Speichern auf SharePoint (Power Pivot)

Sie können Excel-Arbeitsmappen, in denen sich Power Pivot-Datenmodelle befinden, auf einer SharePoint-Website speichern, die für den Zugriff auf Datenmodelle erweitert wurde. Nachdem die Arbeitsmappe veröffentlicht wurde, bestimmen die SharePoint-Berechtigungen und Dokumenteigenschaften, wie andere Personen Ihre Arbeitsmappe anzeigen und verwenden können.

Vorbereitende Schritte

Um Arbeitsmappen in SharePoint veröffentlichen zu können, müssen Sie über die geeigneten Berechtigungen, die Software und Kenntnisse darüber verfügen, wie Sie Ihre Arbeitsmappe für die Veröffentlichung vorbereiten müssen.

Serversoftware

Zum Anzeigen der Arbeitsmappen in einem Browser muss der von Ihnen verwendete SharePoint-Server über Power Pivot für SharePoint und Excel Services verfügen. Beide Dienste sind für die Verarbeitung und Darstellung von Arbeitsmappen in SharePoint erforderlich.

Manchmal können Sie erkennen, ob die richtige Software vorhanden ist, indem Sie die Bibliotheken und Kontextmenüs auf der Website überprüfen, es kann aber auch sein, dass Sie Ihren SharePoint-Administrator fragen müssen, ob die erforderliche Serversoftware installiert ist. Wenn sich auf Ihrer Website ein Power Pivot-Katalog befindet, ist Power Pivot für SharePoint installiert. Ebenso gilt, wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in einem Browserfenster öffnen können, ohne dass Sie die Datei herunterladen und in der Excel-Desktopanwendung öffnen müssen, werden die Excel Services auf Ihrem SharePoint-Server ausgeführt.

Wenn Sie für Ihre Arbeitsmappe eine automatische Datenaktualisierung planen möchten, fragen Sie unbedingt den Serveradministrator, ob die Datenanbieter, die Sie zum Importieren von Daten verwendet haben, auch auf dem Server zur Verfügung stehen.

Berechtigungen

Wenn Sie ein Dokument in SharePoint speichern, legen die SharePoint-Berechtigungen fest, wer Ihre Arbeit anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. In der folgenden Tabelle wird aufgeführt, mit welchen SharePoint-Berechtigungen spezielle Rechte für die von Ihnen veröffentlichten Arbeitsmappen gewährt werden:

Berechtigung

Rechte

Anzeigen

Jede Person mit der Berechtigung "Anzeigen" kann die Arbeitsmappe über die URL-Adresse der Datei öffnen. Darüber hinaus können Personen mit der Berechtigung "Anzeigen" Ihre Arbeitsmappe auch als schreibgeschützte externe Datenquelle für andere Excel-Arbeitsmappen oder Berichte verwenden.

Mitwirken

Die Berechtigung "Mitwirken" ist leistungsstärker, denn sie beinhaltet die Rechte zum Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Dokumenten in einer SharePoint-Bibliothek.

Vollzugriff

Die Berechtigung "Vollzugriff" schließt alle Rechte der Berechtigung "Mitwirken" ein und bietet zusätzlich die Möglichkeit, Listen oder Bibliotheken zu erstellen oder zu verwalten und ein Auschecken rückgängig zu machen.

Der Zugriff auf SharePoint-Websites oder -Bibliotheken wird mithilfe von Berechtigungen gesteuert, die der Websiteadministrator oder der Websitebesitzer für Gruppen oder einzelne Benutzer gewährt.

Die meisten Personen verfügen entweder über die Berechtigung "Anzeigen" oder über die Berechtigung "Mitwirken". Sie können feststellen, über welche Berechtigungen Sie verfügen, indem Sie auf der SharePoint-Website das Menü "Websiteaktionen" anzeigen. Wenn im Menü als einziges Element "Alle Websiteinhalte einblenden" angezeigt wird, verfügen Sie nur über die Berechtigung "Anzeigen" und können auf dieser SharePoint-Website keine Dateien veröffentlichen. Wenn eine längere Liste mit Elementen angezeigt wird oder wenn im Menüband die Bibliothekstools angezeigt werden, verfügen Sie über die Berechtigung "Mitwirken".

