Speichern mehrerer Werte in einem Nachschlagefeld

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Sie können ein Nachschlagefeld erstellen, in dem mehrere Werte pro Datensatz gespeichert werden. Sie können so mehrere zugehörige Fakten zu einem Thema nachverfolgen. Angenommen, Sie verfügen beispielsweise über eine Datenbank für die Nachverfolgung von Problemen und möchten die Mitarbeiter nachverfolgen, die die Probleme bearbeiten. Ein Mitarbeiter kann mehrere Probleme bearbeiten. Außerdem kann ein Problem von mehr als einem Mitarbeiter bearbeitet werden. Eine derartige Datenstruktur wird m:n-Beziehung genannt. Access erleichtert die Nachverfolgung solcher zusammengehöriger Daten durch mehrwertige Nachschlagefelder.

Dieser Artikel erläutert die Funktion von mehrwertigen Nachschlagefeldern, das Hinzufügen eines mehrwertigen Nachschlagefelds zu einer Tabelle und das Ändern eines vorhandenen Nachschlagefelds.

Hinweis :  Dieser Artikel gilt nicht für Access-Apps, d. h. der neuen Art von Datenbanken, die Sie mit Access entwerfen und online veröffentlichen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-App.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds in der Datenblattansicht

Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds in der Entwurfsansicht

Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds mit den Nachschlage-Assistenten

Überprüfen oder Ändern der Eigenschaften von Nachschlagefeldern in der Entwurfsansicht

Ändern des Entwurfs eines mehrwertigen Nachschlagefelds

Übersicht

Bei einem Nachschlagefeld handelt es sich um ein Tabellenfeld mit Werten, die aus einer Tabelle, einer Abfrage oder einer Werteliste stammen. Wenn Sie in einem Datenblatt auf ein Nachschlagefeld klicken, um Daten einzugeben, zeigt Access eine Liste mit Werten an, die Sie auswählen können. Ein Nachschlagefeld kann mehrwertig sein, d. h., Sie können mehr als einen Eintrag in der Liste auswählen. Sie können Sie Auswahlmöglichkeiten in einem Kombinationsfeld oder in einem Listenfeld anzeigen.

Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds

Sie können ein mehrwertiges Nachschlagefeld in der Datenblattansicht oder in der Entwurfsansicht erstellen. In beiden Ansichten können Sie das mehrwertige Feld mit dem Nachschlage-Assistenten erstellen. Dieser vereinfacht den Vorgang, da er automatisch die entsprechenden Feldeigenschaften einträgt und die richtigen Tabellenbeziehungen erstellt.

Ändern eines mehrwertigen Nachschlagefelds

Sie können den Nachschlage-Assistenten erneut ausführen, um ein vorhandenes mehrwertiges Nachschlagefeld zu ändern.

Gebundene Werte und Anzeigewerte

Wenn Sie ein Nachschlagefeld erstellen, das Daten aus einer Tabelle oder Abfrage abruft, ermittelt Access anhand des Schlüsselfelds der Quelltabelle, welcher Wert zu welchem Datensatz gehört. Die Daten von Schlüsselfeldern sind jedoch ohne erkennbare Bedeutung. Normalerweise handelt es sich um ein ID-Feld mit dem AutoWert-Datentyp. In einem Nachschlagefeld wird das Schlüsselfeld durch einen aussagekräftigeren Wert ersetzt, z. B. einen Namen. Der gespeicherte Wert wird gebundener Wert genannt. Der angezeigte Wert wird Anzeigewert genannt.

In einem Feld mit dem Namen ZugewiesenAn können beispielsweise mehrere Werte für Mitarbeiter-IDs aus einer Abfrage namens Erweiterte Kontakte gespeichert sein. Da es sich bei ZugewiesenAn um ein Nachschlagefeld handelt, zeigt Access die nachgeschlagenen Werte im Abfrageergebnis an (in diesem Fall die Kontaktnamen). Die Werte für die Mitarbeiter-IDs sind die gebundenen Werte. Die Kontaktnamen sind die Anzeigewerte.

Datenblatt mit Anzeigewerten und Datenblatt mit gebundenen Werten

1. Die Anzeigewerte

2. Die gebundenen Werte

Bedeutung von gebundenen Werten

Wenn Sie die Tabelle in der Datenblattansicht öffnen, werden immer automatisch die Anzeigewerte angezeigt. Die gebundenen Werte sind die Werte, die im Nachschlagefeld gespeichert, in Abfragekriterien verwendet und von Access in Verknüpfungen mit anderen Tabellen verwendet werden.

