Erstellen von barrierefreieren PowerPoint-Präsentationen

Speichern einer Präsentation in einem anderen Format

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Wenn Sie eine Präsentation für Personen mit Behinderungen barrierefreier machen möchten, speichern Sie sie in einem anderen Format, das von einer Sprachausgabe vorgelesen werden kann. Ihr Publikum kann die Präsentation auf einem persönlichen Gerät öffnen oder auf ein Braille-Schreibgerät übertragen.

Erstellen einer Dokumentversion von einer Präsentation

  1. Öffnen Sie die PowerPoint-Präsentation.

  2. Wählen Sie Datei > Exportieren > Handzettel erstellen aus.

  3. Um eine Word-Version zu erstellen, wählen Sie Handzettel erstellen aus.

    Bildschirmausschnitt der PowerPoint-Benutzeroberfläche mit "Datei" > "Exportieren" > "Handzettel erstellen"
  4. Wenn Sie zuerst die Präsentationsfolien und danach die Präsentationsnotizen anzeigen möchten, wählen Sie Notizen unterhalb der Folien aus.

  5. Um Folienbilder in das Word-Dokument einzubeziehen, wählen Sie Einfügen und dann OK aus.

Verbessern der Barrierefreiheit im Word-Dokument

Um die Menge der Details, die Ihr Publikum aus Sprachausgaben erhält, zu erhöhen, fügen Sie Folientitel als Überschriften und Alternativtext zu jedem Bild hinzu.

Hinzufügen von Folientiteln

  1. Fügen Sie hinter jeder Foliennummer im Dokument einen Doppelpunkt hinzu. Kopieren Sie dann den entsprechenden Titel aus der PowerPoint-Präsentation, und fügen Sie ihn ein.

    Der Bildschirmausschnitt des neuen Word-Dokuments zeigt Folie 1 mit Folientitel. Die in der Abbildung wiedergegebene Folie enthält den Folientitel, die Namen der Referenten und ein Hintergrundbild von Geschäftsleuten an einem Konferenztisch.
  2. Wählen Sie den Folientitel und dann Start > Überschrift 1 aus.

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Titeln fertig sind und eine Gliederung der Präsentation anzeigen möchten, wählen Sie Ansicht > Navigationsbereich aus. Manchmal schauen Personen, die Sprachausgaben oder Braille nutzen, zuerst in der Navigation nach, um einen Überblick über das Dokument zu erhalten.

Hinzufügen von Alternativtext zu Folienbildern

  1. Wählen Sie das Folienbild aus, und klicken Sie mit der rechten Maustaste.

  2. Wählen Sie Bild und dann Alternativtext aus.

  3. Fügen Sie Text zur Beschreibung des Bilds hinzu.

Überprüfen des Dokuments auf Barrierefreiheit

  • Wählen Sie Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen aus.

    Bildschirmausschnitt der Word-Benutzeroberfläche mit "Überprüfen" > "Barrierefreiheit überprüfen", rot eingerahmt

Wenn Sie jedem der Folienbilder Alternativtext hinzugefügt haben, sollten die Ergebnisse der Prüfung keine Fehler zeigen.

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Es kann schwierig sein, alles, was in einer live vorgeführten oder übertragenen Präsentation behandelt wird, zu erfassen. Personen mit Behinderungen wissen eine alternative Version der Präsentation, wie ein Word- oder PDF-Dokument, zu schätzen.

Eine Word- oder PDF-Version einer Präsentation kann von allen Ihren Zuschauern sowie von jedem Nutzer einer Sprachausgabe gelesen werden. Sie kann auch auf einem persönlichen Gerät, wie einem Smartphone, geöffnet oder auf ein Braille-Lesegerät übertragen werden.

Hier ist eine in PowerPoint geöffnete Präsentation zu Skype for Business, die wir bei einer Konferenz vorgeführt haben.

Um zu beginnen, wähle ich Datei > Exportieren > Handzettel erstellen aus.

Und dann wähle ich Handzettel erstellen aus, um ein Word-Dokument zu erstellen. Ich kann die Word-Version später als PDF speichern, nachdem ich sie barrierefrei gemacht habe.

Jetzt entscheide ich, wie ich die Seiten in Word anordnen möchte.

Ich füge Notizen gerne unterhalb der Folien hinzu. Das erleichtert die Navigation über eine Tastatur oder Sprachausgabe.

Und ich wähle bei "Folien zu Microsoft Word-Dokument hinzufügen" Einfügen aus.

Nach ein paar Sekunden wird die Word-Version geöffnet.

In Word vergewissere ich mich, dass ich im Lesemodus bin, damit ich das Dokument schnell überprüfen kann.

Ich kann sehen, dass es zu jeder Folie eine eigene Seite mit den Notizen unterhalb der Folie gibt.

Jede Folie ist mit der Foliennummer beschriftet. Personen, die Sprachausgaben nutzen, schätzen Überschriften als Navigationshilfe.

Ich will einige Überschriften hinzufügen.

Als Erstes wechsle ich in einen Bearbeitungsmodus.

Ich füge den Folientitel hinzu, und wähle ihn aus.

Jetzt formatiere ich ihn mit der Formatvorlage Überschrift 1.

Als Nächstes füge ich den Folienbildern Alternativtext hinzu.

Dies sind eingebettete Versionen der Folie selbst.

Weil Sprachausgaben die eingebetteten Versionen der Folie als Bilder vorlesen, lesen sie nicht den Text darin. Ich muss Alternativtext hinzufügen, in dem der Folientext wiederholt und die Folie beschrieben wird.

Ich wähle das erste Folienbild im Word-Dokument aus und klicke mit der rechten Maustaste.

Ich wähle Bild und dann Alternativtext aus.

Jetzt gebe ich den Alternativtext ein:

Titelfolie und den Präsentationstitel, Namen der Referenten und eine Beschreibung des Hintergrundbilds.

Ich nehme diese beiden Änderungen auf jeder Folie vor.

Im Navigationsbereich kann ich meinen Fortschritt überprüfen.

Manchmal schauen Personen, die Sprachausgaben oder Braille nutzen, zuerst in der Navigation nach, um einen Überblick über das Dokument zu erhalten.

Ich habe ein paar Schritte ausgeführt, um dieses Dokument barrierefrei zu machen. Deshalb lasse ich Word seine Barrierefreiheit für alles andere überprüfen.

Und es sieht so aus, als ob es nur kleinere Probleme gäbe.

Leerzeichen sind ein bisschen irritierend, weil Sprachausgaben vorlesen: "Leer". Also würde die Sprachausgabe hier immer wieder "Leer Leer Leer Leer" vorlesen.

Um dies zu korrigieren, wähle ich einfach den ersten Eintrag ("6 Zeichen") aus. Dann hebt Word dessen Vorkommen im Dokument automatisch hervor.

Ich will die Absatzmarken anzeigen, damit ich die Leerzeichen sehen kann.

Hier sind 6 von der ersten Folie. Die lösche ich jetzt alle.

Das wiederhole ich für die übrigen wiederholten Leerzeichen aus der Liste.

Wenn ich damit fertig bin, speichere ich das Dokument unter einem aussagekräftigen Namen. Ich kann es in Word oder als PDF-Datei speichern.

Jetzt habe ich eine zusätzliche, barrierefreie Version der Präsentation, die ich mit jedem, der sie benötigt, teilen kann.

Weitere Informationen zur Barrierefreiheit finden Sie unter aka.ms/OfficeAccessibility.

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