Vorbereiten der Arbeitsmappe

Bevor Sie eine Excel-Arbeitsmappe mit Power Pivot-Daten veröffentlichen können, müssen Sie das Dokument entsprechend der nachstehenden Checkliste vorbereiten:

  1. Informieren Sie sich, wie eine Arbeitsmappe mit Verbindungsinformationen erstellt wird, die auch nach der Veröffentlichung der Datei noch funktionieren.

  2. Machen Sie sich mit den Sicherheitsaspekten hinsichtlich der Veröffentlichung von Power Pivot-Daten in SharePoint vertraut.

  3. Sie können die visuelle Darstellung Ihrer Arbeitsmappe in SharePoint mit den folgenden Vorschlägen verbessern:

    • Weisen Sie Ihren Excel-Arbeitsblättern aussagekräftige Namen zu. Arbeitsblattnamen werden zu Seitenbeschriftungen, wenn das Dokument im Power Pivot-Katalog veröffentlicht wird.

    • Deaktivieren Sie nicht verwendete visuelle Elemente. Deaktivieren Sie im Excel-Fenster im Bereich "Anzeigen" auf der Registerkarte "Ansicht" beispielsweise Gitternetzlinien, Bearbeitungsleiste und Überschriften.

    • Blenden Sie Excel-Arbeitsblätter aus, die leer oder für den Bericht nicht relevant sind. Klicken Sie im Excel-Fenster mit der rechten Maustaste auf ein Blattregister, und wählen Sie dann Blatt ausblenden aus.

    • Markieren Sie vor dem Speichern und Veröffentlichen der Arbeitsmappe die Zelle A1. Wenn eine veröffentlichte Datei in einem Browserfenster geöffnet wird, wird der Fokus auf die zuletzt aktive Zelle in der Arbeitsmappe gesetzt. Indem Sie den Cursor in die Zelle A1 setzen, stellen Sie sicher, dass sich die obere linke Ecke des Arbeitsblatts in der oberen linken Ecke des Browserfensters befindet.

Überprüfen der Authentifizierungs- und Aktualisierungseinstellungen

Beste Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie die Excel-Standardeinstellungen für Authentifizierung und Aktualisierung verwenden.

Überprüfen der Windows-Authentifizierung

Standardmäßig verwendet Excel die Windows-Authentifizierung, damit die Identität der Person, die die Arbeitsmappe anzeigt, beim Zugriff auf die Datenmodelldaten verwendet wird. Wenn Sie die Standardeinstellungen beibehalten, ist die Power Pivot-Serversoftware in der Lage, präzise Informationen über die Person zu sammeln, die Power Pivot-Arbeitsmappen verwendet, damit Sie besser mit den Kollegen zusammenarbeiten können, die Ihre Daten verwenden. Wenn Sie "Keine" oder die ID eines Secure Store Service (SSS) angeben, werden die Arbeitsmappennutzungsdaten des unbeaufsichtigten Excel Services-Benutzerkontos (oder die SSS-ID) anstelle der Daten der eigentlichen Person aufgezeichnet.

  1. Klicken Sie in Excel auf der Registerkarte Daten auf Vorhandene Verbindungen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Vorhandene Verbindungen auf eine Verbindung in der Arbeitsmappe und dann auf Öffnen.

