Skype for Business (Lync) Web Scheduler

Microsoft Skype for Business (Lync) Web Scheduler ist ein webbasiertes Programm, das Sie zum Erstellen von Skype for Business (Lync)-Besprechungen verwenden können, wenn Sie nicht über Microsoft Outlook verfügen oder ein anderes Betriebssystem als Windows verwenden. Mit Web Scheduler können Sie neue Besprechungen erstellen, Ihre vorhandenen Besprechungen ändern und mithilfe Ihres bevorzugten E-Mail-Programms Einladungen verschicken.

Vom Supportteam Ihres Unternehmens erhalten Sie den Link zum Portal für Web Scheduler sowie einen Benutzernamen und ein Kennwort für die Anmeldung. Auf der Seite können Sie auf die Registerkarten klicken, um auf die verschiedenen Optionen zuzugreifen, oder die TAB-Taste auf der Tastatur verwenden, um zu den gewünschten Optionen zu gelangen.

Erstellen einer Skype for Business (Lync)-Besprechung

  1. Navigieren Sie zur Web Scheduler-Seite, die Ihnen vom Supportteam Ihres Unternehmens zur Verfügung gestellt wurde.

  2. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und dem Kennwort an.

  3. Klicken Sie auf Neue Besprechung erstellen.

Screenshot zum Erstellen einer neuen Besprechung

  1. Geben Sie einen Betreff für die Besprechung ein.

  2. Sie können Skype for Business (Lync)-Besprechung als Besprechungsort übernehmen oder einen Ort (z. B. einen Konferenzraum) hinzufügen, wenn Teilnehmer auch persönlich anwesend sind.

  3. Geben Sie im Feld Nachricht eine kurze Nachricht oder (optional) die Tagesordnung für die Besprechung ein.

  4. Wählen Sie die Zeitzone und das Datum aus und geben Sie die Startzeit und die Endzeit für die Besprechung ein.

  5. Standardmäßig können alle Personen, auch externe Teilnehmer, den Wartebereich umgehen. Dabei handelt es sich um einen virtuellen Wartebereich, in dem Sie Personen den Zutritt gestatten oder verweigern können. Informationen zum Ändern dieser Einstellungen finden Sie unter Zugriff und Referenten.

  6. Standardmäßig hat jeder Teilnehmer aus Ihrem Unternehmen Referentenberechtigungen. Informationen zum Ändern dieser Einstellungen finden Sie unter Zugriff und Referenten.

  7. Fügen Sie unter Teilnehmer und Audio die Namen oder E-Mail-Adressen der Eingeladenen hinzu und trennen Sie die Namen durch ein Semikolon (;).

  8. Klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Richtigkeit der Namen zu bestätigen.

Screenshot des Dialogfelds 'Teilnehmer und Audio'

Geben Sie bei externen Teilnehmern die vollständige E-Mail-Adresse ein (z. B. contoso@contoso.com).

Hinweis : Es wird empfohlen, die vollständigen E-Mail-Adressen der Eingeladenen einzugeben. Web Scheduler kann Namen von Mitarbeitern im Unternehmen nur auflösen, wenn sie eindeutig sind und nicht von mehreren Personen verwendet werden.

  1. Wenn Sie ein Konto bei einem Audiokonferenzanbieter haben, enthält die Besprechungseinladung die gebührenfreie Rufnummer, die gebührenpflichtige Rufnummer und den Teilnehmercode. Die Besprechungsteilnehmer können über ihren Computer oder telefonisch an der Besprechung teilnehmen.

  2. Klicken Sie auf Speichern.

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Senden von Einladungen an Besprechungsteilnehmer

Wählen Sie zum Senden von Besprechungseinladungen eine der folgenden Methoden aus:

  1. Senden von Einladungen mit dem gewohnten E-Mail-Programm

Bei dieser Methode können Sie die Besprechungsinformationen von Web Scheduler kopieren und in die mit Ihrem bevorzugten E-Mail-Programm erstellte Besprechungsanfrage einfügen.

  1. Wenn Sie die Besprechung fertig erstellt haben, klicken Sie auf Speichern.

  2. Ein Fenster mit den Besprechungsinformationen wird geöffnet.

Screenshot des Fensters 'Besprechungsdetails'

  1. Markieren Sie die Besprechungsinformationen, einschließlich URL, Audiokonferenznummer und Konferenz-ID.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text und klicken Sie dann auf Kopieren.

