Speichern eines Word-Dokuments als Vorlage

Eine Dokumentvorlage ist ein Dokumenttyp, der eine Kopie von sich selbst erstellt, wenn die Dokumentvorlage geöffnet wird. In Microsoft Office Word 2007 können Sie eine Dokumentvorlage erstellen, indem Sie ein Dokument als eine DOTX-Datei, DOT-Datei oder DOTM-Datei speichern. (Mithilfe einer DOTM-Datei können Sie in der Datei Makros aktivieren.)

Was möchten Sie tun?

Informationen zu Dokumentvorlagen

Speichern als Vorlage

Hinzufügen von Inhaltssteuerelementen zu einer Dokumentvorlage

Hinzufügen von Hinweistext zu einer Dokumentvorlage

Speichern und Verteilen von Bausteinen mit einer Vorlage

Schützen einer Vorlage

Informationen zu Dokumentvorlagen

Ein Geschäftsplan ist beispielsweise ein häufig verwendetes Dokument, das in Word geschrieben wird. Sie müssen die Struktur des Geschäftsplans nicht von Grund auf neu erstellen. Sie können stattdessen eine Dokumentvorlage verwenden, bei der Seitenlayout, Schriftarten, Seitenränder und Formatvorlagen vordefiniert sind. Sie müssen nur eine Dokumentvorlage öffnen und den Text und die Informationen eingeben, der bzw. die für Ihr Dokument spezifisch sind. Wenn Sie das Dokument als DOCX- oder DOCM-Datei speichern, speichern Sie es getrennt von der Vorlage auf der es basiert.

Dokumentvorlagen sind in der Hinsicht, dass Sie empfohlene Abschnitte oder erforderlichen Text für die Verwendung durch andere sowie vordefinierte Inhaltssteuerelemente, wie z. B. eine Dropdownliste oder ein bestimmtes Logo, bereitstellen können, genau gleich wie Dokumente. Sie können einen Abschnitt einer Dokumentvorlage schützen, oder Sie können den Inhalt der Dokumentvorlage mit Hilfe eines Kennworts vor Änderungen schützen.

Word-Dokumentvorlagen für die meisten Arten von Dokumenten finden Sie auf Microsoft Office Online. Wenn Sie eine Internetverbindung hergestellt haben, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Neu, und klicken Sie dann auf die gewünschte Vorlagenkategorie. Sie können aber auch eigene Dokumentvorlagen erstellen.

Hinweis : Besonders strukturierte und komplexe Dokumentvorlagen, wie z. B. ein Steuererklärungsformular, sollten Sie mit einem Programm zum Erstellen von Formularen erstellen, wie z. B. mit Microsoft Office InfoPath 2007.

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Speichern als Vorlage

Sie können mit einem leeren Dokument beginnen und dieses als Dokumentvorlage speichern, oder Sie können eine Dokumentvorlage auf der Grundlage eines vorhandenen Dokuments oder einer vorhandenen Dokumentvorlage erstellen.

Erstellen auf der Grundlage einer leeren Dokumentvorlage

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Neu.

  2. Klicken Sie auf Leeres Dokument, und klicken Sie dann auf Erstellen.

  3. Nehmen Sie an den Seitenrandeinstellungen, dem Seitenformat, der Seitenausrichtung, den Formatvorlagen und anderen Formaten die gewünschten Änderungen vor.

    Sie können auch Hinweistext, Inhaltssteuerelemente, wie z. B. eine Datumsauswahl, und Grafiken hinzufügen, die in allen neuen Dokumenten angezeigt werden sollen, die auf der Grundlage der Dokumentvorlage erstellt werden.

  4. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie anschließend auf Speichern unter.

  5. Führen Sie im Dialogfeld Speichern unter eine der folgenden Aktionen aus:

    • Auf einem Computer mit Windows Vista klicken Sie unter Favoriten auf Vorlagen.

    • Auf einem Computer mit Windows XP klicken Sie unter Speichern unter auf Vertrauenswürdige Vorlagen.

