Sortieren und Filtern von Daten für einen Seriendruck

Sortieren und Filtern von Daten für einen Seriendruck

Sie können mithilfe der Seriendruckfunktion Massensendungen erstellen und senden sowie Umschläge und Etiketten erstellen. Ihre Adressenliste ist die Datenquelle für den Seriendruck. Word ruft Informationen aus Ihrer Adressenliste ab und fügt sie in das Seriendruckdokument ein.

Bearbeiten Ihrer Adressenliste

Mithilfe der Seriendruckfunktion können Sie Daten in Ihrer Adressenliste sortieren und filtern, um nur die gewünschten Datensätze auszuwählen.

  1. Öffnen Sie bei Bedarf Ihr Seriendruckdokument.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten.

    Wählen Sie im Rahmen des Word-Seriendrucks auf der Registerkarte "Sendungen" in der Gruppe "Seriendruck starten" die Option "Empfängerliste bearbeiten" aus.

    Tipp : Wenn die Option Empfängerliste bearbeiten nicht verfügbar ist, klicken Sie auf Empfänger auswählen und verbinden das Dokument mit der gewünschten Adressenliste.

  3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger das Kontrollkästchen neben den jeweiligen Empfängern, deren Datensatz in den Seriendruck einbezogen werden soll.

    Aktivieren Sie für jede Zeile das Kontrollkästchen, um den entsprechenden Empfänger einzubeziehen.

    Tipp : Zum Gruppieren von Zeilen oder zum Einschränken Ihrer Ansicht auf bestimmte Zeilen können Sie die Adressenliste sortieren oder filtern.

Weitere Optionen

Im Dialogfeld Seriendruckempfänger sind Optionen enthalten, um die Empfängerliste einzugrenzen. Die beiden am häufigsten verwendeten Optionen sind das Sortieren und Filtern der Liste, um Namen und Adressen einfacher zu finden. Weitere Informationen finden Sie nachfolgend unter "Sortieren der Empfängerliste" oder "Filtern der Empfängerliste".

Wählen Sie in einem Word-Seriendruckdokument die Option "Empfänger bearbeiten" aus, und wählen Sie dann im Dialogfeld "Seriendruckempfänger" unter "Empfängerliste verfeinern" eine Option aus.

Sortieren der Empfängerliste

Es gibt viele Möglichkeiten zum Sortieren der Empfängerliste. Die nachstehenden Schritte bieten nur ein Beispiel dafür, wie Sie zum Sortieren der Datensätze vorgehen können.

  1. Wählen Sie unter Empfängerliste verfeinern die Option Sortieren, um das Dialogfeld Filtern und sortieren zu öffnen.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Datensätze sortieren den Dropdownpfeil Datensätze sortieren aus, und wählen Sie dann den Namen der Spalte in Ihrer Excel-Adressenliste aus, nach der Sie sortieren möchten. Anschließend wählen Sie Aufsteigend oder Absteigend als Sortierreihenfolge aus.

    Wählen Sie im Rahmen des Word-Seriendrucks die Option "Empfängerliste bearbeiten" aus, und wählen Sie dann unter "Empfängerliste verfeinern" die Option "Sortieren" aus.

  3. (Optional) Wählen Sie den Dropdownpfeil Dann nach und dann den Namen einer zweiten Spalte aus, nach der Sie sortieren möchten. Anschließend wählen Sie Aufsteigend oder Absteigend als Sortierreihenfolge aus.

  4. (Optional) Wiederholen Sie Schritt 3, wenn Sie einen weiteren Spaltennamen für die Sortierung hinzufügen müssen.

  5. Wählen Sie OK aus, um die Ergebnisse der Sortierung anzuzeigen.

    Im Rahmen des Word-Seriendrucks die Ergebnisse der Sortierung einer Empfängerliste.