  3. Klicken Sie auf Eigenschaften > Definition > Authentifizierungseinstellungen.

  4. Vergewissern Sie sich, dass die Option Konto des authentifizierten Benutzers verwenden aktiviert ist.

Festlegen von Einstellungen für das Aktualisierungssteuerelement

Die Einstellungen des Aktualisierungssteuerelements haben ggf. Einfluss auf die Vorschau einer Power Pivot-Arbeitsmappe im Power Pivot-Katalog. Wenn in Ihrer Arbeitsmappe beispielsweise die Eigenschaft "Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren" verwendet wird und die Excel Services so konfiguriert sind, dass bei Datenaktualisierungsvorgängen eine Warnung ausgegeben wird, wird eine Miniaturansicht der Datenaktualisierungswarnung von Excel anstelle der Dokumentvorschau angezeigt.

  1. Klicken Sie in Excel auf der Registerkarte "Daten" auf Verbindungen > Eigenschaften.

  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie unter Verwendung > Aktualisierungssteuerelement das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren basierend auf den folgenden Empfehlungen, die je nach dem Zugriff auf die Datenmodelldaten unterschiedlich sein können:

Datenzugriff

Empfehlungen für das Aktualisierungssteuerelement

In Arbeitsmappe eingebettet (häufigstes Szenario)

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren. Da alle Daten eingebettet sind, ist es nicht erforderlich, sie bei jedem Öffnen der Arbeitsmappe zu aktualisieren.

Als externe Datenquelle gespeichert (wenn Sie beispielsweise eine externe Datenverbindung zu einer Arbeitsmappe eingerichtet haben, anstatt die Daten zu importieren)

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren. Da sich die Daten an einem anderen Speicherort befinden, soll eine Aktualisierung vorgenommen werden, um alle kürzlich vorgenommenen Änderungen widerzuspiegeln.

Bitten Sie Ihren SharePoint-Administrator, die Einstellung Beim Aktualisieren warnen in den Excel Services so anzupassen, dass eine Vorschau angezeigt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter "Erstellen eines vertrauenswürdigen Speicherorts für Power Pivot-Websites" in TechNet.

Serverseitige Datenaktualisierungsvorgänge (gilt für Arbeitsmappen, die Sie in SharePoint speichern und für die Sie eine Power Pivot-Datenaktualisierung planen)

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren. Da für diese Arbeitsmappe die Datenaktualisierung geplant ist, aktiviert Power Pivot automatisch die Eigenschaft Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren für diese Arbeitsmappe, um sicherzustellen, das der PivotTable-Cache durch neuere Daten ersetzt wird. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird es automatisch aktiviert, wenn Sie die Arbeitsmappe wieder in SharePoint speichern.

Auswählen eines Speicherorts für die Datei

Dokumente, die Sie über eine Website freigeben, befinden sich normalerweise in einer Dokumentbibliothek. Die am häufigsten verwendete Dokumentbibliothek ist "Freigegebene Dokumente", auf einer SharePoint-Website mit Power Pivot für SharePoint befindet sich aber auch häufig ein Power Pivot-Katalog, der eine Vorschau, benutzerdefinierte Bibliotheksansichten und einfachen Zugriff auf die Pläne der Datenaktualisierungskonfiguration der Arbeitsmappe ermöglicht.

Sie müssen einen SharePoint-Server auswählen, auf dem Power Pivot für SharePoint installiert ist. Wenn die Veröffentlichung auf einem Server erfolgt, auf dem die Power Pivot-Serversoftware nicht installiert ist, werden die Daten nicht geladen, wenn Sie ein Dokument aus der Bibliothek öffnen.

Sie können "Freigegebene Dokumente", den Power Pivot-Katalog oder eine beliebige andere Dokumentbibliothek zum Speichern Ihrer Arbeitsmappe auswählen. Um diese Speicherorte verwenden zu können, müssen Sie die Web-URL-Adresse der Bibliothek kennen. Bei einer standardmäßigen SharePoint-Website lauten die Web-URL-Adressen dieser Bibliotheken wie folgt:

  • http://<Servername>/Freigegebene%20Dokumente

  • http://<Servername>/PowerPivot%20Gallery

  • Wenn Sie die Web-URL-Adresse einer Bibliothek ermitteln möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument in der Bibliothek und dann auf "Eigenschaften". Unter der Adresse (URL) wird der SharePoint-Pfad zum Dokument angezeigt. Markieren Sie die gesamte URL unbedingt mit der Maus. Lange URLs werden manchmal nicht vollständig angezeigt.