  6. Geben Sie der neuen Dokumentvorlage einen Dateinamen, wählen Sie in der Liste Dateityp die Option Word-Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Speichern.

    Hinweis : Sie können die Dokumentvorlage auch als Word-Vorlage mit Makros (DOTM-Datei) oder als Word 97-2003-Vorlage (DOT-Datei) speichern.

  7. Schließen Sie die Dokumentvorlage

Erstellen einer Dokumentvorlage auf der Grundlage eines vorhandenen Dokuments

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Öffnen.

  2. Öffnen Sie das gewünschte Dokument.

  3. Nehmen Sie die Änderungen vor, die in allen neuen Dokumenten angezeigt werden sollen, die auf der Grundlage der Dokumentvorlage erstellt werden.

  4. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie anschließend auf Speichern unter.

  5. Führen Sie im Dialogfeld Speichern unter eine der folgenden Aktionen aus:

    • Auf einem Computer mit Windows Vista klicken Sie unter Favoriten auf Vorlagen.

    • Auf einem Computer mit Windows XP klicken Sie unter Speichern unter auf Vertrauenswürdige Vorlagen.

  6. Geben Sie der neuen Dokumentvorlage einen Dateinamen, wählen Sie in der Liste Dateityp die Option Word-Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Speichern.

    Hinweis : Sie können die Dokumentvorlage auch als Word-Vorlage mit Makros (DOTM-Datei) oder als Word 97-2003-Vorlage (DOT-Datei) speichern.

  7. Schließen Sie die Dokumentvorlage

Erstellen einer neuen Dokumentvorlage auf der Grundlage einer vorhandenen Dokumentvorlage

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Neu.

  2. Klicken Sie unter Vorlagen auf Neu von vorhandenem.

  3. Klicken Sie auf eine Dokumentvorlage, die der gleicht, die Sie erstellen möchten, und klicken Sie dann auf Neu erstellen.

  4. Nehmen Sie an den Seitenrandeinstellungen, dem Seitenformat, der Seitenausrichtung, den Formatvorlagen und anderen Formaten die gewünschten Änderungen vor.

    Sie können auch Hinweistext, Inhaltssteuerelemente, wie z. B. eine Datumsauswahl, und Grafiken hinzufügen, die in allen neuen Dokumenten angezeigt werden sollen, die auf der Grundlage der Dokumentvorlage erstellt werden.

  5. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie anschließend auf Speichern unter.

  6. Führen Sie im Dialogfeld Speichern unter eine der folgenden Aktionen aus:

    • Auf einem Computer mit Windows Vista klicken Sie unter Favoriten auf Vorlagen.

    • Auf einem Computer mit Windows XP klicken Sie unter Speichern unter auf Vertrauenswürdige Vorlagen.

  7. Geben Sie der neuen Dokumentvorlage einen Dateinamen, klicken Sie im Feld Dateityp auf die Option Word-Vorlage, und klicken Sie dann auf Speichern.

    Hinweis : Sie können die Dokumentvorlage auch als Word-Vorlage mit Makros (DOTM-Datei) oder als Word 97-2003-Vorlage (DOT-Datei) speichern.

  8. Schließen Sie die Dokumentvorlage

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Hinzufügen von Inhaltssteuerelementen zu einer Dokumentvorlage

Sie können jedem Benutzer der Dokumentvorlage Flexibilität ermöglichen, indem Sie Inhaltssteuerelemente, wie z. B. Rich-Text-Steuerelemente, Bilder, Dropdownlisten oder Datumsauswahl-Steuerelemente, hinzufügen und konfigurieren.

So können Sie beispielsweise einem Kollegen eine Dokumentvorlage bereitstellen, die eine Dropdownliste enthält. Der Kollege möchte jedoch in dem Dokument, das er basierend auf Ihrer Dokumentvorlage verteilen möchte, andere Optionen in der Dropdownliste verwenden. Da Sie die Bearbeitung der Dropdownliste beim Hinzufügen des Inhaltssteuerelements zur Dokumentvorlage zugelassen haben, kann Ihr Kollege die Dokumentvorlage schnell und einfach an seine Bedürfnisse anpassen.

