Sortieren von Datensätzen nach Text, numerischen Werten oder Datumsangaben

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Das Sortieren von Daten kann beim Erstellen von Berichten oder Formularen, die eine problemlose und effektive Handhabung gewährleisten sollen, eine große Rolle spielen. Ein Produktkatalog, in dem die Produkte beispielsweise in alphabetischer Reihenfolge oder nach Stückpreis sortiert werden, ist viel einfacher zu handhaben als eine Liste von Artikeln in zufälliger Reihenfolge.

In diesem Thema wird erläutert, wie Datensätze beim Anzeigen und Entwerfen von Tabellen, Abfragen, Formularen oder Berichten sortiert werden.

Inhalt dieses Artikels

Einführung

Sortieren Sie die Datensätze in einer Ansicht

Entfernen einer Sortierreihenfolge

Speichern Sie eine Sortierreihenfolge mit einem Objekt

Einführung

Eine große Anzahl der Listen, mit denen Sie täglich arbeiten, sind entweder bereits sortiert oder bieten die Möglichkeit, sie nach eigenen Wünschen zu sortieren. Ein Kalender oder ein Tagesplaner wird nach Datum sortiert. Wenn Sie nach Flugtickets suchen oder die Einträge in dem Posteingang Ihrer E-Mail durchsuchen, können Sie nach einem der verfügbaren Felder sortieren. Tickets können nach Preis, Abflugzeit oder Fluggesellschaft und die E-Mails in Ihrem Posteingang nach Absender, Betreff oder Datum sortiert werden. Eine sortierte Liste vereinfacht den Benutzern die Suche nach den gewünschten Informationen, ohne dass dazu alle Daten durchsucht werden müssen.

Sie haben die Möglichkeit, Datensätze in einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht nach einem oder mehreren Feldern zu sortieren. Mit einem minimalen Aufwand während des Entwurfs können Sie und die Benutzer Ihres Formulars oder Berichts eine Sortierreihenfolge für die Datensätze auswählen.

Wenn Sie beispielsweise den Bericht zum Produktkatalog entwerfen, verwenden Sie gegebenenfalls eine Auflistung der Produkte in alphabetischer Reihenfolge. Die Reihenfolge, die Sie beim Entwerfen eines Objekts auswählen, wird zur standardmäßigen Sortierreihenfolge des Objekts. Beim Anzeigen der Abfrage oder des Berichts kann allerdings jeder Benutzer die Datensätze beliebig sortieren, z. B. nach Preis oder Lieferant.

Hinweis: Eine Ansicht kann nach einem beliebigen in der Ansicht angezeigten Feld sortiert werden. Davon ausgeschlossen sind lediglich die Felder, die Anlagen oder OLE-Objekte enthalten.

Sie können die Ergebnisse sortieren von Datensätzen in mehr als einem Feld optimieren. Beim Sortieren nach mehreren Feldern, ist es wichtig festzustellen, was als die äußere und innere Sortierfelder bekannt sind. Definieren die entsprechenden Felder als innere und äußere Sortierfelder ist erforderlich, um die Ergebnisse zu erzielen Sie die gewünschten. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie die Tabelle "Kontakte" in den Feldern FirstName und LastName sortieren möchten. Wenn die Vornamen von A bis Z (oder von Z bis A) innerhalb der einzelnen Nachnamen sortiert werden soll, ist der Vorname das innere Feld. Wenn die Nachnamen innerhalb jeder Vorname sortiert werden soll, ist Nachname andererseits, das innere Feld. Setzen eine weitere Möglichkeit, werden die Datensätze zuerst (äußersten) auf das Feld Nachname und dann auf Weiter (ganz innen) auf das Feld "Vorname" sortiert.

Innere und äußere Sortierfelder

1. Nachname ist das äußersten Feld und Vorname ist das innere Feld

2. Vorname ist das äußerste Feld und Nachname das innerste Feld

Bedenken Sie beim Anwenden von Sortierreihenfolgen, dass Zahlen, Text und Sonderzeichen gemäß der ausgewählten Sprache und den regionalen Einstellungen des Computers sortiert werden. Stimmen die Sprache und die regionalen Einstellungen, die im Dialogfeld Access-Optionen angebeben wurden, nicht mit den in der Systemsteuerung vorgenommenen Einstellungen überein, entspricht die ausgegebene Sortierreihenfolge gegebenenfalls nicht dem erwarteten Ergebnis.