  • Sie müssen die URL wahrscheinlich bearbeiten, bevor Sie sie verwenden können. Besonders wenn die URL Viewer- und Quelleigenschaften enthält, sollten Sie diese entfernen, um einen nutzbaren Speicherort zu erhalten, der aus Server, Speicherort und Bibliotheksnamen besteht. Ausgehend von der folgenden Beispiel-URL können Sie den eigentlichen URL-Pfad ableiten, indem Sie den fett formatierten Teil beibehalten und den Rest löschen: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Basierend auf der URL-Eigenschaft lautet der eigentliche Pfad, den Sie für die Veröffentlichung verwenden müssen, "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx", wenn Sie die Datei "ContosoSales.xlsx" veröffentlichen möchten, oder einfach nur "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery", wenn Sie nur auf die Website und die Bibliothek zugreifen möchten.

  • Wählen Sie bei der Auswahl eines Speicherorts eine Bibliothek aus, auf die die Personen zugreifen können, für die Sie die Arbeitsmappe freigeben möchten. Möglicherweise müssen Sie Berechtigungen für die Bibliothek oder das Dokument anfordern, um die Verfügbarkeit der Arbeitsmappe sicherzustellen.

Speichern Ihrer Datei in SharePoint

  1. Klicken Sie in Excel auf Datei > Speichern unter > SharePoint oder Websites > Durchsuchen, und wählen Sie dann einen Speicherort aus.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, wenn Sie einen vorhandenen Speicherort verwenden. Wenn Sie Speicherort suchen verwenden, geben Sie die URL der SharePoint-Website ganz oder teilweise ein. Wenn Sie die URL-Adresse nur teilweise eingeben, wie "http://<Servername>", klicken Sie auf Speichern, um eine Verbindung zum angegebenen Server herzustellen, und suchen Sie dann auf der Website nach der Bibliothek, die Sie verwenden möchten. Beispiele für eine SharePoint-URL finden Sie unter "Auswählen eines Speicherorts für die Datei" in diesem Artikel.

  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Arbeitsmappe in der Bibliothek zu veröffentlichen.

Vergewissern Sie sich in einem Browserfenster, dass das Dokument in der Bibliothek angezeigt wird. Alle neu veröffentlichten Dokumente werden in der Liste angezeigt. Wo das Dokument angezeigt wird (z. B. in aufsteigender Reihenfolge nach Datum oder alphabetisch nach Name sortiert), wird von den Bibliothekseigenschaften gesteuert. Möglicherweise müssen Sie das Browserfenster aktualisieren, um die Neuzugänge anzuzeigen.

Hochladen einer Power Pivot-Arbeitsmappe auf SharePoint

Eine weitere Möglichkeit zum Hinzufügen einer Power Pivot-Arbeitsmappe besteht darin, die Arbeitsmappe von einer SharePoint-Website hochzuladen. Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie von SharePoint aus starten möchten.

  1. Öffnen Sie auf einer SharePoint-Website eine Dokumentbibliothek.

  2. Klicken Sie in den Bibliothekstools auf Dokumente > Dokument hochladen > Dokument hochladen.

  3. Suchen Sie den Speicherort der gespeicherten XLSX-Datei, und klicken Sie dann auf OK.

Die Datei wird auf die SharePoint-Website hochgeladen und im Ordner angezeigt. Möglicherweise müssen Sie auf die Schaltfläche "Aktualisieren" klicken, damit die Datei angezeigt wird. Sie kann nun in SharePoint geöffnet werden. Sie können den Speicherort der Datei anderen Personen mitteilen, indem Sie ihnen die URL-Adresse der Datei übermitteln.

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