Speichern der Details eines Import- oder Exportvorgangs als Spezifikation

Wenn Sie einen Import- oder Export-Assistenten in Microsoft Office Access 2007 ausführen, können Sie die verwendeten Einstellungen als Spezifikation speichern, sodass Sie den Vorgang jederzeit wiederholen können. Eine Spezifikation enthält alle Informationen, die von Access zum automatischen Wiederholen des Vorgangs benötigt werden.

Beispielsweise werden mit einer Importspezifikation, bei der Daten aus einer Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappe importiert werden, der Name der Excel-Quelldatei, der Name der Zieldatenbank und sonstige Details gespeichert, wie z. B. Primärschlüsselinformationen, Feldnamen, ob Sie die Daten angefügt oder eine neue Tabelle erstellt haben usw.

Sie können einen Import- oder Exportvorgang in jedem beliebigen von Access unterstützten Dateiformat speichern. Die Details eines Verknüpfungsvorgangs oder eines Vorgangs, bei dem nur ein Teil des Datenblatts exportiert wurde, können nicht gespeichert werden.

SObwohl der Hauptzweck einer Spezifikation im Speichern der wichtigsten Details besteht, damit sie ohne weitere Benutzereingaben das Importieren oder Exportieren wiederholen können, kann sie doch flexibel gehandhabt werden. Sie können z. B. den Namen der Quell- oder Zieldatei ändern, bevor Sie die Spezifikation erneut ausführen. Das ermöglicht Ihnen, eine einzige Spezifikation mit verschiedenen Quell- und Zieldateien zu verwenden.

Eine Spezifikation, mit der formatierte Daten nach Excel oder Microsoft Office Word 2007 exportiert werden, berücksichtigt die aktuellen Filter- und Spalteneinstellungen des Quellobjekts in Access. Wenn das Quellobjekt (Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht) beim Ausführen der Spezifikation geöffnet ist, werden nur die aktuell in der Ansicht angezeigten Daten exportiert. Ist das Quellobjekt nicht geöffnet, bestimmen die zuletzt gespeicherten Einstellungen, was exportiert wird.

Erstellen einer Import- oder Exportspezifikation

  1. Starten Sie den Import- oder Exportvorgang in Access.

    Sie finden die Import- und Export-Assistenten auf der Registerkarte Externe Daten. Die Import-Assistenten befinden sich in der Gruppe Importieren, und die Export-Assistenten befinden sich in der Gruppe Exportieren.

    Verfügbare Assistenten zum Importieren oder Exportieren von Daten aus allgemeinen Dateiformaten

    In den folgenden Artikeln werden die einzelnen in Access verfügbaren Assistenten zum Importieren und Exportieren beschrieben:

  2. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Nachdem Sie auf Fertig stellen geklickt haben und Access den Vorgang erfolgreich abschließt, werden die Seiten Importschritte speichern oder Export speichern im Assistenten angezeigt.

  3. Klicken Sie auf der Seite des Assistenten auf Importschritte speichern oder Exportschritte speichern auf die Details des Vorgangs als Spezifikation.

    In Access wird eine Reihe zusätzlicher Steuerelemente angezeigt. In dieser Abbildung wird das Dialogfeld mit den verfügbaren Steuerelementen angezeigt.

    Die Seite Exportschritte speichern den Export-Assistenten für Excel-Kalkulationstabellen

  4. Geben Sie in das Feld Speichern unter einen Namen für die Spezifikation ein.

  5. Geben Sie in das Feld Beschreibung eine Beschreibung ein, damit Sie oder andere Benutzer den Vorgang später leichter finden.

  6. Klicken Sie auf Outlook-Aufgabe erstellen, um eine Outlook-Aufgabe zu erstellen, die Sie an das Wiederholen dieses Vorgangs erinnert.

  7. Klicken Sie auf Import speichern oder Export speichern, um die Spezifikation zu speichern.

    Die Spezifikation wird von Access erstellt und in der aktuellen Datenbank gespeichert.

  8. Wenn Sie auf den Seiten Importschritte speichern oder Exportschritte speichern des Assistenten auf Outlook-Aufgabe erstellen klicken, wird eine Outlook-Aufgabe angezeigt. Geben Sie die Details der Aufgabe ein, und klicken Sie dann auf Speichern und Schließen.

Sie können die Spezifikation nicht kopieren oder in eine andere Datenbank verschieben. Folgendes ist jedoch möglich:

  • Ausführen eines Vorgangs unter Verwendung einer Spezifikation.

    Weitere Informationen finden Sie im Artikel Ausführen eines gespeicherten Import- oder Exportvorgangs.

  • Planen einer automatischen Ausführung einer Spezifikation in regelmäßigen Abständen.

    Weitere Informationen finden Sie im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.

  • Ändern des Namens oder der Beschreibung der Spezifikation oder Löschen der Spezifikation aus der Datenbank. Sie können den Namen der Zieldatei in einer Importspezifikation oder den Namen der Quelldatei in einer Exportspezifikation zudem aktualisieren.

    Weitere Informationen finden Sie im Artikel Datentasks verwalten.

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