Prüfen Sie oder ändern Sie der Standardsprache oder region

So prüfen Sie die spracheinstellungen in Access, klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Access-Optionen. Klicken Sie unter Einrichten prüfen Sie oder ändern Sie den Wert im Listenfeld Sortierreihenfolge bei neuer Datenbank. Wenn Sie eine der folgenden Sprachen verwenden möchten, legen Sie die Option zu allgemeinen – Afrikaans, Albanisch, Arabisch (Baskisch), Bulgarisch, Belarussisch, Katalanisch, Niederländisch, Englisch, Färöisch, Farsi, Deutsch-Standard, Griechisch, Hebräisch, Hindi, Indonesisch, Italienisch, Malaiisch, Portugiesisch, Russisch, Serbisch, Suaheli und Urdu. Beachten Sie, dass diese Einstellung wirkt sich nur auf neue Datenbanken auf. Zum Anwenden dieser Einstellung zu einer vorhandenen Datenbank, die erste Komprimieren der Datenbank.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Datenbank zu komprimieren:

  • Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf Verwalten, und klicken Sie dann unter dieser Datenbank verwalten auf Datenbank komprimieren und Reparieren.

Um die regionalen Einstellungen des Computers zu überprüfen, öffnen Sie Regions- und Sprachoptionen in der Systemsteuerung. Überprüfen Sie die Einstellungen auf der Registerkarte Regionale Einstellungen, und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Microsoft Windows.

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Sortieren der Datensätze in einer Ansicht

Hinweis: In Access werden Datensätzen in einem Bericht auf eine andere Weise sortiert als Datensätze in einer Tabelle, einer Abfrage oder einem Formular.

Sortieren eines Berichts

Sortieren einer Tabelle, Abfrage oder Formular

Sortieren eines Berichts

  1. Öffnen Sie einen Bericht in der Layout- oder Entwurfsansicht.

  2. Wenn der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe noch nicht geöffnet ist, in der Gruppe Gruppierung und Summen (auf der Registerkarte Format in der Layoutansicht), oder klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Entwurfsansicht, klicken Sie auf Gruppieren und Sortieren.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Ist der Bericht weder gruppiert noch sortiert, klicken Sie im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe auf Gruppe hinzufügen, und wählen Sie dann das äußerste Sortierfeld aus. Klicken Sie auf den zweiten Dropdownpfeil, und wählen Sie aus, auf welche Weise die Werte geordnet werden sollen. Klicken Sie auf Mehr, und klicken Sie dann auf den Pfeil rechts neben mit Kopfzeilenbereich, und wählen Sie ohne Kopfzeilenbereich aus. Wiederholen Sie diese Schritte für jedes Sortierfeld, wobei das innerste Sortierfeld zu unterst angezeigt wird.

    • Ist der Bericht bereits gruppiert oder sortiert, überprüfen Sie die vorhandenen Ebenen, und gehen Sie sorgfältig vor, wenn Sie Änderungen vornehmen. Verwenden Sie zum Ändern eines Felds den ersten Dropdownpfeil. Klicken Sie zum Ändern der Reihenfolge auf den zweiten Dropdownpfeil. Wenn Sie eine Gruppierungsebene in eine Sortierebene ändern möchten, wählen Sie anstelle von mit Kopfzeilenbereich die Option ohne Kopfzeilenbereich aus.

Tipp: Um einen Bericht nach einem einzelnen Feld zu sortieren, öffnen Sie den Bericht in der Layoutansicht, klicken mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen den gewünschten Sortierbefehl aus. Wenn Sie z. B. nach dem Feld "Alter" sortieren möchten, klicken Sie entweder auf Nach Größe sortieren (aufsteigend) oder auf Nach Größe sortieren (absteigend). Wenn der Bericht jedoch gruppiert ist oder Sie nach mehreren Feldern sortieren möchten, müssen Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe verwenden.

Sortieren einer Tabelle, einer Abfrage oder eines Formulars

  1. Identifizieren Sie die Felder, nach denen Sie sortieren möchten. Wenn Sie nach mindestens zwei Feldern sortieren möchten, identifizieren Sie die innersten und äußersten Felder.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Elements, das dem innersten Feld entspricht (Spalte oder Steuerelement), und klicken Sie auf einen der Sortierbefehle. Die verfügbaren Befehle variieren in Abhängigkeit des Datentyps, der im ausgewählten Feld enthalten ist.

