geben Sie einen Namen für das Dokument in das Textfeld Dateiname ein.

  5. Klicken Sie auf Ändern, um die Veröffentlichungsoptionen zu ändern.

  6. Sie können eine Auswahl unter drei vordefinierten Optionsgruppen treffen und die Druckoptionen ändern:

    • Mindestgröße: Diese Option legt die Auflösung von Bildern in Ihrer Publikation auf maximal 96 dpi (dots per inch, Punkte pro Zoll) fest, eine Auflösung, die sich für die Anzeige auf dem Bildschirm eignet, im Allgemeinen jedoch nicht für eine gedruckte Publikation. Schriftarten, die nicht eingebettet werden dürfen, werden als Bitmaps dargestellt. Die Druckoptionen sind für die Onlineanzeige des Dokuments als Einzelseite optimiert. Diese Auswahlmöglichkeit umfasst auch die Eigenschaften der Publikation.

    • Standard: Diese Option legt die Auflösung von Bildern in einer Publikation auf maximal 150 dpi fest. Diese Auflösung eignet sich für die Onlineverteilung (z. B. per E-Mail), bei der der Empfänger die Publikation ggf. auf einem Desktopdrucker druckt. Die Druckoptionen sind für die Onlineanzeige des Dokuments als Einzelseite optimiert. Diese Auswahlmöglichkeit umfasst auch die Eigenschaften der Publikation sowie alle Strukturtags, um die Barrierefreiheit zu erhöhen.

    • Hohe Druckqualität: Dies sind die Standardoptionen, die sich für Desktop- und professionellen Druck eignen. Die Bilder werden auf maximal 450 dpi für Farbe/Graustufen festgelegt. Über diesem Schwellenwert wird das Bild auf 300 dpi verkleinert. 1.800 dpi gelten für Liniengrafiken. Über diesem Schwellenwert wird das Bild auf 1.200 dpi verkleinert. Diese Auswahlmöglichkeit umfasst auch die Eigenschaften der Publikation sowie alle Strukturtags, um die Barrierefreiheit zu erhöhen. Die Druckoptionen sind für den Druck optimiert. Schriftarten, die nicht eingebettet werden dürfen, werden als Bitmap dargestellt.

    • Benutzerdefiniert : Diese Auswahlmöglichkeit stellt Ihnen einfach alle Optionen zur Verfügung.

    • Druckoptionen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Dialogfeld Druckoptionen geöffnet.

  7. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.

Pack and Go

Der Pack & Go-Assistent packt eine Publikation und die dazugehörigen verknüpften Dateien in eine Datei, die Sie einem professionellen Druckservice oder einem Kopiershop zum Drucken übergeben können. Sie können die gepackte Datei auch auf einen anderen Computer zur weiteren Bearbeitung kopieren. Mit dem Pack & Go-Assistenten stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dateien vorhanden sind, um die vollständige Publikation an andere Personen zum Bearbeiten oder Anzeigen auszuhändigen.

Speichern für einen professionellen Druckdienst

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Wählen Sie Speichern und Senden aus, und wählen Sie dann Für professionellen Druck speichern aus.

  3. Unter Für professionellen Druck speichern stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

    • Optionen für die Dateigröße und -qualität: Diese Optionen sind mit den vier vordefinierten Optionsgruppen identisch, die für das Speichern als PDF-Datei verwendet werden.

    • Als PDF- und Publisher-Dateien oder nur als PDF speichern: Sie können eine PDF- und eine PUB-Datei oder nur eine PDF-Datei speichern, die für den Drucker vorgesehen ist.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Pack and Go-Assistent.

  5. Wählen Sie einen Speicherort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll (z. B. ein CD-Laufwerk), und klicken Sie dann auf Weiter .

  6. Der Assistent packt Ihre Dateien und speichert sie dann am angegebenen Speicherort. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Farbprüfdruck drucken, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis : Das Kontrollkästchen Farbprüfdruck drucken ist standardmäßig aktiviert. Verwenden Sie den Farbprüfdruck, um eine gedruckte Version der Publikation zu überprüfen und mögliche Fehler zu identifizieren, bevor die Datei an die Druckerei gesendet wird. Wenn die Druckerei Fehler in der Datei behebt, steigen in der Regel die Druckkosten.

Speichern für einen anderen Computer

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Wählen Sie Speichern und enden aus, und wählen Sie dann Für einen anderen Computer speichern aus.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Pack and Go-Assistent, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie einen Speicherort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll (z. B. ein CD-Laufwerk), und klicken Sie dann auf Weiter .

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Schriftarten und Grafiken installieren die gewünschten Optionen zum Einbetten von TrueType-Schriftarten und verknüpften Grafiken aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Publikation in einer ZIP-Datei zu speichern.

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