Sortieren und Gruppieren von Daten in einer Datenansicht

Mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007 können Sie ganz einfach Daten in einer Datenansicht sortieren und gruppieren.

Beim Sortieren von Daten in einer Datenansicht ändern Sie die Reihenfolge, in der die Daten angezeigt werden. Durch eine Sortierung können Sie Datensätze so anordnen, dass die Daten verständlicher werden. Eine gängige Sortiermethode ist beispielsweise das Sortieren in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge. Sie können auch erweiterte Sortierungen durchführen, die auf Ausdrücken basieren.

Wenn Sie Daten in einer Datenansicht gruppieren, werden die Daten nach den angegebenen Kriterien gruppiert. Die Vorgänge des Sortierens und Gruppierens sind miteinander verbunden, d. h. Sie müssen zunächst eine Sortierreihenfolge angeben, damit Felder gruppiert werden können. Angenommen, Sie möchten eine Produktliste alphabetisch sortieren, um die mit "A" beginnenden Produkte zusammen anzuzeigen. Dabei handelt es sich um eine grundlegende Methode der Gruppierung. Mithilfe der Gruppenkopfzeile können die einzelnen Gruppen in einer Datenansicht erweitert oder reduziert werden.

Wenn Sie Office SharePoint Designer 2007 zum Sortieren oder Gruppieren von Daten in einer Datenansicht verwenden, wird in der Datenansicht standardmäßig die angegebene Datensortierung oder Gruppenreihenfolge angezeigt. Sie können der Datenansicht auch eine Symbolleiste hinzufügen, sodass Websitebesucher über den Browser Daten sortieren und gruppieren können. Einen Link zu weiteren Informationen zum Hinzufügen einer solchen Symbolleiste finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Hilfe zum Erstellen der im folgenden Beispiel verwendeten Beispieldaten und der Datenansicht sowie ausführlichere Informationen zu Datenansichten erhalten Sie unter Erstellen einer Datenansicht.

Was möchten Sie tun?

Sortieren von Daten

Erstellen einer erweiterten Sortierreihenfolge

Entfernen einer Sortierreihenfolge

Gruppieren von Daten

Entfernen einer Gruppenreihenfolge

Sortieren von Daten

Durch das Sortieren von Daten können Sie Informationen statt in der Reihenfolge, in der sie ursprünglich eingegeben wurden, so präsentieren, wie es Ihren Anforderungen am besten entspricht. So hat z. B. Nordwind GmbH, ein Händler für Gourmetprodukte, eine Datenansicht seiner Produktliste erstellt. Sie schlagen ihm vor, die Liste alphabetisch nach Produktname zu sortieren, um die Produktsuche zu erleichtern.

Indem Sie weitere Felder zur Liste für die Sortierreihenfolge hinzufügen, können Sie auch nach mehreren Feldern sortieren. Wenn Sie beispielsweise die in der Liste enthaltenen Produkte schneller finden möchten, können Sie die Datenansicht so sortieren, dass die Produktliste nach Kategorie angezeigt wird. Anschließend können Sie in den einzelnen Kategorien nach Produktname sortieren.

  1. Öffnen Sie die Seite mit der Datenansicht, die Sie sortieren möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Allgemeine Steuerungsaufgaben anzeigen.

    Tipp : Sie können auch auf die Datenansicht klicken und dann auf den Pfeil Schaltflächensymbol in der rechten oberen Ecke, um die Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben anzuzeigen. Klicken Sie erneut auf den Pfeil, um die Liste auszublenden.

  3. Klicken Sie in der Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben auf Sortieren und Gruppieren.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Sortieren und Gruppieren unter Verfügbare Felder auf das Feld, nach dem Sie sortieren möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

    Werden unter Verfügbare Felder keine Felder angezeigt, doppelklicken Sie auf Weitere Felder, klicken Sie auf das Feld, nach dem sortiert werden soll, und klicken Sie anschließend auf OK.

    Wenn Sie im Beispiel Nordwind GmbH die Beispieldaten alphabetisch nach Produktnamen sortieren möchten, klicken Sie auf Produktname.

  5. Führen Sie unter Sortiereigenschaften eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Aufsteigend, um ein Feld in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren (z. B. "A, B, C" oder "1, 2, 3").

    • Klicken Sie auf Absteigend, um ein Feld in absteigender Reihenfolge zu sortieren (z. B. "Z, Y, X" oder "3, 2, 1").