Wenn Sie beispielsweise über eine Abfrage verfügen, die das Nachschlagefeld ZugewiesenAn verwendet (siehe obige Abbildung), und Sie Datensätze ausschließen möchten, die Probleme darstellen, die Charlotte Stevnsborg zugewiesen wurden, muss das Ausschlusskriterium den gebundenen Werte (in diesem Fall 9) und nicht den Namen verwenden, d. h. WHERE ZugewiesenAn.Value <> 9.

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Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds in der Datenblattansicht

Sie können ein mehrwertiges Nachschlagefeld zu einer Tabelle hinzufügen, die in der Datenblattansicht geöffnet ist.

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, in der Sie das Nachschlagefeld erstellen möchten. Daraufhin wird die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Klicken Sie rechts neben der letzten Spalte auf Zum Hinzufügen klicken, und klicken Sie dann auf Nachschlagen und Beziehung.

    Der Nachschlage-Assistent wird gestartet.

  3. Befolgen Sie die restlichen Schritte im Assistenten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds mit den Nachschlage-Assistenten.

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Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds in der Entwurfsansicht

Sie können ein mehrwertiges Nachschlagefeld in der Datenblattansicht erstellen. In der Entwurfsansicht können Sie ein Nachschlagefeld mit demselben Nachschlage-Assistenten wie in der Datenblattansicht erstellen. In der Entwurfsansicht können Sie allerdings uneingeschränkt auf sämtliche Feldeigenschaften zugreifen und diese direkt bearbeiten.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der das mehrwertige Nachschlagefeld hinzugefügt werden soll, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Suchen Sie im Tabellenentwurfsbereich die erste leere verfügbare Zeile.

  3. Klicken Sie in der ersten leeren Zeile in die Spalte Feldname, und geben Sie anschließend einen Feldnamen für das mehrwertige Nachschlagefeld ein.

  4. Klicken Sie für diese Zeile in die Spalte Datentyp, klicken Sie auf den Pfeil, und wählen Sie dann in der Dropdownliste die Option Nachschlage-Assistent aus.

    Der Nachschlage-Assistent wird gestartet.

  5. Befolgen Sie die Schritte im Assistenten. Informationen zur Verwendung des Nachschlageassistenten finden Sie im Abschnitt Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds mit den Nachschlage-Assistenten.

  6. Nachdem der Assistent beendet wurde, können Sie die Eigenschaften des Nachschlagefelds bearbeiten. Weitere Informationen zu den Eigenschaften von Nachschlagefeldern finden Sie im Abschnitt Überprüfen oder Ändern der Eigenschaften von Nachschlagefeldern in der Entwurfsansicht.

Wenn Sie auf Fertig stellen klicken, wird ein Nachschlagefeld erstellt, dessen Feldeigenschaften auf den Optionen basieren, die Sie im Nachschlage-Assistenten ausgewählt haben. Sie können die Feldeigenschaften im unteren Bereich der Entwurfsansicht unter Feldeigenschaften anzeigen. Klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen.

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Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds mit den Nachschlage-Assistenten

Mit dem Nachschlage-Assistenten können Sie ein Feld erstellen, das auf einer Tabelle bzw. Abfrage oder auf einer Liste von Werten basiert, die Sie eingeben. In diesem Abschnitt werden die Schritte des Nachschlage-Assistenten beschrieben.

Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds auf der Basis einer Tabelle oder Abfrage

  1. Klicken Sie im Nachschlage-Assistenten auf Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen und dann auf Weiter.

  2. Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  3. Klicken Sie unter Verfügbare Felder auf die Felder, die in Ihrem Nachschlagefeld enthalten sein sollen.

  4. Klicken Sie auf die Größer-als-Schaltfläche (>), um die ausgewählten Felder in die Liste Ausgewählte Felder zu verschieben. Klicken Sie auf die doppelte Größer-als-Schaltfläche (»), um alle Felder in die Liste Ausgewählte Felder zu verschieben. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

  5. Wählen Sie optional ein bis vier Felder aus, nach denen die Nachschlageelemente sortiert werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Passen Sie ggf. die Breite der Spalten in Ihrem Nachschlagefeld an, und klicken Sie dann auf Weiter.

  7. Aktivieren Sie unter Möchten Sie für den Nachschlagevorgang mehrere Werte speichern? das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.

    Hinweis : Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, damit mehrere Werte gespeichert werden können.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    Wenn Sie auf Fertig stellen klicken, wird ein Nachschlagefeld erstellt, dessen Feldeigenschaften auf den Optionen basieren, die Sie im Nachschlage-Assistenten ausgewählt haben.