Hinzufügen von Inhaltssteuerelementen

Hinweis : Sie können Inhaltssteuerelemente auch Dokumenten hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Word-Optionen.

  2. Klicken Sie auf Häufig verwendet.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis : Die Multifunktionsleiste ist Bestandteil der Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche.

  4. Öffnen Sie die Dokumentvorlage, der Sie Inhaltssteuerelemente hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die Stelle, an der Sie ein Steuerelement einfügen möchten.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf das Inhaltssteuerelement, das Sie dem Dokument oder der Dokumentvorlage hinzufügen möchten.

    Sie können beispielsweise auf Rich-Text klicken, um ein Rich-Text-Steuerelement einzufügen, das in jedem Dokument angezeigt wird, das mithilfe der Dokumentvorlage erstellt wird.

    Hinweis : Wenn Inhaltssteuerelemente nicht verfügbar sind, ist möglicherweise ein Dokument geöffnet, das mit einer früheren Version von Word erstellt wurde. Um Inhaltssteuerelemente zu verwenden, müssen Sie das Dokument in das Dateiformat von Word 2007 konvertieren. Klicken Sie hierzu auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , dann auf Konvertieren und abschließend auf OK. Speichern Sie das Dokument nach dem Konvertieren.

  6. Markieren Sie das Inhaltssteuerelement, und klicken Sie in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften.

  7. Geben Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Inhaltssteuerelementen an, ob das Inhaltssteuerelement beim Verwenden der Dokumentvorlage durch andere gelöscht oder bearbeitet werden darf.

  8. Um mehrere Inhaltssteuerelemente oder auch Textabschnitte zusammenzuhalten, markieren Sie die Steuerelemente bzw. den Text, und klicken Sie dann in der Gruppe Steuerelemente auf Gruppieren.

    Sie verfügen beispielsweise über eine Verzichtserklärung mit drei Absätzen. Wenn Sie die drei Abschnitte mithilfe des Befehls Gruppieren gruppieren, kann die Verzichtserklärung mit den drei Absätzen nicht bearbeitet und nur als Gruppe gelöscht werden.

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Hinzufügen von Hinweistext zu einer Dokumentvorlage

Gelegentlich ist es hilfreich, Platzhalterhinweise zum Ausfüllen eines bestimmten Inhaltssteuerelements hinzuzufügen, das einer Dokumentvorlage hinzugefügt wurde. Die Hinweise werden beim Ausfüllen der Dokumentvorlage durch Inhalte ersetzt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Entwurfsmodus.

  2. Wenn Sie dem Dokument noch kein Inhaltssteuerelement hinzugefügt haben, klicken Sie auf die Stelle, an der das Steuerelement eingefügt werden soll, und klicken Sie dann auf ein Steuerelement.

    Hinweis : Wenn Inhaltssteuerelemente nicht verfügbar sind, ist möglicherweise ein Dokument geöffnet, das mit einer früheren Version von Word erstellt wurde. Um Inhaltssteuerelemente zu verwenden, müssen Sie das Dokument in das Dateiformat von Word 2007 konvertieren. Klicken Sie hierzu auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , dann auf Konvertieren und abschließend auf OK. Speichern Sie das Dokument nach dem Konvertieren.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Entwurfsmodus.

  4. Klicken Sie auf das Inhaltssteuerelement, dem Platzhaltertext hinzugefügt werden soll.

  5. Bearbeiten Sie den Platzhaltertext, und formatieren Sie ihn nach Wunsch.

    Wenn Sie ein Textfeld-Inhaltssteuerelement hinzufügen und möchten, dass der Platzhaltertext ausgeblendet wird, wenn der Benutzer einen eigenen Text eingibt, klicken Sie in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen.

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Speichern und Verteilen von Bausteinen mit einer Vorlage

Bausteine sind wiederverwendbare Inhalte oder andere Dokumentteile, die in Katalogen gespeichert werden, um jederzeit wiederverwendet zu werden. Sie können Bausteine auch speichern und mit Dokumentvorlagen verteilen. So können Sie beispielsweise eine Berichtvorlage erstellen, die den Vorlagenbenutzern zwei Typen von Anschreiben zum Erstellen eines eigenen Berichts basierend auf Ihrer Dokumentvorlage bereitstellt.