  3. Öffnen Sie ein beliebiges E-Mail-Programm und erstellen Sie eine normale Besprechungsanfrage.

  4. Fügen Sie die Skype for Business (Lync)-Besprechungsdetails (die Sie in Schritt 4 kopiert haben) in die Anfrage ein.

  5. Fügen Sie die Teilnehmer hinzu, überprüfen Sie Datum und Uhrzeit der Besprechung, geben Sie eine Tagesordnung ein und senden Sie die Anfrage.

  6. Senden von Einladungen mit iCalendar

iCalendar ermöglicht Benutzern unterschiedlicher E-Mail-Systeme den Austausch von Kalenderinformationen. Empfänger der iCalendar-Anfragen müssen über eine Software verfügen, die das Öffnen und Beantworten von Besprechungsanfragen unterstützt.

  1. Wählen Sie im Abschnitt Meine Besprechungen die Besprechung anhand ihres Betreffs aus und klicken Sie dann auf Als iCalendar exportieren.

Screenshot des Felds 'Besprechung' mit der Option zum Exportieren als iCalendar

  1. Klicken Sie auf Öffnen, wenn Sie von Ihrem E-Mail-Programm dazu aufgefordert werden.

  2. Wenn der Kalendereintrag geöffnet wird, leiten Sie ihn an die Personen weiter, die Sie beim Planen der Besprechung als Teilnehmer hinzugefügt hatten.

  3. Die Teilnehmer können die iCalendar-Datei dann mit ihrem gewohnten E-Mail-Programm (z.°B. Outlook, Notes, iCal usw.) öffnen und speichern.

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Zugriff und Referenten

Die Standardbesprechungsoptionen eignen sich besonders für typische Teambesprechungen. Sie können die Besprechungsoptionen jedoch an Ihre Anforderungen, den Besprechungstyp und die Teilnehmer anpassen.

Legen Sie beim Erstellen einer neuen Besprechung unter Zugriff und Referenten fest, wer den Wartebereich umgehen und wer als Referent fungieren kann.

Screenshot des Dialogfelds 'Zugriff und Referenten'

Wer kann den Wartebereich umgehen?

Zugriffsoption

Berechtigung

Empfohlene Verwendung

Nur Organisator (gesperrt)

Sie sind die einzige Person, die unmittelbar in die Besprechung gelangt. Alle anderen müssen warten, bis sie zugelassen werden.

Bei einer Besprechung mit hohen Sicherheitsanforderungen und vertraulichen Informationen.

Von mir eingeladene Personen in meinem Unternehmen

Nur eingeladene Personen nehmen sofort an der Besprechung teil. Alle anderen müssen warten, bis sie zugelassen werden.

Es werden vertrauliche Informationen besprochen und Sie möchten nur bestimmten Personen die Teilnahme ermöglichen.

Personen in meinem Unternehmen

Jede Person aus Ihrem Unternehmen kann sofort an der Besprechung teilnehmen, auch wenn keine Einladung erfolgt ist.

Es gibt keine externen Teilnehmer und es werden keine vertraulichen Informationen besprochen.

Alle, auch Personen außerhalb meines Unternehmens

Jede Person, die über den Besprechungslink verfügt, kann sofort an der Besprechung teilnehmen.

Sie haben externe Teilnehmer eingeladen und es werden keine vertraulichen Informationen besprochen.

Wichtig : Auch wenn der Wartebereich aktiviert ist, umgehen Teilnehmer, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen, automatisch den Wartebereich.

Status als Referent

Referentenoption

Status als Referent

Empfohlene Verwendung

Nur Organisator

Sie sind der einzige Referent.

Dies gilt für Präsentationen, in denen die Teilnehmer nicht mit dem Besprechungsinhalt interagieren müssen. Sie können während der Besprechung weitere Referenten benennen.

Personen in meinem Unternehmen

Jede Person aus Ihrem Unternehmen verfügt über Referentenberechtigungen.

Geeignet für informelle Besprechungen mit Teamkollegen, wenn alle Teilnehmer in der Lage sein sollen, Inhalte freizugeben und zu ändern.

Alle, auch Personen außerhalb meines Unternehmens (ohne Einschränkungen)

Jede eingeladene Person verfügt über Referentenberechtigungen.