      Tipp : Wenn Sie die Sortierreihenfolge von aufsteigend in absteigend oder umgekehrt ändern möchten, doppelklicken Sie auf das Feld in der Liste Sortierreihenfolge. Das Dreieck neben dem Feldnamen zeigt an, ob ein Feld in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert wird.

  6. Klicken Sie auf OK.

    Datenansicht mit alphabetischer Sortierung der Produkte nach Produktname

    Die Produktliste von Nordwind GmbH ist nun nach dem Feld Produktname sortiert. Anschließend möchten Sie die Liste nach mehreren Feldern sortieren.

  7. Fügen Sie der Liste Sortierreihenfolge weitere Felder hinzu, um nach mehreren Feldern zu sortieren.

    Wenn Sie die Produktliste beispielsweise nach Kategorie und dann innerhalb der einzelnen Kategorien nach Produktname sortieren möchten, müssen Sie das Feld KategorieID zur Sortierreihenfolge hinzufügen. Klicken Sie unter Verfügbare Felder auf das Feld KategorieNr, und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

    In der Liste Sortierreihenfolge werden nun die Felder KategorieNr und Produktname angezeigt.

  8. Klicken Sie auf OK.

  9. Sie können auch die Reihenfolge ändern, in der die Felder sortiert sind. Wenn Sie die Reihenfolge ändern möchten, klicken Sie in der Liste Sortierreihenfolge auf ein Feld und dann auf Nach oben oder Nach unten.

    Beispielsweise haben Sie gerade die Produktliste von Nordwind GmbH zuerst nach Produktname sortiert und anschließend nach KategorieID. Wenn Sie die Produktliste zuerst nach KategorieNr und dann nach Produktname sortieren möchten, klicken Sie in der Liste Sortierreihenfolge auf KategorieNr und dann auf Nach oben.

    Sortieren und Gruppieren (Dialogfeld), in dem zuerst das Feld 'KategorieNr' angezeigt wird und dann das Feld 'Produktname'

    Das Ergebnis ist eine Liste, die nach KategorieNr und dann nach Produktname sortiert ist.

    Datenansicht mit Produkten, die zuerst nach Kategorie und dann nach Produktname sortiert sind

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Erstellen einer erweiterten Sortierreihenfolge

Es kann vorkommen, dass Sie eine Sortierreihenfolge benötigen, die komplexere Kriterien verwendet als diejenigen, die Sie im Dialogfeld Sortieren und Gruppieren angegeben haben. Angenommen, Nordwind GmbH möchte eine Datenansicht so sortieren, dass Produkte nach dem Gesamtwert des momentan vorrätigen Produkts angezeigt werden. In einem solchen Fall können Sie nach einem XPath-Ausdruck sortieren, den Sie mithilfe der Optionen im Dialogfeld Erweiterte Sortierung erstellen.

In Office SharePoint Designer 2007 können Sie mit XPath erweiterte Sortierreihenfolgen erstellen. XPath ist eine Sprache, mit der Sie Informationen in einem XML-Dokument finden und verarbeiten können. Der XPath-Ausdrucks-Generator umfasst IntelliSense für XPath, was es sowohl Anfängern als auch fortgeschrittenen Benutzern ermöglicht, XPath-Ausdrücke zu erstellen, die komplexe Sortierreihenfolgen auf Daten anwenden.

Hinweis : Die XPath-Sortierung wird für die XML-Daten durchgeführt, auf denen die Daten basieren. Wenn Sie eine erweiterte XPath-Abfrage für eine SQL-Datenquelle durchführen, z. B. für eine Microsoft SharePoint-Liste oder -Bibliothek bzw. eine SQL-Datenbank, werden die Daten zunächst als XML dargestellt, bevor die XPath-Sortierreihenfolge angewendet wird. Dadurch kann die Leistung der Sortierreihenfolge verlangsamt werden.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Sortieren und Gruppieren unter Sortiereigenschaften auf Sortierausdruck bearbeiten.

    Tipp : Sie können den XPath-Ausdrucks-Generator auch öffnen, indem Sie im Dialogfeld Sortieren und Gruppieren unter Verfügbare Felder auf Sortierausdruck hinzufügen klicken.

    Doppelklicken Sie im Dialogfeld Erweitertes Sortieren unter Einzufügendes Feld auswählen auf das Feld, das Sie in den Ausdruck einfügen möchten. Wenn Sie den gesamten Pfad des Felds einfügen möchten, doppelklicken Sie bei gedrückter STRG-TASTE auf das Feld.

    Wenn Sie z. B. nach dem Gesamtwert des vorrätigen Produkts sortieren möchten, doppelklicken Sie auf Lagerbestand. Daraufhin wird Lagerbestand im Feld XPath-Ausdruck bearbeiten angezeigt.

