Speichern einer Sortierreihenfolge mit einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht

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Wenn Sie die Daten in einer Access-Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht sortieren, können Sie die Sortierreihenfolge mit dem Objekt speichern. Wenn Sie die Daten in einem dieser Objekte sortieren und dann das Objekt speichern, wird die Sortierreihenfolge, die beim Speichern des Objekts wirksam ist, automatisch mit dem Objekt gespeichert. Sie können angeben, ob die gespeicherte Sortierreihenfolge beim nächsten Öffnen des Objekts wirksam sein soll.

Bei Abfragen und Berichten können Sie auch eine Standardsortierreihenfolge definieren. Die Standardsortierreihenfolge wird auf die Daten in der Abfrage oder im Bericht angewendet, wenn keine andere Sortierreihenfolge angegeben wird.

Inhalt dieses Artikels

GrundLegendes zu gespeicherten Sortierreihenfolgen

Definieren der Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage

Definieren der Standardsortierreihenfolge für einen Bericht

GrundLegendes zu gespeicherten Sortierreihenfolgen

Es gibt zwei Arten von gespeicherten Sortierreihenfolgen:

  • Zuletzt angewendet    Bei der letzten angewendeten Sortierreihenfolge handelt es sich um die Sortierreihenfolge, die beim letzten Speichern des Objekts wirksam war. Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte können alle zuletzt angewendeten Sortierreihenfolgen aufweisen.

  • Standard    Eine Standardsortierreihenfolge ist in den Entwurf einer Abfrage oder eines Berichts eingebaut. Eine Standardsortierreihenfolge wird angewendet, wenn keine andere Sortierreihenfolge angegeben wird.

Zuletzt angewendete Sortierreihenfolgen

Wenn Sie eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht speichern, während die Daten sortiert sind, wird die Sortierreihenfolge beim Speichern des Objekts automatisch gespeichert. Dies wird als letzte angewendete Sortierreihenfolge bezeichnet. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge erstellen, ändern Sie tatsächlich den Entwurf des Objekts.

Wenn die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge beim nächsten Öffnen des Objekts automatisch angewendet werden soll, legen Sie die Eigenschaft Order by bei Load des Objekts auf Jafest. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Eigenschaft festzulegen, während das Objekt in der Entwurfsansichtgeöffnet ist.

  1. Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

    Dieser Schritt ist nicht erforderlich, wenn das Eigenschaftenblatt bereits angezeigt wird.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn es sich bei dem Objekt um eine Tabelle oder eine Abfrage handelt, legen Sie auf der Registerkarte Allgemein des Eigenschaftenblatts die Eigenschaft Order by bei Load auf Jafest.

    • Wenn es sich bei dem Objekt um ein Formular oder einen Bericht handelt, legen Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts die Eigenschaft Order by bei Load auf Jafest.

Hinweis: Sie können die Anwendung der zuletzt angewendeten Sortierreihenfolge verhindern, indem Sie die Eigenschaft Order by bei Load auf Neinfestlegen.

Standardsortierreihenfolgen

Da die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge geändert werden kann, wenn ein Objekt von einer Person sortiert und dann gespeichert wird, können Sie eine Standardsortierreihenfolge definieren. Eine Standardsortierreihenfolge gehört zum Entwurf des Objekts und ändert sich nicht, wenn eine andere Sortierreihenfolge angewendet wird.

Sie können nur eine Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage oder einen Bericht angeben. Obwohl die Standardsortierreihenfolge nicht von der aktuellen oder zuletzt angewendeten Sortierreihenfolge überschrieben wird, wird Sie nur in Kraft gesetzt, wenn die aktuelle oder letzte angewendete Sortierreihenfolge entfernt wird.

Definieren der Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie zum Sortieren verwenden möchten.

    Das Feld wird im Entwurfsbereich angezeigt.

  3. Deaktivieren Sie im Entwurfsbereich das Feld in der Zeile anzeigen des Felds, das Sie hinzugefügt haben.

  4. Geben Sie in der Zeile Sortieren an, ob das Feld in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden soll (kleinste Werte zuerst; A bis Z) oder in absteigender Reihenfolge (größte Werte zuerst; Z-to-A).

  5. Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren möchten, fügen Sie weitere Sortierfelder hinzu, indem Sie die Schritte 2 bis 4 wiederholen.

    Hinweis: Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren, werden die Ergebnisse zuerst durch das erste von Ihnen angegebene Feld, dann durch das nächste von Ihnen angegebene Feld usw. sortiert. Wenn Sie z. b. nach Nachnamen und dann nach Geburtsdatum sortieren, werden alle Datensätze mit dem Last Name-Wert von Dow vor Datensätzen mit dem Nachnamen "Stevens" angezeigt, unabhängig vom Wert von "Geburtsdatum". Die Datensätze innerhalb der einzelnen Felder des letzten namens werden dann gemäß dem Wert im Feld "Geburtsdatum" sortiert.

  6. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

Hinweis: Entfernen Sie die Sortierfelder aus dem Abfrageentwurfsbereich, um eine Standardsortierreihenfolge aus einer Abfrage zu entfernen.

Definieren der Standardsortierreihenfolge für einen Bericht

  1. Öffnen Sie den Bericht in der Berichtsansicht oder der Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.

    Es wird eine neue Registerkarte "Dokument" mit einem Entwurfsbereich und einem Fenster angezeigt, in dem Sie ein Feld auswählen können, nach dem sortiert werden soll.

  3. Doppelklicken Sie im Fenster auf das Feld, das Sie zum Sortieren verwenden möchten.

    Das Feld wird im Entwurfsbereich angezeigt.

  4. Geben Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Sortieren an, ob das Feld in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden soll (kleinste Werte zuerst; A bis Z) oder in absteigender Reihenfolge (größte Werte zuerst; Z-to-A).

  5. Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren möchten, fügen Sie weitere Sortierfelder hinzu, indem Sie die Schritte 2 bis 4 wiederholen.

    Hinweis: Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren, werden die Ergebnisse zuerst durch das erste von Ihnen angegebene Feld, dann durch das nächste von Ihnen angegebene Feld usw. sortiert. Wenn Sie z. b. nach Nachnamen und dann nach Geburtsdatum sortieren, werden alle Datensätze mit dem Last Name-Wert von Dow vor Datensätzen mit dem Nachnamen "Stevens" angezeigt, unabhängig vom Wert von "Geburtsdatum". Die Datensätze innerhalb der einzelnen Felder des letzten namens werden dann gemäß dem Wert im Feld "Geburtsdatum" sortiert.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter ein/aus.

Hinweis: Entfernen Sie die Sortierfelder aus dem Entwurfsbereich, um eine Standardsortierreihenfolge aus einem Bericht zu entfernen.

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