Wenn Sie die Daten in einer Access-Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht sortieren, können Sie die Sortierreihenfolge mit dem -Objekt speichern. Wenn Sie die Daten in einem dieser Objekte sortieren und dann das Objekt speichern, wird die Sortierreihenfolge, die beim Speichern des Objekts wirksam ist, automatisch mit dem Objekt gespeichert. Sie können angeben, ob die gespeicherte Sortierreihenfolge beim nächsten Öffnen des Objekts wirksam wird.
Für Abfragen und Berichte können Sie auch eine Standardsortierreihenfolge definieren. Die Standardsortierreihenfolge wird auf die Daten in der Abfrage oder dem Bericht angewendet, wenn keine andere Sortierreihenfolge angegeben wird.
Inhalt dieses Artikels
Grundlegendes zu gespeicherten Sortierreihenfolgen
Es gibt zwei Arten von gespeicherten Sortierreihenfolgen:
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Zuletzt angewendet Eine zuletzt angewendete Sortierreihenfolge ist die Sortierreihenfolge, die beim letzten Speichern des Objekts wirksam war. Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte können alle zuletzt angewendeten Sortierreihenfolgen aufweisen.
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Standard Eine Standardsortierreihenfolge ist in den Entwurf einer Abfrage oder eines Berichts integriert. Eine Standardsortierreihenfolge wird angewendet, wenn keine andere Sortierreihenfolge angegeben wird.
Zuletzt angewendete Sortierreihenfolgen
Wenn Sie eine Tabelle, abfrage, ein Formular oder einen Bericht speichern, während die Daten sortiert werden, wird die Sortierreihenfolge automatisch gespeichert, wenn Sie das Objekt speichern. Dies wird als zuletzt angewendete Sortierreihenfolge bezeichnet. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge erstellen, ändern Sie tatsächlich den Entwurf des Objekts.
Wenn die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge beim nächsten Öffnen des Objekts automatisch angewendet werden soll, legen Sie die Eigenschaft Order By On Load des Objekts auf Ja fest. Führen Sie zum Festlegen dieser Eigenschaft die folgenden Schritte aus, während das Objekt in der Entwurfsansicht geöffnet ist.
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Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.
Dieser Schritt ist nicht erforderlich, wenn das Eigenschaftenblatt bereits angezeigt wird.
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Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
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Wenn es sich bei dem Objekt um eine Tabelle oder abfrage handelt, legen Sie auf der Registerkarte Allgemein des Eigenschaftenblatts die Eigenschaft Order By On Load auf Ja fest.
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Wenn es sich bei dem Objekt um ein Formular oder einen Bericht handelt, legen Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts die Eigenschaft Order By On Load auf Ja fest.
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Hinweis: Sie können verhindern, dass die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge angewendet wird, indem Sie die Eigenschaft Order By On Load auf Nein festlegen.
Standardsortierreihenfolgen
Da sich die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge ändern kann, wenn jemand ein Objekt sortiert und dann speichert, sollten Sie eine Standardsortierreihenfolge definieren. Eine Standardsortierreihenfolge ist Teil des Entwurfs des Objekts und ändert sich nicht, wenn eine andere Sortierreihenfolge angewendet wird.
Sie können nur eine Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage oder einen Bericht angeben. Obwohl die Standardsortierreihenfolge nicht von der aktuellen oder zuletzt angewendeten Sortierreihenfolge überschrieben wird, tritt sie nur in Kraft, wenn die aktuelle oder zuletzt angewendete Sortierreihenfolge entfernt wird.
Definieren der Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage
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Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.
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Doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie zum Sortieren verwenden möchten.
Das Feld wird im Entwurfsraster angezeigt.
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Deaktivieren Sie im Entwurfsraster das Feld in der Zeile Anzeigen des Felds, das Sie hinzugefügt haben.
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Geben Sie in der Zeile Sortieren an, ob sie das Feld in aufsteigender Reihenfolge sortieren möchten (kleinste Werte zuerst; A-bis-Z) oder in absteigender Reihenfolge (größte Werte zuerst; Z-to-A).
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Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren möchten, fügen Sie zusätzliche Sortierfelder hinzu, indem Sie die Schritte 2 bis 4 wiederholen.
Hinweis: Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren, werden die Ergebnisse zunächst nach dem ersten feld sortiert, das Sie angegeben haben, dann nach dem nächsten feld, das Sie angegeben haben usw. Wenn Sie z. B. nach Nachname und dann nach Geburtsdatum sortieren, werden alle Datensätze mit dem Last Name-Wert Dow vor Datensätzen mit dem Nachnamen-Wert Stevens angezeigt, unabhängig vom Wert von Birthdate. Datensätze innerhalb der einzelnen Nachnamenfelder werden dann nach dem Wert im Feld Geburtsdatum sortiert.
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Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.
Hinweis: Um eine Standardsortierreihenfolge aus einer Abfrage zu entfernen, entfernen Sie die Sortierfelder aus dem Abfrageentwurfsraster.
Definieren der Standardsortierreihenfolge für einen Bericht
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Öffnen Sie den Bericht in der Berichtsansicht oder Layoutansicht.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.
Eine neue Dokumentregisterkarte wird angezeigt, die ein Entwurfsraster und ein Fenster enthält, in dem Sie ein Feld auswählen können, nach dem sortiert werden soll.
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Doppelklicken Sie im Fenster auf das Feld, das Sie zum Sortieren verwenden möchten.
Das Feld wird im Entwurfsraster angezeigt.
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Geben Sie im Entwurfsraster in der Zeile Sortieren an, ob das Feld in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden soll (kleinste Werte zuerst; A-bis-Z) oder in absteigender Reihenfolge (größte Werte zuerst; Z-to-A).
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Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren möchten, fügen Sie zusätzliche Sortierfelder hinzu, indem Sie die Schritte 2 bis 4 wiederholen.
Hinweis: Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren, werden die Ergebnisse zunächst nach dem ersten feld sortiert, das Sie angegeben haben, dann nach dem nächsten feld, das Sie angegeben haben usw. Wenn Sie z. B. nach Nachname und dann nach Geburtsdatum sortieren, werden alle Datensätze mit dem Last Name-Wert Dow vor Datensätzen mit dem Nachnamen-Wert Stevens angezeigt, unabhängig vom Wert von Birthdate. Datensätze innerhalb der einzelnen Nachnamenfelder werden dann nach dem Wert im Feld Geburtsdatum sortiert.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter ein/aus.
Hinweis: Um eine Standardsortierreihenfolge aus einem Bericht zu entfernen, entfernen Sie die Sortierfelder aus dem Entwurfsraster.