    Hinweis: Beim Sortieren von Daten für ein Feld, das über den Datentyp Ja/Nein verfügt, werden die Werte "Ja", "Wahr" oder "Ein" als "Ausgewählt" betrachtet und ein Wert von "Nein", "Unwahr" oder "Aus" als "Deaktiviert". Die Standardanzeige für diesen Feldtyp ist ein Kontrollkästchen, dies kann jedoch zu einem Textfeld oder einem Kombinationsfeld geändert werden. Wenn Sie die Anzeige für diesen Feldtyp in Textfeld oder Kombinationsfeld ändern, wird es dennoch als "Ausgewählt" oder "Deaktiviert" sortiert.

    Sortieroptionen

    1. Zahl, Währung, Autowert

    2. Text, Memo, Hyperlink

    3. Ja/Nein

    4. Datum/Uhrzeit

  3. Wiederholen Sie den oben beschriebenen Schritt für jedes Sortierfeld. Abschließend wird der Vorgang für das äußerste Sortierfeld durchgeführt.

    Die Datensätze werden gemäß der Sortierreihenfolge neu geordnet.

    Hinweis: Enthält ein Textfeld keine oder leere Zeichenfolgen, werden bei einer Sortierung in aufsteigender Reihenfolge zuerst die Datensätze mit Nullwerten aufgeführt. Darauf folgen Datensätze mit leeren Zeichenfolgen und dann die Datensätze, die weder leer sind noch eine leere Zeichenfolge enthalten.

    Informationen Sie zu wie Sonderzeichen, führenden Leerzeichen und negativen Werten bei der Sortierung verarbeitet werden

    Beginnt der Wert in einem Feld mit einem Sonderzeichen, z. B. einem Bindestrich, einer Klammer oder einem anderen Symbol, führt eine Sortierung in aufsteigender Reihenfolge zu folgendem Ergebnis:

    • Werte, die mit einem Leerzeichen beginnen, werden vor alphanumerischen Zeichen angezeigt.

    • Werte zwischen Anführungszeichen folgen auf Werte, die mit einem Leerzeichen beginnen und werden vor alphanumerischen Werten angezeigt.

    • Werte, die mit einem Minuszeichen (-) beginnen, werden vor Werten angezeigt, die mit einem Pluszeichen (+) beginnen.

    • Für alle weiteren Symbole wird die Reihenfolge anhand des ASCII-Zeichencodes des jeweiligen Zeichens bestimmt. Der Code für das Dollarzeichen ($) lautet z. B. 36, der Code für das Gleichheitszeichen (=) lautet 61. Somit werden Werte, die mit $ beginnen, vor Werten angezeigt, die mit = beginnen.

      Um dieser Reihenfolge außer Kraft setzen, können Sie auswählen, um das erste Zeichen aller Werte in das Feld zu ignorieren. Diese Methode funktioniert, wenn die Werte in das Feld immer mit einem einzelnen Sonderzeichen wie ein Minuszeichen oder die gleiche Anzahl von Sonderzeichen beginnen – auf diese Weise Sie wissen, wie viele Zeichen zu ignorieren. Detaillierte Informationen zum Sortieren auf Teilwerte finden Sie im Artikel basierend auf teilweise Werte in einem Feld Sortieren von Datensätzen. Wenn die Anzahl der Zeichen zu ignorieren variiert, können Sie eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge angeben. Schrittweise Informationen finden Sie unter Sortieren von Datensätzen in benutzerdefinierter Reihenfolge.

Berücksichtigen Sie, dass eine Sortierreihenfolge nicht aus einem einzelnen Feld entfernt werden kann. Um eine Sortierung aus allen Sortierfeldern zu entfernen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Alle Sortierungen löschen und wenden dann die gewünschten Sortierreihenfolgen an.

Zusätzliche sortieren Szenarien   

Wenn Sie Sortierbefehle verwenden, werden der Datentyp des Felds und alle Werte der jeweiligen Felder zur Bestimmung der Datensatzreihenfolge verwendet. Wie gehen Sie aber vor, wenn Sie Textwerte, z. B. Montag, Dienstag usw., nicht in alphabetischer Reihenfolge sortieren, sondern eine benutzerdefinierte Reihenfolge für diese Werte verwenden möchten? Oder wie können Sie ein Textfeld sortieren, in dem IP-Adressen enthalten sind? In den nachfolgend aufgeführten Themen finden Sie Informationen zu Sortierreihenfolgen, für die keine Sortierbefehle verfügbar sind:

  • Sortieren von Datensätzen basierend auf teilweise Werte in einem Feld Möchten Sie Datensätze basierend auf den ersten oder letzten Zeichen in einem Feld sortiert werden? Wenn Sie Schreiben von einfachen Ausdrücken vertraut sind, finden Sie in diesem Thema, die erläutert, wie Sie Ausdrücke zu verwenden, um Teilwerte extrahieren.