  2. Positionieren Sie im Feld XPath-Ausdruck bearbeiten die Einfügemarke direkt hinter dem Feldnamen, und drücken Sie anschließend die Leertaste.

    Die IntelliSense-Liste der XPath-Operatoren wird angezeigt. IntelliSense für XPath unterstützt Sie durch Bereitstellen einer Liste mit verfügbaren Feldern oder Funktionen, die im Kontext des Ausdrucks gültig sind.

  3. Doppelklicken Sie in der IntelliSense-Liste der Operatoren auf den gewünschten Operator.

    Doppelklicken Sie in dem Beispiel auf das Sternchen (*). Daraufhin wird eine IntelliSense-Liste mit verfügbaren Feldern angezeigt.

  4. Doppelklicken Sie in der Liste verfügbarer Felder auf das gewünschte Feld.

    Doppelklicken Sie auf Einzelpreis, um die erweiterte Sortierreihenfolge für das Beispiel Nordwind GmbH zu erstellen. Der endgültige Ausdruck sollte wie folgt aussehen.

    XPath-Ausdruck für berechnete Spalten, wie er im Feld 'XPath-Ausdruck bearbeiten' angezeigt wird

    Unten im XPath-Ausdrucks-Generator wird eine Vorschau der Ergebnisse des Filters angezeigt, während Sie im Feld XPath-Ausdruck bearbeiten den Ausdruck generieren.

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Entfernen einer Sortierreihenfolge

  1. Öffnen Sie die Seite mit der Datenansicht, aus der Sie die Sortierreihenfolge entfernen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Allgemeine Steuerungsaufgaben anzeigen.

    Tipp : Sie können auch auf die Datenansicht klicken und dann auf den Pfeil Schaltflächensymbol in der rechten oberen Ecke, um die Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben anzuzeigen. Klicken Sie erneut auf den Pfeil, um die Liste auszublenden.

  3. Klicken Sie in der Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben auf Sortieren und Gruppieren.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Sortieren und Gruppieren unter Sortierreihenfolge auf das Feld, das Sie aus der Sortierreihenfolge entfernen möchten, und klicken Sie dann auf Entfernen.

    Entfernen Sie alle Felder aus der Sortierreihenfolge, um die gesamte Sortierung aus der Datenansicht zu entfernen.

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Gruppieren von Daten

Sie müssen eine Sortierreihenfolge erstellen, um Daten gruppieren zu können. Weitere Informationen finden Sie im früheren Abschnitt Sortieren von Daten.

Wenn Sie Daten in einer Datenansicht gruppieren, können Sie für die einzelnen Felder in der Sortierreihenfolge festlegen, ob eine Kopf- oder Fußzeile für die Gruppe angezeigt werden soll. Außerdem können Sie wählen, ob die Gruppe standardmäßig erweitert oder reduziert werden soll. Entscheiden Sie, ob die Gruppen bei der Seitenverwaltung durch die Datenansicht zusammengehalten werden sollen und ob Sie für die einzelnen Gruppen die Spaltennamen oder Summen anzeigen möchten.

Daten werden mithilfe des ersten Felds in der Sortierreihenfolge gruppiert. So haben Sie beispielsweise im ersten Abschnitt dieses Artikels eine Datenansicht der Produkte von Nordwind GmbH nach KategorieNr und anschließend nach Produktname sortiert. Da KategorieNr das erste Feld in der Sortierreihenfolge ist, wird dieses beim Gruppieren von Daten zugrunde gelegt.

Das Durchsuchen der Datenansicht können Sie noch vereinfachen, indem Sie die Produkte nach Kategorie gruppieren, sodass jede Kategorie erweitert oder reduziert werden kann.

  1. Öffnen Sie die Seite mit der Datenansicht, die Sie gruppieren möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Allgemeine Steuerungsaufgaben anzeigen.

    Tipp : Sie können auch auf die Datenansicht klicken und dann auf den Pfeil Schaltflächensymbol in der rechten oberen Ecke, um die Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben anzuzeigen. Klicken Sie erneut auf den Pfeil, um die Liste auszublenden.

  3. Klicken Sie in der Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben auf Sortieren und Gruppieren.

    Wenn Sie die Sortierreihenfolge für das Beispiel Nordwind GmbH bereits erstellt haben, sollte unter Sortierreihenfolge das Feld KategorieNr gefolgt von Produktname angezeigt werden. Wurde für die Datenansicht keine Sortierreihenfolge festgelegt, müssen Sie eine erstellen, damit die Optionen unter Gruppeneigenschaften verfügbar sind.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Sortieren und Gruppieren in der Liste Sortierreihenfolge auf das Feld, nach dem Sie gruppieren möchten. Klicken Sie für das Beispiel Nordwind GmbH auf KategorieNr.