    Hinweis : Die Empfängerliste wird jetzt in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

Filtern der Empfängerliste

Sie können Ihre Adressenliste filtern, um nur die Empfänger anzuzeigen, die Sie in den Seriendruck einbeziehen möchten. Ihr Filter kann z. B. Datensätze für Personen aus einem bestimmten Ort oder für Bestandsartikel zu einem bestimmten Preis zurückgeben.

In den folgenden Schritten definieren Sie Bedingungen für die Filterung Ihrer Adressenliste. Bei der Filterung werden einfache Kriterien (Ausdrücke) verwendet, die auf Ihrer Auswahl basieren, um die Existenz der von Ihnen definierten Daten auszuwerten.

  1. Wählen Sie unter Empfängerliste verfeinern die Option Filtern, um das Dialogfeld Filtern und sortieren zu öffnen.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Datensätze filtern den Dropdownpfeil Feld aus, und wählen Sie dann den Namen der Spalte in Ihrer Excel-Adressenliste aus, die Sie als Filter der obersten Ebene verwenden möchten.

    Hinweis : Die Registerkarte Datensätze filtern ist wie ein Formular mit vier Spalten formatiert. Die Spalten enthalten (von links nach rechts) die Bedingung, das Feld, den Vergleichsoperator und die benutzerdefinierten Übereinstimmungskriterien.

  3. Wählen Sie den Dropdownpfeil Vergleich und dann Gleich oder eine andere Vergleichsoption aus.

  4. Geben Sie in das Feld Vergleichen mit die Daten ein, die mit der Auswahl im Feld Feld übereinstimmen sollen.

  5. (Optional) Führen Sie eine der folgenden Aktionen in der linken Spalte aus, um einen Filter auf zweiter Ebene hinzuzufügen:

    • Wählen Sie Und aus, um sicherzustellen, dass beide Filterbedingungen erfüllt werden, und wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4.

      oder

    • Wählen Sie Oder aus, um sicherzustellen, dass eine der beiden Filterbedingungen erfüllt wird, und wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4.

    Wählen Sie im Rahmen des Word-Seriendrucks die Option "Empfängerliste bearbeiten" aus, und wählen Sie dann unter "Empfängerliste verfeinern" die Option "Filtern" aus.

  6. Wiederholen Sie Schritt 5 nach Bedarf.

  7. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK aus, um die Ergebnisse der gefilterten Datensätze anzuzeigen.

    Im Rahmen des Word-Seriendrucks die Ergebnisse der Anwendung eines Filters auf eine Empfängerliste.

Suchen eines Empfängers

Sie können die Adressenliste durchsuchen und einen bestimmten Empfänger oder eine Gruppe von Empfängern finden, die ein gemeinsames Attribut teilen, z. B. den Nachnamen, die Postleitzahl oder eine Mitgliedsnummer.

  1. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern die Option Empfänger suchen aus.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Eintrag suchen im Feld Suchen den Attributnamen ein, den Sie in Ihrer Adressenliste suchen möchten.

    Geben Sie im Dialogfeld "Eintrag suchen" einen Namen ein, um einen Empfänger zu suchen.

  3. Führen Sie für Suchen in eine der folgenden Aktionen aus:

    • Akzeptieren Sie die Standardoption Alle Felder.

      oder

    • Wählen Sie Dieses Feld und dann den zu suchenden Spaltennamen in der Dropdownliste aus.

  4. Wählen Sie Weitersuchen aus.

    Hinweis : Wenn eine Übereinstimmung mit dem Sucheintrag gefunden wurde, wird der Eintrag in der Adressenliste hervorgehoben. Wählen Sie erneut Weitersuchen aus, um weitere Übereinstimmungen hervorzuheben, sofern vorhanden.

Siehe auch

Sehen Sie sich das Video Optimieren des Seriendrucks an. In dieser kostenlosen Schulung werden das Sortieren und Filtern von Seriendruckfeldern, das Anpassen des Seriendrucks mit personalisierten Nachrichten und das Einfügen benutzerdefinierter Seriendruckfelder erläutert.

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