Sollte ich meine Dokumente auf OneDrive for Business oder einer Teamwebsite speichern?

Es ist verlockend, alle Dokumente auf OneDrive for Business zu speichern. Der Link zu Ihrer OneDrive for Business-Bibliothek befindet sich immer am oberen Rand der Seite, so dass Sie jederzeit ein Dokument auf OneDrive for Business hochladen oder auf OneDrive for Business erstellen können. Sie müssen jedoch auch bedenken, wer auf die von Ihnen auf OneDrive for Business gespeicherten Dokumente zugreifen kann und wer nicht. Wenn ein Dokument eine Gemeinschaftsarbeit in einem Projekt ist, könnte das Speichern auf einer Teamwebsite die bessere Wahl sein.

Was ist der Unterschied zwischen OneDrive for Business und einer SharePoint-Teamwebsite?

OneDrive for Businessist ein Speicherort, an dem Sie Dateien von Ihrem Computer in der Cloud speichern und von beliebigen Geräten aus auf sie zugreifen oder sie für andere freigeben können. Als Bestandteil von Office 365 oder SharePoint Server unterstützt Sie OneDrive for Business beim Aktualisieren und Freigeben von Dateien von praktisch jedem beliebigen Ort aus sowie beim gleichzeitigen Bearbeiten von Office-Dokumenten mit anderen Benutzern.

Eine SharePoint-Teamwebsite ist ein Speicherort, an dem Benutzer an Dateien, Dokumenten und Ideen zusammenarbeiten können. Er wird eingerichtet, um die Zwei-Wege-Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu erleichtern. SharePoint bietet eine vollständige Palette von Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten, Kalendern, Workflows, Wikis und anderen Features, die einem Team bei der Kommunikation und Zusammenarbeit helfen.

Sowohl bei OneDrive for Business als auch einer SharePoint-Teamwebsite sind Ihre Dateien in der Cloud gespeichert. Sie können entweder OneDrive for Business oder SharePoint auf Ihren Computer synchronisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Synchronisieren Ihrer OneDrive for Business-Dateien oder unter Synchronisieren von Websitebibliotheken auf Ihren Computer.

Sie speichern Dokumente auf OneDrive for Business, wenn ...

  • Sie nicht planen, sie für andere freizugeben.
    Dokumente, die Sie auf OneDrive for Business ablegen, sind standardmäßig privat, außer Dokumenten, die Sie im Ordner Für jeden freigegeben speichern. Dies macht OneDrive for Business zu Ihrer besten Wahl für Entwürfe oder persönliche Dokumente, die keiner sonst sehen soll.

  • Sie planen, Dateien freizugeben – einzeln und mit einem begrenzten Interessenkreis oder Lebenszyklus.
    Beispiel: Sie schreiben einen Blogbeitrag, der keinem Projekt zugeordnet ist, und möchten, dass ihn ein paar Kollegen überprüfen, bevor Sie ihn posten. In diesem Fall erwarten Sie, dass die für die Überprüfung vorgesehenen Personen das Dokument einmal verwenden – ohne Bedarf an zusätzlichem Speicher oder Kontextinformationen. Sie benötigen lediglich einen Link zum Dokument und die Berechtigung zum Bearbeiten.

  • Sie keine vorhandene Teamwebsite, zu der Ihr Dokument gehört, angeben können und Sie nicht denken, dass der Zweck des Dokuments die Erstellung einer neuen Teamwebsite rechtfertigt.

Speichern Sie Dokumente in einer Teamwebsite-Bibliothek, wenn...

  • Sie möchten, dass Teammitglieder das Dokument als für ein laufendes Projekt relevant erkennen können.

  • Sie Besitz und Berechtigungen auf einen weiteren Personenkreis ausdehnen möchten. Wenn ein Dokument für den Erfolg eines Projekts wichtig ist, ist es eine gute Idee, dass andere Personen vorhanden und in der Lage sind, die Kontrolle über Vorgänge auf der Website auszuüben.

  • Hierbei sollten Berechtigungen eher auf Websiteebene statt für einzelne Dokumente gewährt werden. Wenn Personen über Zugriff auf die Teamwebsite verfügen, besitzen Sie auch Zugriff auf die auf der Website gespeicherten Dokumente.

  • Andere projektbezogene Dokumente bereits in der Teamwebsite-Bibliothek gespeichert sind und andere damit rechnen, dieses Dokument dort zu finden.

  • Sie sollten einen Eincheck-Workflow erstellen, bei dem das Dokument der jeweiligen Person zugewiesen wird.

Wenn Sie über ein kleines Unternehmen verfügen, sollten Sie idealerweise Ihren Dateispeicher und Ihre Dateifreigabe so einrichten, dass OneDrive for Business und Ihre Office 365-Teamwebsite zusammen genutzt werden. Schauen sich dieses Lernprogramm zum Anpassen Ihrer Teamwebsite an. Es enthält Schritte, mit denen Sie Ihre Teamwebsite höherstufen können. Dies ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, zwischen ihrem OneDrive for Business-Ordner und der Office 365-Teamwebsite schnell hin- und her zu navigieren.

Verschieben eines Dokuments von OneDrive for Business auf Teamwebsites

Manchmal werden einzelne Dokumente erst später wichtig und somit relevant für ein Projekt. Tritt dies ein, kann es sinnvoll sein, sie von OneDrive for Business auf eine Teamwebsite zu verschieben.

Das Verschieben eines Dokuments von OneDrive for Business in eine Teamwebsite-Bibliothek ist ein manueller Vorgang. Sie können das Dokument entweder kopieren oder ausschneiden und dann einfügen. Die einfachste Möglichkeit zum Verschieben von Dateien zwischen Bibliotheken ist die Verwendung des Explorers. Klicken Sie in der Bibliothek auf die Registerkarte Bibliothek, und wählen Sie dann Mit Explorer öffnen aus.

Befehl 'Mit Explorer öffnen' auf der Menüband-Registerkarte 'Bibliothek'

Im Folgenden finden Sie ein kurzes Schulungsvideo, in dem das Verschieben von Dokumenten demonstriert wird:

Ihr Browser unterstützt kein Video. Installieren Sie Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player oder Internet Explorer 9.

Wenn Sie SharePoint Online oder SharePoint 2016 lokal verwenden, wird Websites in einem Menü oben auf der Seite möglicherweise nicht angezeigt. Klicken Sie auf das App-Startfeld  Symbol für das App-Startfeld und dann auf Websites oder SharePoint.

Behandlung von Problemen beim Verschieben von Dokumenten von OneDrive for Business

Es gibt einige Probleme, die beim Verschieben von Dokumenten von OneDrive for Business in eine Teamwebsite-Bibliothek zu berücksichtigen sind:

  • Links zum Originaldokument funktionieren nicht mehr, weil Sie das Dokument auf OneDrive for Business gelöscht haben. Sie können das Dokument freigeben, das Sie auf die Teamwebsite verschoben haben, um den Benutzern der Website einen aktuellen, funktionsfähigen Link bereitzustellen.

  • Wenn Personen dem Originaldokument gefolgt sind, funktionieren die Links zu diesem Dokument in ihren Newsfeeds nicht mehr. Um diese Zuordnung wiederherzustellen, müssen die Personen dem Dokument an seinem neuen Speicherort folgen.

  • Bei Bedarf können Sie das ursprüngliche Dokument auf OneDrive for Business durch ein Dokument ersetzen, das einfach einen Link zu der neuen Datei bietet und den neuen Speicherort angibt.

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