    Hinweis : Auf jedes Feld in der Sortierreihenfolge können individuelle Gruppeneigenschaften angewendet werden. Stellen Sie vor dem Anwenden der Gruppeneigenschaften sicher, dass Sie das gewünschte Feld ausgewählt haben.

  5. Wenn Sie am Anfang jeder Gruppe eine Kopfzeile anzeigen möchten, aktivieren Sie unter Gruppeneigenschaften das Kontrollkästchen Gruppenkopfzeile anzeigen, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Gruppen in der Datenansicht standardmäßig erweitert angezeigt werden sollen, klicken Sie auf Gruppe standardmäßig erweitern. Lassen Sie für das Beispiel Nordwind GmbH eine Gruppenkopfzeile anzeigen, und klicken Sie dann auf diese Option.

    • Wenn Gruppen in der Datenansicht standardmäßig reduziert angezeigt werden sollen, klicken Sie auf Gruppe standardmäßig reduzieren.

  6. Wenn Sie am Ende jeder Gruppe eine Fußzeile anzeigen möchten, in der die in der Gruppe enthaltenen Datensätze abgelesen werden können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gruppenfußzeile anzeigen.

    Nachdem Sie eines der Kontrollkästchen Gruppenkopfzeile anzeigen oder Gruppenfußzeile anzeigen aktiviert haben, wird die Schaltfläche Erweitertes Gruppieren verfügbar.

  7. Klicken Sie auf Erweitertes Gruppieren, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gruppendetails immer ausblenden, um die einzelnen Datensätze in der Liste auszublenden.

    • Sie können das Kontrollkästchen Gruppen beibehalten, wenn Seitenverwaltung verwendet wird aktivieren, wenn Sie alle Elemente einer Gruppe auf einer Seite anzeigen möchten, auch wenn diese insgesamt die angegebene Anzahl von Elementen übersteigen, die in einer Liste angezeigt werden können. Klicken Sie für das Beispiel Nordwind GmbH auf diese Option.

      Hinweis : Die Seitenverwaltungsoptionen können Sie auf der Registerkarte Seitenverwaltung des Dialogfelds Datenansichtseigenschaften anzeigen. Klicken Sie in der Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben auf Datenansichtseigenschaften.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Spaltennamen pro Gruppe anzeigen, um eine Zeile in jede Gruppe einzufügen, in der die Spaltennamen angezeigt werden.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Spaltensummen pro Gruppe anzeigen, um eine Zeile in jede Gruppe einzufügen, in der die Gesamtanzahl der Datensätze innerhalb der einzelnen Gruppen angezeigt werden.

      Datenansicht sortiert nach KategorieNr und Produktname und dann gruppiert nach KategorieNr

      Im Beispiel Nordwind GmbH verfügen Sie nun über eine Datenansicht, die nach den Feldern KategorieNr und Produktname sortiert und dann nach dem Feld KategorieNr gruppiert ist. Jede Gruppe hat eine Kopfzeile und wird immer auf derselben Seite in der Datenansicht angezeigt, da Sie die Option Gruppen beibehalten, wenn Seitenverwaltung verwendet wird aktiviert haben.

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Entfernen einer Gruppenreihenfolge

  1. Öffnen Sie die Seite mit der Datenansicht, aus der Sie die Gruppenreihenfolge entfernen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Allgemeine Steuerungsaufgaben anzeigen.

    Tipp : Sie können auch auf die Datenansicht klicken und dann auf den Pfeil Schaltflächensymbol in der rechten oberen Ecke, um die Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben anzuzeigen. Klicken Sie erneut auf den Pfeil, um die Liste auszublenden.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Sortieren und Gruppieren unter Sortierreihenfolge auf das Feld, aus dem Sie eine Gruppenreihenfolge entfernen möchten.

  4. Deaktivieren Sie unter Gruppeneigenschaften die Kontrollkästchen Gruppenkopfzeile anzeigen und Gruppenfußzeile anzeigen.

    Hinweis : Jedes Feld in einer Sortierreihenfolge kann über eigene Gruppeneigenschaften verfügen. Wenn Sie alle Gruppenreihenfolgen aus einer Datenansicht entfernen möchten, aktivieren Sie die einzelnen Felder in der Sortierreihenfolge.

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