  9. Klicken Sie zum Speichern der Tabelle im Menü Datei auf Speichern.

    Die Tastenkombination STRG + S

Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds auf der Basis eingegebener Werte

  1. Klicken Sie im Nachschlage-Assistenten auf Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben, und klicken Sie dann auf Weiter.

  2. Geben Sie die Spaltenanzahl ein. Geben Sie dann die einzelnen Werte ein. Drücken Sie TAB, um zur nächsten Zeile zu gelangen.

    Hinweis : Verwenden Sie nur eine Spalte, wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, den Listenwert zu bearbeiten.

  3. Wenn Sie die gewünschten Werte eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter.

  4. Wenn Sie in Schritt 2 mehrere Spalten angegeben haben, müssen Sie festlegen, welche Spalte zum eindeutigen Bestimmen jedes Werts verwendet werden soll. Doppelklicken Sie im Feld Verfügbare Felder auf die gewünschte Spalte.

    Hinweis : Dieser Schritt entfällt, wenn Sie in Schritt 2 nur eine Spalte angegeben haben.

  5. Geben Sie im Nachschlage-Assistenten eine Beschriftung für das Nachschlagefeld ein.

  6. Aktivieren Sie unter Möchten Sie für den Nachschlagevorgang mehrere Werte speichern? das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.

    Hinweis : Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, damit mehrere Werte gespeichert werden können.

  7. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  8. Klicken Sie zum Speichern der Tabelle im Menü Datei auf Speichern.

    Die Tastenkombination STRG + S

Nachdem das mehrwertige Feld erstellt wurde, wird es in der Datenblattansicht als Dropdownliste für ein Kontrollkästchen angezeigt.

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Überprüfen oder Ändern der Eigenschaften von Nachschlagefeldern in der Entwurfsansicht

Sie können die Eigenschaften des Nachschlagefelds im unteren Bereich der Entwurfsansicht unter Feldeigenschaften überprüfen. Klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen, um die Eigenschaften für das jeweilige Nachschlagefeld anzuzeigen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie das Nachschlagefeld hinzufügen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie in der Spalte Feldname auf den Namen des Nachschlagefelds.

  3. Klicken Sie unter Feldeigenschaften auf die Registerkarte Nachschlagen.

    Die Nachschlageeigenschaften werden angezeigt.

    Eigenschaften eines mehrwertigen Nachschlagefelds

Wenn Sie den Wert der ersten Eigenschaft (Steuerelement anzeigen) festlegen, ändert sich die Liste verfügbarer Eigenschaften abhängig von der jeweiligen Auswahl. Sie können die Eigenschaften des Nachschlagefelds so einrichten, dass sie das Verhalten eines Nachschlagefelds ändern. Wenn Sie mithilfe des Nachschlage-Assistenten das Nachschlagefeld erstellen, werden die Eigenschaften des Nachschlagefelds vom Assistenten festgelegt.

Eigenschaften des Nachschlagefelds

Eigenschaft

Zweck

Steuerelement anzeigen

Legen Sie den Steuerelementtyp auf Kontrollkästchen, Textfeld, Listenfeld oder Kombinationsfeld fest. Kombinationsfeld ist die häufigste Option für ein Nachschlagefeld.

Herkunftstyp

Wählen Sie, ob das Nachschlagefeld mit Werten aus einer anderen Tabelle bzw. Abfrage oder aus einer Liste mit von Ihnen angegebenen Werten aufgefüllt werden soll. Sie können die Liste auch mit den Namen der Felder in einer Tabelle oder Abfrage auffüllen.

Datensatzherkunft

Geben Sie die Tabelle, Abfrage oder Wertliste an, die die Werte für das Nachschlagefeld bereitstellt. Wenn die Eigenschaft Herkunftstyp auf Tabelle/Abfrage oder Feldliste festgelegt ist, muss diese Eigenschaft auf einen Tabellen- oder Abfragenamen oder auf eine SQL-Anweisung festgelegt sein, die die Abfrage darstellt. Ist die Eigenschaft Herkunftstyp auf Wertliste festgelegt, muss sie eine Liste mit Werten enthalten, die durch ein Semikolon getrennt sind.

Gebundene Spalte

Geben Sie die Spalte in der Datensatzherkunft an, die den im Nachschlagefeld gespeicherten Wert bereitstellt. Dieser kann zwischen 1 und der Anzahl von Spalten in der Datensatzherkunft liegen.

Hinweis : Die Spalte, die den zu speichernden Wert bereitstellt, muss nicht mit der Anzeigespalte identisch sein.

