Sortieren von Datensätzen in benutzerdefinierter Reihenfolge

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Möglicherweise möchten Sie manchmal Daten nicht in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge, sondern in einer benutzerdefinierten Reihenfolge (wird auch als logische Reihenfolge bezeichnet) sortieren. Beispielsweise ist es sinnvoller, Wochentage so zu sortieren, dass Montag zuerst angezeigt wird, anstatt sie in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren, in der Freitag zuerst angezeigt wird. Sie können Daten in der Datenblattansicht einer Tabelle oder Abfrage oder in der Formularansicht eines Formulars sortieren.

Was möchten Sie tun?

Sortieren einer kleinen, begrenzten Anzahl eindeutiger Feldwerte

Sortieren einer großen Anzahl eindeutiger Feldwerte

Sortieren einer kleinen, begrenzten Anzahl eindeutiger Feldwerte

In diesem Verfahren werden Sie einen Ausdruck schreiben, bei dem die IIf-Funktion für die Rangfolge der Titel von Mitarbeitern verwendet wird.

Erstellen Sie zuerst eine Tabelle mit drei Feldern — Titel, FirstName und LastName. Geben Sie im Feld Titel die folgenden Werte für vier neue Datensätze ein:

  • Interner Verkaufskoordinator

  • Verkaufsleiter

  • Verkaufsmitarbeiter

  • Vizepräsident, Verkauf

Geben Sie alle gewünschten Namen in den Feldern FirstName und LastName der vier Datensätze.

  1. Öffnen Sie die Tabelle nun in der Datenblattansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Startseite in der Gruppe Sortieren und filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.

  3. Fügen Sie dem Raster die gewünschten Felder hinzu, z. B. Vorname, Nachname und Titel.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der ersten leeren Spalte auf die Zeile Feld, klicken Sie auf Zoom, und geben Sie dann den folgenden Ausdruck ein:

    IIf ([Titel] = "Geschäftsführer", 1, IIf ([Titel] = "Sales Manager", 2, IIf ([Titel] = "Vertriebsmitarbeiter", 3, IIf ([Titel] = "Interner Verkaufskoordinator", 4, 5)))

    Titel ist der Name des Felds, das die Werte enthält, die nach Rang zu sortierenden. Die Werte in Anführungszeichen eingeschlossen werden die einzelnen Werte in dem Feld gespeichert. Der folgende numerische Wert wird den Rang zugewiesen. Der vorangehende Ausdruck weist die Ränge 1 bis 4 vier verschiedenen Titeln, und alle anderen Rang 5 zugewiesen. Wenn Sie die Sortierung ausführen, werden die in diesem Ausdruck nicht erwähnten Titeln den gleichen Rang (5) zugewiesen.

  5. Klicken Sie in der Zeile Sortieren für die Spalte, die den Ausdruck enthält, auf Aufsteigend.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Startseite in der Gruppe Sortieren und filtern auf Filter ein/aus.

    Die Funktion IIf gibt den numerischen Wert zurück, der dem Wert im Titel-Feld entspricht. Wenn z. B. Verkaufsleiter dem Wert im Titel-Feld entspricht, lautet die zugewiesene Zahl 2. Wenn das Titel-Feld einen Wert enthält, der nicht als Argument in der Funktion aufgelistet ist, z. B. Distriktkoordinator, wird ihm die Zahl 5 zugewiesen. Diese Zahlen werden dann von der Abfrage in absteigender Reihenfolge sortiert.

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Sortieren einer großen Anzahl eindeutiger Feldwerte

Wenn Sie eine große Anzahl von Werten nach Rang sortieren möchten, können Sie die Daten besser durch Erstellen einer Nachschlagetabelle sortieren.

Wird davon ausgegangen Sie, dass die Tabelle Personal auf mehr als 50 verschiedene Titel verweist. Sie müssen zuerst eine Nachschlagetabelle erstellen und Vorbereiten der vorhandenen Tabelle zum Nachschlagen der neuen Tabelle. Verknüpfen von zwei Tabellen, und erstellen Sie eine Abfrage ein.

Erstellen einer Nachschlagetabelle und Ändern der vorhandenen Tabelle

  1. Erstellen Sie eine neue Nachschlagetabelle, in der die Titel gespeichert werden. Nennen Sie die Tabelle Titeltabelle, und legen Sie die Felder auf die in Klammern angegebenen Datentypen fest, wie in der folgenden Tabelle gezeigt:

TitleID
(AutoWert)

Titel
(Text)

Sonntag

Vizepräsident, Verkauf

3500

Verkaufsleiter

4

Verkaufsmitarbeiter

3500

Interner Verkaufskoordinator

  1. Legen Sie das TitleID-Feld als Primärschlüssel.

  2. Ändern Sie die Tabelle der Mitarbeiter, damit sie die Tabelle Titeltabelle nachschlägt.

    • Ändern Sie den Namen des Felds Titel in TitleID, in der Entwurfsansicht.

    • Ändern Sie in der Datentyp-Spalte den Datentyp in Zahl.

  3. Ändern Sie auf der Registerkarte Allgemein unter Feldeigenschaften die Option Feldgröße in Long Integer.

  4. Speichern Sie die Tabelle, und ignorieren Sie die Warnung zum Datenverlust.

  5. Wechseln Sie zur Datenblattansicht.

  6. Füllen Sie die Spalte Titel mit dem TitleID Wert, der den Titelwert entspricht.

    Geben Sie für die Datensätze, wobei der Wert Title Umsatz-Manager ist beispielsweise 2. Geben Sie für Vertriebsmitarbeiter 3ein.

  7. Speichern und schließen Sie die Tabelle.

Verknüpfen der beiden Tabellen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Tabellennamen.

  3. Wählen Sie Titeltabelle und Employees aus, und klicken Sie auf Hinzufügen, um sie dem Fenster Beziehungen hinzuzufügen. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

  4. Ziehen Sie das Feld TitleID aus der Tabelle Titeltabelle zum Feld in der Tabelle Employees TitleID.

    Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird geöffnet.

  5. Stellen Sie sicher, dass die in den beiden Spalten angezeigten Feldnamen beide Titel-ID entsprechen und dass im Feld Beziehungstyp die Option 1:n angezeigt wird. Sie können die Feldnamen bei Bedarf ändern.

  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit referentieller Integrität.

  7. Klicken Sie auf Erstellen, um die Beziehung zu erstellen.

    Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird geschlossen, und die Änderungen werden gespeichert.

  8. Schließen Sie die Registerkarte Beziehungen.

Erstellen einer Abfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Registerkarte Tabellen, doppelklicken Sie auf Employees, und doppelklicken Sie dann auf Titeltabelle.

  3. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

  4. Fügen Sie die Felder EmployeeID, FirstName und LastName aus der Tabelle Employees und das Feld Titel aus der Tabelle Titeltabelle im Abfrageentwurfsbereich hinzu.

  5. Wechseln Sie zur Datenblattansicht.

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