  1. Speichern und schließen Sie die Dokumentvorlage, die Sie nach Ihren Wünschen erstellt haben und der Sie Bausteine zur Auswahl für Vorlagenbenutzer hinzufügen möchten.

  2. Öffnen Sie die Dokumentvorlage.

    Lassen Sie die Dokumentvorlage geöffnet, der Sie Bausteinoptionen für Vorlagenbenutzer hinzufügen möchten.

  3. Erstellen Sie die Bausteine, die Sie den Vorlagenbenutzern bereitstellen möchten.

    Stellen Sie sicher, dass Sie beim Ausfüllen des Dialogfelds Neuen Baustein erstellen im Feld Speichern in auf den Namen der Dokumentvorlage klicken.

  4. Verteilen der Vorlage

    Wenn Sie die Dokumentvorlage senden oder anderen Benutzern zur Verfügung stellen, werden die Bausteine, die Sie mit der Dokumentvorlage gespeichert haben, in den von Ihnen angegebenen Katalogen verfügbar.

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Schützen einer Vorlage

Sie können einzelne Inhaltssteuerelemente in einer Dokumentvorlage schützen, um zu verhindern, dass bestimmte Inhaltssteuerelemente oder Steuerelementgruppen gelöscht oder bearbeitet werden, oder Sie können den gesamten Inhalt einer Dokumentvorlage mit einem Kennwort schützen.

Schützen von Teilen einer Vorlage

  1. Öffnen Sie die Dokumentvorlage, die Sie schützen möchten.

  2. Markieren Sie die Inhaltssteuerelemente oder die Gruppe von Steuerelementen, für die Sie Änderungen einschränken möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften.

  4. Führen Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Inhaltssteuerelementen unter Sperren eine der folgenden Aktionen aus:

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden, sodass der Inhalt des Steuerelements bearbeitet, das Steuerelement selbst jedoch nicht aus der Vorlage oder aus einem Dokument, das auf dieser Vorlage basiert, gelöscht werden kann.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden, sodass das Steuerelement zwar gelöscht, der Inhalt des Steuerelements jedoch nicht bearbeitet werden kann.

      Verwenden Sie diese Einstellung, wenn eingefügter Text geschützt werden soll. Wenn Sie beispielsweise häufig eine Verzichtserklärung einfügen, können Sie sicherstellen, dass der Text nicht verändert wird und dass Sie die Erklärung bei Dokumentvorlagen löschen können, bei denen die Erklärung nicht erforderlich ist.

Schützen des gesamten Inhalts einer Dokumentvorlage

  1. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie gegen Änderungen schützen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Schützen auf Dokument schützen, und klicken Sie dann auf Formatierung und Bearbeitung einschränken.

  3. Aktivieren Sie im Aufgabenbereich Dokument schützen unter Bearbeitungseinschränkungen das Kontrollkästchen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen.

  4. Klicken Sie in der Liste mit Bearbeitungseinschränkungen auf die gewünschten Einschränkungen.

  5. Klicken Sie auf Berechtigung einschränken, um zusätzliche Einschränkungsoptionen auszuwählen, z. B. von welchen Benutzern das Dokument gelesen oder geändert werden kann.

    In den Einschränkungsoptionen können Sie beispielsweise ein Ablaufdatum für das Dokument festlegen und das Kopieren von Inhalt zulassen.

  6. Klicken Sie unter Schutz anwenden auf Ja, Schutz jetzt anwenden.

  7. Geben Sie in das Feld Neues Kennwort eingeben (optional) ein Kennwort ein, und bestätigen Sie dieses dann, um dem Dokument ein Kennwort zuzuweisen, sodass nur Bearbeiter, denen das Kennwort bekannt ist, den Dokumentschutz aufheben können.

    Wichtig : Wenn Sie kein Kennwort verwenden, können die Bearbeitungseinschränkungen geändert werden.

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