Spaltenanzahl

Geben Sie die Anzahl der Spalten in der Datensatzherkunft an, die im Nachschlagefeld angezeigt werden können. Zum Auswählen der anzuzeigenden Spalten geben Sie in der Eigenschaft Spaltenbreiten eine Spaltenbreite an.

Spaltenüberschriften

Geben Sie an, ob Spaltenüberschriften angezeigt werden sollen.

Spaltenbreiten

Geben Sie für jede Spalte die Spaltenbreite ein. Soll eine Spalte nicht angezeigt werden, z. B. diejenige mit der Nummer, geben Sie für die Breite den Wert 0 an.

Zeilenanzahl

Geben Sie die Anzahl der Zeilen an, die angezeigt werden, wenn Sie das Nachschlagefeld anzeigen.

Listenbreite

Geben Sie die Breite des Steuerelements an, das angezeigt wird, wenn Sie das Nachschlagefeld anzeigen.

Nur Listeneinträge

Geben Sie an, ob ein Wert eingegeben werden darf, der nicht in der Liste enthalten ist.

Mehrere Werte zulassen

Gibt an, ob das Nachschlagefeld die Auswahl mehrerer Werte zulässt.

Hinweis :  Sie können den Wert dieser Eigenschaft nicht von Ja in Nein ändern.

Wertlistenbearbeitung zulassen

Geben Sie an, ob die Elemente in einem Nachschlagefeld bearbeitet werden können, das auf einer Wertliste basiert. Wenn diese Eigenschaft auf Ja festgelegt ist und Sie mit der rechten Maustaste auf ein Nachschlagefeld klicken, das auf der Wertliste einer einzelnen Spalte basiert, wird die Menüoption Listenelemente bearbeiten angezeigt. Hat das Nachschlagefeld mehrere Spalten, wird die Eigenschaft ignoriert.

Bearbeitungsformular für Listenelemente

Geben Sie ein vorhandenes Formular an, mit dem die Listenelemente in einem Nachschlagefeld bearbeitet werden können, das auf einer Tabelle oder Abfrage basiert.

Nur Datensatzherkunftswerte anzeigen

Zeigt nur Werte an, die der aktuellen Datensatzherkunft entsprechen, wenn Mehrere Werte zulassen auf Ja festgelegt ist.

Der gebundene Wert in einem Nachschlagefeld ist von der Eigenschaft Gebundene Spalte abhängig. Der Anzeigewert in einem Nachschlagefeld entspricht den Spalten, für die in der Eigenschaft Spaltenbreiten ein Wert ungleich Null festgelegt ist.

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Ändern des Entwurfs eines mehrwertigen Nachschlagefelds

Um den Entwurf eines mehrwertigen Nachschlagefelds zu ändern, können Sie eine der folgenden Aktionen durchführen:

  • Bearbeiten der Wertliste eines listenbasierten mehrwertigen Nachschlagefelds

    Hinweis :  Damit die Wertliste bearbeitet werden kann, darf sie nur eine Spalte aufweisen, und die Eigenschaft Wertlistenbearbeitung zulassen muss auf Ja festgelegt sein.

  • Bearbeiten der Nachschlagefeldeigenschaften in der Entwurfsansicht

  • Ausführen des Nachschlage-Assistenten, um das ausgewählte Nachschlagefeld zu ändern

Bearbeiten der Wertliste eines auf einer Wertliste basierenden mehrwertigen Nachschlagefelds

Sie können der Werteliste Werte hinzufügen, die Werteliste ändern oder einen Standardwert festlegen.

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die das mehrwertige Feld enthält.

    Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle im mehrwertigen Nachschlagefeld.

  3. Klicken Sie auf Listenelemente bearbeiten.

  4. Ändern Sie die Werteliste, und klicken Sie dann auf OK.

Bearbeiten der Nachschlagefeldeigenschaften in der Entwurfsansicht

Um ein mehrwertiges Nachschlagefeld zu ändern, können Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen und dort die Eigenschaften des Nachschlagefelds ändern. Informationen zu den Eigenschaften von Nachschlagefeldern finden Sie im Abschnitt Überprüfen oder Ändern der Eigenschaften von Nachschlagefeldern in der Entwurfsansicht.

Ändern eines mehrwertigen Nachschlagefelds in der Datenblattansicht

Sie können ein Nachschlagefeld ändern, indem Sie den Nachschlage-Assistenten erneut ausführen

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht, und wählen Sie das Nachschlagefeld aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Eigenschaften auf Suche ändern.

  3. Führen Sie die Schritte im Assistenten aus, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen. Weitere Informationen zum Assistenten finden Sie im Abschnitt Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds mit den Nachschlage-Assistenten.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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