  • Sortieren von Datensätzen in Groß-/Kleinschreibung beachtet Reihenfolge Access ignoriert die Groß-/Kleinschreibung von Textwerten. Angenommen, die Werte "Schmidt" und "Schmidt" wird als genau behandelt, und Sie können nicht steuern, welche Datensatz zuerst angezeigt wird. Führen Sie die Sortierung Groß-/Kleinschreibung beachtet werden soll, finden Sie unter in diesem Thema.

  • Sortieren von Datensätzen in einem Textfeld gespeicherten numerischen Werten Sehen Sie Datensätze auf den einzelnen Ziffern und nicht nach dem numerischen Wert sortiert? Wenn beispielsweise Datensätze mit den Werten 11 und 121 vor Datensätzen mit den Werten 2 oder 25 angezeigt werden, finden Sie in diesem Artikel aus.

  • Sortieren von Datensätzen in benutzerdefinierter Reihenfolge Wenn Sie bestimmte Werte, z. B. Tage sortieren möchten (Montag, Dienstag usw.) oder Mitarbeiterpositionen (Manager, Leiter) in einer sinnvollen Reihenfolge an, die Sie in diesem Artikel finden.

  • Sortieren IP-Adressen Ein Feld, IP-Adressen gespeichert, enthält mehrere Zahlen und Punkte (.), und daher einen einfachen Text oder eine numerische Sortierung funktioniert nicht bei IP-Adressen. Finden Sie in diesem Thema erfahren, wie IP-Adressen zu sortieren.

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Entfernen einer Sortierreihenfolge

  • Um eine Sortierreihenfolge aus einer Tabelle, einer Abfrage oder einem Formular zu entfernen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Alle Sortierungen löschen.

    Daraufhin wird die Sortierung aus allen Feldern in der Ansicht entfernt.

  • Wenn Sie eine Sortierreihenfolge aus einem Bericht entfernen möchten, öffnen Sie im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe, indem Sie Gruppieren und Sortieren in der Gruppe Gruppierung und Summen (auf der Registerkarte Format in der Layoutansicht, auf der Registerkarte Entwurf in der Entwurfsansicht). Klicken Sie dann, klicken Sie auf die Sortierebene, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen. Eintrag, der ein Sortierfeld beginnt mit der Wörter Sortieren nach. Vermeiden Sie Einträge, die beginnen mit Group By, löschen, da dies das Design des Berichts geändert wird.

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Speichern einer Sortierreihenfolge mit einem Objekt

Die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge wird automatisch in der Tabelle, der Abfrage, dem Formular oder dem Bericht gespeichert. Wenn diese Reihenfolge beim nächsten Öffnen des Objekts automatisch angewendet werden soll, muss die BeimLadenSortieren-Eigenschaft des Objekts auf Ja festgelegt werden.

Da die zuletzt verwendete Sortierreihenfolge nicht immer die gleiche sein wird, ist es gegebenenfalls sinnvoll, eine permanente (oder standardmäßige) Sortierreihenfolge zu definieren. Sie können eine Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage oder einen Bericht angeben. Dabei ist es wichtig zu berücksichtigen, dass die Standardsortierreihenfolge zwar nicht von der aktuellen oder zuletzt gespeicherten Sortierreihenfolge außer Kraft gesetzt wird, sie aber nur wirksam wird, wenn die aktuelle oder zuletzt gespeicherte Sortierreihenfolge aus der Ansicht entfernt wird.

  • Wenn Sie eine Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage definieren möchten, öffnen Sie sie in der Entwurfsansicht. Fügen Sie die Sortierfelder zum Entwurfsbereich hinzu, und geben Sie in der Zeile Sortieren die gewünschte Reihenfolge an.

  • Um eine Standardsortierreihenfolge für Bericht zu definieren, verwenden Sie im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe in der Layout-oder Entwurfsansicht. Schrittweise Informationen finden Sie im Abschnitt Sortieren eines Berichtsaus.

Um die Datensätze in der Standardsortierreihenfolge anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Alle Sortierungen löschen. Dadurch wird der aktuelle oder zuletzt gespeicherte Filter aus der Ansicht entfernt, sodass Sie die Datensätze in der Standardsortierreihenfolge anzeigen können.

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