Zu verwenden, wenn externe Teilnehmer eingeladen wurden, die in der Lage sein sollen, etwas vorzuführen.

Von mir ausgewählte Personen

Sie und die von Ihnen ausgewählten Personen

Wählen Sie diese Option aus, wenn bestimmte Personen als Referenten fungieren sollen.

Hinweis : Wenn Sie die Option Von mir ausgewählte Personen ausgewählt haben, klicken Sie auf Referenten auswählen und verschieben Sie die Teilnehmer von der Seite Teilnehmer auf die Seite Referenten. Eingeladene Personen aus externen Unternehmen und Verteilerlisten können mit dieser Option nicht als Referenten hinzugefügt werden, Sie können einzelnen Personen jedoch Referentenberechtigungen gewähren, wenn Sie sich in der Besprechung befinden.

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Teilnehmen an einer Skype for Business (Lync)-Besprechung

Klicken Sie auf den Besprechungslink in der Besprechungsanfrage, um sich anzumelden.

Screenshot des Besprechungslinks in der Besprechungsanfrage

Alternativ können Sie in Web Scheduler die Registerkarte An Besprechung teilnehmen verwenden:

  1. Wählen Sie unter Meine Besprechungen die Besprechung aus, an der Sie teilnehmen möchten.

  2. Klicken Sie rechts auf der Seite auf An Besprechung teilnehmen.

  3. Der passende Skype for Business (Lync)-Client wird geöffnet und meldet Sie bei der Besprechung an.

Weitere Informationen finden Sie unter Teilnehmen an einer Skype for Business (Lync)-Besprechung.

Anzeigen oder Bearbeiten vorhandener Besprechungen

Alle Besprechungen, die Sie organisiert haben, werden in Web Scheduler unter Meine Besprechungen angezeigt. Denken Sie daran, dass Web Scheduler nur die von Ihnen organisierten Besprechungen auflistet, nicht aber die Besprechungen, zu denen Sie Anfragen erhalten haben.

  1. Navigieren Sie zu Meine Besprechungen und klicken Sie dann auf den Betreff einer Besprechung, um die Detailseite zu öffnen.

Screenshot der Registerkarte 'Meine Besprechungen'

  1. Klicken Sie auf Besprechung bearbeiten.

  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.

  3. Klicken Sie in der Erfolgsmeldung auf OK und überprüfen Sie die geänderten Informationen.

Wichtig : Beim Aktualisieren einer Besprechung müssen Sie die aktualisierten Informationen manuell an die Teilnehmer senden. Der Kalender wird in Web Scheduler nicht automatisch aktualisiert.

  • Wenn Sie die Einladungen mit iCalendar gesendet haben, klicken Sie erneut auf Als iCalendar exportieren, um die Anfrage zu öffnen und die Aktualisierung zu senden.

  • Wenn Sie die Skype for Business (Lync)-Besprechungsdetails in eine normale Besprechungsanfrage kopiert haben, öffnen Sie die Einladung, aktualisieren Sie sie mit den neuen Besprechungsdetails und senden Sie sie erneut an die Teilnehmer.

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Löschen oder Absagen einer Besprechung

Ihre Besprechung läuft 14 Tage nach dem geplanten Endtermin ab, doch können Sie auch Besprechungen löschen, wenn Sie Web Scheduler aufräumen möchten oder eine Besprechung absagen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Meine Besprechungen auf die zu löschende Besprechung.

  2. Klicken Sie auf der Seite Besprechungsdetails auf Besprechung löschen.

  3. Klicken Sie im Bestätigungsfeld auf Ja.

    Wichtig : Sie müssen den Teilnehmern eine Mitteilung über die Absage der Besprechung schicken, da Ihr Kalender in Web Scheduler nicht automatisch aktualisiert wird.

  4. Wenn Sie die Besprechungsanfragen über iCalendar gesendet haben, öffnen Sie die Einladung und klicken Sie auf Verwerfen. Dadurch wird eine entsprechende Stornierungsmitteilung an die Empfänger gesendet.

  5. Wenn Sie die Skype for Business (Lync)-Besprechungsdetails in eine normale Besprechungsanfrage kopiert haben, öffnen Sie die Einladung und klicken Sie dann auf Abbrechen, um den Teilnehmern die Besprechungsabsage zu senden.

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